penerapan sap pada perusahaan blue bird

BAB I

PENDAHULUAN

1.1LATAR BELAKANG

Dewasa ini kebutuhan akan adanya sistem informasi sangat dibutuhkan oleh setiap orang untuk berkomunikasi, tak terkecuali perusahaan-perusahaan. Perusahaan sangat membutuhkan adanya sistem informasi untuk menunjang kegiatan perusahaan. Sistem informasi yang baik akan membantu manajer dalam memutuskan suatu kebijakan.Seperti yang telah dipelajari pada semester lalu dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang membahas mengenai integrasi antar bagian pada perusahaan, salah satunya mengenai masalah keuangan. Sedangkan pada semester ini kita mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang membahas suatu bagian (bagian keuangan) yang juga merupakan salah satu sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Akuntansi mempelajari mengenai siklus akuntansi, mulai dari siklus pendapatan hingga pencatatan akun-akun dalam buku besar. Untuk membantu manajemen dalam melakukan aktivitas-aktivitas tersebut perusahaan membutuhkan suatu software yang mampu memudahkan pekerjaan. Software tersebut adalah SAP ( System Application and Product in data processing)Untuk mengetahui implementasi lebih lanjut mengenai SAP dalam sebuah perusahaan. Dalam hal ini, kami akan membahas mengenai SAP di PT Blue Bird Indonesia.

1.2RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana implementasi SAP di PT Blue Bird Indonesia?

BAB II

LANDASAN TEORI

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbag aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.Jenis-jenis modul System Application Product (SAP)SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory

3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik

5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrolDampak IntegrasiDengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem

yang berakibat :

1. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut.

2. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah real-time processing Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.

3. Transparansi data Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Makalah ini akan membahas mengenai pengimplementasian modul System Application Product (SAP) yaitu SD-Sales & Distribution pada PT.Blue Bird Group.BAB III

PEMBAHASAN3.1GAMBARAN UMUM PT BLUE BIRD INDONESIA

PT Blue Bird Indonesia didirikan pada tahun 1972 oleh Nyonya Mutiara Djokosoetono, SH. Saat itu namanya belumlah Blue Bird, melainkan Chandra Taksi. Target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan pengunjung dari atau ke hotel dan airport. Saat itu hanya terdapat 25 mobil yang digunakan untuk beroprasi. Chandra Taksi inilah kemudian dikenal sebagai Taksi Blue Bird.

Dari embrio taksi inilah berkembang sebuah perusahaan besar yang membawahi sekitar 20 anak perusahaan yang bergerak tidak hanya dibidang trasportasi, tetapi juga merambah usaha manufaktur, property, dan support services. Khusus untuk bidang transportasi sendiri PT Blue Bird Group telah mengakuisisi beberapa perusahaan taksi.

Untuk usaha transportasi khusus penumpang, PT Blue Bird Group mengkatagorikan jasanya ke dalam beberapa anak perusahaan untuk target market yang berbeda. Secara umum, taksi yang memiliki warna biru ditargetkan untuk segmen masyarakat umum. Dalam katagori ini, ada beberapa anak perusahaan dimana setiap anak perusahaan memiliki nama dan logo yang berbeda.

Di segmen eksekutif, PT Blue Bird Group menyediakan Silver Bird dengan armadanya yang berwarna hitam. Jauh berbeda dengan taksi regular yang berwarna biru, taksi eksekutif ini memberikan 3 keistimewaan utama, yaitu Comfort, Convenience, dan Safety. Mobil yan gdipergunakan pun terbilang lebih mewah dari taksi regular, tapi tentu saja masih ada lampu tanda taksi di atasnya. Dan yang terakhir untuk segmen transportasi penumpang, yaitu katagori limousine yang dalam goup ini dikenal dengan Golden Bird. Berbeda dengan dua katagori taksi sebelumnya, taksi ini menggunakan plat nomor kendaraan berwarna hitam, yang artinya tentu saja mobil pribadi. Taksi ini ditunjukkan untuk orang-orang kelas VIP. Golden Bird yang disewakan ini sangat tepat bagi perusahaan yang menginginkan mobil mewah dalam operasional kantornya, mengingat biaya operasional dan depresiasi akan bisa diminimalkan. Taksi Golden Bird ini memang tidak tampak seperti pada umumnya. Hanya ada tambahan stiker logo Blue Bird di bagian kaca depan sopir.

