pengurusan perubahan
DESCRIPTION
tugasanTRANSCRIPT
ISI KANDUNGAN
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT1.0 Pendahuluan
1.1 Unfreezing
1.2 Changing
1.3 Freezing
2
2
3
4
2.0 Makna Perubahan dalam Organisasi 5
3.0 Kepentingan Perubahan Organisasi dalam bidang komunikasi
dan teknologi
8
4.0 Perubahan dan Perlaksanaan yang Diperlukan dalam Organisasi
4.1 Perubahan Persekitaran Fizikal
4.2 Perubahan Orang
8
9
9
5.0 Masalah yang dihadapi dalam melaksanakan Perubahan
5.1 Tentangan Terhadap Perubahan
5.1.1 Tentangan Individu
5.1.2 Tentangan Organisasi
9
9
10
11
6.0 Cara untuk Mengatasi Tentangan /Masalah untuk Berubah
6.1 Faktor-Faktor Mempengaruhi Pembangunan Organisasi
6.2 Cadangan untuk Memastikan Perubahan Organisasi
Diurus dengan Berkesan
13
13
16
7.0 Kesimpulan 17
8.0 Rujukan 17
1.0 Pendahuluan
Pada hari ini seseorang pemimpin baharu berkemungkinan berhadapan dengan satu
situasi yang kurang kondusif di sekolah. Lebih-lebih lagi jika 'boss' ini masih baharu dan kurang
berpengalaman dalam bertindak untuk menangani pelbagai situasi dan isu. Pengurusan
perubahan memfokuskan kepada penambahbaikan amalan dan iklim sesebuah organisasi. Salah
satunya ialah Kurt Lewin 1952. Menyebut mengenai perubahan, ia pasti melibat suatu proses
dari sesuatu yang lama kepada sesuatu yang baru. Perubahan adalah perlu, dan ianya perlu
dirancang. Seorang tokoh yang menyentuh mengenai isu ini iaitu Kurt Lewin telah
mengetengahkan satu model perubahan yang terancang. Beliau telah mencadangkan 3 langkah
pengurusan perubahan yang boleh dipraktikkan melalui kaedah Unfreezing, Changing And
Freezing.
1.1 Unfreezing
Amalan lama sememangnya sukar untuk diubah. Ia sudah menjadi satu budaya dalam
membentuk iklim organisasi. Wajah organisasi adalah wajah ahli dalam organisasi tersebut. Jika
amalan ahli adalah baik dan positif, maka organisasi tersebut dilihat baik dan positif. Begitulah
sebaliknya. Untuk mengubah amalan yang sudah sebati ini, Kurt Lewin mencadangkan proses
pencairan semula dengan beberapa kaedah.
Kebiasaanya di negara kita, pengurusan perubahan dilakukan secara updown. Pihak
atasan memberikan arahan-arahan kepada sub-ordinat. Konsep 'saya yang menurut perintah'
dieksploitasi supaya pengurusan perubahan boleh dilaksana secara paksa rela. Selain itu, punca-
punca kuasa digunakan untuk melaksakan perubahan. Pelbagai latihan diberi seperti inhouse
2
training, conference, kursus, bengkel, ceramah dan tak kurang juga bina semangat dan teamwork
building. Sebagai pemimpin di sesebuah organisasi, Pentadbir wajar menggunakan cara yang
paling berkesan untuk menjayakan proses unfreezing ini. Proses unfreezing memerlukan
kesediaan ahli-ahli untuk berganjak dari takuk lama untuk berubah.
1.2 Changing
Proses changing dilaksanakan setelah langkah di atas telah berhasil. Berpandukan
kepada garis panduan amalan dan iklim baru yang hendak diperkenalkan oleh pentadbir, sub-
ordinat mulai menggerakkan diri mereka ke arah perubahan tersebut. Dalam proses ini, pentadbir
perlu menerangkan dengan jelas perubahan bagaimana yang hendak dilakukan. Sediakan
instrumen, panduan tindakan, terma, norma dan apa sahaja rujukan yang boleh digunakan oleh
sub-ordinat. Proses perubahan ini akan lebih mudah jika sub-ordinat menerima proses
perubahan ini secara kolektif. Ikuti langkah perubahan seperti Rajah 1:Proses Perubahan di
bawah:-
Rajah 1 : Proses Perubahan
Kurt Lewin menyedari bahawa perubahan bukan peristiwa, melainkan sebuah proses. Dia menyebut bahawa proses perubahan adalah satu bentuk peralihan. Peralihan adalah gerakan dalaman atau satu perjalanan yang kita buat dalam reaksi terhadap perubahan. Tahap kedua ini terjadi saat kita melakukan perubahan yang diperlukan. Mereka menjadi sesuatu yang baharu.
