pengurusan aset treasury

7/28/2019 PENGURUSAN ASET TREASURY

1/117

Kementerian Kewangan

Malaysia

TAKLIM AT PEKELILING PERBENDAHARAAN

BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH KERAJAAN ( TPA)


2/117

TUJUAN TAKLIM AT

M emberi penjelasan mengenai Pekeliling

Perbendaharaan ( PP) Bil. 5 Tahun 2007

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

(TPA)


3/117


4/117


5/117

Pengurusan Aset Alih Kerajaan secara menyeluruh

belum pernah digubal sebelum ini. Pengurusan Aset

Alih sebelum ini merujuk kepada berbagai dokumen

sepert i A rahan Perbendaharaan ( AP) , Pekeliling

Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor

( PP-TPS) , Pekeliling Perbendaharaan danSurat Pekeliling Perbendaharaan.

PENDAHULUAN


6/117

PERBAN DIN GAN PERATURAN LAM A DENGANTATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN ( TPA)

PERATURAN LAMA TPA

14 DO KUM EN AP,PP-TPS,

PP,SPP & SURAT1 DO KUM EN

Keliru

Pertindihan

Terlalu lama

Kurang jelas

Tidak selari dengan

perkembangan semasa

Lebih mudah Lebih jelas

Proses kerja teratur

Seragam

Selari dengan

perkembangan semasa


7/117

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

M emperkemas dan memant apk an

Peraturan Pengurusan Aset Alih

Kerajaan


8/117

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan

dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan

di Kementerian/ Jabatan, peranan dan tanggungjawab

Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan

diberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUN GJAWABPEGAWAI PENGAWAL


9/117

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

( a) M ewujudkan Unit Pengurusan Aset .

(b) Melantik:

( i) Pegawai Aset di per ingkat Kementerian/ Jabatan

/ Pusat Tanggungjawab ( PTJ) ;

( ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan

ke atas aset;

( iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan

aset ; dan

( iv) Jawatank uasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset .

( c) M enubuhk an Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ( JKPAK)


10/117

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

( d) M engemuk akan laporan tahunan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya:

( i) Laporan Hart a M odal dan Inventor i;

( ii ) Laporan Pemerik saan Harta M odal dan

Inventori;

( ii i) Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan; dan

( iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatert ib.

( e) M emast ik an aset alih Kerajaan diuruskan mengikut

tatacara yang telah ditetapkan.


11/117

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABUNIT PENGURUSAN ASET

( a) M enguruskan semua aset alih Kerajaan

di Kementerian/ Jabatan meliput i:

Penerimaan

Pendaftaran

Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan

Penyelenggaraan Pelupusan

Kehilangan dan Hapus kira


12/117

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABUNIT PENGURUSAN ASET

( b) M enguruskan perlant ikan Pegawai Pemeriksa,

Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat .

( c) M enjadi Urus Set ia kepada JKPAK.

( d) M engurus pelupusan aset alih Kerajaan.

( e) M engurus Kehilangan dan Hapus k ira.


13/117

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

UNIT PENGURUSAN ASET

( f) M enyelaras penyediaan laporan berikut :

Harta Modal dan Inventori

Pemeriksaan Harta M odal dan

Inventori

Pelupusan Aset Alih Kerajaan

Tindakan Surcaj/ Tatatert ib


14/117

JAWATANKUASAPENGURUSAN ASETALIH KERAJAAN ( JKPAK)

Pengerusi : Timbalan Ketua Set iausaha Kementerian

(peringkat Kementerian)Timbalan Ketua Pengarah

( peringkat Ibu Pejabat )

Pengarah ( Jabatan Persekut uan di Negeri)

Set iausaha : Pegawai Aset Kementerian/ Jabatan

Ahl i : Semua Ketua Bahagian/ Unit

Ketua Unit Audit Dalam

Pegawai-pegawai lain yang sesuai


15/117

JAWATANKUASA PENGURUSANASET ALIH KERAJAAN ( JKPAK)

AGENDA M ESYUARAT:

Keduduk an semasa Aset Alih Kementerian/ Jabatan

Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih

Laporan Tindakan Pelupusan

Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatert ib M asalah-masalah berkaitan dengan pengurusan

aset alih.


