performante dienstverlening vraagt stroomlijning van informatie durven met dienstverlening 10...
TRANSCRIPT
Performante dienstverlening vraagt
stroomlijning van informatie
Durven met dienstverlening10 oktober 2013
agenda
I-scan 2.0
o Informatiebeheer van de werkvloer tot beleid
DIA en VESTAo Twee informatiebeheer-projecten in de
stad Gent
Discussie
I-scan 2.0
Informatiebeheer:van werkvloer tot beleid
I-scan 2.0
Ondersteuningsaanbod voor lokale besturen
Greep krijgen op eigen informatiebeheer
De realiteit van de werkvloer als vertrekpunt.
INFORMATIE BEHEER
Performante dienstverlening vraagt stroomlijning van informatie
Bij informatiebeheer denken we
Maar gemoderniseerd
Top 5: ambities informatiebeheer
Een centraal adressenbestand Meer informatie delen De wildgroei van data beheersen E-loket: dienstverlening digitaliseren Meer informatie uit het systeem
kunnen halen (managementinformatie)
INFORMATIEBEHEERDE WERKVLOER
Hoe verloopt het nu?
11
Aanvraag evenement
Aanvraag – via verschillende kanaleno Via centraal formuliero Of oude formulieren (zaal,
materiaal, inname openbare weg)o Of mail, brief, telefoon, …
Magazijn
Input is niet gestructureer
d
Openbare werken Communicatie …..
o Huur zaalo Huur nadarso Huur
geluidsinstallatieo Parkeervrij maken o Promotieo ….
12
Aanvraag evenement
Registratie gegevens in:o Collegebesluit (toepassing)o Papieren kalender huur zaleno Reservatie zaal (word)o Registratie waarborg en betaling (word)o Brief bevestiging (Word)o Registratie ontlening nadars (Acces + Word)o Registratie in papieren kalender o Dossier inname openbare weg (papier)o Inname openbare weg (toepassing)o Registratie uitleen jeugddienst (onbekend)o Aanvraag affiches (word – opdrachten werkmannen)o Aanvraag digitaal aankondigingsbord (onbekend)o ….
Grotendeels generieke data:• Contactgegevens• Evenementgegevens
• Datum• Plaats• type
13
We houden de mails wel bij, maar de telefonische klachten worden niet geregistreerd. Die mails worden gewoon in de persoonlijke mailbox bijgehouden, daar zit nog niet echt structuur in – dat geef ik toe. Als ik soms zelf ter plaatse ga, neem ik foto's, daar heb ik wel een directory van (…)
14
Informatie verzamelen en organiseren
Medewerkers bepalen in hoofdzaak zelfo wat ze verzamelen en o hoe ze dat doen.
Dossier
16
Informatie verzamelen en organiseren
De keuze wordt beïnvloed door:o Wettelijk kadero Gebruikte toepassingeno Input door de burgero Gewoonteo Afspraken met collega’s of binnen
dienst
17
Informatiearchipel
18
Delen van informatie
Centrale databronnen zijn schaars. Adoptie van die centrale
databronnen is problematisch:o Bv. adreslijst gemeenteraadsledeno Bv. documentatie, handleidingen
19
Ik heb hier wel zelf nog een lijst (van de gemeenteraadsleden) die ik gebruik omdat ik dan GSM-nummers terug vind bijvoorbeeld. Dat is een lijst die ik zelf gemaakt heb, ook de partijen staan daar op. (…) Die lijst staat niet in een van de centrale mappen. Ik doe dat een beetje voor mezelf, dat is nu bijvoorbeeld de toestand op 2 januari. Als er zaken veranderen, dan maak ik een nieuw lijstje.
20
… ofwel ga je dat gaan zoeken (op het intranet) ofwel ga je nog naar uw oorspronkelijke document in je lade en ge weet ik heb dat direct. Of digitaal dat dat op uw bureaublad staat waarvan je weet ik heb dat veel nodig . Je klikt het aan en je weet dan meestal in welke dingen je moet zoeken.
En hier : als ze een optie vragen zet ik dat altijd in potlood. Eens dat dat bevestigd is, zet ik dat in stylo en ga ik dat een volgnummer geven. Dat is echt nog op de ouderwetse manier. Maar ja ik werk graag daarmee. Voor mij is dat gemakkelijk werken.
21
De vorige website is met zoveel tamtam aangekondigd. Het ging alles kunnen; het ging van alles doen. (...) Er is toen zoveel beloofd, er is daar zoveel tralala rond verkocht geweest zodat de mensen zeggen: wat gaan ze nu weer doen?
Eigenlijk, persoonlijk vind ik een papieren dossier ook heel belangrijk. Dat is gewoon dat vertrouwen in dat digitale systeem. We proberen alles zoveel mogelijk op te slaan maar wat als het weg is hé? We hebben ook als eens iets gehad dat het werk van een volledige namiddag weg was. Dus dat zelfs de backup dat niet kan traceren.
WAT ZIEN WE NU JUIST?
23
1. Informatie is complex
1. Schaal en levensduur2. Mate van delen3. Doel of betekenis
24
2. Gefragmenteerde informatie
Groot deel van de informatie binnen het lokaal bestuur zit in o Kleine losstaande bronneno Zonder evidente noodzaak om te delen • Tenzij voor back-up dienstverlening
25
3. Koppelingsnood in de BO
De nood aan koppeling tussen toepassingen lijkt zich in hoofdzaak voor te doen tussen de back office van primaire en ondersteunende processen
26
4. Optimaal niveau?
Geen exclusief optimaal niveau voor het beheren van informatie o Autonomie medewerkers
o Organisatiebrede systemen • Kosten/baten • Adoptie
INFORMATIEBEHEER… TOT BELEID
Scenario-planning als adviesmethodiek
28
Scenarioplanning
1. Als dit de huidige praktijk is
2. En als dit de ambities zijn
3. Dan moet je dit doen
29
Aanvraag evenement
Aanvraag – via verschillende kanaleno Via centraal formuliero Of oude formulieren (zaal,
materiaal, inname openbare weg)o Of mail, brief, telefoon, …
Magazijn
Input is niet gestructureer
d
Openbare werken Communicatie …..
o Huur zaalo Huur nadarso Huur
geluidsinstallatieo Parkeervrij maken o Promotieo ….
30
Aanvraag Evenement:Wat zijn de ambities?
Een digitaal feest- en fuifloket maakt het organisatoren van evenementen administratief een pak eenvoudiger. Daarbij streven we naar een centralisatie van de uitleendienst(en) met een eengemaakt e-loket voor reservaties, het aanbieden van actuele informatie over alle stedelijke zalen (locatie, capaciteit, prijs, beschikbaarheidskalender), het digitaal beschikbaar stellen van gebruiks- en vergunningsaanvragen en het in kaart brengen van de privézalen in de stad.
31
Aanvraag Evenement:Hoe verloopt het nu?
Informatie zit verspreido Bij verschillende diensten/medewerkerso In verschillende bronnen en vormen.
Het gaat vaak over dezelfde informatie:o Contactgegevens aanvragero Gegevens evenement• Datum, plaats, type, …
Aanbevelingen
1. Proces aanpakken2. Documenten delen (projectmap)3. Digitaliseer (centrale databank)
o Op basis van beleidsambities
WAT KAN U HIER UIT LEREN?
Hoe informatiebeheer aanpakken in uw lokaal bestuur?
Maatwerk
Proces, proces, proces, …
Vertrek vanuit
Eigen ambities
Eigen sterktes
Warm water
Waarom zelf doen Beter goed gepikt Standaarden
o Authentieke bronneno OSLO