pengelolaan arsip dinamis di pengadilan negeri … · dan teman-teman magang kependidikan iii smk...

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DI PENGADILAN NEGERI SURAKARTA

KELAS 1A KHUSUS

SKRIPSI

Oleh :

RICO PRATAMA PUTRA

K7514050

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

Juni 2018

i



KELAS 1A KHUSUS

SKRIPSI

Oleh :

RICO PRATAMA PUTRA

K7514050



SURAKARTA

Juni 2018

iii



KELAS 1A KHUSUS

Oleh :

RICO PRATAMA PUTRA

K7514050

Skripsi

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar

Sarjana Pendidikan pada Program Studi

Pendidikan Administrasi Perkantoran



SURAKARTA

Juni 2018

vi

MOTTO

“Menyia-nyiakan waktu lebih buruk dari kematian. Karena kematian

menjauhkanmu dari dunia sementara menyia-nyiakan waktu memisahkanmu

dari Allah”

(Imam bin Al Qayim)

“Ilmu pengetahuan itu bukanlah yang dihafal, melainkan yang memberi manfaat”

(Imam Syafi’i)

"Tidak ada balasan kebaikan kecuali kebaikan pula”

(Ar-Rahman : 60)

vii

PERSEMBAHAN

Seiring rasa syukur terdalam kehadirat Allah SWT, skripsi ini saya persembahkan

untuk:

Kedua orang tuaku tercinta. Bapak Wahyudi dan Ibu Suwanti, yang telah

membekaliku dengan kasih sayang, do’a, dan tauladan kerja keras dalam menjalani

hidup. Serta adikku Dewi Afriliani. Terima kasih banyak.

Bapak Djoko dan Bapak Jumiyanto. Terimakasih atas kesediaan waktu dan

kesabaran dalam memberikan saya arahan, bimbingan, serta nasehat agar saya bisa

menjadi lebih baik dalam pengerjaan karya ini.

Ciwe, L-Pres, Yoga, dan Johan. Terimakasih banyak karna telah menjadi teman

sejak pertama masuk perkuliahan hingga sekarang.

Rere, Nisa, Tika, dan Nanda (Genggong). Terimakasih untuk canda tawa 45 hari

yang terus berlanjut hingga saat ini.

Bayu, Fajar, dan Galih. Terimakasih teman senasib seperjuangan.

Kang Tri Pujianto, S.S., terimakasih untuk bimbingan, nasehat, dan bantuan selama

ini.

Fajriati Fatimah Az-zahra, terimakasih untuk waktu, semangat dan dukungannya.

Lekas menyusul.

Teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran 2014, KKN Sanggang 2017

dan teman-teman Magang Kependidikan III SMK Batik 2 Surakarta. Terimakasih

atas pelajaran berharga, bahwa berjuang itu akan lebih indah bila dilakukan

bersama-sama.

viii

ABSTRAK

Rico Pratama Putra. K7514050. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

PENGADILAN NEGERI SURAKARTA KELAS 1A KHUSUS. Skripsi.

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni

2018.

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui: (1) Pengelolaan arsip dinamis di

Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus, (2) Hambatan-hambatan yang

timbul dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Pengadilan Negeri

Surakarta Kelas 1A Khusus, (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi

hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis pada Pengadilan Negeri

Surakarta Kelas 1A Khusus.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan

studi kasus. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa,

serta arsip atau dokumen. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah

purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik uji validitas data

yang digunakan adalah triangulasi sumber dan tringulasi metode. Teknik analisis

data yang digunakan adalah model analisis interaktif.

