perancangan database management system...
TRANSCRIPT
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
1
PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN
PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG
DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN
MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT SERVER
(Studi Kasus: PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG)
Agus Muchtar
1), Dony Waluya Firdaus, S.E.
2), Rio Yunanto, S.Kom.
3)
Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
, [email protected] 2)
, [email protected] 3)
ABSTRACT
PT Samafitro branch Bandung at address Jl. RE. Martadinata No. 229. At the time of implementing the
activities of sales transaction records was done by making calculations on paper transactions that could result
in human error, so that the process of accounting in the accounting supervisor is less effective at generating
sales reports quickly and accurately. On the problems the writer took the title Final Project "Design of
Database Management System Sales at PT Samafitro branch Bandung With Software Using Microsoft Visual
Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 based Client-Server".
Research design that writer is use research design with primary data/secondary, type of research that
writer is use academic research, type of data the authors use the qualitative data and quantitative data, research
methods that writer is use are eksploratoris research and descriptive research, data collection techniques that
writer is use a field study consisting of interviews and observations and literature studies, system development
method that writer use is the methodology oriented process, and output data. Structure development system that
writer use is the Waterfall.
The writer makes the design Sales Database Management System in accordance with financial accounting
standards. In the computerized data processing is well, there by reducing the occurrence of human error and
produce sales reports in the Supevisor Sales and supporters report on the accounts receivable in Supervisor
Accounting.
Keyword: Design of Sales Database Management System, Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000,
Client Server.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Banyaknya tuntutan kebutuhan informasi yang
berkualitas mendorong perancangan pengolahan
data agar menghasilkan informasi yang berkualitas
dan bermanfaat, diperlukan strategi dalam
pengolahan data tersebut serta diperlukan sarana
penunjang. Untuk membantu mengolah data
dengan cepat dan menghasilkan laporan-laporan
yang diperlukan perusahaan memerlukan suatu
manejemen data yang disebut Database
Management System.
Database Management System dapat
digunakan untuk mengelola data menjadi informasi
bagi perusahaan. Sebuah perusahaan membutuhkan
Database Management System karena Database
Management System merupakan basis data dan set
perangkat lunak (software) untuk pengelolaan basis
data. Adanya Database Management System pada
suatu perusahaan akan menghasilkan informasi
penjualan dan penagihan yang cepat dan akurat.
Cepat berarti akan menghasilkan informasi yang
diinginkan dengan tepat waktu.
Alasan penulis melakukan penelitian di PT
Samafitro cabang Bandung pada bagian Supervisor
Sales, karena penulis menemukan beberapa
kelemahan yaitu pada saat melaksanakan kegiatan
pencatatan transaksi penjualan PT Samafitro
cabang Bandung masih manual (ditulis tangan
dalam buku agenda perhitungan penjualan),
sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan
efisien dalam menghasilkan laporan penjualan
perusahaan yang bisa mengakibatkan terjadinya
human error (Kesalahan Manusia), membuat
pekerjaan menjadi kurang cepat dan kurang akurat
dan kemungkinan akan terjadi kesalahan
pemasukkan data serta tidak adanya program
khusus yang menangani permasalahan tersebut.
Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis
tertarik mengambil judul “PERANCANGAN
DATABASE MANAGEMENT SYSTEM
PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO
CABANG BANDUNG MENGGUNAKAN
SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0
DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000
BERBASIS CLIENT-SERVER”.
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
2
1.2 Identifikasi Masalah
Untuk memberikan kejelasan dan lingkup
yang mudah dipahami dan tidak menyimpang dari
pokok permasalahan, maka penulis menjabarkan
permasalahan yang akan diambil, yaitu:
A. Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan pada
PT Samafitro cabang Bandung.
B. Bagaimana Database Management System
Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung
dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-
nya berbasis client server.
1.3 Batasan Masalah
A. Penulis meneliti Sistem Akuntansi Penjualan
pada PT Samafitro cabang Bandung yang
menggunakan metode pencatatan cash basic
yakni pengakuan pendapatan dilakukan hanya
pada saat kas atau setara kas diterima. Untuk
metode persediaan barangnya yakni, sistem
persediaan perpectual. Yang dibahas oleh
penulis dibatasi hanya pada bagian tempat
penulis melakukan penelitian yaitu pada
bagian Supervisor Sales, Supervosir
Accounting, Warehouse, Delivery, Branch
Manager.
B. Pada usulan struktur organisasi penulis hanya
menambahkan bagian yang diperlukan di
perusahaan yaitu Supervisor Finance serta job
description-nya. Penulis melakukan penelitian
pada bagian Supervisor Sales khususnya yang
menyangkut penjualan yang terdapat pada
perusahaan. Pembahasan pada laporan tugas
akhir yang berjudul Perancangan Database
Management System Penjualan pada PT
Samafitro Cabang Bandung menggunakan
software Microsoft Visual Basic 6.0 dan
Microsoft SQL Server 2000 berbasis Client-
Server ini, tidak membahas laporan keuangan
karena pada perancangan ini hanya membahas
bagaimana proses pengelolaan data transaksi
saja.
1.4 Tujuan Penelitian
A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi
Penjualan pada PT Samafitro cabang
Bandung.
B. Untuk merancang Database Management
System Penjualan pada PT Samafitro cabang
Bandung dengan menggunakan software
Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server
2000 sebagai database-nya berbasis client
server.