3
Dalam konteks tingkahlaku organisasi, ia tidak mudah kerana orang-orang belajar tentang perubahan dan perlu diberi masa untuk memahami dan bekerja dengan mereka. Sokongan ini sangat penting. Oleh itu, perubahan melibatkan pembelajaran dan kefahaman, keadaan ini memerlukan usaha pihak pengurusan memberi kepada pekerja data baru, maklumat, pengetahuan, kefahaman dan keberanian untuk bertindak, cara baru melakukan kerja, pandangan baru tentang sesuatu keadaan (perbezaan antara pembelajaran dan kefahaman).
Model peranan ini membolehkan orang untuk mengembangkan penyelesaian sendiri juga membantu untuk membuat perubahan. Ini juga sangat berguna untuk menjaga komunikasi gambaran yang jelas dari perubahan yang diinginkan dan manfaat kepada orang-orang sehingga mereka tidak kehilangan arah ke mana mereka akan melangkah untuk berubah. Oleh itu adalah penting pada tahap ini mengamalkan perubahan sebagai proses pembelajaran yang berterusan.
1.3 Freezing
Peringkat freezing membekukan amalan perubahan baru sebagaimana yang diarahkan
oleh ketua. Sub-ordinat menjadikan amalan itu sebagai rutin dan darah daging. Kekalkan
momentum dan kualiti tindakan. Gunakan garis panduan terma dan norma untuk memperbaiki
setiap kesilapan. Pentadbir mulai tonjolkan the best practices untuk dicontohi oleh sub-ordinat
lain. Kurt Lewin merujuk pada tahap ini sebagai titik beku walaupun banyak orang menyebutnya
sebagai refreezing iaitu pembekuan semula. Tahap ini adalah tentang pembentukan kestabilan
perubahan yang telah dibuat kemudian diterima dan menjadi amalan baru. Akan tetapi hal ini
memang memakan masa.
Peringkat terakhir dalam proses perubahan terancang. Yang ditekankan di peringkat ini
adalah dengan mengekalkan momentum daya perubahan dan secara beransur-ansur menjadikan
perubahan sebagai cara hidup, cara melakukan kerja, di segi perubahan tingkah laku dan sikap
yang kekal. Sekiranya nampak kesan perubahan, pengukuh positif digunakan untuk
mengukuhkan keinginan untuk berubah seterusnya. Antara kaedah yang boleh diaplikasikan
4
untuk mengukuhkan kestabilan perubahan. termasuklah mentoring, latihan, memain peranan, dan
modeling. Pada pandangan Lewin, perhatian perlu diberikan mengenai bagaimana supaya
sesauatu perubahan itu dapat dikekalkan pada masa akan datang. Oleh sebab itu, satu
pengukuhan berterusan adalah penting dalam tahap ini supaya perubahan yang dilakukan benar-
benar beku.
Dalam konteks tingkahlaku organisasi, pihak pengurusan adalah titik mula untuk
menyedari hal ini. Biasanya ia didorong oleh situasi kemerosotan prestasi kerja atau menghadapi
persaingan. Semakin kita merasa bahawa perubahan yang diperlukan, semakin ia mendesak
semakin itu kita termotivasi untuk melakukan perubahan. Benar? Ya, tentu saja! Jika anda
memahami penangguhan. Maka anda akan menyedari bahawa tenggat waktu semakin dekat,
semakin besar kemungkinan anda ke dalam tindakan dan benar-benar mendapatkan pekerjaan itu
bermula. Ada motivasi yang jauh lebih rendah untuk membuat perubahan dan langsung saja.
Individu yang di tahap Unfreezing akan semakin bermotivasi untuk berubah dan mula
menimbang semua perkara dari segi 'pro' dan 'kontra'nya. Jika faktor-faktor untuk perubahan
lebih besar daripada faktor melawan perubahan kita akan membuat perubahan.
