pemodelan sistem informasi pengadaan alat dan …

KOMIK (Konferensi Nasional Teknologi Informasi dan Komputer) ISSN 2597-4645 (media online) Volume I, Nomor 1, Oktober 2017 ISSN 2597-4610 (media cetak)

86

http://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/komik

PEMODELAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN ALAT DAN BAHAN

PRAKTIKUM MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE

(STUDI KASUS: PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER GIGI SPESIALIS

KONSERVASI GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI

UNIVERSITAS XYZ)

Ronisman Zendrato1, Agus Umar Hamdani1

1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur, Indonesia

1 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260

Abstrak

Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis Konservasi Gigi merupakan lanjutan program profesi dokter gigi di bidang spesialis

konservasi gigi yang ada di Fakultas Kedokteran Gigi Universitas XYZ. Proses pengadaan alat dan bahan praktikum pada

Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis Konservasi Gigi saat ini memiliki beberapa kelemahan, diantaranya adalah

pengolahan data kurang efisien, karena data belum terintegrasi sehingga jika user ingin menggabungkan beberapa data

mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama. Salah satu cara memperbaiki kinerjanya adalah memperbaiki cara

pengolahan data yang dilakukan secara manual dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Metode yang digunakan

dalam penelitian ini menggunakan metode Konvensional yaitu Model Watelfall, pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara, pengamatan, analisa dokumen dan studi kepustakaan. Alat bantu Unified Modeling Language (UML)

digunakan untuk menganalisis dan merancang sistem usulan. Software yang digunakan untuk implementasi sistem usulan

menggunakan Microsoft Visual .Net 2008 dengan database MySQL. Hasil akhir yang ingin dicapai adalah user dapat

menggunakan sistem informasi usulan ini untuk menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan guna mendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.

Kata Kunci: Sistem informasi, pengadaan alat dan bahan praktikum, Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis Konservasi

Gigi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas XYZ, Model Waterfall, Unified Modeling Language

Abstract

Dental Conservation Specialist Dental Education Program is a dental profession program in the study program of dental conservation specialists at the Faculty of Dentistry, University XYZ. Currently, the data processing of procurement of tools

and practicum materials for student learning has several disadvantages, such as data processing is less efficient, because data

has not been integrated so that if the user wants to combine some data to make transactions and reports have difficulty and

takes a long time. One way to improve its performance is improved the data processing method by using a computerized system. The method used in this reseach using conventional method that is Waterfall Model. Data collection is done by conducting

interviews, observations, document analysis and literature study. The Unified Modeling Language (UML) tool is used to

analyze and design the proposed system. Software used for implementation of proposed system using Microsoft Visual .Net

2008 with MySQL database. The final result had achieved is user can use the proposed information systems to create accurate information, timely and relevant to support decision-making for the management.

Keywords : Information system, procurement of equipment and practicum materials, Dentist Education Program Specialist

Dental Conservation Faculty of Dentistry, University XYZ, Waterfall Model, Unified Modeling Language