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Unit Analisis
Menurut Meleong Lexy J. dalam bukunya
Metodologi Penelitian Kualitatif menjelaskan
bahwa: “Unit analisis adalah tingkat agregasi data
yang dianalisis berdasarkan pada rumusan masalah
atau pertanyaan penelitian, merupakan elemen
penting dalam desain penelitian.” (2001:82)
Berdasarkan penjelasan di atas penulis
melakukan pengumpulan data yang berhubungan
dengan penjualan di bagian supervisor sales pada
PT Samafitro cabang Bandung yang bergerak di
bidang dagang untuk kemudian dianalisis untuk
pengambilan datanya, simpulannya dibuatkan
perancangan programnya, hasil akhirnya berbentuk
software yang biasa digunakan dan dimanfaatkan.
Unit analisisnya adalah yang menjadi objek
penelitian yaitu sistem informasi laporan penjualan.
1.5.2 Populasi dan Sampel
Menurut Nazir Moh. dalam bukunya Metode
Penelitian menjelaskan bahwa: ”Sampel adalah
bagian dari populasi.” (2005 : 271)
Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya yang
berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi
menjelaskan bahwa: ”Sebagian item yang dipilih
disebut dengan sampel-sampel (samples).”
(2005:631)
Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat
menarik simpulan bahwa unit analisis adalah
tentang bagaimana proses pengambilan sampel, dan
berapa banyak unit analisis yang akan diambil.
Sehingga masalah yang dihadapi diantaranya teknik
penarikan sampel manakah yang cocok dengan
karakteristik populasi, tujuan dan masalah
penelitian yang akan dikaji. .Sampel yang penulis
gunakan adalah sampel nonprobabilitas yaitu
kesimpulan yang ditarik dari populasi tidak dapat
digeneralisasikan kepada seluruh populasi dan
besar peluang anggota populasi untuk terpilih
sampel tidak diketahui. Sampel yang dipilih adalah
bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan
penerimaan kas penjualan yaitu bagian supervisor
sales, supervisor finance, supervisor, accounting,
delivery dan warehouse.
1.5.3 Desain Penelitian
Definisi desain penelitian menurut Nazir Moh.
dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian,
menjelaskan bahwa: “Desain dari penelitian adalah
semua proses yang diperlukan dalam perencanaan
dan pelaksanaan penelitian.”(2005:84)
Desain penelitian yang penulis gunakan pada
waktu penelitian yaitu menggunakan desain
penelitian dengan data primer dan data sekunder.
Menurut Nazir Moh. dalam bukunya berjudul
Metode Penelitian, menjelaskan bahwa:
“Desain penelitian dengan data primer dan
data sekunder adalah desain pengumpulan
data yang efisien dengan alat dan teknik serta
karakteristik dari responden. Jika peneliti
ingin menggunakan data sekuder, maka si
peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap
sumber, keadaan data sekundernya dan juga si
peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari
data tersebut.” (2005:91)
Berdasarkan pengertian di atas maka penulis
menggunakan desain penelitian tersebut karena
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
3
dalam melakukan penelitian, penulis bertujuan
memperoleh data yang sesuai dengan fakta dan
dapat dipercaya.
1.6 Rekayasa Perangkat Lunak
1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem
Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya
Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan
bahwa: “Metodologi Pengembangan Sistem adalah
metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep
pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang
akan digunakan untuk mengembangkan suatu
sistem informasi.” (2005:59)
Berdasarkan pengertian di atas maka penulis
dapat menyimpulkan bahwa metodologi
pengembangan sistem adalah suatu cara yang
digunakan oleh peneliti untuk mengembangkan
suatu sistem yang telah ada.
Adapun Metodologi Pengembangan Sistem
yang digunakan oleh penulis yaitu metodologi yang
berorientasi pada keluaran, proses, dan data.
A. Metodologi yang berorientasi keluaran
Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang
berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan
bahwa:
”Metodologi ini disebut juga metodologi
tradisional karena dalam tahapan
pengembangan sistem tanpa dibekali dengan
teknik dan piranti yang memadai, seperti
cara menganalisis, menggambarkan sistem,
sehingga sering juga disebut Metodologi
System Development Life Cycle (SDLC),
dimana fokus utama metodologi ini adalah
pada keluaran/output seperti laporan laporan
penjualan, laporan pembelian dan lain
sebagainya.” (2004:69)
Kartu Stok
Laporan
Pembelian Faktur
Penjualan
Pengembangan
Sistem
Informasi
(narasi)
Gambar 1 Metodologi Berorientasi
Keluaran
B. Metodologi yang berorientasi proses
Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang
berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan
bahwa: ”Metodologi ini disebut juga dengan
metodologi struktur analisis dan desain.” (2004:70)
Penulis menggunakan metode ini karena
metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat
(tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk
pengembangan sistem, alat yang digunakan antara
lain data flow diagram (DFD), dan bagan
terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses
dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai
data flow diagram.
ProsesProses ProsesProses
ProsesProses
ProsesProsesPengembangan
Sistem Informasi
(Diagram Arus Data)
Gambar 1 Metodologi Berorientasi Proses
C. Metodologi yang berorientasi data
Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang
berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan
bahwa: ”Metodologi ini disebut juga metodologi
model informasi. Alat yang digunakan untuk
membuat model adalah entity relational diagram
(ERD).” (2004:71)
Penulis menggunakan metode ini karena
penulis menggunakan Entity Relationship Diagram
(ERD) dalam tahap perancangan sistem. Fokus
utama dari metodologi ini adalah data, dimana
dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas,
atribut data serta hubungan antar data tersebut.
