pef bima

PROSEDUR ADMINISTRASI EKSEKUSI PROYEK

Tgl Berlaku 16-Jul-10Jml Halaman 5No. Dokumen SDD-PM-SMO-02No Revisi 0

No Dokumen SDD-PM-SMO-02 No Revisi 0PT. SWADHARMA DUTA DATA Tgl Berlaku 16-Jul-10 Halaman 1 dari 5

PROSEDUR MUTU

Dibuat Oleh : Dian Andita Fajarini

SMO Manager

Diperiksa Oleh : Muhammad Yazeed

Direksi

Disahkan Oleh : Dian Andita FajariniManagement Representative




1. Tujuan

Memastikan bahwa setiap proyek yang dikerjakan :1.1 telah melalui proses perencanaan yang memadai1.2 dapat diminitor dan dikontrol dengan baik.1.3 dipimpin oleh PM yang tepat

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk panduan dalam pendaftaran, metode pengawasan dan analisa proyek yang meliputi :- Persiapan permohonan eksekusi proyek- Registrasi proyek - Analisa proyek

3. Referensi

ISO 9001Pasal 7.2. : Proses yang berkaitan dengan pelangganPasal 8.2.3 : Pemantauan dan pengukuran proses

4. Definisi4.1 Project :

4.2 Project Owner :

4.3 Project Team :

4.4 Team Leader :

4.4 Project Manager :(PM)

4.5 Formulir Proyek :

Pekerjaan baik pengadaan perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), services (maintenance, konsultansi, dll) maupun outsources, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan (diketahui waktu mulai dan berakhir)

Departemen atau perorangan yang bertindak sebagai initiator atau pemilik proyek yang melakukan registrasi proyek.

Team yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk mengeksekusi project yang dipimpin oleh Project Manager (PM) Seseorang yang ditunjuk untuk memimpin sebagian pekerjaan dari suatu proyek dan bertanggung jawab kepada Project Manager

Seseorang yang ditunjuk untuk memimpin suatu proyek dan bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap proyek tersebut baik secara teknis maupun administrasi.

Jenis formulir-formulir yang digunakan untuk memulai kegiatan bila pekerjaan tersebut termasuk berkategori project yaitu Project Execution Form (PEF)


4.6 Cost Structure : Jenis Cost Structure/anggaran proyek terdiri dari: 4.6.1 Form Income Statement

Form yang berisi penjumlahan pendapatan dikurangi biaya sebelum pajak

4.6.2 Form RevenueForm yang berisi rekapitulasi pendapatan suatu proyek

4.6.3 Form Cost/ExpenseForm yang berisi rekapitulasi cost/biaya dari suatu projek

4.6.4 Form Term of RevenueForm yang berisi termin pendapatan dari suatu proyek

4.6.5 Form Term of Cost / ExpenseForm yang berisi termin pengeluaran biaya proyek

4.6.6 Form Interest ExpenseForm yang berisi besarnya pinjaman modal kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu proyek dalam kurun waktu tertentu

5. Performa Indicator

5.1 Dokumen registrasi proyek adalah lengkap dan di-file dengan tertib dan rapi. 5.2 Project terencana dengan baik ditandai dengan kelengkapan isi dokumen



6 Isi Prosedur 6.1 Prosedur Administrasi Eksekusi Proyek

NO. PIC DIAGRAM ALIR DESKRIPSIDOKUMENTERKAIT

6.1.1 Project Control

6.1.2 Project ControlCost StructureTime Schedule

Y: diteruskan dgn pemberian no proyek


6.1.4 Project Control Lotus Notes



Project Control menerima permohonan pembukaan PEF dan persyaratannya dari Account Manager/Project Owner untuk eksekusi proyek.

