pemeliharaan arsip / arsip aktifarsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/3.-aktif...pemeliharaan...
TRANSCRIPT
PEMELIHARAAN ARSIP /
ARSIP AKTIF
DISAMPAIKAN PADA
BIMBINGAN TEKNIS TATA ARSIP PERGURUAN TINGGI
DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
OLEH ; DRA. SULISTYOWATI,MM
SURABAYA, 13 SEPTEMBER 2019
BiodataNama : Dra.Sulistyowati, MM
TTL : Boyolali, 15 Februari 1965
Status : Menikah
Telp/ Email : 081311041043 atau
Riwayat Pekerjaan
1993 : CPNS ANRI (III/a)
1994 : PNS ANRI(III/a)
1995 : Ajun Arsiparis Madya (III/a)
1997 : Ajun Arsiparis ( III/b)
1999 : Arsiparis Pratama (III/c)( AK = 260,500)
Riwayat Pekerjaan
2000-2001 : Kasubbag Administrasi Pegawai (III/c)
2001- 2003 : Kasubbag Perenc &Pengad Peg (III/d)
2003-2007 : Kasubbag Peren & Mut Peg (III/d)
2007- 2011 : Kabag Kepegawaian (IV/a)
2001- 2014 : Kabid Penyelenggaraan Diklat (IV/b)
2014-20`6 : Kabid. Pelaksanaan dan KerjasamaDiklat(IV/b)
2016 - skrg : Kasubdit. Pusat III
Pengalaman Pekerjaan
– Pembenahan Arsip di intansi negeri dan swasta
– Mengajar kearsipan di instansi negeri dan swasta
– Menjadi Tim Penilai Arsiparis, Auditor, Perencana, Analis Kepegawaian, Pranata Humas, PerancangPeraturan Perundangan,
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
TERTIB ARSIP
1PENCIPTAAN
ARSIP
2
PENGGUNAAN ARSIP
3
PEMELIHARAAN ARSIP
4
PENYUSUTAN ARSIP
PP 28/2012 Ps. 30
DASAR HUKUM
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2012;
• Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang
Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;
• Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.
PEMELIHARAAN ARSIP
1. UU 43/2009 Ps. 45 :
Dilaksanakan oleh pencipta arsip (dalam hal ini UNAIR) untuk menjamin keamanan informasi & fisik arsip
2. PP 28/2012 Ps. 40 :
Dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip
PEMELIHARAAN ARSIP (PP 28/2012 Ps. 40)
dilakukan melalui kegiatan:
1. Pemberkasan arsip aktif;2. Penataan arsip inaktif;
3.Penyimpanan arsip;4.Alih Media
Tujuan Pemeliharaan Arsip Dinamis:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;
2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;
3. Menjamin ketersediaan informasi arsip
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip :
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;
2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;
3. Menjamin ketersediaan informasi arsip
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan ygdilakukan pencipta arsip dilakukan dengan cara :
menentukan arsip yang harus diciptakan dan
disimpan sebagai pelaksanaan fungsi dan
kegiatan pencipta arsip pada tahap perencanaan
pemberkasan ARSIP
Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dankeselamatan arsip dilakukan dengan cara :
- memastikan arsip yang tercipta atau yg akan tercipta dapat
diberkaskan sesuai dengan klasifikasi arsip;
- memastikan arsip yg diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan
dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan
tahap penyusutan;
- memastikan arsip yg diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat
dan disimpan sesuai dengan klasifikasi arsip;
- memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
secara konsisten; dan
- memastikan arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan sapra
kearsipan sesuai standar
Menjamin ketersediaan informasi arsipdilakukan dengan cara :
memastikan ketersediaan daftar arsip aktif yang
disusun oleh unit pengolah dan disampaikan
kepada unit kearsipan sesuai ketentuan
perundanng undangan.
PENGERTIAN PEMBERKASAN
Pasal 1 (7) PP 28/2012
Pemberkasan adalah penempatan naskah (item)
ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
KETENTUAN TERHADAP PEMBERKASAN
Pasal 41 & 42 PP 28/2012
1. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuatdan diterima
2. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasiarsip
3. Pemberkasan arsip aktif menghasilkan:
a. Tertatanya fisik arsip
b. Tertatanya informasi arsip
c. Tersusunnya daftar arsip aktif
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isiberkas
4. Pemberkasan menjadi tanggung jawab unit pengolah
5. Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan
Daftar berkas
sekurang-kurangnya memuat:
Daftar isi berkas
sekurang-kurangnya memuat:
Unit Pengolah
Nomor Berkas
Kode Klasifikasi
Uraian Informasi Berkas
Kurun Waktu
Jumlah
Keterangan
Nomor Berkas
Nomor Item Arsip
Kode Klasifikasi
Uraian Informasi Arsip
Tanggal
Jumlah
Keterangan
NO.