DataData DataData
DataData
DataData Pengembangan
Sistem Informasi
(Diagram Hubungan
Entitas)
Gambar 1 Metodologi Berorientasi Data
1.6.2 Model Pengembangan Sistem
Struktur pengembangan sistem yang
digunakan oleh penulis adalah Waterfall. Definisi
waterfall menurut Sutabri Tata dalam bukunya
yang berjudul Analisa Sistem Informasi adalah
sebagai berikut:
”Penerapan tahapan pengembangan sistem
informasi dengan cara Waterfall adalah
dimana setiap tahap harus diselesaikan
terlebih dahulu secara penuh sebelum
diteruskan ke tahap berikutnya untuk
menghindari terjadinya pengulangan tahapan.”
(2004:62)
Pada pengembangan sistem informasi yang
dibuat oleh penulis harus dilakukan secara bertahap
dimana tahapan-tahapan tersebut dilakukan sesuai
prosedur dan pelaksanaannya harus dilakukan
secara berurutan agar tidak terjadi pengulangan
tahapan apabila terjadi kesalahan.
Struktur pengembangan sistem Waterfall
dapat dilihat pada gambar dibawah:
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
4
Survei Sistem
Analisa Sistem
Desain Sistem
Pembuatan Sistem
Implementasi Sistem
Pemeliharaan Sistem
Produksi
Gambar 4 Waterfall
2 Landasan Teori
2.1 Perancangan
Menurut AL-Bahra dalam bukunya yang
berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang
dimaksud dengan Perancangan adalah sebagai
berikut: “Perancangan (design) memiliki tujuan
untuk mendesain sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi
perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif
sistem yang terbaik.” (2005:39)
2.2 Sistem
Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya
Analisis dan Desain Sistem Informasi,
mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
(2005:1)
2.3 Basis Data
Menurut Nugroho Adi dalam bukunya yang
berjudul Konsep Pengembangan Sistem Basis Data
menyebutkan: “Basis data adalah salah satu bagian
dari sistem informasi secara keseluruhan.”
(2005:24)
2.4 Penjualan
Menurut Soemarso dalam bukunya yang
bejudul akuntansi Suatu Penghantar menyatakan
bahwa:
“Penjualan merupakan pendapatan yang
diperoleh dari menjual barang yang mana
jumlah yang dibebankan kepada pembeli
untuk barang dagang yang diserahkan
merupakan pendapatan perusahaan yang
bersangkutan.” (2004:97)
Pengkomunikasian
informasi
Pengidentifikasian
dan pengukuran data Pemrosesan dan Pelaporan
TransaksiPen-
catatan
Pengikh-
tisaran
Peng-
golongan
Laporan
Akuntansi
Menganalisis
dan
Menginter-
prestasikan
Pemakai
Informasi
Akuntansi
Gambar 5 Proses Akuntansi
3 ANALIS SISTEM YANG BERJALAN
A. Struktur Organisasi Yang Berjalan
Branch Manager
Sekertaris
Supervisor Field OperationSupervisor Customer Service Relation Supervisor In House Service Supervisor Sales
WarehouseDelivery
Supervisor Accounting
Keterangan:
Bagian tempat penulis melakukan penelitian
Gambar 6 Struktur Organisasi Berjalan
B. Data FlowDiagram (Diagram Alur Data)
1. Diagram Konteks
Sistem Akuntansi
Penjualan
CUSTEMER
WAREHOUSE DELIVERY
SUPERVISOR
ACCOUNTING
BRANCH
MANAGER
SUPERVISOR
SALES
PB,FPT,FPK,Fotocopy
KTP&KK,FPN,Uang,SPB,KPP,FPNK
OP,FPK,FPT,FPN,SPB,Barang,KPP,SP,FPNK
FPN,Uang,KPP,FPNK
FPN,KOK,SPB,FPNK,Uang.
L/R,Neraca,Arus kas
SPB,KPP,SP,Uang,Barang
L/R,Neraca,Arus
kas,Uang,LP
SPB,Return,Barang
SPB,Barang,Return
PB,FPK,FPT,Fotocopy KTP &
KK,SPB,KOK,Uang
OP,FPN,FPK,FPT,SPB,KPP,SP,LP
,FPNK,Return,barang
SPB,KOK,Uang,KPP,SP
Keterangan
OP : Order Penjualan
JU : Jurnal Umum
BB : Buku Besar
L/R : Laba Rugi
SP : Surat Penagihan
FPN : Faktur Penjualan Tunai
FPNK : Faktur Penjualan Kredit
PB : Pesan Barang
FPT : Formulir Penjualan Tunai
FPK : Formulir Penjualan Kredit
SPB : Surat Pengiriman Barang
KPMK : KwitansiPenerimaan KAS
KOK : Kwitansi Ongkos Kirim
KPP : Kwitansi Penagihan Piutang
Gambar 7 Diagram Konteks Berjalan
2. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)
Level 0 Yang Berjalan
1.0
Membuat OP dan
PB
Supervisor SalesCustomer
WarehouseDelivery
Supervisor Accouting
Brance Manager
OPOP
PBOP
2.0
Membuat FPT
dan FPK
PBFPT, FPK
KTP, Fotocopy KKFPT, FPK
3.0
Melakukan
Pembayaran
FP
N, F
PN
K
FP
N, F
PN
K
FP
NK
, F
PN
,
uan
gF
PN
K, F
PN
, uan
g
4.p
Menyerahkan
SPB dan KOK
SPB, KOK
SPB, KOKFPN
FPN
5.p
Menyerahkan
SPB dan Barang
SPB,
barang
SPB,
barang
6.0
Melakukan
pengiriman
Barang
SPB,
barang
SP
B, bar
ang
SP
BS
PB
SPB
SPB
7.0
Melakukan
penagihan
KP
P, S
PK
PP
, S
P
KP
P, U
ang
KP
P, U
ang
8.0
Membuat LP
FP
N, F
PN
K
LP
9.0
Membuat
Laporan
Keuangan
KPMK, KOK, KPP
Labarugi, Neraca,
Arus Kas
LP
LP
Labarugi
Labarugi
Neraca
Ner
aca
Arus Kas
Aru
s K
as
FPNK
FPNK
OP PB
PBFPK FPT
SPB
SPB
KPP
SP
KOKSPB
KPMK
KOKKPP
SPBK
OK
OPPB
FPT
PBFPK
KPP
SP
KPP
KOK
KPM
K
FPNK FPN
FPNK FPN
Gambar 8 Data Flow Diagram Level 0 Yang
Berjalan
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
5
3. Bagan Alir Berjalan
KPP 1
SUPERVISOR SALES
Mulai
Buat
OP
2 1
OP
1
2
PB
Menentukan
Jenis
Penjualan
Buat
FPK
2
1
FPKMembuat
FPT
4
5
6
1
FPT
Buat
FPN
2
1
FPN
7
3
Cek PB
Kredit
Tunai
Menginformasikan
untuk Melakukan
penagihan atas
acuan dok. FPK 2
ke Delivery
19
Buat
Dok. SP
& KPP
2 1
KPP
SPB
13
Uang
14
SPB
Diotorisasi dan
diserahkan ke
warehouse
SPB
1
SPB
18
Mengecek
SPB
T
Digunakan untuk
acuan penagihan
Buat
LP
T
30
T
LP
Buat
FPNK
2 1
FPNK
8
T
Menerima
retur dari
customer
1
FPN atau FPNK
Membuat
Dok.
