pengenalan kepada eksa (versi 2015) -...
TRANSCRIPT
PENGENALAN KEPADA
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
SETIAP HARI………
12 jam di pejabat vs 12 jam di rumah
5/7 hari di pejabat
2 jam kesesakan lalulintas (pergi & balik)
Pejabat = rumah kedua
2/7 hari di rumah
ADAKAH INI PILIHAN ANDA ………
ATAU INI ………
ATAU INI ………
6
ATAU ADAKAH INI PILIHAN ANDA……
DAN INI ………
9
PILIHAN
ANDA???
SKOP TAKLIMAT
10
11
LATAR BELAKANG
AMALAN 5S
SEKTOR AWAM
12
SISIH
Mengasing/ membuang
barangbarang
yang tidak diperlukan
SUSUN
Menyusun barangbarang yang
diperlukan dengan teratur supaya
mudah diambil
SENTIASA AMAL
Mengamalkan aktiviti sisih,
susun, sapu dan seragam
secara istiqamah
SAPU
Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik
dan peralatan kerja
SERAGAM
Menyeragamkan susunan fail/
meja kerja/peralatan pejabat
Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun|
IMBASAN KONSEP 5S
PELAKSANAAN AMALAN 5S OLEH MAMPU
OR
Pensijilan & PengauditanMAMPU
Pelaksanaan EKSA - 2015
EKOSISTEM
KONDUSIF
SEKTOR
AWAM
PANDUAN AMALAN 5S (19 MEI 2010)
15
PENGENALAN
EKSA
KELANTAN 7
TERENGGANU 59
PAHANG – 21
JOHOR 19
MELAKA 16
N.SEMBILAN 9
WP PUTRAJAYA
22
WP K.LUMPUR 22
SELANGOR 22
PERAK 28
PERLIS 2
KEDAH 11
PULAU PINANG 2
SARAWAK 18
SABAH 52
WP LABUAN 4
SELANGOR
14
N. SEMBILAN 8
MELAKA 12
JOHOR BAHRU18
PERAK 21
SARAWAK8
SABAH 39
PAHANG 7
KELANTAN 5
TERENGGANU 18
WP KUALA LUMPUR 16
WP PUTRAJAYA 8
KEDAH 10
PP 1
PERLIS
1
18
PENJENAMAAN EKSA
TUJUANMemenuhi
keperluan
semasa
Meningkatkan
persaingan antara
agensi
Identiti sendiri
Kekal Relevan
Imej Baharu
20
IMEJ KORPORAT
IMEJ KORPORAT…..samb
RSEKITARAN KERJA KONDUSIF
OKU
RSEKITARAN KERJA KONDUSIF
24
Badan Berkanun Persekutuan (BBP)
Badan Berkanun Negeri (BBN)
Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP)
Perkhidmatan Awam Negeri (PAN)
Keselamatan & Infrastruktur
Pentadbiran
Sosial
Ekonomi
KlusterJenis Agensi
25
PELBAGAIAN AGENSI SEKTOR
Tentera
Kastam
PBT
MasjidAPMM
Pejabat
Kadi
TADBIRAN
Mahkamah
Pusat
Latihan
Hospital
Klinik
SOSIAL
KESIHATAN
Sekolah
PENDIDIKAN
26
KREATIVITI DAN INOVASI
PENGELASAN JENIS UBAT
MENGIKUTWARNA
TANDA PERGERAKAN PEGAWAI
YANG KREATIF
27
KREATIVITI DAN INOVASI
INISIATIF UNTUK MEWUJUDKAN SUDUT
EKSA SECARA MAYA
SUDUT EKSA FIZIKAL DIHASILKAN
MENGGUNAKAN KAYU TERPAKAI
AMALAN HIJAU
29
AMALAN HIJAU …samb
30
FAEDAH EKSA
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yangberkualiti (bersih, kemas dan rapi)
Mengenalpasti, mengurang danmenghapuskan pembaziran
Meningkatkan imej agensi sektor awam
Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi
31
PELAKSANAAN
EKSA
•Membentuk Jawatankuasa Pelaksana
•Mewujudkan zon
•Melaksanakan latihan
•Pelancaran
PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA
Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSAhendaklah menyeluruh. Setiap ahli Jawatankuasadan ahli hendaklah masing-masingmelaksanakan peranan
Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanabertanggungjawab untuk memastikan kejayaanpelaksanaan EKSA
Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawabkumpulan bagi memudahkan pelaksanaan danpengawasan EKSA
Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melaluipewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkanpelaksanaan dan rujukan
Susun atur keseluruhan zon dan pembahagiankepada zon kecil hendaklah bersesuaianmengikut fungsi dan saiz organisasi
PEWUJUDAN ZON
Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitanEKSA di samping untuk membudayakanprogram EKSA kepada semua warga agensi
Di antara latihan/program yang bolehdilaksanakan:
LATIHAN
Program Kesedaran EKSA
Audit Dalam EKSA
Pelancaran dan perasmian program EKSA bolehdiadakan sebagai tanda mula di samping untukmenyampaikan hasrat dan sokongan pengurusanbagi melaksanakan EKSA di agensi
Antara perkara yang perlu diberikan penekananadalah seperti berikut:
Dasar EKSA
Zon EKSA
Pelan tindakan pelaksanaan EKSA (cartaperbatuan)
4PELANCARAN EKSA
37
KRITERIA
EKSA
A. Perancangan dan
Penubuhan
Jawatankuasa
B. Ruang Tempat Kerja
dan Peralatan
C. Persekitaran Tempat
Kerja & Kemudahan
KOMPONEN
PENILAIAN
A. Keperluan Utama
Pelaksanaan
B. Ruang Tempat Kerja/
Pejabat
C. Tempat Umum
D. Keselamatan
Persekitaran
E. Kawasan Persekitaran
Pejabat
F. Tempat Khusus
KRITERIA
LAMAKRITERIA
BAHARU
KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA
Dari 3
komponen
kepada 6
komponen
A1.Dasar 5S
A2. Carta Agensi 5S
(JK Latihan, Promosi
Audit, Pelaksana)
A3. Peta Kawasan Kerja
A4. Rekod Aktiviti 5S
A5. Minit Mesyuarat/
Rekod Perbincangan.
A6. Garis Panduan 5S di
Agensi.
dan lain lain.
KEPERLUANUTAMA
PELAKSANAAN
A1. Dasar/ Polisi EKSA
A2. JK Pelaksana
A3. Penglibatan
Pengurusan Atasan
A4. Penilaian Kendiri
A5. Pengiktirafan
A6. Pembudayaan Kreativiti
dan Inovasi
A7. Tindakan Penjimatan/
Amalan Hijau
KRITERIA
LAMA
KRITERIA
BAHARU
BAHARU
BAHARU
BAHARU
KOMPONEN A
BAHARU
Usaha program pengiktirafan dipamerkan kepada warga dan pelanggan
Program Pengiktirafan
RUANG TEMPAT
KERJA/ PEJABAT
FIZIKAL
B1. Lantai
B2. Dinding & Siling
B3. Lampu & Soket
KEPERLUAN UMUM
B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan
B6. Pelabelan & Papan Tanda/
Tanda Arah
B7. Perhiasan
B8. Keperluan Utama
RUANG KERJA
B9. Meja Kerja Warga/ Work
Station/Kubikel Kerja
B10. Bilik Pegawai
B11. Stor Peralatan Pejabat
B12. Bilik Fail
B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik
Dokumentasi
B14. Bilik Pemandu
B15. Bilik Server/Terperingkat
KRITERIA
LAMA
KRITERIA
BAHARU
B1. Kumpulan Pelaksana
5S
B2. Sudut 5S
B3. Lantai
B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan
B6. Pendawaian
B7. Lampu
B8. Susunan Fail
B9. Perhiasan.
dan lainlain.
