pengkodean dokumen · 1. pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar...
TRANSCRIPT
1
Modul Kearsipan Pengkodean Dokumen
2017
Tri Anna Sholikah
150412601226
1/1/2017
2
KATA PENGANTAR
Assalammualaikum Wr. Wb.
Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan judul “Menjelaskan
Cara Pengkodean Dokumen”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan
(SMK) .
Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai
kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah,
supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini
disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan
program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti
yang tetap ditetapkan secara nasional.
Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengkodean filling system
abjad, system masalah, system wilayah, system tanggal, dan system nomor.
Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang
telah membantu hingga terselesaikannya modul Kearsipan ini. Penulis telah berusaha
semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan, saran,
dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul
Kearsipan ini, sangat diharapkan.
Wassalammualaikum Wr. Wb.
Malang, Desember 2017
Penulis,
Tri Anna Sholikah
3
DAFTAR ISI
Kata Pengantar……………………………………………………………………..2
Daftar Isi……………………………………………………………………………3
Petunjuk Belajar…………………………………………………………………....4
Kompetensi Inti…………………………………………………………………….6
Kompetensi Dasar………………………………………………………………….7
Indikator…………………………………………………………………………...8
Materi Pembelajaran……………………………………………………………….8
Rangkuman……………………………………………………………………….17
Latihan Soal……………………………………………………………………….18
Daftar Pustaka…………………………………………………………………….21
Penilaian…………………………………………………………………………..22
4
✓ Untuk Peserta Didik
1. Petunjuk Umum
a. Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan
ajar selanjutnya.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan.
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,
sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari
tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar
yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan
yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain
atau ke bahan ajar berikutnya.
✓ Untuk Pendidik
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar
bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada
peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat
terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah
kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,
otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
PETUNJUK BELAJAR
5
5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan
sebagainya.
7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah
mereka pelajari.
8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,
pendidik diharapkan:
a. Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;
b. Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.
6
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan
KOMPETENSI INTI
7
1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas
alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif
dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran
menyiapkan, dalam membuat arsip kantor
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian
dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai
wujud implementasi sikap kerja Kompetensi Dasar
2.4 Memiliki Sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan kearsipan
3.4 Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen
KOMPETENSI DASAR
8
✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system abjad
✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system masalah
✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system wilayah
✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system tanggal
✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system nomor
1. Mengkode Dokumen
a) Pengkodean Filling System Abjad
b) Pengkodean Filling System Masalah
c) Pengkodean Filling system Wilayah
d) Pengkodean Filling System Tanggal
e) Pengkodean Filling System Nomor
INDIKATOR
MATERI
PEMBELAJARAN
9
1. Pengkodean Filling System Abjad
Untuk melakukan pengkodean dokumen dengan filling system abjad
yang hal yang harus diketahui antara lain :
a. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul menjadi
beberapa unit.
b. Mengkode adalah kegiatan menentukan kode dari nama/judul
yang sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama unit
pertama dari nama/judul yang sudah diindeks
c. Mengklasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan arsip secara
sistematis berdasarkan abjad dari nama perorangan/organisasi.
1.1 Peraturan Mengindeks
a. Mengindeks nama orang Indonesia pada umumnya Nama orang
Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (Marga) diindeks
berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Contoh :
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Jarwo Iswanto Iswanto Jarwo - Is
Dhuwung Sangkelat Sangkelat Dhuwung - Sa
Krisse Adek Pamor Pamor Krisse Adek Pa
b. Nama orang Indonesia yang menggunakan baptis
Nama orang Indonesia yang menggunakan nama baptis
pengindeksannya diutamakan nama diri baru diikuti nama baptisnya
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Paulus Supardi Supardi Paulus - Su
Petrus Subardjo Subardjo Petrus - Su
Krisna Pintamin
Situngkir Situngkir Pintamin Krisna Si
MATERI
PEMBELAJARAN
10
c. Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga
Nama orang Indoensia yang mencantumkan nama marga diutamakan
nama marganya. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Singobarong
Rajaguguk Rajaguguk Singobarong - Ra
Kholoh Nadah
Siahan Siahan Kholoh Nadah Si
d. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya
Jika nama nama didahului atau disertai dengan nama singkatan dan
singkatan itu diketahui kepanjangannya, maka singkatan itu ditulis
kepanjangannya dan diindeks menurut ketentuan yang telah
dikemukakan diatas. Contoh :
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Ngungrum Quraini
I.D Quraini Ngungrum I.D Qu
T.W Iswanto Iswanto T.W - Is
e. Nama gelar
Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli
atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit
terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti
nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
✓ Gelar Akademis : S.Pd., Dra., Drs., Dr., DR., Ir., S.H., S.E.,
S.T., Prof., PH.D., M.Sc., M.Pd., M.B.A., M.M., M.si., dll
✓ Gelar Keagamaan : Kiai, K.H., Haji., Hajah., Ustadz.,
Ustadzah., Bhiksu, Pendeta, Pastor dll
✓ Gelar Kebangsawanan : Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan,
Sultan, Andi, Cut, Teuku, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda dll
✓ Gelar Kepangkatan : Marsekal, Laksamana, Kapten, Kolonel.
