pelaksanaan latihan ke arah peningkatan kemahiran kakitangan – satu pendekatan unit latihan staf
DESCRIPTION
Latihan boleh didefinasikan sebagai proses pembelajaran kemahiran-kemahiran yang diperlukan seseorang untuk melaksanakan tugasnya.TRANSCRIPT
PELAKSANAAN LATIHAN KE ARAH PENINGKATAN KEMAHIRAN KAKITANGAN –
SATU PENDEKATAN UNIT LATIHAN STAF
Oleh :
Azmir Bin Md Dom
Pegawai Latihan Staf
Unit Latihan Staf (Ulas), Kolej Komuniti Temerloh
PENGENALAN
Kebanyakan kakitangan yang
menghadiri latihan samada anjuran
dalaman atau pihak luar sering
menganggap bahawa ianya hanya untuk
mencukupkan bilangan hari berkursus
seperti yang ditetapkan oleh jabatan.
Terdapat juga segelintir yang
berpendapat bahawa ianya hanya
membazirkan masa dan wang, yang
mana peruntukan itu boleh disalurkan
kepada kegunaan lain pembelian asset,
pembangunan infrastruktur sehingga
pembayaran elauan lebih masa
kakitangan. Daripada pendapat dan
maklumbalas kakitangan itu, jelas
menunjukan bahawa pemberian latihan
tidak mendatangkan impak yang
dikehendaki oleh jabatan dan
mengambarkan seolah-olah ianya tidak
memberikan sebarang perubahan
selepas kakitangan menghadiri latihan.
Terdapat juga jabatan yang hanya
memberikan peruntukan yang terlalu
kecil bagi membangunkan program
latihan yang telah dirancang walapun
hakikatnya telah dinyatakan dalam
pekeling agar memperuntukan 1% dari
peruntukan sediada untuk tujuan
tersebut. Justeru itu, penulisan ini
dibuat untuk menjelaskan pendekatan
yang telah dijalankan terhadap proses
pelaksanaan Unit LAtihan Staf bagi
meningkatkan kemahiran kakitangan
dalam melaksanakan tugas hakiki
sebagai penjawat awam di Kolej
Komuniti Temerloh.
DEFINISI LATIHAN
Menurut Oxford Advanced Learner’s
Dictionary (2003), latihan boleh
didefinasikan sebagai proses
pembelajaran kemahiran-kemahiran
yang diperlukan seseorang untuk
melaksanakan tugasnya.
Bagi menghasilkan penulisan
ini,saya telah membuat bacaan ilimiah
terhadap 3 buah buku iaitu Rekabentuk
dan Pengurusan Latihan : Konsep dan
Amalan (Ibrahim Mamat , 1996) ,
Pengurusan Organisasi dan juga
Pengurusan Personel, (Mohd Hizam &
Zafir , 2002) dan Perancangan Guna
Tenaga (Rozhan Othman, 2002).
Menurut Ibrahim (1996)
terhadap latihan dalam organisasi pula
adalah, ia merupakan satu program
pembelajaran yang dirancang untuk
mengubah sikap dan memperkayakan
pengetahuan dan kemahiran agar
prestasi kerja mereka dapat
dipertingkatkan.
Bagi Mohd Hizam dan Zafir
(2002) menyatakan bahawa latihan
merupakan prosedur terancang yang
diikuti oleh seseorang bertujuan untuk
mendapatkan pengetahuan dan
kemahiran bagi tujuan dan kepentingan
tertentu.
Manakala Rozhan (2002), pula
menyatakan bahawa latihan ialah segala
usaha yang dilakukan oleh organisasi
untuk meningkatkan kemampuan
seseorang untuk melaksanakan
tugasnya atau memainkan peranan yang
telah ditetapkan organisasi.
Latihan tertumpu kepada usaha
menyediakan pekerja secara khusus
bagi tugas yang telah diberikan
kepadanya, dan lebih berorientasikan
masa kini.
Daripada penjelasan itu, maka
dapatlah saya mengumpulkan takrifan
latihan seperti berikut:
1. Latihan merupakan satu proses
pembelajaran yang sistematik dan
terancang untuk kakitangan dalam
sesebuah jabatan;
2. Latihan mempunyai prosedur-
prosedur pelaksanaan tersendiri
untuk mengurangkan jurang
prestasi kerja semasa bekerja
dengan prestasi kerja yang
diharapkan oleh jabatan;
3. Latihan bertujuan
mempertingkatkan dan menambah
nilai pengetahuan, memantapkan
kemahiran kerja dan mengubah
sikap (KSA-knowledge, skills and
attitude) yang diperlukan oleh
pekerja;
4. Latihan kebiasaannya
berorientasikan keperluan dan
kepentingan jangka pendek atau
kesan atau perubahan yang
diharapkan akan berlaku sejurus
selepas kakitangan mengikuti
satu-satu program latihan.
