Perancangan Sistem Informasi Web Marketing dan Web Report Invoice Pembelian PT Yummy Food Utama

Oleh :Andri Budhi UtomoAprianti Lestari

DAFTAR ISI

PENGENALAN i

Bab 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan ........................................................................... 1 1.2 Struktur Perusahaan ........................ 1 Bab 2 PROJECT CHARTER 2.1 Project Title ...................... 2 2.2 Project Objectives ................... 2 2.3 Project Conception ..................... 2 2.4 Problem Statement .................... 3 2.5 Initial Scope of Project .................... 6 2.6 Constraint ..................... 7 2.7 Objectives ..................... 7 2.8 Project Documentation and Communication ..................... 8 2.9 Project Organization and Staffing Approach .................... 8 2.10 Scheduling ...................... 9

Bab 3 PROBLEM ANALYSIS PHASE 3.1 Problem Domain ............... 11 1. 3.2 Problem and Opportunity Analysis ............................ 12

Bab 4 REQUIREMENT ANALYSIS PHASE 4.1 Define Requirements .................. 15 4.2 Analyze Requirements ......................... 15 4.3 Data Modelling ................... 16 Bab 5 DECISION ANALYSIS PHASE 5.1 Identifying Candidate Solution ............ 26 1. 5.2 Analyzing Candidate Solution ....................... 27 1. 5.3 Comparing Candidate Solution ..................... 27 1. 5.4 Recommend a Solution ....................... 29

Bab 6 APPLICATION ARCHITECTURE 6.1 Physical Data Flow Diagram ......................... 30 6.1.1 Phisical Processes ...................... 30 6.1.2 Physical Data Flows .............................. 30 6.1.3 Physical Data Stores ............................. 33 6.2 Network Architecture .................... 33 Bab 7 DATABASE DESIGN 7.1 Relational Database Schema (3NF) ................... 35Bab 8 SYSTEM INTERFACE 8.1 User Interface ......................... 40 Bab 9 KONSTRUKSI DAN IMPLEMENTASI SISTEM 9.1 Konstruksi Sistem .................. 58 9.2 Implementasi Sistem .......................... 57

PENGENALAN SISTEM INFORMASII. Definisi Sistem Informasi SistemBeberapa komponen yang memiliki fungsi yang berbeda dan saling berkait bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. InformasiData atau fakta yang telah diproses dan telah memiliki arti yang bermanfaat terrmutama dalam kebutuhan informasi. Sistem InformasiKombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan IT yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi atau sebuah rangkaian prsedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.

Alur Sistem InformasiYang dicoba untuk dilakukan oleh sistemTujuanProsedur KerjaCara kerja yang dilakukan user dan teknologi informasiTeknologi InformasiUserInformasi

II. Tujuan Sistem Informasi Informasi Web Marketing Memudahkan reseller perusahaan dan konsumen mengenali produk PT.YFU . Memberikan berbagai kemudahan dalam menjalankan suatu kegiatan pemasaran. Memberikan kemudahan untuk mengelolah data penjualan dan repot penjualan dengan perusahaan bekerja sama.

III. Kemampuan Sistem Informasi Web Marketing a. Kemampuan Secara Umum Web Marketing Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi. Menyediakan komunikasi dalam orginasasi atau antar individual yang menggunkan sistem sebagai alat komunikasi yaitu Web. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang kecil tetapi mudah diakses dengan cepat. Memungkinkan pengaksesan informasi yang banyak diseluruh dunia dengan cepat dan mudah.b. Kemampuan Sasaran Bisnis Peningkatan produktivitas Pengurangan biaya dalam hal segala aspek bisnis Peningkatan pengambilan keputusan Peningkatan layanan perusahaan kepada pelanggan Pengembangan suatu aplikasi aplikasi strategi baru yang dapat menguntukan perusahaan.

IV. Hubungan Sistem Informasia. Sistem Informasi berhubungan dengan PemakaiPemprosesan TransaksiManajer & StaffData non TransaksiPemprosesan InformasiPemegang Saham & pihak LainData TransaksiPelanggan,Pemasok & Pihak Lain

b. Interaksi Siste Informasi terhadap Komponen dalam PerusahaanStruktur OrganisasiProses BisnisStrategi ManajemenSistem & Teknologi InformasiOrang dan Budaya

V. Peranan Penting Sistem Informasi Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas tugas Mengaitkan perencaan , pengerjaan dan pengandali dala sebuah sub sistem Mengkoordinasi subsistem dengan teratur Mengintegrasikan subsistem Hubungan perancaan , pengerjaan dan pengendalian dalam sebuah subsistem.

PengendalianPengerjaan`Rencana kerja & Standart kerjaPerencaanRencana kerja & Standart kerjaKinerja sekarang & masa laluUmpan balik hasil kerja vs rencana kerjaInformasi Pengkerjaan

