perekayasaan majlis perbandaran hang tuah jaya...
TRANSCRIPT
PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN HANG TUAH JAYA :
LESEN PENJAJA
Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa
yang di ambil oleh Majlis Perbandaran Hang Tuah
Jaya bagi mendapatkan kelulusan lesen
perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa
dan beban kos, peniaga akan lebih berpuas hati
dan merancakkan lagi aktiviti perniagaan dalam
kawasan MPHTJ. Seterusnya dapat menarik minat
peniaga kecil dalam kawasan MPHTJ.
• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.
• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.
• Komposit borang permohonan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos
pematuhan
• Metric : 7 Hari- Berisiko
Proses : Lesen Penjaja
Mula : Terima permohonan
Tamat : Pemohon terima kelulusan lesen
Dalam Skop : Jabatan Pelesenan
Luar Skop : Agensi dirujuk
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Champion: Pn Sapiah Binti Hj Haron
Penubuhan Pasukan 25 Sept’12 25 Sept’12 Ketua Projek : Cik Hafizawati Binti Ahmad
Inventori Lesen 25 Sept’12 25 Sept’12 Penolong Projek : Pn Nurshafezah Binti Mohamad
Perekayasaan (BPR) 17 Okt’12 17 Okt’12Ahli: En.Hairul Hezri Bin Hj Nordin
En. Mohd Nurulanwar Bin Hj Tamby Mahmood
Pn Izzati Binti Hj BaharomAnalisa Data 11 April 13 11 May 13
Cadangan Penyelesaian 11 April 13 11 May 13
Profil Projek
PEMETAAN PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja
a) Berisiko
Jawatan / Jabatan Aktiviti
Pemohon
PT (K)
PT (T2)
PPKP
URUSETIA
PT (T1)
PL / SU/
YDP
PT (P)
O. Menandatangani Surat Kelulusandan Bil Lesen MP : 3M
E. Buka fail MP :20M
HANTAR BORANG
D. BayaranProses
B. SemakPermohonan
dan Lampiran/ Ulasan
MP: 8 mt
K. Terima Surat MaklumanKeputusan Mesyuarat
C. TERIMA DAN DAFTAR DI DALAM SISTEM F1 LESEN
MP:10 mt
F. MENYEDIAKAN SENARAI SEMAK DI
TAPAK MP : 5M
G. SEMAKAN TAPAK DAN LAPORANMP :15M
KEPUTUSAN MESY : LULUS/ TANGGUH/ TOLAKMM: 30M
H. SENARAI PERMOHONAN
MP : 10
K. Menerima Permohonan LULUS dan melengkapkan maklumat
kadar caj lesenMP : 5M
Surat MaklumanKeputusan Mesyuarat
MM:5M
P. MEMFAILKAN SESALINAN RESIT LESEN
Mp:3m
Q- Simpan Di Dlm Bilik Fail MP : 3M
MM : 240M
MM :1440M
M. Mencetak BilLesen dan Surat
KelulusanMP : 2M
N. MenyerahkanSurat Kelulusan Untuk
DitandatanganiMP : 5M
MM: 480 M
MM :1440 M
MM : 1 M
MM : 5M
MM : 3M
MM : 240 M
MM :240M
Q. SERAH DAN TERIMA RESIT MP:3M
R. TERIMA DAN BAYAR LESEN
MM :3M
MULA TAMAT
MENGAMBIL NOMBOR GILIRAN
SEMAK
YA
TIDAK
MENGAMBIL NOMBOR GILIRAN
MM : 5M
MM : 30 M
MM : 240 M
KEPUTUSAN
YA
TIDAK
YA
LULUS 10HARI
MM : 5M
MM : 480 M
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja_Berisiko
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
# ActivityCustomer
Value Added(CVA)
Customer Non Value Added
MasaProses
(m)
MasaMenunggu
(m)
JumlahMasa
BVA NVA
A Ambil No. giliran √ 1 5 6
B Hantar permohonan √ √ 1 0 1
CTerima/semak p'honan/keluarkn
Bil bayaran√ √ 8 0 8
DTerima dan Daftar Permohonan
Dlm Sistem√ √ 10 240 250
E Mengambil Nombor Giliran √ √ 1 5 6
F Bayaran Proses √ 1 0 1
G Membuka Fail Permohonan √ √ 20 0 20
HMenyediakan Senarai Semak
lawatan Tapak√ √ 5 0 5
I Semakan di Tapak dan laporan √ √ 15 510 525
JSenarai Permohonan untuk
Mesyuarat√ √ 10 240 250
KKEPUTUSAN LULUS/ TANGGUH/
TOLAK√ √ 30 0 30
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)-(1/2)
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
# ActivityCustomer Value
Added(CVA)
Customer Non Value Added
MasaProses
(m)
MasaMenunggu
(m)
JumlahMasa
BVA NVA
LSurat Makluman Keputusan
Mesyuarat√ √
5 3360 3365
M Terima Surat Makluman Keputusan √0 0 0
NMelengkapkan Fail dan Caj Kadar
lesen√ √
5 0 5
OMencetak Bil dan Surat Kelulusan
Lesen√ √
2 0 2
PMenyerahkan Surat kelulusan
Untuk Ditandatangani√ √
5 240 245
Q Mendatangani Surat Kelulusan √ √3 240 243
R Memfailkan sesalinan Resit Lesen √ √3 2 5
S Serah Lesen untuk pembayaran √ √3 0 3
T Terima dan bayar lesen √0 0 0
U Simpan di Dalam Bilik Fail √ √3 0 3
VSurat Makluman Keputusan
Mesyuarat√ √
131 4842 4973
10 HARI
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)-(2/2)
PEMETAAN PROSES ‘TO BE’Lesen Penjaja