BERKAS
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN
WAKTU
JUMLAH KETERANGAN
DAFTAR BERKAS
Pencipta arsip :…………….
Unit Pengolah :…………….
NO.
BERKAS
NO.
ITEM
ARSIP
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN INFORMASI
ARSIP
TANGGAL JML KET.
DAFTAR ISI BERKAS
Pencipta arsip :…………….
Unit Pengolah :…………….
NO.
BERKAS
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN
WAKTU
JUMLAH KETERANGAN
1. KP.05.02 Bimtek Tata Kelola Arsip Unair 9 juli sd 25
sept 2019
2 folder -
DAFTAR BERKAS
Pencipta arsip :…………….
Unit Pengolah :…………….
DAFTAR ISI BERKAS• Pencipta arsip : Arsip Nasional RI
• Unit Pengolah : Direktorat Kearsipan Pusat
NOMOR
BERKAS
NOMOR ITEM
ARSIP
KODE
KLASIFIKA
SI
URAIAN INFORMASI
BERKAS
TANGGAL JUMLAH KETERANGAN
1. 1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8.dst
1.17
PK.05.02
PK.05.02
PK.05.02
PK.05.02
PK.05.02
PK.05.02
Surat permohonan
narasumber dari Unair
ke ANRI
Disposisi Ka. ANRI ke
Debin
Disposisi Ka. Debin ke
Dir. KP
Disposisi Ka. Dir.KP ke
Kasubdit Pusat III
Balasan surat dari
ANRI ke Unair
Surat Perintah untuk
menjadi narasumber di
Unair
Laporan kegiatan
Bimtek Tata Kelola
Arsip Unair
9 Jul 2019
3 Agsts 2019
3 Agsts 2019
20 Agsts
2019
20 Agsts
2019
25 sept 2019
1 lembar
1 berkas
1 berkas
1 berkas
1 berkas
1 berkas
Pencipta arsip dihimbau untuk :
1. Masing masing unit pengolah untuk membentuk Sentral arsip aktif
( central file)
2. Sentral arsip aktif ( central file) dapat dibentuk pada unit pengolah
setingkat eselon II, III atau satuan kerja mandiri sesuai dengan
beban volume arsip yang dikelola.
Pemeliharaan arsip aktif
1. Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
pencipta arsip;
2. Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif ;
3. Pemeliharaan arsip aktif menggunakan sapra kearsipan sesuai standar;
4.Prasarana dan sarana kearsipan : Folder, Guide/ Sekat, Label, out
indikator, indeks, tumjuk silang, boks, filing kabinet/ rak arsip.
• PERANGKAT KERAS:
- FILING CABINET - SEKAT/GUIDE
- FOLDER
• PERANGKAT LUNAK:
- KLASIFIKASI
- INDEKS
- TUNJUK SILANG
SARANA PEMBERKASAN
A.A
DIKLAT
B
KEUANGAN
A
KEPEGAWAIAN
A.A.A
DIKLAT
FUNGSIONAL
A.A.A
Diklat Fungsional
2017
GUIDE 1GUIDE 2
GUIDE 3
FOLDER
850
DIKLAT
900
KEUANGAN
800
KEPEGAWAIAN
855
DIKLAT
FUNGSIONAL
855
Diklat Fungsional
2017
GUIDE 1GUIDE 2
GUIDE 3
FOLDER
KP.05
DIKLAT
KU
KEUANGAN
KP
KEPEGAWAIAN
KP.05.02
DIKLAT
FUNGSIONAL
KP.05.02 Diklat
Fungsional 2017
GUIDE 1GUIDE 2
GUIDE 3
FOLDER
Diklat Fungsional 2017
KP.05. 02.
