pengurusan kewangan universiti - uitm · pdf filemanual kualiti mk.pbuitm.01 iso 9001:2008...

MANUAL KUALITI

MK.PBUiTM.01

ISO 9001:2008

Keluaran 7 Pindaan 00

Tarikh 1 Oktober 2010

PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

40450 SHAH ALAM

LAMAN WEB : http://www.bendahari.uitm.edu.my/

Disediakan oleh Diluluskan oleh

Nama

Norizan binti Ab Ghani

Sanip bin Wahid

Jawatan

Timbalan Bendahari Kanan

(Wakil Pengurusan ISO

Pejabat Bendahari)

Bendahari

Universiti Teknologi MARA

Tandatangan

Tarikh

01/10/2010

01/10/2010

Dikeluarkan kepada :-

Encik Sanip bin Wahid

No Salinan Kawalan : 07

http://www.bendahari.uitm.edu.my/

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010

MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI


Muka surat : 2

MK.PBUiTM.01

ISI KANDUNGAN

KAWALAN DOKUMEN 8

TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN

TERKAWAL

9

SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL 10

REKOD PINDAAN 11

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 12

1.1 Pendahuluan 12

1.2 Tujuan 12

1.3 Kandungan Manual 13

1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran 14

1.5 Penyelarasan Pindaan 14

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI 15

2.1 Sejarah dan Latar Belakang Pejabat Bendahari 15

2.2 Pencapaian Pejabat Bendahari

2.2.1 Penubuhan Unit Kewangan Zon

2.2.2 Penggunaan Sistem Kewangan Berkomputer

2.2.3 Pembayaran Melalui IBG

2.2.4 Penyertaan Dalam Aktiviti Kualiti

16

18

20

21

22

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 3

MK.PBUiTM.01

2.3 Visi 25

2.4 Misi 25

2.5 Matlamat Pengurusan Kewangan 26

2.6 Ciri-ciri Pengurusan Kewangan Terbaik 26

2.7 Objektif Pejabat Bendahari 27

2.8 Struktur Organisasi 28

2.9 Fungsi Utama 29

2.10 Definisi 30

2.11 Singkatan 33

3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 34

3.1 Skop Pelaksanaan 34

3.2 Batasan Aplikasi Pelaksanaan ISO 9001:2008 35

3.3 Aktiviti Teras Pengurusan Kewangan Universiti 36

3.3.1 Belanjawan

3.3.2 Bayaran

3.3.3 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

3.3.4 Akaun dan Sistem

3.3.5 Penerimaan

3.3.6 Pengurusan Harta Benda

3.3.7 Kemudahan Staf

36

36

37

37

38

38

39

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 4

MK.PBUiTM.01

3.3.8 Pendahuluan dan Pelarasan

3.3.9 Pentadbiran

39

39

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 39

4.1 Keperluan Am 39

4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti

4.1.2 Manual Kualiti

4.1.3 Prosedur Kualiti

4.1.4 Arahan Kerja

4.1.5 Dokumen Sokongan dan Luaran

46

46

46

50

50

4.2 Keperluan Dokumentasi 52

4.2.1 Am


4.2.3 Kawalan Dokumen

4.2.4 Kawalan Rekod

52

53

53

57

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 58

5.1 Komitmen Pengurusan 58

5.2 Keutamaan Pelanggan 59

5.3 Dasar Kualiti 60

5.4 Perancangan 61

5.4.1 Objektif Kualiti 61

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 5

MK.PBUiTM.01

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

62

5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 64

5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa

5.5.2 Wakil Pengurusan

5.5.3 Komunikasi Dalaman

64

64

65

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

66

66

67

68

6.0 PENGURUSAN SUMBER 69

6.1 Penyediaan Sumber-sumber 69

6.2 Pengurusan Sumber Manusia 70

6.2.1 Am

6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan

70

70

6.3 Infrastruktur 71

6.4 Persekitaran Kerja 72

7.0 PENZAHIRAN PRODUK 73

7.1 Perancangan Bagi Penzahiran Produk 73

7.2 Proses Berkaitan Pelanggan 76

7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan 76

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 6

MK.PBUiTM.01

7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

76

77

7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Produk 78

7.4 Perolehan 79

7.4.1 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan

7.4.3 Pengesahan Bekalan Dan Perkhidmatan

79

80

80

7.5 Penyediaan Pengurusan Kewangan 82

7.5.1 Kawalan Proses

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Pelaksanaan

Pengurusan Kewangan

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

7.5.5 Pengendalian Dan Penyimpanan Dokumen

82

89

89

90

90

7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran Dan

Pemantauan

91

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 92 8.1 Panduan Am 92

8.2 Pengukuran Dan Pemantauan 92

8.2.1 Kepuasan Pelanggan 92

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 7

MK.PBUiTM.01

8.2.2 Audit Dalam

8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Produk

94

95

96

8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 97

8.4 Analisis Data 98

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

8.5.2 Tindakan Pembetulan

8.5.3 Tindakan Pencegahan

99

99

99

101

9.0 RAJAH

Rajah 4.1 - Struktur Dokumentasi ISO 9001:2008

PBUiTM

42

Rajah 4.1b-1 - Pelan Pengurusan Kualiti 43

Rajah 4.1b-2 - Pelan Pengurusan Kewangan 44

Rajah 4.1b-3 - Pelan Kualiti PBUiTM :

Penambahbaikan

45

10.0 LAMPIRAN – CARTA ORGANISASI

11.0 INDEKS

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 8

MK.PBUiTM.01

KAWALAN DOKUMEN

Dokumen kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi

memastikan pengurusan kewangan yang dilaksanakan oleh Pejabat

Bendahari Universiti Teknologi MARA (UiTM), memenuhi keperluan piawaian

ISO 9001:2008.

Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan

berikut:-

a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat

pindaan.

b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil

Pengurusan ISO (WP) PBUiTM dengan kelulusan Bendahari UiTM atau

seperti yang diputuskan di dalam MKSP Pejabat Bendahari UiTM.

c) Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK pada setiap muka surat

naskah induk.

Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan DOKUMEN

INDUK. Salinan-salinan tersebut akan ditanda sebagai “SALINAN DOKUMEN

TERKAWAL” dan diedarkan kepada staf seperti yang ditetapkan oleh

Bendahari UiTM dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 9

MK.PBUiTM.01

TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan

salinan dokumen ini sentiasa terkini.

Dokumen ini diedarkan kepada penjawat jawatan di dalam senarai

pemegang dokumen terkawal dengan tanggungjawab berikut :-

a) Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan

baik.

b) Memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya ia sentiasa berada

di dalam keadaan kemaskini.

c) Menggantikan dokumen yang dipinda atau dibatalkan dengan

dokumen terkini.

d) Mengembalikan dokumen ini kepada Bendahari UiTM atau WP PBUiTM

atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing, sekiranya

berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 10

MK.PBUiTM.01

SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL

BIL JAWATAN TANDATANGAN

1. Bendahari UiTM

2. Wakil Pengurusan

3. Ketua Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan

Kualiti Dan Inovasi

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 11

MK.PBUiTM.01

REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN

BIL

MUKASURAT /

PERENGGAN

RINGKASAN

KELULUSAN

TARIKH TANDATANGAN

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 12

MK.PBUiTM.01

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 PENDAHULUAN

Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan dokumentasi

Seksyen 4.2.2 ISO 9001:2008. Manual ini mengandungi Maklumat

Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas

Kepastian Kualiti bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan

untuk memandu PBUiTM ke arah memenuhi keperluan Standard

ISO 9001:2008.

Manual Kualiti ini disokong oleh lima puluh satu (51) Prosedur

Kualiti, yang terdiri daripada empat (6) Prosedur Pengurusan

Wajib, enam (6) Prosedur Pengurusan Sokongan dan 41 Prosedur

Operasi, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang

berkaitan dengannya.

1.2 TUJUAN

Manual Kualiti ini disediakan adalah bertujuan untuk : -

a) Menerangkan maklumat am mengenai Pejabat Bendahari

Universiti Teknologi MARA (yang selepas ini dirujuk

sebagai PBUiTM);

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 13

MK.PBUiTM.01

b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti

(SPK) ISO 9001:2008 yang dilaksanakan dalam Pengurusan

Kewangan Universiti (yang selepas ini dirujuk sebagai

Fungsi Utama);

c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi

setiap aktiviti berkaitan dengan pengurusan kewangan

Universiti yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan

ISO 9001:2008; dan

d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi

keperluan ISO 9001:2008.

1.3 KANDUNGAN MANUAL

Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi :

Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2 - Maklumat Organisasi

Bahagian 3 - Skop SPK

Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi SPK

Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan

Bahagian 6 - Pengurusan Sumber

Bahagian 7 - Pengzahiran Produk

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 14

MK.PBUiTM.01

Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan SPK

1.4 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN

Manual Kualiti hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah

diluluskan dan ditandatangani oleh Bendahari UiTM dan

merupakan Dokumen Terkawal yang hanya diedarkan kepada

penjawat jawatan di dalam Senarai Pemegang Dokumen

Terkawal manual ini.

Pegawai yang memperolehi salinan Manual Kualiti

bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan

mengemaskini manual ini mengikut arahan pengemaskinian yang

dikeluarkan oleh WP PBUiTM dari masa ke semasa.

1.5 PENYELARASAN PINDAAN

WP PBUiTM bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke

atas manual ini seperti mana keperluan Seksyen 4.2.3.

Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh

dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang

menyediakannya.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 15

MK.PBUiTM.01

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG PBUiTM

PBUiTM merupakan nadi utama pengurusan kewangan bagi

seluruh sistem Universiti Teknologi MARA seperti mana yang

termaktub di dalam Akta UiTM 173 (Pindaan 2000).

Pada peringkat awal penubuhan Institut Teknologi MARA,

Pejabat Bendahari (pada ketika itu dipanggil Bahagian

Kewangan), diwujudkan untuk mengendalikan urusan kewangan

Institut iaitu urusan penerimaan bayaran yuran

pengajian/sumbangan daripada pelajar, pembayaran elaun

kepada pelajar, gaji dan tuntutan staf, pengurusan perolehan

barang/perkhidmatan/kerja, pengurusan harta benda dan

pengurusan akaun. Semua urusan dibuat secara centralised,

berpusat di Pejabat Bendahari, Institut Teknologi MARA, Shah

Alam.

