pengauditan terhadap pengurusan bajet dan ......penyediaan bajet tahunan perlu dilakukan secara...
TRANSCRIPT
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat1
1.0 LATAR BELAKANG
Pengurusan kewangan merujuk kepada proses perancangan, pengagihan dan
penggunaan tenaga manusia, modal (wang tunai), barangan (aset) dan perkhidmatan
bagi memenuhi matlamat sesuatu organisasi. Pelaksanaan proses ini hendaklah
mematuhi undang-undang, prosedur dan arahan yang berkuat kuasa yang ditetapkan.
Pengurusan kewangan yang cekap dan teratur amat penting dalam menguruskan
sumber-sumber yang terhad seperti tenaga manusia, wang, bahan-bahan mentah dan
metodologi, menguruskan permintaan yang banyak ke atas sumber-sumber ini,
menentukan alternatif terbaik dalam menguruskan sumber-sumber tersebut dan
seterusnya meningkatkan tahap ekonomi negara.
Bidang-bidang utama dalam pengurusan kewangan adalah pengurusan organisasi,
pengurusan bajet, pengurusan terimaan, pengurusan perbelanjaan, pengurusan aset
dan stor serta Kumpulan Wang Amanah. Manakala komponen pengurusan kewangan
pula terdiri daripada perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, kawalan dan
penilaian. Kawalan ke atas pengurusan kewangan penting bagi memastikan aktiviti-
aktiviti yang dilaksanakan dalam suatu bidang pengurusan kewangan adalah
mengikut perancangan yang telah ditentukan melalui sistem perakaunan, laporan dan
pengauditan serta mematuhi undangundang, prosedur dan arahan yang berkuat
kuasa. Dalam hasrat untuk memastikan MQA melaksanakan pengurusan kewangan
yang cekap dan teratur, Unit Audit Dalam telah memilih untuk menjalankan
pengauditan ke atas Pengurusan Bajet dan Terimaan MQA.
2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan ini adalah seperti berikut:
i. menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap dan berhemat;
ii. menentukan sama ada bajet diurus mengikut prosedur dan peraturan
kewagan serta pekeliling Kerajaan yang ditetapkan; dan
PENGAUDITAN TERHADAP
PENGURUSAN BAJET DAN TERIMAAN
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat2
iii. menentukan sama ada pengurusan terimaan, pungutan dan perbankan
wang serta cek dilakukan mengikut peraturan kewangan MQA dan Arahan
Perbendaharaan
3.0 SKOP DAN METODOLOGI
Pengauditan dijalankan di Unit-Unit di bawah Bahagian Kewangan MQA yang
mengurus bajet serta penerimaan hasil. Pengauditan ini dijalankan dengan meneliti
peraturan kewangan, fail dan dokumen yang mengandungi maklumat Anggaran
Belanja Mengurus (ABM), laporan ke Kementerian Pendidikan Malaysia dan
Kementerian Kewangan, minit mesyuarat dan rekod berkaitan dengan pengurusan
bajet MQA bagi tahun 2012, 2013 dan 2014 serta dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan terimaan hasil. Di samping itu, pemeriksaan di kaunter hasil serta temu bual
dengan pegawai yang terlibat juga telah diadakan.
4.0 PENEMUAN AUDIT
4.1 PENGURUSAN BAJET
Setiap agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang
keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan.
Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan bajet yang
meliputi penyediaan bajet, pengagihan peruntukan, kelulusan viremen dan
tambah peruntukan, pemantauan kemajuan/prestasi perbelanjaan dan
pelaporan bagi menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap,
berhemat dan mengikut peraturan.
Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek utama kawalan bajet adalah seperti
berikut:
4.1.1 Penyediaan Bajet
Bajet merupakan satu mekanisme yang digunakan oleh organisasi bagi
mengenal pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk
melaksanakan program dan aktiviti. Setiap tahun, Kementerian Kewangan
mengeluarkan Pekeliling mengenai Garis Panduan Penyediaan Anggaran
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat3
Perbelanjaan dan perlu disediakan serta dikemukakan kepada Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) sebagai kementerian penyelia mengikut tarikh
yang telah ditetapkan. Penyediaan bajet tahunan perlu dilakukan secara
berhemat selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008.
MQA telah mematuhi tarikh penghantaran anggaran perbelanjaan seperti yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan seperti jadual berikut:
JADUAL 1 :
PEMATUHAN TARIKH MENGEMUKAKAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS (ABM) KE KEMENTERIAN
Tahun ABM 2014 ABM 2013 ABM 2012
Tarikh Ditetapkan Kementerian Kewangan
15 Jun 2013 30 Mac 2012 31 Mac 2011
Tarikh Ditetapkan Kementerian Pengajian Tinggi/Pendidikan
20 Mac 2013 12 Mac 2012 25 Mac 2011
Tarikh Dikemukakan Oleh MQA
21 Mac 2013 12 Mac 2012 24 Mac 2011
Sumber: Bahagian Kewangan MQA
Cadangan bagi setiap butiran bajet hendaklah disokong dengan justifikasi yang
jelas, disemak semula dan diluluskan oleh Ketua Jabatan. Seterusnya
dikemukakan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan.
