perancangan sistem informasi penggelolaan lembaga kursus
TRANSCRIPT
KAJIAN AKUNTANSI Universitas Islam Bandung
Volume 18 No 2, September 2017 PP 107-123
107
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course 1Riandy Pratama,
2 Magnaz Lestari Oktaroza,
3Nunung Nurhayati
1,2,3Prodi Akuntansi, Fakultas Ilmu Ekonomi dan Bisnis, Universitas Islam Bandung,
email: [email protected] ,
Abstract. The Des-it Course course institution is one of the course institutions in Cimahi
where business activities are providing educational services, by providing guidance on
each lesson and developing the skills that interest students. The information system
applied to the Des-it Course Course Institution has not run effectively. It is characterized
by unclear organizational structure and job descriptions, incomplete supporting
documents, absence of reports on activities carried out, lack of clarity of procedures and
policies and completion of tasks that are not on time. Based on this, this study aims to
analyze information systems that are running in the Des-it Course Course Institute, find
out the weaknesses that exist in the existing system, know how to design information
systems that support every activity that is running and the Des Course Institute needs -it
Course. The system development method carried out in this study is the System
Development Life Cycle (SDLC) using the FAST-System Design Strategies approach.
The results obtained from the analysis and design that have been carried out by
researchers are in the form of information systems management of course institutions
consisting of registration information systems, Teacher Placement Information Systems,
Payroll Information Systems, Information Systems implementation courses that can
support the operational needs of the Des-it Course Course both online and pores batches.
Keywords: Registration Information System, Teacher Placement Information
System, Payroll Information System, Information System for implementing Course
institutions.
Abstrak. Lembaga kursus Des-it Course merupakan salah satu lembaga kursus yang ada
di kota Cimahi dimana aktivitas bisnisnya adalah memberikan pelayanan Pendidikan,
dengan cara memberikan bimbingan atas setiap pelajaran dan mengembangkan keahlian
yang diminati peserta didiknya. Sistem informasi yang diterapkan pada Lembaga Kursus
Des-it Course belum berjalan secara efektif hal ini ditandai ketidak jelasan struktur
organisasi dan jobdesk, kurang lengkapnya dokumen-dokumen pendukung, tidak adanya
laporan atas kegiatan yang dijalankan, kurang jelasnya prosedur serta kebijakan dan
penyelesaian tugas yang tidak tepat waktu. Berdasarkan hal tersebut, maka penelitian ini
bertujuan untuk menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan di Lembaga
Kursus Des-it Course, mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem
yang ada, mengetahui bagaimana rancangan sistem informasi yang mendukung setiap
aktivitas yang berjalan dan dibutuhkan Lembaga Kursus Des-it Course. Metode
pengembangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah System Development
Life Cycle (SDLC) dengan menggunakan pendekatan FAST- System Design Strategies.
Hasil yang diperoeh dari analisis dan perancangan yang telah dilakukan peneliti adalah
berupa sistem informasi pengelolaan lembaga kursus yang terdiri dari sistem informasi
pendaftaran, Sistem Informasi Penempatan pengajar, Sistem Informasi Penggajian,
Sistem informasi pelaksanaan lembaga Kursus yang mampu menunjang kebutuhan
operasional Lembaga Kursus Des-it Course baik secara online dan batch porses.
Kata Kunci : Sistem Informasi Pendaftaran, Sistem Informasi Penempatan pengajar,
Sistem Informasi Penggajian, Sistem informasi pelaksanaan lembaga Kursus.
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│108
Vol.18 No.2 September 2017
A. Pendahuluan
Penggunaan sistem informasi pada zaman ini sangat berkembang pesat dan
cepat, sistem informasi berperan penting dalam mendukung menejement dalam
menjalankan setiap lini kegiatan oprasional perusahaan. Menurut Haryono (2014)
selaku pakar sistem informasi akuntansi menyatakan bahwa telah terjadi pergeseran
trend ke knowledge-base work, perubahan pada transaction pocessing work dari
otomatisasi ke computing adventage. Dunia pendidikan pun telah menggunakan sistem
informasi dalam peningkatan mutu pendidikan nasional.
Pemerintah Indonesia telah menggunakan sistem informasi untuk dapat
meningkatkan mutu pelayanan pendidikan nasional. Salah satu program pemerintah
yang sudah didukung oleh sistem informasi adalah Seleksi Bersama Masuk Peguruan
Tinggi Nasional atau sering disingkat menjadi SBMPTN dimana sistem pendaftaran
seleksi, pengumuman seleksi, penilaian dan pembayaran dilakukan secara online dan
computing adventage. Menurut Masoem (UI Press 1997) selaku ketua tim pengolah
data dan pelaporan UMPTN RAYON A, B dan C menyatakan bahwa perhitungan
pada SMPTN menggunakan skor nasional. Penelitian yang dilakukan oleh Paramadina
Publik Polici Institute (PPPI) megenai tingkat penggunaan jasa layanan pendidikan
dan permasalahannya, terdapat 51,4% siswa SD dan 37% siswa SMP mengikuti les
tambahan diluar sekolah. Alasan siswa mengikuti les diluar sekolah menurut survei ini
yaitu : kurang fahamnya materi di kelas, agar mendapat nilai bagus, ingin menguasai
materi tertentu, perintah orang tua, dan agar memiliki banyak teman.