Dari hasil penelitian ini diperoleh kesimpulan: (1) Pengelolaan arsip

dinamis di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus melalui beberapa proses

meliputi (a) Penciptaan Arsip Dinamis dengan pembuatan naskah, dokumen,

maupun surat baik surat masuk maupun keluar. (b) Penggunaan arsip dinamis

berupa peminjaman arsip dinamis yang dilayani secara manual dan penemuan

kembali yang rata-rata masih membutuhkan waktu diatas 1 menit. (c) Pemeliharaan

dan pengamanan arsip dinamis dilakukan pegawai melalui upaya pembersihan

tempat penyimpanan arsip dan juga penggunaan kapur barus. (d) Penyusutan arsip

dinamis yang mana pemindahan arsip tidak dilakukan dengan prosedur yang jelas

dan tanpa adanya jadwal retensi arsip sedangkan pemusnahan belum pernah

dilakukan. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip dinamis

seperti pegawai kearsipan dan lingkungan arsip kurang diperhatikan dengan tidak

adanya tenaga ahli arsiparis dan belum disediakannya vacuum cleaner dan

hygrometer. (2) Hambatan-hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip

dinamis meliputi: (a) Tidak adanya tenaga ahli arsip, (b) Ruang penyimpanan arsip

kapasitasnya terus berkurang, (c) Pengetahuan pegawai tentang arsip, serta (c)

Kurangnya perhatian terhadap pengamanan arsip. (3) Sedangkan upaya yang telah

dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis

diantaranya: (a) Permintaan pengadaan pegawai arsiparis, (b) Pengajuan ruang

arsip baru, (c) Kerjasama pegawai dengan mahasiswa/siswa magang, (d)

Memaksimalkan penggunaan aplikasi E-Surat dan SIPP (Sistem Informasi

Penelusuran Perkara).

Kata Kunci : pengelolaan arsip, kearsipan, pengadilan negeri.

ix

ABSTRACT

Rico Pratama Putra. K7514050. THE MANAGEMENT OF DYNAMIC

ARCHIVES IN SPECIAL DISTRICT COURT OF SURAKARTA CLASS

1A. Thesis (submitted in partial fulfillment of the requirement for the degree of

Sarjana Pendidikan (S.Pd) in Office Administration Education Program). The

Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret University, June 2018.

The aims of this research are to find out: 1). The management of dynamic

archive in Special District Court of Surakarta Class 1A, 2). Obstacles occurred in

conducting management of dynamic archive in Special District Court of Surakarta

Class 1A, 3). To-do-list efforts to resolve the obstacles in conducting management

of dynamic archive in Special District Court of Surakarta Class 1A.

This research was descriptive qualitative research used case study approach.

The sources of data used in this research were informant, place and events, archive

or documents. The sampling technique used purposive and snowball techniques.

The techniques to assembly the data were interview, observation, and

documentation. Technique of data validity test used source and method of

triangulation. To analyze the data used interactive analysis model.

Based on this research, it can be concluded that: 1) The management of

dynamic archive passed through some processes namely: (a) To make dynamic

archive by creating texts, documents, and either incoming or outgoing mail. (b) The

used of dynamic archive by borrowing dynamic archive which was served manually

and re-discovery the archive that the time average to find it was more than 1 (one)

minute. (c) Maintenance and security of dynamic archive by cleaning the place

where the dynamic archive were dwelled and camphor used. (d) Diminution of

dynamic archive in which the replacement did not use proper procedure and without

retention archive schedule, while extermination was never been done before.

Meanwhile, factors which affect the dynamic archive management such as archivist

and archive environment were less attention by showing that there were no

archivists and vacuum cleaner and hygrometer. (2) Obstacles in managing dynamic

archive namely: (a) Lack of archivists, (b) The storage was getting cramped, (c)

Employee’s knowledge of the archives, and (d) Lack of archives security. (3)

Efforts which had been done to resolve the obstacles were: (a) Demands the

archivists, (b) Propose the new one space, (c) Cooperation between employee and

university interns, (d) To maximize the use of E-mail application and SIPP (Sistem

Informasi Penelusuran Perkara).