1. PENDAHULUAN

Perkembangan sistem informasi saat ini sangat

pesat, maka kebutuhan sistem informasi sangat

dibutuhkan untuk melakukan pengolahan data yang

akurat. Hal tersebut sangat dibutuhkan oleh instansi

tertentu, yang mana masih banyak tempat instansi

yang belum menggunakan sistem dalam hal transaksi

ataupun proses data bertranformasi menjadi sistem

komputerisasi, sehingga mendorong penulis untuk

mengembangkan sistem informasi kepada lembaga

ataupun instansi yang masih belum menggunakan

sistem dalam mengolah data. Meskipun diluar sana

ada instansi yang sudah berhasil menjalani proses

bisnisnya dengan menggunakan cara yang masih

manual hingga saat ini, namun hal itu akan

menyebabkan pengadaan alat/bahan praktikum yang

sangat banyak dan bervariasi dapat terjadi kesalahan

dalam pengadaan tersebut, sehingga tidak dapat kita

pungkiri kesalahan sedikit akan membuat informasi

yang diterima berbeda dan melenceng dari tujuan

utama. Pengadaan alat/bahan praktikum dengan

didukung perkembangan teknologi dalam bidang

informasi yang semakin maju diharapkan bisa

mengetahui data-data dari setiap alat/bahan

praktikum yang tersedia, dipakai oleh siapa saja serta

bisa mengetahui rekanan-rekanan yang

menyediakannya. Karena sistem informasi

pengadaaan alat/bahan masih dilakukan secara

manual tentu akan menimbulkan masalah dalam

pelaksanaan pengadaan tersebut. Maka penulis

bermaksud untuk mempercepat proses pengadaan

yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien dan

efektif. Berdasarkan uraian diatas maka penulis


Page | 87


tertarik untuk mengadakan penelitian yang

berhubungan dengan Sistem Informasi Pengadaan

Alat dan Bahan Praktikum pada Program Pendidikan

Dokter Gigi Spesialis Konservasi Gigi Fakultas

Kedokteran Gigi Universitas Trisakti Jakarta, juga

untuk memperbaiki sistem dengan cara membuat

aplikasi yang berbasis komputerisasi untuk

mempercepat proses pengadaan yang sedang berjalan

agar menjadi lebih efektif dan efisien, yang

diharapkan dapat membantu pengelola dalam

transaksi permintaan atau pengembalian alat/bahan

praktikum, sehingga mengurangi kesalahan saat

pendataan alat/bahan praktikum. Selain itu juga dapat

membantu pengelola untuk membuat laporan-laporan

bulanan sehingga pengelola dapat dengan mudah

mengambil keputusan kedepannya.

Adapun permasalahan yang dihadapi oleh

Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis

Konservasi Gigi Fakultas Kedokteran Gigi

Universitas Trisakti Jakarta adalah sebagai berikut:

a. Sulitnya memonitor jumlah pemesanan dan

penerimaan alat/bahan karena pemesanan dan

penerimaan alat/bahan sering tidak sesuai.

b. Sulitnya mengontrol jumlah peminjaman dan

pengembalian alat/bahan karena peminjaman dan

pengembalian alat/bahan sering tidak sesuai.

c. Data alat/bahan yang rusak harus dicek secara

fisik.

d. Stok alat/bahan yang kosong harus dicek secara

fisik.

e. Data pemesanan barang tidak tersimpan karena

pemesanan alat/bahan dilakukan melalui telepon.

f. Data pemakaian alat/bahan tidak tersimpan

dengan rapi sehingga laporan pemakaian harus

dicek dokumen fisik.

Adapun tujuan dan manfaat yang diperoleh dari

penelitian adalah:

a. Mengetahui proses pengadaan alat/bahan

praktikum dari sistem yang sedang berjalan

sehingga dapat diketahui permasalahan yang ada

pada proses tersebut.

b. Melakukan identifikasi kebutuhan sistem dari

sudut pandang user dan memberikan solusi

terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini dan

menggambarkannya dalam bentuk model sistem

usulan.

c. Membuat rancangan sistem informasi pengadaan

alat/bahan praktikum yang sesuai dengan

kebutuhan user.

d. Mengimplementasikan hasil rancangan ke dalam

bahasa pemrograman, sehingga dihasilkan suatu

program aplikasi yang dapat mengelola data mulai

dari peminjaman, pengembalian, pemesanan,

penerimaan, return dan pembayaran alat/bahan

hingga pembuatan laporan-laporan.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pemodelan

Menurut Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan (1984 : 75), Model adalah pola (contoh,

acuan, ragam) dari sesuatu yang akan dibuat atau

dihasilkan. Menurut D.A. Simamarta (1983), Model

adalah abstraksi dari sistem sebenarnya, dalam

gambaran yang lebih sederhana serta mempunyai

tingkat prosentase yang bersifat menyeluruh, atau

model adalah abstraksi dari realitas dengan hanya

memusatkan perhatian pada beberapa sifat dari

kehidupan sebenarnya. Dari penjelasan diatas dapat

ditarik kesimpulan bahwa Pemodelan adalah proses

membangun atau membentuk sebuah model dari

suatu sistem nyata menggunakan bahasa formal

tertentu.

2.2 Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2013) mengungkap

bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang

terdapat di dalam organisasi yang mempertemukan

kebutuhan atas pengolahan transaksi harian yang

mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat

manajerial dengan kegiatan strategis dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan informasi

kepada pihak luas tertentu dengan informasi yang

diperlukan untuk pengambilan keputusan.