Retur
1
Retur
28
1
Retur
29
Ke Customer
T
1
FPT
2FPK 1 1
Fotocopy
KTP & KK
Gambar 9 Bagan Alir Yang Berjalan (1)
2 1
FPK
COSTUMER
1
1
OP
Buat
PB
PB
3
1
FPT
Mengisi
FPT
1
FPT
Mengisi
FPK &
menyerahkan
fotocopy KTP
& KK
25
6
4
Mengotorisasi dan
Menyerahkan KPP
& Membayar
pelunasan penjualan
kredit
21
Bersama
Dgn uang
2
FPK 1 1
Fotocopy
KTP & KK
KPP 1
1
KPP
20
1
FPN
7
Melakukan
Pembayaran
9
Bersama
Dgn uang
11
T
1
SPB
16
Menyimpan
barang dan
mengotorisasi
SPB
1
SPB
17
1
FPN
1
FPN
1
FPNK
8
Melakukan
Pembayaran
1
FPNK
10
Bersama
Dgn uang
1
FPNK
12
T
Bayar ?
Ya
Tidak Pembayaran
ditunda sesuai
perjanjian
KPP 1
23
24
KPP 1
Bayar ?
1
KPP
Bersama
Dgn uang
25
Sesuai
perjanjian tidak
bayar diambil
kembali barang
26
KPP 1
Ya
Tidak
Gambar 10 Bagan Alir Yang Berjalan (2)
WAREHOUSE
14
1
SPB
Melakukan
Pengecekan
Cek
Barang ?
1
SPB
15
DELIVERY
1
SPB
15
Melakukan
pengiriman
barang
1
SPB
Tunda
Pengiriman
16
Kosong
Ada
Melakukan
Penagihan
19
20
KPP 1
KPP 1
1
SPB
17
Menyerahkan
Otorisasi SPB
ke Spv. Sales
1
SPB
18
21
Bersama
Dgn uang
1
KPP
Menyerahkan
ke Spv.
Accounting
Bersama
Dgn uang
1
KPP
22
1
Retur
28
Cek BarangTidak
Menukarkan
barang
Dan
mengotorisasi
Dok. Retur
Retur
barang
ditunda
Ada
1
Retur
29
KPP 1
23
Melakukan
penagihan
setelah habis
masa tenggang
24
KPP 1
Bersama
Dgn uang
1
KPP
25
26
KPP 1
(tak tertagih)
Diserahkan ke
Warehouse
27
Gambar 11 Bagan Alir Yang Berjalan (3)
SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER
31
31
Selesai
Uang
Uang
L/R
Neraca
Arus KAS
L/R
Neraca
Arus KAS
9
1
FPN
Bersama
Dgn uang
KPMK
Buat
Kwitansi
Penerimaan
Kas
Mengembalikan
faktur
11
Membuat
Jurnal
Umum
Jurnal Umum
Posting ke
Buku Besar
Buku Besar
Membuat
Laporan
Keuangan
Membuat
SPB
SPB
13
UangBersama
Dgn uang
1
KPP
22
LP
30
T
1
FPN
Keterangan :
OP : Order Penjualan
JU : Jurnal Umum
BB : Buku Besar
L/R : Laba Rugi
SP : Surat Penagihan
FPN : Faktur Penjualan Tunai
FPNK : Faktur penjulan kredit
PB : Pesan Barang
FPT : Formulir Penjualan Tunai
FPK : Formulir Penjualan Kredit
SPB : Surat Pengiriman Barang
KPMK : KwitansiPenerimaan KAS
KPP : Kwitansi Penagihan Piutang
T
1
FPNK
10
Bersama
Dgn uang
Jenis Faktur
1
FPNK
Faktur
Tunai
Faktur Kredit
12
T
KPP 1
(tak tertagih)
27
Gambar 12 Bagan Alir Yang Berjalan (4)
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
6
4 PERANCANGANDATABASE
MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN
4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang
Diusulkan
A. Struktur Organisasi Perusahaan yang
Diusulkan
Penulis mengusulkan bagian Supervisor
Finance yang berkaitan penjualan, struktur
organisasinya sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI USULAN
PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG
Branch Manager
Sekertaris
Supervisor Field OperationSupervisor Customer Service Relation Supervisor In House Service Supervisor Sales
WarehouseDelivery
Supervisor AccountingSupervisor Finance
Keterangan:
: Bagian tempat penulis melakukan penelitian
: Bagian yang diusulkan oleh penulis Gambar 13 Struktur Organisasi Usulan
Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account
Kode Akun Nama Akun
1.1.1 Kas
1.1.2 Piutang Dagang
1.1.3 Persediaan Barang Dagangan
2.1.1 Utang Dagang
4.1.1 Penjualan
4.2.1 Potongan Tunai
4.2.2 Potongan Dagang
5.1 Harga Pokok Penjualan
5.1.4 Franco Gudang
1.1.4 Piutang Tak tertagih
B. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)
