pembuatan sistem informasi administrasi...

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS

DESKTOP PADA BIMBINGAN BELAJAR

CITRA BAGUS GRUP SLEMAN

Naskah Publikasi

diajukan oleh:

Ana Wati Ndarbeni

09.12.4241

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2013

DEVELOPING ADMINISTRATION INFORMATION SISTEMS BASED ON DESKTOP

AT CITRA BAGUS GROUP LEARNING MENTORING

SLEMAN

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP

PADA BIMBINGAN BELAJAR CITRA BAGUS GRUP

SLEMAN

Ana Wati Ndarbeni

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The rapid advances in technology make the very tight competition among the companies in various fields. The role of technology in education and influential information. With the information technology can simplify and speed in carrying out administrative activities. One of the goals of making the information system is to facilitate the presentation of data processing and accelerate information when needed.

Tutoring Citra Bagus Grup is a tutoring agencies engaged in education. In the

administrative processing of the students Citra Bagus Grup has been using computer technology, but is still limited to the use of Microsoft Word and Microsoft Excel, and still there are a few records using the book (written manually). It is felt by the Citra Bagus Grup is slower and less effective. The risk of error is quite large.

From the research, the authors concluded to provide a solution in the form of

administrative information systems making use database management so that the information stored easily and quickly searchable. That would result in better service. software used in the manufacture of the system is Netbeans 6.9.1 and MySQL. Keywords: administrative, administrative information systems

1. Pendahuluan

Saat ini teknologi dan informasi setiap detiknya mengalami perkembangan.

Setiap detiknya teknologi dan informasi semakin canggih. Pesatnya kemajuan

teknologi membuat persaingan semakin sangat ketat diantara perusahaan-

perusahaan diberbagai bidang. Dalam bidang pendidikanpun peran teknologi dan

informasi sangat berpengaruh. Untuk dapat bertahan dibutuhkan suatu sistem yang

dapat mengelola dan mengatur data-data dan informasi tersebut yang

terkomputerisasi.

Dengan adanya perkembangan teknologi ini, administrasi yang semula

menggunakan cara manual, mengalami perkembangan dengan digantikannya

menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan membangun suatu sistem

informasi. Dengan adanya hal ini dapat mempermudah dan mempercepat dalam

melaksanakan kegiatan administrasi. Adanya sistem informasi yang

terkomputerisasi data dapat diolah menjadi informasi yang tepat, akurat, sehingga

dapat digunakan untuk membantu mengambil keputusan oleh pimpinan dan untuk

mengukur apakah sejauh mana tujuan perusahaan telah tercapai.

Bimbingan belajar Citra Bagus Grup merupakan sebuah lembaga bimbingan

belajar yang bergerak dibidang pendidikan. Bimbingan belajar memberikan

bimbingan belajar dari kelas I sekolah dasar (SD) hingga kelas XII sekolah

menengah atas/kejuruan (SMA/ SMK). Dalam pengolahan administrasi siswa-siswa

Citra Bagus Grup telah menggunakan teknologi komputer, namun masih terbatas

pada penggunaan Microsoft word dan Microsoft excel, dan masih ada beberapa

pencatatan menggunakan buku (ditulis secara manual). Hal ini dirasakan oleh pihak

Citra Bagus Grup masih lambat dan kurang efektif. Resiko kesalahan pun cukup

besar, dikarenakan kekurang teletian.

Berdasarkan permasalahan di atas, penulis menjadikan permasalahan

tersebut dengan judul “ Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Berbasis

Dekstop pada Bimbinga Belajar Citra Bagus Grup, Sleman”

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis:

Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemen-

elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan

suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi

bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau lebih

tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem.

2.1.2 Konsep Dasar Informasi

Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations

System: Cnceptual Foundations, Structures, and Development

menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk

yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat

dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data

tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi

pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah

dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, kerena itu

ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam

model sistem informasi, dengan demikian kegiatan pengolahan tersedia

baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan

sebelumnya.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Administrasi

Sistem Informasi administrasi adalah suatu sistem yang dibuat manusia

guna mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan secara

terkomputerisasi yang terdiri dari serangkaian kegiatan guna mencapai

tujuan yang diinginkan.