Keyword: archive management, archives, District Court.

x

KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT penguasa

alam semesta, berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya peneliti dapat

menyelesaikan skripsi dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

PENGADILAN NEGERI SURAKARTA KELAS 1A KHUSUS”.

Skripsi ini disusun guna memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana

pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan

Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa

dalam menyelesaikan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan, dan

pengarahan dari berbagai pihak. Maka dari itu, peneliti mengucapkan terima kasih

kepada :

1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu

Penndidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Dr. Hery Sawiji, M.Pd., Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

3. Dr. Djoko Santosa, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing I, yang memberikan

bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.

4. Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si., selaku Dosen Pembimbing II, yang

memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini. Serta

selaku pembimbing akademik yang telah memberikan bimbingan dan

kemudahan selama perkuliahan.

5. Dr. Cicilia Dyah S Indrawati, M.Pd., selaku ketua penguji yang telah

memberikan masukan dan arahan dalam kesempurnaan skripsi ini.

6. Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd., selaku sekretaris penguji yang telah

memberikan masukan dan arahan dalam kelengkapan skripsi ini.

7. Dwi Tomo, S.H., M.Hum., selaku Ketua Pengadilan Negeri Surakarta Kelas

1A Khusus yang telah memberikan ijin pengunaan tempat guna pengambilan

data penelitian.

xi

8. Sunarto, S.H., M.H., selaku Panitera Muda Hukum yang telah memberikan

bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.

9. Winahjoe Hamoerwani., selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan,

yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.

10. Wahyuni Setyowati, S.H., Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Ortala, yang

telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.

11. Seluruh pegawai dan staff Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus yang

memberikan bantuan dan berpartisipasi dalam pelaksanaan penelitian.

Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun

demikian, peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan sebagai

pengembangan ilmu.

Surakarta, Juni 2018

Peneliti

xii

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN ...... Error! Bookmark not

defined.

HALAMAN PENGAJUAN ................................................................................... iii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .... Error! Bookmark not defined.

HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI ................ Error! Bookmark not defined.

HALAMAN MOTTO ............................................................................................. v

HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... vii

HALAMAN ABSTRAK ...................................................................................... viii

KATA PENGANTAR ............................................................................................ x

DAFTAR ISI ......................................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xv

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi

BAB I PENDAHULUAN ...................................... Error! Bookmark not defined.

A. Latar Belakang Masalah .............................. Error! Bookmark not defined.

B. Rumusan Masalah........................................ Error! Bookmark not defined.

C. Tujuan Penelitian ......................................... Error! Bookmark not defined.

D. Manfaat Penelitian ...................................... Error! Bookmark not defined.

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA BERPIKIR .. Error! Bookmark

not defined.

A. Kajian Pustaka ............................................. Error! Bookmark not defined.

B. Kerangka Berpikir ....................................... Error! Bookmark not defined.

BAB III METODE PENELITIAN......................... Error! Bookmark not defined.

A. Tempat dan Waktu Penelitian...................... Error! Bookmark not defined.

B. Metode dan Pendekatan Penelitian .............. Error! Bookmark not defined.

C. Data dan Sumber Data ................................. Error! Bookmark not defined.

D. Teknik Pengambilan Sampel (cuplikan) ..... Error! Bookmark not defined.

E. Teknik Pengumpulan Data .......................... Error! Bookmark not defined.

F. Teknik Uji Validitas Data ............................ Error! Bookmark not defined.

G. Teknik Analisis Data ................................... Error! Bookmark not defined.

xiii

H. Prosedur Penelitian...................................... Error! Bookmark not defined.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ..... Error! Bookmark not

defined.

A. Deskripsi Lokasi/ Objek Penelitian ............. Error! Bookmark not defined.

B. Deskripsi Temuan Penelitian ....................... Error! Bookmark not defined.

C. Pembahasan ................................................. Error! Bookmark not defined.

BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN ............. Error! Bookmark not

defined.