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang PerusahaanPT.Yummy Food Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang industri diary yang memproduksi yoghurt, keju dan susu. Industri diary adalah sebuah industri yang memproduksi susu. Susu yang biasa dikelola berasal dari sapi yang kemudian diolah menjadi yoghurt.PT. Yummy Food Utama telah berdiri 25 tahun dan memiliki berbagai pengalaman dengan selalu menciptakan varian baru dari setiap produknya. PT Yummy Food Utama merupakan salah satu perusahaan dalam industry diary yang terbesar di Indonesia. Pegawai PT.Yummy Food Utama memiliki 700 pegawai yang terdiri dari ahli microbiologi, ahli komputer, sales marketing tenaga administrasi dan tenaga pemeliharaan sapi yang tesebar di dua lokasi yaitu Jakarta dan Bogor.1.2. Sejarah PerusahaanPembuatan keju Yummy dimulai pada tahun 1988 di Bali dalam skala kecil. Produk pertamanya berupa dadih putih (Curd Cheese), gumpalan keju Feta (Feta Cheese), dan bermacam-macam keju bumbu segar (Fresh Spiced Cheese). Produk ini dapat dinikmati di restoran dan hotel di Kuta dan Sanur sampai Ubud dalam bentuk bermacam-macam kue keju, keju Feta untuk salad Yunani yang terkenal, dan olesan keju segar putih yang dicampur dengan bawang putih, lada hijau, atau lada hitam dari Gunung Agung. Melihat peluang bisnis yang ada, Yummy pindah ke Jakarta. Dengan pesat produk Yummy mendapat tempat di supermarket, hotel, restoran, cafe, dan bakery di Jakarta dan sekitarnya. Kemudian produk Yummy berkembang hampir ke seluruh nusantara dimulai dari Bogor, Bandung, Semarang, Yogya, Surabaya, Bali, Lombok, Medan, Padang, Manado, Makasar, dan Balikpapan.

Seiring dengan berjalannya waktu PT. Yummy Food Utama menjadi perusahaan yang stabil dengan sumber daya manusia yang terlatih dan ahli dalam bidangnya dengan jumlah tenaga kerja 50 orang. Dengan 2 orang ahli microbiologi yang bertanggung jawab di bidang produksi dan quality control yang didukung oleh tenaga ahli dari Jerman Hermina Dobson pencipta Yummy. Pada tahun 1995 PT. Yummy Food Utama dibeli oleh PT. Danaprisma Mitra, grup usaha yang memiliki peternakan di Cicurug, Sukabumi. Peternakan ini dimulai tahun 1966 oleh Ibu Dani Bustanil Arifin yang memulai usaha dengan 9 ekor sapi Holstein Frisian di Cijantung, Jakarta Timur.Peternakansapi PT Daniprisma Mitra mulai di CicurugPT Fajar Taurus mulai memproduksi yoghurtPT Yummy Food Utama mulai membuat keju di BaliYFU dibeli PT Daniprisma Mitra. Investasi dimulai pada tahun yang samaPT YFU merencanakan strategi pertumbuhan sebagai awal perubahanYFU pindah ke Cijantung JakartaPT YFU membeli PT Fajar TaurusRealisasi penjualan Rp 500 miliar per tahun

1966200920072013199519881975

Gambar Perjalanan Sejarah YMUPemilik baru menyediakan prasarana yang lebih lengkap dan luas, sehingga keseluruhan Yummy termasuk sumber daya manusianya pindah ke Cijantung. Dengan demikian Yummy mendapatkan sumber susu dengan kualitas yang baik. Setiap pagi mobil tangki berisi susu segar berangkat dari peternakan memerlukan waktu satu jam untuk sampai ke gerbang PT. Yummy Food Utama dan susu langsung mengalami proses pasteurisasi. Produsen keju segar tidaklah lengkap kalau tanpa keju kambing. Yummy segera mengimpor ternak kambing Sanen dari Australia dan sekarang menjadi kira-kira 150 ekor. Fresh Goat Cheese Yummy sekarang ini sudah tersedia di restoran yang terkenal di Jakarta.

1.3. Visi dan Misi PT.Yummy Food UtamaAdapun pernyataaan umum mengenai visi dan misi yang dicanangkan oleh manajemen YFU adalah: Visi : Menjadi produsen fresh dairy product terbesar di Indonesia Misi : Menghasilkan revenue Rp. 500 miliar per tahunHal ini mungkin bukan mimpi yang mudah dicapai, namun melihat kinerja perusahaan pada tahun 2008 kemarin sepertinya YFU memiliki potensi besar dalam mewujudkannya. Tahun 2008 penjualan YFU meningkat tajam 73% dibanding tahun 2007, bahkan tahun-tahun sebelumnya YFU hanya bisa tumbuh di kisaran antara 23 30%, seperti terlihat pada Gambar di bawah ini.

Total penjualan tahun 2008 senilai Rp. 26,6 miliar berasal dari segmen produk susu (10%), keju (40%), dan yoghurt (50%). Peningkatan signifikan tahun tersebut paling banyak disumbangkan dari pertumbuhan penjualan yoghurt (merek Yummy dan Taurus) yang luar biasa. Melihat perkembangan seperti ini, manajemen YFU mulai berpikir untuk mencanangkan sebuah perubahan besar terkait rencana strategis perusahaan untuk lebih memperbesar pangsa pasar.

1.4. Struktur Organisasi

BAB IIPROJECT CHARTER

2.1. Project TitlePerancangan Web Marketing yang Terintegerasi Database Perusahaan PT Yummy Food Utama

2.2. Project ObjectivesProyek ini akan membuat suatu web marketing untuk menunjang pemasaran produk PT.Yummy Food Utama dengan desain yang lebih terintegrasi, menarik dan memudahkan para konsumen atau reseller perusahaan. Web ini diharapkan memberikan banyak manfaat baik bagi perusahaan , reseller atau konsumen langsung. Web ini bukan hanya untuk menampilkan iklan agar produk yummy makin dikenal masyarakat Indonesia tetapi hubungan antar divisi kerja lebih terkoordinasi sehingga lebih mudah dilaksanakan serta hambatan yang timbul dapat diminimalkan, sehingga hubungan kerja antar divisi dan proses kerja menjadi lebih efektif dan cepat. Tujuan akhir dari proyek ini adalah terciptanya lingkunagn bisnis yang lebih efisiensi dan proses kerja yang kondusif sehingga kualitas pekerjaan serta profesionalisme pekerjaan dapat dimaksimalkan dan waktu kerja yang lebih efisien. Sehingga dapat memuaskan konsumen dan reseller perusahaan akan kinerja yang lebih baik dari PT.Yummy Food Utama.

