1

Pentti Salmela, FM

• on työskennellyt suurissa suomalaisissa organisaatiossa, kuten Kemira Oy, Oy Lohja Ab ja Alko - Yhtiöt Oy ja Työterveyslaitos IT- alan johto- ja asiantuntijatehtävissä 1969 - 2008

• on julkaissut useita tieteellisiä ja yleistajuisia artikkeleita organisaation hiljaisesta tiedosta ja tietohallinnon johtamisesta

• e-mail: pentti_salmela@dnainternet.net

2

3

IT – toiminnan ja systeemityön painopisteen siirtyminen ja abstraktiotason nousu

4

IT –toiminnan tuottavuudesta

• ”Tietoyhteiskuntakehityksessä Suomi sijoittuu jonnekin sijan 20 tienoille…” (Economist Intelligence Unit, 2009)

• ”Teknologiabarometrin valossa olemme pysyneet uusimman tekniikan käyttöönotossa hyvin kärkimaiden joukossa.”

(Tekniikan Akateemisten Liitto, TEK ja VTT, 2009)

P. Salmela

5

Investointiluokka /-taso Tavoitellaan

3.

Toiminnan uudistamista

tukevat järjestelmät

- uusia tuotteita,

palveluja tai

- liiketoimintamuotoja

- tulojen lisäystä

2.

Perusjärjestelmät

- prosessien tehokkuutta

- kustannussäästöjä

1.

Teknisen

infrastruktuurin

järjestelmät ja

laitteet

- toimintavarmuutta

- kustannustehokkuutta

It –toiminnan tuottavuus löytyy uudelta tasolta!

It –toiminnan tyhjäkäyntimyllyt

Toiminnan abstraktiotaso kasvaa

Hiljaista tietoa

Rakenteellista tietoa

It –toiminnan tyhjäkäyntimyllyt

Imevät

rahaa ja

resursseja

Eivät tuota mitään uutta

- perusjärjestelmien jatkuvaa uusintaa

- toimisto- ja - käyttöjärjestelmien versiovaihdoksia

- yhä tehokkaampien työasemien hankintoja

P. Salmela

6

Missä on IT –toiminnan potentiaali?

Organisaatiossa oleva tieto

P. Salmela

Hiljaista tietoa 95 %

Kodifioitua tietoa 5 %

Tavoitellaan It -järjestelmätyyppi Investoinnnit

• uusia palveluja,

• tuotteita ja

•toiminta-

3. Uudistumista, muutosta ja kilpailuetua tukevat järjestelmät

• kokeileva

• hyväksytään riski3.1 Ohjausta ja päätöksentekoa

•3.2 Uusia palveluja, tuotteita ja toimintatapoja

• prosessien tehokkuutta

2. Perusjärjestelmät •tuotto-, kustannuslaskelmat

• toiminta- varmuutta

•1. Teknisen infrastruktuurin järjestelmät ja laitteet

välttämättömyysinvestointeja

7

IT:n suuri haaste 2012 on

saada IT:n tuottavuus uudelle tasolle

IT:n tuottavuus syntyy toteutettujen investointien / projektien summana

8P Salmela

9

Informaatiohistorian suuret käänteetUuden tiedon syntyminen

Stevens (1986):

ihmiskunnan informaatiohistorian suuret käänteet:inhimillisen kielen synty, kirjoitustaidon ja kirjapainotaidon keksiminen sekä elektronisen tiedonvälityksen ja -käsittelyn käyttöönotto

Nonaka ja Takeuchi (1995): Uutta tietoa organisaatiossa (tai uusi toimintatapa tai it-verkkopalvelu tai –tuote)

syntyy implicit (hiljaisen tiedon) - explicit (rakenteellisen) tiedon vuorovaikutuksestaTieto etenee spiraaleina

P. Salmela 12/ 2009

10

Tiedon vertikaalinen akseli, tiedon olomuodot

11

Hiljainen tieto, näkökulmia

1. Filosofinen Ideaoppi (Platon 427 – 347 eaa.) ”Ihminen on enemmän kuin sanoo.”

(Polanyi 1965)

2. Sosiaalinen osaamista, sosiaalista pääomaa

(käyttäytymistieteilijät,…)

3. Liiketaloudellinen organisaation näkymätöntä pääomaa,

pääomasiirrot(Edvinsson 1997, Sveiby 1997, Kaplan & Norton 1996)

4. Hiljainen tieto ja havaittava tieto uuden tiedon syntyminen

(Nonaka ja Takeuchi 1995)

5. Informaatiologistinen, eräs tiedon olomuoto, osa organisaation muistia

(P. Salmela/ tämän esityksen näkökulma)

Näkökulmat Keskeinen ongelma

Onko muuta maailmaa /tietoa kuin se minkä näemme ja ymmärrämme?