2.2 Metode Pengembangan sistem Informasi

2.2.1 Metode Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan Model Waterfall

Waterfall pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce tahun 1970.

Waterfall merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran

sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap

berikutnya.

2.3 Konsep Arsitektur Sistem

1) Stand alone (one tier)

Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe. Kode

aplikasi, data dan semua komponen sistem ditempatkan dan dijalankan

pada host.

2) Client/Server (two tier)

Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client

dan sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan.

3) Three Tier/ Multi Tier

Model ini dikembangkan untuk menjawab keterbatasan pada arsitertur

client/server. Dalam model ini, pemrosesan disebarkan di dalam tiga lapisan

(atau lebih jika diterapkan arsitektur multitier).

2.4 Konsep Dasar Analisis Sistem

2.4.1 Definisi Analisis sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang kolektif mendeskripsikan

fase-fase pengembangan sistem. Analisis sisstem adalah teknik

pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen

dengan mempelajari seberapa basus bagian-bagian komponen

tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.

2.4.2 Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap

kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasim efisiensi dan

pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES

(performance, information, economy, control, efisiency dan service).

2.4.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem dibagi ke dalam dua jenis yaitu sebagai

berikut:

1) Kebutuhan fungsional

2) Kebutuhan Nonfungsional

2.5 Konsep Pemodelan Sistem

2.5.1 Flowchart

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir

(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.

2.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan

sistem yang terstruktur ( structured Analysis and design).

2.6 Konsep Dasar Basis Data

2.6.1 Teknik Perancangan Basis Data

2.6.1.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun

desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung

berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan

sejumlah aturan dan criteria standar untuk meng hasilkan

struktur tabel yang normal.

2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan

2.7.1 MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data

SQL (Database Management System atau DBMS) yang multithread,

multi-user.

2.7.2 Netbeans 6.9.1

NetBeans IDE adalah IDE open source yang ditulis sepenuhnya

dengan bahasa pemrograman Java menggunakan platform NetBeans.

2.7.3 XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak

sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program.

2.8 Tinjauan Umum

2.8.1 Sejarah Pendirian Citra Bagus Grup

Bimbingan belajar Citra Bagus Grup beralamat di Ds. Kronggahan II RT

05, RW 08, Kel. Trihanggo, Kec. Gamping, Kab. Sleman. Direktur dari

bimbingan belajar ini adalah Pak Anton. Beliau mendirikan lembaga ini

dengan tujuan awal untuk membantu siswa-siswa yang kurang mampu

untuk dapat menikmati pendidikan tambahan dengan mengikuti

bimbingan belajar. Dengan pengalaman dan latar belakang pendidikan

yang telah dimiliki Pak Anton dan dibantu oleh istri beliau yang

bernama Bu Erma diputuskan pada tahun 2008 untuk memdirikan

Lembaga Belajar Citra Bagus Grup. Nama tersebut diambil dari

penggabungan kedua putra-puti beliau. Slogan dari Citra Bagus Grup

adalah “ Langkah Tepat Berprestasi”. Tercatat pertanggal 14 Juni

2012 hingga 25 September 2012 terdapat 415siswa yang mengikuti

bimbingan belajar di Citra Bagus Grup. Dan telah banyak pula siswa

yang telah diluluskan.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Identifikasi Masalah

Pada sistem yang sedang berjalan sekarang dirasakan belum

maksimal, dari penelitian yang dilakukan penulis menemukan beberapa

masalah yang terdapat pada sistem tersebut, antara lain sebagai

berikut:

1) Proses pengolahan data dan penyajian informasi membutuhkan

proses yang cukup lama. Ketika seseorang membutuhkan

informasi dibutuhkan waktu lama untuk mencari informasi tersebut.