KOMPONEN B
Ruang Kerja Pejabat
Ruang kubikel dan laci alat tulis kemas dan tersusun
TEMPAT UMUMKRITERIA
LAMA
KRITERIA
BAHARU
C1. Lobi Utama/ Ruang
Hadapan
C2. Kaunter Utama
C3. Ruang Menunggu
C4. Laluan Utama/
Koridor
C5. Bilik Mesyuarat
C6. Perpustakaan/
Pusat Sumber
C7. Surau/ Bilik Solat
C8. Lif
C9. Pantri/ Tempat
Minum
C10. Tandas
Tidak dikategorikan
secara khusus tetapi
dinyatakan di bawah
Komponen B iaitu
Ruang Tempat Kerja
dan Peralatan
KOMPONEN C
Tempat Umum
Tempat penyimpanan fail, bilik mesyuarat, tandas dan pantri
yang bersih dan kemas
KESELAMATAN
PERSEKITARAN
D1. Pelan Tindakan
Kecemasan
D2. Pendawaian/ kabel
D3. Peralatan
Pencegahan
Kebakaran
D4. Laluan/ Tangga
Kecemasan
D5. Kunci
KRITERIA
LAMA
KRITERIA
BAHARU
Tiada
KOMPONEN D
y k c k c k s k
Meningkatkan ciri keselamatan
ASPEK KESELAMATAN
y k c k c k s k
Meningkatkan ciri keselamatan
ASPEK KESELAMATAN ….samb
Meningkatkan ciri keselamatan
SEBELUM SELEPAS
ASPEK KESELAMATAN ….samb
k
49
ASPEK KESELAMATAN ….samb
berikut:
Mempu
muda
KAWASAN
PERSEKITARAN
JABATAN
E1. Agensi Mempunyai
Bangunan dan Kawasan
Sendiri
E2. Agensi Mempunyai
Bangunan dan Berkongsi
Kawasan
KRITERIA
SEDIA ADAKRITERIA
BAHARU
Tidak dikategorikan
secara khusus tetapi
dinyatakan di bawah
Komponen C iaitu
Persekitaran Tempat
Kerja dan Kemudahan
KOMPONEN E
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
51
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN ….samb
52
TEMPAT KHUSUS
Tempattempat khusus di
agensi mengikut Kluster:
F1.Keselamatan
F2. Kesihatan
F3.Pentadbiran
F4. Pendidikan
F5. Sosial
KRITERIA
SEDIA ADA
KRITERIA
BAHARU
Tiada
KOMPONEN F
54
PENGAUDITAN
PENSIJILAN EKSA
PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:
Permohonan Agensi
Permohonan
Pengauditan
(Mesyuarat
Pembukaan)
Pembentangan Hasil
Audit (Mesyuarat
Penutup)
Laporan
Penambahbaikan &
Makluman Awal
Surat rasmi kepada
KP MAMPU berserta
Laporan Audit
Dalam (2 sesi)
1 @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.
zon
1 hari selepas
pengauditan
3 hari
bekerja
selepas
Mesyuarat55
Penutup
PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:
Agensi Dikenalpasti
*Agensi
dikenalpasti
Pengauditan
(Mesyuarat
Pembukaan)
Pembentangan Hasil
Audit (Mesyuarat
Penutup)
Laporan
Penambahbaikan &
Makluman Awal
MAMPU
mengeluarkan surat
peringatan dan
dapatkan Laporan
Audit Dalam (2 sesi)
1 @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil. zon
1 hari selepas
pengauditan
3 hari
bekerja
selepas
Mesyuarat
*Agensi tamat tempoh
pensijilan atau agensi
yang berpotensi
56Penutup
PROSES PENSIJILAN SEMULA EKSA:
Peringatan
Persediaan
MAMPU mengeluarkan
surat peringatan 3
bulan sebelum tamat
tempoh pensijilan
Agensi
mengemukakan
Laporan Audit
Dalam
1 @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil. zon
1 hari selepas
pengauditan
3 hari bekerja
selepas
Mesyuarat57
Penutup
Pengauditan
(Mesyuarat Pembukaan)
Pembentangan hasil
Audit (Mesyuarat
Penutup)
Laporan
Penambahbaikan &
Makluman Awal
58
MODEL A
Generik
Komponen
A hingga E
MODEL B
Generik +Khusus*
Komponen
A hingga F
* Bergantung kepada jenis agensi
PELAKSANAAN PENGAUDITAN
PENGAUDITAN MODEL A
Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1
Contoh:
Stesen Penguatkuasa JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang
Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga
Contoh: MAMPU, JPA, MOSTI, KDN
Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan= Komp A hingga D
Contoh: Wisma Persekutuan
SKALA
PERMARKAHANSKALA LAMA SKALA
BAHARU
Melebihi 80%:
Layak dipersijilkan
Pemarkahan menggunakan
skala likert 1 hingga 5
SKALA PEMARKAHAN
PENSIJILAN EKSA
61
62
Adakah
Kerusi
Perlu
Ada
Petak
Lot ?
63
65
66
Adakah Setiap Barang Perlu Ada
Petak Lot?
67
69
70
71
72
73
CONTOH AMALAN BAIK
AGENSI CEMERLANG
Hebahan dan promosi mengenai EKSA dilaksanakan74
Usaha program pengiktirafan dipamerkan
Laci alat tulis disusun kemas
Pelabelan cap yang kreatif
78
79
dan berimej korporat
Bilik mesyuarat bersih dan berimej korporat
k
82
s
83
Kawalan stok alat tulis yang kreatif
87
88
Ruang penyimpanan telekung solat
yang kreatifRuang penyimpanan fail yang kemas
90
91
y
s
92
93
94
95