PENGOLAHAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT SENI INDONESIA YOGYAKARTA

LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Studi Perpustakaan dan Informasi Islam

Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta

Disusun oleh: Marwoto

NIM 10130072

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA

YOGYAKARTA 2013

i

ii

iii

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa laporan PKL dengan judul ”Pengolahan

Koleksi Terbitan Berkala Di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta”

ini adalah benar-benar karya saya sendiri, bukan penjiplakan, baik secara keseluruhan

maupun sebagian. Karya ini juga belum pernah saya ajukan sebagai salah satu

persyaratan akademik di perguruan tinggi mana pun. Sepanjang pengetahuan saya

tidak terdapat tulisan atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang

lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar

pustaka.

Atas pernyataan ini, saya siap menanggung risiko/sanksi yang dijatuhkan

apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran etika keilmuan dalam karya saya

ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.

Yogyakarta, 29 Mei 2013

Yang menyatakan,

Marwoto NIM: 10130072

iv

MOTTO

What you give, what you get.

Every cloud has a silver lining.

When the night seems to be its darkest, it means the sun will

soon rise up. Press ahead. Don’t give up!

v

HALAMAN PERSEMBAHAN

Untuk kedua Orangtuaku, “Kasih sayangmu tak tergantikan.”

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhadulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa

memberikan rahmat, taufiq dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

PKL dan penulisan laporan PKL ini dengan baik.

Laporan PKL dengan judul ”Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Di UPT

Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta” ini, disusun untuk melengkapi dan

memenuhi salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Perpustakaan dan

Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Dalam pelaksanaan PKL dan penulisan laporan ini, penulis telah dibantu oleh

berbagai pihak, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan

terima kasih kepada:

1. Ibu Dr. Hj. Siti Maryam, M.Ag. sebagai Dekan Fakultas Adab dan Ilmu

Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

2. Ibu Puji Lestari MT, sebagai Ketua Program Studi Perpustakaan dan

Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta.

vii

3. Ibu Siti Rohaya, S.Ag., MT, sebagai Dosen Pembimbing Lapangan yang

telah memberikan bimbingan dan arahan sehingga laporan ini dapat

diselesaikan dengan baik.

4. Bapak M. Ainul Yaqin, S.Pd., M.Ed., sebagai Dosen Penguji yang telah

banyak memberikan masukan, kritikan sehingga laporan ini menjadi lebih

baik.

5. Bapak Drs. Jono, sebagai Kepala UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, yang

telah mengijinkan penulis untuk melakukan PKL di UPT Perpustakaan ISI

Yogyakarta.

6. Ibu Samiyati, S.Sos., sebagai Pembimbing Lapangan yang telah banyak

membantu pelaksanaan PKL di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta.

7. Bapak Drs. RM. Sedianto Soetio, sebagai Ketua Yayasan Notokusumo,

yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk belajar.

8. Ibu Endang Sumirih, BSc., S.Pd., M.Kes., sebagai Direktur AKPER

Notokusumo Yogyakarta, yang telah mendukung penulis untuk melanjutkan

studi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

9. Bapak Drs. Purwono, SIP., M.Si., sebagai Kepala Perpustakaan AKPER

Notokusumo Yogyakarta yang telah memberi semangat kepada penulis

untuk terus belajar.

10. Teman kolega Ulfah Nur Rohmah, Sutri Widiastuti, A.Md., sebagai staf

Perpustakaan AKPER Notokusumo Yogyakarta.

viii

11. Semua Pustakawan di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, yang

telah menyediakan sumber informasi.

12. Semua Pustakawan dan pegawai di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, yang

telah menerima kami dengan baik serta berbagi ilmu dan pengalamannya.

13. Orangtua penulis, semua saudara penulis yang telah memberi kekuatan

kepada penulis untuk menggapai cita-cita.

14. Teman satu kelompok, Zany dan Iin, atas kebersamaannya.

15. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah

membantu baik secara moril maupun materiil dalam penyusunan laporan

tugas akhir ini.

Yogyakarta, 29 Mei 2013 Penulis,

Marwoto

ix

INTISARI

Marwoto, (10130072) 2013. “Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta.” Laporan Praktek Kerja Lapangan. Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.

Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengolahan koleksi terbitan berkala, khususnya di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Sehubungan dengan tujuan tersebut, maka ada dua hal yang menjadi pokok masalah yang akan dibahas. Pertama, bagaimanakah pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta? Kedua, kendala apa yang dihadapi dalam Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta?