Selain taksi, untuk jasa angkutan penumpang PT Blue Bird Group juga menyediakan sarana angkutan missal berupa bus carter, yaitu Big Bird. Dengan area pelayanan transportasi meliputi Jawa, Bli, dan Sumatera. Big Bird juga melayani transportasi bagi anak sekolah, diantaranya British International School, Jakarta Japanese School, Korean International School, dan German International School.3.1.1 Produk dan Layanan

Empat divisi utama dari Blue Bird terdiri dari:

a. Transportasi

1) Passanger

PerusahaanService TypeTahun Berdiri

Blue BirdTaxi1972

Golden BirdLimousine1972

Big BirdCharter bus1979

Golden Bird BaliLimousine1989

GamnyaTaxi1990

Silver BirdExecutive Taxi1993

Bali TaksiTaxi1994

Morante JayaTaxi1995

Lombok TaksiTaxi1996

Surabaya TaksiTaxi1997

Cendrawasih Taxi1997

Pusaka NuriTaxi1998

Lintas BuanaTaxi2000

Pusaka SatriaTaxi2000

2) Non-passanger


Iron BirdContainer Truck1992

Angkutan Kontenindo AntarmodaContainer Truck1993

b. Manaufaktur


EverliteAutomobile Lights1975

Restu IbuBus Body Building1981

Ziegler IndonesiaFire & Rescue Truck Manufacturing1990

c. Property


Holiday Resort LombokHotel1991

d. Supporting


Jasa AlamPetrol & Gas Station1987

Gas BiruCNG Converter1987

Ritra Konnas Freight CentreContainer Depot Werehouse1996

3.1.2 Lokasi

a. Kantor Pusat

Gedung Blue Bird

Jl. Mampang Prapatan Raya No.60

Jakarta 12790, Indonesia

Telp. (021)7989000, 7989111

b. Pool (Jabodetabek)

Kemayoran, Mampang, Ciputat, Kramat Jati, Cimanggis, Raden Inten, Penggilingan, Kelapa Gading, Daan Mogot, Puri Indah, Pondok Cabe I, Pondok Cabe II, Bintaro, Halim, Narogong, Japos.3.1.3 Strategi Bisnis Perusahaan

Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi.

Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya.

Gebrakan bisnis Blue Bird sepertinya tidak cukup di jalur angkutan penumpang saja, jasa non-penumpang pun telah digeluti Blue Bird dengan menyediakan jasa Truck Container, yaitu Iron Bird dan Angkatan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha trensportasi primer, Blue Bird juga mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufaktur otomotif.

Sebagai maarke leader, mempertahankan reputasi sebagai mitra transportasi yang handal memang tidah mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand loyality para konsumen, Blue Bird menerapkan quality control terhadap seluruh lini usahanya, dari technical support hingga customer service.

Basisi usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudinya. Selain berfungsi sebagai driver, pengemudi juga berfungsi sebagai customer service dan sales force. Pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari pengemudi inilah image Blue Bird dibangun.

Selain pengemudi, ada pula call center yang harus bekerja keras merespon setiap permintaan pelanggan. Beruntung dengan adanya teknologi radio, GPS, MDT, Internet, dan kini dengan SMS, order dari pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan mudah.

Keistimewaan lainnya dari pelayanan transportasi Blue Bird ini adalah ketersediaan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sehingga jalanan tidak pernah sepi dari armada taksi. Dengan model kerja shift karyawan, taksi yang beredar dijalananan diharapkan aka nada baik siang maupun malam hari, dari hari kerja, biasa, hingga hari libur sekalipun.

