pengurusan kakitangan - cms.mrsm.edu.my e-education system - panduan pengguna ... (guru/kakitangan)...
TRANSCRIPT
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 1 of 20
Pengurusan Kakitangan
Pengenalan
Pengurusan Kakitangan berfungsi untuk BPMs (Bahagian Pendidikan Menengah) untuk
merekod maklumat kakitangan dan mengetahui kursus, latihan dan mesyuarat yang
telah dihadiri oleh setiap kakitangan.
Penyediaan dan pengubahsuaian keseluruhan data kakitangan akan dilakukan oleh
pihak HQ. Pengguna (pentadbir sistem) hanya boleh mengakses maklumat peribadi
mereka dan maklumat kakitangan yang berkhidmat di MRSM tersebut sahaja. Sebarang
perubahan, pengguna (pentadbir sistem) perlu memohon daripada pihak HQ untuk
melakukan perubahan.
Berikut adalah antara elemen penting yang terdapat dalam modul Pengurusan Sumber
Manusia bagi pentadbir sistem adalah:
1. Persediaan Kakitangan
2. Kedatangan Kakitangan
3. Tambah Kakitangan
Persediaan Kakitangan
Persediaan kakitangan mempunyai 3 elemen utama untuk pengguna membuat merekod
dan melihat rekod kakitangan yang ada di sekolah. Berikut ialah elemen yang terdapat di
persediaan kakitangan:
Papar Rekod Saya
Papar Rekod Kakitangan
Papar Rekod Ketua Jabatan
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 2 of 20
Papar Rekod Saya
Papar rekod saya merupakan modul dimana pengguna (guru/kakitangan) boleh melihat
rekod peribadi masing-masing. Antara rekod yang terdapat dalam modul papar rekod
saya adalah:
Maklumat Peribadi
Pengalaman Kerja
Kelayakan Akademik
Tanggungan
Butir-Butir Pekerjaan
Kursus/Latihan
I. Maklumat Peribadi
Maklumat peribadi merupakan antara elemen yang terdapat di dalam modul papar
rekod saya. Pengguna (guru/kakitangan) hanya boleh melihat maklumat-maklumat
peribadi masing-masing secara online. Butir-butir yang terdapat dalam maklumat
peribadi adalah seperti berikut, maklumat peribadi, waris kadim/butir-butir
kecemasan dan maklumat kesihatan.
Gambarajah 1.1
Gambarajah 1.2
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 3 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View My Record di bahagian My School
2. Paparan seperti gambarajah 1.1 akan dipaparkan
3. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
4. Paparan seperti gambarajah 1.2 akan dipaparkan
II. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja merupakan antara elemen yang terdapat di dalam modul papar
rekod saya. Pengguna (guru/kakitangan) boleh melihat maklumat berkenaan
pengalaman pekerjaan lepas (sebelum berkhidmat di MRSM). Pengguna
(guru/kakitangan) juga boleh melihat Resume secara online.
Gambarajah 1.3
Gambarajah 1.4
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 4 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View My Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
3. Klik pada tab Past Working Experience.
4. Untuk memapar pengalama kerja, klik pada nama organisasi
III. Kelayakan Akademik
Pengalaman kerja merupakan antara sub-modul yang terdapat di dalam modul
papar rekod saya. Pengguna (guru/kakitangan) boleh melihat maklumat seperti
kelayakan akademik dan keahlian professional.
Gambarajah 1.5
Gambarajah 1.6
Gambarajah 1.7
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 5 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View My Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
3. Klik pada tab Academic Qualification.
4. Klik pada pautan Qualification untuk memapar maklumat kelayakan akademik
5. Paparan seperti gambarajah 1.6 akan dipaparkan
6. Klik pada pautan Name of association untuk memapar maklumat.
7. Paparan seperti gambarajah 1.7 akan dipaparkan
IV. Tanggungan
Tanggungan merupakan antara sub-modul yang terdapat di dalam modul papar
rekod saya. Pengguna (guru/kakitangan) boleh melihat maklumat berkenaan
tanggungannya. Terdapat 2 jenis tanggungan iaitu pasangan dan anak.
Gambarajah 1.8
Gambarajah 1.9
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 6 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View My Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
3. Klik pada tab Dependents.
4. Klik pada pautan nama pasangan untuk memapar maklumat pasangan
5. Paparan seperti gambarajah 1.9 akan dipaparkan
6. Klik pada pautan nama anak untuk memapar maklumat anak.
V. Butir-butir Pekerjaan
Butir-butir pekerjaan merupakan sub-modul yang terdapat di dalam modul papar
rekod saya. Antara elemen yang terdapat dalam butir-butir pekerjaan adalah seperti
berikut:
Maklumat Majikan
Maklumat Pekerjaan Semasa
Senarai Sejarah Pekerjaan
Maklumat Perletakan Jawatan
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Gambarajah 1.10
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 7 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View My Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
3. Klik pada tab Employment Details.
4. Maklumat pekerjaan akan dipaparkan
VI. Kursus / Latihan
Kursus/Latihan merupakan sub-modul yang terdapat dalam modul papar rekod
saya. Pengguna boleh melihat senarai kursus, latihan dan mesyuarat yang telah
dihadiri.