16/117

JAWATANKUASA PENGURUSAN

ASET ALIH KERAJAAN ( JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

M erancang, memant au, mengawasi dan menyelia semua

aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh t iga ( 3) bulan.

Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan A kaun ( JPKA) .


17/117

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 02 M ac 2007 .

Semua Pegawai Pengawal hendak lah memast ikan set iap

Kementerian/ Jabatan di bawah kawalannya menguruskan

aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan

lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.


18/117

PELAKSANAAN

Dengan pelaksanaan TPA, Kement erian/ Jabatan hendak lah

memindahkan semua maklumat berkaitan Harta Modal

dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dariBorang:

Kew. 312 Kew. PA-2 dan Kew. PA-4

Kew. 313 Kew. PA-3 dan Kew. PA-5

dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh 6 bulan

dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.


19/117

PELAKSANAAN

Semua aset yang dimi lik i oleh Kementerian/ Jabatan

sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan dalam

Senarai Daftar Harta M odal Kew. PA-4 dan Senarai DaftarInventori Kew. PA-5.

M ak lumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kew.314)hendak lah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok ( Kew. 3 00 -J3)

dan Kad Petak ( Kew. 300-J4) mengik ut Panduan

Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor ( PP-TPS) .


20/117

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung

dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:

( a) AP Bab I I Kehilangan dan Hapus kira, hanyaperaturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

( b) PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan

barang-barang awam sahaja;

( c) PP Bil 2 Tahun 1991;( d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;

( e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;

( f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;

( g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8

Pengurusan Stor dan aset sahaja;


21/117

PEMBATALAN

( h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan S

hanya Bab XIV dan XV sahaja;

( i) Surat Perbendaharaan S( K& B) ( 8.09) 735/ 3/ 1 -335

( SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

( j) Surat Perbendaharaan K.KEW/ BKP/ PA/ 535/ 457

( 10) bert arik h 7 Januari 2002.


22/117

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa

masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua

Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak

Berkuasa Tempatan.


23/117

SESI KEDUA

Penjelasan M engenai Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan ( TPA)


24/117

KANDUNGAN TPA

TPA

BAB A

PENERIMAAN

BAB E

PELUPUSAN

PENDAHULUAN

BAB B

PENDAFTARAN

BAB CPENGGUN AA N, PENYIM PAN AN &

PEMERIKSAAN

BAB F

KEHILANGAN

/ HA PUS KIRA

BAB D

PENYELENGGARAAN


25/117

PENDAHULUANTPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta M odal

dan Inventori meliputi:

Bab A : Penerimaan

Bab B : Pendaftaran

Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan

Pemeriksaan

Bab D : PenyelenggaraanBab E : Pelupusan

Bab F : Kehilangan dan Hapus k ira


26/117

DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau

milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wang

Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan

atau hadiah atau diperolehi melalui proses

perundangan.


27/117

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori


28/117

HARTA MODAL

( a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM 1,000

dan ke atas set iap satu pada masa perolehan.

( b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan

secara berjadual tanpa mengira harga perolehan

asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk

kepada aset yang memerluk an penyelenggaraansepert i yang telah dinyatakan dalam manual/ buk u

panduan pengguna.


29/117

INVENTORI

( a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan

penyelenggaraan berjadual.

( b) Perabot , hamparan, hiasan, langsir dan pinggan

mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.


30/117

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

( i) Loji / Jentera Berat

( ii ) Kenderaan

( ii i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/

Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/

Pejabat / M akmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan


31/117

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

( a) N ilai perolehan asal kurang daripada

RM1,000 dan tidak memerlukan

penyelenggaraan secara berjadual:

( i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/

Telekomunik asi/ Penyiaran/ Perubatan/

Pejabat / M akmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan


32/117

KATEGORI INVENTORI

( b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot

( ii i) Hamparan, hiasan dan langsir

( iv) Pinggan mangkuk


33/117

BAB APENERIMAAN


34/117

BAB A - PENERIMAAN

( a) Pemeriksaan telit i bagi memast ikanaset diterima menepati spesifikasi.