Dari segi pricing, Blue Bird bukanlah perusahaan yang bermain-main strategi ini. Tariff yang dikenakan oleh Blue Bird mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah setempat. Bahkan untuk menjaga image nya, setiap kali ada perubahan tariff, Blue Bird langsung aktif merespon. Dengan menerapkan tariff yang berlaku, Blue Bird menjadi teladan dalam urusan pricing, dan tentunya tidak akan kebingungan dengan biaya operasional. Bahkan, dengan pricing ini bagi konsumen Blue Bird akan menjadikannya sebagai operator taksi yang konsisten sehingga positioning Blue Bird tetap terjaga.3.1.4 Visi dan Misi Perusahaana. VISI : Menjadi mitra transportasi yang terpercaya

b. MISI :

Mencapai kepuasan pelanggan

Terus membangun dan mempertahankan posisi pertama sebagai pemimpin pasar

3.1.5 SDM pada PT Blue Bird Group

PT. Blue Bird memperkerjakan lebih dari 700 karyawan tetap pada tahun 2006. Melalui kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah menjadi karyawan yang ahli dalam bidangnya dan merupakan contributor besar dalam efisiensi operasional perusahaan.

3.1.6 Struktur Organisasi Lengkap PT Blue Bird Grup

3.1.7Struktur Organisasi Divisi IT/ Bussines Development

3.1.8 Tugas dan Wewenang PT Blue Bird Grup Secara Keseluruhan

Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Direksi (BOD)

a. Menyusun dan menetapkan sasaran/ target penjualan

b. Menentukan visi dan misi perusahaan

c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijakan perusahaan secara umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.

d. Bertanggung jawab terhadap dewan komisaris dan pemegang saham

e. Mengawasi perkembangan perusahaan.

2. Sekretaris

a. Membantu direksi dalam surat menyurat dan administrasi

3. Senior Audit Manager

a. Mengawasi aliran cash flow dalam perusahaan

b. Mengawasi keabsahan dan data finansial

4. VP Sales

a. Mengawasi pelaksanaan berbagai program dan strategi

5. Senior Business Development Manager

a. Penelitian, pengembangan dan penerapan teknologi baru

b. Mengawasi infrastruktur teknologi informasi

c. Control dan manajemen utilisasi perangkat lunak dan basis data

6. VP Operation

a. Menyusun dan menetapkan pembagian jadwal antar jemput

b. Menangani proses booking by call dan ketersedian kendaraan

c. Mengkoordinasikan manager driver dengan kendaraan

d. Menangani keseluruhan aktivitas jasa layanan oprasional di pool

7. VP Administration

a. Membantu berbagai kegiatan pemasaran yang dilakukan

b. Melakukan berbagai kegiatan administrasi

c. Menyediakan berbagai laporan yang diperlukan

8. VP Teknik

a. Menangani kebutuhan-kebutuhan teknis dan sparepart kendaraan

b. Mendukung oprasional melalui perawatan kendaraan

9. VP HR&GA

a. Menangani kegiatan personalia dan penggajian

b. Bertanggung jawab dalam kegiatan rekruitmen, training dan lain-lain

c. Bertanggung jawab menangani kesejahteraan karyawan

3.1.9Tugas dan Wewenang Divisi Business Development Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

1. IT Manager

a. Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT

b. Memantau dan memeriksa laporan hasil kerja seluruh tim IT yang berada dibawah komandonya

c. Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya

d. Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam kegiatan IT

e. Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggung jawabnya

f. Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan IT

g. Menentukan scenario arsitektur IT yang paling efektif dan efisien

2. Development

a. Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan dengan kegiatan pengembangan system perusahaan


c. Memeriksa dan mengontrol masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya

d. Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam kegiatan pengembangan system perusahaan

e. Melaksanakan rencana kerja IT yang berada di bawah tanggung jawabnya

f. Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan pengembangan system perusahaan

g. Menentukan scenario software termasuk didalamnya adalah proses maupun programming yang paling efektif dan efisien