2.3. Project ConceptionProyek ini merupakan buah pikiran dari mahasiswa Politeknik Negeri Jakarta untuk menganalisa sistem dari PT.Yummy Food Utama yang sudah mendapatkan surat jalan atau izin dari dosen kami Bp.Refirman dan General Manager PT.Yummy Food Utama. Untuk sebuah perusahaan diary seperti yummy, yang terpenting adalah kepuasaan cita rasa pelanggan terhadap produk yummy. Reseller PT.Yummy Food Utama adalah reseller besar dan tetap mengambil produk yang diproduksi PT.Yummy Food Utama. Dengan tingkat persaingan yang semakin tinggi dibidang produk diary dan kemajuan teknologi yang semakin pesat, diputuskan bahwa web yang sudah ada kurang interaktif .Sehingga diputuskan untuk membuat suatu web marketing yang lebih intreaktif bagi para reseller perusahaan dan konsumen. Pembuatan Web dimulai dari pembuatan data base nama reseller perusahaan, sehingga perusahaan dapat memulai pembuatan web secara keseluruhan.

2.4. Problem StatmentWeb adalah suatu sistem informasi yang menunjang penjualan dan pengenal produk di berbagai kalangan masyarakat baik dalam dan luar negeri. Penanganan web ini di bawah langsung General Manager Sales Marketing PT Yummy Food Utama. Tugas dari Web ini adalah suatu sistem yang digunakan untuk melakukan penjualan secara online dan lebih luas ruang lingkupnya dibanding berjalan secara offline. Secara garis besar Web ini akan mencakup divisi marketing dan produksi. Pada saat ini PT.Yummy Food Utama belum memiliki web marketing yang dapat meningkatakan penjualan. Sehingaa proses pengiklanan masih dilakukan secara manual. Maksud dari manual disini adalah proses iklan masih dengan mengirimkan flayer kepada reseller perusahaan setiap muncul produk baru. Dengan demikian pemasaran produk PT. Yummy Food Utama kurang efisien.Suatu Web yang menarik dan memiliki manfaat penuh dirasakan sebagai solusi yang memadai untuk mengatasi kendala kendala penjualan yang dihadapi PT.Yummy Food Utama.

Masalah masalah yang ditemui pada sistem web lama :1. Kebutuhan untuk mengirim iklan kepada reseller perusahaan. Pengiriman iklan ini masih secara manual yaitu dengan membuat flayer setiap produk baru dari PT.Yummy Food Utama. Untuk pengiriman flayer ini PT.Yummy Food Utama bekerjasama dengan PT.Pos Indonesia. Hal ini sangat tidak efesien dari segi waktu dan biaya yang sangat besar dikeluarkan untuk proses iklan ini.2. Jenis produk yang bermacam dari mulai yoghurt , keju sampai susu sehingga web yang dibuat harus standarisasi.3. Proses penagihan yang dilakukan secara manual, dengan mendatangkan kurir ke reseller perusahaan yang mempunyai tagihan pembelian.

Tabel 1 : Tabel Problem Statement Matrix PROJECT: Perancangan Web Marketing PT Yummy Food UtamaPROJECT MANAGER:

CREATED BY: Andri Budhi Utomo LAST UPDATED BY: Aprianti Lestari

DATE CREATED: 02/30/2013DATE LAST UPDATED: 05/14/2013

Brief Statements of Problem, Opportunity, or Directive Urgency VisibilityAnnual Benefits Priority or Rank Proposed Solution

laporan singkat.masalah, waktu ,atau perintahKeadaan yan g mendesakBesarnya efekk perubahan Laporan keuntungan tahunanSkala perioritasUsulan/solusi

1Proses pemasaran membutuhkan waktu yang lama, karena masih menggunakan cara manual untuk pengiklanan setiap produk baruASAP High $ 3,000 1 Dibutuhkan Perkembangan Cepat

2. Penagihan setiap pembelian reseller terhadapa produk PT.Yummy Food Utama masih dilakukan secara manual.ASAP High $ 2,000 1 Dibutuhkan Perkembangan Cepat

3. Tidak ada automatisasi komunikasi antara divisi marketing atau penjuualn terhadapa divisi produksi mengenai produk terbaru atau penambahan dan pengurangan produk dalam prosesnya2 bulan Medium $ 1,000 1 Dibutuhkan Perkembangan Cepat

5. Pengendalian kinerja pemasaran, penagihan, keuangan, maupun pengendalian pelaksanaan proses promosi yang masih dilakukan secara verbal dan paper-based. 2 bulan High $ 1,500 2 Perkembangan cepat

2.5. Initial Scope of ProjectPada proyek ini yang membuat suatu web marketing dengan tujuan meningkatkan pemasaran dan melakukan pengenalan atau promosi produk secara online sehingga semua cakupan masyarakat dengan mudah mengetahuinya.Pada proyek ini banyak pihak yang memiliki keterkaitan langsung, karena tujaun proyek memiliki ruang lingkup atau scope yang luas. Tetapi untuk sistem informasi ini scope atau ruang lingkup yang akan digunakan mencakup : 1. Divisi Marketing atau Pemasaran2. Divisi Produksi 3. Divisi KeuanganPada Ruang lingkup sistem informasi yang sudah ada ini dapat berubah seiring dengan perkembangan proyek ini.2.6. Constraint 1. Pegawai PT.Yummy Food Utama banyak yang masih tidak mengerti komputer dan bagaimana cara penggunaan komputer yang baik. 2. Web marketing yang dibuat harus efisien terhadapa penggunaanya dan harus mampung digunakan oleh berbagai spesifikasi komputer client.

2.7. Objectives 1. Pengiriman laporan iklan kepada reseller dapat dilakukan secara Online dengan media web marketing yang dibuat pada proyek ini.2. Penagihan pembelian terhadap reseller dapat dibuat seefisien mungkin dengan menyimpan data penagihan terhadap reseller langsung pada web marketing yang dibuat proyek ini.3. Web marketing dibuat meningkatkan pemasaran dan melakukan pengenalan atau promosi produk secara online sehingga semua cakupan masyarakat dengan mudah mengetahuinya.Agar proyek dapat menghubungkan semua divisi yang terkait.

2.8. Project Documentation and Communication 1. Komunikasi antar anggota tim dilakukan dengan cara melalui e-mail, forum diskusi yang telah disediakan, maupun pembicaraan langsung. 2. Seluruh dokumentasi tentang proyek ini akan ditaruh pada satu direktori khusus yang dapat diakses oleh semua anggota tim. 2.9. Project Organization and Staffing Approach Project manager memilki tanggung jawab untuk : 1. Menunjuk anggota tim. 2. Mereview dan menyetujui project deliverables. 3. Memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 4. Menyetujui perubahan ruang lingkup, anggaran dan jadwal.

Stakeholders yang terlibat dalam pembuatan sistem antara lain: 1. System owner : PT. Indra Karya 2. System user : Pegawai bagian Biro Administrasi Proyek dan pegawai proyek PT.Indra Karya 3. Project manager : Andri Budhi Utomo 4. System designer : Aprianti Lestari5. System builder : Andri Budhi Utomo 6. System analyst : Aprianti Lestari

2.10. Scheduling Pengembangan sistem akan dilakukan dalam 7 tahap yaitu : 1. Tahap Problem Analysis : melakukan analisa sistem yang sudah ada di perusahaan tersebut. Durasi : 15 hari Deliverable: System Improvement Objectives 2. Tahap Requirement Analysis : Mendefinisikan apa yang di butuhkan oleh divisi pemasaran dan pelaporan penagihan kepada reseller. Tujuan dari tahap ini untuk mengidentifikasi Data, Proses, Interface untuk memenuhi kebutuhan pengguna dari sistem yang akan dibuat.Durasi : 10 hari Deliverable : Marketing Requirement Statement3. Tahap Decision Analysis : Mengidentifikasi berbagai solusi yang ada, menganalisa solusi apa yang akan digunakan pada sistem, dan merekomendasikan solusi sistem sebagai target solusi yang akan didisain. Durasi : 9 hari Deliverable : System Proposal 4. Tahap Design : Mentransformasikan bentuk laporan penagihan iklan pada reseller dan Web marketing yang lebih menarik, dari requirement analysis untuk dikonstrusikan isnis dari Tahap Requirement Analysis menuju spesifikasi desain untuk dikonstruksikan. Dalam pengertian lain, menentukan bagaimana teknologi akan diterapkan pada sistem yang baru. Durasi : 10 hari Deliverable : Spesifikasi Design5. Tahap Construction : Membangun sistem yang memenuhi kebutuhan bisnis bagian pemasaran dan spesifikasi disain serta untuk mengimplementasikan interface antara sistem baru dengan sistem yang sudah ada. Durasi : 15 hari Deliverable : Functional System 6. Tahap Implementation : Melakukan sosialisasi terhadap reseller peusahaan dan para konsumen tentang web marketing PT.Yummy Food Utama dan diberikan pelatihan kepada reseller peusahaan yang akan melihat langsung data pembelian didalam web.Durasi : 15 hari Deliverable : Operational System

BAB IIIPROBLEM ANALYSIS PHASE

Setelah melakukan tahap Preliminary Investigation, kami telah mengetahui permasalahan yang terdapat pada bagian Marketing PT.Yummy Food Utama. Pada tahap sebelumnya juga telah mendapatkan scope atau ruang lingkup permasalahaan dan objectives dan perencaan proyek ini.

Pada tahap ini yang akan dilakukan adalah problem analysis atau menganalisis permasalahan yang terjadi pada PT. Yummy Food Utama, yang dilakukan adalah menganalisa permasalahaan lebih dalam atau lebih mendetail mengenai permasalahan permasalahan yang ada PT. Yummy Food Utama. Selain melakukan analisa masalah, hal lain yang harus dilakukan adalah mempelajari domain permasalahan. Domain permasalahan dapat diketahui dengan mempelajari atau memahami permasalahaan yang ada pada sistem yang telah ada atau yang dijalankan oleh PT. Yummy Food Utama.

3.1. Problem DomainTahap ini dilakukan bertujuan menganalisa problem, opportunity dan directives dari sistem yang lama.Problem dari sistem yang telah ada akan dianalisa dari sisi data, proses dan interfacenya : 1. DATA sistem yang telah ada, tempat menyimpan data. Sistem yang telah ada masih menyimpan semua data marketing atau pemasaran dan penjualan pada bagian Marketing PT. Yummy Food Utama . Data yang disimpan mencakup Rencana Pemasaran, Laporan Bulanan penjualan , Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Penjualan. Begitu juga bagian lain yang berhubungan dengan Marketing, menyimpan datanya dengan filing cabinet. Seperti bagian personalia yang menyimpan data tenaga ahli yang digunakan pada proyek dan bagian finance yang menyimpan data tenaga ahli yang digunakan.

2. PROSES yang ada pada sistem yang telah ada bersifat manual, karena banyaknya pihak yang harus terlibat untuk menjalankan suatu proses. Proses yang dilakukan sistem antara lain : Penagihan faktur pembelian secara manual., dengan mengirim kurir untuk melakukan penagihan pada perusahaan yang menjadi reseller pt. Yummy Food Utama. Proses pemasaran masih menggunakan cara manual , yaitu mengirimkan sebuah flayer yang berisikan tentang produk baru PT.Yummy Food Utama kepada semua reseller PT.Yummy Food Utama. Pemilihan tenaga kerja yang terlibat dalam proses ini dilakukan dengan biro SDM dan memberikan spesifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan. Penyerahan laporan tagihan penjualan dari reseller perusahaan masih menggunakan cara manual, yaitu menggunakan kurir sebagai perantaranya. Penentuan anggaran untuk melakukan penagihan masih menggunakan sistem manual. Hal in dilakukan oleh bagian Keuangan perusahaan. Proses penagihan harus menunggu konfirmasi pihak reseller dengan telepon, memastikan bagian keuangan berada ditempat untuk menerima tagihan tersebut. Penentuan anggaran pemasaran produk, masih menggunakan sistem manual oleh bagian Marketing Pt. Yummy Food Utama.

3. INTERFACE dari sistem yang telah ada sekarang adalah lokasi dari sistem yang telah ada dan sistem yang telah dijalan yaitu kantor PT. Yummy Food Utama.

3.2. Problem and Opprtunities Analysis Untuk menganalisa permsalahaan yang ada, digunakan cause and effect analysis untuk menganalisa penyebeb munculnya permasalahan dan akibat apa yang akan ditimbulkan oleh permasalahan tersebut. Apabila sudah diketahui penyebab suatu permasalahaan maka akan dapat diketahui bagaiman solusi yang harus dilakukan agar permasalahn tersebut dapat terselesaikan . Setelah mengetahui dan memahami permasalahaan yang sudah ada , dapat disimpulkan system improvement objectives dan constraint dari sistem. Berikut adalah matrix problem, opportunities, objectives dan constraint dari sistem yang ada :

Tabel 2 : Problems, Opportunities, Objectives and Constraint Matrix PROJECT: Sistem Informasi Marketing PT. Yummy Food UtamaPROJECT MANAGER: Aprianti Lestari

CREATED BY: Andri Budhi Utomo and Aprianti Lestari LAST UPDATED BY: Aprianti Lestari

DATE CREATED: 05/03/2013DATE LAST UPDATED: 05/03/2013

Cause and Effect Analysis System Improvement Objectives

Problem or Opportunity Cause and Effects System Objective System Constrant

1. Response time dari penanganan penagihan membutuhkan waktu lamat 2. Bentuk laporan penagihan yang tidak standard 3. Pemsaran produk masih menggunakan cara lama atau manual 4. Tidak ada automatisasi komunikasi bagian antar divisi di PT. Yummy Food Utama5. Kurangnya reliability penyimpanan data dan informasi. 6. Tidak efisiennya penentuan anggaran pemasaran produk 1. Keperluan untuk mengirim penagihan secara periodik ke reseller perusahaan yang kini masih dilakukan secara manual. Proses manual seperti ini cenderung menghabiskan waktu, tidak efisien, dan reliability-nya terbatas. 2. Bentuk laporan bervariasi. 3. Pengolahan dan repositori data tidak penjualan dan pembelian tidak terintegrasi dengan dengan Marketing. 4. Semua masih dilakukan secara verbal dan paper-based. 5. Backup data dan repository data masih berupa dokumen analog. 6. Tidak ada sistem yang menangani proses anggaran pemasaran.

1. Membuat system baru yang terintegrasi penuh. 2. Melakukan standarisasi laporan. 3. Membuat system yang menggunakan database untuk backup data dan repository data reseller perusahaan. 4. Menghilangkan kebiasaan komunikasi secara verbal dan paper-based dalam pengendalian pelaksanaan proyek dan menggantinya dengan suatu system yang terautomatisasi dengan baik. 5. Membuat Sistem yang menggunakan database penagihan kepada reseller.6. Membuat sistem untuk anggaran pemasaran.

1. Masih adanya lokasi reseller perusahaan yang belum terjangkau oleh jaringan komunikasi. 2. Masih adanya staff yang computer-illiterated. 3. Aplikasi yang dibuat harus mempertimbangkan spesifikasi komputer client yang masih rendah.

BAB IVREQUIREMENT ANALYSIS PHASE

Pada fase ini bertujuan untuk menentukan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi System Objectives, seperti yang ditentukan sebelumnya.

4.1. Define RequirementsPada requirement analysis phase, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengindentifikasi kebutuhan dari sistem. Dasar dari tugas ini adalah System objectives yang telah dilakukan pada fase problem analysis.

Ada dua kategori pada requirement, functional requirement yaitu aktivitas dan servis yang harus dilakukan dan disediakan oleh sistem. Kategori yang lain adalah nonfunctional requirement yaitu fitur lain yang diperlukan sistem, agar dapat lebih memuaskan.

Berikut adalah requirements dari Perencanaan Sistem Informasi Web Marketing dan Dekstop Client Report Invoice Pembelian PT Yummy Food Utama :1. Functional Requirements : Pengiriman penagihan pembelian dilakukan secara Online. Pembangunan database untuk penyimpanan data, dokumen dan informasi dan backupnya. Pembuatan website yang interaktif2. Nonfunctional Requirements : Penentuan anggaran pemasaran produk.

4.2. Analyze RequirementsAnalisa requirement dilakukan dengan menggunakan teknik model-driven. Berikut ini adalah :1. DATA- data yang disimpan dan diambil oleh sistem. Model data yang digunakan adalah dengan Entity Relationship Diagram. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada Data Modelling. 2. PROSES Semua yang dilakukan oleh sistem. Model proses yang digunakan adalah dengan Data Flow Diagram. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada Process Modelling. 3. Interface antar-muka dari sistem. Interface model yang digunakan adalah dengan use case diagram. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada Interface Modelling.

4.3. Data ModellingDalam pengembangan sistem dibutuhkan peran penting dari sistem model, karena biasanya problem tidak terstruktur. Salah satu cara untuk menstrukturisasi suatu masalah adalah dengan menggambarkannya dengan model. Sebuah model adalah representasi dari kenyataan. Data model seperti Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan unutk mendokumentasikan dan menganalisa data-data yang diperlukan dalam sistem yang baru. Data model ini digunakan sebagai titik awal dari pendesainan database. Pada gambar 2 di bawah ini adalah Entity Relationship Diagram dari Perencanaan Sistem Informasi Web Marketing dan Dekstop Client Report Invoice Pembelian PT Yummy Food Utama. ERD ini menggambarkan data-data dan hubungan antar data yang ada pada sistem baru.

BAB VDecision Analysis PhasePada tahap atau fase ini akan dilakukan pencarian solusi melalui alternatif alternatif terbaik untuk mengatasi permasalahan pada sistem yang ada di perusahaan PT.Yummy Food Utama.Solusi akan ditentukan berdasarkan fase yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya, yaitu permasalahan, oppoutunitiens, objectives dan constraint. Kandidat analisa solusi akan dilakukan melalui cara pembuatan Sistem Kandidat Analisa tampilan matrix yang akan memudahkan melakukan perbandingan antar kandidat solusi yang ada.5.1 Identify Candidate SolutionsPada dua kandidat solusi yang telah ditentukan bertujuan untuk membangun sistem yang dapat menunjang kebutuhan pemasaran atau marketing pada PT.Yummy Food Utama.Berikut adalah kandidat solusi yang disiapkan untuk menangani permasalahan yang ada, yaitu :Kandidat solusi 1Membuat suatu Web Marketing yang berjalan dengan model user friendly, sehingga pemasaran lebih efesien dan mendapat lebih banyak customer. Pada web ini pun terdapat sebuah wadah untuk menampung data pembelian customer dan penagihan faktur pembelian pada customer atau reseller perusahaan.Kandidat solusi 2 Membuat suatu Web Marketing hanya khusus untuk pemasaran produk, tanpa ada wadah atau aplikasi untuk menampung data pembelian customer dan penagihan faktur pembelian pada customer atau reseller perusahaan

Tabel 3: Candidate System Matrix Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2

Portion of system computerized Membuat suatu Web Marketing yang berjalan dengan model user friendly, sehingga pemasaran lebih efesien dan mendapat lebih banyak customer. Pada web ini pun terdapat sebuah wadah untuk menampung data pembelian customer dan penagihan faktur pembelian pada customer atau reseller perusahaan.

Membuat suatu Web Marketing hanya khusus untuk pemasaran produk, tanpa ada wadah atau aplikasi untuk menampung data pembelian customer dan penagihan faktur pembelian pada customer atau reseller perusahaan

Benefits Kebutuhan dasar pemasaran produk lebih efektif dan tidak ada penagihan terhadap reseller perusahaan secara manual.Sama seperti kandidat 1 dengan adanya pemasaran produk lebih efisien

Workstations Workstation 1 : komputer dengan prosesor corei3, RAM 4GB,Hard Disk 500 GB, OS Windows 8.Workstation 2 : komputer dengan prosesor corei3, RAM 2GB,Hard Disk 500 GB, OS Windows 8.Sesuai dengan kandidat 1. Workstation 1 : komputer dengan prosesor corei3, RAM 4GB,Hard Disk 500 GB, OS Windows 8.Workstation 2 : komputer dengan prosesor corei3, RAM 2GB,Hard Disk 500 GB, OS Windows 8.

