pengawasan dalam proses administrasi
TRANSCRIPT
Pengawasan dalam Proses Administrasi
A. Pengertian Pengawasan
Menurut Herujito (2006: 242) Pengawasan (controlling) sebagai elemen
atau fungsi keempat manajemen ialah mengamati dan mengalokasikan dengan
tepat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Dalam praktek kita lihat,
kegagalan suatu rencana atau aktivitas bersumber pada dua hal, yaitu:
1. Akibat pengaruh di luar jangkauan manusia (force major).
2. Pelaku yang mengerjakannya tidak memenuhi persyaratan yang
diminta.
Menurut Terry dan Leslie (2005: 238) Pengawasan adalah proses
mengevaluasikan pelaksanaan kerja dengan membandingkan pelaksanaan aktual
dengan apa yang diharapkan (goal and objectives) serta mengambil tindakan yang
perlu. Sedangkan menurut Siagian (2005: 125) Pengawasan sebagai salah satu
fungsi organik manajemen merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan
organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai fungsi organik,
pengawasan merupakan salah satu tugas mutlak diselenggarakan oleh semua
orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manajer puncak hingga para
manajer rendah yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis
yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional.
Lebih lanjut mengenai pengertian pengawasan, Wursanto (2002: 270)
menyatakan bahwa, pengawasan atau controlling bertujuan untuk mengetahui
apakah pelaksanaan tugas/pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengawasan menyangkut kegiatan membandingkan antara hasil nyata yang
dicapai dengan standar yang telah ditetapkan, dan apabila pelaksanaannya
menyimpang dari rencana maka perlu diadakan koreksi seperlunya. Organisasi
akan mencapai sasarannya apabila pimpinan mampu melaksanakan fungsi
pengawasan dengan sebaik-baiknya.
Sedangkan menurut Simbolon (2004: 61) pengawasan ialah suatu proses
dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang
dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan
yang telah ditentukan. Jelasnya pengawasan harus berpedoman terhadap hal-hal
berikut:
1. Rencana (planning) yang harus ditentukan.
2. Perintah (orders) terhadap pelaksanaan pekerjaan (performance).
3. Tujuan.
4. Kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya.
Lebih lanjut mengenai pengertian dari pengawasan, penulis akan
menyajikan pendapat para ahli dalam penyelenggaraan proses pengawasan.
Dibawah ini akan digambarkan mengenai proses pengawasan sebagai berikut:
Planning Performance (Organizing) Control
Gambar 2.1
Proses Pengawasan menurut Simbolon
Sumber: Simbolon, Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen, (2004: 61)
Gambar 2.2
Proses Pengawasan menurut Stoner
Sumber: Stoner dalam Herujito, Dasar-dasar Manajemen, (2006: 249)
Standar Metode
Pengukuran
Prestasi
Mengukur
Prestasi Kerja
Apakah Prestasi
Memenuhi
Standar
Tidak
Ambil Tindakan
Korektif
Ya
Tidak Berbuat Apa-apa
Input
Gambar 2.3
Proses Pengawasan menurut Koontz
Sumber: Koontz dalam Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori
dan Dimensi, (2003: 178)
Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan adalah serangkaian
proses evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan, guna
menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan apa yang
diharapkan/direncanakan. Dengan adanya pengawasan, kesalahan-kesalahan yang
telah terjadi diharapkan dapat diperbaiki dan tidak terulang dikemudian hari.
B. Tujuan Pengawasan
Menurut Simbolon (2004: 62) Pengawasan bertujuan agar hasil
pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna
(efektif) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Sedangkan menurut Silalahi (2003: 181) tujuan dari pengawasan adalah:
Proses atau
Pelaksanaan
Kegiatan
Deteksi
Penyimpang-
an
Proses
Perbaikan-
perbaikanFeed back
Normal
Deviasi
Output
1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah
direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau
ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang
atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.
Agar tujuan tersebut tercapai, maka akan lebih baik jika tindakan kontrol
dilakukan sebelum terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga bersifat
mencegah (preventif control) dibandingkan dengan tindakan kontrol sesudah
terjadi penyimpangan (repressive control).
Sehingga dapat kita simpulkan bahwa tujuan pengawasan ialah untuk
mengetahui dan memahami kenyataan yang sebenarnya tentang pelaksanaan
pekerjaan atau kegiatan. Apakah pekerjaan yang dilakukan tersebut berjalan
secara efektif dan efisien. Dengan demikian objek pengawasan dapat diketahui
kinerjanya, sehingga jika terjadi kesalahan dapat diperbaiki dengan segera.
C. Fungsi Pengawasan
Dalam rangka melakukan transformasi guna meraih perbaikan kualitas
organisasi publik, perlu dilakukan pengawasan (kontrol) terhadap seluruh
tindakan dan akibat dari proses transformasi tersebut. Melalui pengawasan
tersebut dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi secara dini.
Jika kekuranngan dan kesalahan diketahui lebih awal maka akan dapat dilakukan
perbaikan dan peningkatan dengan cepat, artinya semua permasalahan dapat
diantisipasi. Dengan demikian akan menghindari terjadinya kebocoran dan
pemborosan untuk membiayai hal-hal yang justru harus direvisi.