2) Sistem lama yang hanya dibuat seadanya saja, membuat orang

lain sulit untuk memahaminya.

3) Bentuk laporan yang masih kurang lengkap, tidak terurut dan tidak

rapih.

3.1.2 Analisis Kelemahan Sistem

3.1.2.1 Analisis PIECES

1) Analisis Kinerja (Performance)

Parameter Ssistem Lama Sistem Baru

Throughput Pelayanan pembayaran

dibutuhkan waktu ± 5-7 menit dari

pencarian data siswa dibuku

hingga pembuatan kuitansi.

Pelayanan pembayaran siswa

hingga cetak kuitansi

me.mbutuhkan waktu kurang dari 5

menit

Respone time Setiap pencarian 1 informasi

siswa membutuhkan waktu 5-10

detik

Pencarian 1 informasi hanya

memakan waktu kurang dari 3

detik.

2) Analisis Informasi (Information)

Parameter Ssistem Lama Sistem Baru

Akurat Pencatatan data pada buku, terjadi

kemungkinan salah penulisan,

sehingga informasi kurang akurat.

Input data pada sistem, sehingga

menghasilkan laporan yang akurat.

Relevan Pembuatan laporan yang seadanya

dan agak sulit dipahami, sehingga

dapat menimbulkan kesalah

penafsiran dan menyebabkan

kekeliruan pengambilan keputusan.

Penyajian informasi rapih dan data

tepat, sehingga mempermudah

dalam pemahaman dan lebih

bermanfaat.

Tepat waktu Penyajian laporan membutuhkan

waktu yang lama, sehingga

mengakibatkan keterlambatan

penyampaian laporan.

Penyajian laporan yang diinginkan

dapat dilakukan dengan cepat

pada saat laporan dibutuhkan.

3) Analisis Ekonomi (Economy)

Parameter Sistem Lama Sistem Baru

Biaya Biaya operasional cukup banyak

untuk membeli peralatan tulis dan

buku guna mencatat data, juga

dibutuhkan waktu dan tenaga cukup

banyak.

Terjadi penghematan pada biaya

operasional, karena dapat

mengurangi pada menggunaan

kertas, buku dan alat tulis.

4) Analisis Keamanan (Control)


Hak akses Tidak terdapat perlindungan atas

data dan informasi karena

pencatatan menggunakan buku dan

rekap data pada Ms. Excel dan Ms.

Word tidak dilindungi dengan

password.

Keamanan sistem dan data

terjamin, karena terdapat

username dan password untuk

dapat membuka sistem.

5) Analisis Efisiensi (Eficiency)


Sumber daya

yang digunakan

Terjadi pemborosan waktu,

biaya dan tenaga, dikarenakan

pencatatan harus dilakukan dua

kali yaitu pada buku dan juga

pada Ms. Excel.

Sistem mudah digunakan,

sehingga tidak dibutuhkan banyak

waktu dalam mempelajari sistem

baru. Back-up dapat dilakukan

dengan mudah sehingga tidak

memerlukan banyak waktu.

6) Analisis Layanan (Service)


Layanan Pemberian informasi yang

kurang cepat saat suatu

informasi dibutuhkan, sehingga

menimbulkan antrian dengan

waktu tunggu pelayanan yang

tidak sebentar.

Berkurangnya antrian dalam

pelayanan pembayaran, karena

sistem terkomputerisasi sehingga

proses lebih cepat.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.1.3.1 Kebutuhan Fungsional

1) Pendataan siswa.

2) Pembayaran siswa.

3) Pengguna dapat melakukan pengolahan, perubahan,

penambahan, penghapusan, menampilkan data kelas,

biaya, pengguna (user), bonus, program.

4) Sistem dapat melakukan cetak laporan.