Usulan
1. Diagram Konteks
Database
Management
System
Penjualan
CUSTEMER
WAREHOUSE DELIVERY
SUPERVISOR
ACCOUNTING
BRANCH
MANAGER
SUPERVISOR
SALES
Fotocopy KTP & KK,Uang, FSPK
FPT, FPK, KPP, SOP, Barang
File FPT, File FPK, KPP
Jurnal umum, buku besar,
laporan pendukung piutang
SOP, KPP, Uang
LPT, LPK, Jurnal Umum, Buku
Besar, Laporan pendukung piutang
SOP, Barang
SOP, Barang
Fotocopy KTP & KK,Slip Gaji
FSPK, FPT, FPK, KPP, LPT,
LPK
KPP, SOP , Barang
SUPERVISOR
FINANCE
FPT, FPK, KPP
FPT, FPK, Uang, File BPK
Keterangan :
JU : Jurnal Umum
BB : Buku Besar
FPT : Faktur Penjualan Tunai
FPK : Faktur Penjualan Kredit
SOP : Surat Order Pengiriman
KPP : Kwitansi Penagihan Piutang
LPT : Laporan Penjualan Tunai
LPK : Laporan Penjualan Kredir
FSPK : Formulir Syarat Penjualan Kreditt
Gambar 14 Diagram Konteks Usulan
2 Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)
Level 0 Yang Diusulkan
Supervisor SalesCustomer
Warehouse
Delivery
Supervisor Finance
Brance Manager
1.0
Transaksi
Penjualan
Fotocopy
KTP, KK &
Slipgaji, FSPKFPT 1, FPK 1
2.0
Menerima
Pembayaran
FP
K 1
, F
PT
,
KP
P, U
ang
3.0
Membuat SOP
FPT 1
FPT
1
4.p
Menyerahkan
SOP dan Barang
SOP7.0
Melakukan
pengiriman
Barang
SOP,
barang
SO
P, bar
ang
SO
P 2
oto
risasi
SOPSO
P
6.0
Melakukan
penagihan
KP
PK
PP
9.0
Membuat LPT
dan LPK
LPT
dan
LPK
8.0
Membuat
Laporan
Keuangan
Jurnal umum, buku
besar , LPP
File LPT
LPT
File Jurnal Umum
Jurnal
Um
um
File buku besar
Buk
u be
sar
File Laporan
pendukung piutang
Laporan
Pendukung
Piutang
FPK 1
FPK 1
File
FPT 1
FPT 1
File FPK
FPK 1
FP
T 2
,
FP
K 2
FSPK
FS
PK
File SOP
SOP
SOP
SOP
SOP dan
barang
SO
P d
an
bar
angS
OP
2 o
torisasi 5.0
Membuat KPP
File KPP
KPP
KPPK
PP
File BPK
File BPK
File FPKFile FPK
File LPK
LPK
LPT
LPT
LPK
LPK
File FPTFile FPT
KPP
KPP
SOP 2
SO
P 2
SOP 2
oto
risas
i
SOP 2 otorisasi
FPKKPP
FP
K 1
, F
PT
,
KP
P, U
ang
FP
K 1
, F
PT
,
KP
P, U
ang
(oto
risa
si)
FP
K 1
, F
PT
,
KP
P, U
ang
(oto
risa
si)
FPK
FPK
FPT 1
FPK 1
KPP
FPT 1
FPT 1K
PP
FPT 2
FPK 2
FPT 2
FPK 2
KPP (otorisasi), Uang
KPP (otorisasi), Uang
KPP o
toris
asi
KPP otorisasi
Gambar 15 Data Flow Diagram Level 0 Yang
Diusulkan
C. Bagan Alir Sistem Yang diusulkan
SUPERVISOR SALES
Mulai
Menerima
order
penjualan dari
customer
3Digunakan untuk
acuan penagihan
Order penjualan
Pengecekan
Buat
FSPK
2
2 1
FSPK
Tunai
Simpan LPT
Cetak LPT
Simpan LPK
Cetak LPKLPK
2
1
LPT
2
1
LPK
T
27
25
Input Data
Customer
Simpan Data
CustomerData
Customer
Ada
Cek barang
Melakukan
pengecekan ke
DatabaseData
Barang
Tidak
melakukan
transaksi
Tidak ada
Jenis
Penjualan
Kredit
2
1
FPT
1
Input FPT
Simpan FPT
Cetak FPT
FPT
2 1
FPK
5
Input FPK
Simpan FPK
Cetak FPKFPK
Simpan Data
Customer
Input Data
Customer
LPT
24
T
Menginformasikan
untuk melakukan
penagihan atas
acuan dok. FSPK 2
ke Delivery
15
2 1
KPP
T
Simpan KPP
KPPCetak KPP
Input KPP
7
26
Input cek
Database barang
Input LPT
Input LPK
2
FSPK 1
1
Fotocopy
KTP,KK & Slip
gaji
43
2 1
KPP
Gambar 16 Bagan Alir Sistem Usulan (1)
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
7
3
COSTUMER
Mengisi
FSPK
& menyerahkan
fotocopy KTP &
KK
3
2
Mengotorisasi dan
menyerahkan KPP 1
dan membayar
pelunasan penjualan
kredit
17
Bersama
Dgn uang
2
FSPK 1Fotocopy
KTP & KK
16
1
FPT
1
Melakukan
Pembayaran
4
Bersama
Dgn uang
9
1
FPT
1
FPK
5
Melakukan
Pembayaran
1
FPK
6
Bersama
Dgn uang
Bayar ?