Hingga kini masih banyak tempat- tempat Bimbingan Belajar dengan nama
baru bermunculan dengan menawarkan berbagai macam program unggulan.
Bimbingan Belajar menjadi lahan yang subur bagi bisnis pendidikan. Berdasarkan data
Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan Indonesia, pada tahun 2017 tercatat,
lembaga bimbingan belajar sebanyak 19.808 yang tersebar dari berbagai provinsi di
indonesia, sebanyak 13.708 lembaga atau sekitar 62,20% diantaranya telah memiliki
izin operasi. Sementara jumlah peserta didik lembaga kursus di indonesia berkisar
149.640 orang. Dalam misi peningkatan pelayanan banyak lembaga bimbingan belajar
yang menggunakan sistem informasi. Ganesha Operation (GO), Sony Sugema Collage
(SSC), Primagama, dan Tridaya sudah mulai menggungakan sistem informasi berupa
website resmi yang memudahkan siswa atau pihak publik untuk mendapat informasi
seputar program dan layanan yang ada.
Lembaga bimbinga belajar Des-it Course merupakan salah satu dari banyaknya
tempat kursus private yang ada di kota Cimahi. Des-it Course menyediakan mata
pelajar kursus yang beragam yakni terdiri dari mata pelajaran kursus teknik dan
akademik. Dari segi biaya kursus yang di bebankan pun relatif lebih murah dari tempat
kursus yang sejenisnya. Berdasarkan wawancara bersama bagian admninistrasi,
keuangan dan owner, terdapat banyak masalah yang berkaitan dengan sistem informasi
yang dijalankan di Lembaga Kursus Des-it Coures. Ramdhani achmad (2016) selaku
bagian administrasi menyatakan bahwa sistem pendaftaran siswa baru dan sistem
informasi penempatan pengajar yang ada sering tekendala karena data pendaftaran
tidak terdokumentasikan dengan benar serta tidak terkendalinya persediaan buku saku.
Menurut Nabila (2016) selaku bagian keuangan menyatakan bahwa kurangnya
pengendalian atas pendokumentasian kuitansi pembayaran, baik kuitansi pembayaran
kursus/pendaftaran dan kuitansi gaji pengajar.
109│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
yang dijalan oleh Lembaga Kursus Des-it Course masih belum berjalan secara
optimal diantaranya seperti : ketidak jelasan struktur organisasi dan jobdesk, kurang
lengkapnya dokumen-dokumen pendukung, tidak adanya laporan atas kegiatan yang
dijalankan, kurang jelasnya prosedur serta kebijakan dan penyelesaian tugas yang
tidak tepat waktu.hal ini mengakibatkan sistem informasi tidak dapat menghasilkan
informasi yang akurat.
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, diperlukan solusi yang tepat dalam
menyelesaikan masalah-masalah yang ada, sehingga permasalah ini tidak
menimbulkan dampak yang besar. Dengan ini, peneliti merancang proses dan prosedur
demi terciptanya menejerial yang baik atas setiap kegiatan pada Lembaga Kursus Des-
it Course. Maka Penulis melakukan penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem
Informasi Pengelolaan Lembaga Kurus Des-It Course”.
B. Landasan Teori
Sistem informasi akademik
Menurut Adnyana (2016:51) “Sistem Informasi Akademik adalah aplikasi yang
dirancang dan dibuat untuk mengolah datadata yang berhubungan dengan informasi
akademik, meliputi data mahasiswa, karyawan, rekaman prestasi, kurikulum, dan
jadwal perkuliahan.” Menurut Indrayani (2011:53) mendefinisikan sistem informasi
sebagai : “Sistem Informasi Akademik (SIA) dihimpun dari berbagai macam data yang
dikelola dan diproses se-otomatis mungkin dengan alat dan metoda sehingga
menghasilkan informasi yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan akademis.”
Menurut Noya (2014:9) menyatakan bahwa sistem informasi akademik adalah sebagai
berikut :
Sistem informasi akademik dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang
dirancang untuk memenuhi kebutuhan Akademik yang menginginkan layanan
pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan,
daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya.