2.3 Model Waterfall

Menurut R.S. Pressman (2015), model

Waterfall adalah model klasik yang bersifat

sistematis, berurutan dalam membangun software.

Model ini diperkenalkan oleh Winston Royce tahun

1970. Disebut Waterfall karena tahap demi tahap

yang dilalui harus menunggu selesainya tahap

sebelumnya dan berjalan berurutan.

Gambar 1. Waterfall Model

a. Communication (Project Initiation &

Requirements Gathering)

Sebelum memulai pekerjaan yang bersifat teknis,

sangat diperlukan adanya komunikasi dengan

pengguna demi memahami dan mencapai tujuan

yang ingin dicapai. Hasil dari tahap ini adalah


Page | 88


inisialisasi proyek seperti menganalisis masalah

dan mengumpulkan data-data yang diperlukan,

serta membantu mendefinisikan fitur dan fungsi

software. Pengumpulan data-data tambahan juga

bisa diambil dari jurnal, artikel dan internet.

b. Planning (Estimating, Scheduling & Tracking)

Tahap ini menjelaskan tentang estimasi tugas-

tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko

yang akan terjadi, sumber daya yang diperlukan

dalam pembuatan sistem, produk kerja yang ingin

dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan

dilaksanakan dan tracking proses pengerjaan

sistem.

c. Modeling (Analysis and Design)

Tahap ini menjelaskan perancangan dan

pemodelan arsitektur sistem yang berfokus pada

perancangan struktur data, arsitektur software,

tampilan interface dan algoritma program.

Tujuannya adalah untuk lebih memahami

gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan.

d. Construction (Code and Test)

Pada tahap ini menjelaskan proses penerjamahan

bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa

yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah

pengkodean selesai, dilakukan pengujian terhadap

sistem dan juga kode yang sudah dibuat.

Tujuannya adalah untuk menemukan kesalahan

yang mungkin terjadi agar dapat diperbaiki.

e. Deployment (Delivery, Support and Feedback)

Tahap ini menjelaskan implementasi software ke

pengguna, pemeliharaan software secara berkala,

perbaikan software, evaluasi software dan

pengembangan software berdasarkan umpan balik

yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan

dan berkembang sesuai dengan fungsinya.

2.4 Unified Modeling Language(UML)

Menurut Nugroho (2010:6), menjelaskan

bahwa Unified Modeling Language (UML) adalah

bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak

yang berparadigma berorientasi obyek. Pemodelan

(modeling) sesungguhnya digunakan untuk

penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang

kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah

dipelajari dan dipahami.

2.5 Pengadaan Barang

Menurut Philip Kotler dan Gary

Armstrong (2012) barang merupakan produk yang

berwujud fisik, sehingga bisa dilihat, diraba atau

disentuh, dirasa, dipegang, disimpan, dipindahkan

dan diperlakukan fisik lainnya. Menurut A. V. Weele

(2010) pengadaan adalah perolehan barang atau jasa.

Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang

tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan biaya

terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam

hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi. Dari

pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa

pengadaan barang merupakan kegiatan memperoleh

produk yang berwujud fisik yang bisa dilihat, diraba,

dirasa, dipegang, disimpan dan dipindahkan.

3. METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian adalah gambaran

umum mengenai langkah-langkah yang dilakukan

dalam penelitian berdasarkan urutan pelaksanaannya.

Metodologi penelitian ini menggunakan model

Waterfall. Adapun metodologi penelitian

digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2. Metodologi Penelitian

a. Studi Pendahuluan

Pada tahap ini menjelaskan tahap awal penelitian

yaitu menentukan topik penelitian, menganalisa

permasalah yang terjadi di instansi, menentukan

tujuan akhir pengembangan sistem.

b. Studi Pustaka

Pada tahap ini menjelaskan mengenai teori-teori

terkait topik penelitian. Teori-teori tersebut

didapat dari jurnal, prosiding, buku, artikel dan

internet.

c. Analisa Sistem Berjalan

Pada tahap ini menjelaskan pemodelan proses

bisnis dari sistem berjalan menggunakan Activity

Diagram, pemodelan masalah menggunakan

Fishbone Diagram, pemodelan sistem

berdasarkan kebutuhan pengguna menggunakan

Use Case Diagram.


