pengurusan rekod fail
TRANSCRIPT
![Page 1: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/1.jpg)
PENGURUSAN REKOD & FAIL
Mohd Jasmi bin JaafarUnit Pengurusan Kualiti, PPD Maran
![Page 2: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/2.jpg)
Pengurusan kita?
![Page 3: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/3.jpg)
Fail-fail lama masih ada dan belum diambil tindakan pelupusan
![Page 4: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/4.jpg)
![Page 5: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/5.jpg)
APA ITU PENGURUSAN REKOD
• Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod
• Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi
![Page 6: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/6.jpg)
KON
SEP
PEN
GU
RUSA
N
REKO
D
Definisi Pengurusan Rekod-rekod
Kitaran Hayat Rekod
Sifat Rekod
![Page 7: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/7.jpg)
Difinisi Rekod AwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan…….
Akta Arkib Negara 2003
![Page 8: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/8.jpg)
Pengujudan Penghasilan / Penerimaan Rekod Agihan
Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran
Penggunaan
Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara
Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan
Kitaran Hayat Rekod
![Page 9: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/9.jpg)
![Page 10: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/10.jpg)
![Page 11: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/11.jpg)
CONTOH KULIT FAIL11
![Page 12: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/12.jpg)
![Page 13: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/13.jpg)
![Page 14: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/15.jpg)
![Page 16: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/16.jpg)
![Page 17: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/17.jpg)
2.5 cm
2.5 cm
![Page 18: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/19.jpg)
19
![Page 20: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/20.jpg)
PEMBUKAAN KULIT FAILFAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT:1. Fail yang diperlukan belum ada.
2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu3. Fail asal tidak dapat dikesan
4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....
![Page 21: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/21.jpg)
Sambungan
5. Perubahan pejabat pentadbiran awam dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi
yang baharu
![Page 22: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/22.jpg)
Perhatian:-Semak dalam Daftar Fail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:-
2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan.
1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama.
3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.
![Page 23: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/23.jpg)
Perhatian:-Semak dengan teliti sebelum fail baharu dibuka:-
2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail.
1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat.
3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail
yang sesuai.
![Page 24: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/24.jpg)
2.5 cm
2.5 cm
![Page 25: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/25.jpg)
![Page 26: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/26.jpg)
A 2 1 Ada
Ada
Ada
A 4 25C 4 9
![Page 27: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/27.jpg)
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1
![Page 28: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/28.jpg)
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 09/10/14
08/10/14
Catatkan Tarikh
Dokumen/ Surat
Pertama Bukan Tarikh Terima
Catatkan Tarikh
Fail diedarka
n
Catatkan Tarikh
Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup
![Page 29: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/29.jpg)
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan kepada/ Tarikh
Fail diedarka
n
GPK 1R
30/4/1409/10/14
R - SDP10/5/14
![Page 30: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/30.jpg)
Menfail atau mendaftarkan
dokumen ke dalam fail dan penulisan minit
![Page 31: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/31.jpg)
DITERIMA
PADA09/10/1
4
Cop terima hendaklah
diruang kosong tidak
boleh menindih sebarang
huruf atau perkataan
Sebarang catatan
arahan atau tindakan
tidak boleh ditulis diatas
surat.
Gpk 1Sila ambil tindakan
![Page 32: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/32.jpg)
Daftarkan surat dalam buku daftar penerimaan surat
(Am 10)
![Page 33: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/33.jpg)
![Page 34: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/34.jpg)
DITERIMA
PADA29/04/1
4
Ditebuk lubang
1
Cop bulat dan
nomborkan
Cop terima surat
![Page 35: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/35.jpg)
Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________
PPD Jerantut24/4/14
24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________
Surat drd._____________bth. ______________d/f pd._____________
Surat drp._____________bth. ______________d/f pd._____________
PPD Jerantut 24/4/1424/4/14
11
1
1
2
2
Contoh menulis minit
![Page 36: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/36.jpg)
![Page 37: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/37.jpg)
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas MinitCEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
1
![Page 38: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/38.jpg)
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas
Minit
Kulit Fail
Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
DITERIMA PADA
29/04/14
Surat
Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan
11
Cop terima
![Page 39: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/39.jpg)
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit
CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
1
Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
2
GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan
Pengetua 29/4/14
Tindakan telah diambi/selesai
GPK (Pentadbiran) 30/4/14
![Page 40: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/40.jpg)
KAD PERGERAKAN
FAIL
![Page 41: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/41.jpg)
![Page 42: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/42.jpg)
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan dihantar kepada/
Tarikh Fail dihantar
GPK 1R
30/4/142/5/14
R - SDP10/5/14
![Page 43: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/43.jpg)
CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14
29/4/1430/4/142/5/14
PO/PTPO/PT
Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh
tertentu
![Page 44: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/44.jpg)
![Page 45: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/45.jpg)
CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14
29/4/1430/4/142/5/14
PO/PTPO/PT
Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail
![Page 46: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/46.jpg)
Format RekodBahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.
Akta Arkib Negara 2003
![Page 47: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/47.jpg)
Sifat Rekod• Sahih/Tulin (Authenticity)• Boleh dipercayai (Reliable)• Keutuhan (Intergrity)• Boleh digunakan (Usability)
![Page 48: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/48.jpg)
Faedah Didapati Daripada Pengurusan Rekod Dapat melaksanakan tugas dengan teratur,
efisyen dan berkesan Dapat menawarkan perkhidmatan secara
konsisten dan adil Berupaya membuat dasar dan keputusan yang
tepat dan berkualiti Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge
Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)
Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)
![Page 49: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/49.jpg)
PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD Pengurusan Rekod konvensional
mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam: Arahan Perbendaharan 150 & 299 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Arahan Keselamatan Surat-surat pekeling Am dan Kewangan
![Page 50: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/50.jpg)
(sambungan……..) Pengurusan rekod elektronik mestilah
mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan
penyelenggaraan dan pelupusan rekod
ISO 15489 -Record Management MS 2223 - Record Management
![Page 51: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/51.jpg)
PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANG PERLU DIPATUHIAKTA
PERATURAN
PROSEDUR STANDARD OPERASI
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA
SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007
ARAHAN KESELAMATAN,ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,
WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008
PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN
PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3
NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2
![Page 52: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/52.jpg)
APA TANGGUNGJAWAB ANDA? Mewujud dan menjaga rekod-rekod
jabatan Menyimpan rekod secara sistematik dan
memelihara rekod dengan baik
Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan
Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan
![Page 53: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/53.jpg)
PENGURUSANKLASIFIKASI FAIL ARKIB NEGARA MALAYSIA
![Page 54: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/54.jpg)
FAIL TERBAHAGI KEPADA1) AM / HOUSE
KEEPING100 200300400500
![Page 55: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/55.jpg)
FAIL TERBAHAGI KEPADA2) FUNGSI /FUNGSIAN
600700800
![Page 56: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/56.jpg)
SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
300 - PENGURUSAN ASET
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
![Page 57: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/57.jpg)
SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL
600 - TADBIR URUS SEKOLAH
700 - TADBIR URUS MURID
800 – TADBIR URUS ASRAMA
![Page 58: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/58.jpg)
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, Kerjasama dalam negeri, Kerjasama luar negara, Laporan & perangkaan,
![Page 59: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/59.jpg)
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Pengurusan mesyuarat, Kemudahan (fasiliti), Pertubuhan, Penerbitan,
![Page 60: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/60.jpg)
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN Teknologi maklumat dan
komunikasi, Pengurusan rekod, Pembaharuan
pentadbiran, Piawaian International
Organization for Standardization (ISO),
![Page 61: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/61.jpg)
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Pengurusan Pejabat, Majlis / Sambutan/
Perayaan, Pusat sumber /
perpustakaan, Jemputan,
![Page 62: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/62.jpg)
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Warisan dan Harta Intelek,
Lembaga Penasihat, Rancangan Malaysia
dan Pilihanraya.
![Page 63: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/63.jpg)
Pengurusan Mesyuarat 100-6
100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan 100-6/1/2 Mesyuarat Guru 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum 100-6/1/5 Mesyuarat HEM 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan
Kebersihan/keselamatan sekolah
![Page 64: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/64.jpg)
100-8/1/5 PIBG
100 – 11/2/1 Emel Sekolah 100-11/2/8 e-Operasi 100-11/2/9 e-Tukar 100-11/2/10 e-Pangkat
![Page 65: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/65.jpg)
Pembaharuan Pentadbiran 100-13/1 Piagam Pelanggan 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK
NKRA, Tawaran Baru (New Deals) 100-13/3 MPK 100-13/4 Fail Meja 100-13/5 Inovasi seperti KMK,
KIK 100-13/6 Kad Perakam Waktu 100-13/8 5S 100-13/10 Pengurusan Risiko
![Page 66: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/66.jpg)
100-15 Pengurusan Pejabat Pelan strategik Pelan Induk Pembangunan Pendidikan Perancangan Operasi Perancangan Taktikal
![Page 67: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/67.jpg)
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
Perkara berkaitan dengan Perancangan Perolehan
Tanah / Bangunan, Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna
Tanah,
![Page 68: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/68.jpg)
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan,
Ruang, Keselamatan
Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.