( b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang

bertauliah bila perlu.


35/117

BAB A - PENERIMAAN

( c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa

menerima aset:

Semak butiran dalam dokumen.

Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta

sebelum sahk an penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta

merta maka dokumen dicatat Diterima dengan

syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan

diuji .


36/117

BAB A - PENERIMAAN( d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1

jika t erdapat kerosakan/ perselisihan.

( e) Borang Kew.PA-1 yang dit andatangani oleh Ketua

Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau

syarikat pembekal.

( f) Pegawai Penerima past ikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

( g) Pegawai Penerima past ikan aset diterima bersama

manual penggunaan dan penyelenggaraan.


37/117

BAB BPENDAFTARAN

BAB B PENDAFTARAN


38/117

BAB B - PENDAFTARAN

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA M AKLUM AT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASET

HADIAH

DOKUM EN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASET

LUCUTHAK

BUTIRAN M AKLUM AT

CARTA ALIRAN

DAN PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN

ASET ALIH

LAPORAN TAHUNAN

HARTA M ODA L &

INVENTORI

PENGESAHAN

PENDAFTARAN


39/117

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan.


40/117

PENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang dit erima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perlu

didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan

diwujudkan bagi tujuan rekod.


41/117

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

Didaftarkan jika Kementerian/ Jabatan

bercadang menggunakannya.

Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah

akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai

Pengawal untuk menentukan tindakan yangdiambil ke atas aset berkenaan mengikut

maksud tersebut sahaja.


42/117

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Dibeli:

( a) Pesanan Rasmi Kerajaan

( b) Not a Serahan

(c) Invois

( d) Dokumen Kont rak( e) Kad Jaminan

( f) M anual Pengguna

( g) Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan


43/117

PUNCA MAKLUMAT

Aset yang disewa beli:

( a) Surat Ikatan Perjanjian

( b) Dokumen lain yang berkait an


44/117

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

( a) Salinan Daftar jika dit er ima secapindahan

( b) Salinan surat kelulusan menerima

hadiah

( c) Salinan Siji l Lucuthak oleh

M ahkamah


45/117

PUNCA M AKLUM AT

Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran

berasaskan maklumat di fizikal aset atau

sumber-sumber lain yang berkaitan.


46/117

DOKUMEN PENDAFTARAN

( a) Daftar Harta M odal Kew. PA-2

( b) Daft ar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

( a) Format yang sama diguna pakai.( b) Daftar hendak lah dicetak .

( c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.


47/117

URUSAN PENDAFTARAN

( a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset

di Kementerian/ Jabatan/ PTJ

menggunakan Kew. PA-2 &Kew. PA-3.

( b) Satu Senarai Daftar Harta M odal

Kew. PA-4 dan Senarai DaftarInventori Kew. PA-5 disediakan.


48/117

URUSAN PENDAFTARAN( c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dik emukakan

secara tahunan seperti berikut:

( i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

( i i ) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai

daftar Jabatan dan kemukakan kepada

Kementerian.


49/117

URUSAN PENDAFTARAN

( iii ) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan

Kementerian bagi membolehkan

Kementerian mengetahui dan memantau

keseluruhan aset di bawah kawalannya.


50/117

URUSAN PENDAFTARAN

( d) Daftar aset dikemask ini bila berlaku:

( i) Penambahan/ penggant ian/penaiktarafan

( ii) Pemeriksaan aset

( ii i) Pelupusan

( iv) Hapus k ira


51/117

PELABELAN ASET

Semua aset diberi t anda pengenalan dengan

cara melabel, mengecat , emboss bagi

mnunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia

(HKM) .

Aset tujuan samaran/ r isikan di tanda di tempat

yang tidak mudah dilihat.