Selaras dengan perkembangan UiTM, daripada Maktab RIDA

dalam tahun 1956 kepada Institut Teknologi MARA dalam tahun

1967 dan seterusnya mendapat status Universiti pada 26 Ogos

1999, skop tugas Pejabat Bendahari turut diperluaskan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 16

MK.PBUiTM.01

Keadaan ini telah mewujudkan penubuhan Pejabat Bendahari di

UiTM Negeri dan Cawangan serta penubuhan Unit Kewangan

Zon di UiTM Induk.

PBUiTM Kampus diketuai oleh Timbalan Bendahari

Kanan/Timbalan Bendahari / Penolong Bendahari

Kanan/Penolong Bendahari/Penolong Akauntan, mengikut

bilangan pelajar dan keperluan pengurusan.

Bidang tugas utama PBUiTM Kampus ialah mengendalikan urusan

penerimaan hasil, kewangan pelajar, bajet, perolehan melalui

Sebut Harga Rasmi dan Pembelian Terus, rekod harta benda,

pembayaran dan akaun.

2.2 PENCAPAIAN PEJABAT BENDAHARI

Peringkat pengurusan atasan PBUiTM yang diketuai oleh

Bendahari telah menggerakkan keseluruhan PBUiTM ke arah

menjadikan kualiti menyeluruh sebagai budaya Pejabat

Bendahari bagi memenuhi kepuasan pelanggan. Justru itu,

perancangan strategik PBUiTM telah melaksanakan beberapa

inisiatif perubahan selaras dengan perubahan semasa di

peringkat Universiti dan juga di peringkat global. Antaranya

ialah perubahan struktur Pejabat Bendahari.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 17

MK.PBUiTM.01

Struktur Pejabat Bendahari diwujudkan berdasarkan keperluan

perundangan, perkhidmatan, pembangunan dan pengurusan

sumber, kawalan dan penilaian prestasi dan dibahagikan

mengikut Fungsi Utama seperti berikut:-

1. Pengurusan Perancangan dan Belanjawan

2. Pengurusan Gaji dan Kemudahan Staf

3. Pengurusan Akaun dan Sistem

4. Pengurusan Perolehan

5. Pengurusan Harta Benda

6. Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan dan Perundingan

7. Pengurusan Kewangan Pembangunan dan

Penyelenggaraan

8. Pengurusan Kewangan Pelajar

9. Pengurusan Kewangan Korporat

10. Pengurusan Kewangan Zon

11. Pengurusan Kewangan Cawangan

12. Pengurusan Pentadbiran, Kualiti Dan Inovasi

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 18

MK.PBUiTM.01

2.2.1 Penubuhan Unit Kewangan Zon

Perkembangan pesat pembangunan fizikal Universiti telah

menjarakkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan PBUiTM, yang

mana jarak ini telah sedikit sebanyak menjejaskan keberkesanan

dan kecekapan PBUiTM dalam memberikan perkhidmatan yang

berkualiti.

Pertambahan bilangan pelajar dan staf di Kampus Induk

memerlukan perkhidmatan setempat yang cepat, tepat dan

sistematik.

Bagi mengatasi masalah tersebut, dalam tahun 1992, Unit

Kewangan Zon (UKZ) telah diwujudkan di Kampus Shah Alam

bertujuan untuk memudahkan pengurusan kewangan PTJ dan

memberikan perkhidmatan kewangan yang lebih baik kepada

pelanggan.

Faktor asas bagi penubuhan sesuatu UKZ ialah mengikut bilangan

pelajar, keperluan PTJ dan lokasi PTJ. Pejabat UKZ terletak di

PTJ yang berkenaan atau di kawasan yang berdekatan.

Tanggungjawab UKZ ialah untuk mengendalikan urusan

kewangan PTJ iaitu pengurusan bajet, perolehan

barang/perkhidmatan/kerja melalui pembelian terus, kawalan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 19

MK.PBUiTM.01

dan penjagaan rekod harta benda, penyelarasan urusan sub-stor

PTJ, serta pembayaran kepada pelajar, staf dan pembekal yang

berkaitan dengan PTJ di bawah pengawasan sesuatu UKZ.

UKZ diketuai oleh Timbalan Bendahari Kanan/Timbalan

Bendahari/Penolong Bendahari Kanan/Penolong

Bendahari/Penolong Akauntan, mengikut faktor asas penubuhan

sesuatu UKZ.

Bermula dengan 16 UKZ pada tahun 1992, UKZ kini

bertambah menjadi 24 Zon. UiTM Shah Alam merupakan

Kampus Satelit. Sehubungan itu struktur Pejabat Bendahari

Kampus Shah Alam meliputi Pejabat Bendahari di Kampus

Seksyen 17 Shah Alam, Kampus Puncak Alam, Kampus Puncak

Perdana, Pusat Latihan Kampung Gajah, Perak, Kampus

Selayang dan Kampus Sungai Buloh.

Sistem Zon ini telah dijadikan benchmark oleh IPTA yang lain

dan telah dilaksanakan dengan penyesuaian mengikut keperluan

mereka, di Universiti Putra Malaysia (UPM), Universiti

Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

dan Universiti Tun Hussien Onn.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 20

MK.PBUiTM.01

Sistem zon mengikut konsep Pejabat Bendahari telah

dilaksanakan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian

Keselamatan UiTM Shah Alam.

Pada bulan September 2005, struktur pengurusan kewangan di

peringkat UKZ telah diperkukuhkan lagi dengan pelantikan Ketua

Kumpulan Zon (KKZ) mengikut gugusan. KKZ bertanggungjawab

untuk mengawasi dan menyelia pengendalian urusan kewangan

oleh UKZ di bawah gugusan masing-masing dan membantu Ketua

UKZ berkaitan dalam tugas-tugas pemantauan dan penyelarasan

tindakan susulan dengan PTJ.

2.2.2 Penggunaan Sistem Kewangan Berkomputer

Mulai tahun 1994, PBUiTM telah menggunakan Sistem Kewangan

Berkomputer FAIS (Financial Accounting Integrated Sistem),

yang dibangunkan secara berperingkat di UiTM Shah Alam.

FAIS juga telah berjaya dibangunkan di PBUiTM Kampus dan

telah mencapai penggunaan 100% bagi keseluruhan sistem

pengurusan kewangan UiTM pada tahun 2006.

FAIS memudahkan urusan pengumpulan data mengikut proses

dan perkhidmatan. Data yang diperolehi telah digunakan untuk

meningkatkan kualiti pengurusan kewangan Universiti.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 21

MK.PBUiTM.01

Hasil pengumpulan data daripada FAIS serta daftar manual,

sistem pengukuran input dan ouput proses mula dilaksanakan

pada tahun 2000, secara berperingkat dengan menggunakan

kaedah Balanced Score Card Performance Indicators yang

diperkenalkan oleh Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu

(InQKA). Kaedah ini digunakan sebagai asas untuk

mengenalpasti Key Performance Indicators (KPI) PBUiTM.

Berasaskan model pengurusan kewangan yang berteraskan

kepada perancangan, pengukuran prestasi dan penambahbaikan

berterusan, Universiti telah berjaya mendapat Laporan Audit

Kewangan Bersih sembilan (10) tahun berturut-turut iaitu bagi

tahun 2000 – 2009.

Pencapaian ini amat membanggakan PBUiTM kerana ianya

melambangkan kecekapan dan kualiti pengurusan kewangan

Universiti secara menyeluruh.

2.2.3 Pembayaran Melalui Inter Bank Giro(IBG)

Sistem IBG UiTM-BIMB merupakan satu kaedah bayaran /

pemindahan wang yang dibuat melalui arahan

bayaran/pemindahan secara elektronik (Electronic Fund

Transfer) dan merupakan salah satu contoh pengurusan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 22

MK.PBUiTM.01

kewangan yang berlandaskan ICT. Sistem ini dilaksanakan oleh

PBUiTM mulai tahun 2007.

Sistem IBG UiTM-BIMB telah dapat membantu UiTM

melaksanakan arahan Perdana Menteri supaya bayaran diproses

dalam tempoh dua minggu di mana invois atau tuntutan yang

layak dibayar (become payable) dapat dikreditkan ke akaun

penerima dengan cepat.

Kaedah ini juga dapat mengelakkan pengklonan cek oleh pihak

yang tidak bertanggungjawab kerana amaun bayaran/cek yang

belum dijelaskan (float), status bayaran(sudah jelas atau

dikembalikan) dan dapat dikesan dengan mudah.

Pelanggan dapat membuat semakan sama ada bayaran telah

dimasukkan atau sebaliknya melalui laman web Bendahari

pautan Info Bayaran.

2.2.4 Penyertaan Dalam Aktiviti Kualiti

PBUiTM dari masa ke semasa telah menyertai pelbagai

aktiviti/pertandingan kualiti peringkat Universiti dan peringkat

Nasional (MAMPU).

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 23

MK.PBUiTM.01

Antara pencapaiannya adalah seperti berikut :

TAHUN JENIS

PERTANDINGAN PENCAPAIAN

2008 Anugerah Naib

Canselor (AKNC)

Juara Peringkat Bahagian

Kepimpinan Terbaik Bahagian

Pembangunan Sumber Terbaik

Bahagian

Hasil Pencapaian Terbaik

Bahagian

Pengukuran Analisis dan

Pengurusan Pengetahuan

Terbaik

2008 Konvensyen

Amalan

Pengurusan

Terbaik

Anugerah Pengurusan Terbaik

(IBG)

Anugerah Kategori Khas

- Booth Paling Banyak

Penyertaan

- Projek Paling Berpotensi

Dikomersilkan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 24

MK.PBUiTM.01

TAHUN JENIS


2007 Anugerah Kualiti

Sektor Awam

(AKSA) : Anugerah

Kualiti Pengurusan

Kewangan

Berjaya ke peringkat akhir

(daripada 7 organisasi yang

disenarai pendek)

2007 Anugerah Kualiti

Naib Canselor

(AKNC)

Pengurusan Dokumen Terbaik

2005 Anugerah Naib

Canselor

Anugerah Kepimpinan

2004 Konvensyen KMK

Peringkat UiTM

Shah Alam

Johan dan Naib Johan

2003 Konvensyen KMK

Peringkat Negeri

Selangor

Anugerah Pengdokumentasian

Terbaik

2002 Anugerah Naib

Canselor

Anugerah 5’S Dan Persekitaran

(Peringkat Akhir)

2001 Anugerah Naib

Canselor

Anugerah Pengurusan Pelanggan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 25

MK.PBUiTM.01

TAHUN JENIS


2000 Anugerah Naib

Canselor

Anugerah 5’S

2.2 VISI

Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan

kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui

dinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf

dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan

beretika.

2.3 MISI

Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran bumiputera dalam

semua bidang menerusi penyampaian program profesional,

penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang

berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika

keprofesionalan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 26

MK.PBUiTM.01

2.5 MATLAMAT PENGURUSAN KEWANGAN

Matlamat pengurusan kewangan PBUiTM ialah untuk mendapat

pencapaian terbaik dalam pengurusan kewangan dan

perakaunan Universiti, agar dapat memberi perkhidmatan

kewangan yang cekap, cepat dan tepat kepada pelanggan,

selaras dengan perkembangan dan keperluan Universiti ke arah

menjadi sebuah universiti bertaraf dunia.

2.6 CIRI-CIRI PENGURUSAN KEWANGAN TERBAIK

PBUiTM mempunyai definisi tersendiri mengenai ciri-ciri

pengurusan kewangan terbaik. Antaranya ialah:-

Pengurusan perbelanjaan yang berhemat

Pengurusan belanjawan yang efektif

Pengurusan perolehan barang / perkhidmatan / kerja yang

telus dan berintegriti

Pengurusan hasil yang cekap dan berkesan

Pengurusan aset yang berkesan

Mendapat Laporan Kewangan Audit Bersih

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 27

MK.PBUiTM.01

2.7 OBJEKTIF PEJABAT BENDAHARI

Mencapai pengurusan kewangan terbaik dengan mendapat

Sijil Audit Bersih setiap tahun.

Meningkatkan persepsi dan kepuasan pelanggan dengan

menepati Piagam Pelanggan dan peraturan yang

ditetapkan.

Menggalakkan budaya penambahbaikan berterusan oleh

semua staf dengan mempastikan penglibatan setiap staf

sekurang-kurangnya dalam satu projek atau inisiatif kualiti

setiap tahun.

Mencapai penggunaan 100% ICT dalam pengurusan

kewangan Universiti.

DOKUMEN RUJUKAN

Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi

1 PBUiTM0000-001 Buku Perancangan

Strategik PBUiTM 2006 -

2007

Bilik ISO PBUiTM

Shah Alam

2 PBUiTM0000-002 Buku Penstrukturan

UiTM 2001 - 2010

Bilik ISO PBUiTM

Shah Alam

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 28

MK.PBUiTM.01

2.8 STRUKTUR ORGANISASI

Struktur PBUiTM telah melalui proses penambahbaikan dan telah

diluluskan oleh pengurusan PBUiTM. Struktur pengurusan

PBUiTM mengandungi 2 Aras iaitu:-

(a) Aras Pengurusan Tertinggi

Bendahari

Ketua Fungsi Utama

Pegawai Khas Bendahari

(b) Aras Pengurusan Kanan

Bendahari

Ketua Fungsi Utama


Ketua Kumpulan Zon

Ketua Unit Kewangan Zon

Ketua PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 29

MK.PBUiTM.01

Penjelasan mengenai tanggungjawab setiap entiti di dalam

struktur PBUiTM boleh dirujuk di dalam Buku Perancangan

Strategik PBUiTM Tahun 2000 – 2005.

Carta Organisasi PBUiTM adalah seperti di Lampiran.

2.9 FUNGSI UTAMA

Dua belas (12) Fungsi Utama PBUiTM adalah seperti berikut:-

1. Pengurusan Perancangan Dan Belanjawan

2. Pengurusan Gaji Dan Kemudahan Staf

3. Pengurusan Akaun Dan Sistem

4. Pengurusan Perolehan

5. Pengurusan Harta Benda

6. Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan Dan Perundingan

7. Pengurusan Kewangan Pembangunan Dan

Penyelenggaraan

8. Pengurusan Kewangan Pelajar

9. Pengurusan Kewangan Korporat

10. Pengurusan Kewangan Zon

11. Pengurusan Kewangan Cawangan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 30

MK.PBUiTM.01

12. Pengurusan Pentadbiran, Kualiti Dan Inovasi

2.10 DEFINISI

Bil Istilah Definisi

1 Fungsi Utama Fungsi Utama PBUiTM merupakan fungsi yang

dilaksanakan oleh PBUiTM bagi tujuan

pengurusan kewangan Universiti.

2 Jawatankuasa

Tetap

Universiti

Lembaga Pengarah UITM

Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan

(JKP)

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan

Akaun (JPKA)

Jawatankuasa Eksekutif

Lembaga Perolehan

Jawatankuasa Sebut Harga

Lembaga Pemeriksa Pelupusan Harta

Jawatankuasa Teknikal Pelupusan Komputer

Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan

Jawatankuasa Audit

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 31

MK.PBUiTM.01


3 Ketua Pusat

Tanggungjawab

Ketua yang telah diberi kuasa dan

tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal

sumber kewangan dan sumber-sumber lain

yang berkaitan dengan PTJ di bawah

kawalannya.

4 Outsourced

Projects

PBUiTM

Proses atau perkhidmatan yang berkaitan

dengan Pengurusan Kewangan Universiti yang

dilaksanakan oleh pihak ketiga yang dilantik

oleh UiTM, mengikut terma-terma dan syarat

yang telah dipersetujui.

5 Pegawai

Dokumen Dan

Rekod

Staf yang dilantik oleh Bendahari UiTM untuk

membantu WP termasuk mengawal dan

menyelenggara Dokumen Kualiti ISO 9001:2008.

6 Pegawai Khas

Bendahari

Ketua Fungsi Utama PBUiTM yang diberi kuasa

khas oleh Bendahari untuk menguruskan

Kumpulanwang atau UKZ di Kampus UiTM Induk

dan UiTM Cawangan.

7 Pelanggan Luar Pembekal

Industri

Agensi Kerajaan / Swasta

8 Pelanggan Misi Kementerian Pengajian Tinggi

Kementerian Kewangan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 32

MK.PBUiTM.01


Lembaga Pengarah UiTM

Ibubapa/Penjaga Pelajar

Penaja Pelajar

9 Pelanggan

Proses

Staf

Pelajar

10 Produk Produk PBUiTM ialah perkhidmatan kewangan.

11 Pusat

Tanggungjawab

Meliputi semua Fakulti, Bahagian, Pusat,

Akademi, Institut dan Kampus UiTM Cawangan

yang diberi peruntukan tahunan.

12 Skim Khidmat

Pelajar

Skim pengambilan pelajar untuk bekerja secara

sambilan dengan UiTM.

13 Staf UiTM Staf UiTM terdiri daripada staf Akademik,

Pentadbiran dan Sokongan yang dilantik secara

tetap, kontrak, sementara dan harian.

14 Wakil

Pengurusan ISO

PBUiTM

Wakil Pengurusan PBUiTM adalah staf yang

dilantik oleh Bendahari UiTM bagi melaksana,

menyelenggara dan memastikan

penambahbaikan berterusan SPK PBUiTM

selaras dengan skop pensijilan serta keperluan

ISO 9001:2008.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 33

MK.PBUiTM.01

2.11 SINGKATAN

Bil Singkatan Keterangan

1 AMP Aduan/Maklumbalas Pelanggan

2 BIMB Bank Islam Malaysia Berhad

3 BPPK Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti

4 IBG Inter Bank GIRO

5 ICT Information Communication Technology

6 IPTA Institut Pengajian Tinggi Awam

7 JKE Jawatankuasa Eksekutif

8 KHP Kepuasan Hati Pelanggan

9 KKZ Ketua Kumpulan Zon

10 LPU Lembaga Pengarah Universiti

11 MK Manual Kualiti

12 MKPB Mesyuarat Ketua-Ketua Pejabat Bendahari

13 MAMPU Malaysian Administrative Modernaisation And

Management Planning Unit (Unit Pemodenan

Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan

Malaysia)

14 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 34

MK.PBUiTM.01

Bil Singkatan Keterangan

15 PBUiTM Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA

16 PK Prosedur Kualiti

17 PPK Prosedur Pengurusan Kewangan

18 PSMB Pusat Sistem Maklumat Bersepadu

19 PTJ Pusat Tanggungjawab

20 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab

21 SPK Sistem Pengurusan Kualiti

22 TWP Timbalan Wakil Pengurusan

23 UiTM Universiti Teknologi MARA

24 UKZ Unit Kewangan Zon

25 WIP Work in Progress

26 WP Wakil Pengurusan

3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 SKOP PELAKSANAAN

Skop pelaksanaan SPK PBUiTM ialah Pengurusan Kewangan

Universiti oleh Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 35

MK.PBUiTM.01

3.2 BATASAN APLIKASI PELAKSANAAN ISO 9001:2008

PBUiTM akan melaksanakan SPK ISO 9001:2008 bagi mencapai

Dasar dan Objektif kualiti PBUiTM.

Walau bagaimanapun, PBUiTM tidak menuntut pematuhan

kepada keperluan-keperluan ISO 9001:2008 yang berikut:-

a. Perkara 7.3 - Rekabentuk Dan Pembangunan

Produk tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana pengurusan

kewangan tidak melibatkan proses merekabentuk dan

membangunkan produk.

b. Perkara 7.5.2 - Validasi Proses Pengeluaran Dan

Penyediaan Perkhidmatan tidak digunapakai kerana hasil

pengzahiran produk boleh diukur.

c. Perkara 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan

Pengukuran Dan Pemantauan tidak digunapakai kerana

pengukuran pengurusan kewangan tidak menggunakan

peralatan yang memerlukan kalibrasi dan verifikasi.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 36

MK.PBUiTM.01

3.3 AKTIVITI TERAS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

3.3.1 BELANJAWAN

(a) Prosedur Pengurusan Belanjawan Mengurus

(b) Prosedur Penyediaan Anggaran Belanjawan

Pengurusan

(c) Prosedur Penyediaan Bajet Supplimentari

3.3.2. BAYARAN

(a) Prosedur Bayaran Kepada Pembekal

(b) Prosedur Bayaran Melalui IBG

(c) Prosedur Penyediaan Laporan Bayaran

(d) Prosedur Pembatalan Bayaran / Pembatalan Cek

(e) Prosedur Bayaran Kepada Pelajar

(f) Prosedur Bayaran Kepada Staf – Tuntutan

Perjalanan

(g) Prosedur Bayaran Kepada Staf – Saraan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 37

MK.PBUiTM.01

3.3.3 PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

(a) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui

Pembelian Terus

(b) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Sebut

Harga Rasmi

(c) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak

Pusat

(d) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui

Rundingan Terus

(e) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Tender

(f) Prosedur Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (WIP)

(g) Prosedur Perolehan Kerja Secara Undi

(h) Prosedur Tempahan Tiket Kapal Terbang

3.3.3 AKAUN DAN SISTEM

(a) Prosedur Penyelenggaraan Akaun

(b) Prosedur Penyimpanan Dokumen Kewangan

(c) Prosedur Penyediaan Akaun Interim

(d) Prosedur Penutupan Akaun Tahunan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 38

MK.PBUiTM.01

3.3.4 PENERIMAAN

(a) Prosedur Penerimaan Kutipan Harian

(b) Prosedur Pengurusan Pindahan Imbuhan Wang Ke

UiTM Cawangan

(c) Prosedur Pengurusan Pinjaman Antara

Kumpulanwang

(d) Prosedur Pengurusan Pelaburan

(e) Prosedur Pengeluaran Bil Dan Penerimaan

Bayaran Bil Pelajar

(f) Prosedur Pengurusan Hasil Pelajar (Auto Posting)

(g) Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan Pelajar

(h) Prosedur Pengeluaran Bil Pelbagai

3.3.5 PENGURUSAN HARTA BENDA

(a) Prosedur Perekodan Harta

(b) Prosedur Pengurusan Kehilangan Wang Awam/

Harta Benda

(c) Prosedur Verifikasi Harta

(d) Prosedur Perpindahan Harta

(e) Prosedur Pelupusan Harta Benda

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 39

MK.PBUiTM.01

(f) Prosedur Pengurusan Tindakan Pelupusan

(g) Prosedur Pelupusan Peralatan Komputer

3.3.6 KEMUDAHAN STAF

(a) Prosedur Bantuan Memiliki Kenderaan

(b) Prosedur Pembiayaan Komputer Persendirian

3.3.7 PENDAHULUAN DAN PELARASAN

Prosedur Pendahuluan Perjalanan /Pelbagai Dan

Pelarasan

3.3.8 PENTADBIRAN

Prosedur Pengurusan Mesyuarat

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am

Pengurusan PBUiTM akan mewujud, melaksana dan

menyelenggarakan suatu SPK serta memperbaiki

keberkesanannya secara berterusan selaras dengan kehendak

pelanggan dan keperluan piawaian ISO 9001:2008.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 40

MK.PBUiTM.01

Pengurusan PBUiTM akan:-

a) Mengenalpasti proses yang diperlukan untuk SPK serta

pelaksanaannya secara menyeluruh di PBUiTM.

b) Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan

hubung kait dengan proses-proses yang terlibat. (Rajah

4.1b – 1, 4.1b – 2 dan 4.1b – 3).

c) Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses

yang berkesan.

d) Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat

untuk menyokong keberkesanan operasi dan kawalan

proses.

e) Memantau, mengukur dan menganalisis pencapaian proses.

f) Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta

menambahbaik proses secara berterusan.

Semua proses ini diuruskan oleh Pengurusan PBUiTM dengan

mematuhi keperluan ISO 9001:2008. Jika sumber dan

perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan PBUiTM akan

memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang

ditetapkan oleh ISO 9001:2008 dipatuhi dan terkawal.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 41

MK.PBUiTM.01

Selaras dengan perkembangan teknologi terkini, terdapat

beberapa proses / perkhidmatan pengurusan kewangan

Universiti yang dilaksanakan oleh pihak ketiga (outsource), bagi

meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada

pelanggan. Proses/perkhidmatan berkenaan adalah seperti

berikut:-

1. Penerimaan Bayaran Pelajar

2. Penerimaan Bayaran Melalui Kad Kredit

3. Penerimaan Bayaran Permohonan Kemasukan Pelajar

Secara Online

4. Pembayaran Melalui IBG

5. Autopay – Gaji dan Pelajar

6. Kawalan Keselamatan ICT dan Pengukuran Tahap

Keselamatan Bagi Server dan Aplikasi di PBUiTM

7. Pengangkutan Barang Lupus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 42

MK.PBUiTM.01

Struktur Dokumentasi SPK adalah berasaskan kepada Rajah 4.1.

TANGGUNGJAWAB PENERANGAN

Bendahari

DASAR

DAN

OBJEKTIF

KUALITI

Bendahari, Ketua Timbalan Bendahari, Timbalan Bendahari Kanan, Timbalan Bendahari, Penolong Bendahari Kanan, Penolong Bendahari

MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI WAJIB

PENGURUSAN / OPERASI

Dokumen Dasar dan Perancangan

Dokumen berkaitan Aktiviti dan Pengurusan Operasi

Staf PBUiTM Kampus Induk dan Cawangan

ARAHAN KERJA

CARTA ALIRAN KERJA

SENARAI SEMAK

Dokumen terperinci mengenai tugasan

Ketua Bahagian /UKZ / PBUiTM Kampus, Pegawai Dokumen dan Staf PBUiTM

DOKUMEN SOKONGAN

Dokumen lain yang menjadi sokongan kepada Sistem Pengurusan Kualiti

Rajah 4.1 : STRUKTUR DOKUMENTASI ISO 9001:2008 PBUiTM

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 43

MK.PBUiTM.01

PELAN PENGURUSAN KUALITI PBUiTM

Rajah 4.1b – 1

SEKSYEN 4.0

SEKSYEN 5.0

SEKSYEN 8.0

SEKSYEN 6.0

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN

PENGUKURAN, ANALISIS & PENAMBAHBAIKAN

PENGURUSAN SUMBER

SEKSYEN 7.0 – PENYEDIAAN PERKHIDMATAN

Pengurusan Belanjawan

Pengurusan Aset

Pengurusan Storan

Perolehan

Gaji & Emolumen

Bayaran

Penerimaan

Pengurusan Akaun & Sistem

MANUAL KUALITI

SPK PBUiTM

KAWALAN REKOD AUDIT DALAM PEROLEHAN LATIHAN PEMBETULAN

KAWALAN DOKUMEN

PRODUK TIDAK

MEMENUHI SPESIFIKASI PENCEGAHAN KAJI SEMULA

PENGURUSAN MAKLUMBALAS

PELANGGAN

Pengurusan Pinjaman

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 44

MK.PBUiTM.01

Terima Permohanan Pelanggan

Hasilkan Perkhidmatan

Pantau Penghasilan

Semak

Penghasilan

Sampaikan Perkhidmatan Analisis Prestasi

Perkhidmatan

Tindakan

Pencegahan

Kawalan Perkhidmatan

Takakur

Tindakan

Pembetulan

Sediakan Kriteria

Perkhidmatan

Sediakan PanduanDan

Latihan Staf

Pohon Kelulusan LPU/

JKP/JKE LPU/

JKP/JKE

Akur

Takakur

Lulus

Terima AMP/KHP

Akur

Sahkan Penghasilan

Akur

Takakur

T akakur

Kaji Implikasi

Pemakaian

Dasar dan Peraturan Kerajaan

PELAN PENGURUSAN KEWANGAN PBUiTM

Rajah 4.1b – 2

Pembetulan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 45

MK.PBUiTM.01

PELAN KUALITI PBUiTM : PENAMBAHBAIKAN

Rajah 4.1b – 3

Penambahbaikan Berterusan

Khidmat Yang

Ditawar

Khidmat Yang

Diberi

Ke

pe

rlua

n P

ela

ng

ga

n

Khidmat Yang

Disampaikan

Berkualiti

LPU/ JKP/ JKE

5. Tanggungjawab

Pengurusan

8.Pengukuran, Analisis & Penambah

-baikan

6.Pengurusan

Sumber 4.Kawalan Dokumen &

Rekod

Perancangan Penyampaian

Perkhidmatan

Persediaan Berkaitan

Pelanggan

Persediaan Penyampaian

Perkhidmatan

Pengurusan dan Penyampaian Perkhidmatan

Kewangan

Input

Input

7.Penyampaian Perkhimatan Rujuk:MK-PBUiTM-01

Output

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 46

MK.PBUiTM.01

4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti

SPK PBUiTM diwujudkan bagi memastikan pengurusan kualiti

dapat dibentuk dan dilaksanakan dengan cekap, tepat dan

berkesan berpandukan kepada Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti

yang ditetapkan dalam Seksyen 5.3 dan 5.4.1 Manual Kualiti ini.


Manual Kualiti adalah dokumen pernyataan komitmen

Pengurusan PBUiTM bagi Pengurusan Kewangan Universiti.

Manual ini akan merujuk kepada Prosedur Kualiti yang

dikenalpasti di dalam SPK PBUiTM.

4.1.3 Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala proses

pengurusan dan operasi PBUiTM. Pengurusan PBUiTM hendaklah

bertanggungjawab menyedia dan melaksanakan prosedur ini

secara konsisten dan mengikut piawaian ISO 9001:2008.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 47

MK.PBUiTM.01

Sehubungan itu, PBUiTM mewujudkan 12 Prosedur Pengurusan

iaitu:-

A. Empat (6) Prosedur Pengurusan Wajib

1. Kawalan Dokumen

2. Kawalan Rekod

3. Audit Dalam

4. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

5. Tindakan Pembetulan

6. Tindakan Pencegahan

B. Enam (6) Prosedur Sokongan

1. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP)

2. Pengurusan Latihan

3. Pengendalian Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan

4. Pengendalian dan Penyelenggaraan Peralatan ICT

5. Analisis Data

6. Storan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 48

MK.PBUiTM.01

Disamping itu sebanyak 41 Prosedur Operasi disediakan untuk

memantapkan lagi pelaksanaan SPK PBUiTM.

1. Prosedur Pengurusan Belanjawan Mengurus

2. Prosedur Penyediaan Anggaran Belanjawan Pengurusan

3. Prosedur Penyediaan Bajet Supplimentari

4. Prosedur Bayaran Kepada Pembekal

5. Prosedur Bayaran Melalui IBG

6. Prosedur Penyediaan Laporan Bayaran

7. Prosedur Pembatalan Bayaran / Pembatalan Cek

8. Prosedur Bayaran Kepada Pelajar

9. Prosedur Bayaran Pendahuluan Perjalanan / Pelbagai Dan

Pelarasan

10. Prosedur Bayaran Kepada Staf – Tuntutan Perjalanan

11. Prosedur Bayaran Kepada Staf – Saraan

12. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Pembelian Terus

13. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Sebut Harga

Rasmi

14. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak Pusat

15. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Rundingan Terus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 49

MK.PBUiTM.01

16. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Tender

17. Prosedur Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (WIP)

18. Prosedur Perolehan Kerja Secara Undi

19. Prosedur Tempahan Tiket Kapal Terbang

20. Prosedur Penyelenggaraan Akaun

21. Prosedur Penyimpanan Dokumen Kewangan

22. Prosedur Penyediaan Akaun Interim

23. Prosedur Penutupan Akaun Tahunan

24. Prosedur Penerimaan Kutipan Harian

25. Prosedur Pengurusan Pindahan Imbuhan Wang Ke UiTM

Cawangan

26. Prosedur Pengurusan Pinjaman Antara Kumpulanwang

27. Prosedur Pengurusan Pelaburan

28. Prosedur Pengeluaran Bil Dan Penerimaan Bayaran Bil

Pelajar

29. Prosedur Pengurusan Hasil Pelajar (Auto Posting)

30. Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan Pelajar

31. Prosedur Pengeluaran Bil Pelbagai

32. Prosedur Perekodan Harta

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 50

MK.PBUiTM.01

33. Prosedur Pengurusan Kehilangan Wang Awam/Harta

Benda

34. Prosedur Verifikasi Harta

35. Prosedur Perpindahan Harta

36. Prosedur Pelupusan Harta Benda

37. Prosedur Pengurusan Tindakan Pelupusan

38. Prosedur Pelupusan Peralatan Komputer

39. Prosedur Bantuan Memiliki Kenderaan

40. Prosedur Pembiayaan Komputer Persendirian

41. Prosedur Pengurusan Mesyuarat

4.1.4 Arahan Kerja

Arahan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti

khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan

aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti, jika perlu.

4.1.5 Dokumen Sokongan Dan Luaran

Dokumen sokongan adalah dokumen yang dijadikan bahan

rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 51

MK.PBUiTM.01

dan diselenggarakan oleh Pengurusan PBUiTM sebagai rujukan

dan sokongan kepada SPK.

Dokumen Sokongan luaran antara lain meliputi:

1. Dokumen Sokongan Statut

Akta Institut Teknologi MARA, (Pindaan) 2000 Akta

173

Akta Institusi Pelajaran (Tatatertib), 1976 Akta 174

Perlembagaan UiTM, (Pindaan) 2000

Akta Acara Kewangan 1957 (Akta 61)

Akta 605 Badan-badan Berkanun

(Tatatertib dan Surcaj 2000)

Akta Rahsia Rasmi

Akta Arkib Negara

Akta Badan-badan Berkanun (Akta 240)

Arahan Perbendaharaan

Arahan Perkhidmatan

2. Dokumen Sokongan Dalaman

Pekeliling / Surat Pekeliling Perbendaharaan

Pekeliling Naib Canselor

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 52

MK.PBUiTM.01

Pekeliling Perkhidmatan

Peraturan Akademik

Prospektus UiTM

Buku Panduan Staf

Buku Panduan Syarat Kemasukan Program Akademik

UiTM

Pengukuhan Strategi 21

Perancangan Strategik 10 Tahun (Tahun 2001-2010)

Penstrukturan UiTM 2001-2010

Laporan Penstrukturan UiTM 2003 kepada LPU UiTM

4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Am

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mendokumenkan SPK untuk

menyedia dan mengendalikan Pengurusan Kewangan Universiti

bagi memastikan semua kehendak pelanggan dikenalpasti,

difahami dan dipenuhi.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 53

MK.PBUiTM.01


Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar

dan perancangan bagi penyediaan dan pengendalian Pengurusan

Kewangan Universiti di PBUiTM.

Manual ini merupakan sumber rujukan utama bagi SPK ISO

9001:2008 PBUiTM dan meliputi :-

a) Skop Pelaksanaan SPK.

b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PBUiTM.

c) Batasan Aplikasi keperluan ISO 9001:2008 yang tidak

dipakai (rujuk Seksyen 3.2).

d) Rujukan kepada prosedur dan dokumen sokongan yang

lain.

e) Huraian pertalian antara proses dalam SPK.

4.2.3 Kawalan Dokumen

4.2.3.1 Kawalan Ke Atas Dokumen

a) Dokumen yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan

Dokumen Sokongan meliputi bahan pengajian

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 54

MK.PBUiTM.01

pendidikan tinggi yang diperlukan serta garis

panduan berkaitan.

b) PBUiTM juga menentukan peringkat penggunaan

dokumen/arahan / pekeliling luaran yang berkaitan

dengan pengurusan kewangan sebagai langkah

kawalan.

c) Satu senarai induk yang mengandungi semua

dokumen yang digunakan dalam Sistem Kualiti

berkenaan disediakan dan dikemaskini dari masa ke

semasa apabila berlaku sesuatu perubahan atau

pindaan.

d) Semua dokumen diberikan kod rujukan identifikasi

nombor keluaran dan pindaan serta tarikh keluaran.

Pemegang Dokumen dan nombor salinan dokumen

dikenal pasti melalui Senarai Pemegang Dokumen

Terkawal.

e) Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan

akan ditandakan di kulit luar sebagai „DOKUMEN

INDUK‟. Salinan yang diedarkan kepada Pemegang

Dokumen Terkawal akan ditanda dengan cop

„SALINAN DOKUMEN TERKAWAL‟.

f) Salinan Manual dan Prosedur Kualiti yang diedarkan

kepada individu selain daripada pemegang yang

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 55

MK.PBUiTM.01

tersenarai di atas, adalah diklasifikasikan sebagai

salinan dokumen yang tidak terkawal.

g) Pegawai Dokumen bertanggungjawab memastikan

Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam Sistem Kualiti

ini diselenggara dengan baik dan terkini serta

ditempatkan di lokasi yang selamat dan mudah

dirujuk.

h) Manual Kualiti boleh dicapai melalui laman web

UiTM www.bendahari.uitm.edu.my/ dalam bentuk

read only. Semua salinan cetak yang dimuat turun

dari tapak ini adalah Salinan Dokumen Tidak

Terkawal.

4.2.3.2 Pindaan Dokumen

a) Setiap staf PBUiTM boleh memberikan cadangan

pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan

pindaan hendaklah dikemukakan kepada WP PBUiTM

dengan menggunakan borang khas yang disediakan

secara elektronik atau secara bercetak. Borang

Pindaan Dokumen Kualiti boleh diperolehi daripada

Pegawai Dokumen dan Rekod.

b) Sebarang pindaan dokumen mestilah mendapat

kelulusan daripada Bendahari atau WP/TWP PBUiTM

terlebih dahulu.

http://www.bendahari.uitm.edu.my/

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 56

MK.PBUiTM.01

c) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat dalam

Rekod Pindaan dan salinan Dokumen Induk

berkenaan dikemaskini sepenuhnya. Pindaan

dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat

yang terlibat. Nombor pindaan dan nombor keluaran

dikemaskini dan tarikh kuatkuasa yang baru

diberikan. Pindaan yang melebihi 50% keseluruhan

dokumen akan diganti seluruhnya dengan diberikan

nombor keluaran terbaru dan dimaklumkan tarikh

kuatkuasanya. Pengurusan PBUiTM boleh

menggunakan budibicara untuk menyediakan

dokumen baru walaupun kandungan pindaan tidak

mencapai 50%.

d) Pengurusan Atasan PBUiTM bertanggungjawab

mengedarkan semua pindaan kepada Pemegang

Dokumen Terkawal dan staf yang berkaitan.

e) Pemegang Dokumen Terkawal dan staf berkaitan

bertanggungjawab mengemaskini dan memasukkan

semua pindaan berkaitan dan mengeluarkan

dokumen yang dibatalkan serta melupuskannya

mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan

UiTM.

f) Jika keseluruhan Dokumen Terkawal dipinda,

dokumen asal perlu dikembalikan kepada Pengurusan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 57

MK.PBUiTM.01

Atasan PBUiTM dan digantikan dengan Dokumen

Terkawal yang terkini.

g) Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang tidak

dipinda perlu disimpan dan ditanda ‘BATAL‟.

Senarai Pindaan yang berkaitan juga perlu

dikemaskini.

4.2.4 Kawalan Rekod

PBUiTM akan menyedia dan menyelenggara Prosedur Kawalan

Rekod. Satu Senarai Induk Rekod disediakan untuk memudahkan

pengesanan dan penyelenggaraan rekod kualiti. Sistem kod

rujukan akan ditentukan menurut kategori rekod.

Semua rekod disimpan dengan selamat supaya mudah

dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu

sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod berkenaan akan

diadakan.

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengambil tindakan mencegah

kehilangan data dengan merencanakan Pelan Pengurusan Risiko

yang bersesuaian.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 58

MK.PBUiTM.01

Rekod hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan

semula sekurang-kurangnya 5 tahun sebelum dilupuskan

menurut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan PBUiTM.

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUiTM.(P).01 Prosedur Kawalan

Dokumen

Bilik ISO PBUiTM

Shah Alam

Bahagian/ UKZ

/PBUiTM Kampus

2 PK.PBUiTM.(P).02 Prosedur Kawalan

Rekod

Bilik ISO PBUiTM

Shah Alam

Bahagian/ UKZ

/PBUiTM Kampus

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN

Pengurusan PBUiTM akan sentiasa komited kepada pembangunan

dan pelaksanaan SPK ISO 9001:2008 PBUiTM, serta sentiasa

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 59

MK.PBUiTM.01

berusaha secara berterusan untuk menambahbaik sistem bagi

menjamin keberkesanannya dengan :-

a) Memastikan semua staf PBUiTM memahami dan menghayati

akan pentingnya kehendak pelanggan dipenuhi serta

keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi melalui

latihan, edaran pekeliling dan Piagam Pelanggan.

b) Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (rujuk

Seksyen 5.3 dan 5.4.1).

c) Mengadakan MKSP.

d) Memastikan sumber dan maklumat yang perlu ada,

mencukupi.

5.2 KEUTAMAAN PELANGGAN

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan keperluan

pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan

memberi dan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan.

PBUiTM dengan cara :-

a) Mewujudkan kaedah bagi menerima aduan atau

maklumbalas serta cadangan daripada pelanggan

berhubung dengan Pengurusan Kewangan yang

dikendalikan. Mekanisme ini diselaraskan oleh Bahagian

Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti Dan Inovasi.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 60

MK.PBUiTM.01

b) Mengkaji semula kehendak pelanggan bagi memastikan

sebarang perbezaan diantara pengurusan kewangan yang

dikendalikan dan pindaan semasa pelaksanaannya dapat

dijelaskan. Ia akan diselaraskan oleh Jawatankuasa

Pengurusan Pelanggan.

c) Memastikan pengurusan kewangan sesuai dengan

keperluan dan perkembangan semasa serta masa

hadapan.

d) Memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan

yang ditetapkan oleh PBUiTM direkodkan.