Page | 89


d. Pemodelan Sistem Usulan

Pada tahap ini menjelaskan pemodelan data

menggunakan Entity Relationship Diagram

(ERD) dan perancangan Graphical User Interface

(GUI) berdasarkan Use Case Diagram.

e. Implementasi Sistem Usulan

Pada tahap ini menjelaskan implementasi sistem

usulan menggunakan bahasa pemrograman

Microsoft Visual .Net 2008 dengan database

MySQL.

3.1 Metode Pengumpulan Data

Berikut adalah tahapan-tahapan dalam

pelaksanaan kegiatan penelitian seperti berikut:

a. Wawancara (Interview)

Penulis melakukan wawancara dengan pihak-

pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi

langsung mengenai sistem pengadaan alat/bahan

praktikum yang ada serta kebutuhan

informasinya.

b. Pengamatan (Observasi)

Kegiatan observasi dilakukan untuk

mendapatkan obyektifitas dari permasalahan

yang diuraikan. Selain itu untuk mengumpulkan

data dengan cara pengamatan langsung dengan

hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan

alat/bahan praktikum pada program Konservasi

Gigi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas XYZ

yang sekaligus menjadi bahan masukan untuk

penulisan ini.

c. Analisa Dokumen

Metoda penelitian dengan cara mengumpulkan

data berdasarkan dokumen-dokumen berkaitan

yang menjadi objek penelitian.

d. Studi kepustakaan (Library Research)

Dalam tahapan ini dilakukan untuk

mengumpulkan data dengan informasi melalui

buku-buku dan bahan pelengkap lainnya yang

ada hubungannya dengan masalah yang akan

dibahas.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan

Adapun proses bisnis berjalan sistem

pengadaan bahan dan alat praktikum pada Program

Pendidikan Dokter Gigi Spesialis Konservasi Gigi

Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Trisakti

dijelaskan menggunakan alat bantu Activity Diagram

berikut ini :

a. Activity Diagram Proses Peminjaman

Alat/Bahan

Gambar 3. Activity Diagram Peminjaman

Alat/Bahan

b. Activity Diagram Pengembalian Alat/Bahan

Gambar 4. Activity Diagram Pengembalian

Alat/Bahan

c. Activity Diagram Pemesanan Alat/Bahan

Gambar 5. Activity Diagram Pemesanan Alat/Bahan


Page | 90


d. Activity Diagram Penerimaan Alat/Bahan

Gambar 6. Activity Diagram Penerimaan Alat/

Bahan

e. Activity Diagram Proses Pembayaran Alat/Bahan

Gambar 7. Activity Diagram Proses Pembayaran

Alat/Bahan

f. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan

Gambar 8. Activity Diagram Proses Pembuatan

Laporan

4.2 Analisa Sistem Usulan

4.2.1 Pemodelan Masalah

Penulis menganalisa masalah di instansi

menggunakan alat bantu Fishbone Diagram.

Fishbone Diagram dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 6. Fishbone Diagram

4.2.2 Pemodelan Sistem Usulan

Pemodelan sistem usulan digambarkan

menggunakan Use Case Diagram. Adapun Use Case

Diagram terdiri dari :

1) Use Case Diagram Master

Gambar 9. Use Case Diagram Master

2) Use Case Diagram Transaksi

Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi


Page | 91


3) Use Case Diagram Laporan

Gambar 11. Use Case Diagram Laporan

4.2.3 Pemodalan Basis Data

Untuk memodelkan data, penulis

menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD)

seperti berikut ini :

Gambar 12. Entity Relationship Diagram

4.2.1. Pemodelan Graphical User Interface

a) Struktur Tampilan

Gambar 13. Struktur Tampilan

b) Rancangan Layar

Adapun rancangan layar terdiri dari :

1) Struktur Tampilan Menu Utama . . : : M E N U : : . .. . : : M E N U : : . .