![Page 69: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/69.jpg)
300 - PENGURUSAN ASET Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan,
![Page 70: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/70.jpg)
300 - PENGURUSAN ASET
Penyelenggaraan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus kira serta Tadbir urus aset.
![Page 71: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/71.jpg)
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Perkara Berkaitan dengan Akaun,
Audit Kewangan, Bank, Bayaran,
![Page 72: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/72.jpg)
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Bajet, Waran Peruntukan, Bon, Cek dan elektronik funds
transfer (EFT),
![Page 73: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/73.jpg)
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Kumpulan wang disatukan,
Penurunan Kuasa, Perolehan Bekalan,
![Page 74: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/74.jpg)
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Perkhidmatan dan Kerja
Pinjaman Kakitangan Awam.
![Page 75: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/75.jpg)
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Perkara Berkaitan Perjawatan
dan Perkhidmatan, Cuti, Kompetensi, Peperiksaan Perkhidmatan,
![Page 76: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/76.jpg)
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Pengurniaan dan Penghargaan,
Kursus/ Latihan Kerjaya, Bengkel, Perhubungan Pekerja,
![Page 77: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/77.jpg)
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIAPerancangan Sumber
Manusia dan
Fail-fail Personal (Peribadi).
![Page 78: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/78.jpg)
600 - TADBIR URUS SEKOLAH
Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah,
Meliputi Dasar, Peraturan, Takwim,
![Page 79: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/79.jpg)
600 - TADBIR URUS SEKOLAH Kurikulum, Peperiksaan, Pemantauan Pengajaran
Dan Pembelajaran (P & P) dan
Naziran.
![Page 80: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/80.jpg)
Pentadbiran600-2 Takwim sekolah
Jadual Waktu Persekolahan, peribadi, anjal, guru ganti
![Page 81: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/81.jpg)
600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah Jawatankuasa Panitia (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan
rasmi seperti surat-menyurat) Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut
kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail) 600-4 Peperiksaan 600-5 Pemantauan Pengajaran
![Page 82: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/82.jpg)
700 - TADBIR URUS MURID Perkara Berkaitan
dengan Kemasukan, Penempatan,
Pertukaran Aliran, Pertukaran Keluar
dan Masuk Sekolah,
![Page 83: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/83.jpg)
700 - TADBIR URUS MURID Aktiviti Ko-kurikulum, Program Kecemerlangan, Kebajikan, Pemeriksaan Kesihatan, Profil/data Murid, Disiplin dan Kaunseling.
![Page 84: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/84.jpg)
800 – TADBIR URUS ASRAMAPerkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,
![Page 85: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/85.jpg)
800 – TADBIR URUS ASRAMA Kecemasan, Aktiviti dan Program Asrama.
![Page 86: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/86.jpg)
RUJUKAN Sila rujuk Buku Klasifikasi Fail Sekolah-
sekolah Negeri Pahang.
![Page 87: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/87.jpg)
PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUPRujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)
bertarikh 08 Okt. 2012
![Page 88: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/88.jpg)
ARAHANMULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.
Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012
![Page 89: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/89.jpg)
ARAHAN
FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA KEPERLUAN
BERBUAT DEMIKIAN
![Page 90: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/90.jpg)
Transformasi Pengurusan rekod dan fail Pengurusan data Pengurusan pejabat/kerja Pengurusan sekolah dan pelajar Pengurusan diri
![Page 91: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/91.jpg)
Terima kasih Sebarang maklumbalas sila rujuk atau
hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.
![Page 92: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/92.jpg)
PENGURUSAN
PEMBUKAAN FAIL
![Page 93: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/93.jpg)
PEMBUKAAN FAIL1. Fail yang diperlukan belum ada;2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid
baharu;3. Fail asal tidak dapat dikesan;4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan
kulit baharu;5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar
kepada sistem klasifikasi yang baharu.
![Page 94: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/94.jpg)
PERINGATANSEMUA FAIL TIDAK
DIBENARKAN DIBAWA KELUAR DARI RUANG
PEJABAT .
![Page 95: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/95.jpg)
JENIS KULIT FAIL(i) a. TERBUKA : Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) b. SAMPUL KECIL : Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)
(ii) TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)
dengan cop TERHAD
![Page 96: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/96.jpg)
(iii) SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436);
(iv) RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu berpalang
merah (Am 437)
(v) RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang
merah (Am 438).