SISTEM LATIHAN
Satu konsep telah diperkenalkan untuk
mengambarkan bahawa latihan seolah-
olah satu elemen utama yang
menggerakkan perjalanan dan operasi
sistem dalam jabatan. Latihan boleh
diibaratkan sebagai ‘nyawa’ yang
memastikan kakitangan dapat bergerak
seiring dengan perubahan yang berlaku
dalam jabatan.
Contoh perubahan-perubahan
tersebut adalah seperti pengurusan
tertinggi jabatan yang melibatkan misi
dan visi, perubahan dalam sistem
pendidikan seperti pengenlan SMK
mengantikan SKK dan bilangan hari
mengikuti latihan. Walaupaun
perubahan yang dinyatakan itu remeh
tetapi kesan dan impak terhadap sistem
sedia ada amat besar terhadap masa,
tenaga dan kos pelaksanaan.
Perubahan-perubahan ini akan
menyebabkan jabatan perlu untuk
menyediakan latihan yang baru, dan
akhirnya selepas program tersebut,
impaknya diharap dapat menwujudkan
pembentukan persekitaran jabtan yang
lebih mantap dan bersedia untuk
melaksanakan perubahan yang telah
dibuat tadi.
Rajah 1 : Sistem Latihan Dalam Persekitaran Jabatan
MISI STRATEGI STRUKTUR POLISI
PROSEDUR KEWANGAN SUMBER-SUMBER MANUSIA
PRODUK TEKNOLOGI
PERSEKITARAN JABATAN BAGI LATIHAN
INPUT PROSES OUTPUT
KEPERLUAN ORGANISASI
KEPERLUAN PEKERJA
BUDGET PERALATAN STAF
ANALISIS REKABENTUK PEMBANGUNAN PELAKSANAAN PENILAIAN
PENGETAHUAN KEMAHIRAN SIKAP MOTIVASI PRESTASI KERJA
SISTEM LATIHAN
Berdasarkan Rajah 1 itu, sistem latihan
boleh dibahagikan kepada tiga tahap
yang bermula dengan input, diikuti oleh
proses dan diakhiri dengan output.
Tahap Input mempunyai item
keperluan atau kehendak jabatan
ataupun kakitangan untuk program
latihan. Ia diikuti dengan adanya
peruntukan ataupun budget yang
mencukupi untuk melaksanakan latihan.
Dan akhirnya, latihan akan dijalankan
dengan sempurna apabila mempunyai
peralatan untuk menjayakan latihan
atau pelaksana bagi program latihan.
Bermula dengan analisis
keperluan latihan yang akan mengkaji
tuntutan untuk melaksanakan latihan di
tiga peringkat utama iaitu analisis
organisasi (organizational analysis),
analisis individu (individual analysis)
dan analisis kerja (job analysis). Ia
diikuti dengan proses rekabentuk
latihan di mana perancangan asas
tentang pelaksanaan program latihan
dibuat. Contohnya seperti kandungan
latihan, tempat latihan, urusetia kursus,
pembahagian belanjawan latihan,
pemilihan kakitangan yang akan
mengikutinya, dan sebagainya.
Seterusnya, adalah proses
membangunkan semua perancangan
dengan membuat persediaan seperti
kertas kerja untuk kelulusan Ketua
Jabatan yang merangkumi pemilihan
pembekal latihan samada penceramah
luar,penceramah dalaman atau
konsultan latihan. Ianya melibatkan
penelitan yang teliti bagi memenuhi
objektif kursus dan pemilihan dibuat
berdasarkan kepada pengalaman dan
latarbelakang pendidikan pembekal
latihan tersebut di samping kos yang
dikenakan adalah bersesuaian dengan
jangkamasa kursus akan dijalankan
kelak . Seterusnya edaran surat
panggilan kursus atau hebahan email
kepada kakitangan yang akan mengikuti
latihan, menyerahkan surat lantikan
kepada pensyarah jemputan dari luar,
menguruskan pelantikan pembekal
latihan, tempahan makanan dan
penginapan, peralatan sokongan latihan
dan menguruskan pembayaran melalui
pesanan kerajaan. Kemudian, program
latihan dilaksanakan mengikut apa yang
telah dirancang, dan akhirnya diikuti
dengan tahap penilaian keberkesanan
program latihan. Penilaian ini
kebiasaannya dibuat dengan cara
mengedarkan borang soal selidik
kepada peserta latihan dan juga
penilaian yang dibuat oleh urusetia yang
dilatik bagi latihan itu.