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
Jawatan / Jabatan
AKTIVITI
Pemohon
PT
PPKP
U29/U32
PL/SU/YDP
MESYUAR
AT
TEKNIKAL
LESEN
3 Lawatan tapak& Rujukan
agensi teknikalMP 990 min
Hantarpermohonan
2 DaftarPermohonanDlm Sistem &
Buka FailMP:15min
1 Terima/semak
p'honan/keluarkn
bil byrn
MP:10 minit
4. Semakandi Tapak dan
laporanMP60 min
5 Penyediaanpermohonan utkmesyuarat dan
MP480 min
Bayaran &Terimalesen
MM:20m
7 Menandatanganisurat keputusan
mesyuaratMP20 min
8 Terima dan hantar Surat KeputusanMP135 min
MM: 1440m
MM:60m
MM:5m
MM:120m
MM:15m
6.Menyediakan surat kelulusan
untukditandatangani
MP 60min
MM:60m
MM:60m
Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Penjaja - Berisiko
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
# ActivityCustomer Value
Added(CVA)
Customer Non Value Added
MasaProses
(m)
MasaMenunggu
(m)
JumlahMasa
BVA NVA
A Hantar permohonan √ 0 0 0
BTerima/semak
p'honan/keluarkn bil byrn√ √
10 5 15
CDaftar Permohonan Dlm
Sistem & Buka Fail√ √
15 20 35
DLawatan tapak & Rujukan
agensi teknikal√ √
990 1440 2430
ESemakan di Tapak dan
laporan√ √
60 120 180
FPenyediaan permohonan utk
mesyuarat√ √
480 60 540
GMenyediakan surat kelulusan
untuk ditandatangani√ √
60 60 120
/7 HARI
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)
Jawatan /
JabatanAKTIVITI
Pemohon
PT
PPKP
(U/29/32)
PL
HantarPermohonan
2. Terima / DaftarPermohonan DlmSistem / Buka fail
MP ::4
1.Terima/semakp'honan/keluarknbil byrnMP :7
4. Masukkan kadar lesen dan mengeluarkan surat
kelulusanMP : 4
MM : 2m
Bayaran & Terima lesen
MM : 2m
MM : 2m
3. Keputusan lulus / tolak
MP : 7
MM : 2m
Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Penjaja – Tidak Berisiko
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
# ActivityCustomer Value
Added(CVA)
Customer Non Value Added
MasaProses
(m)
MasaMenunggu
(m)
JumlahMasa
BVA NVA
AHantar permohonan
√0 0 0
BTerima/semak
p'honan/keluarkn bil byrn√ √
7 2 9
CKeputusan lulus / tolak
√ √4 2 6
DTerima / Daftar Permohonan
Dlm Sistem / Buka fail√ √
7 2 9
Emasukkan kadar lesen dan
mengeluarkan surat kelulusan√ √
4 2 6
FTerima dan bayar lesen √
0 0 0
30 minit
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)
No. Perkara Sebelum Selepas
1.
Kecekapan Kerja
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
a) 2.63%
b) Tiada
a) 49%
b) 73%
2.
Masa keseluruhan proses
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
a) 10 hari
b) Tiada
a) 7 hari
b) 30 minit
Perbandingan Sebelum dan Selepas
LESEN PENJAJA
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-
undang (nyatakan
akta/peraturan)
a) UUK Penjaja MPHTJ
2010SAMA
2. Piagam
Pelanggan
(Masa Kelulusan)
a) Berisiko - 26 hari
b) Tidak Berisiko - Tiada
a) 7 hari
b) 30 minit
1) Penurunan kuasa
2) Makluman keputusan
melalui SMS
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a) Borang –Percuma
b) Proses - RM10.00/RM20.00
c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti
Perniagaan
a) Borang –Percuma
b) Proses - RM10.00/RM20.00
c) Kelulusan – Mengikut
Aktiviti Perniagaan
1) Muat turun borang dari laman
web
2) Kadar lesen baru telah di
wartakan namun
garispanduan pelaksanaan
masih dalam kajian pihak UKT
4. Nama Borang
• Komposit
• Contoh
a) Borang Lesen Sementara Borang Lesen Penjaja Komposit Borang
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
5. Tempoh sahlakuMengikut aktiviti
(maksimum 3 bulan)
Mengikut aktiviti
(Maksimum 3 bulan)
6. Pembaharuan Ada Ada
7. Agensi yang
dirujuk
a) Rujukan dalaman
b) Jab. Kesihatan (jika
berkaitan)
c) Pej. Tanah (jika berkaitan)
a) Rujukan dalaman
b) Jab. Kesihatan (jika
berkaitan)
c) Pej. Tanah (jika
berkaitan)
Klasifikasi semula
senarai aktiviti berisiko
dan tidak berisiko
8. Keperluan
Dokumen
sokongan
a) Gambar
b) Salinan Kad Pengenalan
c) Pelan / Gambar Lokasi
d) Surat Kebenaran Tapak
e) Resit Insurans Liabiliti Awal
(jika berkaitan)
a) Gambar
b) Salinan Kad
Pengenalan
c) Pelan / Gambar Lokasi
d) Surat Kebenaran
Tapak
e) Resit Insurans Liabiliti
Awal (jika berkaitan)
-
9. Kaedah
PermohonanManual Online Sistem e – PBT/BLESS
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan