Percorso formativo Università di PerugiaAttività di supporto alla ricerca scientifica

Project management e tasso di successo nella presentazione dei progetti

Alessandra Malavolta - Verdiana Bandini

Maggio 2007

2

Contenuti

Area della Ricerca dell’Università di Bologna Cenni sull’attività di progettazione nell’ambito di programmi di

finanziamento europei 7° Programma Quadro

Principi generali ed obiettivi Struttura, budget e regole di partecipazione Documentazione e ulteriori informazioni

Project Management nel 7° PQ Negoziazione Consortium Agreement e Grant Agreement Gestione finanziaria: regole e documentazione Rendicontazione Audit

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Area della Ricerca dell’Università di Bologna

Finanziamenti

Nazionali

Finanziamenti

NazionaliFinanziamenti

Europei

FinanziamentiEuropei

Comunicazione interna e pre-esterna

UfficioLegale

UfficioLegale

KnowledgeTransfer

Office (KTO)

KnowledgeTransfer

Office (KTO)

GestioneCentri per la

Ricerca

GestioneCentri per la

Ricerca

ServiziIT

ServiziIT

Monitoraggio eValutazione della

Ricerca

Monitoraggio eValutazione della

Ricerca

Supporto

Comunicazione

Produzione

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Area della RicercaSettore Ricerca Europea

Eu Research Development Team

EU Project Proposal Support

EU Project Management

Mobility Desk Marie Curie

Investimento sul 7° PQInvestimento sul 7° PQ

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La progettazioneIl progetto

Caratteristiche:

Un obiettivo unico

Un risultato finale specifico

Un inizio e una fine

Tempi definiti per il completamento

Coinvolgimento di un gruppo interfunzionale di persone creato ad hoc

Una serie limitata di risorse

Una sequenza di attività interdipendenti

Utenti dei risultati ben definiti

Attori chiave

Committente; coordinatore, project manager; gruppo di lavoro del progetto, utenti, beneficiari

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La progettazioneIngredienti fondamentali

L’informazione Contenuti del programma Tipologie progettuali Condizioni di partecipazione

L’idea progettuale La regola delle cinque W

• Why? Definire obiettivi del progetto e risultati attesi

• What? Definire le attività che consentono di raggiungere i risultati

• Who? Scegliere (?) la partnership più appropriata

• When? Posizionare le attività nel tempo

• Where? Allocare i costi a ciascuna attività

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La progettazioneObiettivi

Devono essere generati dall’analisi di un problema che si desidera risolvere

Devono essere:ChiariOmogenei e complementariCoerenti con gli interessi e la “missione” dei partnerCondivisi dal gruppo di lavoro e dai partner

Possono essere organizzati:Generali e specificiA lungo/medio/breve termine…

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La progettazioneRisultati attesi

Devono:Essere coerenti con gli obiettivi che sono stati definiti

Essere coerenti con le aspettative dei partner

Tenere conto dell’impatto del progetto su tutti i potenziali beneficiari

Potere essere qualificati e possibilmente quantificati

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La progettazioneAttività

Partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere

Analizzare le possibili strategie (percorsi metodologici) percorribili, considerando:Priorità dei soggetti coinvolti, budget disponibile, possibilità di

successo, eventuali vincoli temporali

Identificare gruppi coerenti di attività (work package)

Identificare un percorso logicoSequenza temporale vs contemporaneitàRelazioni di interdipendenza

Identificare le task associate ai WP

Identificare le competenze necessarie per realizzare il progetto

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La progettazioneLa partnership

Considerare i ruoli necessari per la realizzazione del progettoCoordinamento e management

• Coordinatore generale del progetto• Project manager• Responsabile tecnico-scientifico, finanziario, della disseminazione,

dell’innovazione, coordinatore di area geografica

Fornitore di conoscenze, ruolo di ricercaFornitore di tecnologiaUtilizzatore pilota e/o fornitore di test bedUtilizzatore finaleOsservatore…

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La progettazionePartnership: quanti partner?

E’ consigliabile che tutti i ruoli operativi siano coperti = complementarietà all’interno della partnership

Il numero ottimale di partner è quello sufficiente per realizzare le attività previste

Il numero ottimale di partner deve essere gestibile: la struttura di gestione deve assicurare la gestibilità del progetto

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La progettazionePartnership: cosa fare

QualificareDi quale tipologia di partner il progetto ha bisogno

IdentificareRicerca partner, contatti diretti, ecc.

CoinvolgereCondividere obiettivi e contenuti

Raccogliere informazioni e contributi

Assegnare (e concordare)Responsabilità e compiti operativi

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Partners' Duration/ critical path (: see milestone list)

ManDays 1st year 2nd year

Workpackage descriptions

Part

ner

1

Part

ner

2

Part

ner

3

Tot

al

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

13

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15

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Workpackage 1: Management and co-ordinationT.1.1. Continuous communication with the EC 12 2 2 16 T.1.2. General co-ordination of the project (technical and financial) 85 10 10 105T.1.3. Technical and financial control at regional level 20 20 20 60Workpackage 2: State of the art review and needs analysisT.2.1. State of the art and needs anal.: tech. for energy effic. 20 2 20 42 T.2.2. State of the art and needs anal.: exploitation of biomass 20 20 20 60T.2.3. Refinem./ enlargem. of database with energy actors detai ls 10 3 3 16 Workpackage 3: Implementation of results oriented tasks Task 3.1: Results oriented task...for the en. efficiency in industry 20 20 40 Task 3.2: Results oriented task...biomass exploitation 15 15 15 45 Workpackage 4: Information deskTask 4.1: Web site set-up and maintenance 20 20 Task 4.2: Dissemination of documentation and information 20 10 10 40Task 4.3: Networking 10 10 10 30Workpackage 5: Transnational activitiesTask 5.1: OPETs working group on energy efficiency in industry 40 5 11 56 Task 5.2: Qualification of energy operators 40 30 30 100Task 5.3: Survey on technologies for biomass exploitation 50 30 30 110Task 5.4: Dissemination of results at transnational level 20 5 5 30Task 5.5: Networking at transnational level 10 5 5 20Task 5.6: Participation to OPET general meetings 10 10 10 30

TOTAL MANDAYS 422 177 221 820

In year 1 205 72 93 370

In year 2 217 105 128 450

Reporting periods

6 m 12 m 18 m 24 m

La progettazionePosizionare le attività nel tempo

Considerando

la durata necessaria alla realizzazione di ciascuna task (avvio, durata e fine di ciascuna attività)

la sequenza logico-temporale e le relazioni di interdipendenza tra le task (milestones)

Diagramma di GANTT

Durata di WP and task

Interrelazione tra WP e/o task

Milestone e deliverables

Eventualmente integrazione dell’impegno delle risorse

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La progettazione Il budget (1)

Verifiche preliminari:

Le regole applicabili• Costi ammissibili e non ammissibili• Eventuali massimali consentiti

- A livello di budget complessivo (ad es. nel 7PQ massimali definiti negli inviti a presentare proposte in relazione alle dimensioni del progetto)

- A livello di attività (ad es. nel 6PQ max 7% di contrbuto per attività di management)

- A livello di categoria di costo (ad es. nei progetti LIFE max 7% costi indiretti)

• Regole rispetto ad alcune categorie di costo- Es. personale strutturato, ammortamento per beni durevoli, limiti

per subcontracting

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La progettazione Il budget (2)

Quali risorse sono necessarie allo svolgimento del progetto?Risorse umane: personale

Viaggi

Consulenze: subcontracting

Attrezzature e strumentazioni: beni durevoli

Beni di consumo

Altre risorse necessarie per pubblicazioni, ospitalità, traduzioni, organizzazione eventi, ecc.: altri costi

Spese generali = costi indiretti = overheads

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Dall’idea del progetto alla progettazioneVerifica dell’ammissibilità

Selezione del programma e della azione più adeguata Scelta della tipologia progettuale che meglio si adatta agli obiettivi e verifica

delle condizioni che vengono applicate Verifica della scadenza dell’invito a presentare proposte al fine della

pianificazione Verificare sempre che il bando aperto preveda l’azione chiave e la tipologia

progettuale su cui si intende lavorare In caso di dubbio:

CHIEDERE! Contattare la Commissione, il National Contact Point, ecc. Utilizzare la possibilità offerta dal “pre-proposal check”, se prevista, ma

considerare che ci sono dei tempi da rispettare

Questa fase è estremamente importante Per non perdere tempo Per essere in grado di pianificare accuratamente le azioni successive

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Il 7° Programma QuadroContesto

Strumento per l’attuazione della politica di R&ST europea (Art. 166 del Trattato istitutivo della Comunità Europea sull'adozione di programmi quadro pluriennali in materia di Ricerca e Sviluppo Tecnologico)

VII PQ: 2007-2013

VI PQ: 2002-2006

V PQ: 1998-2002

…

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7PQ: principi generali

Coerenza con strategia di Lisbona: creazione della società della conoscenza per raggiungere benessere economico, sociale e culturale

Spazio Europeo della Ricerca

Valore aggiunto europeo

Focus su ricerca di frontiera, ricerca applicata e innovazione

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7PQ: obiettivi

Rafforzare le basi scientifiche e tecnologiche dell’industria europea per migliorarne la competitività internazionale, con particolare riferimento alle PMI

Promuovere ricerca di livello mondiale basata sull’eccellenza

Favorire la cooperazione transnazionale europea

Stimolare la creatività e il dinamismo nella ricerca di base e di frontiera

Rendere l’Unione Europea più attraente per i ricercatori

Rafforzare le capacità di ricerca e di innovazione

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7PQ: un confronto con il 6PQ

Durata superiore (da 5 a 7 anni)

Budget annuale aumentato

Focus sulla ricerca di base

Nuova struttura articolata su 4 programmi specifici

Schemi di finanziamento flessibili

Procedure semplificate

Ricorso a strutture di gestione esterne

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7PQ: struttura

CCR-JRC (Ric.NonNucleare)

COOPERATION• Health• Food Agriculture and Biotechnology• Information and Communication Technology• Nanosciences, Nanotech., Materials and new Prod. Tech.• Energy• Environment (incl. Global Change)• Transportation (incl. Aeronautics)• Socio-Economic Sciences and Humanities• Security and Space

Obiettivo: avvicinare le industrie alla ricerca→ azioni industry-driven(European Technology Platforms)

COOPERATION IDEASERC – European Research Council

Ricerca fondamentale

PEOPLEMarie Curie Actions

Mobilità risorse umane

CAPACITIESResearch Infrastructure

SMEsRegions of Knowledge

CCR-JRC (Ric.Nucleare) EURATOM

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7PQ: risorse finanziarie

COOPERATION 32413

IDEAS 7510

PEOPLE 4750

CAPACITIES 4097

TOTAL 48770

Non-nuclear actions of the Joint Research Centre

1751

TOTAL 50521

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7PQ: schemi di finanziamento

Progetti di collaborazione

Reti di eccellenza

Azioni di coordinamento/supporto

Progetti individuali

Formazione e sviluppo professionale dei ricercatori

Ricerca in favore delle PMI

Art. 169

Contributo all’attuazione di Joint Technology Initiatives e infrastrutture comuni (Art. 171)

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7PQ: percentuali di finanziamento

Attività di ricerca, sviluppo, innovazione: 50% dei costi ammissibili ad eccezione di:enti pubblici, istituti di istruzione secondari e superiori, enti

di ricerca, PMI, per i quali la percentuale è il 75%

Attività di dimostrazione: 50% dei costi ammissibili

Azioni di coordinamento/supporto: 100% dei costi ammissibili

Attività di gestione: 100% dei costi ammissibili

Frontier research actions: 100%

Azioni per la formazione e lo sviluppo della carriera dei ricercatori: 100%

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7PQ: chi può partecipare

Condizioni minime:

Almeno 3 soggetti giuridici indipendenti tra loro con sede legale in tre diversi Stati membri o Paesi associati (ad eccezione del JRC e delle organizzazioni di diritto internazionale o comunitario)

Per progetti di collaborazione che includono gli international cooperation partner countries:

Almeno quattro soggetti giuridici (due da stati membri o associati e due da international cooperation partner countries)

Per Azioni di Coordinamento/Supporto e per azioni Marie Curie:

Un soggetto giuridico

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7PQ: documentazione (1)

Base legale

Decision n. 1982/2006/EC of the European Parliament and the Council of 18 December 2006 concerning the Seventh Framework Programme of the European Community for research, technological development and demonstration activities (2007-2013)

Decision 2006/971/EC (Cooperation), 2006/972/EC (Ideas), 2006/973/EC (People), 2006/974/EC (Capacities)

Regulation (EC) No 1906/2006 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2006 laying down the rules for the participation of undertakings, research centres and universities in actions under the Seventh Framework Programme and for the dissemination of research results (2007-2013)

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7PQ: documentazione (2)

Documenti per implementazione Rules for proposal submission Standard model grant agreement ERC model grant agreement Marie Curie model grant agreement

Guidance documents: DRAFT FP7 Beneficiaries information package DRAFT Guide for beneficiaries DRAFT Guide to Financial Issues DRAFT Guide to IPR DRAFT Checklist for the Consortium Agreement

Ethics Review: Ethics check list Supporting documents

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7PQ: documentazione (3)

Documenti non ancora disponibiliERC Rules for proposal submission

Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity

Negotiation guidance notes

Reporting guide

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7PQ: dove reperire le informazioni

A livello europeo

CORDIS: www.cordis.lu ed in particolare http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

Researcher’s Mobility Portal A livello nazionale e regionale

National Contact Points (NCP)APRE

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7PQ: il processo

Approvazione del Programma Quadro e dei Programmi specifici

Preparazione della documentazione di supporto

Pubblicazione degli inviti a presentare proposte

Progettazione

Valutazione

Negoziazione

Firma del contratto

Implementazione e gestione

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La fase di negoziazione (1)

Cosa e quandoFase preliminare alla firma del contratto, che comincia dal

ricevimento da parte del coordinatore del risultato positivo della valutazione (Evaluation Summary Report - ESR)

PerchéAdattare la proposta alle raccomandazioni redatte dagli

esperti e dalla CE e preparare il contratto

(Eventualmente) Redarre il Consortium Agreement

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La fase di negoziazione (2)

ComeLettera formale dalla Commissione Europea di invito alla

negoziazioneRichieste:

• Informazioni amministrative attraverso la compilazione dei Contract Prepararation Forms – CPF e la raccolta di eventuali allegati (es. statuti, bilanci, ecc.)

• Modifiche tecnico-scientifiche per definire la versione finale del programma di lavoro che verrà allegata al contratto

• Modifiche finanziarie: es. taglio sul contributo previsto o richieste di modifica al budget

• Questioni legali: es. clausole specifiche da inserire nel contratto

Di solito negoziazione viene fatta via e-mail, in alcuni casi (es. ICT) anche attraverso un “hearing” a Bruxelles

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Consortium Agreement (1)

Cosa?Accordo tra i beneficiari del progetto finalizzato a

specificare o integrare le indicazioni contenute nel contratto con la CE ed, in particolare, tutte le problematiche relative alla gestione degli IPR e sfruttamento dei risultati

Quando?Entro la firma del contratto con la CE

Come?Obbligatorio per tutti i progetti, se non esplicitamente

escluso nell’invito a presentare proposte

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Consortium agreement (2)

7PQ: check list fornita dalla Commissione Europea (al momento disponibile solo in versione draft)

Contraenti

Premessa

Definizioni

Oggetto • Specifiche tecniche preliminari

- Contributo tecnico di ciascun partner

- Risorse da rendere disponibili

- Tempistica dettagliata e procedure di modifica

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Consortium Agreement (3)

Gestione (ruoli e processi decisionali)

Piano finanziario e pagamenti

Diritti di proprietà intellettuale (IPR), disseminazione e uso• Proprietà del “foreground”• Disseminazione• Diritti di accesso

Entrata in vigore, durata, emendamenti, privacy, ecc.

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Contratto (Grant Agreement) (1)

Documento di riferimento per una corretta gestione del progetto

Firmato dalla Commissione e dal coordinatore del progetto I partner del progetto accedono al contratto attraverso la

firma del form A

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Contratto (Grant Agreement) (2)

Struttura Corpo principale del contratto (nel model grant agreement vengono

previste le clausole relative a tutte le tipologie di strumenti) Annex 1: Description of work (descrizione del progetto risultato

dalla fase di negoziazione) Annex II: General conditions (Annex III: indicazioni specifiche relative allo schema di

finanziamento specifico) (Annex IV: Form A – accesso dei beneficiari al GA) (Annex V: Form B – accesso di nuovi beneficiari al GA) (Annex VI: Form C – financial statement per tipo di schema di

finanziamento) (Annex VII: Form D – Termini di riferimento per il Certificate on

financial statement e Form E – Certificate on the methodology)

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Contratto (Grant Agreement) (3)

Il corpo del GA: Article 1 Accession to the grant agreement of the other

beneficiaries Article 2 Scope Article 3 Duration Article 4 Reporting periods and language of reports Article 5 Maximum Community financial contribution Article 6 Pre-financing Article 7 Special clauses Article 8 Communication Article 9 Applicable law and competent court Article 10 Application of the grant agreement provisions Article 11 Entry into force of the grant agreement