Jenderal, Sersan, Komisaris besar, dll
✓ Gelar Jabatan : Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat,
Lurah, Kepala bagian, Dirktur, dll
f. Nama Perusahaan
Nama perusahaan diindeks dari nama badan usaha/perusahaan
terlebih dahulu, kemudian badan hukumnya. Contoh :
11
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
PT Indocement Indocement Perseroan
Terbatas - In
Perum Telkom Telkom Perum - Te
1.2 Mengkode
Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan
kode yang yang sama dengan kode yang tertulis pada kartu indeks,
biasanya terletak pada kanan atas surat. Dengan kode tersebut petugas
dapat menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai dengan
abjad yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat
menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman ke
tempat semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode
penyimpanannya sudah ada
1.3 Menyusun Daftar Klasifikasi
Contoh :
Cara menyususn daftar klasifikasi dari nama-nama :
✓ Singobarong Rajaguguk
✓ Tilam Upih Pardede
✓ Slamet Riyanto S
✓ K.H Supomo
✓ Henry Van Houten
✓ CV Buana Harta
✓ Yayasan Sudirman
✓ PT. Tiga Roda
Yaitu sebagai berikut :
Kode Caption
B Bu Buana Harta, Commanditier Venootschap
P Pa Pardede, Tilam, Upih
R Ra Rajaguguk, Singobarong
S Su Sudirman, Yayasan Supomo, (K.H.) Susastro,
Slamet Riyanto
T Ti Tiga Roda, Perseroan Terbatas
V Va Van Houten, Henry
12
2. Pengkodean Filling System Masalah
2.1 Menyususn Daftar Klasifikasi Untuk melakukan pengkodean filling
system masalah, diperlukan adanya daftar klasifikasi subyek agar istilah-
istilah yang dipergunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat
dibuat tetap dan seragam.
Masalah Utama Masalah Sub-Masalah
Ku. Keuangan 1. Upah & Gaji a. Harian
b. Mingguan
c. Bulanan
2. Kredit a. Bank
b. Usaha Kecil
c. Investasi
3. Pajak a. Kendaraan
b. Bangunan
Pm. Pemasaran 1. Pesanan a. Perkenalan
b. Permintaan Penawaran
c. Penawaran barang dan
jasa
2. Pesanan a. Pesanan barang & Jasa
b. Konfirmasi Pesanan
3. Pengaduan a. Kerusakan barang & jasa
b. Kesalahan pengiriman
2.2 Mengindeks
Mengindeks adalah proses menentukan caption dari suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan . Didalam sistem subyek
caption tersebut adalah istilah subyek yang ditentukan berdasarkan isi
surat atau dokumen. Didalam pekerjaan pekerjaan diharapkan petugas
arsip dapat menentukan subyek surat tidak hanya berdasarkan
berdasarkan subyek yang tertulis pada perihal surat, tetapi hendaknya
membaca surat secara keseluruhan sehingga dapat menentukan subyek
surat.
Unit I Unit II Unit III Kode
Keuangan Upah & gaji Harian Ku.1.a
Keuangan Kredit Usaha Kecil Ku.2.c
Pemasaran Pengaduan Kerusakan barang &
jasa
Pm.3.a
Pemasaran Pesanan Konfirmasi Pesanan Pm.3.b
Pemasaran Pengaduan Kerusakan Barang
dan Jasa
Pm.3.a
13
Setelah itu petugas dapat mengisi kartu indeks seperti contoh sebagai
berikut:
2.3 Mengkode
Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan
kode yang yang sama dengan kode yang tertulis pada kartu indeks,
biasanya terletak pada kanan atas surat. Dengan kode tersebut petugas
dapat menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai
dengan subyek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas
dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari
peminjaman ke tempat semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode
penyimpanannya sudah ada.
