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Personalentwicklung in der VAG-Gruppe

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Aufbau des internen Personalentwicklungs- Konzepts

Basis- Qualifikation

Abteilungsbezogene Qualifikation

Individuelle Qualifikation

Einarbeitungs- Programm

Qualifikations- Matrix

Individuelle Maßnahmen

Abteilungsleiter und

Personalabteilung

Abteilungsleiter und

Personalabteilung

Abteilungsleiter und

Personalabteilung

Qualifizierungsart Maßnahmen Zuständigkeit

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Einarbeitung neuer Mitarbeiter

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Modulares Einarbeitungskonzept neuer Mitarbeiter

Abteilungsbezogene Einführung und Qualifizierung

Basis- Informationen

Basis- Qualifikation

Begrüßung (Checkliste)/

Training on the job (Qualifikations-Matrix,

SALES PASS)

Willkommens- Paket

Standardisiertes Basistraining-

programm

Disziplinarischer Vorgesetzter

Personalabteilung

Personalabteilung

Maßnahme Instrument Zuständigkeit

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Basisqualifikation - ‘Standardisiertes Basistraining-Programm’

Inhalt:

•  Allgemeine Schulungsinhalte (festgelegt durch Personalabteilung und die Fachbereiche)

•  Motto bei der Definition: ‘Wie können wir den Start bei VAG für alle neuen Mitarbeiter einfacher gestalten? Welche grundlegenden Informationen brauchen die neuen Mitarbeiter? Welche sind die am häufigsten gestellten Fragen?’

Z.B.: Arbeitssicherheit, Produktschulungen, IT-Kenntnisse, Meet & Greet mit anderen Fachbereichen

Trainer:

•  Motto: von (qualifizierten) Mitarbeitern für (neue) Mitarbeiter

Schulungsangebot:

•  Monatlich (bzw. alternativ: beim Eintritt neuer Mitarbeiter in das Unternehmen)

Organisation:

•  Personalabteilung in Zusammenarbeit mit dem disziplinarischen Vorgesetzten und den Trainern

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Vorteile:

•  Standardisierte Basis-Qualifikation und Grundorientierung für allen neuen Mitarbeiter

•  Einheitliches Basiswissen für jeden Mitarbeiter •  Bestmöglicher Start für neue Mitarbeiter •  Bessere Vernetzung neuer Mitarbeiter zwischen Abteilungen

•  Ein festgelegtes Datum für jede interne Schulung statt mehrere einzelne Termine (erleichtert den Aufwand innerhalb der Fachbereiche)

•  Zentrale Organisation (durch jeweilige Personalabteilung der einzelnen Tochtergesellschaften)

•  Zentrales Monitoring der Teilnahme am Basistraining-Programm

Zusätzliches Ziel:

•  Kann auch für Wiederholungsschulungen für Mitarbeiter, die schon im Unternehmen sind, genutzt werden

Basisqualifikation - ‘Standardisiertes Basistraining-Programm’

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Basisinformationen – ‘Willkommens-Paket’

Inhalt:

•  VAG-Tasche mit: Stift, Schreibblock, Informationsmaterial, Produktordner usw. (ergänzt durch weitere Informationen abhängig von künftiger Funktionen)

•  Einarbeitungsplan (Basistraining) •  Informationsmaterial: Ordner mit Informationen, z.B. zu Arbeitszeitregelungen, Richtlinien,

Betriebliches Vorschlagswesen, Konzepte, Mitarbeiterhandbuch usw.

Vorteile:

•  Alle neuen Mitarbeiter bekommen bei ihrem Start einheitliche Basisinformationen •  Bestmöglicher Start am neuen Arbeitsplatz aufgrund einheitlicher Informationen •  Geringere Arbeitsbelastung von Vorgesetzten und Kollegen:

Neue Mitarbeiter lesen über die ‘Basics’ anstatt sich die Informationen einzeln über Kollegen oder den Vorgesetzten einzuholen

Organisation:

•  Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten

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Einführung in die neue Abteilung – ‘Welcoming’

Inhalt:

•  Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters bekommt von der Personalabteilung bzw. dem Verantwortlichen die “Checkliste für neue Mitarbeiter” (zwei Wochen vor Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters)

•  Die Checkliste ist in drei Phasen der Einführung unterteilt: vor dem ersten Arbeitstag – am ersten Arbeitstag – nach dem ersten Arbeitstag

•  Entsprechend der Checkliste wird der Vorgesetzte oder ein anderer Verantwortlicher den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters koordinieren und planen

Vorteile:

•  Die neuen Mitarbeiter fühlen sich willkommen im Unternehmen •  Die Möglichkeit etwas zu vergessen existiert nicht bzw. ist sehr gering •  Dem Mitarbeiter wird ein schneller und einfacherer Start am neuen Arbeitsplatz

ermöglicht, da dieser sich nicht selbst um Arbeitsmaterial o.ä. kümmern muss

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Abteilungsbezogene Qualifikation – ‘Training on the Job’

Inhalte:

•  Abhängig von den einzelnen Abteilungen: daher müssen die Qualifikationen in Bezug auf z.B. Methoden, Produkte, Aufgaben und Anwendungen individuell definiert werden. (Bitte nutzen Sie die Qualifikationsmatrix und/ oder den SALES PASS als Unterstützung)

•  Wählen Sie einen Verantwortlichen (aus der Abteilung) aus, der für den neuen Mitarbeiter als Mentor agiert und die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters begleitet.

•  Definieren Sie einen abteilungsbezogenen Schulungsplan über einen Zeitraum von mindestens einem Monat und bestimmen Sie die verantwortlichen Trainer (s.o.)

