pengurusan bajet · cadangan perbelanjaan berhemah perbelanjaan jamuan elaun lebih masa belanja...
TRANSCRIPT
PENGURUSAN BAJET
Disampaikan oleh : FADZILLAH BINTI RAHMAN
Bahagian Akaun, Belanjawan, Penerimaan & Pelaburan
Pejabat Bendahari UTM [email protected]/07-5530256/019-7299935
KATEGORI PERUNTUKAN
Bajet Mengurus (U)
Dasar Sedia Ada
One Off
Dasar Baru
Dana Universiti Penyelidikan (Q)
Geran Penyelidikan (R)
Tabung Amanah (A)
Bajet Pembangunan (D)
KONSEP PENYEDIAAN BAJET
Outcome Based Budgeting (OBB)
Penekanan adalah kepada pencapaian outcome, KPI dan output
UTM - PK3 : PENJANAAN ILMU DAN INOVASI
- Penyediaan bajet 2 tahun sekali
- Pemeriksaan bajet dibuat setiap tahun
PROGRAM DAN OUTCOME KPT
AKAUNTABILITI DAN PENGURUSAN PRESTASI SEKTOR AWAM
6
Amalan yang menggalakkan pengurus
dan kakitangan untuk memberi
tumpuan kepada
keberhasilan Program.
Bukan sekadar ‘mencapai sasaran’ dan menggunakan peruntukan bajet yang ditetapkan.
7
Suasana dinamik
Peningkatan ekspektasi
Peningkatan permintaan akauntabiliti
Usaha ke arah “rightsizing”
Sumber terhad
8
Bagaimana tanggungjawab dan
kewajipan yang diamanahkan dapat
dilaksana dan sasaran dicapai oleh
pihak yang diamanahkan dengan
menggunakan sepenuhnya sumber
yang telah ditetapkan.
9
Kewangan
Pengurusan
Program
10
Memastikan semua peraturan dan perundangan kewangan dipatuhi sepenuhnya
11 11
November 2007/ Page 11 November 2007/ Page 11
Pengurusan yang cekap
Meningkatkan nilai untuk
perbelanjaan
Mengoptimumkan sumber
Akauntabiliti Pengurusan
Memastikan kualiti
Mengelakkan pembaziran
12
Menentukan program mencapai objektif yang dipersetujui.
Program menghasilkan outcome yang diharapkan.
Outcome program memenuhi keperluan pelanggan dan stakeholder.
Opsyen dan alternatif dasar terbaik digunakan.
STRATEGI PENYEDIAAN BAJET
Mengambilkira Polisi Perbelanjaan Berhemah (Pek. Bendahari Bil. 5/2010)
PTJ hendaklah mengamalkan dan laksanakan program/aktiviti secara paling cekap, ekonomi dan berkesan dengan ambilkira;
keutamaan perbelanjaan disusun semula dengan tumpuan kepada aktiviti yang dapat menyumbang kepada pencapaian KAI secara cekap dan berkesan
memastikan semua perbelanjaan komited terutamanya berkontrak disediakan peruntukan mencukupi
Penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan diberi keutamaan
PTJ adalah bertanggungjawab untuk memantau prestasi perbelanjaan PTJ masing-masing.
PTJ digalakkan untuk menjana pendapatan bagi meningkatkan sumber dalaman Universiti.
Penggunaan tabung di PTJ masing-masing adalah digalakkan bagi menampung ketidakcukupan perbelanjaan.
STRATEGI PENYEDIAAN BAJET
CADANGAN PERBELANJAAN BERHEMAH
Perbelanjaan jamuan
Elaun Lebih Masa
Belanja bekalan pejabat
Penggunaan kertas/ toner/fotocopy/alat tulis
Bengkel/ Kursus perlu dirancang lebih awal tertakluk kepada peruntukan sedia ada
Perjalanan dan aktiviti tidak melebihi jarak 400 km
Sharing facilities
ISU-ISU BAJET
Kurang pemantauan prestasi perbelanjaan dan peruntukan
Tanggungan (Pesanan Tempatan) tidak dapat dibayar pada tahun semasa
Tuntutan perjalanan lewat dikemukakan
Tuntutan pembayaran melangkau tahun
Pembatalan permohonan pembelian/PT tidak dibatalkan dalam sistem
Pembelian tidak dirancang dengan baik - Christmas Shopping
Permohonan tambahan/virement
dibuat berulangkali
PENGURUSAN PEROLEHAN
KAEDAH PEROLEHAN
Lantikan/ Pembelian Terus
Sebut Harga
Rundingan Terus
Kontrak Pusat
Panjar Wang Runcit
Perlanjutan/ Perubahan Kontrak
Tender
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
< RM300.00 Panjar Wang Runcit (i) Tiada dokumen pembelian diperlukan dan memadai dengan mengemukakan resit sahaja.