Mitä hiljainen tieto on? Miten ajatus syntyy?

Miten hiljainen tieto ja osaaminen saadaan talteen?

Miten eri pääomamuodot saadaan tuottamaan?

Miten uusi tieto syntyy organisaatiossa?

Miten hiljainen tieto saadaan liikkumaan, talteen ja tuottamaan?

P. Salmela

12

Informaatiologistiikasta

• Informaatiologistiikka on ymmärretty dokumenttien ja datan siirtymisen kuvauksiksi

• Vrt. materiaalilogistiikka– kuorma-autolla ei kuljeteta vettä– tankkiautolla ei kuljeteta hiekkaa

• Lähes kaikki kuvaukset ovat puutteellisia:- Kaikki olomuotojen muutokset jäävät kuvaamatta

13

Informaatiologistiikan kolme dimensiota

P.Salmela.

14

Tietämys piilee ihmisten mielessä ja yrityksen prosesseissa. Tietämyksen löytäminen ja liittäminen yrityksen tietolähteisiin on ensimmäinen suuri haasteesi.

Jerry HoneycuttMicrosoft

Organisaation tietovarastojen kehittämisestä

15

Logistiset toimintatasot, osaaminen ja tietovarastot

P. Salmela

Toimintatasot Keskeinen tavoite Osaamisen/ tiedon kohde Tietovaraston sisältö

4. Visionäärinen taso

Suunnittelujänne

5 – 20 v

3. Strateginen toiminta

Suunnittelujänne

2 - 5 v

•Uusien liiketoiminta- muotojen kehittäminen

•Painopisteiden suuntaaminen

•Strateginen uudistuminen

•Uusien tuotteiden, palvelujen ja toimintatapojen kehittäminen

•Uudet tuotteet ja palvelut

•Uudet tuotanto- ja toimintatavat

• Uudet liiketoiminnot

•Johdon ja muun henkilöstön kokemus

•Heikot signaalit

•Business Intelligence- tiedot

•Uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämistä tukevat tiedot

•Henkilöstön osaamisenhallintatiedot

•Tietämystietokannat

2. Taktinen toiminta Suunnittelujänne

3 kk – 12 kk

•Nykyisen toiminnan ja resurssien optimointi optimointi

•Olemassa olevien tuotteiden, palvelujen ja toimintatapojen kehittäminen

•Yrityksen myynnin- ja tuotannonsuunnittelu, budjetointi

•Toiminnan kannattavuus

•Kokemusperäinen tieto

•Myyntiennusteet

•CRM-tiedot

•Kustannus- ja kannattavuuslaskelmat

1. Operatiivinen toiminta Suunnittelujänne

< 1 vrk

•Sujuva ja häiriötön päivittäinen toiminta

•Toimintavarmuus

•Päivittäiset rutiinitoiminnot •Tehtävien hoitoon liittyvä kokemusperäinen tieto

•Päivittäistä toimintaa, tukevat ohjeet, tiedot ja tietokannat

Rakenteellisen tiedon määrä päätöksenteossa

16

Organisaation tietovarastot

Organisaation kannalta ei-tarkoituksen- mukaisessa muodossa oleva esim. Internet -tieto

Kodifioitu tieto 5 %

Hiljainen tieto

95 %

17

Yrityksen tietovarastojen kehittämisestä

•Yritysten tietovarastojen suunnittelussa on keskitytty rakenteellisessa muodossa olevan tiedon keräämiseen ja tallentamiseen.

•Suurempi huomio pitäisi olla oikean hiljaisen tiedon esille ja mukaan saannissa päätöksenteon eri tilanteissa.

•Liikkumattomat, käyttämättömät varastot ovat pelkkä kustannustekijä.

Miten saada liikkumattomat varastot liikkeelle / käyttöön?= Miten saada hiljainen tieto mukaan tuottavaan toimintaan?

18

Organisaation tietovarastoja

• Big Data tarkoittaa kaikkea yrityksen päivittäisen toiminnan yhteydessä syntyvää informaatiota. (Eloranta, 2012).

• Organisaation muisti sisältää kaiken organisaatiossa olevan tiedon, hiljaisen ja puhutun, kirjoitetun ja IT:lla käsitellyn… (Mäkinen 2003, Walsh & Ungson, 1991)

19

Organisaation muisti hierarkkisena järjestelmänä, muistin laajennuksetja tiedon liikesuunnat

20

O

•Asiantuntijat ovat tästä kahta mieltä.

•Tässä esityksessä esiteltävät menetelmät perustuvat tiedon kodifiointiin.

•Kun pyrkimyksenä on muutakin kuin pelkästään siirtää hiljaista tietoa, kodifiointi on ainoa tie, jota kautta kulkea.