3.1.3.2 Kebuthan Non-Fungsional

1) Perangkat Keras (Hardware)

2) Perangkat Lunak (Software)

3) Perangkat Manusia (Brainware)

3.1.4 Analisis Kelayakan

3.1.4.1 Kelayakan Teknis

Sistem informasi administrasi ini sangat layak karena teknologi

yang dibutuhkan telah dimiliki oleh lembaga bimbingan belajar

Citra Bagus Grup.

3.1.4.2 Kelayakan Hukum

Kelayakan dari segi hukum, sistem informasi administrasi ini

telah memenuhi peraturan dan tidak melanyalahi hukum yang

berlaku, karena software yang digunakan bersifat legal dan

open source.

3.1.4.3 Kelayakan Operasional

Dilihat dari fasilitas yang telah ada, maka besar kemungkinan

fungsi-fungsi dari sistem baru akan terlaksana dengan baik dan

dapat menangani masalah-masalah yang ada.

3.1.4.4 Kelayakan Ekonomi

Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain

adalah kelayakan ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi

pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau

organisasi adalah motif keuntungan.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Data Flow Diagram(DFD)

Diagram Konteks

Admin

Masukan :

Login admin (username&password)

Data siswa

Data kelas

Data bonus

Data biaya

Data pembayaran

Data admin

Data kuitansi

Data administrasi

Informasi :

Infr. Login admin

Infr.dt. Siswa

Infr.dt. kelas

Infr.dt. Program

Infr.dt. bonus

Infr.dt.Biaya

Infr.dt.pembayaran

Infr.dt.admin

Infr.dt.kuitansi

Infr.dt.administrasi

Lap.administrasi

Lap.siswaSiswa

Lap. kuitansi

PimpinanLap. Administrasi

Lap. Siswa

0

Sistem Informasi

administrasi

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Tahap implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap

meletakan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga

kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak

aplikasi.

4.2 Uji Coba Sistem

1) Black box testing

No Nama Form Hal yang dites Hasil

Tes

1. Form Login Proses input username dan password OK

Proses login/ masuk sistem dan keluar OK

2. Form Utama

Sub menu Input Data OK

Sub menu Olah Data OK

Sub menu Laporan OK

3. Menu Input Data

Form Siswa OK

Form Kelas OK

Form Bonus OK

Form Jenis Biaya OK

Form Jenis Pembayaran OK

Form Admin OK

4. Menu Olah Data Form Kuitansi OK

Form Administrasi OK

5. Menu Laporan

Laporan Data Siswa OK

Laporan Kuitansi OK

Laporan Data Administrasi OK

6. Form Siswa Proses input data siswa, simpan data, tambah data,

edit data, hapus data dan keluar dari form. OK

7. Form Kelas Proses input data kelas, simpan data, tambah data,


8. Form Bonus Proses input data bonus, simpan data, tambah data,


9. Form Jenis Biaya Proses input data jenis biaya, simpan data, tambah

data, edit data, hapus data dan keluar dari form. OK

10. Form Jenis

Pembayaran

Proses input data jenis pembayaran, simpan data,

tambah data, edit data, hapus data dan keluar dari

form.

OK

11. Form Admin Proses input data admin, simpan data, tambah data,


12. Form Kuitansi Proses input data kuitansi, simpan data, tambah data,

hapus data, cetak data dan keluar dari form. OK

13. Form Administrasi Proses olah data, simpan data, cetak data dan keluar

dari form OK

2) White box testing

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke

dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan

menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika terdapat

ketidaksesuaian, maka akan dicek baris-baris program dan satu per satu

diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Contoh pengujian white box testing

sebagai berikut:

- Ketika program dijalankan kemudian masuk pada form kelas,

program berhenti dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan

seperti pada gambar berikut:

4.3 Manual Program

1) Form Login

2) Form Utama

4.4 Manual Instalasi

1) Instalasi XAMPP

2) Instalasi JDK dan JRE

3) Instalasi Sistem Informasi Administrasi Citra Bagus Grup

4.5 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan sistem diperlukan guna menjaga sistem agar tetap dalam keadaan

baik dan tidak ada masalah. Pemelihaan sistem meliputi pemeliharaan hardware

dan software.

a) Pemeliharaan Hardware

Pemeliharaan hardware meliputi pemeliharaan komputer dan printer.