![Page 97: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/97.jpg)
CONTOH KULIT FAIL
97
![Page 98: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/98.jpg)
MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAILi.Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri;
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan
![Page 99: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/99.jpg)
v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail. Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.
vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit
![Page 100: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/100.jpg)
PENYEDIAAN KERTAS MINITKandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke
dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan
• Surat daripada (Surat drp....)• bertarikh (bth.....)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat merahsebagaimana berikut:Surat drp. ________bth._______d/f pd._______
![Page 101: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/101.jpg)
(ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan• Surat kepada (Surat kpd....)• bertarikh (bth.......)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitamsebagaimana berikut:Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________
![Page 102: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/102.jpg)
Penulisan Minit TindakanKebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain.
![Page 103: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/103.jpg)
Penulis minit perlui. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang
diminitkan;iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas.
Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau ditaip.
iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh; dan
v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat/dokumen masuk atau keluar.
![Page 104: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/104.jpg)
KAD PERGERAKAN FAIL1. Kad pergerakan fail yang digunakan untuk
mengawal pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan lampiran menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.
2. Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan fail.
3. Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.
![Page 105: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/105.jpg)
KAEDAH PENUTUPAN FAILFail ditutup apabila :
1. Mencapai ketebalan 4sm ; atau
2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
3. Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;
![Page 106: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/106.jpg)
4. Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
6. Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan
7. Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi.
![Page 107: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/107.jpg)
SAMPUL KECILSampul kecil dibuka apabila :
1. Fail Tidak Dapat Dikesan.
2. Dua atau lebih pegawai menggunakan fail pada masa yang sama.
![Page 108: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/108.jpg)
BILIK REGISTRI / BILIK FAIL
![Page 109: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/109.jpg)
Pelbagai istilah/pangggilan - Bilik Pendaftaran
Fail/Ruang Penyimpanan Rekod/Bilik Fail/Bilik
Registri
109
BILIK FAIL / BILIK REGISTRI
![Page 110: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/110.jpg)
Bilik fail yang boleh dicontohi…
![Page 111: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/111.jpg)
![Page 112: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/112.jpg)
![Page 113: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/113.jpg)
![Page 114: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/114.jpg)
114
![Page 115: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/115.jpg)
![Page 116: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/116.jpg)
MANA SATU PILIHAN
116
![Page 117: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/117.jpg)
?
![Page 118: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/118.jpg)
BILIK REKOD
![Page 119: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/119.jpg)
Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya pengunaan, penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap
Ruang 'high-density' storage Bilik sementara menunggu tindakan pemisahan
diambil ke atasnya sama musnah atau simpan Tidak boleh disamatakrif dengan setor
APA ITU BILIK REKOD
![Page 120: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/120.jpg)
Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekodsepara aktif dan tidak aktif supaya :
KEGUNAAN BILIK REKOD
Mudah dikesan kembaliMudah diuruskan tindakan
pemisahanMelicinkan kerja Unit RegistriRuang pejabat menjadi teratur dan
kemasTerjamin keselamatannyaPerbelanjaan mengurus dapat
dijimatkan
![Page 121: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/121.jpg)
KEPERLUAN BILIK REKOD KESELAMATAN BANGUNAN
![Page 122: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/122.jpg)
Tinggi dari punca air/banjir Dekat dengan ibu pejabat Tingkat atas bangunan Jauh dari punca kebakaran spt. gudang,
kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.