Penolong Pendaftar/ Pegawai Eksekutif
>RM300.00 – RM1,000.00
Pembelian Terus (i)
(ii)
Pembelian Terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga berpatutan. Buat kajian pasaran untuk memastikan harga yang ditawarkan berpatutan.
Ketua Jabatan/ Ketua Makmal/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit
Rujukan : PEKELILING BENDAHARI BIL. 1/2009 TATACARA PEROLEHAN UNIVERSITI (BEKALAN & PERKHIDMATAN)
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
>RM1,000.00 – RM10,000.00
setahun
Pembelian Terus (i) Pembelian terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan.
Ketua Jabatan/ Ketua Makmal/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit.
(ii) Buat kajian pasaran untuk memastikan harga yang ditawarakan adalah berpatutan.
(iii) Digalakkan mendapat sebut harga sekurang-kurangnya daripada dua (2) syarikat.
(iv) Pesanan Tempatan/Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
>RM10,000.00 – RM50,000.00
setahun
Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 3 pembekal bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Ketua/Timbalan Ketua Pusat Tanggungjawab
(ii) Sebut harga dibuat secara bertulis.
(iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup.
(iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
(v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen sebut harga kepada pemohon untuk dibuat penilaian.
(vi) Pemohon serah kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggungjawab untuk mendapatkan kelulusan.
(vii) Pesanan Tempatan/ Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
>RM50,000.00 – RM100,000.00
setahun
Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 5 pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab
(ii) Sebut Harga dipelawa secara bertulis lengkap dengan spesifikasi.
(iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup.
(iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan
Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
(v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.
(vi) Urusetua Sebut Harga serah Sampul A kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Sampul B kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal.
(vii) Kedua-dua Jawatankuasa Penilaian hendaklah bermesyuarat dan mengemukakan Laporan Penilaian dalam tempoh 14 hari kepada Urus Setia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan
Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
(viii) Urus Setia menyediakan kertas taklimat untuk mendapatkan kelulusan.
(ix) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan
Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
>RM100,000.00 – RM500,000.00
setahun
Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 5 pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera.
(i) >RM100,000 – RM200,000.00 Kelulusan diberi oleh Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab
(ii) Sebut Harga dipelawa secara bertulis lengkap dengan spesifikasi.
(ii) > RM200,000.00 – RM500,000.00 Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab peraku dan diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Universiti.
(iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
(iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.
(v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.
(vi) Urusetia Sebut Harga serah Sampul A kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Sampul B kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal.
(vii) Kedua-dua Jawatankuasa Penilaian hendaklah bermesyuarat dan mengemukakan Laporan Penilaian dalam tempoh 14 hari kepada Urus Setia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
(viii) Urus Setia menyediakan kertas taklimat untuk mendapatkan kelulusan.
(ix) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM)
Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
> RM500,000.00 Tender (i) Pemohon menyediakan Jadual Teknikal, Jadual Harga dan Syarat-Syarat Khas.
Lembaga Perolehan Universiti
(ii) Jawatankuasa Penentuan Teknikal Universiti akan bermesyuarat dan membuat semakan; Pemohon dikehendaki membetulkan semula jika ada kekurangan/kesilapan.
(iii) Jadual Teknikal, Jadual Harga dan Syarat-Syarat Khas yang telah dibetulkan dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa Penentuan Teknikal.
(iv) Penyediaan dokumen tender, iklan, jual dan buka tender akan diuruskan oleh Pejabat Bendahari.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus
(v) Jadual Teknikal dan Syarat-Syarat Khas akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal Pusat Tanggungjawab untuk di nilai dalam tempoh 14 hari.