Pemeliharaan ini bertujuan untuk menjaga hardware agar tidak mengalami

kerusakan, pemeliharaan hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

- Pastikan arus listrik yang digunakan dalam keadaan stabil.

- Gunakan power supply untuk mencegah kerusakan saat listrik tiba-tiba

padam.

- Selalu memastikan CPU dalam keadaan tertutup.

- Lakukan pembersihan komputer dan printer dari debu secara rutin.

- Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, bila berlebihan

komputer akan bekerja sangat keras dan ini mengakibatkan komputer

mudah rusak.

- Hidupkan printer minimal 2 hari sekali walaupun printer tidak digunakan

selama 2-3 menit untuk menjaga agar head printer tetap dalam

keadaan basah.

- Gunakan tinta yang sesuai dengan merk printer yang dimiliki.

b) Pemeliharaan Software

Pemeliharaan software ini dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

- Buatlah backup database

Backup database bertujuan untuk mencegah apabila database

mengalami kerusakan. Lakukan backup database secara berkala.

Untuk mencegah kehilangan data lakukan penyimpanan di tempat lain.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan pada sistem yang

berjalan di bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP dapat disimpulkan, yaitu:

1. Pengolahan data pada Citra Bagus Grup masih menggunakan cara

pencatatan pada buku besar dan juga pada Microsoft Word dan Microsoft

Excel sehingga memakan banyak waktu.

2. Proses yang lama pada sistem yang berjalan menjadikan keterlambatan

dalam penyajian informasi, seperti pembuatan dan penyajian laporan.

Penggunaan sistem baru pada bimbingan belajar CITRA BAGUS

GRUP dapat membantu:

1. Penerapan sistem baru secara terkomputerisasi dan menggunakan

manajemen basis data menghasikan penyajian informasi yang cepat, tepat

dan akurat.

2. Keamanan data terjamin karena untuk menggunakan sistem baru harus

memasukan username dan password, sehingga informasi aman dan

terlindungi dari orang-orang yang tidak berkepentingan. Backup data

dilakukan dengan mudah.

3. Waktu yang diperlukan untuk pengolahan data, pencarian data dan

pembuatan laporan lebih cepat, sehingga menghemat waktu.

4. Berkurangnya resiko kemungkinan terjadinya kesalahan, karena sistem

telah terkomputerisasi.

5.2 Saran

Dari kesimpulan di atas, adapun saran-saran untuk perbaikan terhadap

kinerja dan pelayan pada bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP adalah

sebagai berikut:

1. Untuk memperbaiki kinerja dan pelayanan yang lebih baik, sehingga

menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang diharapkan sebaiknya

bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP mengganti sistem lama dengan

sistem baru.

2. Untuk menerapkan Sistem Informasi Administrasi ini dibutuhkan pelatihan

personil terlebih dahulu yang akan telibat dalam penggunaan Sistem

Informasi Administrasi ini.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Herlambang Moch. Linto. Arsitektur Aplikasi Client Server.

http://lintoherlambang.com/arsitektur-aplikasi-client-server.html, diakses tanggal 19 Agustus 2012.

Java. http://id.wikipedia.org/wiki/Java, diakses tanggal 19 Agustus 2012. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Terori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Yogyakarta: Graha Media.

Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta:

Andi Offset. Sejarah Netbeans. http://javastudy.wordpress.com/2007/11/25/sejarah-netbeans, diakses

tanggal 19 Agustus 2012. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan

Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu. XAMPP. http://id.wikipedia.org/wiki/XAMPP, diakses tanggal 19 Agustus 2012. Yulianti Lia, S.Pd. 2009. Definisi/ Pengertian Administrasi.

http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-administrasi, diakses tanggal 25 September 2012.

pembuatan sistem informasi administrasi...

Documents