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, penulis menerapkan empat metode pengumpulan data yaitu: metode observasi, metode wawancara, studi kepustakaan dan metode dokumentasi. Adapun kerangka dasar teori pengolahan terbitan berkala, penulis menggunakan teori menurut Lasa HS dalam bukunya: Pengelolaan Terbitan Berkala. Menurut teori tersebut, pengelolaan terbitan berkala untuk jenis majalah/jurnal meliputi: pemeriksaan, pemberian cap, pencatatan, pembuatan kartu katalog, fotokopi artikel menarik, fotokopi daftar isi, pembuatan indeks, pemajangan/display, penyortiran dan penyimpanan, serta penjilidan. Pengolahan surat kabar dan tabloid meliputi: pemeriksaan, pencatatan dan pemajangan/display.

Hasil temuan di lapangan, pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta, sebagian besar sudah dilakukan sesuai dengan teori. Kegiatan pengolahan terbitan berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta meliputi: pemeriksaan, pemberian stempel, inventarisasi, pencatatan di kartu kendali, pembuatan indeks artikel terpilih, publikasi koleksi melalui website, pemajangan/display, penyortiran dan penyimpanan, dan penjilidan. Namun demikian ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan teori, yaitu: tidak dilakukan pembuatan kartu katalog, fotokopi artikel dan daftar isi majalah diganti dengan publikasi koleksi melalui website perpustakaan: http://www/lib.isi.ac.id.

Kata kunci: pengolahan koleksi, terbitan berkala, periodikal, serial

x

ABSTRACT

Marwoto (10130072), 2013.”The processing of periodicals collection at the Library of Indonesian Art Institute of Yogyakarta. Yogyakarta: State Islamic University of Sunan Kalijaga.

This practical report aims to describe how is the processing activity of periodicals collection at the Library of Indonesian Art Institute of Yogyakarta. There are, therefore, two main problems to figure out. They are how is the processing activity of periodicals collection at the Library of Indonesian Art Institute of Yogyakarta, and what are its obstacles.

In order to reach the aims, the writer uses four methods in collecting the data needed. The methods comprise observation, interview, literary study and documentation study. While the mainframe theory of the periodicals processing, the writer uses Lasa HS’s theory in managing periodicals. The theory says that the processing periodicals collection comprise checking, stamping, data recording, cataloguing, copying of articles, copying table of content, indexing, displaying, sorting and storing, and binding.

The finding in the field – the periodicals processing, mainly it fit with the theory. The activities consist of checking, stamping, data recording, indexing, publication in the website, displaying, sorting and storing, and binding. There are some steps not done, namely cataloguing, copying of articles, copying of table of content because of lack of human resources. Otherwise, there is a step not mentioned in the theory but it found in the field, namely publication of the collection through the library website: http://www/lib.isi.ac.id.

The keywords: collection processing, periodicals, serial, magazine

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL……………………………………………………………….. i

HALAMAN NOTA DINAS……………………………………………………….. ii

HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………… iii

HALAMAN PERNYATAAN……………………………………………………… iv

MOTTO……………………………………………………………………………. v

HALAMAN PERSEMBAHAN…………………………………………………… vi

KATA PENGANTAR…………………………………………………………….. vii

INTISARI…………………………………………………………………………. x

ABSTRACT………………………………………………………………………. xi

DAFTAR ISI………………………………………………………………………. xii

DAFTAR TABEL…………………………………………………………………. xv

DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………… xvi

DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………….xviii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang…………………………………………………………. 1

1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………… 5

1.3 Ruang Lingkup………………………………………………………… 5

1.4 Tujuan dan Manfaat………………………………….………………… 6

1.5 Waktu dan Tempat……………………………………………….…….. 6

1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data………………….……………. 6

1.7 Sistematika Penulisan Laporan…………………………..…………….. 8

xii

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengolahan………………………………………………….………. 9