Berdasarkan uraian diatas maka dapat di simpulkan bahwa sistem informasi
akademik adalah sistem baik itu sistem komputer atau sistem manual yang dirancang
sesuai dengan proses bisnis yang berjalan pada bagian akdemik untuk meningkatkan
kinerja, kualitas pelayanan kegiatan akademisi.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Raymond dan Schell (2011:244) “Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (Human Resources Information Subsystem-HRIS) memberikan informasi
kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia
perusahaan”. Menurut Mangkuprawira (2011:65) Menyatakan bahwa :
Perencanaan SDM merupakan suatu proyeksi bagaimana suatu perusahaan
merencanakan untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya manusia, dengan
mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal global. Perencanaan SDM
melibatkan rancangan pekerjaan, rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, promosi
dan kebijakan pekerjaan.
Sistem Informasi Penggajian
Definisi sistem informasi penggajian menurut Krismiaji (2005:25) :
Sistem informasi penggajian adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan
pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan
perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses dan menghasilkan output
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│110
Vol.18 No.2 September 2017
berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan.
C. Metode Penelitian
Teknik penelitian yang digunakan adalah teknik penelitian deskriptif analisis.
Teknik penelitian deskriptif analisis merupakan suatu teknik penelitian yang dilakukan
dengan cara membandingkan data-data atau dokumen dan info yang diperoleh dengan
cara membandingkan dengan fenomena yang terjadi dilapangan. Penelitian ini
dilakukan melalui tahapan system development life cycle (SDLC) dengan
menggunakan metode pengembangan sistem FAST (frame work for the application of
system technique) dan teknik pengembangan JAD (Joint application Development)
serta menggunakan fasilitas JRP (Joint Requirements Planning).Menurut Jeffrey
Whitten (2007:71) menyatakan bahwa metode FAST adalah : FAST is agile
framework that us flexible enought to provide for diffrent type of project and
strategies. Menurut Jeffrey Whitten (2008:370) menyatakan bahwa JAD adalah joint
application development (JAD) is a technique that complements other systems analysis
and design techniques by emphasizing participative development among system
owners, users, designers, and builder. Sedangkan JRP Menurut Jeffrey Whitten
(2008:122) menyatakan bahwa JRP adalah Joint Requirements Planning (JRP) he use
of facilitated workshops to bring together all of the system owners, users, and
analysts and some systems designers and builders to jointly perform systems analysis.
Metode JRP dalam pengembangan sistem mengunakan workshop sebagai fasilitas
untuk melibatkan pemilik sistem, pengguna sistem (user) dan analys sistem untuk
bertanggung jawab dan terlibat langsung terhadap kegiatan pengembangan sistem
dalam sebuah workshop.
D. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Tabel 1. Perbandingan Sistem Informasi Yang Sedang Ditetapkan dan Sistem Baru
NO Model Sistem yang
sedang diterapkan
Rancangan Sistem Baru Alasan
Model Permasalahan Umum
1 Struktur Organisasi
Tidak adanya Bagian
yang khusus
menangani kegiatan
akademik dan kegiatan
pengelolaan sumber
daya manusia
Merancang Struktur
Organisasi yang
mencantumkan bagian
Akademik dan bagian HRD
struktur organisasi yang
baru dapat dilihat pada
gambar 4.32
Pemisahan fungsi
yang tepat dapat
meminimalisir
terjadinya kecurangan
ataupun kesalahan
dalam pengelolaan
data akademik
maupun pengelolaan
sumber daya
manusia.
2 JobDescription
Belum adanya
Jobdescription yang
mendukung fungsi
akademik dan fungsi
SDM
Merancang Job Description
yang dapat
mendeskripsikan tugas
pokok dari bagian
akademik dan bagiian
SDM. Jobdescription dapat
dilihat pada tabel 4.8
Dengan adanya
jobdescription yang
jelas, akan dapat
membantu bagian/
divisi yang ada dalam
penyelesaian
tugasnya.
111│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
PENDAFTARAN
1 a.Pendaftaran Siswa
formulir pendaftaran
kurang informatif
karena tidak
mencantumkan list
biaya yang tepat.
Merancang kembali
formulir Pendaftaran
dengan mengeluarkan/
menghapus data biaya dan
membuat formulir metode
pembayaran. Formulir
pendaftaran online dapat di
lihat pada gambar 4.40-
4.43. untuk formulir metode
pembayaran dapat di lihat
pada gambar 4.53
Formulir pendaftaran
merupaka dokumen
inti dalam bisnis
lembaga kursus.
Apabila tidak
dirancang dengan
format yang baik,
akan mengakibatkan
informasi yang tidak
akurat
2 Format formulir
pendaftaran tidak
mencatumkan kolom
otorisasi petugas
administrasi, untuk
memastikan bahwa
formulir itu benar-
benar dikeluarkan oleh
lembaga kursus.
Merancang kembali format
formulir pendaftaran.
Formulir pendaftaran online
dapat dilihat pada gambar
4.40-4.43.
Formulir pendaftaran
merupakan dokumen
inti dalam bisnis
lembaga kursus.
Apabila tidak
dirancang dengan
format yang baik,
akan mengakibatkan
informasi yang tidak
akurat
Kolom program kursus,
hari kursus, dan waktu
kursus tidak
mencerminkan data
yang sebenarnya.
Merancang kembali format
formulir pendaftaran.
Formulir pendaftaran online
dapat dilihat pada gambar
4.40-4.43.
Formulir pendaftaran
merupakan dokumen
inti dalam bisnis
lembaga kursus.
Apabila tidak
dirancang dengan
format yang baik,
akan mengakibatkan
informasi yang tidak
akurat
3 Tidak memiliki bukti
pembayaran yang
sering hilang
Adanya formulir
konfirmasi pembayaran
yang memungkinkan
mengupload dan
mendownload bukti
pembayaran.
Jika bukti
pembayaran tidak sah
maka, transaksi
pembayaran tersebut
dikatakan tidak sah
pula, maka bukti
pembayaran harus
dirancang dengan
format yang baik.
4 Sistem informasi
pendaftaran tidak di
dukung
pendokumentasian
yang baik.
Sistem informasi
pendaftaran yang
dirancang telah
mendukung
pendokumentasian yang
baik dengan di
Data pendaftaran
yang ada harus
didokumentasikan
dengan baik, agar
tidak menghambat
pemrosesan data.
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│112
Vol.18 No.2 September 2017
rancangkannya database
yang terintegrasi.
5 Tidak mendukung
adanya sistem
pendaftaran siswa
secara online.
Sudah mendukung
adanya sistem
pendaftaran online
Bila di dukung
dengan sistem
internet maka
cakupan pemasaran
akan lebih luas dan
tidak adanya batasan
tempat bagi calon
siswa untuk
mendaftar pada
lembaga kursus.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
PENEMPATAN PENGAJAR
1 Dalam data
pendaftaran tidak
mencantumkan data
hari,jam yang berkaitan
dengan mata pelajaran
kursusu.
Di rancangkan tabel
Jadwal Request dan
tabel draf Jadwal
request. Tabel ini daapat
dilihat pada gambar 4.83
dan gambar 4.84
Apabila tidak adanya
dokumen draf jadwal
pengajar yang jelas
maka akan
menghambat proses
penempatan pengajar.
2 Tidak adanya
pengarsipan atas data
penugasan yang ada.
Di rancangkan tabel
penugasan pengajar.
tabel penugasan
pengajar terdapat pada
gambar 4.90
Pendokumentasian
data yang baik akan
menghasilkan
informasi yang baik
pula.
3 Bagian administrasi
tidak pernah
menyimpan dokumen
penugasan sehingga
sulit dalam
menentukan petugas
mana yang telah di
tugaskan.
Dirancangkan tabel
penempatan pengajar
tabel. penempatan
pengajar dapat di lihat
pada gambar 4.88
Bila di dukung
dengan sistem
internet maka
cakupan pemasaran
akan lebih luas dan
tidak adanya batasan
tempat bagi calon
siswa untuk
menikmati layanan
lembaga kursus.
4 Tidak adanya output
berupa laporan
penugasan pengajar.
Di rancangkan laporan
penugasan pengajar.
rancangan laporan ini
dapat dilihat pada
gambar 4.96
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada dan
untuk mengetahui
seberapa banyak
pengajar yang telah
ditugaskan.
113│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
PELAKSANAAN KURSUS
1 Tidak adanya output
berupa laporan
kehadiran pengajar
data ini diarsipkan di
bagian administrasi.
Sistem informasi
pelaksanaan krursus
telah mendukung
adanya laporan
kehadiran pengajar yang
dapat di akses oleh
petugas administrasi
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada.
2 Dokumen Daftar
kehadiran pengajar
membutuhkan watu
yang lama dalam
validasi data.karena
terkadang siswa tidak
mengirimkan data
khadiran yang terdapat
pada buku saku ke
bagian administrasi
dengan cepat.
Sistem informasi
pelaksanaan kursus telah
dilengkapi dengan tabel
pelaksanaan kursus yang
dapat memonitoring sisa
pertemuan kursus
dengan sistem validasi
data kehdiran secara
online.
Data pendaftaran
yang ada harus
didokumentasikan
dengan baik, agar
tidak menghambat
pemrosesan data.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
1 Dokumen bukti
penggajian sering
hilang.
Sistem informasi
penggajian yang
dirancang telah di
dukung dengan
rancangan database yang
terintegrasi. Sehingga
memungkinkan slip gaji
terupload dalam
database.
Pendokumentasian
data yang baik akan
menghasilkan
informasi yang baik
pula.