Melalui Tahap Output pula, hasil
daripada pelaksanaan program latihan,
akan wujud satu bentuk pengurangan
jurang prestasi (the gap of performance)
di antara prestasi kerja yang akan
ditunjukkan oleh kakitangan selepas
mengikuti program latihan dengan
prestasi kerja standard yang diharapkan
atau ditetapkan oleh jabatan. Bermakna,
terdapat peningkatan atau pertambahan
nilai-nilai pengetahuan, kemahiran dan
sikap (KSA) di kalangan kakitangan.
Selain itu, output yang
diharapkan oleh jabatan ialah wujudnya
motivasi kerja dan keyakinan yang lebih
tinggi di kalangan kakitangan yang telah
mengikuti satu-satu program latihan.
Sebagai contoh kakitangan akademik
yang fresh graduate dan merupakan
lantikan pertama yang masih lagi tiada
kelayakan mengajar dalam sesuatu
bidang akan mempunyai keyakinan
yang tinggi apabila selesai mengikuti
program Training of Trainers (TOT) atau
mengikuti kursus anjuran ULAS anjuran
dalaman atau luaran. Gabungan ketiga-
tiga tahap Input-Proses-Output latihan
ini, seterusnya akan kembali
memberikan impak yang positif kepada
persekitaran jabatan yang mana ianya
akan melahirkan kakaitangan yang lebih
trampil dan kompeten untuk
melkasanakan tugas yang diberikan dari
masa ke semasa.
TUJUAN DAN MANFAAT PELAKSANAN
LATIHAN
Ibrahim (1996) menyatakan tujuan
menganjurkan latihan adalah untuk
mencari penyelesaian masalah yang
timbul pada masa kini dan menyediakan
penyelesaian masalah yang mungkin
wujud kerana perubahan ke atas
produk, sistem dan cara kerja dalam
jabatan. Contohnya seperti yang berlaku
sekarang iaitu perubahan dari Sijil
Sepenuh Masa kepada Sijil Modular
Kebangsaan, perubahan dari Kursus
Pendek kepada Program Latihan 1
Malaysia dan Dasar Latihan Sumber
Manusia Sektor Awam dari tujuh hari
berkursus kepada sepuluh hari
berkursus yang digunapakai hanya
untuk Kementerian Pengajian Tinggi
Malaysia.
Ibrahim (1996) cenderung untuk
mengkategorikan manfaat program
latihan ini yang lebih kepada win-win
situation kepada kedua belah pihak
iaitu:
1. Manfaat kepada Jabatan
Produktiviti kakitangan yang
lebih tinggi
Mempertingkat imej organisasi
kerana pihak luar lebih yakin
kepada jabatan yang mempnuyai
bilangan kakitangan yang mahir
terutamanya apabila menjadi
sebuah institusi pendidikan.
Pembentukan budaya jabatan
hasil dari latihan berkumpulan
dan semangat berkerja
sepasukan. Kumpulan kerja yang
mantap berupaya menangani
perubahan yang berlaku dalam
organisasi.
2. Manfaat kepada Kakitangan
Kepuasan dan keyakinan kerja
Peluang merealisasikan potensi
diri sebenar
Program latihan dapat
mempercepat proses
pembelajaran kakitangan
Mempertingkat kecekapan
kakitangan
Berpeluang untuk kenaikan
pangkat
FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI PELAKSANAN
LATIHAN
Berdasarkan keadaan Kolej Komuniti
Temerloh pada 2010 di mana berlaku
perubahan terhadap Sijil Kolej Komuniti
(SKK) dari Sijil Sepenuh Masa ke Sijil
Modular Kebangsaan (SMK), ianya
memberikan satu perubahan yang
mendadak terhadap pelaksanaan
latihan sediada. Oleh itu, Unit Latihan
Staf (ULAS) telah mengenalpasti
program yang akan melaksanakan SMK
terlebih dahulu dari empat program
sediada yang ditawarkan oleh KKTM.
