Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med

fokus på NOARK 4 og 5 systemerPål Mjørlund

Odd Gunnar LudvigsenKommunekonferansen 2012-05-31

Elektronisk sak-/arkivsystem - tema

• Sak-/arkiv er arkivtjenestens ansvar, hvor periodisering er en av mange oppgaver som skal løses

• Overgang til helelektronisk sak-/arkiv stiller arkivtjenesten overfor nye og store utfordringer, herunder integrasjoner med fagsystemer

• Reduksjon i støttevirksomhet (her arkiv) kan være ett av flere overordnede mål

• Presentasjonen vil fokusere på konkrete oppgaver og utfordringer knyttet til innføring, bruk og forvaltning av helelektronisk arkiv

• Gjennomgang og tilpasning av prosesser, rutiner, samt fordeling av roller og ansvar knyttet til bruk og forvaltning anses som viktig

Ikke NOARK-godkjent sak-/arkivsystem

• Applikasjoner som lagrer saksdokumenter i ikke-NOARK-system skal meldes Riksarkivet. Dette omfatter blant annet fagsystemer med journalsystem uten NOARK kjerne.

• For detaljer se Riksarkivet:http://

www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Arkivering/Innrapportering

Proveniens - periodisering• Arkivplan skal dokumentere blant annet fysiske- og elektroniske arkiver,

periodiseringsprinsipper og periodiseringsperioder• Periodisering hjemlet i arkivlov m/forskrifter. Periodisering er et middel for å

opprettholde både ytre og indre proveniens, og derigjennom lette gjenfinning– Ytre orden: Arkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med

andre arkiver– Indre orden: Det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordning som

de fikk ved arkivering • Elektronisk sak-/arkiv normalt satt opp som ett arkiv for hele kommunen

(arkivskaper)• Arkiv kan deles logisk i arkivdeler med samme ordningssystem, ordnet etter

• Objekt (Eiendomsarkiv, Gards- og bruksnummer, personal, klient- og elevmapper på fødselsnummer)• Emne (arkivnøkkel) • Fysisk/elektronisk, eks elektroniske arkiver inneholdende fysisk materiale (kontrakter, bilder, kart m v)

• Hvordan ivaretas arkivansvaret gjennom oppsett og evt. databehandlingsavtaler:– Når flere kommuner som benytter felles sak-/arkivsystem?– Ved vertskommunesamarbeid?– Interkommunalt selskap (AS) leverer tjenester til en eller flere arkivskapere?– Kjøp av tjenester fra privat næringsliv?

Hendelsesbasert periodisering

• Emneordnede arkivdeler periodiseres ved eks:– Kommunesammenslåing– Overgang til helelektronisk arkiv – Fastsatte arkivperioder (typisk valgperiode)– Bytte av arkivnøkkel (ikke absolutt krav, men store

endringer, samt konflikter mellom gammel og ny – Bytte av sak-/arkivsystem (evt. større

oppgraderinger)– Mye uaktuell informasjon i arkivet (vanskeliggjør

søking og utfordrende m h p sikkerhetskopiering)

Periodisering - objektordnet arkivdel

• Periodiseringsprinsipp hentes fra arkivplan, hentes fra regelverk, evt. bestemmes før opprettelse av arkivdel

• Personopplysningsloven og Forskrift om pasientjournal åpner for «sletting» av informasjon. Ved krav om bevaring, fjernes informasjon fra produksjonssystemet:– Opprett arkivdel for uaktuelle objekter– Overfør uaktuelle objekter til denne– Arkivdel sperres for nye objekter og deponeres hos

arkivdepot etter avtale – Arkivdel med tilhørende fysisk arkivmateriale avleveres til

arkivdepot etter avtale

Periodisering - periodeskille• Skarpt – ingen nyregistrering av saker eller dokumenter

– Overgang fra papirbasert journal til Noark-system– Overgang fra Noark-3 til Noark 4, hvis dataene ikke konverteres– Større omorganiseringer (herunder kommunesammenslåing) og

ved opprettelse av ny arkivskaper– Skifte av arkivnøkkel i Noark-3 eller ved papirjournal

• Mykt – dokumenter kan opprettes i eksisterende saker– Nye saker tillates ikke opprettet i arkivdel som skal periodiseres.

Registrerte saker med tilvekst av dokumenter flyttes automatisk til ny arkivdel (arvtager)

– Overlappingsperiode settes for eks til 2 år, før arkivdel stenges for registrering og deponeres

Forberedende aktiviteter – periodisering I

• Planlegg– Vurder ekstern støtte fra systemleverandør– Varsle arkivdepot og avtal test av uttrekk– Beskriv oppdraget og estimer kostnader – forankres hos ledelsen– Informer saksbehandlere om prosess og tidsplan– Identifiser arkivdeler som skal periodiseres

• Sjekk regelverk i f t bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger

• Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav

– Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale– Beslutt deponering eller avlevering før tiden

• Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres– Periodiseringsprinsipp – Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille– Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering

Forberedende aktiviteter – periodisering forts II

• Følg opp saksbehandlere– Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre

strukturer som e-post, filstrukturer m v– Gjennomfør restansekontroll– Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes– Kontroller dokumenter uten el.dok– Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten

• Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale • Saker benyttet for test- og undervisningsformål • Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v)

• Følg opp fordelere (leder)• Mangelfull journalføring• Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling• Skjerming og tilgangsstyring

Forberedende aktiviteter – periodisering forts III

• Foreta hjemlet kassasjon – Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c– El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres

• Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010:Regulerer kassasjon i NOARK-systemer– Noark 1-3– Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv– Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv

• Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres

Forberedende aktiviteter – periodisering forts IV

• Rydd opp i hjelperegistre– Sluttdato på saksbehandlere– Sluttdato på nedlagte org-ledd– Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder

adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?)

– Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk

Forberedende aktiviteter – periodisering forts V

• Rydd opp i journalen– Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i

hjelperegistre– Vurdere saker merket med presedens– Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering – Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter – Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok – sjekk!– Etterskanning– Konvertering av filer til godkjent arkivformat –

utfordringer (se påfølgende sider)– Avslutte saker

Krav og funksjonalitet VIKrav:•Arkivlov•Forskrifter•NOARK

•mv

Krav uttrekk:•Arkivlov•Forskrifter•NOARK 4•NOARK 5, eks 5.12.2 avleverings-pakke og 5.13.1 konv. til arkivformat m.v.

Hvordan tolkes og implementeres krav i leverandørens applikasjoner?

Hvilke krav er stilt i f m anskaffelsen?

Forberedende aktiviteter – periodisering forts VII

• Når foretas konvertering, fortløpende eller på deponering/avleveringstidspunktet?

• Hvordan forvisse seg om at alle filer faktisk konverteres?

• Hvordan sikrer du at konvertering foretas til siste/gjeldende arkivformat?

• Identifisering og konvertering av sammensatte objekter/filtyper

• Er det en fornuftig balanse mellom filstørrelse og kvalitet på skannede/konverterte dokumenter

Forberedende aktiviteter – periodisering forts VIII

• Analyser antall el.dok per filtype (faktisk)• Bruk verktøy for å avsløre avvik mellom faktisk og

registrert filtype• Foreta stikkprøvekontroller/etterkontroll av

konverteringsresultat for alle filtyper som:– Flettebrev– Pakkede filer (.zip)– Excel

• Med en arbeidsbok• Flere arbeidsbøker• Konverteres hele arbeidsboken eller utskriftsområdet i filen• Er det formlene eller tekst (PDF) som er viktig å dokumentere?

Forberedende aktiviteter – periodisering forts IX

• Konverteres dokumenter med eldre arkivformater til gyldig format?• Konvertering av e-post

– med og uten vedlegg– e-post med zip-fil eller e-post som vedlegg – vedlegg med blanding av produksjons- og arkivformat – vedlegg med elektronisk dokument i arkivformat

• Lagres objekter fra andre typer løsninger, og blir disse korrekt konvertert? – Sosiale medier – SMS / MMS

• Hvem initierer og hvem foretar tester ved endringer i konfigurasjonen?

• Har fagsystem egen konverteringsløsning? – Hvem er ansvarlig for denne følger regelverket og testes?

Noen feil og problemstillinger• Journalposter med status = "U" med el.dok• Journalposter flyttet til annen sak • Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern- og

sikker sone?– Er uttrekksrutinen i stand til å foreta uttrekk fra begge sonene?

• Funksjonalitet for tilgangsstyring i historisk base, evt bortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet?