Software tools needed - Xampp sebagai database - Dreamweaver dan Note Pad++ untuk pembuatan Web Marketing- Xampp sebagai database - Dreamwiver dan Note Pad++ untuk pembuatan Web

Application software Dreamweaver sama seperti kandidat 1

Method of data processing Web Marketing Web Marketing dan Dekstop Client

Output devices and implications printer sama seperti kandidat 1

Input devices and implications Keyboard dan mouse sama seperti kandidat 1

Storage devices and implications MySQL sever DBMS dengan kapasitas 80GB sama seperti kandidat 1

5.2 Analyzing Candidate Solution Setelah kandidat solusi ditentukan, selanjutnya hal yang harus dilakukan adalah melakukan analisa untuk dilihat kelayakan setiap kandidat solusi yang tepat. Sebelum kelayakan tercapai , kandidat solusi harus diidentifikasi. Untuk mendapat kelayakan harus memenuhi beberapa kriteria kelayakan terlebih dahulu, yaitu : Technical : Teknik yang digunakan dalam melakukan pendesainan web marketing PT. Yummy Food Utama harus bisa diaplikasikan oleh setiap staff yang menggunkan dan membangun web tersebut. Operational : Pengoperasian Web Marketing PT.Yummy Food Utama harus user friendly, yang dimaksudkan agar semua kalangan masyarakat dapat memanfaatkan web. Dengan adanya web marketing, ditargetkan pengenal produk PT.Yummy Food Utama dapat dikenal secara luas dan menungkatkan penjualan produk. Economic : Dengan adanya web marketing, PT.Yummy Food Utama dapat mengurangi biaya pengiklanan secara manual. Sehingga keuntungan PT.Yummy Food Utama bertambah. Schedule : Web Markeying PT.Yummy Food Utama dapat bertahan dalam periode waktu yang panjang.5.3 Comparing Candidate Solution Comparing Candidate Solution yang dimaksudkan adalah suatu perbandingan antara kandidat 1 dan kandidat 2, antar ke dua kandidat tersebut akan dilihat kelayakkan kandidat yang lebih baik. Tabel 4 di bawah ini memperlihatkan perbandingan kelayakan antara kedua kandidat solusi yang telah dipilih sebelumnya.

Tabel 4 : Feasibility Matrix Feasibility Criteria WeightCandidate 1 Candidate 2

Operational feasibility Functionality : A description to what degree the candidate would benefit the organization and how well the system would work Political : A description of how well received this solution would be from both user management, user, and organization perspective 30% Sistem Web Marketing ini dibuat secara userfriendly dan web marketing ini sudah terdapat database langsung yang menampung data reseller. Score : 85 Sistem Web Marketing ini dibuat secara userfriendly dan web marketing ini tidak terdapat database langsung yang menampung data reseller dan reseller tidak dapat mengecek langsung setiap transaksi pembelian yang mereka lakukan.Score : 75

Technical feasibility Technology : An assesment of maturity, availability (or ability to acquire), and desirability of the computer technology needed to support this candidate Expertise : An assesment of the technical expertise needed to develop,operate, and maintain the candidate system 30% Sebelum adanya web marketing penjualan atau pemasaran produk yang dilakukan PT.Tummy Food Utama belum maksimal.

Perlu adanya sosialisai terhadap web marketing yang akan direalisasikan oleh PT.Yummy Food Utama

Score : 85 Penikmat produk PT.Yummy Food Utama tidak semua dapat melihat produk melalui web.

Sama seperti candidate 1

Score : 80

Economic feasibility Cost to develop : Payback period : Net present value : Detailed calculations : 30% 2 juta Rupiah 1 tahun 1 juta Rupiah Lihat lampiran Score : 80 2,5 juta Rupiah 1 tahun 1 juta Rupiah Lihat lampiran Score : 80

Schedule feasibility An assesment of how long the solution will take to design and implement 10%

3 bulan Score : 85

4 bulan Score : 85

Ranking 100% 83.7580

5.4 Recommend a Solution Setelah melakukan perbandingan antar dua kandidat dari solusi yang ada, maka pilihlah kandidat solusi yang mendapatkan nilai lebih tinggi pada Feasibility Matrix, yaitu kandidat 1 yang digunakan untuk melakukan pembuatan Web Marketing.

Bab VIIDATABASE DESIGN

Fase ini membahas perancangan database yang akan digunakan sistem yang baru. Untuk mendefinisikan tabel-tabel tersebut akan dilakukan juga pembuatan Data Definition Language (DDL).Data Definition Language1. Data PembelianCREATE TABLE IF NOT EXISTS `data_pembelian` ( `ID_Perusahaan` varchar(30) NOT NULL, `nama_perusahaan` varchar(50) NOT NULL, `transaksi` varchar(300) NOT NULL) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

INSERT INTO `data_pembelian` (`ID_Perusahaan`, `nama_perusahaan`, `transaksi`) VALUES('J001', 'J''CO DONUTS & COFEE', 'Youghort 500gr 100pc, Fetachesess 250gr 10pc'),('J002', 'SOUR SALLY', 'Blackpapper 250gr 10pc, Greenpapper 500gr 5pc dan Garlic 250gr 10pc.'),('J003', 'KFC', 'Fetahchesess 100gr 15pc, Fetahchesess in olive oil 250gr 10pc'),('J004', 'TIARA BANGSA', 'Yofit Orange 10pc, Yofit Strawbery 5pc dan Yofit Peach 20pc');

2. Nama PerusahaanCREATE TABLE IF NOT EXISTS `nama_reseller` ( `nama_perusahaan` varchar(30) NOT NULL, `tgl_join` date NOT NULL) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

INSERT INTO `nama_reseller` (`nama_perusahaan`, `tgl_join`) VALUES('J''CO DONUTS & COFEE', '2008-10-10'),('SOUR SALLY', '2008-12-10'),('DUNKIN DONUTS', '2009-01-05'),('BARKIN ROBBINS', '2009-02-08'),('TIARA BANGSA', '0000-00-00'),('NOVOTEL', '2009-04-15'),('KFC', '2009-04-05'),('MC''DONALD', '2009-06-07'),('AW RESTORAUNT', '2009-07-08'),('TEXAS CHIKEN', '2009-10-15');