Lebih lanjut mengenai fungsi dari pengawasan, Simbolon (2004: 62)
mengemukakan bahwa, fungsi dari pengawasan yaitu:
1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi
tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
2. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan prosedur yang ditentukan.
3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian
dan kelemahan, agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
4. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.
Selanjutnya Terry dan Leslie (2005: 238-239) mengemukakan bahwa
fungsi pengawasan ialah cara menentukan, apakah diperlukan sesuatu
penyesuaian atau tidak dan karena itu ia harus merupakan bagian integral dari
sistem manajemen.
D. Ciri-ciri Pengawasan
Pelaksanaan pengawasan yang dilakukan atau yang telah berjalan haruslah
efektif. Dengan demikian, penyimpangan atau kesalahan dapat diminimalisir
sehingga kegiatan dalam suatu institusi dalam berjalan dengan lancar dan
terkendali. Agar pengawasan berjalan efektif, maka seorang manajer atau
pimpinan instansi haruslah mengetahui ciri-ciri pengawasan yang efektif tersebut.
Menurut Siagian (2004: 130) pengawasan akan berlangsung efektif apabila
memiliki berbagai ciri yang dibahas sebagai berikut:
1. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang
diselenggarakan. Yang dimaksud ialah bahwa teknik pengawasan
harus sesuai, antara lain dengan penemuan informasi tentang siapa
yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran
pengawasan tersebut.
2. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan
adanya deviasi dari rencana.
3. Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategis
tertentu.
4. Objektivitas dalam melakukan pengawasan. Salah satu komponen
dalam rencana ialah standar prestasi kerja yang diharapkan dipenuhi
oleh para pelaksana kegiatan operasional tersebut. Standar tersebut
harus jelas terlihat bukan saja dalam prosedur dan mekanisme kerja,
melainkan rangkaian kriteria yang menggambarkan persyaratan baik
kuantitatif dan kualitatif. Dengan adanya kreteria tersebut, pengawasan
dapat dilakukan lebih objektif.
5. Keluwesan pengawasan. Pengawasan sebaiknya bersifat fleksibel
sehingga jika terjadi desakan untuk melakukan perubahan-perubahan
pada pelaksanaan, perubahan itu dapat dilakukan tanpa harus
mengganti pola dasar kebijaksanaan dan rencana organisasi.
6. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi.
7. Efisiensi pelaksanaan pengawasan. Pengawasan dilakukan supaya
keseluruhan organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi yang semakin
tinggi.
8. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat.
Dengan mengatasnamakan kecanggihan sistem pengawasan, dewasa
ini banyak digunakan dan dikembangkan berbagai teknik untuk
membantu para manajer melakukan pengawasan secara efektif seperti
berbagai rumus matematika, bagan-bagan yang rumit, analisis yang
rinci dan data-data statistik.
9. Pengawasan mencari apa yang tidak beres. Artinya, pengawasan yang
baik menemukan siapa yang salah dan faktor-faktor apa saja yang
menyebabkan terjadinya kesalahan tersebut kemudian memperbaiki
kesalahan tersebut.
10. Pengawasan harus bersifat membimbing.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri dari pengawasan yang
efektif adalah sebagai berikut:
1. Pengawasan harus mempunyai kejelasan tentang pencapaian tujuan
dalam mengadakan perbaikan.
2. Dalam pelaksanaan pengawasan, manajer harus adil dan bijak dalam
pelaksanaan kegiatan pengawasan tersebut.
3. Pengawasan harus bersifat fleksibel, dimana jika terjadi perubahan-
perubahan pada pelaksanaannya, pengawasan dapat menyesuaikan diri
dengan keadaan.
4. Pengawasan haruslah berjalan secara efektif, bila perlu efisien.
5. Pengawasan bersifat membimbing agar terjadi perbaikan.
Setelah mengetahui ciri-ciri dari pengawasan yang efektif sebagaimana
yang telah disebutkan diatas, seorang manajer atau pimpinan instansi haruslah
mengaplikasikan ciri-ciri tersebut demi kemajuan organisasi atau instansi.
E. Macam-Macam Pengawasan
Menurut Hasibuan (2005: 248) pengawasan atau pengendalian dikenal atas
beberapa macam, yaitu:
1. Internal control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan
kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang
cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan
dan lain-lain. Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas
masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi,
pengawasan atas masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan
suatu perusahaan.
2. External control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.
Pengedalian ekstern ini dapat dilakukan secara formal atau informal,
misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang
dilakukan oleh masyarakat.
3. Formal control, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau
pejabat resmi yang dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya
pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK)
terhadap BUMN dan lain-lain. Dewan Komisaris terhadap PT yang
bersangkutan.
4. Infromal control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau
konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media
massa cerak atau elektronik dan lain-lainya.