Ya
Tidak
Pembayaran
ditunda sesuai
perjanjian
18
19
Bayar ?
Sesuai
perjanjian tidak
bayar diambil
kembali barang
21
Ya
Tidak
2 1
FSPK
Mengotorisasi dan
menyerahkan KPP1
dan membayar
pelunasan penjualan
kredit
20
Menyimpan
barang dan
mengotorisasi
SOP
10
Memeriksa
barang
Sesuai
Tidak sesuai
Menyerahkan
kembali
untuk
dilengkapi
11
14
Bersama
Dgn uang
T
32
1
SOP
T
T
43
2 1
KPP
32
1
SOP
32
SOP 1
(otorisasi)
43
2 1
KPP
43
2KPP 1
(otorisasi)
2 1
SOP
43
2KPP 1
(otorisasi)
43
2KPP 1
(tak tertagih)
43
2 1
KPP
Gambar 17 Bagan Alir Sistem Usulan (2)
WAREHOUSE
7
DELIVERY
Melakukan
Penagihan
15
16
10
Menyerahkan
Otorisasi SOP
ke Warehouse
17
Bersama
Dgn uang
Menyerahkan ke
Spv. Accounting,
Spv sales dan
Spv Finance
Bersama
Dgn uang
22
Bersama
Dgn uang
20
21
Diserahkan ke
Warehouse
23
Input SOP
Simpan SOP
Cetak SOPSOP
Ke Warehouse
Status
barang
T
Mensortir
banyak
barang
Input Data
Barang
Simpan Data
Barang
Data
Barang
26
Input status
pengiriman barang
Input status
pengiriman barang
9
Update Status
Barang
12
Melengkapi
kekurangan
barang
13
13
14
T
Diserahkan ke
Spv. Sales
18
19
Melakukan
penagihan
setelah habis
masa tenggang
Diserahkan ke
Spv. sales
T
8
T
12
11
FPK 2
FPT 2
43
2 1
SOP
8
23
1
SOP
23
1
SOP
32
1
SOP3
SOP 2
otorisasi)
43
2 1
KPP
43
2 1
KPP
43
2 1
KPP
43
KPP 2
(otorisasi)4
3KPP 2
(otorisasi)
43
2KPP 1
(tak tertagih)
43
KPP 2
(otorisasi)
23
1
SOP
23
1
SOP4
32
1
KPP
Gambar 18 Bagan Alir Sistem Usulan (3)
SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER
29
Selesai
27
T
T
6
Bersama
Dgn uang
25
Buat
Jurnal Umum
Simpan
Juranl Umum
Posting ke
Buku Besar Umum
Simpan
Buku Besar Umum
Jurnal
Umum
Buku
Besar
24
SUPERVISOR FINANCE
Input BPK
Simpan BPK
Cetak BPK
1
FPT
BPK
Mengotorisasi FPT dan
mengembalikannya ke
Customer
FPT Otorisasi
Ke Customer
Input BPK
Simpan BPK
Cetak BPK
1
KPP
BPK
T
Input BPK
Simpan BPK
Cetak BPK
1
FPK
BPK
Mengotorisasi FPK dan
mengembalikannya ke
Customer
FPK Otorisasi
Ke Customer
BPK
4
Bersama
Dgn uang
28
Bersama
Dgn uang
22
LPTLPK
BPK
28
Keterangan:
FPT = Faktur Penjualan Tunai
FPK = Faktur Penjualan Kredit
FSPK = Formulir Syarat Penjualan Kredit
LPT = Laporan Penjualan Tunai
LPK = Laporan Penjualan Kredit
KPP = Kwitansi Penagihan Piutang
SOP = Surat Order Pengiriman
DB = Data barang
BPK = Bukti Penerimaan Kas
BKB = Bukti Kurang Barang
KPP 1
(tidak tertagih)
23
Input KPP
(Taktertagih)
T
Buat Laporan
pendukung piutang
Simpan Laporan
pendukung piutang
Cetak Laporan
pendukung piutang
29T
Cetak Jurnal umum,
buku besar umum
1
Laporan pendukung
piutang
30
Buku Besar umum 2Buku Besar umum 1
Jurnal Umum 2
Jurnal Umum 1
2
1
Laporan pendukung
piutang
LPK 1
LPT 1
Gambar 19 Bagan Alir Sistem Usulan (4)
D. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship
Diagram) Yang Diusulkan
BPK
Catat
Jurnal Umum
Tanggal
No.Bukti
Ref.
Keterangan
Debit
Kredit
Jenis_Transaksi
Diperoleh_Dari
Jumlah_Uang
Tanggal
No. Bukti
Terbilang
Keterangan
N
1
Buku Besar UmumPosting
Tanggal
Ref.