Project Execution Form (PEF)

Project Control melakukan verifikasi kelengkapan pendaftaran project sesuai dengan PEF yaitu: 1. PO/SPK/Kontrak 2. Cost Structure 3. Perjanjian antar Group/Anak Perusahaan sebagai acuan pelaksanaan eksekusi project. Apabila tidak lengkap harus mendapatkan persetujuan Direksi SDD4. Time Schedule 5. Surat Penunjukan & Penetapan PM


Form Penunjukan PM

T: kembali ke AM/Project Owner untuk melengkapi

Setelah lengkap persyaratan eksekusi proyek, Project Control memberikan no proyek dan mendaftarkannya ke aplikasi permintaan pembayaran


Project control memberikan informasi melalui lotus notes mengenai pembukaan proyek baru kepada masing-masing pihak terkait

Project Control melakukan input data proyek ke dalam Great Plain (program project accounting)

Program Project Acounting

Penginformasian Nomor proyek baru

Selesai

Menerima Permohonan Eksekusi

Project

Input Data Project kedalam Sistem

Mulai

Memberikan No Proyek

Project ?

Lengkap ?

Y

T


7 Dokumen Pendukung 7.1 Form Penunjukan PM 7.2 PO/SPK/Kontrak

8 Lampiran

8.1 Project Execution Form 8.2 Form Income Statement 8.3 Form Revenue 8.4 Form Cost/Expense 8.5 Form Term of Revenue 8.6 Form Term of Cost/Expense 8.7 Form Interest Expense 8.8 Time Schedule


SDD-FM-SMO-02-01

PROJECT EXECUTION FORM

TANGGAL PEMBUKAAN : 17/2/2014

NAMA PROYEK : Aplikasi BIMA PBS

NAMA CUSTOMER : Panin Bank Syariah

PROJECT OWNER : DEPARTEMEN :

PROJECT MANAGER : Jorry Sumampouw DEPARTEMEN : PMO

TANGGAL PELAKSANAAN : 1 Apr 2014 S/D 31 Mar 2017

DATA PROYEK :

1. NOMOR KONTRAK : TGL KONTRAK :

2. PERIODE KONTRAK : 1 Apr 2014 S/D 31 Mar 2017

3. NILAI KONTRAK : Rp 991,500,000 USD : Nilai Kurs :

BESARAN ANGGARAN BIAYA PROYEK :

1. BIAYA POKOK PROYEK : Rp 61,000,000

2. BIAYA OPERASIONAL PROYEK Rp Err:508

3. RISK : Rp Err:509

4. HARDWARE : Rp Err:509:

TOTAL BIAYA : Rp Err:508

PROJECT OWNER PROJECT MANAGER PMO DEPT SMO DEPT

- Jorry Sumampouw Siti Jamilah Verawati

NOMOR CRM :

NOMOR PROYEK :

o o SCHEDULE o BILL OF MATERIALo COST STRUCTURE o PERJANJIAN ANTAR BU

DIR

……………………….* SPK dianggap setara dengan kontrak apabila sah dapat diajukan sebagai dasar penagihan** Persetujuan DIR diberlakukan bila tidak dapat memenuhi persyaratan buka proyek

PT. SWADHARMA DUTA DATA

PERSETUJUAN DIR **

KONTRAK KERJA/SPK/PO*

FORM INCOME STATEMENT

NAMA PROYEK : PENGADAAN SEWA BELI Universitas Mataram

Revenue 991,500,000

COGS (Investasi PC) 662,500,000

Gross Profit 329,000,000

Expense :

PANITIA 24,000,000

SEWA BENDERA 25,000,000

Admin Report 6,000,000

Supervisor 6,000,000

Total Expense 61,000,000

Earning Incd. Tax 268,000,000

FORM REVENUE


Sales Persentase Jumlah

%

Hardware 100% 991,500,000

Total 100% 991,500,000

FORM COST/EXPENSE


COST/EXPENSE Persentase Jumlah

%

A. INVESTASI 91.6% 662,500,000

B. BIAYA-BIAYA 6.8% 49,000,000

C. OPERASIONAL 1.7% 12,000,000

Total 100% 723,500,000

FORM TERM OF REVENUE


RevenuePersentase Periode 2015 2016

% September Oktober Nopember Desember Januari Februari Maret April MeiHardware 100% 82,625,000 82,625,000 82,625,000 82,625,000 82,625,000 82,625,000 82,625,000 82,625,000 82,625,000