2.2 Koleksi………………………………………………………..…….. 9

2.3 Pengolahan Koleksi………………………………………………… 9

2.3.1 Pengolahan Koleksi Majalah/Jurnal……………………………….. 10

2.3.2 Pengolahan Koleksi Surat Kabar/tabloid……………………............ 24

2.4 Terbitan Berkala…………………………………………………… 26

2.4.1 Pengertian………………………………………………………….. 26

2.4.2 Karakteristik Terbitan Berkala…………………………….............. 27

2.4.3 Manfaat Terbitan Berkala………………………………………….. 28

2.4.4 Jenis Terbitan Berkala……………………………………………… 29

2.5 Perpustakaan……………………………………………………….. 31

2.5.1 Pengertian………………………………………………………….. 31

2.5.2 Jenis Perpustakaan…………………………………………............. 31

2.5.3 Perpustakaan Perguruan Tinggi……………………………............. 32

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN ISI

3.1 Sejarah Singkat………………………………………………………. 34

3.2 Visi dan Misi…………………………………………………………. 36

3.3 Struktur Organisasi…………………………………………………… 37

3.4 Sumber Daya Manusia……………………………………………… 38

3.5 Fasilitas Layanan……………………………………………………. 40

3.6 Jam Buka Layanan………………………………………………….. 40

xiii

3.7 Tata Tertib Umum …….……………………………………………. 41

3.8 Gedung dan Ruang…………………………………………………. 41

3.9 Perabot dan Perlengkapan………………………………………….. 44

3.10 Koleksi…………………………………………………………….. 45

3.11 Pengguna…………………………………………………………… 46

BAB IV PENGOLAHAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA DI UPT

PERPUSTAKAAN ISI YOGYAKARTA…………………………….. 48

4.1 Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta……. 49

4.2 Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan

ISI Yogyakarta………………………………………………………. 56

1. Pengolahan Koleksi Majalah/Jurnal/Buletin……………………… 56

2. Penyimpanan dan Penyortiran……………………………………. 69

3. Penjilidan Majalah/Jurnal………………………………………… 69

4. Pengolahan Koleksi Majalah Terjilid……………………………. 73

5. Pengolahan CD/DVD Suplemen Majalah……………………….. 76

6. Pengolahan Surat Kabar………………………………………….. 84

4.3 Kendala Pengolahan Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan

ISI Yogyakarta…………………………………………………………. 86

BAB V PENUTUP

5.1 Simpulan……………………………………………………………… 88

5.2 Saran………………………………………………………………….. 90

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Pencatatan Data Majalah/Jurnal………………………………………. 12

Tabel 2.2 Contoh Kartu Registrasi Majalah……………………………………… 14

Tabel 2.3 Contoh Kolom Buku Inventaris Majalah………………………………. 15

Tabel 3.1 Daftar Pegawai UPT Perpustakaan ISI Yogyakartaa……………………. 38

Tabel 3.2 Daftar Jumlah Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan………………. 39

Tabel 3.3 Daftar Perabot dan Perlengkapan……………………………………….. 44

Tabel 3.4 Daftar Koleksi Perpustakaan Menurut Jenis Koleksi…………………… 46

Tabel 4.1 Daftar Jurnal Seni Budaya di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta…….. 50

Tabel 4.2 Daftar Koleksi Majalah Berbahasa Indonesia…………………………… 51

Tabel 4.3 Daftar Koleksi Majalah Berbahasa Inggris……………………………… 54

Tabel 4.4 Inventaris Terbitan Berkala …………………………………………….. 61

Tabel 4.5 Format Tabel Inventaris Majalah Terjilid ……………………………… 75

Tabel 4.6 Format Tabel Checklist Surat Kabar …………………………………… 86

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Contoh Stempel Inventaris…………………………………………… 11

Gambar 2.2 Contoh Stempel Kepemilikan………………………………………… 11

Gambar 2.3 Contoh Kartu Registrasi Majalah……………………………………… 14

Gambar 2.4 Contoh Kartu Katalog Majalah……………………………………….. 16

Gambar 2.5 Contoh Rak Display Majalah…………………………………………. 19

Gambar 2.6 Contoh Label Nomor Panggil Majalah ……………………………….. 23

Gambar 2.7 Contoh Kartu Majalah ……………………………………………….. 23

Gambar 2.8 Contoh Kartu Pencatatan Surat Kabar………………………………. 25

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta…….. 37

Gambar 3.2 Gedung Kembar UPT Perpustakaan dan UPT Galeri ISI Yogyakarta 42

Gambar 4.1 Diagram Alir Pengolahan Majalah/Jurnal……………………………. 57

Gambar 4.2 Stempel Inventaris …………………………………………………… 59

Gambar 4.3 Stempel Lembaga ……………………………………………………. 60

Gambar 4.4 Contoh Gambar Sampul Depan Majalah …………………………….. 66

Gambar 4.5 Tampilan Publikasi Majalah di Website Perpustakaan ………………. 67

Gambar 4.6 Tampilan Detil Publikasi Majalah di Website ……………………….. 68

Gambar 4.7 Diagram Alir Penjilidan Majalah/Jurnal …………………………….. 70

Gambar 4.8 Contoh Nomor Kontrol Penjilidan Majalah …………………………. 72

Gambar 4.9 Diagram Alir Pengolahan Majalah Terjilid ………………………….. 74

Gambar 4.10 Contoh Label Call Number Majalah Terjilid ………………………. 76

xvi

Gambar 4.11 Contoh CD/DVD Suplemen Majalah ………………………………. 77

Gambar 4.12 Diagram Alir Pengolahan CD/DVD Suplemen …………………….. 78

Gambar 4.13 CD/DVD Setelah Diberi Casing Tampak Luar ……………………. 80

Gambar 4.14 CD/DVD Sudah Diberi Casing Tampak Dalam …………………… 81

Gambar 4.15 Contoh Label Call Number CD/DVD Suplemen Majalah…………. 81

Gambar 4.16 Penempelan Label Call Number pada Casing CD/DVD ………….. 82

Gambar 4.17 Tampilan Publikasi CD/DVD Suplemen Majalah …………………. 83

Gambar 4.18 Detail Publikasi CD/DVD Suplemen Majalah …………………….. 84

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Permohonan Ijin PKL…………………………………………. 92

Lampiran 2. Surat Balasan Permohonan Ijin PKL………………………………… 93

Lampiran 3. Data Pembimbing Lapangan PKL…………………………………… 94

Lampiran 4. Jadual Perputaran/rotasi PKL…………………………………………. 95

Lampiran 5. Kegiatan Harian PKL ……………………………………………….. 96

Lampiran 6. Presensi Harian Pelaksanaan PKL…………………………………… 100

Lampiran 7. Surat Keterangan Telah Melaksanakan PKL………………………… 102

Lampiran 8. Contoh Ucapan Terima Kasih Atas Pemberian Hadiah……………… 103

Lampiran 9. Buku Inventaris Majalah/Jurnal……………………………………….104

Lampiran 10. Contoh Inventaris Format Excel……………………………………. 105

Lampiran 11. Kartu Kendali Terbitan Berkala……………………………………. 108

Lampiran 12. Indeks Artikel Terpilih Bidang Seni……………………………….. 116

Lampiran 13. Contoh Materi Publikasi Majalah……………………………………118

Lampiran 14. Gambar Display Majalah Baru……………………………………… 119

Lampiran 15. Gambar Display Majalah……..…………………………………….. 121

Lampiran 16. Gambar Majalah Yang Disortir untuk Persiapan Penjilidan……….. 123

Lampiran 17. Contoh Pengantar Penjilidan Majalah……………………………. 124

Lampiran 18. Buku Inventaris Majalah Terjilid…………………………………… 126

Lampiran 19. Gambar Penataan Majalah Terjilid…………………………………. 127

Lampiran 20. Buku Inventaris Suplemen Majalah………………………………… 128

xviii

Lampiran 21. Contoh Checklist Surat Kabar…………………………………….. 129

Lampiran 22. Blangko Usulan Majalah/Jurnal……………………………………. 130

Lampiran 23. Surat Permohonan Daftar Majalah/Jurnal………………………….. 131

Lampiran 24. Contoh Brosur Layanan Majalah ………………………………….. 132

Lampiran 25. Kartu Anggota Perpustakaan………………………………………. 134

Lampiran 26. Kartu Baca (untuk pengunjung dari luar ISI Yogyakarta)…………. 135

Lampiran 27. Surat Keterangan Bebas Pinjam …………………………………… 136

Lampiran 28. Pedoman Wawancara………………………………………………. 137

Lampiran 29. Kartu Bimbingan…………………………………………………. 138

xix

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta apabila ditinjau

dari segi jenisnya merupakan jenis Perpustakaan Perguruan Tinggi. Sebagaimana

dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki (2010:2.17) bahwa perpustakaan perguruan

tinggi adalah perpustakaan yang terdapat di perguruan tinggi, misalnya:

universitas, institute, sekolah tinggi dan akademi, badan bawahannya maupun

lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama

membantu lembaga induk untuk mencapai visi dan misinya. Sedangkan tujuan

perguruan tinggi di Indonesia dirumuskan dengan sebutan Tri Dharma Perguruan

Tinggi yang terdiri dari: 1) pendidikan dan pengajaran, 2) penelitian atau riset,

dan 3) pengabdian kepada masyarakat (public service). Fungsi perpustakaan

perguruan tinggi harus sejalan dengan visi dan misi dari lembaga penaungnya,

oleh karena itulah keberadaan perpustakaan harus mampu memperlancar dan

menunjang tercapainya Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut. Dengan demikian

maka, eksistensi perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi sangat vital bagi

keberlangsungan lembaga tersebut.

Fungsi perpustakaan perguruan tinggi menurut Trimo (1992:2-3), adalah

sebagai berikut:

1. Jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut yang

bersangkutan. Perpustakaan harus mampu membantu dan menjadi pusat

kegiatan-kegiatan akademis lembaga pendidikan tersebut.

2. Pusat alat-alat, bahan-bahan peraga pengajaran (instructional material

center). Perpustakaan dapat menyediakan bahan-bahan dan fasilitas yang

dibutuhkan oleh para dosen dalam perkuliahan baik dikelas maupun di

laboratorium.

3. Pusat pengumpulan/penyimpanan (clearing house) bagi semua penerbitan

dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu.

4. Pusat kegiatan kultural masyarakat (social center)

Lebih jauh mengenai fungsi perpustakaan perguruan tinggi, apabila

ditelaah dengan seksama, maka dapat disimpulkan bahwa betapa pentingnya

peranan yang harus diemban oleh perpustakaan perguruan tinggi. Menurut

Sulistyo-Basuki (2010:2.18), perpustakaan di lembaga pendidikan tinggi

sebagaimana UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia (ISI) Yogyakarta

merupakan pusat sumber daya informasi, yang turut menentukan kemajuan

lembaga induknya. Perpustakaan memiliki peranan yang sangat strategis sebagai

mediator yang mendesiminasikan informasi dan pengetahuan kepada para

penggunanya. Perpustakaan dituntut untuk mampu menggali, mengembangkan

dan mengelola informasi agar dapat dimanfaatkan para penggunanya untuk

menghasilkan karya baru atau informasi baru. Dengan demikian kekayaan

sumber daya informasi yang dimiliki perpustakaan dalam berbagai bentuk dan

format, menjadi elemen penting agar perpustakaan mampu menjalankan

perannya dengan baik.

Dalam menunjang lembaga induk untuk mencapai visi misinya,

perpustakaan perguruan tinggi mengemban berbagai macam fungsi yaitu: fungsi

edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi

deposit dan fungsi interpretasi (Dirjen Dikti, 2004:3-4). Salah satu aspek yang

sangat menentukan bagi keberhasilan perpustakaan perguruan tinggi dalam

menjalankan fungsinya dengan baik adalah kekayaan koleksi dan informasi yang

dimiliki. Kekayaan koleksi perpustakaan yang lengkap dan mutakhir merupakan

modal dasar untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya. Salah satu koleksi

perpustakaan yang banyak dibutuhkan pengguna adalah koleksi terbitan berkala.

Menurut Suwahyono (1999:1), terbitan berkala atau periodikal banyak

dibutuhkan pengguna karena merupakan salah satu sumber informasi dan

pengetahuan aktual yang sangat penting bagi masyarakat pencari informasi, baik

yang berkecimpung dalam kegiatan bisnis maupun ilmu pengetahuan. Oleh

karena itu, pengelolaan sumber informasi tersebut harus dilakukan dengan

sebaik-baiknya agar dapat disajikan tepat waktu dan mudah ditemukan kembali

untuk dimanfaatkan oleh para pemustaka.

Lebih jauh, Amsyah (2001:132) menyatakan dalam bukunya

Manajemen Sistem Informasi, bahwa: “Informasi yang bernilai tinggi adalah bila

dihasilkan tepat waktu”. Demikian pula halnya dengan informasi yang termuat

dalam terbitan berkala. Terbitan berkala akan memiliki nilai informasi yang

tinggi apabila disajikan tepat waktu. Oleh karena itu, terbitan berkala sebagai

sumber informasi aktual harus ditangani dengan baik dengan diolah sesegera

mungkin dan segera disajikan. Dengan demikian maka informasi di dalamnya

memiliki nilai yang tinggi karena disajikan dalam waktu yang tepat. Menurut

Sutarno (2005:58), apabila hal itu bisa dilakukan dengan baik, maka kemudian

bukan saja terjadi transaksi informasi melainkan bisa terwujud transformasi ilmu

pengetahuan dari sumbernya kepada para penggunanya.

Berdasarkan hasil observasi penulis, UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta

memiliki kekayaan koleksi terbitan berkala yang relative cukup banyak, terutama

untuk jenis terbitan majalah. Lebih dari seratus judul majalah, dengan subjek

seni maupun umum, baik terbitan dari dalam maupun luar negeri, dilanggan

untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika. Koleksi terbitan berkala yang

cukup banyak tersebut tentu memerlukan penanganan yang baik, dengan kaidah

tertentu agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka secara optimal. Hal ini tentu

harus dikuasai oleh para pustakawan, agar koleksi terbitan berkala yang

dilanggan dengan dana yang cukup besar itu bisa bermanfaat bagi kegiatan

penelitian, perkuliahan maupun perkembangan ilmu pengetahuan pada

umumnya. Untuk itulah, maka penulis tertarik untuk mengangkat tema terbitan

berkala sebagai laporan PKL dengan judul: ”PENGOLAHAN KOLEKSI

TERBITAN BERKALA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT

KESENIAN INDONESIA YOGYAKARTA”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dalam laporan ini penulis

merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan

ISI Yogyakarta?

2. Apa kendala yang dihadapi dalam pengolahan koleksi terbitan berkala di

UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta?

1.3 Ruang Lingkup

Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini penulis membatasi pokok bahasan

pada: pengolahan koleksi terbitan berkala berdasarkan temuan dan analisa

khususnya yang dilakukan di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. Adapun pokok

bahasan meliputi: jenis terbitan berkala, pengolahan dan kendala yang dihadapi

dalam pengolahan pengolahan koleksi terbitan berkala.

1.4 Tujuan dan Manfaat

Penulisan laporan tugas akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan mengenai

pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta.

Sedangkan manfaatnya adalah dapat dipakai sebagai bahan evaluasi untuk

perbaikan di masa mendatang.

1.5 Waktu dan Tempat

Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, yaitu dari tanggal 11

Maret 2013 sampai dengan tanggal 10 Mei 2013. Sedangkan tempat praktek

yaitu di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, yang beralamat di Jalan Parangtritis

KM 6,5 Sewon, Bantul, Yogyakarta. Sedangkan waktu pelaksanaan yaitu sesuai

hari kerja di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta yaitu: hari Senin – Jum’at, pukul

08.00 – 15.00WIB.

1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data

1. Metode Observasi

Menurut Hadi (1995:136) metode observasi adalah suatu metode

pengumpulan data dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematis

fenomen-fenomen yang diselidiki. Khusus untuk pengolahan terbitan berkala

penulis memakai jenis metode observasi partisipan, dalam hal ini penulis

tidak hanya mengamati dan mencatat, tetapi juga melakukan kegiatan

pengolahan secara langsung di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta.

2. Metode Wawancara

Wawancara atau interview adalah metode pengumpulan data dengan jalan

Tanya-jawab sepihak, yang dikerjakan dengan sistematis dan berlandaskan

pada tujuan penelitian (Hadi, 1995:193). Dalam hal ini, penulis memakai

metode interview bebas terpimpin. Penulis melakukan interview dengan

panduan untuk tanya-jawab, tetapi di lapangan pertanyaan dikembangkan

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan informasi yang ingin diperoleh.

3. Metode Studi Kepustakaan

Dalam hal ini, penulis membaca, mempelajari, menelaah buku-buku atau

sumber informasi lainnya yang berkaitan dengan ruang lingkup penelitian,

untuk lebih memahami obyek kajian secara lebih mendalam berdasarkan

teori yang terdapat di berbagai sumber pustaka.

4. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan

dengan jalan mempelajari dokumen-dokumen, catatan-catatan, arsip-arsip

yang berkaitan dengan penelitian (Arikunto, 1996:234). Penulis mempelajari

dan mengumpulkan data dari arsip-arsip dan dokumen-dokumen, baik dalam

bentuk tercetak maupun dalam bentuk elektronik yang berkaitan dengan

kegiatan pengolahan koleksi terbitan berkala.

1.7 Sistematika Penulisan Laporan

BAB I PENDAHULUAN

Membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang

lingkup, tujuan dan manfaat, waktu dan tempat, metode dan teknik pengumpulan

data, dan sistematika penulisan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

Membahas tentang dasar-dasar teori yang berkaitan dengan tema

pembahasan dalam laporan ini.

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN ISI YOGYAKARTA

Menguraikan tentang sejarah perpustakaan, visi dan misi, struktur

organisasi, sumber daya manusia, jenis layanan, jam buka layanan, tata tertib,

gedung dan ruang, perabot dan perlengkapan, koleksi, dan pengguna.

BAB IV PEMBAHASAN

Berisi pembahasan mengenai proses pengolahan terbitan berkala di UPT

Perpustakaan ISI Yogyakarta dan kendala-kendala yang dihadapi.

BAB V PENUTUP

Pada bab terakhir ini berisi tentang hasil kesimpulan dan saran.

BAB V

PENUTUP

1.1 Simpulan

1. Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta

Pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI

Yogyakarta membutuhkan tahapan yang cukup panjang, namun di sisi lain

koleksi terbitan berkala menuntut untuk segera disajikan karena memuat

informasi mutakhir yang sangat ditunggu-tunggu dan dibutuhkan pemustaka

dengan segera. Hal ini tentu menuntut kecepatan dan kecekatan pengolahan

yang cukup baik yang harus dimiliki oleh pustakawan di bagian pengolahan,

khususnya pengolahan koleksi terbitan berkala. Di samping dituntut untuk

memiliki kompetensi profesional yang baik, pustakawan di bagian

pengolahan terbitan berkala juga harus memiliki kompetensi personal yang

baik, diantaranya: telaten, sabar, tidak mudah bosan serta memiliki dedikasi

dan determinasi kinerja yang cukup tinggi.

Tahapan pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan

ISI Yogyakarta dari mulai terbitan tersebut datang sampai siap disajikan

meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pemeriksaan

b. Penyetempelan

c. Pencatatan: pencatatan di buku inventaris dan di kartu kendali

d. Pembuatan indeks artikel terpilih

e. Publikasi koleksi

f. Display koleksi.

Sebagain besar dari tahapan tersebut sudah sesuai dengan teori

pengolahan terbitan berkala. Namun, ada tahapan yang dimodifikasi dari

teori pengolahan terbitan berkala yang telah dijelaskan dalam bab dua. Di

dalam teori disebutkan bahwa untuk menarik minat pemustaka agar

datang ke perpustakaan dan memanfaatkan koleksi terbitan berkala

adalah dengan memfotokopi artikel yang menarik dan ditempel di tempat

yang strategis. Hal tersebut merupakan promosi koleksi dengan cara yang

sederhana. Langkah ini tidak dilakukan di UPT Perpustakaan ISI

Yogyakarta, tetapi diganti dengan publikasi koleksi melalui website

perpustakaan dengan alamat URL http://www.lib.isi.ac.id. Publikasi

koleksi terbitan berkala melalui website memiliki kelebihan dibanding

dengan cara memfotokopi artikel. Kelebihan publikasi koleksi melalui

website antara lain, lebih menarik, lebih cepat, bisa menjangkau lebih

banyak pengguna, bisa diakses 24 jam sehari.

2. Kendala Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI

Yogyakarta.

a. Keterbatasan sumber daya manusia di bagian pengolahan terbitan

berkala. Akibat dari keterbatasan tenaga ini ada hal yang terdapat dalam

teori pengolahan terbitan berkala namun tidak dilakukan di UPT

Perpustakaan ISI Yogyakarta, yaitu pembuatan kartu katalog koleksi

terbitan berkala. Hal ini tidak dilakukan karena keterbatasan tenaga

personel di bagian pengolahan.

b. Belum siapnya software GT Pustaka. Pada saat penulis melakukan

praktek kerja lapangan, software GT Pustaka sebagai aplikasi otomasi

perpustakaan yang akan diterapkan di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta

belum sepenuhnya siap beroperasi, sehingga data bibliografi koleksi

terbitan berkala belum bisa diinput ke dalam database perpustakaan.

Software GT Pustaka yang didesain oleh Gama Tekno Yogyakarta, pada

saat laporan ini ditulis sedang dalam tahap penyesuaian dengan database

perpustakaan, sehingga fitur-fitur yang dikembangkan nantinya bisa

sesuai dengan kebutuhan otomasi di UPT Perpustakan ISI Yogyakarta.

1.2 Saran

1. Menambah jumlah personel di bagian pengolahan. Berdasarkan kualitas dan

kuantitas beban pekerjaan di bagian pengolahan, khususnya pengolahan

terbitan berkala maka perlu adanya penambahan personel. Kurangnya

personel menyebabkan ada beberapa pekerjaan penting di bagian pengolahan

terbitan berkala berjalan kurang optimal, misalnya penginputan data artikel

jurnal dan majalah ke dalam database perpustakaan.

2. Indeks artikel terpilih yang sudah dibuat sebaiknya dijilid yang baik dan

disajikan kepada pengguna, agar bisa dimanfaatkan sebagai sarana temu

kembali informasi.

3. Apabila data artikel jurnal/majalah belum bisa diakses melalui OPAC, maka

bisa membuat alat penelusuran sederhana dengan cara memfotokopi seluruh

daftar isi jurnal/majalah dan dijilid yang baik sebagai alat penelusuran,

sehingga pemustaka tidak harus membuka seluruh halaman jurnal/majalah.