2.0 Makna Perubahan dalam Organisasi
Menurut Pengarah Yayasan Pembangunan Kuala Terengganu (YPKT) ( Encik Mohd
Shafaruddin b. Mustaffa ), perubahan organisasi ialah satu keadaan di mana struktur, teknologi
dan manusia dalam organisasi bertukar bentuk. Konsep perubahan dalam organisasi merangkumi
perubahan yang kecil sehingga ke keseluruhan organisasi. Dari sudut pengurusan kerja, ia
dikaitkan dengan pelaksanaan sistem atau prosedur baharu dalam kerja dengan tujuan untuk
memperbaiki kelicinan kerja berbanding sistem kerja terdahulu. Pendek kata perubahan
organisasi ialah proses transformasi dalam organisasi.
Organisasi hari ini bergerak dalam persekitaran yang dinamik, kompleks dan terdedah
kepada pelbagai tuntutan sama ada daripada dalam atau luar organisasi. Situasi ini menyebabkan
agenda perubahan menjadi satu kemestian bagi menjamin kelangsungan organisasi tersebut.
Dalam melaksanakan agenda perubahan, pengurus perlu mewujudkan persekitaran yang
5
terbuka, telus dan ikhlas. Pengurus hendaklah meletakkan asas komunikasi dan keadilan sebagai
nadi utama dalam setiap keputusan dan tindakan yang diambil semasa melaksanakan perubahan.
Pengurus tidak mungkin dapat memenuhi setiap tuntutan, kehendak dan keperluan pekerja
semasa melaksanakan perubahan, tetapi perubahan yang dilakukan berlandaskan keadilan dan
komunikasi yang berkesan boleh meminimumkan kekecewaan ataupun konflik daripada
tindakan perubahan tersebut
Pentadbir juga menambah bahawa perkembangan dunia telah memperlihatkan perubahan
berlaku di mana-mana dan dalam pelbagai bentuk. Di YPKT, perubahan-perubahan ini meliputi
bidang sains, teknologi, komunikasi, pengurusan dan sebagainya. Perubahan yang berlaku,
secara langsung memberi kesan kepada tuntutan dalam peningkatan cara kerja khususnya
daripada aspek kualiti dan produktiviti seseorang itu. Perubahan –perubahan yang berlaku juga
menuntut kepada keperluan untuk meningkatkan kecekapan dalam pengurusan sumber manusia
terutamanya dari segi pengetahuan, kemahiran serta sikap anggota organisasi keseluruhannya. Di
YPKT perubahan yang terlibat ialah:-
a) Perubahan Ramalan
b) Perubahan Strategik
c) Perubahan Hala Tuju
d) Perubahan Dasar/Asas
e) Perubahan Menyeluruh
Encik Mohd Shafaruddin b. Mustaffa juga berpendapat bahawa perubahan itu tidak
semestinya dilaksanakan apabila sesuatu pelaksanaan sistem sedia ada gagal dijalankan.
Perubahan juga secara umum tidak semestinya akan diterima oleh semua pihak walaupun secara
rasional setiap perubahan akan memperbaiki kelemahan. Yang pasti, seseorang akan berfikir
wajarkah perubahan di terima atau ditolak.
Aspek lain mengenai perubahan ialah wujudnya unsur ketidakpastian kerana
pembaharuan yang dilaksanakan belum pasti menunjukkan kejayaan. Selagi proses perubahan
belum berlaku seseorang akan merasa bimbang perubahan itu akan menjejaskan kerjayanya.
Umpamanya, seseorang yang diberi tanggungjawab untuk menerajui satu projek baharu di
sesuatu kampung jadi kita menganggap ia satu risiko yang amat tinggi yang akan menjejaskan
6
reputasinya sekiranya dia gagal. Senario ini memang sukar di terima sekiranya dilihat dari sudut
negatif.
Oleh kerana perubahan selalu terjadi dan pasti akan selalu terjadi, sebagai pengarah
YPKT, pemimpin harus memiliki kepekaan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi di luar
organisasi yang dipimpinnya dan mampu menghadapi perubahan tersebut. Sebagai pengarah,
keterampilan dan keberanian amat perlu untuk melakukan perubahan di dalam organisasi demi
peningkatan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam Rajah 2
di bawah.
Rajah 2: Strategi-strategi Perubahan Organisasi
Tiga strategi boleh diaplikasikan dalam melakukan perubahan terancang.