Pihak Audit mendapati, cadangan bajet tahunan MQA tahun 2014, 2013 dan
2012 telah disediakan berdasarkan input daripada semua peringkat
bahagian/unit dan telah disokong dengan justifikasi yang jelas serta
diperakukan oleh Ketua Eksekutif. Cadangan belanjawan mengurus tahun
2014 telah diluluskan oleh Majlis MQA pada 16 Mei 2013, cadangan bagi
tahun 2013 (23 April 2012) dan cadangan bagi tahun 2012 adalah pada 19
Mei 2011.
4.1.2 Kelulusan Bajet
Kementerian Kewangan telah meluluskan Anggaran Belanja Mengurus (ABM-
7) kepada MQA seperti ditunjukkan di jadual berikut:
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat4
JADUAL 2 :
JUMLAH ANGGARAN BELANJA MENGURUS YANG DILULUSKAN OLEH
KEMENTERIAN KEWANGAN MENGIKUT TAHUN
2014 2013 2012
Geran Kerajaan 33,593,600 30,070,000 26,329,000
Sumber Dalaman 6,000,000 5,030,000 5,000,000
JUMLAH 39,593,600 35,100,000 31,329,000
Sumber: Bahagian Kewangan
4.1.3 Pengagihan Peruntukan
Setiap peruntukan yang diluluskan perlu mempunyai jadual atau pelan tindakan
supaya peruntukan dapat dibelanjakan mengikut perancangan sebelum akhir
tahun. Anggaran belanja mengurus bagi tahun 2013 yang telah diluluskan
adalah RMRM35.10 juta dan perbelanjaan sebenar adalah berjumlah RM35.60
juta atau sebanyak 101.4%. Anggaran belanja mengurus bagi tahun 2014 telah
diluluskan berjumlah RM39.59 juta dan sehingga bulan Oktober 2014,
perbelanjaan sebenar adalah berjumlah RM27.85 juta atau sebanyak 70.4%.
Butiran terperinci peruntukan, perbelanjaan dan baki peruntukan Dasar Sedia
Ada (DSA) mengikut Bahagian/Unit adalah seperti di Jadualberikut:
JADUAL 3 : BUTIRAN PERUNTUKAN, PERBELANJAAN DAN BAKI BAGI
DASAR SEDIA ADA
KOD PTJ
BAHAGIAN/UNIT PERUNTUKAN PERUNTUKAN
KEMASKINI PERBELANJAAN
KEMASKINI
PERATUS PERBELANJAAN KEMASKINI KE
ATAS PERUNTUKAN
KEMASKINI
BAKI PERUNTUKAN
L01 Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa
750,000.00 947,000.00 761,824.21 80.45% 185,175.79
L02 Unit Keurusetiaan 358,000.00 358,000.00 260,733.73 72.83% 97,266.27
L04 Unit Audit Dalam 4,500.00 5,500.00 4,020.30 73.10% 1,479.70
P01 Bahagian Dasar & Penyelidikan
50,500.00 49,500.00 17,018.05 34.38% 32,481.95
P02 Bahagian Pentadbiran 7,143,000.00 7,108,000.00 6,015,940.85 84.64% 1,092,059.15
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat5
KOD PTJ
BAHAGIAN/UNIT PERUNTUKAN PERUNTUKAN
KEMASKINI PERBELANJAAN
KEMASKINI
PERATUS PERBELANJAAN KEMASKINI KE
ATAS PERUNTUKAN
KEMASKINI
BAKI PERUNTUKAN
P03 Bahagian Teknologi Maklumat
949,000.00 949,000.00 609,254.84 64.20% 339,745.16
P04 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
20,650,600.00 20,488,600.00 14,567,133.20 71.10% 5,921,466.80
P05 Bahagian Kewangan 651,000.00 651,000.00 494,468.10 75.96% 156,531.90
Q01 Bahagian Standard 395,500.00 395,500.00 135,394.75 34.23% 260,105.25
Q02 Bahagian Audit Institusi
375,500.00 375,500.00 139,937.99 37.27% 235,562.01
Q04 Bahagian Koordinasi & Rujukan Jaminan Kualiti
171,000.00 171,000.00 58,226.82 34.05% 112,773.18
QA1 Bahagian Akreditasi Sains Perubatan
1,030,000.00 1,030,000.00 592,113.65 57.49% 437,886.35
QA2 Bahagian Akreditasi Kejuruteraan & Teknologi
1,700,500.00 1,700,500.00 942,318.78 55.41% 758,181.22
QA3 Bahagian Akreditasi Sastera & Kemanusiaan
893,500.00 893,500.00 646,558.39 72.36% 246,941.61
QA4 Bahagian Akreditasi Sains Sosial
2,000,500.00 2,000,500.00 1,245,574.91 62.26% 754,925.09
D03 Pusat Latihan Jaminan Kualiti MQA
470,500.00 470,500.00 163,686.20 34.79% 306,813.80
JUMLAH 37,593,600.00 37,593,600.00 26,654,204.77 70.90% 10,939,395.23
Sumber: Bahagian Kewangan