2 Kwitansi penggajian
pengajar tidak
dilengkapi nomor urut
tercetak
Dirancangkannya Slip
Gaji
Jika bukti
pembayaran tidak sah
maka, transaksi
pembayaran tersebut
dikatakan tidak sah
pula, maka bukti
pembayaran harus
dirancang dengan
format yang baik
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
REQRUITMENT PENGAJAR
1 Permohonan pengajar
baru hanya berupa
lisan, sehingga sering
terjadi miss
komunikasi antara adm
dan pemasaran.
Telah dirancangkan
formulir permohonan
pengajar baru. Formulir
ini dapat dilihat pada
gambar 4.125
Data pendaftaran
yang ada harus
didokumentasikan
dengan baik, agar
tidak menghambat
pemrosesan data.
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│114
Vol.18 No.2 September 2017
2. Tidak ada bukti fisik
yang menyatakan
pelamar lolos seleksi.
Dirancangkan bukti
lolos seleksi
administrasi, bukti lolos
seleksi interview.
Bukti lolos seleksi
administrasi dapat
dilihat pada gambar
4.134 dan 4.135. bukti
lolos seleksi interview
dapat dilihat pada
gambar 4.39 dan 4.40
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada.
3 Tidak adanya surat
perikatan/ MOU
Dirancangkan Dokumen
MOU, dokumen MOU
dapat dilihat pada gambar
4.141- 4.144
MOU berkekuatan
hukum, sehingga
apabila terjadi sebuah
pelanggaran terhadap
MOU maka kedua
pihak dapat
menggugat
4 Owner tidak
mengetahui jumalah
pengajar yang masuk
di tahun yang
bersangkutan.
Dirancangkan laporan
pengajar baru. Laporan
pengajar baru dapat
dilihat pada gambar 4.160
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada dan
sebagai bahan kontrol
dari jumlah pengajar
yang masuk setiap
tahunnya.
5 Daftar calon pelamar
lolos seleksi
administrasi tidak di
arsipkan
Dibuatkan laporan
pelamar lolos seleksi
administrasi. Laporan ini
dapat di lihat pada
gambar 4.158
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada dan
sebagai bahan kontrol
dari jumlah pengajar
yang lolos seleksi
administrasi.
6 Daftar calon pelamar
lolos seleksi interview
tidak di arsipkan
Dibuatkan laporan
pelamar lolos seleksi
interview. 4.159
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada dan
115│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
sebagai bahan kontrol
dari jumlah pengajar
yang masuk setiap
tahunnya.
7 Sistem reqruitment
belum mendukung
adanya proses
pendaftaran online
Proses reqruitment telah
didukung adanya
mekanisme penerimaan
pengajar secara online
Bila di dukung
dengan sistem
internet maka
cakupan pemasaran
akan lebih luas dan
tidak adanya batasan
tempat bagi calon
siswa untuk
mendaftar pada
lembaga kursus.
NO Model Sistem yang
sedang diterapkan
Rancangan Sistem Baru Alasan
Model Permasalahan Umum
1 Struktur Organisasi
Tidak adanya Bagian
yang khusus
menangani kegiatan
akademik dan kegiatan
pengelolaan sumber
daya manusia
Merancang Struktur
Organisasi yang
mencantumkan bagian
Akademik dan bagian HRD
Pemisahan fungsi
yang tepat dapat
meminimalisir
terjadinya kecurangan
ataupun kesalahan
dalam pengelolaan
data akademik
maupun pengelolaan
sumber daya
manusia.
2 JobDescription
Belum adanya
Jobdescription yang
mendukung fungsi
akademik dan fungsi
SDM
Merancang Job Description
yang dapat
mendeskripsikan tugas
pokok dari bagian
akademik dan bagiian SDM
Dengan adanya
jobdescription yang
jelas, akan dapat
membantu bagian/
divisi yang ada dalam
penyelesaian
tugasnya.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
PENDAFTARAN
1 a.Pendaftaran Siswa
formulir pendaftaran
kurang informatif
karena tidak
mencantumkan list
biaya yang tepat, serta
Kolom program kursus,
hari kursus, dan waktu
kursus tidak
mencerminkan data
yang sebenarnya.
Merancang kembali
formulir Pendaftaran
dengan mengeluarkan/
menghapus data biaya dan
membuat formulir metode
pembayaran.
Formulir pendaftaran
merupaka dokumen
inti dalam bisnis
lembaga kursus.
Apabila tidak
dirancang dengan
format yang baik,
akan mengakibatkan
informasi yang tidak
akurat
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│116
Vol.18 No.2 September 2017
2 Format formulir
pendaftaran tidak
mencatumkan kolom
otorisasi petugas
administrasi, untuk
memastikan bahwa
formulir itu benar-
benar dikeluarkan oleh
lembaga kursus.
Merancang kembali
formulir pendaftaran
dengan menambahkan
kolom otorisasi untuk
petugas administrasi, dan
menghapus kolom tanda-
tangan orang tua.
Formulir pendaftaran
merupakan dokumen
inti dalam bisnis
lembaga kursus.