Melalui strategi memaksa, pihak pengurusan mengguna kedudukan sah, ganjaran, denda
sebagai pendorong perubahan. Pengurus bertindak secara satu pihak mencuba memerintah
perubahan menerusi kedudukan formal. Kakitangan berubah kerana takut akan didenda, atau
ingin memdapat ganjaran seperti yang dijanjikan oleh pengurus yang mempunyai autoriti formal
dan kuasa sah. Manakala jika melalui strategi pujukan rasional pula ianya agak lembut dan halus
sedikit. Misalnya, pengurus akan cuba membawa perubahan menerusi pengetahuan, kepakaran,
sokongan, hujah rasional. Pendekatan adalah berdasarkan andaian bahawa manusia dibimbing
dengan hujah dan kepentingan sendiri semasa menghadapi situasi perubahan. Kuasa kepakaran
digunakan untuk menyakinkan mereka bahawa perubahan akan membawa manfaat. Strategi
7
berkongsi kuasa pula adalah lebih aktif dan secara jujur melibatkan orang yang akan terlibat
dalam pembuatan keputusan dan perancangan. Strategi ini asas seperti nilai, norma dan
matlamat.
3.0 Kepentingan Perubahan Menyeluruh dalam organisasi (YPKT)
Perubahan menyeluruh ialah proses yang membentuk visi baharu bagi mencapai
dengan merombak sistem sedia ada secara drastik. Perubahan yang dilaksanakan adalah sejajar
dengan perubahan dalam melahirkan institusi keluarga yang kukuh dan dinamik. Ini semua
memerlukan kerjasama yang erat antara keluarga dan YPKT. Jadi, menurut pengarah YPKT, jika
dilihat kepada institusi pendidikan luar bandar terutamanya di kawasan Hulu Terengganu tahap
perkembangan keluarga dari segi ekonomi dan sosial kurang memberansangkan. Jadi pentadbir
merasakan perubahan menyeluruh ini adalah perlu berdasarkan kepada kepentingannya kepada
pembangunan sesebuah institusi keluarga dan negara. Sebagai contoh, sekiranya penerapan ilmu
berkenaan keluarga menjadi realiti, pembinaan-pembinaan struktur ekonomi dan sosial yang
pesat akan dapat yang dihasilkan. Tetapi ini memerlukan objektif yang jelas agar Di sini juga
membuktikan Perubahan Hala Tuju juga turut terlibat dalam organisasi ini.
4.0 Perubahan dan Perlaksanaan yang Dilakukan dalam Organisasi
Menurut Robbins dan Coulter (1999), agen perubahan melibatkan perubahan yang
meliputi empat kategori iaitu struktur, teknologi, persekitaran fizikal dan orang. Sekiranya
perubahan ini melibatkan semua struktur tersebut tidak mustahil proses pengukuhan institusi
keluarga dapat dilaksanakan dengan berkesan kerana ini melibatkan persekitaran fizikal dan
orang. Agen-agen perubahan juga boleh memperkenalkan pengubahsuaian yang besar di dalam
reka bentuk struktur sebenarnya. Ini mungkin termasuk peralihan daripada struktur yang ringkas
kepada struktur yang berasaskan kumpulan.
8
4.1 Perubahan Persekitaran Fizikal
Perubahan persekitaran sesuatu kampung seharusnya dilaksanakan dalam membentuk
persekitaran yang diperlukan. YPKT contohnya mewujudkan suasana persekitaran yang maju
dan aman di sekeliling sesuatu kawasan kampung. Persekitaran yang diwujudkan ini akan
membantu membuka minda keluarga supaya hidup dalam keadaan persekitaran yang maju
ekonomi dan harmoni keluarga.
4.2 Perubahan Orang
Perkara terakhir yang agen-agen perubahan perlu diubah ialah menolong kumpulan di
dalam institusi pendidikan untuk bekerjasama dengan lebih cekap. Secara ringkasnya konsep
pembangunan organisasi merangkumi satu bentuk ikatan untuk mengubah orang lain dan kualiti
serta sifat semula jadi terhadap perhubungan kerja mereka. Kerjasama erat antara pentadbir,
pekerja YPKT dan keluarga amat membantu dalam perlaksanaan program ini.
