ii

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA

KEPEGAWAIAN DINAS PERKEBUNAN UPTD.BPT-BUN PROPINSI

SUMATERA BARAT BERBASIS PEMROGRAMAN JAVA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Melisa Aurora

08.11.2132

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

iii

iv

DESEIGN INFORMATION SYSTEM PERSONEL DATA PROCESSING IN DEPARTEMENT ESTATE UPTD-BPT.BUN WEST SUMATERA PROVINCE OF JAVA

BASED

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN DINAS

PERKEBUNAN UPTD.BPT-BUN PROPINSI SUMATERA BARAT BERBASIS

PEMROGRAMAN JAVA

Melisa Aurora

Rum Muhamad Andri Kr, Ir, M.Kom

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Desktop applications into one very important thing to communicate information that

high considering their compatibility as it can be used only to install the application and database

programming. Department of Agriculture of West Sumatra is a government institution which is

engaged in agriculture who want to improve employee performance. Surabaya Agriculture

Department wants to change the system to be better than that now

Based onthe Department of AgricultureSurabayabusinessesengagedin agriculture, the

Human ResourcesInformationSystem. Therefore we needan information system thatcanhandle

theadministrativestaff. Informationsystemthatwill be createdusing this technology-based

desktopprogramming.

The first todo is tocollect dataandanalyze theexisting system, then the authorto

designa system thatcanhelpsolvethe existing problemsin theDepartment ofAgricultureof

WestSumatra. The nextstage ofimplementinga system thathas beendesignedtorun

ondinas.DenganutilizeInformation SystemsOfficeris expectedtoprocess the dataservicewith

abetteremployee. It also canassisttheemployeein makingreports, andconductemployeeperformance

appraisalsfast, accurate, andcorrect.

Keywords:InformationSystemsOfficer,WestSumateraPlantations

1

1. Pendahuluan

Sekarang ini informasi data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau

instansi sering ditemui dalam jumlah besar, sehingga para pimpinan dalam melakukan

pengambilan keputusan harus mempertimbangkan banyak faktor. Penggunaan sistem

informasi tidak akan lepas dari pemakaian peralatan yang dapat mengatasi kelemahan

dalam sistem informasi yang mengandalkan tenaga manusia. Untuk itu perlu suatu

sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan modern sebagai penunjangnya.

Salah satu contohnya yaitu komputer, yang dapat menangani pengolahan data dalam

jumlah yang sangat besar, serta memperkecil kesalahan yang dilakukan.

Data-data UPTD.BPT-BUN Dinas Perkebunan Propinsi Sumatera Barat di

simpan di bagian tata usaha dan akan diolah untuk menghasilakan informasi khusunya

yang berhubungan dengan hak dan kewajiban antara pegawai dan UPTD.BPT-BUN.

Pengolahan data pegawai yang dijalankan bagian tata usaha saat ini telah

mengguanakan teknologi komputer. Namun penggunaan teknologi komputer disana

masih sangat kurang sehingga kurang mendukung pengolahan data pegawai seperti

potongan – potangan saat penerimaan gaji.

Dengan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk mencoba merancang

sebuah sistem informasi yang lebih baik dari sebelumnya dalam suatu tulisan berbentuk

skripsi dengan judul: “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA

KEPEGAWAIAN DINAS PERKEBUNAN UPTD.BPT-BUN PROPINSI SUMATERA

BARAT BERBASIS PEMROGRAMAN JAVA”

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-

elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.1

Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya

berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol. Untuk lebih

jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut:

1 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &

Organisasi Modern, Penerbit ANDI, 2007, hal 4.

2

Tujuan

Mekanisme

Kontrol

TransformasiInput output

Gambar 2.1 Model hubungan elemen-elemen sistem

Menurut Jerry FitzGerald, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.2

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi menurut robert A.Leitch dan K. Roscoe davis M, sistem

informasi adalah,” Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-

laporan yang diperlukan”.3

2.3 Konsep Sistem Kepegawaian

Konsep Sistem yang dianut dalam Sistem Informasi Kepegawaian adalah

Konsep Sinergi dimana konsep ini mengandung pengertian bahwa sistem

mengupayakan agar output dari suatu organisasi lebih besar daripada output individual

atau output masing-masing bagian. Dengan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian para

Pembina Kepegawaian dan pihak-pihak yang terkait dengan pengambilan kebijakan

dalam memiliki informasi yang diperlukan dalam Organisasi seperti :

2Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, Hal 1. 3Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, Hal 11.

3

1. Komposisi Pegawai berdasarkan Pangkat Golongan/Ruang per-sub sektor atau

seluruh pegawai UPTD.BPT-BUN, yang berguna bagi pemetaan pegawai.

2. Komposisi Pegawai berdasarkan Usia per-sub sektor atau seluruh pegawai

UPTD.BPT-BUN, yang berguna bagi persiapan bagi pensiunan dan dasar

penerimaan jumlah pegawai yang diperlukan.

Selanjutnya Henry Simamora (2001 :90) mengemukakan bahwa: Sistem

informasi kepegawaian adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan,

mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah

organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, karekteristik-

karakteristik unit-unit organisasi.

Kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia yaitu Human Resources

Information System (HRIS) sebagai pendukung manajemen sumber daya manusia. HRIS

merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk memperoleh (acquire), menyimpan

(store), memanipulasi (manipulate), menganalisis (analyze), mendapatkan kembali

(retrieve) dan mendistribusikan (distribute) information yang berhubungan dengan

sumber daya manusia untuk kepentingan organisasi.

2.4 Sistem Basis Data

2.4.1 Definisi Basis Data

Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi satu

sama lain dan terorganisais mendasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan

tersimpan pada sebuah hardware komputer.4 Basis data tersimpan di perangkat keras,

serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak.

Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media

penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis

Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan

pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau

penggantian (update) data, serta pembuatan report data.

2.5 Analisis Sistem

Analisis Sistem (system analyst) adalah orang yang menganalisis sistem

(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan

pemakai sistem) untuk mengidentifikasi pemecahan yang beralasan.5

4Rudyanto arief, pemrograman basis data menggunakan transact-SQL dengan microsoft SQL server

200 , Yogyakarta : Andi Offset, 2006, Hal 14.

4

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum

tahap perancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat

penting, karena kesalah didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap

selanjutnya.

2.6 Perancangan Sistem Informasi

perancangan sistem informasi, menceritakan bagaimana menerapkan

pengetahuan tentang sistem informasi kedalam organisasi. Untuk dapat terus maju dan

eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan teknologi dan teori organisasi modern.

Sistem yang efektif dan efesien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam

kompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, akan

tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda.

2.7 Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan prosedur yang harus dilakukan untuk

menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen rancangan sistem yang telah

disetujui, serta menguji, menginstal dan melalui penggunaan sistem yang baru. Secara

umum tujuan dari tahap implementasi ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas

konsep pengembangan sistem yang telah disusun. Dalam tahap ini kegiatan dititik

beratkan pada penelitian apakah konsep sistem yang telah disusun itu dapat

dilaksanakan dengan benar atau tidak.

Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem adalah sebagai berikut:

1. Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak dan perangkat keras

dalam bentuk jaringan sistem informasi terpusat (integrated information system)

agar dapat diolah sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.

2. Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolahan data sekaligus

penyajiinformasi yang dibutuhkan.

3. Melakukan penerapan serta peralihan sistem lama ke sistem yang baru sebagai

keputusan terakhir dalam tahap pembangunan/pengembangan sistem informasi

yang dibarengi dengan pembuatan laporan pengembangan sistem untuk

keperluan pemakai.

2.8 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.8.1 Java

Java adalah bahasa pemograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer

termasuk telepon gemggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James Gosling saat masih

5Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, Hal 64.

5

bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis tahun

1995. Bahasa ini banyak mengadopsi sintaksis yang terdapat pada C dan C++ namun

dengan sintaksis model objek yang lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras

bawah yang minimal. Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-

code (bytecode) dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM). Java

merupakan bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose),

dan secara khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal

mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu berjalan di

beberapa platform sistem operasi yang berbeda.