3. Pengkodean Filling System Wilayah
3.1 Penyususnan Daftar Klasifikasi
Penyususnan Daftar Klasifikasi Sebelum melakukan pengkodean
filling system wilayah, diperlukan penyusunan daftar klasifikasi
berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat
mengikuti pembagian wilayah pemerintah, seperti Provinsi daerah
Tingkat I, Kota/Kabupaten Daerah Tingkat II, namun dimungkinkan
pula untuk tidak mengikuti pembagian wilayah berdasarkan wilayah
pemerintah. Biasanya pembagian wilayah seperti ini digunakan oleh
perusahaan-perusahaan, baik BUMN maupun swasta, yang menetapkan
batas-batas wilayah berdasarkan efisiensi dan berdasarkan bisnis
lainnya.
JB Jawa-Bali LJ Luar-Jawa
JB 1 JAKARTA
A. Jakarta Pusat
B. Jakarta Barat
LJ 1 KALIMANTAN
A. Banjarmasin
B. Palangkaraya
Indeks : Yahya, Tantowi Kode/tanggal
simpan : Ku.1.a/ 13 Mei 2017
Masalah/Perihal : permohonan cuti
Nomor/Tanggal surat : 098/Sk-
III/2017 / 10 Maret
Ya
14
C. Jakarta Selatan
D. Jakarta Utara
E. Jakarta Timur
C. Pontianak
D. Samarinda
2 JAWA BARAT
A. Bandung
B. Bogor
C. Cirebon
D. Merak
2 SUMATRA
A. Banda Aceh
B. Bandar Lampung
C. Bukit Tinggi
D. Medan
E. Padang
F. Palembang
3 JAWA TENGAH
A. Pekalongan
B. Rembang
C. Semarang
D. Solo
E. Tegal
3 SULAWESI
A. Kendari
B. Makassar
C. Manado
D. Palu
4 YOGYAKARTA
A. Bantul
B. Sleman
4 MALUKU
A. Ambon
B. Ternate
C. Tidore
5 JAWA TIMUR
A. Malang
B. Surabaya
5 PAPUA
A. Jayapura
B. Merauke
6 BALI
A. Almapura
B. Denpasar
6 NTB & NTT
A. Mataram
B. Kupang
3.2 Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang
akan disimpan. Pada sistem wilayah yang diindeks adalah nama tempat,
atau asal surat dibuat, misalnya nama provinsi atau nama kota. Pada
filling system wilayah yang dimaksud dengan judul surat adalah nama
wilayah atau daerah yang telah ditetapkan.
Unit I Unit II Unit III Kode
Jawa Bali Jakarta Jakarta Pusat JB.1.A
Jawa Bali Jawa Barat Cirebon JB.2.C
Jawa Bali Jawa Tengah Pekalongan JB.3.A
Luar Jawa Sumatra Banda Aceh LJ.2.A
Luar Jawa Sulawesi Makassar LJ.3.B
Setelah itu petugas dapat mengisi kartu indeks seperti contoh sebagai
berikut:
15
3.3 Mengkode
Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul
yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak
terdapat pada surat. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling system
wilayah adalah nama wilayah atau daerah sesuai dengan susunan
wilayah atau daerah yang telah ditentukan.
4. Pengkodean Filling Syystem Tanggal
Untuk melakukan pengkodean filling system tanggal, ada beberapa
langkah yang harus dilakukan sebagai berikut : 4.1 Mengindeks
Mengindeks adalah menentukan kata tangkap tanggal yang akan
dijadikan dasar mengurutkan arsip
Unit I Unit II Unit III Kode
2017 Januari 19 2017.01.19
2017 Agustus 12 2017.08.12
2017 Mei 21 2017.05.21
2017 Desember 14 2017.12.14
2017 Juli 13 2017.07.13
Setelah itu dilakukan pengisisan pada kartu Indeks, sebagai berikut.