Diklat Fungsional
KP.05.02. Diklat Fungsional, 2017
Indeks :
Kode : KP.05.02
Folder
ditempel
KLASIFIKASI
Arsip :
CONTOH KLASIFIKASI
KP (KEPEGAWAIAN)
01. FORMASI PEGAWAI 07. PELIMPAHAN WEWENANG
02. PENGADAAN PEGAWAI 08. KESEJAHTERAAN
03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. CUTI;
01. TETAP; 02. KESEHATAN;
02. TIDAK TETAP/HONORER 03. PERUMAHAN;
04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 04. BANTUAN/SUMBANGAN
01. DATA PEGAWAI; 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
02. IJIN/DISPENSASI;
03. ABSENSI;
04. SURAT PERINTAH
05. DIKLAT
01. KEPEMIMPINAN;
02. FUNGSIONAL;
03. TEKNIS;
06. PEMBINAAN
01. PENILAIAN;
02. PENGHARGAAN;
03. HUKUMAN;
CONTOH PENGGUNAAN
FORMULIR TUNJUK SILANG
Indeks :
Kementerian Kelautan dan
Perikanan
Kode: PK.02.04 Tahun : 2015
Lihat : folder 30
Indeks :
Kementerian Pertanian dan
Perikanan
Kode : PK.02.04 Tahun : 2014
LANGKAH LANGKAH PEMBERKASAN
1.Baca/ pelajari arsip/dokumen untuk menentukan masalahnya
2. Tentukan/buat indeks untuk menemukan kode
3. Cek uraian kode ke dalam pola klasifikasi
4. Arsip/dokumen dibubuhi kode dan indeks
5. Arsip/dokumen yang berkode sama disusun menurut indeks dihimpun dlm 1
berkas
6. Berkas dimasukkan dalam folder , 1 folder untuk 50 lembar
7. Folder diberi label sesuai dengan kode dan indeks berkas
8. Siapkan sekat primer, sekunder, tertier dengan dibubuhi kode
9. Sekat disusun tegak berdiri secara berurut,
10. Folder berisi berkas diletakkan setelah sekat tertier.
11. Membuat daftar arsip aktif
12. Menyimpan berkas dalam filing kabinet dengan susunan berkas dan
sekat/guide sesuai dengan klasifikasi arsip
HAL–HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN ::
a. Dalam hal arsip aktif yang disimpan di unit pengolah yg telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, unit pengolah harus melaksanakan pemindahan ke unit kearsipan;
b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dengan Berita Acara yang ditandatanganni oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan disertai daftar arsip yg akan dipindahkan;
TINGKAT PEMAKAIAN ARSIP
YANG DISIMPAN
PEMAKAIAN
JUMLAH ARSIP
X 100%
UNTUK ARSIP INAKTIF MAX 5 %
UNTUK ARSIP AKTIF 15 – 20 %
Alih media❖ Pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih
media
❖ Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi
❖ Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkaan ketentuan perundang-undangan
❖ Dibuat BA dan Daftar Arsip yg dialih media
❖ Pelaksanaan alih media ditetapkan oleh pimpinan
❖ Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai ketentuan perundang-undangaan
HAL–HAL YANG PERLU DIATUR DALAM PEMINJAMAN:
a. Siapa yg diberi akses utk menggunakan arsip(sesuaikan dengan SKKAD)
b. Siapa yg berwenang memberikan ijinpeminjaman
c. Berapa lama jangka waktu peminjaman
d. Untuk kepentingan apa arsip dipinjam
(kepentingan dinas, tdk blh menambah ataumengurangi arsip, perpanjangan waktu seijinpetugas, hrs mengembalikan arsip tepat waktu)
e. Semua peminjaman arsip hrs dicatat(lembar/buku peminjaman)
HAL- HAL YG PERLU DILAKUKAN DALAM
PENEMUAN KEMBALI ARSIP
a. memahami, menelaah apa yg diminta
b. menentukan indeks dr materi arsip yg
diminta
c. menemukan tempat penyimpanan arsip
(sesuai klasifikasi arsip)
d. menemukan arsip yg diminta
e. mengisi lbr/buku peminjaman
f. jika arsip yg diminta tdk ditemukan :
meneliti lbr disposisi, meneliti lbr tunjuk silang,
meneliti lbr/buku peminjaman
PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP
1. Permintaan/peminjaman arsip
- melalui telp / pegawai
- permintaan berdsrkan masalah, asal pengirim, tanggal atauinformasi lain sesuai kepentingannya
2. Pencarian arsip
- menggunakan daftar arsip tempat penyimpanan arsip
3. Penemuan kembali arsip (Retrieval)
- mengeluarkan arsip dilengkapi sarana out indikator
4. Penulisan di sarana peminjaman
- buku peminjaman / formulir
5. Kontrol & Pengembalian
waktu kembali, cek kelengkapan, kondisi, mngeluarkan out indikator, cek paraf/ttd pengembalian
6. Penempatan kembali arsip
FORMULIR PEMINJAMAN
INDEKS :
…………………………
…………………………
…………………………
Tanggal Kembali :
………………………..
Tanggal Perpanjangan:
………………………..
Nama peminjam / Unit Kerja : ………………..
…………………………
Tanggal Peminjaman
…………………………
Media : ………………… Kode Lokasi :
…………………………
Paraf Peminjaman
Peminjam Petugas
………… …………
Paraf Pengemablian
Peminjam Petugas
………… …………