•Hiljainen tieto pitää saada jonkinlaisessa rakenteellisessa muodossa (puhutun kielen syntaksi riittää) tietokantoihin, josta nykyaikaisen IT:n ja ihmisen/ ryhmän vuorovaikutuksella sille ryhdytään luomaan merkitystä.

Saadaanko hiljainen tieto käyttöön sitä kodifioimalla?

21

IT -strategiasta tietämyksenhallintastrategiaksi

Ihmiset ja organisaatiot tulevat ja menevät.

Tieto säilyy, on olemassa.

Lisäksi se kasvaa ja kumuloituu,

uusiksi tuotteiksi ja palveluiksi sekä kehittyneeksi toiminnaksi,

jos sitä oikein kerrytetään.

P. Salmela

22

KM –malli, kriittiset menestystekijät ja tietohallinnon kehittämisohjelman rakentaminen

esimerkki

Tiedon jalostuksen osa-alue ja kriittinen menestystekijä

Tietohallinnon vaste, kehittämisohjelma

1.) Tiedon kerääminen Organisaation kyky-löytää tietoja, tunnistaa oleellinen tieto, -yhdistää tietoja,-hyödyntää omia sisäisiä tietolähteitään,-tallentaa oleellinen tieto,-hallita tietotulvaa.

-Yhdistä tietoa kerääviä IT -järjestelmiä ja tietovarastoja.-Tunnista kaikki tietoa keräävät tietojärjestelmät ja tietovarastot, kehitä yhteen toimivuutta. -jne.

2.) Tiedon rakenteellistaminen ja tavoitteiden luominenOrganisaation kykyrakenteellistaa ja siirtää hiljaista tietoaan,keskustella, tulkita tieto, antaa kerättäville tiedolle uusia tavoitteita

-Kehitä organisaation toimialueen yhteistä semantiikkaa, koodeja ja metatietoja.-jne.

3.) Tiedon hallintaOrganisaation, ryhmän tai yksilön kykylöytää ja saada käyttöönsä oikeaa tietoa oikeaan aikaan,tallentaa, kumuloida tietoa ja kerryttää rakenteellista pääomaansa.

-Kehitä keskitettyjä asiakaskohtaisia palveluja, CRM (Customer Relationship Management) -rekistereitä ja vertailutietokantoja.-jne.

4.) Tiedon jalostaminen, kehitysprojektin toteutusOrganisaation sisäinen vuorovaikutus- ja yhteistyökykyjne.

-Kehitä sisäisesti projektinhallintaa, ryhmätyötä tukevia toimintatapoja, menetelmiä ja IT – järjestelmiä, esim. projekti- ja ryhmätyötä tukevia ohjelmistoja.-jne.

P. SalmelaValitse 5 - 10 tietohallinnon kehityskohdetta strategiakaudeksi.

23

Hiljainen tieto tuottamaan, kehitysasteen arviointi

P. Salmela

Osa-alueet Kehittymätön Kehittyvä Edistynyt

1. Tietojen kerääminen

KysymyksetEsim.

Hiljainen tieto pyritään saamaan talteen henkilöstöltä?Mm. lähtöhaastattelut tehdään?

2. Tietojen hallinta, uuden tiedon luonti

KysymyksetEsim.

Dokumenttienhallintajärjestelmän järjestyneisyys?Asiakirjojen rakenteellisuus, luokittelujen, metatietojen käyttö?

3.Tiedon jakaminen, muuttuminen uudeksi osaamiseksi

KysymyksetEsim.

Henkilöstön osaamista hiljaisesta tiedosta pyritään kehittämään?

4.Muuta

KysymyksetEsim.

Tietohallintostrategiassa on huomioitu myös organisaation hiljainen tieto?

Onko hiljainen tieto mukana henkilöstön koulutuksessa?

Pvm Yritys tai organisaatioyksikkö Henkilölkm

1. Keskustele ryhmässä. Lomakkeen pohjalta (n. 20 kysymystä)

2. Kuvaa jokaiselle riville organisaatiossa kehittymättömyyttä, kehittyvää ja /tai edistyneisyyttä kuvaava piirre.

3. Rakenna kehitysohjelma ”tärkeimmät asiat

ensiksi” –periaatteella.

24

IT - barometri -kysely (2010): Liiketoimintajohdolla on selviä, uusia tuottavuusodotuksia IT:hen nähden.

Mittauksessa 72 % vastaajista, joista yli puolet liiketoimintajohdon edustajia, oli samaa mieltä kysymysosion kanssa:

•”Tarvitsemme jatkossa lisää henkilöstöä, jolla on osaamista nimenomaan IT:n hyödyntämisestä uusien innovaatioiden kehittämisessä ja

liiketoimintaprosessien tehostamisessa.”