2.8.2 Netbeans

NetBeans merupakan sebuah proyek kode terbuka yang sukses dengan

pengguna yang sangat luas, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100

mitra (dan terus bertambah!). Sun Microsystems mendirikan proyek kode terbuka

NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua

produk : NetBeans IDE dan NetBeans Platform.

2.8.3 MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau

yang dikenal dengan DBMS(database management system), database ini multithread, multi-

user.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Inilah yang kerjakan analisis sistem yaitu menganalisis sistem untuk menemukan

kelemahan-kelemahannya sehingga dapat disebut perbaikan.

3.1.1 Identifikasi Masalah

3.1.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan

ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control,

eficiency, dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah

utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah

utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja

a. Analisis Kinerja (Performance)

Pemberian gaji pada sistem manual menyebabkan antrian dalam melayani

pegawai. Setiap pegawai dilayani 15 menit padahal jumlah pegawai 30 orang. Dari

kesimpulan data yang diperoleh maka jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan ialah

6

dapat melayani 30 orang dalam waktu 15 menit dan memiliki respon time 7 jam 30

menit padahal jam kerja ada 7 jam.

Melihat kondisi dan situasi di lapangan kinerja bagian keungan khusunya

bendahara UPTD BPT-BUN dalam melayani penggajian pegawai masih bersifat manual

sehingga masih kurang efektif jika di tinjau dari troughput dan respon time.

b. Analisis Informasi (informasi)

Akurat : Kurang akuratnya data pegawai lama dengan data pegawai yang baru.

Relevan : Informasi data kepegawaian tidak sesuai antara gaji dengan golongan.

Tepat waktu : sistem manual pada penggajian menyebabkan keterlambatan

penerimaan gaji yang seharusnya tanggal 1 menjadi tanggal 3, dalam setahun rata –

rata terjadi keterlambatan 5 kali penerimaan gaji.

c. Analisis Ekonomi (Economics)

Pengolahan data pegawai yang masih manual menggunakan kertas dan butuh

lemari untuk media penyimpanan dengan adanya sistem baru yang tidak menggunakan

lemari jadi lebih menguntungkan bagi UPTD dan ruangan bisa di pakai untuk keperluan

yang lain.

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Jenis kedua yaitu kebutuhan nonfungsional yaitu kebutuhan yang berisi

properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, yaitu :

1. Operasional

a. Menggunakan sistem operasi windows XP profesional

b. Intel Celeron 440

c. RAM Visipro DDR2 1GB PC6400

d. HDD 160 GB Seagata

e. Printer Pixma 1200 untuk mencetak transaksi, laporan, dan laporan bulanan

2. Keamanan

Sistem aplikasi maupun databasenya dilengkapi password untuk masing –

masing user yang menggunakan aplikasi.

3. Informasi

Digunakan untuk menginformasikan apabila terjadi kesalahan dalam

memasukkan password.

3.2 Perancangan Sistem

Sistem yang dimaksud disini adalah sistem yang berjalan saat ini dan

merupakan suatu urutan kegiatan yang berjalan didalam UPTD untuk selanjutnya

digunakan sebagai input dalam pengolahan data.

7

3.2.1 Perancangan Model

Rancangan model yang digunakan untuk pengembangan sistem berbentuk

physical system (sistem secara fisik) dan logical model (model secara logika). Bagan

alir (system flowchart) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan physical

system sedangkan untuk menggambarkan logical model digunakan diagram arus data

(data flow diagram).

A. Bagan Alir Sistem (Flowchart system)

:

Gambar 3.2 Flowchart Sistem

B. Diagram Arus Data (data flow diagram atau DFD)

Sistem Informasi

Gaji Pegawai

UPTD

Pegawai

Keuangan

Kepegawaian

Kepala TU

1. Data Pegawai

2. Daftar Gaji

5. Data Potongan

4. Data Tunjangan

6. Laporan data pegawai

8. Laporan Gaji

7. Slip Gaji

3. Data Gapok

6. Laporan data pegawai

6. Laporan data pegawai

Gambar 3.3 DFD level 0

Data Flow Diagram level 1

8

Gambar 3.4DFD level 1

3.3 Perancangan Basis Data

a. Entity Relationship Diagram

Gambar 3.5ERD

3.3.1 Perancangan Struktur Tabel Database

9

Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel

4 Implementasi dan Pembahasan

4.1 Pengertian Implementasi

Implementasi sistem adalah akhir kegiatan setelah melakukan analisis dan

perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan

sistem baru yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan.