Semakan Audit mendapati sehingga 31 Oktober 2014, terdapat 5 Bahagian
yang telah berbelanja kurang daripada 50% iaitu Bahagian Dasar dan
Penyelidikan (34.38%), Bahagian Standard (34.23%), Bahagian Audit
Institusi (37.27%), Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti
(34.05%) dan Pusat Latihan Jaminan Kualiti MQA (34.79%). Pihak Audit
telah mendapatkan penjelasan mengenai perbelanjaan kurang daripada 50%
daripada Ketua Bahagian berkenaan seperti yang dinyatakan dalam jadual
berikut:
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat6
JADUAL 4 : ANGGARAN DAN PERATUSAN PERBELANJAAN SEHINGGA DISEMBER 2014
BIL BAHAGIAN
(PERUNTUKAN
DILULUSKAN)
PERBELANJAAN
BERBANDING
PERUNTUKAN
DILULUSKAN
SEHINGGA
OKTOBER 2014
(%)
ANGGARAN
PERBELANJAAN
SEHINGGA
DISEMBER 2014
(RM)
ANTARA
PERBELANJAAN
TERBESAR BAGI 3
BULAN TERAKHIR
1. Audit Institusi
(RM375,500) 37.27 283,102.99 (76%)
1. Audit Program
Pascaijazah IPTA
2. Audit Lokasi
3. Audit Susulan untuk
UTM (Swaakreditasi)
2. Standard
(RM395,500) 34.23
RM258 345.00
(65.3%)
1. Pembinaan Instrumen Penilaian APEL
2. MQF Review 3. Cetakan Dokumen 5
PS 1 brosur
3. Dasar Dan
Penyelidikan
(RM50,500)
34.38 Tidak Dinyatakan
1. Kompilasi Dasar Berdasarkan COPPA 2009-2013
2. Sesi Taklimat Dasar (Pihak Luar)
4. Koordinasi Dan
Rujukan Jaminan
Kualiti (RM171,000)
34.05 RM138,513.90
(81%)
1. Program Feed
Forward Siri Akhir
2. Penilaian APEL
5. Pusat Latihan
MQATC
(RM470,500) 34.79 RM289,898 (62%)
1. Bengkel COPPA Bil
4/2014 pada 19-21
November 2014
2. Bengkel Self Review
Report (SRR) MPQ-
MQA pada 9 & 10
Disember 2014
Sumber: Unit Audit Dalam
Pihak Audit berpuas hati dengan penjelasan yang diterima daripada Bahagian
terbabit. Pihak Audit juga mendapati elemen luar kawalan seperti yang dihadapi
oleh Bahagian Audit Institusi dan Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan
Kualiti yang memerlukan keputusan pihak luar seperti Kementerian dan
INQAAHE sebelum menggunakan peruntukan tersebut. Bagaimanapun, pihak
Audit berpendapat kurangnya penggunaan peruntukan disebabkan kebanyakan
program dan aktiviti luar yang dirancang yang pada asalnya menggunakan
kemudahan hotel, penentuan ahli panel sama ada dari dalam atau luar Lembah
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat7
Klang dan bilangan jemputan panel perlulah dirancang dengan lebih realistik
disebabkan bajet yang dirancang bagi sesuatu program dan aktiviti telah
diluluskan oleh Kementerian Kewangan. Masalah kekurangan bilangan peserta
bengkel seperti yang dihadapi oleh MQATC juga boleh menyebabkan
perancangan awal terjejas. Setiap tahun Kementerian Kewangan
mengeluarkan Garis Panduan Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus untuk
rujukan Kementerian dan Agensi di bawah seliaannya. Salah satu daripada
arahan yang dinyatakan dalam garis panduan iaitu berkaitan dengan
perbelanjaan berhemat dan langkah penjimatan diambil kira semasa
penyediaan.Pihak Audit mendapati perbelanjaan berhemat dilakukan
selepas peruntukan diluluskan dan bukannya semasa penyediaan
anggaran tersebut. Untuk mengelakkan manipulasi bajet selepas
diluluskan, pihak Audit mencadangkan perancangan realistik ke atas
penyediaan bajet serta memastikan objektif core businessMQA tercapai
dengan perancangan tersebut.
4.1.4 Kelulusan Viremen/Pindah Peruntukan
Pindah peruntukan perlu mendapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal atau
wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Setiap permohonan tambahan atau
pindah peruntukan perlu dinyatakan sebab ia perlu dibuat serta dikemukakan
kepada Ketua Pengarah untuk kelulusan.