Apabila tidak
dirancang dengan
format yang baik,
akan mengakibatkan
informasi yang tidak
akurat
3 Tidak memiliki bukti
pembayaran yang
terstandarisasi
Merancang bukti
pembayaran
kursus,pendaftaran,cicila
yang terstandarisasi
Jika bukti
pembayaran tidak sah
maka, transaksi
pembayaran tersebut
dikatakan tidak sah
pula, maka bukti
pembayaran harus
dirancang dengan
format yang baik.
4 Sistem informasi
pendaftaran tidak di
dukung
pendokumentasian
yang baik.
Sistem informasi
pendaftaran yang
dirancang telah
mendukung
pendokumentasian yang
baik dengan di
rancangkanya database
yang terintegrasi.
Data pendaftaran
yang ada harus
didokumentasikan
dengan baik, agar
tidak menghambat
pemrosesan data.
5 Tidak mendukung
adanya sistem
pendaftaran siswa
secara online.
Sudah mendukung
adanya sistem
pendaftaran online
Bila di dukung
dengan sistem
internet maka
cakupan pemasaran
akan lebih luas dan
tidak adanya batasan
tempat bagi calon
siswa untuk
mendaftar pada
lembaga kursus.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
PENEMPATAN PENGAJAR
1 Pembentukan Jadwal
Pelajaran dan Jadwal
mengaja pengajar
memakan waktu yang
lama.
Sistem informasi
penempatan pengajar yang
dirancang, telah di dukung
dengan database draf
jadwal mengajar pengajar
sehingga memudahkan
bagian administrasi dalam
penugasan pengajar.
Apabila tidak adanya
dokumen draf jadwal
pengajar yang jelas
maka akan
menghambat proses
penempatan pengajar.
117│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
2 Sistem informasi
penempatan pengajar
yang diterapkan belum
mendukung
pendokumentasian data
penugasan pengajar
yang baik.
Sistem informasi
penempatan pengajar
yang dirancangkan telah
mendukung
pendokumentasian yang
baik dengan dirancang
sebuah database.
Pendokumentasian
data yang baik akan
menghasilkan
informasi yang baik
pula.
3 Sistem informasi
penempatan pengajar
belum mendukung
proses penempatan
pengajar secara online
Proses penempatan
pengajar dapat
dilakukan online
Bila di dukung
dengan sistem
internet maka
cakupan pemasaran
akan lebih luas dan
tidak adanya batasan
tempat bagi calon
siswa untuk
menikmati layanan
lembaga kursus.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
PELAKSANAAN KURSUS
1 Tidak adanya output
berupa laporan
kehadiran pengajar
data ini diarsipkan di
bagian administrasi.
Sistem informasi
pelaksanaan krursus
telah mendukung
adanya laporan
kehadiran pengajar yang
dapat di akses oleh
petugas administrasi
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada.
2 Dokumen Daftar
kehadiran pengajar
membutuhkan watu
yang lama dalam
validasi data.karena
terkadang siswa tidak
mengirimkan data
khadiran yang terdapat
pada buku saku ke
bagian administrasi
dengan cepat.
Sistem informasi
pelaksanaan kursus telah
dilengkapi dengan tabel
pelaksanaan kursus yang
dapat memonitoring sisa
pertemuan kursus
dengan sistem validasi
data kehdiran secara
online.
Data pendaftaran
yang ada harus
didokumentasikan
dengan baik, agar
tidak menghambat
pemrosesan data.
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
1 Dokumen bukti
penggajian sering
hilang.
Sistem informasi
penggajian yang
dirancang telah di
dukung dengan
rancangan database yang
terintegrasi. Sehingga
memungkinkan slip gaji
terupload dalam
database.
Pendokumentasian
data yang baik akan
menghasilkan
informasi yang baik
pula.
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│118
Vol.18 No.2 September 2017
2 Kwitansi penggajian
pengajar tidak
dilengkapi nomor urut
tercetak
Dirancangkannya Slip
Gaji
Jika bukti
pembayaran tidak sah
maka, transaksi
pembayaran tersebut
dikatakan tidak sah
pula, maka bukti
pembayaran harus
dirancang dengan
format yang baik
MODEL PERMASALAHAN KHUSUS SISTEM INFORMASI
REQRUITMENT PENGAJAR
1 Dokumen data pelamar
tidak di arsipkan
dengan benar
Sistem informasi
reqruitment pengajar
telah didukung dengan
rancangan database yang
terintegrasi.
Data pendaftaran
yang ada harus
didokumentasikan
dengan baik, agar
tidak menghambat
pemrosesan data.
2. Tidak adanya output
berupa laporan atas
transaksi reqruitment
pengajar
Sistem informasi
reqruitment yang
dirancang telah
didukung dengan
adanya fiture cetak
laporan.
Laporan dapat
memudahkan
penggunanya untuk
memahami
kondisi,masalah dan
peluang yang ada.