Osaamisen kehittäminen

25

Tieto- ja viestintä-tekniikan alue

Viestityn tiedon ja

toiminnan

alue

Hiljaisen tiedon ja osaamisen alue

Tiedon alue Henkilöstöryhmät

Osaamisen kehittäminen

Johto

Systeemin- suunnittelijat

Projektipäälliköt

Viestintä- ja markkinointi-

henkilöstö

IT- ammattilaiset

Henkilöstö

P. Salmela

Asiakkaat

Toimittajat Yhteis-työkumppanit

Organisaation muisti

26

IT -strategiasta tietämyksenhallintastrategiaksi•TH -strategialla tavoitellaan tuottavuutta IT -toiminnalle •Yrityksen IT –toiminnan tuottavuus on riippuvainen siitä, saadaanko IT–toimintaa kuvaava pyramidi toimimaan oikealla tavalla.

•Tulee varmistua siitä, että – kuhunkin kerrokseen panostetaan oikeat resurssimäärät. – kullakin kerroksella on oikean tyyppiset mitattavat tavoitteet ja – kukin kerros tukee oikealla tavalla toisiaan.

•Erityisesti tietovaltaisen organisaation tietohallintostrategiassa tulee tavoitella

– systemaattista tapaa kehittää tuotantokoneistoaan ja– tärkeimmän pääomansa, tietopääoman tehokasta käyttöä.

27

28

Innovaatio- ja IT- projekteissa

IT -järjestelmän (palvelu, tuote tai järjestelmä) rakentamisvaiheessa • hyödyt ja tuotot syntyvät vertikaalisella, osaamisen siirtymistä

kuvaavalla akselilla. • rakentamiskustannukset syntyvät pääasiassa horisontaalisella IT -

järjestelmän rakentamisakselilla.

Käyttöönotto- ja käyttövaiheessa • IT- tuotteen muotoon tiivistetty osaaminen ja hyödyt puretaan

vastaanottavan organisaation käyttöön. • Vaikka hyödyt syntyvät vertikaalisella akselilla,

– myyntituotot (laskutetaan) ja – kaikki tuotanto-, ylläpito-, jakelu- ja markkinointikustannukset

syntyvät horisontaalisella akselilla.

Oikeat tavoitteet löytyvät vertikaaliselta, hyötyjä kuvaavalta akselilta.

29

30

IT -menetelmäkehityksestä

• Kun IT -kehitys suunnataan uusille, absrakteille alueille, tarvitaan uusia menetelmiä.

• Jos IT:lla etsitään todellista kilpailuetua, menetelmien käytössä ei riitä tyytyminen ulkomaisten menetelmien kopiointiin ja käyttöönottoon parin vuoden viiveellä.

• Missä on suomalainen menetelmäkehitys? Vrt. 1980 - 1990 luvut

31

Yhteenveto menetelmistä

1. Hiljainen tieto talteen ja tuottamaan,

– organisaation lähtötilanteen arviointi

– kehitysohjelman laadinta

2. KM -kehittämismalli– IT -strategiasta tietämyksenhallintastrategiaksi

3. Uusi innovaatio- ja systeemityömalli– Projektin laadunvalvonta

4. OM -mylly-menetelmä– Hiljainen tieto tuottavaan muotoon

5. IT -innovaatiot esiin -kehittämismalli– Innovaatioiden kehittämismenetelmä

• Kirjassa esitetyt innovaatio- ja systeemityömenetelmät saattavat olla keskeneräisiä. Kuitenkin vähintäänkin ne tarjoavat lähtökohdan jatkokehittämiselle.

32

Mallit, menetelmät ja työhyvinvointi

Kaikki mallit ja menetelmät ovat niitä rakenteita, joilla vaikutetaan työhyvinvointiin.

Kun esim. IT -projekteissa tiedetään, • missä järjestyksessä edetään• millä aikataululla edetään ja • kuka vastaa mistäkin,

tämä tuo työhön selkeyttä ja suojaa näin työssä mukanaolevia.

Ihmiselle on tärkeä tuntea tekevänsä tuottavaa työtä. • Tästä aloitin esitykseni. • Tämä tavoite oli punainen lanka esityksessäni.

33

Millään innovaatio- ja systeemityön menetelmillä ei yletetä syvälle hiljaisen tiedon maailmaan.

Pystytään vain hieman raaputtamaan hiljaisen alueen pintaa.

Suurin osa tiedosta jää saavuttamatta, ulottumattomiin.

Kuitenkin kannattaa yrittää, koska promillen parannus yrityksen nykyhetken tilanteeseen, saattaa tarkoittaa satojen prosenttien kasvua tuottavaan muotoon saadun tiedon kokonaismäärässä.

Kansantalouden tasolle kertautuessaan sen vaikutus on merkittävä

Yhteenveto