Semakan Audit mendapati semua pindah peruntukan telah diluluskan
oleh Ketua Pegawai Eksekutif secara bertulis. Semua rekod kelulusan
pindah peruntukantelah dikemaskini di dalam Buku Vot.
4.1.5 Pelaporan
Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan yang disahkan oleh
Pengawal Kewangan hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Ketua
Eksekutif/Ketua Pengarah/ Kementeriansebelum 7 haribulan pada setiap suku
tahun.Semakan Audit mendapati Pengarah Bahagian Kewangan ada
menyediakan laporan prestasi kewangan dan kedudukan aliran tunai MQA
setiap suku tahun dan telah dihantar kepada Kementerian Pengajian
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat8
Tinggi (KPT) bagi tujuan permohonan penyaluran geran suku tahun
kepada MQA.
4.2 PENGURUSANTERIMAAN
4.2.1 KAWALAN BORANG HASIL
4.2.1.1 Penggunaan Borang Hasil
a) Stok Borang Hasil
Semakan Audit mendapati baki stok borang hasil yang didaftar didalam buku
log bersamaan dengan baki sebenar.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.32.4
b) Borang Hasil Disimpan Dengan Selamat
Semakan Audit mendapati kesemua borang hasil yang masih belum
digunakan disimpan didalam peti besi berkunci. Lokasi peti besi juga berada
didalam bilik yang selamat.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.32.5
Arahan Perbendaharaan 68
c) Semakan Nombor Siri Borang Hasil
Semakan Audit mendapati semua stok borang hasil yang diterima telah
disemak oleh pegawai bertanggungjawab dan telah diperakui betul
berkenaan ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit. Buku
resit juga disusun mengikut turutan dan dikeluarkan mengikut susunan
nombor yang betul.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.32.4
Arahan Perbendaharaan 66 (a) / 66 (b)
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat9
4.2.1.2 Perekodan Borang Hasil
a) Resit Dikeluarkan Dengan Segera
Semakan Audit keatas 30 sampel yang dipilih mendapati, terdapat 1 resit
telah dikeluarkan lebih awal daripada penerimaan bayaran. Maklumat adalah
seperti di Jadual 5berikut :
JADUAL 5 : RESIT DIKELUARKAN LEBIH AWAL
No. Resit Tarikh Terima
Bayaran Tarikh Resit Dikeluarkan
Amaun
01008 11/9/2014 9/9/2014 3,500.00
Sumber : Unit Audit Dalam
Maklum Balas Auditi:
Untuk makluman Unit Audit Dalam, Unit Pendaftaran mula mengeluarkan
resit keatas setiap fi permohonan program yang diterima bermula Mei
2014.
Semasa saranan pelaksanaannya, Unit Pendaftaran telah mengutarakan
masalah yang bakal dihadapi sekiranya pengeluaran resit dibuat secara
segera sebaik sahaja permohonan program diterima.
Ini kerana proses kerja di Unit Pendaftaran melibatkan dua lapisan
semakan bagi setiap permohonan program yang dikemukakan oleh
Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT).
Semakan pertama dibuat di kaunter penerimaan dimana resit dikeluarkan
secara serta-merta dan semakan hanya tertumpu kepada lengkap atau
tidak lengkapnya permohonan tersebut.
Semakan kedua adalah semakan yang lebih terperinci berkaitan dasar dan
polisi serta kandungan am permohonan tersebut. Semakan ini dibuat oleh
pegawai di Unit Pendaftaran.
Apabila permohonan daripada INTEC diterima pada Selasa, 9/9/2014,
kaunter penerimaan mendapati bahawa permohonan tersebut telah
lengkap dan kerana itu, resit telah pun dikeluarkan serta - merta.
Namun apabila semakan dibuat oleh pegawai Unit Pendaftaran, polisi
menghendaki pihak INTEC menyertakan pathway bagi permohonan
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat10
peringkat foundation yang berupa senarai universiti di Jepun yang bakal
menerima pelajar - pelajar Malaysia untuk melanjutkan pengajian di
peringkat Sarjana Muda di Jepun.
Pathway tersebut telah diterima pada Khamis, 11/9/2014 dan tarikh
berkenaan telah didaftarkan sebagai tarikh permohonan tersebut diterima
dengan lengkap.