A. Simpulan ...................................................... Error! Bookmark not defined.

B. Implikasi ...................................................... Error! Bookmark not defined.

C. Saran ............................................................ Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA ............................................ Error! Bookmark not defined.

LAMPIRAN ........................................................... Error! Bookmark not defined.

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Daftar Struktural Pengadilan Surakarta Kelas 1A Khusus .............. Error!

Bookmark not defined.

Tabel 2. Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Klasifikasi Pangkat .................. Error!


Tabel 3. Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Klasifikasi Jabatan Error! Bookmark

not defined.

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Format Kartu Kendali .......................... Error! Bookmark not defined.

Gambar 2. Skema Kerangka Berpikir ................... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3. Skema Analisis Data ............................ Error! Bookmark not defined.

Gambar 4. Prosedur Penelitian ............................... Error! Bookmark not defined.

Gambar 5. Register Surat Masuk ........................... Error! Bookmark not defined.

Gambar 6. Tampilan Halaman E-Surat .................. Error! Bookmark not defined.

Gambar 7. Alur Surat Masuk ................................. Error! Bookmark not defined.

Gambar 8. Alur Surat Keluar ................................. Error! Bookmark not defined.

Gambar 9. Tampilan Halaman SIPP ...................... Error! Bookmark not defined.

Gambar 10. Lembar Disposisi Manual .................. Error! Bookmark not defined.

Gambar 11. Kartu Kendali ..................................... Error! Bookmark not defined.

Gambar 12. Lembar Disposisi dari E-Surat ........... Error! Bookmark not defined.

Gambar 13. Arsip Pegawai di Sub Bagian Kepegawaian & Ortala ............... Error!


Gambar 14. Penataan Arsip Pegawai di Sub Bagian Kepegawaian & Ortala Error!


Gambar 15. Surat di Meja Pegawai Sub Bagian Tata Usaha & Keuangan.... Error!


Gambar 16. Tumpukan Kardus dalam Lemari Berisi Surat . Error! Bookmark not

defined.

Gambar 17. Box Penyimpanan Arsip Terbuat dari Kayu .... Error! Bookmark not

defined.

Gambar 18. Profil Pegawai Pengelola Arsip Perkara .......... Error! Bookmark not

defined.

Gambar 19. Rak Arsip yang Berdebu .................... Error! Bookmark not defined.

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Jadwal Penelitian .............................. Error! Bookmark not defined.

Lampiran 2 : Pedoman Wawancara .................... Error! Bookmark not defined.

Lampiran 3 : Field Note ......................................... Error! Bookmark not defined.

Lampiran 4 : Catatan Lapangan ............................. Error! Bookmark not defined.

Lampiran 5 : Hasil Observasi ................................. Error! Bookmark not defined.

Lampiran 6 : Hasil Dokumentasi ........................... Error! Bookmark not defined.

Lampiran 7 : Dokumentasi Foto ........................... Error! Bookmark not defined.

Lampiran 8 : Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum .. Error!


Lampiran 9 : Daftar Inventaris Ruangan ................ Error! Bookmark not defined.

Lampiran 10 : Daftar Pegawai Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus

................................................................................ Error! Bookmark not defined.

Lampiran 11 : Kep. Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia ............... Error!


Lampiran 12 : Surat Permohonan Izin Menyusun Skripsi ... Error! Bookmark not

defined.

Lampiran 13 : Surat Keputusan Dekan tentang Izin Penyusunan Skripsi ..... Error!


Lampiran 14 : Surat Permohonan Izin Penelitian .. Error! Bookmark not defined.

Lampiran 15 : Surat Permohonan Ijin Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

Lampiran 16 : Permohonan Surat Pengantar Ijin Penelitian Error! Bookmark not

defined.

xvii

Lampiran 17 : Surat Keterangan Pelaksanaan Penelitian .... Error! Bookmark not

defined.

pengelolaan arsip dinamis di pengadilan negeri … · dan teman-teman magang kependidikan iii smk...

Documents