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Performance de processos sob olhar do Lean Office na indústria: o caso da Tupy S/A
Samuel Dagostin GaldinoCoordenador Educação Corporativo - Tupy
VISÃO GERAL DA TUPY
1
Presença Global : Manufatura, clientes e segmentos de mercado
Referência em engenharia e relacionamentos a longo prazo com clientes em mais de 40 países
JoinvilleMauá
Fábricas
13.500funcionários
Líder Global de mercadode blocos e cabeçotes de ferro para motores e líder nacional de conexões em ferro maleável e perfis contínuo de ferro
Ramos ArizpeSaltillo
EscritóriosR$ 3,7 bide faturamento em 2017
VISÃO GERAL DA TUPY
1
MOVIMENTAÇÃO DE CARGA
VISÃO GERAL DA TUPY
1
VISÃO GERAL DA TUPY
Infraestrutura e InvestimentosTransporte de Carga
Veículos Utilitários(Pequenas empresas, Construção
residencial, Reformas, etc)
Caminhões médios& pesados
Mineração
Construção Pesada
Construção Leve
Plataformas elevatórias
Óleo & Gás
Motores estacionários
Operações Portuárias
VISÃO GERAL DA TUPY
OutrosAgricultura
Defesa
Colheitadeiras
Tratores
Implementos
Transporte de grãos
Motoresmarítimos
Manuseio de carga & frete
VISÃO GERAL DA TUPY
1
13.500funcionários
DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS
✓ PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOS
✓ PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
✓ CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA
▪ Com relevância direta para o negócio
▪ Onde já havíamos identificado demanda de reestruturação
▪ Áreas onde o líder se engajou com o projeto
▪ 5’ s implantado
Processos eleitosCritérios de definição
LEAN OFFICE – Caso Tupy
▪ PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS RH SAÚDE
Alto volume de processos admissionais, demandas repentinas, grau de risco elevado.
▪ Maior agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação;
▪ PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH EDUCAÇÃO
Relevância do programa de aprendizagem, oportunidades de carreira, alto volume de trabalho concentrado, riscos legais.
▪ Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes
▪ CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA FINANCEIRO
Baixo ciclo de conversão de caixa
▪ Aumentar o ciclo de conversão de caixa
ExpectativasMotivações
VISÃO GERAL – War Room
GESTÃO DE SAÚDELean Office:
PROCESSO ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS
RH – Gestão Saúde
ENFERMAGEM / EXAMES
▪ Médico TrabalhoSponsor: Gerente RH
MÉDICOS
▪ Coordenadora RH – SaudeSponsor: Gerente RH – Saude
RECEPÇÃO
▪Clínica (Parceiro comercial)▪ Laboratórios (Parceiro comercial)
FORNECEDORES
EQUIPE FULL TIME
▪ Analista RHSponsor: Cordenadora RH
R&S
EQUIPE DE APOIO
▪ Coordenadora RH – SaudeSponsor: Gerente RH
▪ Especialista TI▪ Especialista TI
TI
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Lean Office:
PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
RH - Educação Corporativa
RH EDUCAÇÃO
• Coordenadora do Programa de Aprendizagem
SENAI
▪ Analista RH
Sponsor: Coordenador RH
RH REMUNERAÇÃO
EQUIPE FULL TIME
▪ Analista RH
Sponsor: Coordenador RH
RH BACKOFFICE
▪ Analista RH
Sponsor: Coordenador RH
GESTÃO DE SAÚDELean Office:
CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA(PMP)
Financeiro
CONTROLADORIA
▪ Especialista Financeiro▪ Sponsor: Coordenadora Finanças
FINANCEIRO
▪ Analista Recebimento▪ Sponsor: Coordenadora Comex
CPF
▪ Analista Suprimentos▪ Sponsor: Coordenador Suprimentos
COMPRAS INDIRETAS
EQUIPE FULL TIME
▪ Especialista Logistica▪ Sponsor: Coordenador Suprimentos
PMO CONTROLES E COMPLIANCE
EQUIPE DE
APOIO
▪ Analista Controladoria▪ Sponsor: Coordenador Controladoria
▪ Analista TI
TI
MITOS E VERDADES
PROJETO LEAN OFFICE: PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOSRH – Gestão Saúde
Mapeamento do fluxo atual
ESCOPO: Pré-Cadastro no Nexo até o arquivamento da documentação legal
KPO: Coordenadora RH – Saude
INDICADORES:
Lead time do processo
Tempo do candidato no Ambulatório
Aumento de capacidade
Redução do volume de papel sendo
impresso e circulando
Redução do volume de papel impresso e
circulando
4 dias
1
Timeline 30/out12/out9/out 02/nov1 semana 1 semana
1
PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEMRH – Educação Corporativo
ESCOPO: Contratação, Avaliação de Desempenho, Término do Contrato
KPO: Analista RH – T&D
INDICADORES:
Timeline 30/out12/out9/out 02/nov1 semana 1 semana
Convocações X Participações
Taxa de Desempenho nas Avaliações
% EfetivaçõesRedução do volume de papel sendo impresso
e circulando
Pesquisa de Satisfação (Padrinhos e Jovens)
PROJETO LEAN OFFICE: CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXAFinanceiro
ESCOPO: Eliminar os desperdícios de tempo (dias) no fluxo de pagamento aos fornecedores, aumentando os dias do Prazo Médio de Pagamento (PMP)
KPO: Especialista Logística
INDICADORES:
Timeline 30/out12/out9/out 02/nov1 semana 1 semana
Prazo entre a emissão da NF e a efetivação da nota fiscal no sistema
Prazo entre a efetivação da nota fiscal e o pagamento
Prazo Médio Pagamento PMP (dias)
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PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEMModelo Macro Apresentação Programa
Modelo Tupy
• Contrato de 01 ano;
• Jovem Aprendiz (18 à 24 anos);
• Jornada Integral Compartilhada (04 horas empresa + 04 horas instituição ensino)
• Cursos de Aprendizagem: Assistente Administrativo, Processos de Qualidade em Metalurgia e Caldeiraria.