5.3 DASAR KUALITI

Melaksanakan sistem pengurusan kewangan secara

profesional, cekap, berkesan dan bertanggungjawab ke atas

perancangan, pelaksanaan program dan penambahbaikan

secara berterusan untuk menjadi jabatan yang unggul,

berhemah dan profesional.

Kualiti untuk semua, akauntabiliti bersama sebagai teras

perkhidmatan bagi memenuhi kepuasan pelanggan.

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan Dasar Kualiti

adalah sentiasa:-

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 61

MK.PBUiTM.01

a) Bersesuaian dengan Objektif Kualiti PBUiTM dan dihayati

serta difahami oleh semua staf.

b) Merangkumi Kaji Semula Pengurusan untuk mencapai

kehendak pelanggan dan meningkatkan keberkesanannya

secara berterusan.

c) Dikawal dan dikaji semula bagi menjamin kualiti yang

berterusan mengikut kesesuaian.

d) Menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula

Objektif Kualiti.

5.4 PERANCANGAN

5.4.1 Objektif Kualiti

OBJEKTIF KUALITI PBUiTM

1. Semua proses penyampaian perkhidmatan kewangan

menepati Piagam Pelanggan yang ditetapkan.

2. Pengurusan perakaunan Universiti dilaksana, dikawal

dan direkod mengikut piawaian, prosedur dan

peraturan yang ditetapkan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 62

MK.PBUiTM.01

3. Tahap kepuasan hati pelanggan amat baik dan

cemerlang di mana peratusan aduan berasas yang

memerlukan tindakan, tidak melebihi 20%.

4. Staf yang melibatkan diri dalam aktiviti

penambahbaikan melebihi 80%.

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan Objektif Kualiti

PBUiTM adalah berdasarkan peraturan dan prosedur yang

mengikut piawaian, pengendalian dan penilaian oleh staf yang

layak.

Penyediaan kemudahan dan peralatan adalah menepati

keperluan dalam pelaksanaan pengurusan kewangan.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pengurusan PBUiTM akan memastikan:-

a) Perancangan SPK dilaksanakan untuk mencapai Objektif

Kualiti yang telah ditetapkan mengikut Pelan Strategik

PBUiTM.

b) Perancangan Kualiti disediakan bagi mengurus,

memproses, melaksana dan menambahbaik secara

berterusan pelaksanaan pengurusan kewangan (rujuk

seksyen 7.1) melalui ‘Strategic Partnership’ dengan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 63

MK.PBUiTM.01

institusi yang berkaitan, yang terkawal di peringkat

antarabangsa.

c) Perancangan Kualiti dan dokumen disediakan untuk

dilaksanakan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan

perkembangan masa hadapan.

d) Perancangan Kualiti meliputi dokumen seperti Manual

Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen

Perancangan Sistem Kualiti dan Dokumen Sokongan

pengurusan kewangan yang telah ditetapkan.

e) Penyediaan Perancangan Kualiti dan Arahan Kerja (mana

yang berkaitan) termasuk Pelan Strategik PBUiTM yang

boleh menzahirkan objektif kualiti.

f) Perancangan Kualiti menyeluruh diwujudkan berasaskan

prosedur dan Pelan Tindakan yang telah disediakan.

g) Semua staf PBUiTM memahami serta berupaya

melaksanakan Perancangan Kualiti tersebut.

h) Kewibawaan SPK terpelihara apabila sebarang pindaan

kepada SPK dirancang dan dilaksanakan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 64

MK.PBUiTM.01

5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI

5.5.1 Tanggungjawab Dan Bidang Kuasa

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengenalpasti dan

memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-masing

kepada semua staf PBUiTM melalui Carta Organisasi serta

senarai tugas yang terkini.

5.5.2 Wakil Pengurusan

Pengurusan Atasan PBUiTM akan melantik seorang WP PBUiTM

dari kalangan staf PBUiTM yang bertanggungjawab mengenai

perkara berikut :-

a) Sebagai wakil Bendahari untuk melaksanakan tindakan

penambahbaikan SPK.

b) Memastikan keperluan proses SPK diwujud, dilaksana dan

disenggara.

c) Melapor kepada Pengurusan Atasan PBUiTM mengenai

kemajuan SPK PBUiTM.

d) Memastikan staf PBUiTM diberi kesedaran mengenai

keperluan pelanggan bagi penambahbaikan berterusan SPK

PBUiTM melalui edaran pekeliling dan latihan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 65

MK.PBUiTM.01

e) Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan dengan

pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan SPK PBUiTM.

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan sistem komunikasi

dalaman yang berkesan diwujudkan melalui :-

a) Mesyuarat Ketua-ketua PBUiTM (MKPB)

b) Mesyuarat Pra-JKE

c) Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Universiti

d) Sesi Taklimat

e) Pekeliling Bendahari

f) Notis Papan Kenyataan

g) Perbincangan Kumpulan / Bengkel

h) Sistem Aduan Pelanggan dan Cadangan

i) Messaging System melalui FAIS

j) Memo/surat

k) E-mel

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 66

MK.PBUiTM.01

Saluran komunikasi tersebut akan disokong, disebar dan dikawal

oleh Bendahari melalui Bahagian /Unit Kewangan Zon /PBUiTM

Kampus.

DOKUMEN RUJUKAN

Bil NO. RUJUKAN Jenis Dokumen Lokasi

1 DS.PBUITM.13 Fail Mesyuarat

MKPB

Bahagian Pentadbiran,

Kualiti dan Inovasi

PBUiTM

2 DS.PBUITM.07 Fail Pekeliling

Bendahari

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

3 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur MKSP Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

5.6.1 Am

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengkaji semula SPK PBUiTM

setiap enam bulan. Keanggotaan MKSP adalah seperti berikut :-

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 67

MK.PBUiTM.01

Pengerusi

:

Bendahari

Setiausaha : WP / TWP

Ahli : Ketua Fungsi Utama


Ketua Kumpulan Zon

Ketua UKZ

Ketua PBUiTM Kampus

Pemegang Proses

Pegawai Yang Bertanggungjawab (PYB)

Pencatat

Minit

: Setiausaha Pasukan Kerja Persijilan ISO

PBUiTM

Turut Hadir : Wakil PSMB

Ketua PBUiTM Kampus Kota

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Kajian semula pengurusan ini hendaklah meliputi :-

a) Penilaian Dan Pencapaian Dasar Dan Objektif Kualiti.

b) Laporan Penemuan Hasil Audit Kualiti.

c) Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan / Laporan Kajian

Susulan.

d) Laporan Status Tindakan Pembetulan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 68

MK.PBUiTM.01

e) Tindakan Susulan Daripada Kajian Semula Pengurusan

yang Lepas.

f) Cadangan Kepada Perubahan Yang Memberi Kesan

Kepada SPK.

g) Cadangan Dan Inovasi Untuk Penambahbaikan.

h) Faktor lain yang memberi kesan kepada pengurusan

kewangan, sosial, alam sekitar dan pindaan peraturan

serta statut.

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Hasil Kajian Semula Pengurusan ini akan meliputi keputusan dan

tindakan yang merangkumi perkara berikut :-

a) Penambahbaikan ke atas SPK PBUiTM dan keberkesanan

proses yang terlibat.

b) Penambahbaikan produk atau perkhidmatan berkaitan

dengan keperluan pelanggan.

c) Keperluan sumber meliputi aspek perancangan sumber

manusia dan pembangunan fizikal.

Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkod, disimpan

dan diselenggara oleh WP/TWP untuk memudahkan rujukan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 69

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Pejabat PBUiTM

Bahagian / UKZ

/Kampus

6.0 PENGURUSAN SUMBER

6.1 PENYEDIAAN SUMBER-SUMBER

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan peruntukan dan

penyediaan sumber yang perlu, ditentu dan disediakan secukupnya

termasuk perkara berikut bagi :-

a) Melaksana dan menyelenggara SPK PBUiTM disamping

meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

b) Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa peka

untuk memenuhi keperluan pelanggan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 70

MK.PBUiTM.01

6.2 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

6.2.1 Am

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan bahawa semua staf

cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi menjamin kualiti

kerja. Semua keperluan sumber manusia akan dirancang

mengikut kaedah yang ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan

Pengurusan Atasan PBUiTM akan:-

a) Memastikan semua staf yang dilantik mempunyai

kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.

b) Menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam latihan setahun.

c) Menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b)

di atas.

d) Memastikan staf PBUiTM mempunyai kesedaran yang

tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian

Objektif Kualiti PBUiTM.

e) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi

dan pengalaman staf yang terlibat.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 71

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUITM.(P).08 Prosedur

Pengurusan Latihan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

6.3 INFRASTRUKTUR

Pengurusan PBUiTM komited untuk menyediakan kemudahan

infrastruktur yang diperlukan bagi menghasilkan produk yang

memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk:-

a) Ruang pejabat staf, bilik mesyuarat, bilik latihan, bilik

operasi (untuk penyediaan jadual analisa harga Tender /

Sebut Harga, fail mesyuarat JKP / Lembaga Tender /

Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Pemeriksa Pelupusan

Harta / Jawatankuasa Teknikal Pelupusan Komputer), bilik

sembahyang dan ruang untuk aktiviti kebajikan / sosial

staf.

b) Peralatan pejabat, perkakasan dan perisian komputer serta

sistem komunikasi dan teknologi maklumat (ICT).

c) Kemudahan sokongan yang diperlukan – sistem bekalan

letrik, lift, sistem ventilasi dan pendingin hawa, sistem

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 72

MK.PBUiTM.01

keselamatan pangkalan data dan aplikasi, sistem

keselamatan dan pencegahan kebakaran serta peti

kecemasan.

d) Kawalan keselamatan, sistem back up dan

penyelenggaraan berkala ke atas perkara ke atas (b) dan

(c) diwujudkan/dilaksanakan bagi memastikan ia sentiasa

berfungsi, untuk digunapakai bagi tujuan pengendalian

pengurusan kewangan yang berkesan dan dapat memuaskan

hati pelanggan.

6.4 PERSEKITARAN KERJA

Pengurusan PBUiTM akan memastikan dan menyediakan

persekitaran kerja yang kondusif dan selesa, yang

mengutamakan budaya kualiti dan etika kerja yang baik.

Pengurusan PBUiTM akan memastikan penyelenggaraan dan

pengurusan ruang dilaksanakan seperti mana keperluan yang

ditetapkan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan

di tempat kerja.

Kemudahan persekitaran kerja termasuk sistem pencahayaan,

sistem ventilasi dan pendingin hawa, sistem keselamatan dan

pencegahan kebakaran serta tempat kerja yang kondusif, selesa

dan selamat.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 73

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Pengendalian dan

Penyelenggaraan

Peralatan ICT

Bilik ISO PBUiTM

Pejabat PBUiTM

Bahagian / UKZ

/Kampus

2 PK.PBUITM.(P).12 Prosedur Storan Bilik ISO PBUiTM

Pejabat PBUiTM

Bahagian / UKZ

/Kampus

7.0 PENZAHIRAN PRODUK

7.1 PERANCANGAN BAGI PENZAHIRAN PRODUK

Pengurusan PBUiTM akan menentukan Objektif Kualiti,

mengenalpasti proses serta mendokumentasikannya bagi

memastikan keperluan pelanggan sentiasa dipenuhi secara

konsisten.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 74

MK.PBUiTM.01

Bagi menzahirkan produk yang diperlukan oleh pelanggan,

Pengurusan PBUiTM akan menentukan pendekatan proses bagi

Pengurusan Kewangan Universiti seperti berikut:-

a) Pencapaian Objektif Kualiti mencerminkan kualiti produk

yang dihasilkan menerusi Pengurusan Kewangan.

b) Keperluan untuk menentukan proses yang terlibat,

dokumen kualiti, penyediaan maklumat dan sumber serta

kemudahan infrastruktur Pengurusan Kewangan.

c) Keperluan verifikasi pemantauan serta penilaian

pengurusan kewangan bagi menghasilkan produk yang

berkualiti dan memuaskan hati pelanggan.

d) Rekod yang diperlukan sebagai bukti dari pelaksanaan SPK

ISO 9001:2008 PBUiTM dalam memenuhi keperluan

pelanggan.

Proses yang terlibat di dalam penzahiran produk ditunjukkan

secara ringkas melalui Pelan Kualiti PBUiTM seperti berikut:-

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 75

MK.PBUiTM.01

STRUKTUR PASUKAN KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PBUiTM

BENDAHARI

PERUNDING DALAMAN

– KETUA BPPK

WAKIL PENGURUSAN

(PENYELARAS ISO)

TIMBALAN WAKIL

PENGURUSAN

KETUA SISTEM AUDIT PEGAWAI DOKUMEN

DAN REKOD

KETUA BAHAGIAN /UKZ /PBUiTM Kampus

PEMEGANG PROSES

PYB

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 76

MK.PBUiTM.01

7.2 PROSES BERKAITAN PELANGGAN

7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan

Pengurusan PBUiTM akan mengenalpasti keperluan pelanggan

yang berkaitan dengan pengurusan kewangan Universiti yang

merangkumi perancangan, promosi, pengambilan staf

tetap/kontrak/harian, pengambilan tenaga kerja (pelajar) di

bawah Skim Khidmat Pelajar, pelaksanaan proses perkhidmatan

kewangan, penilaian semula perkhidmatan melalui maklumbalas

pelanggan serta pemantauan dan pengukuran pelanggan.

7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk

Pengurusan PBUiTM akan mengkaji semula keperluan yang

berkaitan dengan perkhidmatan. Kajian semula ini akan

dilakukan sebelum Pengurusan PBUiTM membuat komitmen

untuk membekalkan perkhidmatan kewangan kepada pelanggan

dan akan memastikan bahawa:-

a) Keperluan perkhidmatan dikenalpasti.

b) Sebarang perubahan kepada keperluan yang telah

dinyatakan, diambil tindakan pembetulan dan diatasi.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 77

MK.PBUiTM.01

c) Pengurusan PBUiTM berupaya untuk memenuhi keperluan-

keperluan yang dinyatakan.

Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan,

Pengurusan PBUiTM akan memastikan semua dokumen yang

berkaitan dipinda sewajarnya dan semua staf yang terlibat

dimaklumkan tentang perubahan-perubahan yang telah dibuat.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

Pengurusan PBUiTM akan menyediakan perantara bagi

kemudahan komunikasi yang terancang dan berkesan dengan

pelanggan melalui Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan

Kualiti:-

a) Buku Panduan, Pekeliling Bendahari dan poster.

b) Perjumpaan berkala seperti mesyuarat, perbincangan dan

taklimat.

c) Surat atau memo jabatan.

d) Borang Aduan dan Maklumbalas / Cadangan pelanggan.

e) Soalselidik

f) Laman web dan e-mel.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 78

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUITM.(P).01 Prosedur Kawalan

Dokumen

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Pengendalian Aduan

Dan Maklumbalas

Pelanggan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

7.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK

Bahagian ini tidak digunapakai kerana PBUiTM tidak

merekabentuk dan membangunkan produk dalam pengurusan

kewangan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 79

MK.PBUiTM.01

7.4 PEROLEHAN

7.4.1 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujud dan

menyelenggarakan proses bagi memastikan perolehan bahan

bekalan dan perkhidmatan memenuhi kehendak kualiti PBUiTM.

Prosedur ini mestilah mematuhi Arahan Perbendaharaan dan

peraturan kewangan yang digunapakai oleh Universiti.

PBUiTM akan menilai dan memilih pembekal untuk bekalan

barang-barang dan perkhidmatan yang diperlukan. Penilaian ini

akan dibuat berasaskan pengalaman, rekod prestasi dan

keupayaan pembekal dalam memberi perkhidmatan yang sama.

Perkhidmatan yang diberikan oleh semua pembekal UiTM akan

sentiasa diawasi oleh Pengurusan Atasan PBUiTM bagi

memastikan mereka memberi perkhidmatan yang memenuhi

kehendak UiTM secara berterusan dengan berkesan.

Pengurusan PBUiTM akan menyenaraihitamkan pembekal yang

tidak membekalkan barangan atau tidak memberi perkhidmatan

mengikut spesifikasi yang ditetapkan, daripada menyertai

perolehan UiTM selama tempoh dua (2) tahun.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 80

MK.PBUiTM.01

7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan

Dokumen perolehan bekalan barang-barang yang digunakan

mengandungi semua maklumat yang ditetapkan termasuk:

a) Tatacara mendapatkan kelulusan perolehan mengikut

garis panduan UiTM.

b) Dokumen tawaran yang menerangkan aspek-aspek yang

memenuhi keperluan SPK.

c) Harga yang ditawarkan.

Semua butiran dalam dokumen tawaran akan disemak dan

diluluskan oleh Pengurusan PBUiTM sebelum diedarkan kepada

pembekal.

7.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan

Sebelum sesuatu bayaran bagi bekalan barang/perkhidmatan

dibuat, Pengurusan PBUiTM akan memastikan PTJ membuat

pengesahan penerimaan ke atas bekalan/perkhidmatan yang

diperolehi, untuk memastikan ianya memenuhi spesifikasi.

Jika perlu, PBUiTM akan memantau dan mengesahkan dengan

pengguna barangan atau perkhidmatan berkenaan, sebelum

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 81

MK.PBUiTM.01

bekalan/perkhidmatan yang diberikan oleh pembekal,

diperakukan untuk terimaan.

PBUiTM akan menetapkan satu tempoh yang tertentu untuk

tujuan pengesahan penerimaan tawaran perkhidmatan.

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUiTM.PPK.(O).01

Prosedur

Pengurusan

Belanjawan

Mengurus

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Prosedur

Pengurusan

Perolehan Melalui

Pembelian Terus

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Prosedur

Pengurusan

Perolehan Melalui

Sebut Harga Rasmi

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Prosedur

Pengurusan

Perolehan Melalui

Kontrak Pusat

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 82

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Prosedur

Pengurusan

Perolehan Melalui

Rundingan Terus

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Prosedur

Pengurusan

Perolehan Melalui

Tender

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

7.5 PENYEDIAAN PENGURUSAN KEWANGAN

7.5.1 Kawalan Proses

Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujud dan

menyelenggarakan prosedur untuk mengawal semua proses

Pengurusan Kewangan Universiti.

PBUiTM akan menentukan semua proses penyediaan dan

pengendalian pengurusan kewangan dijalankan di bawah

keadaan terkawal yang meliputi:-

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 83

MK.PBUiTM.01

a) Penyediaan maklumat yang menerangkan ciri-ciri

pengurusan kewangan Universiti.

b) Panduan pematuhan peraturan.

c) Panduan mengenai proses pengurusan kewangan.

d) Panduan penggunaan peralatan, dalam pengurusan

kewangan.

e) Penyediaan dan penggunaan kaedah pengukuran dan

pemantauan.

f) Pelaksanaan kaedah pemantauan dan penilaian

pencapaian proses pengurusan kewangan.

DOKUMEN RUJUKAN



Pengendalian Aduan

Dan Maklumbalas

Pelanggan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Pengendalian Dan

Penyelenggaraan

Peralatan ICT

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian/UKZ

/PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 84

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN


3 PK.PBUITM.(P).11 Prosedur Analisis

Data

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Pengurusan

Belanjawan

Mengurus

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

5 PK.PBUiTM.PPK.(O).02 Prosedur Penyediaan

Anggaran

Belanjawan

Pengurusan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

6 PK.PBUiTM.PPK.(O).03 Prosedur Penyediaan

Bajet Supplimentari

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur bayaran

Kepada Pembekal

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Bayaran

Kepada Pelajar

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 85

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN


9 PK.PBUiTM.PPK.(O).09 Prosedur Bayaran

Pendahuluan

Perjalanan /

Pelbagai Dan

Pelarasan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Bayaran

Kepada Staf –

Tuntutan Perjalanan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Bayaran

Kepada Staf – Saraan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

12 PK.PBUiTM.PPK.(O). 12 - 16

Prosedur Pengurusan

Perolehan Melalui

Pembelian Terus,

Sebut Harga Rasmi,

Kontrak Pusat

Rundingan Terus

Tender

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

13 PK.PBUiTM.PPK.(O).17 Prosedur Kerja-Kerja

Dalam Pelaksanaan

(WIP)

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 86

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN


14 PK.PBUiTM.PPK.(O).18 Prosedur Perolehan

Kerja Secara Undi

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Tempahan

Tiket Kapal Terbang

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur

Penyelenggaraan

Akaun

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

17 PK.PBUiTM.PPK.(O).21 Prosedur

Penyimpanan

Dokumen Kewangan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Penyediaan

Akaun Interim

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Penutupan

Akaun Tahunan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 87

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN


20 PK.PBUiTM.PPK.(O).24 Prosedur Penerimaan

(Kutipan Harian)

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Pengeluaran Bil Dan

Penerimaan Bayaran

Bil Pelajar

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

22 PK.PBUiTM.PPK.(O).29 Prosedur Pengurusan

Hasil Pelajar (Auto

Posting)

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

23 PK.PBUiTM.PPK.(O).30 Prosedur Pengurusan

Kewangan Tajaan

Pelajar

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Pengeluaran Bil

Pelbagai

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Perekodan

Harta

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 88

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Pengurusan

Kehilangan Wang

Awam / Harta Benda

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Verifikasi

Harta

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Perpindahan Harta

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Pelupusan

Harta Benda

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Pengurusan

Tindakan Pelupusan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus


Prosedur Pelupusan

Peralatan Komputer

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 89

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Prosedur

Permohonan Bantuan

Memiliki Kenderaan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Prosedur

Pembiayaan

Komputer

Persendirian

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian /

UKZ/PBUiTM

Kampus

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Pelaksanaan

Pengurusan Kewangan

Bahagian ini tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana hasil

pengzahiran produk boleh diukur.

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan

Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah

identifikasi dan kemudahkesanan fail dan rekod bagi mengesan

operasi dan aktiviti pengurusan kewangan dengan berkesan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 90

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Rekod

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

Harta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data

peribadi. PBUiTM bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan

maklumat peribadi pelanggan termasuk yang terdapat dalam

FAIS. Kaedah kawalan ke atas capaian maklumat peribadi staf

Universiti, maklumat vendor dan maklumat pelajar, telah

diwujudkan selaras dengan keperluan ISO 9001:2008.

7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen

PBUiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian

dan penyimpanan dokumen bagi menjamin kualiti Pengurusan

Kewangan. Dokumen meliputi baucer bayaran, cek, resit

penerimaan, Borang Tuntutan Perjalanan, Pesanan Jabatan,

Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1/2002). Dokumen ini

akan disimpan di tempat yang selamat. PBUiTM juga

bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dokumen

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 91

MK.PBUiTM.01

untuk mengelakkan berlakunya kerosakan, kecurian

penyalahgunaan dan kebocoran maklumat.

DOKUMEN RUJUKAN



Dokumen

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

7.6 KAWALAN KE ATAS PERALATAN PENGUKURAN DAN

PEMANTAUAN

Bahagian ini tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana

pengukuran pengurusan kewangan tidak menggunakan

peralatan dan kaedah yang memerlukan kalibrasi dan

verifikasi.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 92

MK.PBUiTM.01

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM

8.1 PANDUAN AM

Pengurusan PBUiTM akan merancang, mewujud dan

melaksanakan proses pemantauan bagi pengukuran, analisis dan

penambahbaikan SPK.

Pengurusan PBUiTM akan menyediakan kaedah pemantauan

prestasi proses pengurusan kewangan Universiti yang disediakan.

Ini bagi memastikan SPK mempunyai proses penambahbaikan

secara berterusan.

Pengurusan PBUiTM akan mengenalpasti penggunaan kaedah

teknik statistik yang sesuai bagi mengesan kekurangan yang

terdapat dalam SPK untuk tujuan melaksanakan

penambahbaikan yang berterusan serta peningkatan dalam SPK.

8.2 PENGUKURAN DAN PEMANTAUAN

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Pengurusan PBUiTM akan menyediakan kaedah bagi mengukur

persepsi pelanggan terhadap Pengurusan Kewangan di UITM.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 93

MK.PBUiTM.01

Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan akan dibuat

berasaskan Kajiselidik, Aduan, Maklumbalas Pelanggan, Audit

Dalam, Kajian Semula Pengurusan.

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUITM.(P).03 Prosedur Audit Dalam Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

2 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur Kaji Semula

Pengurusan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Pengendalian Aduan

dan Maklumbalas

Pelanggan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 94

MK.PBUiTM.01

8.2.2 Audit Dalam

Pengurusan PBUiTM akan melatih dan melantik Juruaudit Dalam

untuk menjalankan Audit Dalam sekurang-kurangnya enam (6)

bulan sekali bagi memastikan SPK PBUiTM memenuhi perkara-

perkara berikut:-

a) Selaras dengan perancangan kualiti dan objektif kualiti

PBUiTM.

b) SPK dilaksana dan diselenggara dengan berkesan

mengikut kehendak-kehendak ISO 9001:2008.

c) Mengesan kelemahan dalam SPK.

d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan

yang berkesan.

e) Penambahbaikan berterusan kepada SPK dari masa ke

semasa.

Audit Dalam hendaklah dijalankan oleh pegawai terlatih secara

berjadual dan Laporan Hasil Penemuan Audit dibentangkan

dalam MKSP PBUiTM.

Hasil penemuan Audit Dalam direkod dan disemak oleh Ketua

Sistem Audit PBUiTM. Sebarang ketidakpatuhan dan

perakuan/pemerhatian Audit Dalam hendaklah diambil tindakan

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 95

MK.PBUiTM.01

pembetulan dengan kadar segera demi menjamin keberkesanan

SPK PBUiTM.

Audit susulan akan dijalankan untuk mengesan keberkesanan

tindakan pembetulan yang dibuat dan dimaklumkan semula

pencapaiannya kepada Pengurusan Atasan PBUiTM secara

berkala.

DOKUMEN RUJUKAN



Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pengurusan PBUiTM akan menjalankan pemantauan dan

pengukuran ke atas SPK bagi semua proses dan produk akhir

yang berkaitan pada setiap peringkat. Kaedah yang sesuai akan

dilaksanakan bagi menentukan proses yang dirancang

menghasilkan produk yang ditetapkan dan keberkesanannya

dalam pengurusan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 96

MK.PBUiTM.01

Sekiranya hasil yang dirancang tidak dicapai, tindakan

pembetulan akan dilaksanakan bagi memastikan pematuhan

kepada proses perancangan yang ditetapkan.

Pemantauan semula akan dijalankan setelah tindakan

pembetulan dan penambahbaikan dilaksanakan.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Pengurusan PBUiTM akan menyediakan prosedur untuk

memantau dan mengukur ciri-ciri produk bagi memastikan

keperluan produk telah dipenuhi.

Kriteria bagi produk yang dimaksudkan merujuk kepada

parameter berikut:-

a) Mencapai Objektif Kualiti berdasarkan kriteria yang telah

ditetapkan.

b) Memenuhi spesifikasi yang dapat memberikan kepuasan

pelanggan.

c) Memenuhi piawaian yang ditetapkan oleh Badan

Profesional.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 97

MK.PBUiTM.01

8.3 KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

Pengurusan PBUiTM akan menyediakan prosedur untuk

mengawal semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi di

setiap peringkat proses melalui pengasingan dan pembetulan.

Produk tersebut disemak atau diuji semula bagi menentukan

ianya memenuhi keperluan sebelum diterimapakai mengikut

prosedur yang ditetapkan.

Pengurusan PBUiTM akan menentukan tindakan pembetulan yang

diambil adalah bersesuaian dan berkesan. Semua laporan

tindakan pembetulan yang diambil akan direkodkan dan

disimpan.

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUITM.(P).04 Kawalan Produk Yang

Tidak Memenuhi

Spesifikasi

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

2 PK.PBUITM.(P).05 Tindakan Pembetulan Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 98

MK.PBUiTM.01

8.4 ANALISIS DATA

Pengurusan PBUiTM akan menyediakan prosedur bagi

mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data-data yang

berkaitan dalam menentukan kesesuaian dan keberkesanan SPK.

Ini merangkumi data yang terhasil dari maklumbalas pelanggan

yang diperolehi dari masa ke semasa. Data akan dianalisis bagi

memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan

berterusan adalah berkesan ke atas SPK PBUiTM.

Analisis data melibatkan maklumat berikut:-

a) Tahap kepuasan pelanggan.

b) Pematuhan kepada keperluan produk.

c) Ciri-ciri proses dan produk termasuk peluang untuk

langkah pencegahan.

d) Prestasi pembekal barang/perkhidmatan/kerja.

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUITM.(P).11 Prosedur Analisis

Data

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ

/PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 99

MK.PBUiTM.01

8.5 PENAMBAHBAIKAN

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Pengurusan PBUiTM akan sentiasa menambahbaik keberkesanan

SPK dengan berasaskan kepada Dasar Kualiti, Objektif Kualiti,

Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis Data, Tindakan

Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Kaji Semula Pengurusan.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengambil tindakan

pembetulan untuk menghapuskan punca kepada sesuatu produk

yang tidak memenuhi spesifikasi dan merancang langkah bagi

memastikan ketidakpatuhan tidak berulang.

PBUiTM akan mendokumenkan prosedur bagi memastikan

tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan kepada perkara

berikut:-

a) Ketidakpatuhan yang dikesan melalui hasil penemuan

Audit Dalam.

b) Maklumbalas pelanggan.

c) Menilai keperluan kepada tindakan pembetulan bagi

memastikan ketidakpatuhan tidak berulang.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 100

MK.PBUiTM.01

d) Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan pembetulan

yang diperlukan.

e) Merekod semua keputusan yang berkaitan dengan

tindakan yang telah diambil.

f) Kaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang

telah diambil.

DOKUMEN RUJUKAN


1 PK.PBUITM.(P).03 Prosedur Audit

Dalam

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Produk Yang Tidak

Memenuhi

Spesifikasi

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

3 PK.PBUITM.(P).05 Prosedur Tindakan

Pembetulan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Pencegahan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 101

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN



Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Pengurusan PBUiTM akan mengambil tindakan yang sesuai untuk

menghalang punca kemungkinan berlakunya sesuatu

permasalahan.

Tindakan pencegahan akan dilaksanakan berpandukan antara

lain kepada Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis

Aduan dan Maklumbalas Pelanggan. Pengurusan PBUiTM

Pengurusan PBUiTM akan mendokumenkan prosedur untuk

mengenalpasti keperluan bagi perkara-perkara berikut:-

a) Mengenalpasti kemungkinan berlakunya sesuatu

permasalahan serta puncanya.

b) Mengkaji keperluan untuk menghalang kemungkinan

berlakunya sesuatu permasalahan.

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 102

MK.PBUiTM.01

c) Mengenalpasti, merancang dan melaksanakan tindakan

pencegahan yang diperlukan.

d) Merekod semua keputusan berkaitan dengan tindakan

pencegahan yang telah diambil.

e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang

telah diambil.



Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Produk Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Pembetulan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Pencegahan

Bilik ISO PBUiTM

Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus


Bahagian / UKZ /

PBUiTM Kampus

Keluaran : 07

Pindaan : 00

Tarikh : 01/10/2010



Muka surat : 103

MK.PBUiTM.01

pengurusan kewangan universiti - uitm · pdf filemanual kualiti mk.pbuitm.01 iso 9001:2008...

Documents