KeteranganDebit
Kredit
Saldo
Nama_Akun
Tanggal
Ref.
Keterangan
Debit
Kredit
Saldo
Nama_Akun
1 1
No._Faktur
Diskon
Uang_pembayaran
Uang_kembalian
Proses KPP
Harga_muka
Total_penjualan
Kode_CustAlamat
Nama_Cust
Keterangan
Sisa_bayar
Tanggal
No._Faktur
No_KPPSisa_Pembayaran
Tanggal
No.Bukti
Ref.Keterangan
Debit
Kredit
DibuatLPP
Tanggal_Jatuh
Tempo
No._Faktur
Nama_Cust
Kode_Cust
Total_bayar
Diskon
Uang_muka
Sisa_Pembayaran
Keterangan
N N
N
1
Total_penjualan
Kode_CustAlamat
Harga_muka
Nama_Cust
Keterangan
Sisa_bayarTanggal
No._FakturNo_KPP
Sisa_Pembayaran
Tanggal_Jatuh
Tempo
Diskon
Uang_muka
Sisa_Pembayaran
No._Faktur
Nama_Cust
Kode_Cust
Total_bayar
Keterangan
Keterangan:
BPK=Bukti Penerimaan Kas
KPP=Kwitansi Penagihan Piutang
LPP=Laporan Pendukung Piutang
Gambar 20 Entity Relationship Diagram usulan
4.2 Perancangan Menu Program
A. Struktur Menu Program
Masuk
Masukan
Keluar
Login
Keluar
Supervisor Sales
Delivery
Warehouse
Supervisor Accounting
Bantuan
Masukan
Bantuan
Keluaran
Bantuan
Jurnal Umum
Buku Besar Umum
Laporan Pendukung
Piutang
Dokumen
Proses
Pengiriman Barang
Data
Menu Utama
Kalkulator
Kalender
Tentang
Profil
Ganti Password
Logout
Perusahaan
Programmer
Supervisor Finance
Proses
Bantuan
Transaksi Bukti Penerimaan Kas
Proses
Keluaran
Data Master Barang
Proses Dokumen
Lock PC
Backup Database
Chat User
Ganti Skin
Kwitansi Penagihan Piutang
Penagihan Piutang Habis Tempo
Penarikan Barang
Laporan Penjualan Kredit
Laporan Penjualan Tunai
Laporan Transaksi Penjualan
Laporan Penjualan
Data Harga Jual
Data
Transaksi
Data Customer
Faktur Jual Tunai
Faktur Jual Kredit
Formulir Syarat Penjualan Kredit
Surat Order Pengiriman
Bantuan
Catatan
KAS
Piutang Dagang
Persedian Barang Dagang
Penjualan
Potongan Tunai
Potongan Dagang
Harga Pokok Penjualan
Franco Gudang
Piutang Tak Tertagih
Surat Tugas Pengiriman
Gambar 21 Struktur Menu Program
Keseluruhan
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
8
B. Menu Program
Gambar 22 Tampilan Menu Utama
C. Menu Program Inputan
Gambar 23 Tampilan Input Data Master
Barang
Gambar 24 Tampilan Input Data Customer
Gambar 25 Tampilan Input Harga Jual
Gambar 26 Tampilan Input Faktur Jual Tunai
Gambar 27 Tampilan Cetak Faktur Jual Tunai
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
9
Gambar 28 Tampilan Input Faktur Jual Kredit
Gambar 29 Tampilan Cetak Faktur Jual Kredit
Gambar 30 Tampilan Input Bukti Penerimaan
Kas
Gambar 31 Tampilan Cetak Bukti Penerimaan
Kas
Gambar 32 Tampilan Jurnal Umum
Gambar 33 Tampilan Buku Besar Umum
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
10
Gambar 34 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Kas
Gambar 35 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Piutang Dagang
Gambar 36 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Persedian Barang Dagang
Gambar 37 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Penjualan
Gambar 38 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Potongan Tunai
Gambar 39 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Potongan Dagang
Gambar 40 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Harga Pokok Penjualan
Gambar 41 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Franco Gudang
Gambar 42 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Piutang Tak Tertagih
Gambar 43 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Piutang Tak Tertagih
Gambar 44 Tampilan Cetak Laporan
Pendukung Piutang
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
11
5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah mempelajari permasalahan yang ada
mengenai Database Management System Penjualan
pada PT Samafitro cabang Bandung, dan berusaha
menerapkan ilmu yang telah didapat dibangku
kuliah dengan mengikuti perkembangan komputer
dan kebutuhan penggunanya, maka bisa diambil
simpulan dan saran untuk kemajuan perusahaan
pada masa yang akan datang.
A. Kegiatan pencatatan transaksi penjualan masih
dilakukan dengan cara membuat perhitungan
transaksinya menggunakan kertas kerja yang
bisa mengakibatkan terjadinya human error,
sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif
dan efisien dan tidak adanya pemisahan kerja
antara bagian keuangan dan bagian akuntansi.
B. Pada struktur organisasi PT Samafitro cabang
Bandung mengalami perubahan, dengan
menambahkan Bagian Supervisor Finance,
mengingat tidak adanya pemisahan fungsi
antara keuangan dan akuntansi. Selain itu
untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan
supaya tidak menghambat jalannya
produktivitas perusahaan dan tidak
tercampurnya data-data yang ada pada bagian
Supervisor Finance dan Supervisor
Accounting. Penulis membuat rancangan
Database Management System Penjualan
berbasis client server dengan sebelumnya
dibuatkan diagram konteks usulan, diagram
arus data usulan, bagan alir sistem usulan,
diagram hubungan entitas dan Normalisasi
dengan menggunakan database SQL Server
2000 dan bahasa pemrograman Microsoft
Visual Basic 6.0, sehingga dengan aplikasi
tersebut dapat menghasilkan informasi yaitu
berupa laporan penjualan tunai, laporan
penjualan kredit pada bagian supervisor sales,
di proses jurnal umum, buku besar umum,
buku besar pembantu piutang pada bagian
supervisor accounting dan output yang
dihasilkan berupa laporan pendukung piutang.