4. Diperlukan almari penyimpanan koleksi CD/DVD suplemen majalah yang

representative, sehingga koleksi bisa tertata dengan baik dan mudah untuk

diketemukan kembali.

5. Diperlukan rak display koleksi majalah/jurnal baru yang lebih representative

agar tampilan penyajian menjadi lebih menarik.

6. Kegiatan penjilidan koleksi majalah/jurnal sebaiknya lebih sering dilakukan,

sehingga penataan koleksi majalah/jurnal lama bisa menjadi lebih rapi.

7. Apabila software otomasi yang baru (GT Pustaka) sudah siap, sebaiknya data

artikel majalah segera diinput, agar pemustaka bisa melakukan penelusuran

koleksi majalah dengan lebih efektif, efisien.

8. Perlu dilakukan weeding untuk koleksi terbitan berkala yang benar-benar

sudah tidak diperlukan, sehingga ruangan dan rak yang ada bisa

dimanfaatkan lebih optimal serta kualitas informasi yang tersedia menjadi

lebih relevan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Evans, G. Edward, Sheila S. Intner, Jean Weihs. 2011. Introduction to Technical

Services, eighth edition. California: Libraries Unlimited. Hadi, Sutrisno. 1994. Metodologi Research Jilid 2. Yogyakarta: Andi Offset. Harrod’s, Leonard Montague. 1996. Harrod’s Librarians’ Glossary. England: Gower

Publising. Indonesia. Badan Standardisasi Nasional. SNI 7330:2009 Perpustakaan Perguruan

Tinggi. Jakarta: Badan Standardisasi Nasional (BSN). Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. Dirjen Pendidikan Tinggi. 2004.

Perpustakaan Perguruan Tinggi, buku pedoman. Edisi ketiga. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi.

Lasa HS. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius. Martoatmojo, Karmidi. 2009. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas

Terbuka. Rahayuningsih, F. (editor). 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha

Ilmu. Reitz, Joan M. 2002. Online Dictionary of Library Science. Connecticut: Western

Connecticut State University. Saleh, Abdul Rahman dan Janti G.Sujana. 2009. Pengantar Kepustakaan, pedoman

bagi pengguna perpustakaan di perguruan tinggi. Jakarta: Sagung Seto. Saleh, Abdul Rahman dan Yuyu Yulia Toha.1996. Materi Pokok Pengelolaan

Terbitan Berseri. Jakarta: Universitas Terbuka.

Soedibyo, Noerhayati. 1988. Pengelolaan Perpustakaan, Jilid II. Bandung: Penerbit Alumni.

Suharsimi, Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian, suatu pendekatan praktek. Jakarta: Rineka Cipta.

Sulistyo-Basuki. 2010. Materi Pokok Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka.

Sutarno NS. 2005. Tanggung Jawab Perpustakaan: dalam mengembangkan masyarakat Informasi. Jakarta: Panta Rei.

Suwahyono, Nurasih. 1999. Sistematika Penyajian Terbitan Berkala Sesuai Standar Nasional dan Internasional. Jakarta: PDII-LIPI

Suwarno, Wiji. 2010. Ilmu Perpustakaan & Kode Etik Pustakawan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Trimo, Soejono. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung: Remaja Rosdakarya

Tri Septiyantono dan Umar Sidik (editor). 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaga, Fakultas Adab, Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Undang-Undang RI No.43 tahun 2007 tentang Perpustakaan.

http://www.isi.ac.id/ diakses tanggal 19 April 2013, pukul 17.09 WIB

http://www.lib.isi.ac.id/ diakses tanggal 17 April 2013, pukul 19.21 WIB

Lampiran 9. Buku Inventaris Majalah/Jurnal

Lampiran 11. Kartu Kendali Terbitan Berkala

Kala Terbit Harian

Kala Terbit Mingguan

Kala Terbit Bulanan

Kala Terbit Dua Bulanan

Kala Terbit Tiga Bulanan

Kala Terbit Empat Bulanan

Kala Terbit Enam Bulanan

Kala Terbit Tahunan

Lampiran 15. Gambar Penyajian Majalah/Jurnal

Lampiran 16. Gambar Majalah Yang Disortir Untuk Persiapan Penjilidan

Lampiran 19. Gambar Penataan Majalah Terjilid

Lampiran 20. Buku Inventaris Suplemen Majalah

Lampiran 25. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan

Tampak Muka

Tampak Belakang

Lampiran 26. Contoh Kartu Baca (untuk pemustaka dari luar ISI Yogyakarta)

Tampak Muka

Tampak Belakang