3. Operation

a. Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan dengan kegiatan oprasional perusahaan


c. Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya

d. Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran kegiatan oprasional perusahaan

e. Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggung jawabnya

f. Menetapkan jumlah, persiapan dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan oprasional IT

g. Menentukan scenario perbaikan, peminjaman, dan pengajuan perangkat computer perusahaan

4. Planning, Standard, and Security

a. Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, keamanan dan standarisasi sistem perusahaan


c. Memeriksa dan mengontrol standarisasi system perusahaan

d. Membuat perencanaan untuk strategi pengembangan system perusahaan

e. Mampu memberikan solusi terbaik bagi pengembangan system perusahaan

f. Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggung jawabnya

g. Menetapkan jumlah, persiapan dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan oprasional IT

h. Merencanakan, melakukan, monitor, dan mengusulkan scenario/hasil survey/study banding/ tehnology baru yang lebih efektif dan efisien bagi perusahaan.3.2 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PENJUALAN

Sistem Informasi Penjualan dikembangkan pada bagian Sales dan Oprational untuk membantu kegiatan oprasional perusahaan yang berhubungan dengan jasa penjualan layanan antar jemput terhadap pelanggan. Sistem Informasi penjualan di PT Blue Bird Group menggunakan modul Sales Distribution dalam aplikasi SAP/R3 yang terintegrasi dengan berbagai system informasi lainnya didalam perusahaan seperti system keuangan, penggajian dan lain-lainnya.

3.2.1 Proses BisnisSistem Informasi Penjualan yang diimplementasikan di PT Blue Bird Group bertujuan untuk menangani day-to-day proses penjualan mulai dari price quotation sampai dengan proses settlement pembayaran dari pelanggan.

Setelah menganalisa proses bisnis system penjualan yang berjalan, maka didesain pemodelan bisnis yang dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram tersebut menggambarkan alur kerja proses bisnis perusahaan Blue Bird dalam system penjualan dan juga pihak mana yang menangani proses tersebut.

Berdasarkan fungsi-fungsi penting ini nantinya akan dicermati hasil investasi implementasi system penjualan dengan aplikasi SAP modul Sales Distribution, menggunakan metode information economics.

Dalam kegiatan oprasional sehari-hari departemen-departemen yang berhubungan dengan system penjualan ialah departemen Sales dan departemen Operational. Mereka terlibat dalam proses penjualan jasa kepada pelanggan sebagai bentuk transaksi bisnis PT Blue Bird Group. Pada implementasi system aplikasi modul SD ini, setiap departemen dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan secara terintegrasi.

Tahap kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Price quotation Proses bisnis penjualan yang ada di PT Blue Bird group dimualai dengan pembuatan quotation (penawaran harga) oleh bagian Sales Marketing. Price quotation dibuat berdasarkan permintaan dari pelanggan untuk menggunakan layanan jasa PT Blue Bird Group. Didalam price quotation terdapat informasi rincian jenis kendaraan yang hendak digunakan, lama pemakaian, serta harga yang diberlakukan. Quotation kemudian diberikan kepada pelanggan untuk disetujui. Dalam satu permintaan jasa dari pelanggan, proses pembuatan quotation ini sendiri bisa lebih dari satu kali, sampai pihak pelanggan setuju terhadap harga yang diberikan.2. Contract

Pembuatan contract didasari oleh quotation yang telah disetujui, dan bagian yang melaksanakannya adalah bagian Sales. Pembuatan contract dimaksudkan untuk memberikan informasi secara mendetail berapa lama pemakaian pelanggan terhadap jasa antar jemput PT Blue Bird Group.