4.2 Penerapan Rencana Implementasi

Kegiatan Minggu

1 2 3 4 5 6

Pembuatan Database

Pembuatan Program

Testing

Pemilihan dan Pelatihan Personil

4.3 Kegiatan Implementasi Sistem

Kegiatan implementasi sistem dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam jadwal rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang

dilakukan adalah :

4.3.1 Pembuatan Database

Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam

membangun sebuah basis data.

10

4.4 Testing

4.4.1 Pengetesan Sistem

Sesuai dengan rancangan fisik sebagai dokumentasi aplikasi, maka program yang

dibuat haruslah sesuai dengan dokumentasi yang telah dibuat. Dalam penerapan kode-kode

program yang membangun sistem ini juga harus diuji agar terhindar dari kesalahan program

secara menyeluruh.

4.4.1.1 Uji Coba White Box Testing

Uji coba white box yang penulis lakukan adalah pengujian pada form insert data

pegawai, jika input data NIP salah maka akan muncul pesan error. Pengujian white box dapat

dilihat pada tampilan berikut:

Gambar 4.8 Halaman Utama

4.4.2 Pembahasan Interface

4.4.2.1 Form Login

Gambar 4.10 Tampilan Form Login

4.4.2.2 Form Halaman Utama

Gambar 4.10 Tampilan Form Utama

11

4.4.2.3 Form Menu Master Data

a. Data Pegawai

Gambar 4.11 Form Input Data Pegawai

b. Data Tunjangan

Gambar 4.16 Form Data Tunjangan

12

4.4.2.4 Form Menu Laporan

a. Laporan Data Pegwai

Gambar 4.19 Tampilan Laporan Data Pegawai

b. Laporan Data Gaji

5. Saran dan Kesimpulan

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pada proses pembuatan sistem informasi kepegawaian yang dihasilkan

lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem

komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat yaitu :

1. Informasi dapat disajikan tepat waktu, akurat dan relevan.

2. Dapat menghemat waktu untuk melakukan penggajian.

3. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.

4. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian

tugas-tugas dengan baik.

13

5.2 Saran

Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya ini dapat bermanfaat

bagi UPTD BPT-BUN Sumatera Barat untuk membantu mengolah data surat. Penulis

berusaha menerapkan ilmu yang didapat selama di bangku kuliah. Keterbatasan waktu dan

pengetahuan yang dimiliki penulis membuat karya ini masih banyak kekurangan, sehingga

penulis berharap kepada pembaca agar memberikan saran atau memperbaiki dan

mengembangkan skripsi ini menjadi karya yang lebih baik.

14

DAFTAR PUSTAKA

B, Davis, Gordon. 1974. “Management Information System: Conceptual Foundation, Structure,

and Development”. Aucklad. McGraw-Hill International Book Company

Djuandi, Feri. 2006. “Jurus Baru Pemograman SQL Server 2005”. Jakarta. Penerbit PT. Elex

Media Komputindo

Fatta, Hanif Al. 2007. “Analisis & Perancangan Sistem Informasi”. Yogyakarta Penerbit ANDI

M, Arief , Rudyanto. 2006. “Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000”. Yogyakarta. ANDI

MADCOMS. 2011. “Aplikasi Program Terintegrasi dengan Visual Basic 6.0”. Yogyakarta.

Penerbit ANDI

Mike, Nash. 2008. “Windows 7 Unveiled Today at PDC 2008”

Strarter dan Bruch. 1974. “Information System: Theory and Practice”. Santa Barbara.

California. Hamilton Publishing Company

Sunyoto, Andi. 2006. “Pemograman Database dengan Visual Basic dan SQL”. Yogyakarta.

Penerbit ANDI

Dr, Yatimah, Durotul. 2009. “Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran”. Bandung

. Penerbit Pustaka Setia