52/117

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran

seperti panduan berikut:

Kod Kementerian: } Berasaskan kod fail

Kod Jabatan: } oleh M AM PU

Kod Kumpulan sama ada:

Harta M odal - H

Inventori - I

Tahun Pembelian:No. Siri:

CONTOH : KK/ BKP 10/ H/ 07/ 1

PELABELAN ASET


53/117

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod

pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKew. PA-6.

Penyimpanan Daftar

Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulitkeras dalam kabinet berkunci.

Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.

Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN


54/117

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan

hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset

menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.

1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala

1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawai

bertanggungjawab.


55/117

LAPORAN TAHUNAN HARTA M ODALDAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan

ke Perbendaharaan sebelum 15 M ac

tahun berikutnya.


56/117

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJAPENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses Kerja

Pendaftaran sepert i Jadual 1 dan

Jadual 2.


57/117

BAB C

PENGGUNAAN, PENYIM PANANDAN PEM ERIKSAAN


58/117

( a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

( b) M engikut fungsi sebenar dalam manual.

( c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan.

( d) Perlu direkodkan.

( e) M elapor kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN


59/117

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah

mendapat kebenaran bertulis daripada KetuaJabatan. Aset dipulangk an semula sebaik selesai

penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan

mana lebih awal.

PENGGUNAAN


60/117

Peraturan mengenai Penggunaan,

Pengurusan dan Penyelenggaraankenderaan adalah mengik ut peraturan

semasa yang berkuatkuasa.

PENGGUNAAN


61/117

Aset hendak lah sent iasa disimpan di t empat yang selamatdan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.

Arahan Keselamatan Kerajaan hendak lah sent iasa dipatuhi.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab t erhadap apa-apa

kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah

tanggungjawabnya.

Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah

sentiasa di bawah kawalan maksima.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan

t indakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18( c) Ak ta

Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN


62/117

Pemeriksaan aset dilaksanakan k e atas:

( a) Fizik al

(b) Rekod

( c) Penempatan

PEM ERIKSAAN


63/117

Tujuanpemeriksaan adalah untuk:

( a) M engetahui keadaan dan prestasi aset ;( b) M emast ikan set iap aset yang mempunyai

daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan

kemaskini;

( c) M emast ikan set iap aset berada di lok asi sama

seperti yang tercatat dalam daftar.

PEM ERIKSAAN


64/117

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya

2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-

kurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan

Pemerik saan Harta Modal Kew. PA-10 danLaporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11

kepada Ketua Jabatan.

PEM ERIKSAAN


65/117

Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11

bersama-sama Siji l Tahunan Pemeriksaan Harta M odal

dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew.

PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 M ac tahun

berikutnya.

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri

pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memast ikan

peraturan ini dipatuhi.

PEM ERIKSAAN


66/117

BAB DPENYELENGGARAAN


67/117

JENIS PENYELENGGARAN

( a) Penyelenggaraan Pencegahan ( Prevent ive Maint enance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk

memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen

atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan

lancar secara bert erusan.

( b) Penyelenggaraan Pemulihan ( Correct ive Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber

fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN


68/117

M ANUAL PENYELENGGARAAN

Set iap manual/ buku panduan pengguna berkaitan

aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk

tindakan penyelenggaraan.

PENYELENGGARAAN


69/117

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian

/ Jabatan:

( a) M enyedia senarai aset yang memerluk anpenyelenggaraan Kew. PA-13.

( b) M erancang penyelenggaraan

( c) M elaksana program penyelenggaraan

( d) M erekod penyelenggaraan( e) M enilai program penyelenggaraan

( f) M enyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.


70/117

BAB E

PELUPUSAN


71/117

ISI KANDUNGAN Definisi Pelupusan

Objektif

Justifikasi Pelupusan Kuasa M elulus

Urus Set ia Pelupusan

Perakuan Pelupusan ( PEP)

Lembaga Pemeriksa Tempoh Tindakan Pelupusan


72/117

ISI KANDUNGAN

Pelanjutan Tempoh

Pinda Kaedah Pelupusan Kaedah Pelupusan

Pelaksanaan Kaedah Pelupusan

Pelupusan M elalui Kont rak Pusat

Tindakan Semasa M elaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan


73/117

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah

yang ditetapkan.