Gambarajah 1.11
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View My Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
3. Klik pada tab Course Training.
4. Maklumat kursus yang telah dihadiri akan dipaparkan
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 8 of 20
Papar Rekod Kakitangan
Papar rekod kakitangan merupakan modul dimana pengguna (sistem admin) boleh
melihat rekod kakitangan yang terdapat di MRSM masing-masing. Antara rekod yang
terdapat dalam modul papar rekod kakitangan adalah:
Maklumat Peribadi
Pengalaman Kerja
Kelayakan Akademik
Tanggungan
Butir-Butir Pekerjaan
Kursus/Latihan
I. Maklumat Peribadi
Maklumat peribadi merupakan antara elemen yang terdapat di dalam modul papar
rekod kakitangan. Pengguna boleh melihat maklumat-maklumat peribadi kakitangan
secara online. Butir-butir yang terdapat dalam maklumat peribadi adalah seperti
berikut, maklumat peribadi, waris kadim/butir-butir kecemasan dan maklumat
kesihatan.
Gambarajah 2.1
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 9 of 20
Gambarajah 2.2
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View Staff Record di bahagian My School
2. Paparan seperti gambarajah 2.1 akan dipaparkan
3. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)
4. Paparan seperti gambarajah 2.2 akan dipaparkan
II. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja merupakan antara elemen yang terdapat di dalam modul papar
rekod kakitangan. Pengguna boleh melihat maklumat berkenaan pengalaman
pekerjaan lepas (sebelum berkhidmat di MRSM). Pengguna juga boleh melihat
Resume secara online.
Gambarajah 2.3
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 10 of 20
Gambarajah 2.4
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View Staff Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)
3. Klik pada tab Past Working Experience.
4. Untuk memapar pengalama kerja, klik pada nama organisasi
III. Kelayakan Akademik
Pengalaman kerja merupakan antara sub-modul yang terdapat di dalam modul
papar rekod kakitangan. Pengguna boleh melihat maklumat seperti kelayakan
akademik dan keahlian professional.
Gambarajah 2.5
Gambarajah 2.6
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 11 of 20
Gambarajah 2.7
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View Staff Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)
3. Klik pada tab Academic Qualification.
4. Klik pada pautan Qualification untuk memapar maklumat kelayakan akademik
5. Paparan seperti gambarajah 2.6 akan dipaparkan
6. Klik pada pautan Name of association untuk memapar maklumat.
7. Paparan seperti gambarajah 2.7 akan dipaparkan
IV. Tanggungan
Tanggungan merupakan antara sub-modul yang terdapat di dalam modul papar
rekod kakitangan. Pengguna boleh melihat maklumat berkenaan tanggungannya.
Terdapat 2 jenis tanggungan iaitu pasangan dan anak.
Gambarajah 2.8
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 12 of 20
Gambarajah 2.9
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View Staff Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)
3. Klik pada tab Dependents.
4. Klik pada pautan nama pasangan untuk memapar maklumat pasangan
5. Paparan seperti gambarajah 2.9 akan dipaparkan
6. Klik pada pautan nama anak untuk memapar maklumat anak.
V. Butir-butir Pekerjaan
Butir-butir pekerjaan merupakan sub-modul yang terdapat di dalam modul papar
rekod kakitangan. Antara elemen yang terdapat dalam butir-butir pekerjaan adalah
seperti berikut:
Maklumat Majikan
Maklumat Pekerjaan Semasa
Senarai Sejarah Pekerjaan
Maklumat Perletakan Jawatan
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 13 of 20
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
Gambarajah 2.10
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View Staff Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)
3. Klik pada tab Employment Details.
4. Maklumat pekerjaan akan dipaparkan
VI. Kursus / Latihan
Kursus/Latihan merupakan sub-modul yang terdapat dalam modul papar rekod
kakitangan. Pengguna boleh melihat senarai kursus, latihan dan mesyuarat yang
telah dihadiri.
Gambarajah 2.11
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 14 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View Staff Record di bahagian My School
2. Klik pada pautan nama. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)
3. Klik pada tab Course Training.
4. Maklumat kursus yang telah dihadiri akan dipaparkan
Paparan Ketua Jabatan
Pengguna boleh melihat senarai nama ketua jabatan di paparan menu ini
Gambarajah 3.1 Langkah-langkah:
1. Klik pada menu View HOD List di bahagian My School
2. Paparan seperti gambarajah 3.1 akan dipaparkan
Kedatangan Kakitangan
Kedatangan kakitangan merupakan modul dimana pengguna (sistem admin) boleh
melihat kedatangan kakitangan. Antara sub-modul yang terdapat dalam modul
Kedatangan Kakitangan adalah:
Kedatangan Mengikut Tarikh
Penetapan Kedatangan (Advance)
Lihat Kedatangan Kakitangan Mengikut Bulan
Penetapan Masa Bekerja Kakitangan
Pergerakan Kakitangan Setiap Hari
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 15 of 20
I. Kedatangan Mengikut Tarikh
Kedatangan mengikut tarikh merupakan sub-modul yang terdapat dalam modul
Kedatangan Kakitangan. Pengguna (pentadbir sistem) boleh melihat kedatangan
kakitangan mengikut hari. Pengguna (pentadbir system) boleh memasukkan alasan
kepada kakitangan yang tidak hadir.