Program Penyenggaraan Bangunan
memulakan 5 SMK terlebih dahulu
diikuti 2 SMK oleh Program Fesyen dan
Pakaian dan 2 SMK Program Teknologi
Maklumat. Manakala Program
Pembuatan Perabot tiada menawarkan
sebarang SMK dan pemberian semula
latihan (Reskilling) perlu dilaksanakan
terhadap pensyarah dari Prgram ini bagi
menampung kekurangan pensyarah
Program Penyenggaraan Bangunan.
Pensyarah dari Program Fesyen dan
Pakaian dan Program Teknologi
Maklumat tidak mempunyai masalah
dari segi kompentesi mengajar
disebabkan mempunyai latarbelakang
dalam bidang masing-masing. Tetapi,
masalah yang wujud adalah dari
Program Penyenggaraan Bangunan
didapati hanya 4 orang yang kompeten
untuk mengajar di mana 2 orang untuk
perpaipan domestik dan masing masing
seorang untuk elektrik dan mekanikal.
Justeru peruntukan pelaksanaan latihan
yang lebih diberikan untuk memastikan
pensyarah dari program ini trampil bagi
melaksanakan tugas mereka.
Berdasarkan situasi di atas,
faktor-faktor berikut telah dikenalpasti
antara penyumbang kepada
pelaksanaan latihan di jabatan iaitu:
1. Kelulusan Peruntukan yang
dipohon jabatan melalui
Anggaran Belanja Mengurus
(ABM)
2. Kumpulan dan tahap kakitangan
yang mana perlu dihantar
mengikuti latihan
3. Peralatan dan bahan-bahan yang
ada untuk melaksanakan latihan
4. Keputusan Ketua JAbatan dan
Pengarah dalam meluluskan
program latihan
5. Lokasi pemilihan pelaksanaan
latihan dibuat samada di dalam
organisasi atau dibuat di luar
seperti di hotel, pusat latihan dan
sebagainya
6. Penyedia atau Pembekal Latihan
samada dilaksanakan oleh tenaga
pengajar dari jabatan, pengajar
dari luar atau melantik pembekal
latihan/konsultan latihan.
Ada dua kategori latihan yang
biasanya dilaksanakan iaitu latihan
dalaman (in-house training) dan latihan
di luar tempat kerja. Latihan dalaman
dilaksanakan oleh jabatan dengan
mengunakan tenaga pengajar jabatan
atau mengunakan pengajar dari luar
yang datang ke jabatan. Latihan
dalaman dijalankan menerusi taklimat,
ceramah, mahupun kursus yang
dianjurkan pada hari bekerja atau
hujung minggu menerusi kursus
pendek. Contoh program latihan semasa
kerja seperti Kursus Pengurusan Aset
Kerajaan yang mengunakan
penceramah dari Bahagian Pengurusan
Aset KPT, Kursus Pendawaian Elektrik
(3 fasa) yang mengunakan penceramah
dari Kolej Komuniti Bentong, Kursus
Pembangunan Redhat yang
menggunakan tenaga pengajar Program
Teknologi Maklumat KKTM dan Kursus
Etika dan Protokol yang mengunakan
pembekal Latihan Imteq Solution dan
dilaksanakan di Hotel Grand Continental
Kuantan.
Latihan di luar tempat kerja pula
dijalankan dengan menghantar pekerja
mengikuti kursus atau bengkel yang
dikendalikan oleh pihak luar. Ianya
boleh diadakan samada pada waktu
bekerja dengan melibatkan waktu PnP
kakitangan akademik atau waktu cuti
semester berjalan atau hujung minggu.
Contoh latihan adalah Kursus Perpaipan
Sanitasi di IKM Tan Sri Yahaya Ahmad,
Kursus Pendawaian Elektrik Bangunan
dan Kursus Penghawa Dingin di
Akademi Binaan Malaysia (ABM) Cheras
dan Kursus Anjuran KPT.
Kedua-dua jenis latihan dalaman
dan luar tempat kerja ini mempunyai
kelebihan dan kelemahannya yang
tersendiri seperti Jadual 1 dan Jadual 2.
Jadual 1: Kelebihan dan Kelemahan Latihan Dalaman
KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Senang dilaksanakan disebabkan
mengunakan peralatan dan bahan
jabatan.
2. Urusetia boleh mengawal secara
langsung kandungan program.