5.0 Masalah yang dihadapi dalam melaksanakan Perubahan Organisasi
5.1 Tentangan Terhadap Perubahan
Tentangan terhadap perubahan semestinya timbul dalam cara yang piawai. Tentangan
boleh berlaku secara terang-terangan, bersembunyi, segera ataupun tertunda. Tentangan secara
terang-terangan contohnya ialah apabila satu perubahan yang dicadangkan pekerja dengan cepat
memberikan tindak balas dengan menyuarakan ketidakpuasan, membuat kerja dengan perlahan,
mengancam untuk berhenti atau seumpamanya.
Cabaran yang paling besar ialah tentangan bersembunyi atau tertunda. Usaha untuk
mengurus tentangan tersembunyi adalah tidak ketara dengan kehilangan kesetiaan kepada
organisasi, kehilangan motivasi untuk bekerja, meningkatkan kadar ketidakhadiran dengan
alasan ‘sakit’ kerana ia lebih sukar dikenal pasti. Sama juga tindakan yang lambat diambil akan
9
mengukur perhubungan di antara tentangan dan reaksi terhadapnya. Seterusnya adalah sumber-
sumber halangan ini boleh dikategorikan kepada dua jenis yang utama iaitu sumber individu dan
sumber organisasi.
5.1.1 Tentangan Individu
Punca-punca penentangan individu adalah daripada sifat-sifat asas manusia seperti
persepsi, keperibadian dan keperluan. Berikut meringkaskan lima sebab kenapa individu
mungkin menentang perubahan:-
(a) Tabiat
Menurut Dr Chia Oai Peng, (2002), apabila mereka telah selesa dengan apa yang
diamalkan, mereka jadi bimbang. Mereka risau jika sesuatu yang baru diperkenalkan ia mungkin
tidak mendatangkan kebaikan kepada mereka. Pelajar umpamanya merupakan makhluk yang
bertabiat. Kehidupan harian sudah cukup rumit dan mereka tidak perlu menilaikan semua
kemungkinan bagi ratusan keputusan yang perlu dibuat seharian.
Untuk menangani kerumitan ini, keluarga dan sesiapa sahaja bergantung pada tabiat atau
tindak balas yang telah diprogramkan. Tetapi apabila menghadapi perubahan, kekerapan
bertindak balas dalam cara yang kita biasa lakukan akan menjadi suatu punca untuk enggan
berubah contohnya takut. Apabila dasar kerajaan diubah, keluarga mula rasa khuatir dan
merasakan mata pelajaran yang selama ini sukar difahami akan lebih tidak difahami walhal
perkara ini mungkin tidak akan berlaku.
(b) Keselamatan
Mereka yang memerlukan keselamatan tinggi berkemungkinan besar menentang
perubahan kerana ia mempunyai ancaman terhadap perasaan keselamatan mereka.
10
(c) Faktor-faktor ekonomi
Selain itu, individu yang menentang dasar ini mungkin beranggapan mereka mungkin
terjejas ekoran perubahan yang dijalankan.
(d) Ketakutan kepada yang tidak dikenali
Bagi pekerja terutamanya, perasaan takut kepada perubahan ini berlaku apabila pekerja
selama ini didedahkan dengan amalan yang sama. Mereka merasakan mereka mungkin akan
lebih ketinggalan di dalam mengikuti apa diinginkan kerajaan dan ini mewujudkan penentangan.
Selain itu, ada sesetengah orang yang merasakan kita tidak seharusnya merubah dasar
pembangunan keluarga dan masyarakat.
(e) Pemprosesan maklumat secara selektif
Bukan itu sahaja, keluarga dan individu yang terlibat membentuk jawapan kepada dasar
kerajaan melalui persepsi mereka sendiri. keluarga dan individu bersalah kerana memproses
maklumat secara pilihan, semata-mata untuk memastikan persepsi mereka tidak berubah. Mereka
hanya mendengar apa yang mereka hendak dengar. Mereka mengabaikan maklumat yang
bercanggah dengan yang telah mereka bentuk.