Tampilan antarmuka pembuatan Contract

3. Create Sales Order

Setelah rincian contract selesai dibuat, maka proses selanjutnya ialah membuat sales order untuk kepentingan bagian Sales. Sales order berfungsi sebagai proses pelaksanaan contract yang disetujui. Informasi yang terdapat di dalam sales order hampir sama dengan yang terdapat dalam contract namun juga mencakup informasi penjualan lainnya seperti informasi perhitungan pajak, dan lain lain. Satu contract dapat memiliki banyak sales order, ini disebabkan oleh pembuatan sales order yang dilakukan secara periodik, sampai masa contract berakhir.

Tampilan antarmuka pembuatan Sales Order

4. Planning Order

Planning order dibuat oleh bagian Operational. Bagian Operational dari pool yang bersangkutan akan menangani pelaksanaan jasa layanan antar jemput yang sudah didefinisikan dalam contract dan sales order, lalu kemudian melakukan penjadwalan dan perencanaan sumber daya yang akan digunakan, ini mencakup ketersediaan alat transportasi (bus, mobil, atau lainnya) serta ketersediaan driver.

Fungsi lainnya yang terdapat dalam manajemen planning order ialah user dapat melihat status dari planning order dalam bentuk laporan riwayat planning order. Status dari planning order akan terupdate didalam sistem apabila driver telah melaksanakan proses ceklist (mobil keluar) dan pengendalian (mobil masuk).

5. Ceklist

Ceklist berfungsi untuk menandai apabila seorang driver membawa keluar mobil. Ceklist mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation pool dapat mengetahui lewat sistem, mobil mana yang sedang berada diluar pool dan jam keberangkatan.

Ceklist didasari dari penugasan driver untuk melaksanakan layanan antar jemput sesuai dengan planning order yang ditentukan sebelumnya oleh bagian Operational.

6. Pengendalian

Sementara ceklist berfungsi mencatat mobil keluar, pengendalian berfungsi untuk mencatat mobil yang masuk setelah melakukan layanan antar jemput, ini mencakup informasi kepulangan mobil masuk pool, serta informasi overtime jika ada.

Pengendalian mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation pool dapat mengetahui bahwa tugas antar jemput dari planning order telah dilaksanakan.7. Billing Invoice

Penagihan invoice kepada pelanggan dilakukan secara berkala. Penagihan invoice dilakukan berdasarkan planning order yang sudah terpenuhi. Pada dasarnya bagian Sales menagih sesuai dengan jumlah jam dan harga yang ditetapkan sebelumnya dalam sales order. Namun demikian tidak selamanya jumlah jam tertagih menjadi sama dengan sales order. Ini disebabkan jika terdapat overtime dari pemakaian mobil.

Didalam aplikasi SAP. setelah invoice dibuat dan diverifikasi kebenaran datanya, maka perlu dilakukan posting untuk membuat journal untuk keperluan bagian finansial. Secara jurnal, posting invoice akan otomotis menambah account payable untuk pelanggan yang ditagih sesuai jumlah invoice. Laporan invoice yang juga dihasilkan pada saat posting akan muncul dilayar aplikasi sehingga bagian Sales dapat mencetaknya untuk selanjutnya dikirim melalui kurir kepada pelanggan.

Tampilan antarmuka pembuatan Billing Invoice

8. Payment Settlement

Satu lagi proses penting yang dilakukan oleh bagian Sales adalah pembuatan jurnal settlement. Dalam satu periodik bulan, jurnal settlement perlu dibuat berdasarkan pembayaran yang telah diterima perusahaan dari para pelanggannya. Jurnal ini dimaksud untuk melalukan penyelesaian terhadap invoice invoice tertagih mana yang telah dibayar oleh pelanggan. Ini disebabkan dalam satu pembayaran, pelanggan bisa saja membayar untuk beberapa invoice yang ditagihkan kepadanya.