Akses: Kawasan terkawal dan berpagar
LOKASI
![Page 123: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/123.jpg)
Bangunan dan bilik: Kekuatan lantai (Floor Loading) Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu
rintangan api Pintu keluar dan pintu masuk Tanda kawasan larangan Bangunan kayu tidak digalakkan Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian
conduit)
BAHAN BINAAN
![Page 124: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/124.jpg)
Jenis rak yang bersesuaian, Meja dan kerusi, Mesin Pericih (Shredder), Trolley, Tangga, Kotak, Mesin taip/word prosessor, Vacuum cleaner, Telefon/Fax, Alat pemadam api/alat bantu mula
PERALATAN
![Page 125: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/125.jpg)
1. Api:2. Air:3. Kawalan kelembapan4. Kawalan suhu:5. Pencerobohan:6. Bencana Alam:
KESELAMATAN BILIK REKOD
![Page 126: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/126.jpg)
Musuh : Manusia, Bakar, SabotaJ, Curi, Jual Kawalan : Kawasan larangan, Larangan merokok, makan
minum, Perkhidmatan kaunter/tingkap, Bilik kebal, Jauh dari orang awam
Musuh-musuh rekod Serangga, Lipas, Gegat, Bubuk, Anai-anai, Tikus,
Silver fish
Kawalan Bahan Kimia, Ubat gegat, Pewasapan, Kontrak
pembasmian, Makanan, Racun
Musuh-Musuh Rekod
![Page 127: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/127.jpg)
![Page 128: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/128.jpg)
Sedap mata memandang
![Page 129: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/129.jpg)
Bilik Rekod yang tidak selamat
![Page 130: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/130.jpg)
![Page 131: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/131.jpg)
Penyembur Air Automatik
![Page 132: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/132.jpg)
Alat Pengesan Asap
![Page 133: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/133.jpg)
Telefon Bomba
![Page 134: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/134.jpg)
Hose Bomba
![Page 135: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/135.jpg)
Alat Penggera
![Page 136: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/136.jpg)
ALAT PEMADAM API
![Page 137: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/137.jpg)
137BILIK REKOD TIDAK BOLEH MENYIMPAN PERALATAN SEPERTI DALAM GAMBAR…
![Page 138: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/138.jpg)
Kawasan larangan
Larangan merokok, makan
& minum
Perkhidmatan
kaunter/tingkap
Bilik kebal
Jauh dari orang awam
MUSUH REKOD & KAWALAN138
Manusia Bakar Sabotaj Curi Jual
![Page 139: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/139.jpg)
![Page 140: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/140.jpg)
Pembersihan Fail/Rekod
![Page 141: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/141.jpg)
BANJIR
![Page 142: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/142.jpg)
GEMPA BUMI
![Page 147: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/147.jpg)
Dehumedifier
![Page 148: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/148.jpg)
Jangkasuhu
![Page 149: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/149.jpg)
149
![Page 150: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/150.jpg)
CARA-CARA MEMELIHARA REKOD
![Page 151: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/151.jpg)
Kotak dan Rak
![Page 152: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/152.jpg)
![Page 153: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/153.jpg)
153
![Page 154: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/154.jpg)
KECUAIAN MANUSIA
![Page 155: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/155.jpg)
155
Rekod Dan Fail Yang Tidak Disusun Dengan Teratur .
![Page 156: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/156.jpg)
156
Stor Yang Tidak Dijaga Dengan Baik
![Page 157: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/157.jpg)
157
Pelupusan Rekod TIDAK SAMA Dengan Pelupusan Aset
![Page 158: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/158.jpg)
PANDUAN PELUPUSAN REKOD AWAM
![Page 159: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/159.jpg)
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan
- pemusnahan, - Pemindahan - selainnya (penangguhan pemindahan)
– Seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
P E L U P U S A N
![Page 160: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/160.jpg)
Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan - seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
JADUAL PELUPUSAN REKOD
![Page 161: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/161.jpg)
Memisahkan rekod-rekod :i. Yang telah tamat tindakan daripada yang belum tamat tindakan
ii. Terperingkat dan terbukaiii. Mengikut siri, kategori dan sebagainya
PENGASINGAN REKOD AWAM
![Page 162: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/162.jpg)
PEMUSNAHAN REKOD AWAM
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan
- Sek.2(Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
![Page 163: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/163.jpg)
Memindahkan rekod-rekod yang telah dikenalpasti oleh ANM mempunyai nilai sejarah atau kebangsaan yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya ke ANM.
PEMINDAHAN REKOD
![Page 164: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/164.jpg)
LARANGAN PEMUSNAHAN
REKOD AWAM
![Page 165: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/165.jpg)
1- Tiada seseorang pun boleh memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah kawalannya tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah, ANM mengikut seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
![Page 166: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/166.jpg)
2- Sesiapa yang melakukan kesalahan dan disabitkan dengan kesalahan ini, boleh dikenakan denda tidak melebihi RM5 000.00 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi satu (1) tahun atau kedua-duanya mengikut peruntukan seksyen 25 (5), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
![Page 167: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/167.jpg)
Tatacara Bagi Permohonan Pemindahan RekodAwam ini meliputi :
- Pemindahan Rekod Awam yang dinyatakan dalam Jadual
- Pemindahan Rekod Awam yang tidak dinyatakan dalam Jadual
PERMOHONAN PEMINDAHAN REKOD AWAM
![Page 168: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/168.jpg)
TANGGUNGJAWAB JABATANJabatan/ Agensi kerajaan hendaklah
mengenalpasti- - siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan
telah mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam JPR
- rekod/fail yang diputuskan pindah berdasarkan keputusan penilaian rekod yang dinyatakan dalam Surat Kebenaran Pelupusan Rekod daripada Ketua Pengarah ANM.
![Page 169: Pengurusan rekod fail](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012816/5872d86f1a28ab74188b692f/html5/thumbnails/169.jpg)
TERIMA KASIH