5.1.2 Tentangan Organisasi
Organisasi secara semula jadi adalah konservatif. Mereka secara aktif menentang
sebarang bentuk perubahan. Mereka tetap akan meneruskan apa yang dilakukan selama ini tanpa
menghiraukan adakah mereka perlu berubah seperti yang kita lihat penentangan. Enam punca
tentangan organisasi untuk mengubah ialah:-
a) Inersia struktur
11
Organisasi merupakan mekanisme-mekanisme yang sedia ada untuk menghasilkan
kestabilan. Mereka yang diambil bekerja oleh organisasi dipilih mengikut kesesuaian. Kemudian
mereka akan dibentuk dan diarahkan untuk bersikap dalam cara-cara tertentu. Semasa sesebuah
organisasi menghadapi perubahan, inersia struktur ini bertindak sebagai penghalang untuk
mengekalkan kestabilan.
b) Fokus perubahan yang terhad
Organisasi terdiri daripada sebilangan subsistem yang saling bergantungan. Sekiranya
hanya di jabatan keluarga menjalankan perubahan sedangkan jabatan lain tidak melakukan
perubahan kejanggalan akan timbul.
c) Inersia kumpulan
Walaupun pekerja ingin mengubah sikap mereka, norma-norma kumpulan mungkin
bertindak sebagai penghalang. Seperti yang kita tahu, pekerja mungkin inginkan perubahan akan
beralih kepada sesuatu yang menguntungkan mereka, namun jikalau ada sesetengah kumpulan
yang mewakili mereka menentang, mereka akan tersepit di antara masalah tersebut.
d) Ancaman pada kepakaran
Perubahan dalam corak organisasi mungkin mengancam kepakaran kumpulan-kumpulan
terkhusus.
e) Ancaman pada perhubungan-perhubungan kuasa yang terbina
Sebarang pengagihan semula kuasa membuat keputusan boleh mengancam perhubungan
kuasa yang telah lama terbina dalam institusi pendidikan tersebut. Pengenalan kepada
penglibatan dalam membuat keputusan atau kumpulan-kumpulan kerja yang diuruskan sendiri
merupakan perubahan yang sering dianggap sebagai ancaman oleh pekerja-pekerja yang terlibat.
f) Ancaman pada pengagihan-pengagihan sumber yang terbina
Kumpulan-kumpulan dalam organisasi yang mengawal sumber yang banyak sering
menganggap perubahan sebagai ancaman seperti organisasi yang mengawal sektor ekonomi
12
negara. Mereka cenderung berasa puas hati dengan cara yang sedia ada kerana ia merupakan
yang terbaik bagi mereka. Mereka berasa terancam oleh perubahan yang mungkin
mempengaruhi pengagihan masa depan.
6.0 Cara untuk Mengatasi Tentangan /Masalah untuk Berubah
6.1 Faktor-Faktor Mempengaruhi Pembangunan Organisasi
Antara faktor yang dikenal pasti boleh mempengaruhi keberkesanan program yang ini
adalah bergantung kepada perubahan tingkah laku pekerja terhadap pekerjaan mereka. Sesebuah
institusi pentadbiran terdiri daripada pekerja dari pelbagai lapisan, daripada peringkat bawahan
seperti pekerja am kepada kakitangan yang berpangkat tinggi seperti pengarah dan sebagainya.
Sumbangan setiap individu adalah penting dalam membangunkan misi negara dan tidak
harus disandarkan kepada pengarah sahaja. Oleh itu, jika para pekerja yang terlibat berasa tidak
puas dengan situasi yang berlaku, adalah sukar bagi mereka bagi memperoleh tahap pekerjaan
yang optimum dan ini sekaligus menjejaskan mutu dan kualiti perkhidmatan kepada keluarga-
keluarga yang terlibat. Ini mungkin berlaku sekiranya pekerja-pekerja merasa tertekan apabila
segelintir besar daripada mereka masih kekokuntuk melakukan perubahan.
Selain daripada faktor dalaman, terdapat juga faktor luaran yang mempengaruhi
pembangunan sesuatu organisasi. Pembangunan serta pemindahan teknologi dalam era ini juga
adalah penting. Dengan perkembangan yang semakin pesat dan kerap dalam bidang teknologi,
sesuatu organisasi juga haruslah mengadakan perubahan dan Pembangunan agar tidak
ketinggalan dalam dunia yang kian berubah ini (Bennett, 1999). Jika kita lihat senario yang
berlaku sekarang, dengan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat, penerapan ke
atasnya kurang dilaksanakan. Penggunaan komputer sedikit sebanyak dapat membantu proses
pengurusan pembangunan keluarga dan masyarakat. Penerapan teknologi ini hendaklah
ditekankan di semua peringkat sama ada peringkat atasan hinggalah kepada peringkat bawahan
iaitu pelajar agar sistem yang digunakan adalah sistematik.