Indeks :
Kode/tanggal simpan :
Masalah/Perihal :
Nomor/Tanggal surat :
Indeks :
Kode/tanggal simpan :
Masalah/Perihal :
Nomor/Tanggal surat :
16
4.2 Mengkode
Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul
yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak
terdapat pada surat. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling system
tanggal adalah tahun, bulan dan tanggal yang ada pada surat. 4.3 Menyusun daftar Klasifikasi
Dalam menyusun daftar klasifikasi disesuaikan dengan urutan tanggal
surat terdahulu.
Kode Caption
2017
01 05 07 08 12
19 12 21 12 12
2017, Januari, 19 2017, Mei, 12 2017,Juli, 21 2017,Agustus, 12 2017, Desember, 12
2018 01 04
23 14
2018, Januari, 23 2018, April, 14
5. Pengkodean Filling System Nomor
Dalam pengkodean filling system nomor pada umumnya terdiri dari
dua cara, yaitu pengkodean filling system nomor Decimal Dewey
Clasification, dan pengkodean filling system nomor Terminal Digit 5.1 Filling System Nomor Decimal Dewey Clasification
Filling system nomor decimal dewey clasification diciptakan oleh
Melvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal, dengan
menggunakan notasi angka 0-9 5.2 Pengkodean Filling System Nomor Terminal Digit
Dalam pengkodean filling system nomor terminal digit, menggunakan
nomor urut surat pada buku arsip sebagai kode arsip.
17
➢ Pengkodean dilakukan dengan 5 sistem penyimpanan yaitu menurut
abjad, masalah, wilayah, tanggal dan nomor dari surat keluar/masuk dan
kebutuhan akan surat tersebut.
➢ Pengkodean dokumen dilakukan dengan mengindeks dokumen atau
mengkode dokumen.
➢ Mengindeks dokumen adalah pekerjaan menentukan judul terhadap surat
yang akan disimpan
➢ Mengkode dokumen adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap
judul yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak
terdapat pada surat
➢ Dalam pengkodean dokumen ada yang berbeda dari satu sistem
penyimpanan ke penyimpanan yang lain, semisal saja sistem
penyimpanan wilayah dilakukan penyususnan daftar klasifikasi sebelum
melakukan pengkodean filling system wilayah, diperlukan penyusunan
daftar klasifikasi berdasarkan pembagian wilayah.
RANGKUMAN
18
A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Nama B.J Habibie apabila diindeks menjadi… .
a. B.Habibie.j
b. Habibie, Baharuddin, Jusuf
c. Baharuddin, Jusuf, Habibie
d. Jusuf, Baharussin, Habibie
e. Habibie, Jusuf, Baharuddin
2. Marco Van Basten apabila diindeks menjadi… .
a. Marco, Van, Basten
b. Van, Marco, Basten
c. Marco Van, Basten
d. Basten, Marco Van
e. Van Basten, Marco
3. BCA apabila diindeks menjadi… .
a. Central Asia, Bank
b. Bank, Central, Asia
c. Central, Asia Bank
d. Asia, Central, Bank
e. Bank Central, Asia 4. LIPI apabila diindeks menjadi… .
a. Lembaga, Ilmu, Pengetahuan, Indonesia b. Indonesia Pengetahuan Ilmu, Lembaga c. Ilmu Pengetahuan Indonesia, Lembaga d. Lembaga, Ilmu Pengetahuan Indonesia e. Lembaga, Indonesia Pengetahuan Ilmu
5. Oscar De La Hoya, apabila dikode dalam sistem abjad menjadi... . a. D. De b. O. Os c. L. La d. H. Ho e. H. Hd
6. Surat yang berisi tentang kenaikan golongan pegawai, apabila dikode
dalam filling system masalah menjadi... . a. Kepegawaian, Pemberhentian, Kenaikan golongan (Kp.7.a) b. Kepegawaian, Kesejahteraan, Kenaikan golongan (Kp.5.b)
LATIHAN SOAL
19
c. Kepegawaian, Hukuman disiplin, Kenaikan golongan (Kp.4.a) d. Kepegawaian, Mutasi, Kenaikan golongan (Kp.4.a) e. Kepegawaian, Kesejahteraan, Kenaikan golongan (Kp.5.a)
7. Surat yang disimpan tanggal 12 Agustus 2016, apabila dikode
dengan filling system tanggal menjadi... .
a. 2016.08.12
b. Agustus.12.2016
c. 2016.12.08
d. 08.12.2016
e. 12.Agustus.2016 8. Kode Jb.2.A dapat diartikan sebagai... .
a. surat berada di laci Bandung dibelakang guide Jawa Barat di
dalam folder Jawa Bali b. surat berada di laci Jawa Bali dibelakang guide Jawa Barat , di
dalam folder Bandung c. surat berada di laci Jawa Barat di belakang guide Bandung, di
dalam folder Jawa Barat d. surat berada di laci Jawa Bali, dibelakang guide Bandung di
dalam folder Jawa Barat e. surat berada di laci Bandung, dibelakang guide Jawa Bali di
dalam folder Jawa Barat 9. Surat perintah diklat masuk dalam klasifikasi filling system masalah
pada sub masalah... . a. Pemberhentian b. Pembinaan pegawai c. Pengadaan d. Hukuman disiplin e. Pembinaan mental
10. Dalam penyusunan daftar klasifikasi filling system wilayah
ditentukan oleh... . a. Daerah asal surat b. Daerah operasi perusahaan c. Cabang perusahaan d. Daerah tujuan surat e. Jumlah perusahaan
B. Esay
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat !
1. Dra. Hj. Dewi Larasati, M.Si.
Ida Ayu Nyoman Lestari
Arifin Bin Sulaiman
20
John Frank Smith-Jones
GIA
Nama-nama diatas termasuk dalam pengkodean dokumen dalam
penyimpanan sistem !
2. Pengkodean Filling System Wilayah yang pertama kali dilakukan
yaitu Penyususnan Daftar Klasifikasi, mengapa demikian ? beri
alasan menurut pendapat anda !
3. Apa yang anda ketahui tentang pengkodean Filling System Nomor !
4. Jelaskan perbedaan antara pengkodean filling system nomor
Decimal Dewey Clasification, dan pengkodean filling system nomor
Terminal Digit !
5. Langkah yang dilakukan dalam pengkodean filling system tanggal
yang baik adalah ?
21
http://alfianingrumika.blogspot.co.id/2012/06/sistem-masalah-subject-system-of-
filing.html
https://www.scribd.com/doc/185944735/Tata-Cara-Mengarsip-Dan
file:///D:/SEMESTER%205/Pembelajaran%20TIK/KD%203.5%20Mengkode%20Doku
men%20(Taspin%20Agustina%20Puspa)%20(11).pdf
https://zafikariyufi12.wordpress.com/2014/11/07/filing-sistem-nomor-numeric-filing-
system/
DAFTAR PUSTAKA
22
A. Pilihan Ganda
1. B
2. E
3. A
4. C
5. A
6. D
7. A
8. B
9. B
10. B
B. Esay
No. Jawaban Skor
1. Abjad 10
2.
Pembagian wilayah ini dapat mengikuti
pembagian wilayah pemerintah, seperti
Provinsi daerah Tingkat I, Kota/Kabupaten
Daerah Tingkat II, namun dimungkinkan
pula untuk tidak mengikuti pembagian
wilayah berdasarkan wilayah pemerintah.
Biasanya pembagian wilayah seperti ini
digunakan oleh perusahaan-perusahaan,
baik BUMN maupun swasta, yang
menetapkan batas-batas wilayah
berdasarkan efisiensi dan berdasarkan
bisnis lainnya.
25
3.
Filing sistem nomor adalah tata cara
menyusun arsip-arsip dengan
mempergunakan urutan angka – angka
sebagai pedoman untuk mengaturnya, yaitu
dari angka terkecil ke angka terbesar dan
sesuai kegunaan suratnya.
25
4.
• Filling System Nomor Decimal
Dewey Clasification
Filling system nomor decimal dewey
clasification diciptakan oleh Melvile
Dewey. Sistem ini disebut juga sistem
desimal, dengan menggunakan notasi
15
PENILAIAN
23
angka 0-9 • Pengkodean Filling System Nomor
Terminal Digit
Dalam pengkodean filling system nomor
terminal digit, menggunakan nomor urut
surat pada buku arsip sebagai kode arsip
5.
1. Mengindeks
2. Mengkode
3. Menyusun Daftar Klasifikasi
25
Total 100