3 Sistem reqruitment
belum mendukung
adanya proses
pendaftaran online
Proses reqruitment telah
didukung adanya
mekanisme penerimaan
pengajar secara online
Bila di dukung
dengan sistem
internet maka
cakupan pemasaran
akan lebih luas dan
tidak adanya batasan
tempat bagi calon
siswa untuk
mendaftar pada
lembaga kursus.
Tabel 2. Struktur Organisasi Lembaga Kursus Des-It Course
119│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│120
Vol.18 No.2 September 2017
E. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis penulis, maka penulis menyimpulkan sebagai
berikut:
1. Sistem informasi pelaksanaan kursus yakni : pendaftaran kursus, penempatan
pengajar, pelaksanaan kursus dan penerimaan pengajar yang diterapkan
lembaga kursus Des-It Course belum berjalan efekrif dan efisien.
2. Terdapat kelemahan pada sistem informasi pelaksanaan lembaga kursus Des-It
Cours yakni terdiri dari :
Kelemahan pada Sistem informasi Pendaftaran siswa yakni :
Dokumen formulir pendaftaran tidak mencantumkan no urut tercetak dan
kurang informatif.
Tidak adanya laporan atas kegiatan pendaftaran
Bukti pendaftaran berupa dokumen formulir pendaftaran tidak di rangkap
dua.
Kelemahan pada sistem informasi penempatan pengajar
Tidak adanya dokumentasi yang benar tehadap dokumen dokumen
pendukung.
Tidak adanya jadwal mengajar tertulis.
Tidak efisiennya dalam penentuan waktu dan jadwal kursus
Penempatan pengajar terlalu memakan waktu banyak dikarnakan pengajar
yang di tugaskan merespon penugasan dengan lambat.
Tidak adanya laporan atas aktivitas penempatan pengajar
Kelemahan Sistem Penggajian
Kurang jelasnya kebijakan penggunaan matrai
Tidak adanya laporan atas aktivitas penggajian
Buruknya pendokumentasian Bukti keuangan (sllip penggajian)
Kelemahan sistem penerimaan pengajar(reqruitment pengajar)
Tidak adanya dokumen dokumen pendukung yang di dokumentasikan.
Tidak adanya laporan atas aktivitas penerimaan pengajar
3. Sebagai penulis dan designer sistem, penulis merancang sistem informasi
pelaksanaan kursus yang baru dengan menggunakan metode pengembangan
sistem terstruktur yang dikembangkan oleh Jeffrey Whitten and bentley, maka
dibuatlah rancangan sistem secara umum sebagaimana terlihat pada Flowchart
sedangkan rancangan sistem terinci dapat dilihat pada database. Adapun
kelebihan sistem yang diusulkan penulis dibandingkan dengan sistem yang lama
yaitu hasil rancangan sistem informasi pelaksanaan kursus di lembaga kursus
Des-IT Course sudah bebasis website dan dapat menjawab setiap permasalahan
yang dihadapi, sehingga user dapat menikmati layanan administrasi maupun
layanan lainnya yang dapat di akses di media HandPhone atau Leptop dengan
cepat, nyaman dan aman.
121│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
Saran
Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya,
penulis memiliki saran konstruktif kepada pihak Lembaga kursus Des-It Course untuk
mendukung hasil dari perancangan sistem yang baru, yaitu
sebagai berikut :
1. Hasil dari analisis yang telah dilaksanakan, sebaiknya menjadi sebuah
pertimbangan demi memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dapat
menimbulkan suatu resiko pada bagi Lembaga Kursus Des-it Course.
2. Besar harapan penulis agar sistem informasi pengelolaan lembaga kursus yang di
rancang oleh penulis dapat diimplementasikan untuk membantu aktivitas
operasional Lembaga Kursus Des-IT Course.
F. Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan perancangan sistem informasi untuk keunggulan
bersaing perusahaan dan organisasi moderen. Google Book. Yoygakarta. Andi.
Bodnar, George & William Hapwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat.
Damanik, Erikson. Perancangan Sistem Informasi Pembayaran Online menggunakan
PAYMENT GATEWAY. JSM. Vol 13, No 1 (2012),
https://www.mikroskil.ac.id/ejurnal/index.php/jsm/article/view/47. Tanggal
Akses 05 April 2017 pukul 18.00.
Daqiqil, Ibnu Id. 2011. Codeigniter Sebuah Panduan dan Best Practice. .
Academia.edu.http://www.academia.edu/31619899/Framework_Codeigniter_Se
buah_Panduan_dan_Best_Practice. Tanggal Akses 05 Mei 2017 18.00.