(vi) Penilaian harga dan kedudukan kewangan Petender akan dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan Petender.
(vii) Semua laporan penilaian hendaklah dikemukakan kepada Urusetia Tender untuk dibuat kertas taklimat bagi mendapatkan kelulusan.
(viii) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.
HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS
Pembelian tidak mengikut prosedur
Pesanan Tempatan lewat dikeluarkan dan tiada pemantauan pembekalan (melebihi tarikh pembekalan)
Memecahkecilkan pembelian
Pembelian tidak dirancang dengan baik - Christmas Shopping
Kesilapan dalam penentuan chargeline
Anggaran pejabat disediakan selepas perolehan dilaksanakaan
Anggaran pejabat tidak dimasukkan dalam peti tawaran dalam tempoh pelawaan Sebut Harga
Pegawai memberi user id kepada staf/pegawai lain untuk melulus proses dalam sistem
ISU-ISU PEROLEHAN
PROSEDUR PUNGUTAN WANG
- Bendahari
- Dekan/Ketua Jabatan
- Penyelia/Juruwang PTJ
1. Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 3 Tahun 2010
KUASA MEMUNGUT WANG
Surat Perwakilan Kuasa a) bertulis b) user id/password
Keselamatan user id dan password
PERAKUAN PUNGUTAN
1. RESIT RASMI PTJ 2. RESIT RASMI BENDAHARI
3. KUPON
a) Peralatan Kolej b) Pelekat Kenderaan
MODUL PENERIMAAN (UTMFIN)
Menjana Resit Rasmi di PTJ
Jenis Projek & Sub Projek
Failkan Salinan Resit Rasmi
Failkan Resit ‘BATAL’
PENYEDIAAN RESIT PTJ
MODUL PENERIMAAN (UTMFIN)
Pindahan Rekod Pungutan Mengikut Mod Bayaran
Nombor Pindahan Dijana Pindahan Wang Secara Fizikal Setiap Minggu Jumlah Pungutan = Laporan Analisis Pindahan Wang Failkan Laporan Analisis Pindahan Wang Dengan Resit Rasmi Pejabat Bendahari (Bukti)
PINDAHAN WANG PTJ
HASIL
• Bil Tuntutan berkaitan Yuran Pelajar, Sewa Ruang & Utiliti
TUNTUTAN HASIL & AMANAH UNIVERSITI
AMANAH
• Bil Tuntutan berkaitan Seminar, Program Kerjasama, Perundingan & Penyelidikan
1. PTJ perlu mengeluarkan bil tuntutan 2. Sesalinan bil tuntutan dikemukakan kepada Pejabat
Bendahari 3. PTJ hendaklah membatalkan bil yang tidak memenuhi spesifikasi pelanggan & maklumkan kepada Pejabat Bendahari
4. PTJ bertanggungjawab mengeluarkan Surat Peringatan –
hutang > 30 hari.
ISU-ISU PUNGUTAN WANG
Kesilapan data semasa Penyediaan Resit PTJ (UTMFIN) Contoh: - Penetapan Chargeline - Mod Bayaran - Jumlah Kutipan
* akan menyebabkan pindahan dihapus.
Lewat membuat pindahan rekod dan penghantaran wang ke Pejabat Bendahari. Tidak memfailkan salinan resit PTJ (copy) dan Laporan Analisis Pindahan. Terimaan melalui kad kredit tidak disertakan ‘Sales Slip’. Notis ‘Semua Pembayaran Hendaklah Diperakukan Dengan Resit’ tidak dipamerkan.
ISU-ISU PUNGUTAN WANG
User ID/password disalahgunakan dan tidak dikemaskini. Mendahulukan wang pungutan untuk pengendalian program. Tidak menyelenggara ‘Rekod Kawalan Kupon’. Tidak memfailkan resit rasmi Pejabat Bendahari (Bukti).
Tidak mengecop dan memfailkan resit batal. Tidak menyimpan kebenaran bertulis yang diperolehi daripada Pejabat Bendahari.
SEKIAN, TERIMA KASIH