Total 100%

Pembayaran % Nov Dec Pembayaran % Nov Dec PembayaranTahap 1 30% 297,450,000 Tahap 1 30% - Tahap 1Tahap 2 30% 297,450,000 Tahap 2 30% - Tahap 2Tahap 3 30% 297,450,000 Tahap 3 30% - Tahap 3Tahap 4 10% Tahap 4 10% Tahap 4

297,450,000 594,900,000 - -

FORM TERM OF REVENUE

2016Jumlah

Juni Juli Agustus 82,625,000 82,625,000 82,625,000 991,500,000

991,500,000

% Nov Dec Jan30% - 30% - 30% - 10% 99,150,000

- - 99,150,000

FORM TERM OF COST/EXPENSE

NAMA PROYEK : PENGADAAN SEWA BELI Universitas Mataram Kurs 1 $ = Rp 14,100.00

COGS/EXPENSE PersentaseType Kuantitas Harga/satuan

Periode 2015 Periode 2016 Jumlah

Deskripsi % September Oktober Nopember Desember Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus

COGS :HP 20-R027 125 5,300,000 662,500,000 662,500,000

Biaya-BiayaPanitia 48.00 3 8,000,000 24,000,000 24,000,000 Sewa Bendera 50.00 5 5,000,000 25,000,000 25,000,000 Admin Report 1.00 1 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 6,000,000 Supervisi 1.00 1 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 500,000 6,000,000

TOTAL COGS 1,000,000 50,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 61,000,000

TOTAL EXPENSE 100 663,500,000 50,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 723,500,000

PT. SWADHARMA DUTA DATA SDD-FM-SMO-02-07

FORM INTEREST EXPENSE

NAMA PROYEK : Aplikasi BIMA PBS

Pokok Pinjaman ==> Rp. #NAME?Jenis Pinjaman ==> Kredit Modal KerjaTingkat Suku Bunga ==> 14% per tahun (saldo menurun)Jangka Waktu ==> 36 bulan

NO. BULAN/TAHUN POKOK PINJAMANPEMBAYARAN

POKOK BUNGA POKOK + BUNGA

0 #NAME? - - - 1 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?2 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?3 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?4 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?5 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?6 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?7 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?8 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?9 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?

10 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?11 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?12 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?13 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?14 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?15 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?16 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?17 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?18 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?19 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?20 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?21 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?22 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?23 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?24 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?25 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?26 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?27 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?28 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?29 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?30 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?31 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?32 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?33 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?34 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?35 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?36 #NAME? #NAME? #NAME? #NAME?

TOTAL #NAME? #NAME? #NAME?

TIME SCHEDULE

No Task Name % Complete Duration Start Finish Predecessor Resource Name Notes

SDD-FM-PMO-01 Rev. 1

No. :

PT. SWADHARMA DUTA DATA

SURAT PENUNJUKAN & PENETAPAN PROJECT MANAGER

Yang bertandatangan dibawah ini

Nama :Jabatan :Unit :

Menunjuk saudara

Nama :Jabatan :Unit :

Sebagai Calon Project Manager untuk:

Nama Project :Nomor Project :Nama Customer :Jenis Klasifikasi Project : (Small/Medium/Big)

Demikian surat penunjukan sebagai Project Manager ini dibuat

Jakarta,

( ___________________ ) -

Cost Structure Universitas Mataram

A. INVESTASI1 PC 662,500,000

TOTAL 662,500,000

B. BIAYA-BIAYA1 PANITIA 24,000,000

2 SEWA BENDERA 25,000,000

TOTAL 49,000,000

C. OPERASIONAL Jumlah1 SDM

Admin Report 6,000,000

Supervisor 6,000,000

TOTAL 12,000,000

JUMLAH A+B+C 723,500,000

SKEMA BULANANCOGS sewa layanan per bulan 60,291,667

ASUMSIMargin 37.04%Profit per bulan 22,333,333 Penawaran harga sewa 82,625,000 Penawaran harga 991,500,000 Nilai Kontrak 991,500,000

- Harga Franco Lombok

Panitia 3 8,000,000 24,000,000

Sewa Bendera 5 5,000,000 25,000,000

Supervisi 12 500,000 6,000,000

Admin Report 12 500,000 6,000,000

TOTAL COGS 723,500,000

pef bima

Documents