Febrida S.W, Nurlianny. Sistem informasi kursus komputer pada LPK BUDIMAN
Semarang. Eprints.dinus.ac.id. http://eprints.dinus.ac.id/12744/. Tanggal akses
06 April 2017 pukul 15.30.
Febrida S.W. Nurlianny. 2014. Sistem Informasi Kursus Komputer pada LPK Budiman
semarang. Eprints. http://eprints.dinus.ac.id/id/eprint/12744.html. Tanggal akses
04 April 2017 pukul 16.12.
Hall, James A. 2011. Accounting Information Systems, Seventh Edition. USA: Cengage
Learning.
Indrayani, Etin. Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).
Jogiyanto. (2005). Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Kendal, Kenneth E & Julie E Kendal. 2011. Systems Analysis and Design, Eight
Edition. USA: Pearson Education.
Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Keempat. Yogyakarta: Unit Penerbit
dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Ladjamudin, AL-Bahra Bin. 2013. Analisis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Mangkuprawira, Tb Sjafri. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, edisi
kedua. Bogor: Ghali Indonesia
Perancangan Sistem Informasi Penggelolaan Lembaga Kursus Des-It Course
│122
Vol.18 No.2 September 2017
Noya, Marlisa. Sistem Informasi Akademik pada Bimbingan Belajar Rumah Terang
Bandung.
Nursyamsi, Muhammad Iqbal. 2016. Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan UD.
SUHANDI BANDUNG.
O’Brien, James A & George M Marakas 2011. Management Information Systems, 10
Edition. New York: McGraw-Hill Irwin.
P, Sumadji, dkk. 2006. Kamus Ekonomi. Wacana Intelektual.
Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadini. 2010. Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Santana, Jaka ,dkk. Sistem informasi akademik lembaga kursus dan pelatihan berbasis
web (studi kasus: LKP GET-HOUSE OF ENGLISH Kabupaten Kuningan Jawa
Barat). Eprints.undip. 39396, http://eprints.undip.ac.id/39396/. Tanggal Akses 05
April 2017 pukul 18.00.
Santana, Jaka.dkk. 2013. Sistem Informasi Akademik Lembaga Kursus dan Pelatihan
Berbasis Web (Studi Kasus: LKP GET-HOUSE OF ENGLISH KABUPATEN
KUNINGAN JAWA BARAT). E-jurnal. http://www.e-
jurnal.com/2013/10/sistem-informasi-akademik-lembaga.html.diakses tanggal 05
Januari 2017 pukul 06.55.
Sekaran, Uma. 2006. Research Methodes for Business buku 1 edisi 4. Jakarta. Salemba
Empat.
Sekaran, Uma. 2006. Research Methodes For Business buku 2 edisi 4. Jakarta. Slemba
Empat.
Septiantari, Putri Wulan. Sistem informasi pembayaran les Pada Lembaga Bimbingan
Belajar Be Excellent Pacitan. Epub.tiunsa.org. Vol 1, No 1 (2013).
https://epub.tiunsa.org/index.php/SistemInformasi/article/view/81. Tanggal
Akses 05 April pukul 19.00.
Septiantasari, Putri Wulan. 2014. Sistem Informasi Pembayaran Les Pada Lembaga
Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan. Ijsn.org. Volume 11,No 2,
http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/387.html. Tanggal akses 04
Janurai 2017 pukul 16.10.
Solichin, Achmad. 2016. Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL. Google
Book.https://play.google.com/books/reader?id=kcD4BQAAQBAJ&hl=id&print
sec=frontcover&pg=GBS.PA1. Tanggal akses 04 Maret 2017 pukul 17.00.
Stair, Ralph M & George W Reynolds. 2012. Fundamentals of Information Systems, Six
Edition. USA: Cengage Learning.
Sugiono. 2015. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan Kombinasi (Mixed
Methods). Bandung : Alfabeta,cv.
Supono & Virdiandry Putratama. 2016. Pemrograman Web dengan Menggunakan PHP
dan Framework Codeigniter. Google Book.
https://books.google.co.id/books?id=QtPODAAAQBAJ&printsec=frontcover&h
l=id&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false. Tanggal
akses 05 Maret 2017 pukul 17.00.
Wardani, Candra Setia. 2014. Sistem Informasi Pendaftaran dan penjadwalan Lembaga
Kursus dan Pelatihan Sinergi Indonesia. Kepo.Unikom.ac.id.
http://kepo.unikom.ac.id/26820/. Tanggal akses 06 April 2017 pukul 14.00.
123│ Riandy Pratama, et al
ISSN : 1693-0164 │ e-ISSN : 2581-074X
Whitten, Jeffrey L & Lonnie D Bantley. 2007. System Analysis and Design Methods,
Seventh Edittion. New York: McGraw-Hill Irwin.
Whitten, Jeffrey L & Lonnie D Bantley. 2008. Introduction to System Analysis and
Design, First Edittion. New York: McGraw-Hill Irwin.
Williams, Brian K & Stacey C Sawyer. 2010. Using Information Technology, Ninth
Edition. New York: McGraw-Hill Irwin.