5.2 Saran
Setelah melakukan pembahasan dan penelitian
secara menyeluruh, maka tidak berlebihan kiranya
jika disampaikan saran yang mungkin berguna bagi
perusahaan. Bertitik tolak dari pembahasan diatas
dan berdasarkan simpulan yang telah diutarakan
maka disarankan:
A. Struktur Organisasi dan job description harus
sesuai, tidak boleh terjadi penyalahan dalam
melakukan tugas dan fungsi yang dijabat.
Fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus
dipisah, sehingga dalam pengendaliannya
dapat menghasilkan pembuatan laporan
penjualan dan laporan keuangan yang relevan,
akurat dan tepat waktu. Penulis merancang
Database Management System Penjualan
dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0 dapat membantu dan mempermudah
dalam pembuatan laporan penjualan. Agar
Database Management System Penjualan pada
bagian Supervisor Sales, Warehouse,
Supervisor Finance dan Supervisor
Accounting pada PT Samafitro cabang
Bandung dapat digunakan dengan optimal,
maka perlu adanya dukungan hardware dan
sorfware yang memadai sehingga dapat
dioperasikan dengan kecepatan yang
maksimal.Perusahaan menggunakan
Processor Intel Pentium IV, memory DDR
256MB, Harddisk 40Gb. Perusahaan harus
meng-upgrade memory yang tadinya 256 MB
menjadi 512 MB agar dapat menjalankan
program ini dengan maksimal.
B. Program aplikasi Database Management
System Penjualan yang telah dibuat, dapat
dikembangkan dimasa yang akan datang,
mengingat fasilitas dan kemampuan program
ini masih perlu ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
AW, Imam. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Bagui Sikha & Earp Richard. 2003. Database
Design Using Entity-Relationship
Diagrams. New York: Auerbach
Publications.
Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan
Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk
Professional. Jakarta : Elex Media Komp.
Donald E. Keiso, Jerry J. Weygandt, dkk. 2002.
Penerjemah: Herman Wibowo, Ancella A.
Hermawan. Akuntansi Intermediate.
Jakarta: Erlangga.
Fatansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika
Halim, Abdul. 2004. Akuntansi Sektor Publik
Akuntansi Keuangan Daerah. Jakarta:
Salemba Empat.
Hall, A. James. 2004. Penerjemah: Dewi Fitriasari
dan Deny Arnos Kwary. Sistem Informasi
Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Analisa Kritis Atas
Laporan Keuangan. Jakarta : Raja Graf.
Persada.
HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem.
Yogyakarta: Andi Offset.
HM, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer:
Dasar Ilmu computer, pemrograman,
sistem informasi dan inteligensi buatan.
Yogyakarta: Andi Offset.
http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133 (5
Nopember 2009)
Kadir, Abdul. 2004. Konsep & Tuntunan Praktis
Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
12
Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi,
Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan
Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.
Kurniadi, Adi. 2000. Pemograman Visual Basic
6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Kusrini. 2007. Membangun SIA dengan Visual
Basic & Microsoft SQL server.
Yogyakarta: Andi.
Madcoms. 2005. Aplikasi Database Visual Basic
6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta:
Andi Offsite.
Meleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian
Kualitatif. Bandung: Remaja Rosadakarya.
Syafrizal, Melwin Daulay. 2007. Mengenal
Hardware Software dan Pengelolaan
Instalasi Komputer. Yogyakarta: Andi.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3 Cetakan
3. Jakarta: Salemba Empat.
Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta:
Ghalia Indonesia.
Nugroho, Adi. 2002. Konsep Pengembangan
Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo.
Prasetia, Retna Catur Edi Widodo. 2004.
Interfecing Port Paralel Dan Port Serial
Komputer Dengan Visual Besic 6.0.
Yogyakarta: Andi.
Prijana, 2005. Metode Sampling Terapan.
Bandung: Humaniora
Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server dan Visual
Basic 6.0. Jakarta: Elex Media
Komputindo.
SR Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar
Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
SR Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar
Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
Sopandi, Dede. 2004. Instalasi dan konfigurasi
Jaringan Komputer. Jakarta: Informatika.
Sugiyono. 2001. Metode Penelitian Bisnis (8th ed).
Bandung: Alfabeta.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem formasi Akuntansi
Konsep dan Pengembangan Berbasis
Komputer. Bandung: Linggajaya.
Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi.
Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Sutanta, Edhy. 2005. Pengantar Teknologi
Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sutanta, Edhy. 2002. Analisa Sistem Basis Data.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Hidayat, Syarifudin. 2002. Metodologi Penelitian.
Jakarta: Salemba Empat.
Yunus, Hadori dan Harnanto. 2004. Akuntansi
Keuangan Lanjutan Edisi Pertama.
Yogyakarta: BPFE.
Yuswanto. 2005. Pemograman Client Server
Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta:
Pustaka Raya.
PENULIS Nama Lengkap : Agus Muchtar
Tempat Lahir : Kuningan
Tanggal Lahir : 17 Agustus 1987
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Jln. Pramuka No. 39
RT22/RW04 Kuningan 45571
No. HP : 081322222344