• NOARK-system integrert med fagsystem – lagring i produksjonsformat/arkivformat?

• NOARK-systemene forholder seg i beste fall til beskrevet, ikke faktisk filtype, men ikke versjoner og varianter av PDF

• Krypterte og passordbeskyttede filer konverteres ikke• Tar konverteringsrutinen høyde endringer som foretas

på el.dok etter journalføring?• Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra

konverteringsrutinen?

Aktiviteter knyttet til produksjon og godkjenning av uttrekk til arkivdepot

• Tilrettelegg– Klargjør datautstyr, tilganger programmer i samarbeid med leverandør– Foreta databehandling på virksomhetens eget utstyr. Dette for å hindre at

sensitiv informasjon kommer på avveie!• Foreta uttrekk – i h t regelverket

– Samarbeid mellom systemleverandør, egen IKT-leverandør og arkivtjenesten – Test, samt produksjon av sjekksummer til uttrekket

• Dokumentasjon av uttrekket– Oppdater egen arkivplan– Dokumentasjon av selve uttrekket i h t regelverket

• Oversend uttrekket til depotinstitusjon for test og godkjenning– Følgeskriv, uttrekk, funksjonell/arkivfaglig og teknisk dokumentasjon av arkivet – Ved avlevering medfølger også tilhørende fysiske arkiv– Ved deponering settes tilhørende fysiske arkiv bort

• Motta og behandle avvik knyttet til uttrekket, samt forta uttrekk i nødvendig antall iterasjoner, inntil uttrekket godkjennes

Nyttige dokumenter - periodisering

• Periodisering m v, arkivforskriften• Arkivverkets temaside om periodisering– Veiledning i periodisering av offentlige arkiver

• Arkheion 2003-2 – periodisering av arkiver• Arkivverket temaside: krav til innrapportering av

elektroniske systemer• Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i

NOARK-baserte løsninger• NOARK 5 - Standard for elektronisk arkiv

Og hva med fagsystemene

Fagsystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon:•Overføring av all arkivverdig dokumentasjon til sak-/arkivsystemet?•Egen NOARK-kjerne i fagsystemet?•Uttrekk etter generell metode?

Når skal det gjøres uttrekk?

• Overgang til nytt system og oppgraderinger som påvirker den interne strukturen

• Periodisk– Spesielt når historikk ikke håndteres av systemet

• Ved store organisasjonsendringer

Utfordringen med fagsystemene• Svært få leveres med NOARK-funksjonalitet• Dokumentasjon av systemet må være på plass for å få

gjort gode uttrekk– Brukerdokumentasjon (inkl. rutiner)– Systemdokumentasjon (datastrukturer)

• Primært vet systemleverandøren og arkivskaper hvordan systemet er oppbygd og har blitt brukt. Derfor må det være dialog for å få gjort uttrekk og gjenbruk.

• Tilrettelegging for effektiv gjenfinning og bruk• Tilgjengelighet til datastrukturer, dokumentasjon og

systeminformasjon

Hva bør en tenke på?• Dokumenter hvilke arkivserier som finnes i fagsystemene

(gjelder både dokumenter, journaler og registre)• Bevar all bruker- og systemdokumentasjon• Vurder integrasjon med sak-/arkivsystem eller annen

NOARK-kjerne• EPJ-systemer som følger standarden har generell

godkjenning, men det er kun den delen som omfatter EPJ (ikke evt. saksbehandling som ligger ved siden av). Dessverre er det ingen godkjennings- og testinstans utover leverandøren og kundens testing.

• Det er arkivskaper som er ansvarlig for å levere et godkjent arkivuttrekk……

• ….. men vi hjelper så godt vi kan

Mer å tenke på• Avlevering bør tenkes allerede ved anskaffelse• Meld inn fagsystemer så tidlig som mulig – med

planlagt fremdrift for deponering• Vi ønsker å koordinere uttrekk fra like og lignende

systemer fra flere kommuner – for å utnytte tid og kompetanse best mulig

• Ingen avleveringer er godkjent før det er skriftlig meddelt en godkjenning.

• Det skal inngås en databehandleravtale mellom IKA og kommunen i forhold til hva som skal gjøres med uttrekk/deponert elektronisk materiale.

= Arkivplan

• Organisering• Ansvar• Rutiner• Arkivserier• Elektroniske systemer