3. Data UserCREATE TABLE IF NOT EXISTS `tabel_user` ( `ID_User` varchar(5) NOT NULL, `user_name` varchar(20) NOT NULL, `pass` varchar(10) NOT NULL, PRIMARY KEY (`ID_User`), UNIQUE KEY `user_name` (`user_name`)) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

INSERT INTO `tabel_user` (`ID_User`, `user_name`, `pass`) VALUES('001', 'Admin1', '123'),('002', 'Admin2', '1234');

4. Tagihan PembelianCREATE TABLE IF NOT EXISTS `tagihan_pembelian` ( `ID_Perusahaan` varchar(30) NOT NULL, `nama_perusahaan` varchar(30) NOT NULL, `tagihan_pembelian` varchar(50) NOT NULL) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

INSERT INTO `tagihan_pembelian` (`ID_Perusahaan`, `nama_perusahaan`, `tagihan_pembelian`) VALUES('J001', 'J''CO DONUTS & COFEE', 'Rp.5.000.000'),('J002', 'SOUR SALLY', 'Rp.3.500.000'),('J003', 'KFC', 'Rp.2.000.000');

BAB VIIIUSER INTERFACE WEB YUMMYPada bab ini akan menberikan tampilan akhir atau suer interface dari web yang telah kita buat untuk PT.Yummy Food Utama.a. User Interface Web PT.Yummy Food Utama1. Tampilan menu home

2. Tampilan Join Us

3. Tampilan Setelah Join Us

4. Tampilan cerita kami

5. Tampilan produk PT. Yummy Food Utama

6. Tampilan Resep

7. Tampilan Gaya Hidup Sehat

8. Tampilan Contac Person PT. Yummy Food Utama

b. User Interface Web ComdatLOGIN

1. Tampilan Home Comdat

2. Tampilan Nama Perusahaan

3. Tampilan Hubungn Kerjasama

4. Tampilan Nama Perusahaan

5. Tampilan Data Pembelian

6. Tampilan Tagihan Pembelian

BAB IXKONSTRUKSI DAN IMPLEMENTASI SISTEM

Pembuatan suatu sistem atau perancangan suatu sistem terdiri dari beberapa tahapan. Tahap tahap tersebut akan dijelaskan secara detail. Tahap pertama adalah tahap pengembangan sistem tersebut. Suatu pengembangan sistem akan dilakukan setelah kita membuat sebuah desain sisten yang kita inginkan dan disetujui oleh PT. Yummy Food Utama. Setelah disetujui kita dapat langsung memgembangkan sistem tersebut dengan cara dilakukan penerapan dari desain yang telah dibuat. Tahap kedua adalah instalasi, yang dimaksud instalasi pada sistem kami adalah kegiatan untuk mempersiapkan perangkat keras dan desain teknis dari desain yang sudah ada. Tahap ketiga atau tahap terakhir dalam pembuatan Web PT. Yummy Food Utama adalah pengujian terhadap Web yang baru selesai dibuat dalam implementasi dan instalasi selesai dilaksanakan. Error atau bug yang terdapat dalam implementasi dapat diketahui dan diperbaiki setelah pengujian dilaksanakan. Pengujian dilakukan harus sesuai dengan prosedur pengujian, agar sistem yang dihasilkan sesuai dengan keinginan PT. Yummy Food Utama.9.1 Kontruksi SistemSuatu sistem dibuat harus diketahui kelayakan dari sistem tersebut. Apakah sistme tersebut layak atau sesuai dengan kebutuhan PT. Yummy Food Utama, karena hal itulah dilakukan pengujian dari sistem tersebut.Sistem web yang dibuat harus berfungsi dengan baik, sesuai dengan yang dibutuhkan bagi PT. Yummy Food Utama. Sistem web dibuat untuk melakukan pemasaran produk PT.Yummy Food Utama, maka dari itu web tersebut harus sangat efesien dan interaktif agar meningkatkan penjualan PT. Yummy Food Utama sesuai dengan tujuan sistem web ini dibuat.Web ini dibuat dengan tujuan utama pemasaran dan tujuan lainnya adalah untuk wadah penggabung reseller baru dan sebagai wadah untuk menampung data transaksi yang dilakukan reseller setiap minggunya akan diupdate didalam web. Jadi reseller dapat setia waktu melihat jumlah transaksi dan tagihan mereka setia saat.9.2 Implementasi SistemPada fase ini adalah fase yang akan menjelaskan tentang bagaimana implentasi sistem disuatu operasi sistem. Fungsional sistem berasal dari fase construction yang merupakan input dari fase implementasi. Deliverable dari fase implementasi adalah operational sistem yaitu sistem yang telah siap untuk dijalankan dan masuk ke fase operation and support. Tahap-tahap fase implementasi antara lain adalah : a. Conduct Sysem TestPackage dari software yang dibutuhkan sudah di install dan dilakukan testing maka sistem baru yang sudah akan dilakukan final testing. Yang terlibat dalam proses ini adalah sistem analis, owner, dan builder. b. Prepare Conversion Plan Pengidentifikasian database yang sudah di install pelatihan dan dokumentasi untuk user untuk dikembangkan dan stategi perubahan sistem lama ke sistem baru. c. Install Databases Mempopulasikan database sistem baru dengan data yang berasal dari sistem lama. d. Launching WebLaunching web dilakukan setelah semua bagian sistem telah diselesaikan dan web sudah rampung dikerjakan.