3. Hubungan antara pekerja dapat
dipupuk
4. Pencapaian latihan boleh diukur
secara langsung.
5. Mudah untuk mendapatkan
penceramah dari kalangan kerajaan
disebabkan pembayaran mengikut
gred.
1. Penjanaan idea baru sukar
dilakukan kerana pengajar
merupakan kakitangan dalaman
organisasi.
2. Sukar mendapatkan kepakaran
industri yang secara perseorangan
disebabkan bayaran yang rendah.
3. Persekitaran kursus yang tidak
kondusif disebabkan dilaksanakan
di jabatan. Kakitangan perlu
berubah angin untuk memberi kesan
terhadap mood dan motivasi kerja.
4. Keberkesanan latihan mungkin
minima jika organisasi tidak
mempunyai tenaga pengajar yang
baik dan berkepakaran untuk
mengendalikan latihan.
5. Kakitangan tidak didedahkan
dengan pengunaan teknologi terkini.
Jadual 2: Kelebihan dan Kelemahan Latihan Di Luar Tempat Kerja
KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Boleh membantu menjana idea-idea
baru
2. Tumpuan kakitangan lebih baik jika
pihak luar yang memberikan latihan.
3. Para Kakitangan berpeluang dilatih
oleh pakar-pakar yang berkualiti dari
luar mengunakan peralatan dan
teknologi terkini.
4. Jabatan dapat membentuk jalinan
pintar dengan agensi-agensi luar
5. Kakitangan berpeluang melegakan
tekanan tempat kerja.
1. Kos yang tinggi
2. Kandungan latihan mungkin berbeza
daripada apa yang diharapkan
3. Keberkesanan latihan agak
rendahkerana sistem yang
diamalkan oleh pengendali latihan
luar adalah berbeza dengan sistem
yang menjadi amalan jabatan.
4. Peralatan yang disediakan untuk
latihan di luar tempat kerja mungkin
tidak dimiliki jabatan.
5. Jangka masa kursus tidak dapat
diubahsuai mengikut keselesaan
kakitangan.
PROSES PROGRAM LATIHAN
Program Latihan adalah satu bentuk
pembelajaran formal, berstruktur dan
sistematik. Tujuan ianya distrukturkan
sebegini supaya tiga tahap Input-Proses-
Output latihan dapat dikawal kualitinya
sekaligus memberi impak positif
terhadap pembangunan kakitangan dan
pembangunan jabatan. Proses latihan
boleh digambarkan melalui model-
model proses latihan yang banyak
diterbitkan dari pemikiran golongan
pakar yang mahir dalam pengurusan
sumber manusia dan organisasi. Model-
model ini sebenarnya boleh
diaplikasikan sebagai panduan bagi
sesebuah jabatan untuk melaksanakan
sesuatu program latihan. Ini adalah
kerana model-model ini dibangunkan
hasil daripada kajian dan
pengadaptasian daripada program-
program latihan yang telah
dilaksanakan oleh banyak organisasi-
organisasi multinasional dan organisasi
yang telah lama wujud di seluruh dunia.
Antara model-model proses latihan
yang telah dibangunkan adalah seperti
berikut:
1. Model Proses Latihan
Rajah 2: Model Proses Latihan (sumber: Ibrahim, 1996)
PERSEDIAAN
LATIHAN
PELAKSANAAN
LATIHAN
PENILAIAN
LATIHAN
Analisis Keperluan
Latihan
Reka Bentuk Latihan
Pemilihan Kaedah
Latihan
Melaksanakan
Latihan
Pemilihan Kaedah
Keberkesanan
Latihan
Mengawal Latihan
Penilaian
Keberkesanan
Latihan
Menurut Ibrahim (1996), Model Proses
Latihan ini mengandungi tiga fasa
utama, iaitu:
a) Fasa persediaan latihan
b) Fasa pelaksanaan latihan
c) Fasa penilaian latihan
Aktiviti mereka bentuk program latihan
dalam model ini terletak dalam fasa
persediaan dan setelah mendapat
keputusan analisis keperluan latihan.
Dalam model ini jelas ditunjukkan
bahawa mereka bentuk merupakan satu
aktiviti pembentukan rancangan
program latihan yang perlu dibuat
sebelum melaksanakannya (Ibrahim,
1996).