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Annex II: general conditions (1)

II.1 Definizioni

Parte A: Implementazione del progetto Sezione 1 – Principi generali (ruolo e obblighi del coordinatore e

degli altri beneficiari) Sezione 2 – Reporting e pagamenti Sezione 3 - Implementazione

• Subcontracting, sospensione del contratto, confidenzialità, comunicazione dei dati

Parte B: Clausole finanziarie Sezione 1 – Clausole generali

• Costi ammissibili e non ammissibili, costi diretti e indiretti, limiti massimi di finanziamento, entrate del progetto, il contributo comunitario, interessi

Sezione 2 – Fondo di garanzia Sezione 3 – Controlli e sanzioni

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Annex II: General conditions (2)

Parte C: Intellectual Property Rights, Uso e Disseminazione

Sezione 1 – Foreground (proprietà, trasferimento, protezione, uso e disseminazione

Sezione 2 – Diritti di accesso (background, principi, accesso per l’implementazione, accesso per l’uso)

Clausole finali

Competitive calls, emendamenti, risoluzione del contratto, forza maggiore, responsabilità…

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Gestione finanziaria: la documentazione di riferimento

Contratto completo con la Commissione Europea

Consortium Agreement (se stipulato), in particolare la sezione relativa a costi e pagamenti

Informazioni sulle regole del PQ, in particolareLinee guida finanziarie

Linee guida per il reporting

Altro materiale specifico inviato dalla Commissione o dal Coordinatore del progetto

Regole interne dell’Università e quadro normativo nazionale di riferimento

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Gestione finanziaria:concetti principali

Tipo di contributo

Schemi di finanziamento

Costi ammissibili e non ammissibili

Costi diretti e indiretti

% di contributo e co-finanziamento per tipo di attività

Modalità di pagamento

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Tipologia di contributo

Public procurement (tender) Acquisizione di un servizio attraverso bando di gara Prezzo vs costo Valutazione basata sul rapporto costi/benefici

Lump sum (call for proposals) Importo forfetario per alcuni tipi di azione (es. Marie Curie)

Grant (call for proposals) Sovvenzione basata sul rimborso dei costi ammissibili diminuiti delle

receipts (entrate del progetto)

I principi del Grant No profitto Co-finanziamento Addizionalità

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Costi ammissibili e non ammissibili

Principi generali:No categorie di costi ammissibili, ma elenco di costi non

ammissibili

Rispetto delle pratiche contabili dei partecipanti

Certificazione dei costi da parte di auditor esterni

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Costi ammissibili

Sono ammissibili i costi: Effettivi Sostenuti dal beneficiario (contraente) Sostenuti durante lo svolgimento del progetto (escluse spese per

preparazione dei report finali per cui si riconoscono ulteriori 60 giorni) Determinati in accordo con le pratiche contabili e principi di gestione del

contraente Necessari per il raggiungimento degli obiettivi del progetto, secondo principi

di economia, efficienza ed efficacia Registrati in contabilità Indicati nel budget di previsione (annex 1)

Sono ammissibili contributi al progetto di terzi sulla base di un accordo (es. associazioni di interesse europeo)

• si applicano le stesse regole che per il contraente

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Costi non ammissibili

Tasse indirette identificabili, inclusa IVA

Interessi passivi

Accantonamenti per perdite o passività future

Perdite su crediti

Costi dichiarati, sostenuti o rimborsati in altro progetto comunitario

Rendimento del capitale investito

Debiti o spese relative ai debiti

Spese eccessive o stravaganti

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Costi diretti e costi indiretti

Costi diretti: costi ammissibili attribuibili direttamente ed univocamente al progetto, determinati dal contraente in accordo con le sue pratiche amministrative e contabili Personale strutturato (time sheets); personale non strutturato

(contratto e time sheets) Beni durevoli / inventariabili (ammortamento e % di uso); beni di

consumo, viaggi / missioni, subcontratti, altri costi diretti… Costi indiretti: costi ammissibili non attribuibili direttamente al

progetto, determinati secondo le pratiche del contraenteEs. di costi indiretti: utenze, spese postali, personale

amministrativo, ecc.Es. di calcolo dei costi indiretti

• Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale costo del lavoro del personale

• Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale delle ore produttive del personale

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Opzioni per i costi indiretti