Gambarajah 1.1
Gambarajah 1.2
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Attendance by Date.
3. Klik pada butang Mark Attendance. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)
4. Paparan seperti gambarajah 1.2 akan dipaparkan
5. Maklumat kursus yang telah dihadiri akan dipaparkan
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 16 of 20
6. Untuk memasukkan alasan kakitangan yang tidak hadir. Klik pada butang Catat
Kedatangan
7. Klik pada butang save
II. Penetapan Kedatangan Kakitangan (advance)
Penetapan Kedatangan Kakitangan (advance) merupakan sub-modul yang
terdapat dalam modul Kedatangan Kakitangan. Pengguna (pentadbir sistem)
boleh merekodkan kedatangan kakitangan yang mengambil cuti dalam masa
jangka yang panjang.
Gambarajah 1.3
Gambarajah 1.4
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Advance Staff Absent Setup.
3. Paparan seperti gambarajah 1.3 akan dipaparkan
4. Klik pada butang Advance Staff Absent Setup. (Sila rujuk Gambarajah 1.3)
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 17 of 20
5. Paparan seperti gambarajah 1.4 akan dipaparkan
6. Sila isi ruangan yang wajib diisi. (Sila rujuk Gambarajah 1.4)
7. Klik pada butang Submit
III. Lihat Kedatangan Kakitangan Mengikut Bulan
Lihat Kedatangan Kakitangan Mengikut Bulan merupakan sub-modul bagi
modul Kedatangan Kakitangan. Pengguna (pentadbir sistem) boleh melihat
keseluruhan kedatangan kaitangan mengikut bulan. Pengguna juga boleh
melihat maklumat pergerakan kakitangan secara perseorangan.
Gambarajah 1.5
Gambarajah 1.6
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Monthly Staff Attendance Overview.
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 18 of 20
3. Paparan seperti gambarajah 1.5 akan dipaparkan
4. Untuk melihat log kehadatanga kakitangan, klik pada pautan nama kakitangan.
(Sila rujuk Gambarajah 1.5)
5. Paparan seperti gambarajah 1.6 akan dipaparkan
IV. Penetapan Masa Bekerja Kakitangan
Penetapan Masa Bekerja Kakitangan merupakan sub-modul bagi modul
Kedatangan Kakitangan. Penentapan masa bekerja membolehkan pengguna
(pentadbir sistem) menetapkan waktu bekerja kakitangan. Di MRSM waktu
bekerja kakitangan dan guru adalah berbeza. Oleh itu sistem ini
membolehkan pengguna menetapkan waktu bekerja mengikut masa yang
telah ditetapkan.
Gambarajah 1.7
Gambarajah 1.8
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 19 of 20
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Staff Working Time Setup.
3. Paparan seperti gambarajah 1.7 akan dipaparkan
4. Sila isi ruangan yang wajib diisi.
5. Klik pada butang Submit
6. Untuk mengemas kini rekod, klik pada pautan nama tajuk
7. Paparan seperti gambarajah 1.8 akan dipaparkan
8. Sila isi ruangan kumpulan, pilih waktu masuk dan keluar serta pilih kakitangan
yang terlibat
9. Klik pada butang Submit
10. Untuk memadam rekod, klik pada check box dan klik pada butang Delete
V. Pergerakan Kakitangan Harian
Pergerakan Kakitangan Harian merupakan sub-modul yang terdapat dalam
modul Kedatangan Kakitangan. Pergerakan Kakitangan Setiap Hari
membolehkan pengguna (pentadbir sistem) melihat pergerakan setiap
kakitangan yang terdapat di MRSM. Pergerakan ini akan dikesan melalui
penggunaan Smart Card oleh kakitangan.
Gambarajah 1.9
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Daily Staff Movement.
3. Paparan seperti gambarajah 1.9 akan dipaparkan
-
MRSM E-Education System - Panduan Pengguna
TMS MRSM e-Education User Manual_HR (admin)_V1.0a
PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 20 of 20
4. Pilih tarikh yang dikehendaki dan klik pada butang Show. (Sila rujuk Gambarajah
1.9)
Laporan Kehadiran Harian
Pengguna boleh eksport dan mencetak laporan kehadiran harian pada menu
ini
Gambarajah 1.10
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Daily Time in Report.
3. Paparan seperti gambarajah 1.10 akan dipaparkan
Senarai Lewat
Paparan ini akan memaparkan senarai nama kakitangan yang lewat
Gambarajah 1.11
Langkah-langkah:
1. Klik pada menu Staff Attendance di bahagian School Admin
2. Klik pada Late List.
3. Paparan seperti gambarajah 1.11 akan dipaparkan