2. Model Latihan Sistematik
Rajah 3: Model Latihan Sistematik (sumber: Ibrahim, 1996)
Model Latihan Sistematik ini pula
menggambarkan tujuh langkah yang
perlu dilaksanakan apabila mereka
bentuk program latihan. Bermula
dengan langkah mengenalpasti
keperluan latihan sehinggalah langkah
Mengenalpasti
Keperluan
Latihan
Menganalisis
Kerja
Membentuk
Objektif
Latihan
Menilai
Latihan
Melaksanakan
Latihan
Menentukan
Kumpulan
Sasaran
Menyediakan
Program Latihan
Pekerjaan
penilaian terhadap program latihan.
Menurut Ibrahim (1996), semua
langkah yang dibuat ini adalah
berorientasikan pekerjaan para pelatih
kerana amalan ini sememangnya
menepati konsep latihan, iaitu aktiviti
yang disusun berasaskan pekerjaan
pelatih.
3. Model Am Latihan
Rajah 4: Model Am Latihan (sumber: Ibrahim, 1996)
Kurikulum
Menganalisis Kerja
Objektif Pembelajaran
(Pengetahuan, Kemahiran, Sikap)
Kandungan Program
Belanjawan
Penyediaan
Pengesahan
Penjadualan
Penyampaian
Penilaian
Model Am Latihan menggambarkan
langkah-langkah utama merencanakan
program latihan. Model ini agak berbeza
kerana wujudnya elemen belanjawan,
penjadualan dan pengesahan program.
ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Analisis keperluan latihan adalah satu
proses mengenalpasti kakitangan yang
memerlukan latihan serta bidang
latihan yang diperlukannya. Analisis
keperluan latihan dibuat untuk
mengenalpasti apakah kewujudan
jurang prestasi berada pada tahap
memerlukan program latihan. Jurang
prestasi adalah perbezaan yang wujud
antara tahap prestasi kerja semasa yang
ditunjukkan pekerja dengan tahap
prestasi yang ditetapkan atau
dikehendaki oleh organisasi. Ianya
digambarkan melalui Rajah 5 berikut:
Rajah 5: Jurang Prestasi
Prestasi yang diharapkan organisasi
Prestasi semasa pekerja
JURANG
PRESTASI
Menurut Ibrahim (1996), jurang prestasi
merupakan masalah yang dihadapi oleh
seseorang kakitangan dalam
melaksanakan tugasnya. Dalam erti kata
yang lain, seseorang kakitangan
menghadapi masalah prestasi kerja
kerana tahap pengetahuan dan
kemahirannya lebih rendah daripada
standard yang sepatutnya. Sebagai contoh
seorang telemarketeer yang hanya
mampu menelefon 25 orang pelanggan
sahaja dalam sehari untuk menghebahkan
tentang produk organisasi, walhal pihak
majikannya pula mengharapkan
telemarketeer tersebut mampu membuat
panggilan telefon kepada 50 orang
pelanggan. Oleh yang demikian,
telemarketeer tersebut memerlukan
latihan untuk merapatkan jurang prestasi
atau mengatasi permasalahannya. Untuk
melaksanakan latihan, maka analisis
terhadap keperluan latihan perlu dibuat.
Analisis keperluan latihan akan
melibatkan tiga bentuk analisis iaitu
analisis organisasi, analisis kerja dan
analisis individu.
a. Analisis Organisasi
Tujuan utama adalah untuk menentukan
bahagian atau unit dalam KKTM yang
memerlukan latihan. Ianya disebabkan
setiap bahagian atau unit itu sendiri
mempunyai keperluan yang tersendiri
berdasarkan kepada objektif dan misi
serta visi jabatan. Analisis ini melibatkan
penelitian terhadap matlamat jabatan,
sumber jabatan, budaya dan hubungan
sesama jabatan terhadap persekitaran
luar.
Jabatan perlulah mengambil kira faktor-
faktor yang mempengaruhi kehendak dan
tuntutan latihan seperti :
I. Pertukaran kakitangan – Sekiranya
kakitangan baru yang melapor diri
adalah ramai atau merupakan
lantikan pertama yang baru sahaja
menamatkan pengajian atau
kakitangan yang bertukar
kementerian
II. Perubahan dalam teknologi –
Sistem dan proses baru
memerlukan staf yang terlatih
dalam penggunaannya.
III. Perubahan dalam sistem kerja –
Prosedur kerja akan berubah
mengikut masa terutamanya
dalam kementerian.
b. Analisis Kerja
Analisis kerja merupakan satu bentuk
kutipan data yang sistematik mengenai
sesuatu kerja atau kumpulan kerja untuk
menentukan apakah yang perlu diajar
kepada kakitangan untuk mencapai
prestasi kerja yang optimum (Mohd
Hizam dan Zafir, 2002). Hasil daripada
analisis kerja ini termasuklah prestasi
piawai, bagaimana kerja perlu dilakukan
untuk memenuhi piawai, pengetahuan,
kemahiran dan sikap (KSA) dan ciri-ciri
lain yang perlu ada pada kakitangan
untuk memenuhi piawai yang ditetapkan.
Sumber-sumber data yang boleh
digunakan untuk analisis kerja
termasuklah penerangan tugas,
pemantauan kerja, dan pemeriksaan
kajian-kajian mengenai sesuatu tugas.
Terdapat lima langkah dalam
pelaksanaan analisis tugas, iaitu:
1. Mendapatkan huraian kerja
daripada jabatan
2. Mengenalpasti tugas yang terlibat
semasa menjalankan kerja dalam
program latihan
3. Mengenalpasti pengetahuan,
kemahiran, kebolehan dan sikap
yang diperlukan untuk menjalankan
sesuatu tugas melalui spesifikasi
tugas
4. Membentuk objektif latihan
5. Merekabentuk program latihan
c. Analisis Individu
Analisis individu digunakan untuk
menentukan keperluan latihan bagi
seseorang kakitangan. Ia sesuai
dijalankan oleh seseorang yang
mempunyai peluang untuk mengawasi
pencapaian kakitangan dengan kerap
seperti Ketua Jabatan atau Ketua
Program. Penyelia berperanan dalam
memerhati dan memantau hasil dan
pencapaian kakitangan bawahannya. Di
antara sumber data untuk analisis
individu adalah Performance Data,
laporan hasil pemantauan, Work
Sampling, borang soal selidik, dan
keputusan ujian. Analisis individu
melibatkan dua langkah yang penting
seperti berikut:
1. Penilaian prestasi – menilai
teknik latihan yang digunakan oleh
penyelia dan mengukur kecekapan
pekerja melaksanakan kerjanya.
2. Diagnosis – Jika prestasi pekerja
didapati lebih rendah daripada
piawai yang telah ditetapkan, ia
merupakan petanda bahawa
diagnosis diperlukan. Diagnosis
melibatkan proses menentukan
kemahiran khusus dan
pengetahuan yang mesti
dibangunkan secara terperinci
sekiranya pekerja ingin
mempertingkatkan prestasi kerja
mereka.
KESIMPULAN
Proses pelaksanaan latihan perlulah
sentiasa dibuat proses penambahbaikan
bagi memastikan misi dan visi jabatan
dapat dicapai sepenuhnya. Ianya perlu
dilaksanakan dan disesuaikan agar
produktiviti kakitangan berada pada
tahap yang optimum dalam memastikan
kecemerlangan jabatan tersebut.
Perubahan yang berlaku dalam organisasi
seperti perubahan dalam teknologi yang
digunapakai dan sistem pengurusan
menyebabkan latihan amat diperlukan
bagi mencapai maksud dan hasrat yang
telah diperincikan dan diselaraskan
dalam sistem yang digunapakai. Oleh itu,
keutamaan perlu diberikan terhadap
bahagian atau unit yang terlebih dahulu
terlibat dalam perubahan yang akan
dilaksanakan dengan mengambil kira
kesediaan mereka untuk melaksanakan
dan merealisasikan demi mencapai dasar
yang telah dirancang.
Justeru itu, penerangan mengenai
prosedur dan proses pelaksanaan latihan
perlulah diseragamkan bagi memastikan
kakitangan mendapat maklumat dengan
jelas dan terperinci tentang bagaimana
proses yang terlibat dan perkara belakang
tabir yang berlaku sebelum semasa dan
selepas menjalani latihan.
BIBLIOGRAFI
1. Ibrahim Mamat. 1996. Reka
Bentuk Dan Pengurusan Latihan :
Konsep Dan Amalan. Kuala Lumpur:
Dewan Bahasa dan Pustaka.
2. Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir
Mohd Makhbul. 2002. Pengurusan
Organisasi. Kuala Lumpur: McGraw-
Hill.
3. Rozhan Othman. 2002. Pengurusan
Personel Dan Perancangan Guna
Tenaga. Selangor: Dewan Bahasa dan
Pustaka.