Dari konsep mengenai macam-macam pengawasan tersebut, dapat kita
simpulkan bahwa pengawasan terdiri atas pengawasan dari dalam organisasi,
pengawasan dari luar organisasi, pengawasan yang dilakukan oleh instansi atau
pejabat resmi dan pengawasan atau penilaian yang dilakukan oleh masyarakat
ataupun konsumen.
F. Instrumen Pengawasan
Siagian (2004: 137) mengemukakan bahwa, agar pengawasan
terselenggara dengan efektif, dalam arti berhasil menemukan secara faktual hal-
hal yang terjadi dalam penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional, baik yang
bersifat positif maupun berupa penyimpangan, penyelewengan atau kesalahan
diperlukan berbagai instrumen, seperti:
1. Standar hasil yang direncanakan untuk dicapai. Makna dan hakikat
standar hasil yang ingin dicapai merupakan hal yang sangat
fundamental karena terhadap standar itulah penyelenggaraan berbagai
kegiatan dibandingkan. Situasi yang ideal ialah apabila manajer dapat
mengamati sendiri segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi dan
mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan apabila terbukti terjadi
penyimpangan atau kesalahan.
2. Anggaran. Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan
dengan uang. Dengan demikian, anggaran merupakan pernyataan
tentang hasil-hasil yang diharapkan.
3. Data Statistik. Analisis statistik dari berbagai segi operasional suatu
orgasnisasi merupakan alat pengawasan yang sangat penting bagi
manajemen.
4. Laporan. Jika seorang manajer menggunakan laporan sebagai
instrumen pengawasan, manajer yang bersangkutan melakukan
pengawasan jarak jauh. Laporan berbentuk tertulis tetapi dapat juga
berupa laporan lisan.
5. Auditing. Merupakan usaha verifikasi yang sistematis dan ditunjukkan
pada berbagai segi operasional dan organisasi. Auditing dapat
ditunjukkan kepada bidang kepegawaian, bidang logistik dan bidang
finansial.
6. Observasi Langsung. Hal ini dilakukan oleh seorang manajer karena
dengan melakukan observasi langsung, ia akan memperoleh masukan
yang sangat penting baginya dalam usaha menentukan tindakan
korektif apa yang perlu diambilnya. Selain itu, observasi langsung
akan bersifat psikologis terhadap karyawan karena mereka merasa
diperhatikan.
G. Prinsip-Prinsip Pengawasan
Dalam pelaksanaan pengawasan, diperlukan prinsip-prinsip sebagai
pedoman dalam menjalankan kegiatan tersebut. Herujito (2001: 242) menyatakan
bahwa ada tujuh prinsip-prinsip pengawasan, yaitu:
1. Mencerminkan sifat dari apa yang diawasi.
2. Dapat diketahui dengan segera penyimpangan yang terjadi.
3. Luwes.
4. Mencerminkan pola organisasi.
5. Ekonomis
6. Dapat mudah dipahami.
7. Dapat segera diadakan perbaikan.
Simbolon (2004: 69) menyatakan bahwa hal ini prinsip pengawasan dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Pengawasan berorientasi kepada tujuan organisasi.
2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan
umum daripada kepentingan pribadi.
3. Pengawasan harus berorientasi kepada kebenaran menurut peraturan-
peraturan yang berlaku (wetmatigheid), berorientasi terhadap
kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan (rechmatigheid) dan
berorientasi terhadap tujuan (manfaat) dalam pelaksanaan pekerjaan
(doelmatigheid).
4. Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan.
5. Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang objektif, teliti
(accurate) dan tepat.
6. Pengawasan harus bersifat terus menerus (continue).
7. Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back)
terhadap perbaikan dan penyempurnaan dan kebijaksanaan waktu yang
akan datang.
H. Prosedur Pengawasan
Menurut Simbolon (2004: 76) prosedur pengawasan adalah sebagai
berikut :
1. Observasi, pemeriksaan dan pemeriksaan kembali.
2. Pemberian contoh
3. Catatan dan laporan
4. Pembatasan wewenang
5. Menentukan peraturan-peraturan, perintah-perintah dan prosedur.
6. Anggaran
7. Sensor
8. Tindakan disiplin.
Referensi
Hasibuan, Malayu S. P., 2005. Manajemen: Dasar, Pengertian dan Masalah,
Edisi Revisi, PT. Bumi Aksara, Jakarta.
Herujito, Yayat M., 2001. Dasar-dasar Manajemen, PT. Grasindo, Jakarta.
Siagian, Sondang P., 2007. Fungsi-fungsi Manajerial, Edisi Revisi, PT. Bumi
Aksara, Jakarta.
Simbolon, Maringan Masry, 2004. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen,
Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.
Siswanto, H. B., 2007. Pengantar Manajemen, PT. Bumi Aksara, Jakarta.
Terry, George R. dan Leslie W. Rue, 2005. Dasar-dasar Manajemen, PT.Bumi
Aksara, Jakarta.
Terry, George R., 2006. Prinsip-prinsip Manajemen, PT. Bumi Aksara, Jakarta.
Wursanto, Ig, 2002. Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Penerbit Andi, Yogyakarta
Lihat juga:
Materi kuliah lainnya