Dados do Programa
Programa Jovem Aprendiz Tupy
Cota 2017 - 222
Cota 2018 - 172
Redução 23%
Efetivações 2016 - 36Efetivações 2017 - 76Aumento 52%Aproveitamento 40%
Indicadores 2017
Cota Cota Legal
% Efetivação 34%
% Aproveitamento* 40%
* O % Aproveitamento é calculado sob o número de aprendizes que encerraram ocontrato na data fim.
1
Subprocessos/Etapas
Pré Seleção1.
Seleção2.
Admissãoe Integração3.
Gestão Aprendizes4.
Encerramentoe Efetivação5.
RH | Comunicação e Resp. Social
Remuneração e Benefícios
RH |Treinamento (Gestão Programa)
RH | Remuneração e Benefícios
RH | Gestão de SaúdeParceiro
SenaiRH |Treinamento
(Gestão Programa)
Parceiro Senai
RH | Back Office
RH |Treinamento (Gestão Programa)
Planejamento de Materiais
SuprimentosAlmoxarifado
Área / Padrinho
JovemAprendiz
Parceiro Senai
RH |Treinamento (Gestão Programa)
Área / Padrinho
JovemAprendiz
RH | Gestão de SaúdeRH | Back
Office
RH |Treinamento (Gestão Programa)
RH | Remuneração e Benefícios
Externo Sindicato
Área / Padrinho
JovemAprendiz
RH Consultores
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Detalhamento processo
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Mapa de fluxo atual
1
fotos
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Árvore realidade atual
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Efeitos
▪ Aumento do lead time do processo
▪ Dificuldade no planejamento (fluxo de caixa)
▪ Atraso no pagamento
▪ Gasto de tempo com retrabalhos
▪ Juros / Multas / Protestos
▪ Descontentamento do fornecedor (ameaça de bloqueio de fornecimento)
Causa raiz
Dados incompletos nas Notas Fiscais
Processo elaborado de forma incorreta
Falta de orçamento
Limitação do sistema
Morosidade nas aprovações
Falha na comunicação interna
Cadastro desatualizados
Falta de treinamento
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Analise Causa Efeito
OBRIGADO!
Novo Fluxo – Etapa 1 |
ESCOPO:
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo
Novo Fluxo – Etapa 2
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo
Novo Fluxo – Etapa 3
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Plano Ação
Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office
Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status
1Prazo de aprovação de requisição de compra e pedido de compra elevados ocasionando impacto no PMP
Rever os critérios de aprovação de Requisição de Compra e Pedido das contas de pagamento obrigatório (gás, energia elétrica, água, plano de saúde, etc...)Alterado forma de aprovação via orçamento anual
Concluído com ressalvas
2 Cadastro incorretosRevisar cadastros e alteração em massa quando necessários nos materiais DIEN (5000*) na REGINFO (onde o cadastro tinha Materiais cadastrados com 5000*)
Concluído
3Quando as notas QM são efetivadas, não existe local para consulta
Elaborar relatório de tela de consulta ou relatório com extrato de efetivação de notas QM (controle orçamentário) Liberado o relatório de consulta de tela
Concluído
Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status
6 Retrabalhos da área da ControladoriaElaborar e ministrar treinamento para compradores sobre IVA (Serviços)
Concluído
Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Plano Ação
RESULTADOS FINAIS
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▪ PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS RH SAÚDE
Necessitávamos mais agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação;
▪ Redução 55% tempo permanência no ambulatório▪ Agilidade▪ Produtividade▪ Otimização de agenda▪ Comprometimento▪ Engajamento
▪ PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH EDUCAÇÃO
Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes
▪ Desburocratização (Processos digitais)▪ Definição papéis e responsabilidades▪ Comprometimento▪ Transparência ▪ Gestão Conhecimento
▪CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA FINANCEIRO
Aumentar o ciclo de conversão de caixa
▪ Aumento PMP de 21 para 25 dias▪ Diminuição substancial retrabalho▪ Otimização processos▪ Melhoria relação fornecedores▪ Diminuição custos (multas, atrasos, etc.)
ResultadosExpectativas
AVALIAÇÃO CENÁRIO
RISCOS PREVISTOS DESAFIOS MONITORADOS
Imprevisibilidade da demanda Dedicação e tempo para o projeto
Processo x essência do trabalho Alinhamento com a estratégica
Ineditismo das soluçõesResultado mensurável e evidente
Postos multitarefa Escolha dos processos
Variabilidade TrabalhoPlano de comunicação
Pro
cess
oM
ud
ança
s
PRINCIPAIS GANHOS
LEAN OFFICE
RESULTADOS CHECK RESULTADOS
Resultados Concretos mensuráveis
Engajamento e Motivação
Formação de multiplicadores e embaixadores
Redução de conflitos (Clima Organizacional)
Agilidade
Melhoria continua “natural”
OBRIGADO!