Kehendak pengguna juga perlu dititikberatkan. Ini kerana dalam melaksanakan
perubahan, pengguna iaitu individu yang terlibat dalam sistem pendidikan negara.
13
Ada banyak faktor yang boleh menjejaskan pembelajaran pelajar di sekolah. Pada saya perkara
yang paling utama ialah diri pelajar itu sendiri: Adakah mereka sanggup untuk menerima
perubahan itu?
(Dr. Jamilah Mustafa, 2002)
Memandangkan wujudnya tentangan sama ada dari individu mahupun organisasi, maka
satu cara yang berkesan mesti disediakan supaya tentangan-tentangan tidak terus berlaku. Antara
enam taktik (Robbins dan Coulter ,1999) yang boleh digunakan oleh agen-agen perubahan untuk
menangani keengganan untuk berubah ialah:-
a) Pendidikan dan motivasi
Tentangan boleh dikurangkan melalui komunikasi dengan individu yang terlibat di dalam
institusi pendidikan untuk menolong mereka melihat logik perubahan. Taktik yang pada asasnya
menganggap punca keengganan terletak pada komunikasi yang lemah dan pemberian maklumat
yang silap. Jika pekerja-pekerja dan penagarah menerima fakta yang penuh dan menyelesaikan
ketidak sefahaman tersebut, komunikasi boleh dicapai melalui perbincangan secara
perseorangan, memo, persembahan berkumpulan atau laporan.
b) Penglibatan
Adalah sukar bagi manusia untuk tidak menerima keputusan untuk berubah sekiranya
mereka terlibat secara langsung. Sebelum melakukan perubahan tersebut, mereka yang
membantah boleh dibawa bersama dalam proses membuat keputusan. Andaikan mereka yang
terlibat mempunyai kepakaran untuk menyumbang secara bermakna, penglibatan mereka boleh
mengurangkan keengganan mendapat komitmen dan meningkatkan kualiti keputusan.
c) Kelengkapan dan sokongan
Agen-agen perubahan boleh menawarkan suatu rangkaian usaha-usaha sokongan untuk
mengurangkan keengganan. Apabila pekerja umpamanya takut dan risau, kursus-kursus
brainstroming adalah antara langkah yang sewajarnya dilaksanakan dan mungkin juga
melaksanakan perubahan peringkat demi peringkat.
14
d) Perundingan
Satu lagi taktik bagi agen–agen perubahan menangani tentangan untuk berubah ialah
menukar suatu yang bernilai sehingga mengurangkan keengganan itu. Contohnya, jika tentangan
itu tertumpu pada beberapa individu yang berkuasa, satu pakej penghargaan yang tertentu boleh
dirundingkan yang akan menepati kehendak individu mereka. Rundingan sebagai suatu kaedah
bagi suatu punca yang berkuasa besar.
e) Manipulasi
Manipulasi merujuk kepada percubaan menukar pengaruh. Pemesongan fakta untuk
menjadikannya lebih menarik tanpa mengandungi maklumat yang tidak diingini dan membuat
khabar angin yang palsu untuk mendapatkan persetujuan individu seperti pelajar dan badan-
badan luar adalah contoh manipulasi. Kerjasama pula berbentuk manipulasi dan penglibatan. Ia
cuba menghasut ketua-ketua kumpulan yang menentang dengan memberi mereka tugas utama
dalam membuat keputusan perubahan. Kedua-dua manipulasi dan kooptasi secara relatifnya
tidak mahal dan merupakan cara yang mudah untuk memperoleh sokongan daripada pihak
pembangkang, tetapi taktik ini boleh gagal jika sasaran sedar bahawa mereka tertipu atau
diperalatkan.
f) Paksaan
Taktik terakhir ialah penyalahgunaan kuasa oleh pihak atasan seperti kerajaan
menggunakan kuasa eksekutif secara langsung atau kuasa ke atas mereka yang enggan berubah.
Langkah ini merupakan langkah terakhir yang mungkin dilaksanakan oleh kerajaan sekiranya
masih wujud penentangan.
6.2 Cadangan untuk Memastikan Perubahan Organisasi Diurus dengan Berkesan
Antara perkara-perkara asas yang perlu juga diambilkira oleh pihak pengurusan sebelum
melaksanakan sebarang perubahan ialah:
i. Penjelasan Yang Terperinci
15
Perubahan yang berlaku seringkali melibatkan satu rombakan yang besar yang mungkin
mengubah cara seseorang bekerja. Oleh yang demikian, pihak pengurusan perlu menjelaskan
sebanyak mungkin pengetahuan dan maklumat kepada pekerja. Ini termasuk dasar, strategi
dan program-program organisasi yang hendak diperkenalkan serta perancangan masa
hadapan organisasi.
ii. Membolehkan Pekerja Benar-Benar Memahami
Pihak pengurusan perlu memaklumkan kepada pekerja apakah faktor-faktor yang
menyebabkan perubahan yang lazimnya berlaku bila timbul sesuatu masalah. Pekerja perlu
disedarkan bahawa setiap masalah perlu diselesaikan dan jika ia berterusan, mungkin akan
menimbulkan masalah sampingan. Pihak pengurusan perlu menanamkan konsep pada diri
pekerja bahawa perubahan boleh membantu menyelesaikan masalah.
iii. Menghadapi Kumpulan Pendesak
Pihak pengurusan perlu meluangkan lebih masa untuk menerangkan perubahan yang hendak
dilaksanakan dan dengan jelas memaklumkan setiap tindakan pastinya ada kelebihan dan
kekurangan tertentu. Dapatkan maklumbalas kumpulan ini melalui perundingan yang baik
dan buat keputusan bagi kepentingan semua pihak dan bukannya untuk kumpulan tertentu
sahaja.
iv. Sokongan Yang Berterusan
Pihak pengurusan mesti memastikan ia benar- benar komited untuk melaksanakan dasar baru.
Sekiranya perubahan melibatkan sesuatu kemahiran tertentu yang dipelajari, pastikan
peluang latihan dan pembangunan yang banyak di sediakan seiring dengan dasar pengurusan.
16
Segala kelemahan yang timbul wajar dikenal pasti dan dilaksanakan penambahbaikan dari
semasa ke semasa.
7.0 Kesimpulan
Walaupun pihak pengurusan atasan mempunyai kuasa mutlak untuk menentukan
sebarang keputusan yang berkaitan dengan perjalanan organisasi, ia juga wajar membuat
keputusan yang mengarnbilkira kepentingan dan keperluan pekerja. Perubahan boleh
dilaksanakan dengan mendapatkan pandangan awal serta penyertaan secara langsung daripada
kumpulan pekerja. Maklumbalas di peringkat awal amat penting dan perlu dijadikan sebagai
sebahagian daripada asas perancangan sesebuah organisasi apabila membuat perubahan
disamping dijadikan kayu ukur kepada tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan
8.0 Rujukan
Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan Dasar Pendidikan. (1997). Pelan Pembangunan
sistem maklumat pengurusan pendidikan (SMPP/EMIS) untuk sektor pendidikan. Edaran
untuk program latihan aplikasi EMIS.
Government of Malaysia. (1997). Concept RFP for Smart School Management System. Kuala
Lumpur: Ministry of Education.
Institut Perguruan Darul Aman. (1996). Penggunaan InSiS untuk pengurusan data guru pelatih
dan peserta kursus institut/maktab perguruan Malaysia.Edaran untuk kursus latihan
penggunaan InSiS.
Parker, C. S. (1993). Management information system: Strategy and actions.New York:
Mitchell McGraw Hill.
Somogyi, E. K., & Galliers, R. D. (1987). Applied information technology: From data
processing to strategic information systems. Journal of Information Technology, 2(1) March.
17
Zawiyah Mohammad & Mariah Lambak (2008). Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan.
Jurnal Akademika 74 (Disember) 2008: 89-113
Rujukan atas Talian
http://kolaborasi-ilmu.blogspot.com/2012/12/bagaimana-mengurus-perubahan-mengikut.html
http://kolaborasi-ilmu.blogspot.com/2012/12/bagaimana-mengurus-perubahan-mengikut.html
http://inturalibrary0.tripod.com/artikel/perubahan_dalam_organisasi.htm
http://www.slideshare.net/.../ pengurusan -erubahan- organisas ..
http://www.ypkt.gov.my/
18