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“Año de la Diversificación Productiva y el Fortalecimiento de la Educación”
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIORTECNOLÓGICO PÚBLICO DE CASMA
CREADO POR R.M. N° 702-87-ED.REVALIDADO CON R.D. N° 057-2005-ED.
C.M. 0723775APLICACIÓN N.D.C.B. D.S. N° 004-2010-ED _ R.D .N° 0411-2010-ED
CARRERA PROFESIONAL
Secretariado Ejecutivo
PERFIL DEL PROYECTO PRODUCTIVO
MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE
TURISMO MINSAF
PRESENTADO POR: CRUZ CHANG Félix Roland DOLORES TAMARA, Rudy Penélope LAZARO MENDEZ, Sara Noemí MARTINEZ ROBLES, María Mercedes
REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL TÉCNICO EN SECRETARIADO
EJECUTIVO
ASESORA:
PROMOCIÓN 2014 – 2016
CASMA – PERÚ
2015
ÍNDICE
DEDICATORIA............................................................................................... iv
AGRADECIMIENTO........................................................................................ ii
PRESENTACIÓN............................................................................................iii
I. DATOS INFORMATIVOS
1.1. Nombre del Perfil del Proyecto..........................................................10
1.2. Responsables de Perfil del Proyecto.................................................10
1.3. Tipo de Proyecto ...............................................................................10
1.4. Línea de Proyecto .............................................................................10
1.5. Localización.......................................................................................10
1.6. Órgano o Institución Responsable del Proyecto................................10
II. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN
2.1. Diagnóstico.........................................................................................11
2.2. Justificación........................................................................................18
III. BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
3.1. Descripción......................................................................................20
3.2. Definición de los servicios que brinda la empresa y/o bienes.........22
3.3. Determinación del proceso de prestación del servicio y/o bien.......23
3.4. Niveles de tecnología aplicada en el proceso..................................25
IV. OBJETIVOS
4.1. General............................................................................................26
4.2. Específicos......................................................................................26
V. BENEFICIARIOS DIRECTOS E INDIRECTOS
5.1. Directos…………………………………………………………………..20
5.2. Indirectos…………………………………………………………………20
VI. METAS Y EFECTOS ESPERADOS DEL PROYECTO
6.1. Metas……………………………………………………………………….20
6.2.Efectos Esperados………………………………………………………..20
VII. ADMINISTREACIÓN DE PROYECTO
7.1. Organigrama Estructural………………………………………………….21
7.2. Organigrama Nominal…………………………………………………….22
7.3. Organigrama Funcional……………………………………………………22
VIII. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE GASTOS
8.1. Presupuesto…………………………………………………………………24
IX. FINANCIAMIENTO
9.1. Financiamiento………………………………………………………………24
X. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
10.1. Continuidad y Sostenibilidad del proyecto………………………………24
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS LINKOGRAFICAS……………………...24
ANEXO
Anexo 01
Anexo N° 02:
Anexo N° 03:
Anexo N° 04:
DEDICATORIA:
A la memoria de mi Padre Félix Cruz Ortega símbolo eterno de trabajo.
Félix
A mis Padres por el apoyo brindado en mi formación profesional.
Rudy
A mis padres y tíos que con sus sabios consejos me han apoyado a salir adelante.
Sara
El trabajo lo dedico a mi madre y hermano que me han apoyado incondicionalmente.
María
AGRADECIMIENTO
A Dios por darnos la vida, iluminar nuestro camino para seguir adelante en
nuestra carrera profesional ya que Él siempre está con nosotros derramando su
bendición para no dejar de luchar por nuestros objetivos.
Al Director General del IESTP-C, Ing. Claudio Rondan Meza; quien gracias a su
incesante lucha por abrirnos el camino de la superación y alimentar en nosotros
el espíritu del desarrollo.
A nuestros queridos docentes quienes nos brindaron sus enseñanzas,
orientaciones y motivándonos para ser excelentes personas y profesionales del
futuro.
Agradecer de manera especial a la………………………, asesora del proyecto
productivo, quien nos apoyó a realizar el proyecto.
A nuestros padres quienes nos apoyan y motivan para seguir nuestra
formación profesional.
Los autores.
I. DATOS INFORMATIVOS.
I.1. Nombre del Perfil del Proyecto:
“Mejoramiento de Archivos mediante Técnicas Archivistas en el área
de Contabilidad de la Empresa de Turismo MINSAF” de la Provincia
de Casma – 2015.
I.2. Responsables del Perfil del Proyecto:
CRUZ CHANG, Félix Roland
DOLORES TAMARA, Rudy Penélope
LAZARO MENDEZ, Sara Noemí
MARTINEZ ROBLES, María Mercedes
I.3. Tipo de Investigación del Proyecto:
Social
I.4. Línea de Investigación:
Prestación de Servicios.
I.5. Localización
REGIÓN : Ancash
PROVINCIA : Casma
DISTRITO : Casma
LUGAR : AAHH. Alberto Portella
I.6. Órgano o Institución Responsable del Proyecto
INSTITUCIÓN: Instituto de Educación Superior Tecnológico Público
de Casma.
ÁREA: Jefatura del Área Académica de Secretariado Ejecutivo del
IESTP-C.
II. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN
2.1. Diagnóstico
Fernández (2011) afirma:
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la
organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a
la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los
primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de
la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio
Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene
constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes),
documentación de control de las personas (padrones), documentación
de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay
mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada. (p.02)
Marcos (1999) afirma:
Siguiendo las indicaciones del Consejo Internacional de Archivos,
definiremos documento sin más como: “información registrada,
producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una
actividad de una institución o de un particular, y que consta del
contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la
actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se refiere
a los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo quién
firma, la relación que tiene con otros documentos (del mismo expediente
o de otros), la función que ejerce...
Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de gestión
de documentos propone como definición la siguiente: “unidades
estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y
gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En
esta definición se atiende a dos características:
Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos
electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños
elementos de datos que comprenden el total del documento.
«Un documento electrónico se convierte en documento de archivo
cuando toma parte en una transacción de la organización»
Son gestionados como unidades individuales en sistemas de
información. Un documento electrónico se distingue de otros
documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo
documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.
(p.5)
Según el Consejo Internacional de Archivos (2009), la palabra “archivo”
tiene tres acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su
soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o
moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el
ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o
por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la
institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
JOSE IGNACIO DE ARRILLAGA (1955) Todo desplazamiento temporal
determinado por causas ajenas al lucro; el conjunto de bienes, servicios y
organización que en cada nación determinan y hacen posible esos
desplazamientos y las relaciones y hechos que entre estos y los viajeros
tienen lugar.
.......ROBERTO BOULLON (1993) Conjunto de relaciones y fenómenos
producidos por el desplazamiento y permanencia de las personas fuera
de su lugar de residencia; en tanto esto no esté motivado por una
actividad lucrativa principal.(P.78)
La Organización Mundial de Turismo (OMT) menciona que el turismo
comprende las actividades que realizan las personas durante sus viajes y
estancias en lugares distintos a los de su entorno habitual, por un periodo
inferior a un año, con fines de ocio, por negocio y otros motivos
Organización Mundial de Turismo, citado en Secretaría de
Turismo, Programa Nacional de Turismo 2001-2006, México, 2001, p. 31
A nivel nacional el turismo se ha convertido en la actualidad en una fuente
principal de ingreso de divisas, en el caso del Perú cuenta con una gran gama
de circuitos turísticos, debemos explotar al máximo dicho servicio.
Con el ingreso de turistas a los diferentes circuitos que se ofertan en el
Perú, se activan una serie de servicios que requieren necesariamente,
como en el caso de transporte, hotelería, restaurantes, agencias de
turismo, etc. Para poder es un gran centro de atracción turística, no solo
basta tener poseer los lugares, sino que debemos brindar un servicio
eficiente; es decir, brindar seguridad y sobre todo cumplir con los
paquetes turísticos en su totalidad.
2.2. Justificación
Es importante conocer cómo y cuando nació la contabilidad, así como sus
aportaciones y su evolución a través de las diferentes etapas o épocas.
El realizar una investigación sobre sus orígenes nos causa un gran interés
debido a que conocer y profundizar en sus inicios nos ayudara a entender
su evoluciona y que tan amplia ha sido esta. El conocer todo esto nos
puede aclarar de una manera más amplia las causas de porque e han
modificado algunos método para llevar la contabilidad y sobre todo los
beneficios de estos cambios que han traído.
Nos veremos en la tarea de realizar una investigación documental y
bibliográfica basándonos en libros como principios de la contabilidad,
fundamentos de la contabilidad entre otros.