Tampilan antarmuka proses Payment settlement

3.2.2 Infrastruktur aplikasi SAP di PT Blue Bird Group

3.2.3 Arsitektur teknolologi informasi PT Blue Bird Group

Arsitektur teknologi informasi

3.2.4 Spesifikasi teknolologi informasi PT Blue Bird Group

Hardware

Server Personal Computer (PC)

CPU/ProcessorMainBoard Memory HDD

Monitor, Keyboard, Mouse Case Graphic LAN

Handkey (Piranty) Printer Inkjet (Epson C45)

Barcode Reader (HPP)

Barcode Scanner (HPP VS800)

Printer Dot Matrix (Epson LQ2180)

Printer Dot Matrix (Epson TMMU2880B)

Printer Dot Matrix (Epson LZ300)

Switch (3 Com)

Router (Cisco 1760) Modem Dial Up UPS (3KVA)

Software

Operating System: Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 1

Utility Software: Safend Protector, Firewall, Norton Anti Virus

Bahasa Pemrograman

ABAP

Visual Basic Delfi Java

Data Base

Database System : ORACLE

Database Release : 9.2.0.7.0

Addressability : 64 Bit

Database Size : 1000 GB

Other Database System : Microsoft SQL Server 2000

3.3 PEMBOBOTAN NILAI DAN RISIKO KORPORASI PT BLUE BIRD GROUP

Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilainilai perusahaan yang tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan lainlain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, risiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem.

Faktor nilai dan risiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.

3.3.1PENILAIAN FAKTOR DOMAIN BISNIS3.3.1.1Financial Value

3.3.1.1.1Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). Manajemen organisasi memandang faktor ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +8.

3.3.1.2Strategic Value

3.3.1.2.1Strategic Match

Bagi PT. Blue Bird Group, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic match ini, diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.2.2Competitive Advantage

Bagi PT. Blue Bird Group, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya. Karena PT. Blue Bird Group melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka faktor ini mendapatkan bobot +1.3.3.1.2.3Competitive Response

Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, perusahaan mash menggunakan sistem manual dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan secara maksimal bagi para pelanggannya yang bisa berakibat beralihnya pelanggan ke pesaing.

Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +1.3.3.1.2.4Management Information for Critical Faktors

Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat yang nantinya akan digunakan untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang bersifat strategis. Untuk itu, PT. Blue Bird Group sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun panjang. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +2.

3.3.1.3Stakeholder Value

3.3.1.3.1Service and Quality

Penggunaan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group membuat perusahaan mampu memberikan pelayanan (service) yang baik terhadap para pelanggannya sehingga kepuasan pelanggan dapat dipertahankan. Penggunaan TI juga diharapkanmampu menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas sehingga mampu menunjang kegiatan operasional perusahaan. Faktor ini mendapat bobot yang tinggi, bobot yaitu +2.

3.3.1.3.2Agility, Learning, and Empowerment

Teknologi informasi yang diterapkan perusahaan untuk menunjang kegiatan operasional menuntuk user untuk cepat beradaptasi dengan baik. Hal ini menyebabkan diperlukan adanya training bagi user yang akan mengoperasikan TI tersebut supaya user dapat memanfaatkan TI secara maksimal, efektif, dan efisien. Nilai dalam faktor ini diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.3.3Cycle Time

Teknologi informasi yang diterapkan oleh PT. Blue Bird Group diharapkan dapat membantu semua pihak yang terkait guna mempercepat dan memperlancar proses bisnis. Maka dari itu, faktor ini diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.4Competitive Strategic Risk3.3.1.4.1Business Strategy Risk

Dalam menerapkan teknologi informasi pasti selalu ada risiko yang timbul, misalnya risiko kegagalan dalam strategi bersaing. Bagi PT. Blue Bird Group, risiko-risiko yang ada tidak terlalu dikhawatirkan karena perumusan strategi bisnis selalu melibatkan teknologi informasi sebagai salah satu basis kekuatan yang ada. Pengimplementasian teknologi informasi dapat membantu pihak manajemen agar dapat lebih cepat menyusun rencana-rencana ke depan, baik rencana dalam menyusun strategi bisnis maupun strategi lainnya. Oleh sebab itu, risiko ini diberi bobot -2.

3.3.1.5Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.3.1.5.1Business Organizational Risk

PT. Blue Bird Group telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang detail dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh sebab itu, risiko ini dberi bobot -1.

3.3.2PENILAIAN FAKTOR DOMAIN TEKNOLOGI3.3.2.1Strategic Value3.3.2.1.1Strategic IT Architecture

Penerapan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +1.3.3.2.2Competitive Strategic Risk

3.3.2.2.1IT Strategiy Risk

Bagi PT. Blue Bird Group, perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif di masa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan atau proses bisnis, IT harus bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisa risiko dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan risiko ini mendapat bobot yaitu -1.

3.3.2.3Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.3.2.3.1IT Definitionl Uncertainty

Bagi PT. Blue Bird Group, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan, pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena kebutuhan dari user sudah dapat diidentifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat bobot yaitu +1.

3.3.2.3.2IT Technical and Implementation

Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk pengimplementasian tekonologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT. Blue Bird Group. PT. Blue Bird Group mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen mendapat bobot yaitu +1.

3.3.2.3.3 Service Delivery

Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. Blue Bird Group, perusahaan langsung memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI secara benar sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka risiko ini mendapat bobot yaitu -1.

3.3.3HASIL PEMBOBOTAN NILAI DAN RISIKO KORPORASIHasil perhitungan bobot dan skor maksimum untuk sistem

DOMAIN BISNISBobotSkor Maksimum

A.Financial Values40

Return On Investment (ROI) 8

B.Strategic Values

Strategic Match210

Competitive Advantage15

Competitive Response15

Management IS for CSFS210

C.Stakeholders Values

Service and Quality210

Agility, Learning and Empowerment15

Cycle Time210

D.Competitive Strategy Risk

Business Organization Risk-2-10

E.Organization Strategy Risk and Uncertainty

Business Organization Risk-1-5

DOMAIN TEKNOLOGI

A.Strategic Values

Strategic IT Architecture15

B.Competitive Strategy Risk

IT Strategic Risk-1-5

C.Organization Strategy Risk and Uncertainty

IT Definitional Uncertainty-1-5

IT Technical and Implementation-1-5

IT Service Delivery-1-5

TOTAL VALUES+20+100

TOTAL RISK AND UNCERTAINTY-7-35

Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan risiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan ranking per faktor antara 0-5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total risiko berjumlah 35.

3.3.4Menentukan Nilai Korporat ke dalam Kuadran

Hasil analisa nilai-nilai korporat terhadap PT. Blue Bird Group membuktikan sisi bisnis perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat kuat juga. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi-aplikasi komputerisasi. Maka isu penting yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama di atas adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhada perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI. Namun risiko-risiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

Tabel Mapping Nilai Korporasi ke dalam Kuadran

DOMAIN BISNISPorsi PenilaianBobot

1Return On Investment (ROI)Highest8

2Strategic MatchMedium2

3Competitive AdvantageLow1

4Competitive ResponseLow1

5Management IS for CSFsMedium2

6Service and QualityMedium2

7Agility, Learning and EmpowermentLow1

8Cycle TimeMedium2

9Business Strategy RiskMedium-2

10Business Organization RiskMedium-1

DOMAIN TEKNOLOGI

1Strategic IT ArchitectureLow1

2IT Strategic RiskMedium-1

3IT Definitional UncertaintyMedium-1

4IT Technical and ImplementationMedium-1

5IT Service DeliveryMedium-1

Total Value20

Total Risk and Uncertainty-7

Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan di atas, ditetapkan PT. Blue Bird Group berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, di mana sisi bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting di dalam strategi perusahaan.

Ini menyakinkan bahwa PT. Blue Bird Group sebagai perusahaan yang terkomputerisasi di mana kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan teknologi informasi.

BAB IV

KESIMPULAN

penerapan sap pada perusahaan blue bird

Documents