Selamat Datang,Sistem Pengadaan Alat dan Bahan Praktikum

Master Transaksi Laporan Keluar

Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis Konservasi GigiFakultas Kedokteran Gigi Universitas Trisakti

Gambar 14. Struktur Tampilan Menu Utama

2) Rancangan Layar Form Master

Entry Data Jenis BarangEntry Data Jenis Barang

ENTRY DATA JENIS BARANG

Kode Jenis Barang : <<autonumber>> CARI

Nama Jenis Barang : <<x-30-x>>

SIMPAN HAPUS

BATAL KELUAR

UBAH

Gambar 15. Entry Data Jenis Barang

Gambar 16. Entry Data Dental Unit


Page | 92


Gambar 17. Entry Data Jenis Barang

Gambar 18. Entry Data Mahasiswa

Gambar 19. Form Entry Data Suplier

3) Rancangan Layar Transaksi

Gambar 20. Entry Data Peminjaman Barang

Gambar 21. Entry Data Pengembalian Barang

Gambar 22. Cetak Pemesanan Barang


Page | 93


Gambar 23. Entry Data Penerimaan Barang

Gambar 24. Cetak Retur Barang

Gambar 24. Entry Data Pembayaran Barang

Gambar 25. Entry Kerusakan Barang

4) Rancangan Layar Laporan

Gambar 26. Cetak Laporan Kerusakan Barang

Gambar 27. Cetak Laporan Pengembalian Barang

Gambar 28 : Cetak Laporan Pemesanan Barang

Gambar 29. Cetak Laporan Penerimaan Barang

Gambar 30. Cetak Laporan Rekapitulasi Pemakaian

Barang

Gambar 31. Cetak Laporan Stok Barang


Page | 94


5) Rancangan Dokumen Keluaran

Gambar 32. Rancangan Keluaran Transaksi

Pemesanan Barang

Gambar 33. Rancangan Keluaran Transaksi Retur

Barang

Gambar 34. Rancangan Keluaran Laporan

Kerusakan Barang


Pengembalian Barang


Pemesanan Barang


Penerimaan Barang


Rekapitulasi Pemakaian Barang


Page | 95


Gambar 39. Rancangan Keluaran Laporan Stok

Barang

3.1 KESIMPULAN

Dari hasil analisa dan perancangan sistem

informasi pengadaan alat / bahan praktikum pada

Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis

Konservasi Gigi Fakultas Kedokteran Gigi

Universitas XYZ diperoleh kesimpulan sebagai

berikut :

a. Tidak adanya kesulitan dalam memonitor jumlah

pemesanan dan penerimaan alat/bahan karena

proses perhitungan jumlah pemesanan dan

penerimaan dilakukan oleh sistem dengan baik

dan rapi.

b. Tidak ada kesulitan dalam mengontrol jumlah

peminjaman dan pengembalian alat/bahan karena

proses perhitungan jumlah peminjaman dan

pengembalian alat/bahan dilakukan oleh sistem

dengan baik dan rapi.

c. Data alat/bahan yang rusak tidak harus mengecek

secara fisik karena data alat/bahan rusak telah

memiliki format yang rapi dan terstruktur.

d. Stok alat/bahan yang kosong tidak harus dicek

secara fisik karena stok alat/bahan selalu update.

e. Data pemesanan barang tersimpan dengan baik

dan rapi karena data pemesanan alat/bahan telah

tersimpan dalam satu database.

f. Data pemakaian alat/bahan telah tersimpan

dengan rapi dalam satu database sehingga laporan

pemakaian tidak harus cek barang secara fisik.

REFERENSI

DEPARTEMEN P & K. 1984. Pelajaran Bahasa

Indonesia. Pendidikan Luar Sekolah Direktur

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. SIMARMATA, D.A. 1983. Operation Research. Sebuah

Pengantar. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

SUTABRI, TATA. 2013. Sistem Informasi Managemen.

Yogyakarta: Penerbit Andi Press.

PRESSMAN, R.S. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi Buku I. Yogyakarta : Penerbit

Andi Press.

NUGROHO, ADI. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak

Berbasis Obyek dengan Metode Unified Software Development Process (USDP). Yogyakarta :

Penerbit Andi Press.

KOTLER, PHILIP and ARMSTRONG, GARY. 2012.

Prinsip-prinsip Pemasaran. Edisi 13. Jilid 1. Jakarta : Penerbit Erlangga.

WEELE, A.V. 2010. Purchasing and Supply Chain

Management. London : Cengage Learning EMEA.

pemodelan sistem informasi pengadaan alat dan …

Documents