Costi indiretti effettivi“Simplified method”20% forfait su tutti i costi diretti

esclusi sub-contratti e parti terze60% forfait su tutti i costi diretti

esclusi sub-contratti e parti terze

7% forfait per CSA

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% di contributo per tipo di attività

VI PQ VII PQ

FC FCF AC Tutti Enti pubbliciRicerca e sviluppo tecnologico

50% 50% 100% 50% 75%

Dimostrazione 35% 35% 100% 50% 50%

Management 100% 100% 100% 100% 100%

Altre attività 100% 100% 100% 100% 100%

50

Entrate

Le entrate del progetto possono essere costituite da:

Risorse messe a disposizione del beneficiario da parti terze attraverso trasferimenti finanziari o contribution in kind gratuiti

• Devono essere considerate ‘entrate’ se sono state fornite dalla parte terza al fine di essere utilizzate specificatamente per il progetto

• Possono non essere considerate ‘entrate’ se il loro utilizzo è a discrezione del beneficiario

Guadagni generati dal progetto• Devono essere considerati ‘entrate’ se vengono generati da azioni

intraprese all’interno del progetto e attraverso la vendita di beni acquisiti nell’ambito del contratto fino al valore del costo imputato al progetto

• Possono non essere considerati ‘entrate’ per il beneficiario se generati dall’utilizzo del foreground risultante dal progetto

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Pagamenti

Anticipo entro 45 giorni dalla firma del contratto

Pagamenti intermedi a fronte della rendicontazione annuale fino ad un massimo del 90% del totale del contributo

Pagamento finale all’approvazione del report finale

In caso di Certificate on Financial Statement o di audit, i pagamenti già effettuati verranno corretti sulla base dei risultati degli stessi

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La gestione contabile

Registrazione contabile delle entrate e delle spese, sulla base delle pratiche contabili del contraente

Principio di competenza

Attenzione ai flussi di cassa e alle eventuali necessità di anticipazioni

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La rendicontazioneBudget iniziale (1)

Da dove si parte?Es. di budget da form A.3 della fase di progettazione

A3.1:Budget

1.UNIBO RTD Demostration Training Coordi-nation

Support Management Other Total

Personell costs 252.720,00 42.120,00 52.650,00 14.040,00 361.530,00 Subcontracting - - 7.000,00 - 7.000,00 Other direct costs 101.000,00 - - - 101.000,00 Indirect costs 212.232,00 25.272,00 31.590,00 8.424,00 277.518,00 Total budget 565.952,00 67.392,00 91.240,00 22.464,00 747.048,00 Requested EC contribution 424.464,00 33.696,00 91.240,00 22.464,00 571.864,00 Total Receipts

Type of Activity

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La rendicontazione Budget iniziale (2)

Es. di budget dettagliato per WP e categoria di costo

1.XXXWP n. p-m Personnel Subcontr. T&S Equipm. Consumables Other costs Indirect costs Total EC Contribution

WP2 - Biomass and gasification plant design integration 18,00 63.180,00 5.000,00 6.000,00 44.508,00 118.688,00 WP3 - Tar and powder removal at low and intermediate temperature

24,00 84.240,00 8.000,00 35.000,00 10.000,00 10.000,00 88.344,00 235.584,00 WP4 - Tar and powder removal at high temperature 12,00 42.120,00 5.000,00 10.000,00 34.272,00 91.392,00 WP5 - Water gar shift and H2 separation 12,00 42.120,00 5.000,00 5.000,00 31.272,00 83.392,00 WP7 - Economic, social and environmental assessment 6,00 21.060,00 2.000,00 13.836,00 36.896,00 Total RTD 72,00 252.720,00 - 25.000,00 50.000,00 16.000,00 10.000,00 212.232,00 565.952,00 424.464,00 WP6 - Energy production 12,00 42.120,00 25.272,00 67.392,00 Total demonstration 12,00 42.120,00 - - - - - 25.272,00 67.392,00 33.696,00 WP8 - Dissemination and exploitation 4,00 14.040,00 8.424,00 22.464,00 Total OTHER 4,00 14.040,00 - - - - - 8.424,00 22.464,00 22.464,00 WP1 Coordination and management 15,00 52.650,00 7.000,00 31.590,00 91.240,00 Total consortium management 15,00 52.650,00 7.000,00 - - - - 31.590,00 91.240,00 91.240,00 TOTAL 103,00 361.530,00 7.000,00 25.000,00 50.000,00 16.000,00 10.000,00 277.518,00 747.048,00 571.864,00

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La rendicontazione Cosa è richiesto?

Annex VI (ex Form C del 6PQ), leggermente diverso per ogni tipo di strumento

Cost budget follow up table (Management report)

Tabelle per auditors

Adobe Acrobat 7.0 Document

Foglio di lavoro di Microsoft Excel

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La rendicontazionePersonale strutturato

Calcolare i costi effettivi relativi allo svolgimento del progettoTime sheets

Costo annuale comprensivo di oneri ente / monte ore produttivo annuale (1512 h/anno) x numero di ore registrate per periodo di reporting

Attenzione: il numero totale delle ore rendicontabili non può superare le 1512 h/anno – le ore di docenza

Raccogliere time sheets

Tenere copia dei CV del personale coinvolto (può venire richiesto in fase di audit della CE)

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La rendicontazionePersonale non strutturato

Attenzione al contratto/bando, che deve prevedere:Riferimento al progettoRiferimento alla supervisione da parte del responsabile

scientificoRiferimento al fatto che la persona utilizza locali ed

attrezzature del contraente

Raccogliere time sheets

Rendicontare l’importo di competenza per il periodo di reporting (anche su base mensile, indipendentemente dalle ore registrate nelle time-sheets)

Tenere copia dei CV

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La rendicontazioneViaggi e missioni

Rispetto delle regole del contraente: per diem, costo reale del viaggio e soggiorno, sistemi misti

Escludere IVA dai singoli documenti di supporto

Tenere a disposizione i documenti di supporto al viaggio/missione (agenda riunioni e lista partecipanti, programmi eventi, ecc.)

Attenzione: bisogna dimostrare sempre attinenza con gli obiettivi del progetto

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La rendicontazione

Subcontracting

Non è possibile subcontrattare parti rilevanti del contrattoPrevedere procedura di selezione trasparente (rispetto

delle regole del contraente, ma da dimostrare e giustificare in fase di audit)

Verificare autorizzazione della CE (il subcontratto deve essere menzionato nell’annex 1 del contratto oppure deve essere richiesta autorizzazione alla spesa alla CE)

Includere in questa voce i costi relativi al Certificate on Financial Statement (attività management)

60

La rendicontazione Beni durevoli

I beni durevoli sono imputabili solo per la quota di ammortamento (dalla data di consegna o collaudo) e di reale utilizzo ai fini del progetto (% oppure time sheet dei beni)

Acquistare i beni all’inizio del progetto, purché questo sia coerente con le attività da svolgere

Attenzione ai PC, che se utilizzati come strumento di ufficio vengono considerati come costo indiretto e di solito non vengono riconosciuti come costi ammissibili diretti

61

La rendicontazione Beni di consumo

Qualsiasi bene necessario all’implementazione del progetto, es. acquisto, fabbricazione, riparazione o uso di materiali, beni, strumenti e software che:Non sia nell’inventario dei beni del contraente

Abbia “vita breve”, non oltre la durata del contratto

Non sia normalmente considerato come costo indiretto

In caso di audit, è necessario essere in grado di giustificare che i beni acquistati siano attinenti al progetto

62

La rendicontazione Altri costi

Qualsiasi costo diretto necessario per l’implementazione del progetto, ad esempio:Costi di pubblicazioneCosti relativi all’ospitalità delle riunioni e workshop di

progetto (catering, trasporti, ecc.)Costi relativi a eventi (affitto sale, traduzione simultanea,

catering, brochure, ecc.)…

E’ opportuno essere in grado di dimostrare la necessarietà per i fini del progetto e disporre degli eventuali materiali prodotti (es. pubblicazioni) in caso di audit

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Il Certificate on Financial Statement

Verifica puntuale di tutte le spese sostenute, del rispetto delle regole del 7°PQ, del rispetto delle regole interne del contraente e delle leggi nazionali

Auditor competente ed indipendente

Necessario solo se e quando il contributo comunitario (cumulativo) raggiunge i 375.000 €Necessario comunque una sola volta per i progetti con

durata inferiore ai due anni

64

L’audit della Commissione

Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5 anni dalla conclusione di un progetto (ma anche con progetto in corso)

Società italiana ‘contrattata’ dalla CE

Procedura

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Grazie per l’attenzione!

Verdiana Bandiniverdiana.bandini@unibo.it

Tel. 051 20 99764

Alessandra Malavoltaalessandra.malavolta@unibo.it

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