74/117

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

( a) N ilai perolehan asal satu aset melebihi RM 50,000 atau

jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

( b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai

sepert i berikut :

- Hadiah

- Pindahan dari Jabatan Persekut uan ke Negeri- Tukar Beli ( t rade in)

- Tukar Barang ( barter t rade)

- Kaedah lain pelupusan yang t idak dinyatakan

dalam tatacara ini.


75/117

KUASA MELULUSKEM ENTERIAN/ JABATAN

( a) N ilai perolehan asal satu aset t idak melebihi RM 50,000 ataujumlah keseluruhannya t idak melebihi RM500,000; dan

( b) Pindahan aset di ant ara Jabatan Persekutuan bagi nilai

perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau

jumlah keseluruhannya t idak melebihi RM500,000 .

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen

17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan

kuasa selanjut nya kepada mana-mana pegawai lain.


76/117

URUS SETIA PELUPUSAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa

mengikut Kew. PA-15

M endapatkan Perakuan Pelupusan ( PEP) Kew. PA -16

Unit Pengurusan Aset Kementerian/ Jabatan

M endapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.

PA-17M enyemak dan memast ikan permohonan pelupusan

lengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepada

Kuasa M elulus


77/117

URUS SETIA PELUPUSANM emak lumkan kelulusan k epada Ketua Jabatan

Untuk tindakan.

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

M emohon k elulusan meminda kaedah pelupusan

M elant ik 2 orang saksi bagi pelupusan k aedahpemusnahan

M endapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset

Kew. PA-18


78/117

URUS SETIA PELUPUSAN

Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19

Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus

M engemuk akan Laporan Tahunan Pelupusan Aset

Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac

tahun berik utnya.


79/117

PERAKUAN PELUPUSAN ( PEP) KEW. PA-16

( a) PEP diperluk an bagi semua aset M ekanik al, Elekt r ik al dan

Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan

komputer di Kembaran B.

( b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yangmempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar

khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

( c) PEP bagi perkakasan komput er hendak lah disediakan oleh

Pegawai Sistem M ak lumat Kementerian/ Jabatan.

( d) Set iap PEP disahk an oleh 2 pegawai yang mempunyai

kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

( e) N ilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh

1 tahun.


80/117

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

( a) Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan

perlu melant ik Lembaga Pemeriksa bagimembuat pemeriksaan.

( b) Lembaga Pemeriksa dilant ik berdasarkan

jawatan t idak lebih tempoh 2 tahun.


81/117


82/117

TUGAS LEM BAGA PEM ERIKSA

( a) M enyedia dan mengemuka Jadual Pelupusan kepada

Urus Set ia Pelupusan Jabatan.

( b) M emerik sa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

( c) M emast ik an mak lumat suli t dan rahsia dalam peralatan

yang hendak dilupuskan dikeluarkan.

( d) M enyedia Laporan Lembaga Pemerik sa Kew. PA-17.

( e) M engesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

( f) M enandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Set ia.


83/117

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulandari tarikh surat kelulusan mengikut

kaedah yang diluluskan.


84/117

PELANJUTAN TEMPOH

Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka

kepada Kuasa M elulus 2 minggu sebelumtamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh

hanya dibenarkan sekali sahaja.

Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas

tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.


85/117

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusandikemuka kepada Kuasa M elulus sebelum

tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh

pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan

baru hendaklah dikemukakan.


86/117

KAEDAH PELUPUSAN

( a) Jualan secara :

Tender

Sebut hargaLelong

( b) Jualan Sisa

( c) Tukar Barang ( Barter Trade)

( d) Tukar Beli ( Trade in)

( e) Tukar Gant i ( Cannibalize)


87/117

KAEDAH PELUPUSAN

( g) Pindahan

(h) Hadiah

( i) M usnah secara:

Ditanam

Dibakar

Dibuang

Ditenggelam

( j) Kaedah lain pelupusan yang dif ik ir kan

sesuai


88/117

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusatKement erian/ Jabatan hendak lah menggunakan

peraturan berkenaan.


89/117

Label HKM dan nama Kem/ Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan

kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

TINDAKAN SEM ASA M ELAKSANAKAN

PELUPUSAN

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadapembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah

dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai


90/117

Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA


91/117

BAB F

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA


92/117

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang t iada lagi

dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,

kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan,

penipuan atau kecuaian pegawai awam.


93/117

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk

membatalkan rekod aset yang hilang.


94/117

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Set iausaha Kement erian atau

Ketua Pengarah Jabatan


95/117

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah,

daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA M ELULUS PERINGKAT

PERBENDAHARAAN


96/117

PERBENDAHARAAN

( a) N ilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau

keseluruhannya melebihi RM500,000.

( b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawahtanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,

komputer riba, palmtop/ pocket PC, Personal Digital Assistant

( PDA) ,LCD Projektor, Pemain CD/ DVD dan smartphone.

( c) M elibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam

tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA M ELULUS PERINGKAT


97/117

PEGAWAI PENGAWAL

( a) N ilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak

melebihi RM 500,000 dan tidak melibatkanperalatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

( b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa

hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal

kecurian, penipuan atau kecuaian tidak

melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGAN

DAN HAPUS KIRA


98/117

DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab

sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TU

G

AS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang

Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan

Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada

Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Poliskepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan

menggunakan contoh format Kew. PA-29.


DAN HAPUS KIRA


99/117

DAN HAPUS KIRA

T

UG

A

S

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal

dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum

diperolehi.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada

Jawatankuasa Penyiasat.


DAN HAPUS KIRA


100/117

DAN HAPUS KIRA

T

UG

A

S

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk

kemaskini rekod daftar aset.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa

Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusanhapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/

tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib

dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan

Surcaj/ Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak

lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia

Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

PROSES HAPUS KIRA


101/117

1. Melaporkan Kehilangan

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada

Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab

ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang

mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan

kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktukehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA


102/117

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan LaporanAwal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang

Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan

oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/

Ibu Pejabat.

PROSES HAPUS KIRA


103/117

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku

hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari

bekerja menghantar Laporan Awal dan salinanLaporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana

kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA


104/117

2.Laporan Awal Kew. PA-28

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantarkepada Ketua Setiausaha Kementerian,

Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan

wakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA


105/117

3. Jawatank uasa Penyiasat

( a) Jawatankuasa Penyiasat hendak lah dilant ik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera

dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

( b) Keanggotaan:

( a) Pegawai yang t idak terlibat dengan k ehilangan it u dan

buk an daripada bahagian/ unit yang sama;

( b) pegawai berpangkat lebih t inggi daripada pegawai

yang terlibat;

( c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih

kanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA


106/117

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c)Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia,

Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawaidari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat

dengan kehilangan itu di negara berkenaan

sebagai Jawatankuasa Penyiasat.


107/117

PROSES HAPUS KIRA


108/117

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan

Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia

Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan

dari tarikh pelantikan.

Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh

dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

PROSES HAPUS KIRA


109/117


(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen

sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar

Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dandokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang

ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polisbelum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA


110/117


(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil

siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yanghilang dengan surcaj atau tatatertib atau

kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

PROSES HAPUS KIRA


111/117


(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil

siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh

mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa

Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk

menjalankan siasatan.

PROSES HAPUS KIRA


112/117


(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan

ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan

untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus

dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal

dikemukakan.

4.Tindakan Kement erian/ Jabatan Selepas Kelulusan


113/117

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar HartaModal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset

Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak

Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam

tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib

kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh

kelulusan Perbendaharaan.


114/117

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan

Hapus k ira sepert i di Jadual 5 dan Jadual 6 .

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA


115/117

SOAL JAWAB


116/117

PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASET

BAHA GIAN KAWALAN DAN PEM AN TAUA N ( BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIA


117/117

SEKIANTERIMA KASIH

pengurusan aset treasury

Documents