Proporciona información de hechos económicos, financieros y sociales
suscitados de la empresa; de forma continua, ordenada y sistemática, con
relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar el
movimiento de las riquezas, asimismo con el fin de conocer sus
resultados, para una acertada toma de decisiones, en el quehacer
empresarial.
Dicha investigación nos ayudará a ampliar en nuestros conocimientos
sobre la contabilidad y nos dará una visión más amplia de lo que en la
actualidad entendemos por contabilidad. Proporcionándonos bases
sólidas para poder facilitarnos metas ya más claras de lo que esperamos
realizar.
Partiendo de una óptica integral de formación en las denominadas
ciencias de la información, es necesario cubrir el hueco de la gestión y
tratamiento de aquellos documentos primarios que no tienen sentido si no
es enmarcados en un conjunto orgánico y que se producen dentro de un
proceso natural de actividad, siendo producto y reflejo de las tareas de su
productor. Abordamos el estudio del tratamiento y gestión de este tipo de
documentos desde un punto de vista global (el documento es el mismo
desde que “nace” hasta que se destruye o se decide su conservación
permanente).
Las necesidades de las administraciones modernas junto con (e
indisolublemente relacionadas a) el impacto de la denominada sociedad
de la información, con sus apabullantes posibilidades tecnológicas,
obligan a replantear la profesión. Por otra parte, consideramos que la
formación debe de responder a un mercado de trabajo potencial,
anticipándose así a la (posible) consolidación futura del mercado de
trabajo real. Dicho impacto no sólo supone un reto, sino que también
puede ayudar a empañar las diferencias y a concretar la figura del
profesional.
Nos basamos, por tanto, en la consideración del archivo (o más
correctamente, a nuestro entender, sistema de archivo) como una más de
las posibles instituciones documentarias y, tras aproximarnos a la “teoría
archivística”, buscamos de nuevo la integración, esta vez “interna”
(“archivos totales”, “archivística integrada”, “gestión integral de
documentos”, etc.), como respuesta a los retos de la denominada
“sociedad de la información”.
Al distinguir entre conocimiento archivístico y práctica archivística, la
noción de teoría como conocimiento conceptual que resulta del análisis de
ideas, contribuye a una comprensión general de la estructura y el
contenido del ámbito de los archivos.
No se trata de aportar al alumno los conocimientos necesarios para su
especialización, sino de situarlo en un escenario de gestión/archivo de
documentos, a la vez realista y previsible, mediante el conocimiento de
los conocimientos y técnicas fundamentales de la archivística y la gestión
de documentos, y el acercamiento a las consecuencias del impacto
tecnológico sobre éstas, a las posibles estrategias a adoptar y a las
herramientas básicas para aplicar estas estrategias. Todo ello sobre la
base de que una reorientación básica de la educación de los archiveros
ayudará a determinar el desarrollo profesional futuro.
El sector turístico en el Perú está aumentando su relevancia económica y
social directa e indirectamente, entre otros aspectos por lo que
representa, complementa, diversifica y ayuda en una economía como la
vasca con un claro componente industrial, además de ser un sector
significativamente empleador de recursos humanos.
En correspondencia con su importancia, en los últimos años se está
realizando un notable esfuerzo en la estimación estadística de su
actividad. No hay que olvidar que dentro de las operaciones asociadas al
comportamiento de los turistas se han desarrollado distintas líneas de
investigación como Gistur como apoyo e identificación de nuevas
oportunidades en dicho ámbito a través de herramientas/aplicaciones
novedosas. Habría que tener en cuenta todos aquellos mecanismos
operativizados con el fin de obtener el máximo rendimiento posible a ésta
operación buscando la mejor complementariedad con el resto de datos
obtenidos y disponibles.
OBJETIVOS
4.1. General
Mejorar el sistema de archivos mediante técnicas archivistas en el
área de contabilidad de la empresa de turismo MINSAF de la
provincia de Casma, para proporcionar información acerca de las
distintas técnicas y necesidades del mercado para los agentes y
proveedores turísticos.
4.2. Específicos
Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante
capacitaciones al personal del área para su adecuado
procedimiento.
Brindar información de los lugares turísticos de la provincia de
Casma.
Diseñar e implementar estrategias para promover y aumentar el
ingreso de turistas a nuestra provincia.