Unit Pendaftaran tiada mempunyai kaedah lain bagi pengeluaran resit
selain kaedah tersebut.
b) Rekod Buku Tunai
Semakan Audit mendapati 9 daripada 30 resit tidak direkodkan pada buku
tunai pada hari yang sama. Maklumat adalah seperti di Jadual 6 berikut:
JADUAL 6 : PEREKODAN BORANG HASIL
Bil
No. Resit Tarikh Resit
Amaun (RM)
Tarikh Catatan Pada Buku Tunai
Tempoh Lewat
1 00802 6/8/2014 100.00 2/9/2014 18 hari
2 00786 5/8/2014 3,500.00 2/9/2014 19 hari
3 00844 14/8/2014 7,000.00 2/9/2014 12 hari
4 00873 19/8/2014 100.00 2/9/2014 9 hari
5 00626 2/7/2014 7,500.00 10/9/2014 46 hari
6 00976 3/9/2014 7,500.00 15/9/2014 8 hari
7 01039 11/9/2014 10,000.00 19/9/2014 5 hari
8 00286 12/5/2014 4,000.00 30/9/2014 95 hari
9 01008 9/9/2014 3,500.00 30/9/2014 14 hari
Sumber : Unit Audit Dalam
Rujukan : Arahan Perbendaharaan 72
c) Semakan Buku Tunai Dan Resit
Semakan Audit mendapati pegawai yang bertanggungjawab telah membuat
semakan keatas buku tunai dan resit yang telah dikeluarkan.
Rujukan : Arahan Perbendaharaan 80 (b)
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat11
d) Kehilangan Borang Hasil
Semakan Audit mendapati tiada kes kehilangan borang hasil direkodkan.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.23
Arahan Perbendaharaan 300
4.2.2 PENERIMAAN WANG
4.2.2.1 Hasil Yang Dikutip Mengikut Kadar Yang Dibenarkan
Semakan Audit mendapati semua hasil yang dikutip adalah mengikut kadar
yang telah ditetapkan.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.13
4.2.2.2 Ciri-Ciri Keselamatan Semasa Kutipan
a) Keselamatan Ruang Kaunter Penerimaan
Pihak Audit telah mengadakan lawatan ke kaunter penerimaan Unit
Pendaftaran dan Bahagian Kewangan. Semakan Audit mendapati ciri-ciri
keselamatan tidak wujud di kaunter Unit Pendaftaran dimana tiada papan
tanda melarang orang awam masuk kedalam ruang kaunter. Bagi kaunter
penerimaan Bahagian Kewangan pula lokasi adalah di kawasan ruang kerja
terbuka. Simpanan tunai, cek dan lain-lain hanya disimpan didalam laci
berkunci pegawai bertanggungjawab.
Rujukan : Arahan Perbendaharaan 126 (b)
Maklum Balas Auditi:
Papan tanda akan disediakan.
b) Notis Meminta Resit Oleh Orang Awam
Semakan Audit mendapati notis kepada orang awam untuk meminta resit
tiada dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.31
Arahan Perbendaharaan 61
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat12
Maklum Balas Auditi:
Notis Pemberitahuan tersebut akan ditempatkan di Kaunter Tingkat 14B
dan Kaunter Unit Pendaftaran.
4.2.2.3 Penerimaan Melalui Mel
a) Penyelenggaraan Daftar Mel
i) Daftar Mel Diselenggarakan Dengan Lengkap Setiap Bulan
Semakan Audit mendapati daftar mel telah diselenggarakan dengan
lengkap dan kemas kini.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.18.4
Arahan Perbendaharaan 71 (b)
ii) Terimaan Wang Melalui Pos Atau Penghantar Direkodkan Dalam
Daftar Mel
Semakan Audit mendapati pada hari pengauditan 25 November
2014, terdapat 3 terimaandi Bahagian Kewangan yang lewat
direkodkan dalam daftar mel. Maklumat adalah seperti di Jadual 7 :
JADUAL 7 : TERIMAAN YANG TIDAK DIDAFTARKAN DI DALAM DAFTAR MEL
Sumber : Unit Audit Dalam
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.32.5
Arahan Perbendaharaan 68
Tarikh Audit
Perihal Dokumen
Yang Diterima
Nombor Cek/Kiriman Wang/Wang
Pos
Amaun (RM)
Tarikh Mel Diterima
Tempoh Lewat (Hari)
Catatan
25/11/2014 Bayaran
Pendaftaran Program
PBB 158435 100.00 16/10/2014 26 Dokumen diterima di Unit Persijilan pada 16/10/2014. Bkew terima pada 24/11/2014. Tiada senarai dibuat.
25/11/2014 Bayaran
Pendaftaran Program
CIMB 450274 100.00 16/10/2014 26
25/11/2014 Bayaran
Pendaftaran Program
CIMB 450275 100.00 16/10/2014 26
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat13
b) Pengeluaran Resit
Semakan Audit ke atas buku rekod daftar mel mendapati kesemua sampel
yang dipilih telah mengeluarkan resit pada hari yang sama.
c) Semakan Daftar Mel
Semakan Audit mendapati buku rekod daftar mel telah diperiksa dan
disemak setiap hari dengan buku tunai oleh pegawai penyelia dan terdapat
bukti semakan melalui tandatangan ringkas.
4.2.2.4 Perakuan Penerimaan Wang
a) Pengeluaran Resit
Semakan Audit dilakukan pada 25 November 2014 di kaunter terimaan
Bahagian Kewangan dan Unit Pendaftaran mendapati resit telah dikeluarkan
dengan segera selepas menerima tunai/cek.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.27 / 7.28.1
Arahan Perbendaharaan 60
b) Pembatalan Resit
Semakan Audit ke atas buku rekod pengeluaran resit bagi bulan September
hingga November 2014 mendapati terdapat 28 resit yang telah dibatalkan.
Resit yang telah dibatalkan berserta salinannya telah direkodkan dan
disimpan. Maklumat adalah seperti di Jadual 8 :
Jadual 8 : Resit Yang Dibatalkan
Bil. No. Resit Tarikh Amaun (RM)
1 15991 3/9/2014 100.00
2 16010 3/9/2014 500.00
3 16042 3/9/2014 5,500.00
4 16044 3/9/2014 500.00
5 16047 5/9/2014 53.00
6 16048 5/9/2014 53.00
7 16139 30/9/2014 300.00
8 16147 30/9/2014 600.00
9 16148 30/9/2014 600.00
10 16149 30/9/2014 0.00
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat14
Bil. No. Resit Tarikh Amaun (RM)
11 16170 30/9/2014 0.00
12 16208 30/9/2014 300.00
13 16228 30/9/2014 37.00
14 16232 30/9/2014 40.00
15 16233 30/9/2014 25.00
16 16234 30/9/2014 25.00
17 16238 30/9/2014 23.00
18 16249 8/10/2014 7,500.00
19 16251 8/10/2014 100.00
20 16253 8/10/2014 100.00
21 16256 8/10/2014 0.00
22 16357 21/10/2014 0.00
23 16358 21/10/2014 0.00
24 16395 24/10/2014 100.00
25 16440 30/10/2014 TB
26 16492 14/11/2014 600.00
27 16501 14/11/2014 250.00
28 16510 14/11/2014 370.00 Sumber : Unit Audit Dalam
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.30
Arahan Perbendaharaan 62 (a)
c) Pegawai Yang Membatalkan Resit
Semakan Audit mendapati kesemua resityang dibatalkan dibuat oleh
pegawai yang diberi kuasa untuk membatalkan resit.
4.2.2.5 Perwakilan Kuasa
Semakan Audit mendapati pegawai yang menguruskan penerimaan Fi
Penilaian Apel di Bahagian Koordinasi Jaminan dan Rujukan Kualiti tidak
diberi perwakilan kuasa untuk menerima bayaran. Selain itu, lawatan di Unit
Rujukan Nilai Taraf memaklumkan penerimaan bayaran untuk Fi Perakuan
tidak dilakukan oleh Puan Normawati Sulaiman tetapi di bawah
tanggungjawab Puan Norfadzilah Mohd Arif. Ini berbeza dengan Senarai
Perwakilan Kuasa Perakaunan dan Kewangan (Oktober 2014)
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.2.1
Arahan Perbendaharaan 69
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat15
Maklum Balas Auditi:
Bahagian Kewangan
Perwakilan kuasa baharu akan disediakan setelah Bahagian Koordinasi
dan Rujukan Jaminan Kualiti (BKRJK) mengemukakan nama pegawai
yang bertanggungjawab mengendalikan terimaan fi penilaian APEL dan fi
perakuan
Unit Rujukan dan Nilai Taraf, BKRJK
Unit Rujukan dan Nilai Taraf (URNT), Bahagian Koordinasi dan Rujukan
Jaminan Kualitimengambil maklum mengenai isu perwakilan kuasa dan
telah memaklumkan Bahagian Kewangan untuk menambah nama
pegawai yang diwakilkan kuasa bagi Fi perakauan iaitu Puan Norfadzilah
Mohd. Arif.
Manakala bagi Fi Penilaian APEL, nama-nama yang telah diserahkan
kepada Bahagian Kewangan adalah Mohamad Azley Ahmad, Puan Nur
Asyikin Suhaimi dan Cik Aifa Hazwani Ariffin.
4.2.3 KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK
4.2.3.1 Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segera
Semakan Audit mendapati 8 daripada 30 sampel pungutan tidak dimasukkan
ke bank dengan segera. Berikut adalah senarai pungutan yang dimasukkan
ke bank tidak mengikut tempoh yang ditetapkan.
JADUAL 9 : PUNGUTAN YANG DIMASUKKAN KE BANK TIDAK MENGIKUT
TEMPOH YANG DITETAPKAN Bil Nombor
Resit Amaun Tarikh Resit Tarikh
Dibankkan Tempoh Lewat
1 00802 100.00 6/8/2014 2/9/2014 18 hari
2 00844 7,000.00 14/8/2014 2/9/2014 13 hari
3 00786 3,500.00 5/8/2014 2/9/2014 20 hari
4 00873 100.00 19/8/2014 2/9/2014 10 hari
5 00626 7,500.00 2/7/2014 10/9/2014 45hari
6 00976 7,500.00 3/9/2014 15/9/2014 9 hari
7 00286 4,000.00 12/5/2014 30/9/2014 95 hari
8 01008 3,500.00 9/9/2014 30/9/2014 14hari Sumber : Unit Audit Dalam
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat16
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.24.2
Arahan Perbendaharaan 78 (a)
Maklum Balas Auditi:
6 daripada 8 program yang disenaraikan adalah program baru dimana
program - program tersebut akan melalui proses saringan dengan pihak
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) terlebih dahulu sebelum
didaftarkan oleh Unit Pendaftaran.
Program - program ini biasanya adalah program yang memerlukan
kebenaran atau keputusan KPM untuk diteruskan proses.
Memandangkan pihak KPM memerlukan masa untuk memutuskannya,
program tersebut lambat diproses dan menjejaskan tempoh kemasukan
pungutan ke bank.
Bagi 2 lagi program dengan fi RM100.00, program ini adalah bagi
permohonan Perakuan Akreditasi Sementara dimana syarat – syarat
khusus yang dinyatakan dalam surat kelulusan pengendalian program
tidak dibuktikan selengkapnya.
PPT mengambil masa bagi mengemukakan maklumat lengkap terhadap
bukti syarat – syarat khusus tersebut. Ini menjejaskan tempoh kemasukan
pungutan ke bank.
4.2.3.2 Buku Tunai
Semakan Audit mendapati kesemua sampel pungutan yang telah
dimasukkan ke bank telah direkodkan ke dalam Buku Tunai Elektronik pada
hari yang sama.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.18.4
Arahan Perbendaharaan 79 (b)
4.2.3.3 Semakan Slip Bank Oleh Pegawai Bertanggungjawab
Semakan Audit mendapati semua slip bayar masuk ke bank telah disemak
oleh pegawai bertanggungjawab. Semakan dilakukan dengan mengecap
perkataan “Disemak” dan menurunkan tandatangan.
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat17
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.18.4
Arahan Perbendaharaan 80 (a)
4.2.3.4 Penyimpanan Pungutan Yang Tidak Sempat Dimasukkan Ke Bank
Semakan Audit mendapati kaedah penyimpanan bank draf yang tidak
sempat dimasukkan ke bank adalah tidak selamat. Berikut adalah kaedah
penyimpanan yang diamalkan di Unit Pendaftaran:
JADUAL 10 KAEDAH PENYIMPANAN UNIT PENDAFTARAN
Bil. Kaedah Penyimpanan Catatan
Bahagian Kewangan
1. Pungutan dalam bentuk wang tunai dan bank draf disimpan di dalam laci di meja pegawai bertanggungjawab sementara menunggu waktu ke bank.
Kurang selamat
Unit Pendaftaran
2. Bagi dokumen yang tidak lengkap dan belum boleh diproses, bank draf disimpan dalam kabinet besi berkunci.
Kurang selamat
3. Bagi bank draf bagi dokumen belum selesai disemak, bank draf disimpan di meja pegawai.
Tidak selamat, tiada kawalan ke atas bank draf. Mudah dicuri atau hilang semasa dokumen dalam proses semakan.
4. Bagi dokumen yang telah diproses, bank draf bagi permohonan berkenaan akan diletakkan di dalam tray untuk dipungut oleh Penyelia Pembantu Tadbir BKRJK bagi menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.
Tidak selamat, tiada kawalan ke atas bank draf. Mudah dicuri atau hilang sementara menunggu Penyelia Pembantu Tadbir membuat kutipan untuk menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.
Unit Rujukan dan Nilai Taraf
5. Pungutan bank draf disimpan di dalam tray di meja pegawai bertanggungjawab sebelum dihantar ke Bahagian Kewangan
Tidak selamat, tiada kawalan terhadap terimaan.
Sumber : Unit Audit Dalam
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.17.3 / 7.24.3
Arahan Perbendaharaan 126
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat18
Maklum Balas Auditi:
Bahagian Kewangan
Bahagian Kewangan berpendapat laci penyimpanan wang tunai dan bank
draf tersebut adalah memadai kerana laci tersebut berkunci di samping
bersekali dengan meja pegawai. Selain itu juga, penyimpanan di laci
hanyalah sementara sebelum terimaan didepositkan pada hari yang sama.
Unit Pendaftaran, BKRJK
Bagi permohonan yang tidak lengkap dan belum boleh diproses, bank
deraf akan disimpan di dalam kabinet besi berpalang yang akan diminta
daripada Bahagian Pentadbiran.
Bagi bank deraf yang permohonannya belum selesai disemak, bank deraf
akan disimpan di dalam kabinet besi berpalang yang sama.
Bagi bank deraf yang telah diproses permohonanya, bank deraf akan
diletak di dalam kabinet besi berpalang yang sama tetapi pada laci yang
berbeza untuk dipungut oleh Penyelia Pembantu Tadbir BKRJK bagi
menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.
Unit Rujukan Nilai Taraf, BKRJK
Unit Rujukan Nilai Taraf (URNT) mengambil maklum akan isu keselamatan
bank draf tersebut. Bagi memastikan bank draf tersebut selamat, bank draf
akan disimpan di kabinet besi berkunci di bilik Ketua Penolong Pengarah,
URNT.
4.2.4 KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASIL
4.2.4.1 Terimaan dan Hasil Dicatat Dengan Betul
Semakan Audit terhadap sampel Audit mendapati semua terimaan dan hasil
telah dicatat dengan betul.
4.2.4.2 Penyediaan Bulanan Penyata Penyesuaian Bank
Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank disediakan pada
setiap bulan kecuali bagi bulan September 2014 yang masih belum
disediakan semasa dokumen diterima untuk diaudit pada 3/11/2014.
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat19
Maklum Balas Auditi:
Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan September 2014 telah disediakan
pada 1 Oktober 2014. Ketika pengauditan sedang dilaksanakan, penyata
dalam semakan Pengarah Bahagian Kewangan.
4.2.4.3 Penyata Penyesuaian Bank Adalah Betul
Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank yang disediakan
adalah betul dan kemas kini kecuali bagi bulan September 2014.
4.2.4.4 Semakan dan Kelulusan Penyata Penyesuaian Bank
Semakan Audit mendapati kesemua penyata bank yang disediakan telah
disemak dan diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
JADUAL 11 : PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB MENYEMAK DAN
MELULUSKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK Penyata
Penyesuaian Bank
Penyedia Penyemak Pelulus
MBB01 Pegawai Eksekutif Bahagian Kewangan
Penolong Pengarah Bahagian Kewangan
Pengarah Bahagian Kewangan
MBB02
Hong LeongIslamic
Bank Sumber : Unit Audit Dalam
4.2.5 PENGHUTANG
4.2.5.1 Laporan Penghutang
Semakan Audit mendapati laporan penghutang telah disediakan dengan
lengkap dan kemas kini.
4.2.5.2 Laporan Pengumuran Penghutang
Semakan Audit mendapati laporan pengumuranpenghutang telah disediakan
setiap bulan.
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat20
4.2.5.3 Tindakan Susulan untuk Jumlah Tertunggak
Semakan Audit mendapati tindakan susulan telah diambil untuk
mendapatkan jumlah yang tertunggak.
4.2.5.4 Pelaporan Tunggakan Yang Tidak Dapat Dipungut
Semakan Audit mendapati tunggakan yang tidak dapat dipungut akan
dilaporkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun yang diadakan secara berkala.
4.2.5.5 Daftar Cek Tak Laku
Semakan Audit mendapati daftar cek tak laku telah diselenggarakan dengan
lengkap dan kemas kini.
Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.25
4.2.5.6 Tindakan Untuk Mendapatkan Semula Wang Daripada Cek Tak Laku
Semakan Audit mendapati tindakan sewajarnya telah diambil untuk
mendapatkan semula wang daripada cek tak laku.
5.0 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan bajet dan terimaan hasil oleh Bahagian
Kewangan MQA adalah memuaskan. Bagaimanapun, pengurusan terimaan yang
dikendalikan oleh Unit Pendaftaran serta Unit Rujukan dan Nilai Taraf di Bahagian
Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti adalah tidak memuaskan. Ini adalah
disebabkan terdapat ketidakpatuhan dalam perekodan dalam buku tunai, ciri-ciri
keselamatan yang tidak diambil kira, notis kepada orang awam, kelewatan merekod
ke dalam daftar mel, ketiadaan perwakilan kuasa dan pungutan yang tidak
dimasukkan ke bank dengan segera. Oleh itu, terdapat beberapa SYOR AUDIT untuk
dipertimbangkan:
a. Bahagian yang terbabit perlu meminda proses penerimaan dokumen yang
memerlukan semakan lanjut disebabkan dokumen tersebut menyertakan sekali
cek atau draf bank daripada pelanggan;
LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat21
b. Bahagian Kewangan perlu menambah klausa pengecualian dalam Peraturan
Kewangan MQA seperti yang terdapat dalam Arahan Perbendaharaan 72 yang
memberi kebenaran bagi 4 keadaan termasuklah jika terdapat pihak lain yang
ditugaskan mengutip bagi pihak Bahagian Kewangan;
c. Pengarah Bahagian perlu mengenalpasti pegawai yang menerima bayaran
supaya boleh diberikan perwakilan kuasa oleh Ketua Pegawai Eksekutif; dan
d. Pengarah Bahagian perlu arif dengan peraturan kewangan yang berkuatkuasa
jika Bahagian yang diketuainya terbabit dalam kutipan/terimaan hasil.
6.0 PENGHARGAAN
Pihak Audit mengucapkan ribuan terima kasih di atas kerjasama yang telah diberikan
sama ada secara langsung mahupun tidak langsung sepanjang tempoh pengauditan
ini dijalankan oleh semua pegawai yang diaudit daripada Bahagian Kewangan dan
Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti MQA.