•  Koordinieren Sie den abteilungsbezogenen Schulungsplan mit dem Basistrainingsplan – diese sollen sich ergänzen und sich nicht restriktieren

Vorteile:

•  Strukturierter Transfer von abteilungs- / funktionsbezogenen Qualifikationen •  Ein besserer und vor allem professionellerer Start für den neuen Mitarbeiters •  Schnellere Erreichung der vereinbarten Ziele •  Funktioniert ergänzend zum Basistrainings-Programm

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Darstellung des Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter

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Organisiert monatliches

Basis-Training in

Zusammen- arbeit

mit den Trainern

Anmeldung der neuen Mitarbeiter

(Ausfüllen des Trainingsplans

und Rückgabe an Personalabteilung)

Bearbeitung Checkliste

Teil ‘Vor dem Start’

Teilnahme am Basis-Training und Einholen der

Teilnahmebestätigung durch Trainer

Training on the job

Überprüfung aller Teilnahmen an den Kursen und Integration

des Trainings-

plans in Akte

Gibt dem verantwortl.

Vorgesetzten den

Trainingsplan und die

Checkliste

Gibt den Trainern die Teilnehmer-

Liste für das

Basis-Training

Erster Tag: Checkliste Teil ‚am ersten Tag‘

Danach: Checkliste Teil ‚nach dem Start‘

Übergabe des

unterzeichneten Trainingsplans

an den Vorgesetzten

Übergabe des unterzeichneten Trainingsplans

an die Personalabteilung

Erster Tag: Übergabe

Willkommens- Paket und

Information über weitere Abläufe

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Abteilungsbezogene Qualifikation: Die Qualifikationsmatrix

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Vorteile der Qualifikationsmatrix (QM)

•  Die QM gibt dem verantwortlichen Vorgesetzten eine Orientierung über die Verteilung der Qualifikationen und Aufgaben in seiner Abteilung

•  Die QM ist ein Instrument, das zur Analyse und Visualisierung der Stärken und Defizite jedes Mitarbeiters und auch jeder Abteilung beiträgt

•  Die QM unterstützt die Ermittlung des Schulungsbedarfs, der nötig ist um die Qualifikationen der Mitarbeiter und der Abteilung zu erweitern

•  Identifizierung der Trainerkompetenz jedes einzelnen Mitarbeiters, um diese für interne Schulungen zu nutzen (Transfer von Wissen untereinander)

•  Strukturierte und individuelle abteilungsbezogene Qualifizierung für jeden Mitarbeiter

•  Transparente und offene Kommunikation über Qualifikationen

•  Die QM ist ein Instrument, das Unternehmen stärkt, indem Qualifikationen gezielt ausgeweitet werden

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Inhalt der Qualifikationsmatrix VAG Standard-Qualifikationen für fast jeden Mitarbeiter in jeder Abteilung

•  Projektmanagement •  Zeitmanagement •  Einheitliche IT-Kenntnisse (Office, SAP) •  Sprachkenntnisse

Abteilungsbezogene Qualifikationen für jede Abteilung und jeden Mitarbeiter basierend auf unterschiedlichen Rubriken, wie beispielsweise:

•  Methoden •  IT •  Produkte •  Aufgaben •  Sonstiges

Qualifizierungsbedarf Der sich aus dem Vergleich des aktuellen Qualifikationsstatus und dem Zielstatus ergibt. Dieser ist unterteilt nach:

•  standardbezogenen Qualifizierungsbedarf und •  abteilungsbezogenen Qualifizierungsbedarf und •  spezifischen Qualifizierungsbedarf

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Muster Qualifikationsmatrix

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Legende: Qualifikationsstatus

Zusätzliche Information: ‘Nicht benötigte Qualifikationen’: Ist eine bestimmte Qualifikation nicht relevant für eine Person dann lassen Sie diesen Bereich (Zelle) frei; diese Angabe signalisiert, dass keine Qualifizierungsbedarfe notwendig sind

‘Trainerkompetenz’: Ist eine bestimmte Qualifikation dunkelgrün gekennzeichnet, so bedeutet dies, dass der jeweilige Mitarbeiter die Kompetenz hat, anderen Mitarbeitern diese spezielle Qualifikationen zu vermitteln (Beachten Sie: Nicht jede kompetente Person ist ein guter ‘Trainer’ oder möchte andere schulen).

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Umgang mit der Qualifikationsmatrix (1/3) •  Jeder Vorgesetzte definiert für seinen Bereich alle Qualifikationen, die benötigt

werden, um erfolgreich in der entsprechende Abteilung zu arbeiten, und integriert diese in die jeweiligen Kategorien. Das Muster ist somit den abteilungsbezogenen Bedürfnissen anzupassen.

Zusätzliche Hinweise für Vorgesetzte:

 Listen Sie Hauptqualifikationen/-tätigkeiten  Listen Sie alle Qualifikationen, auch wenn diese nicht von allen Mitarbeitern im

Bereich gebraucht werden

 Es ist nicht nötig eine Mindestanzahl an Qualifikationen einzufügen, sondern immer entsprechend dem abteilungsbezogenen Bedarf

 Für Abteilungen, die mit dem SALES PASS arbeiten, kann dieser eine gute Orientierung für die notwendigen Qualifikationen in der Abteilung sein

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Umgang mit der Qualifikationsmatrix (2/3) •  Der Vorgesetzte definiert für jede gelistete Qualifikation und für jeden

Mitarbeiter einzeln den Status des Mitarbeiters in Bezug auf die jeweilige Qualifikation. Und zwar hinsichtlich des IST- und des SOLL-Status, indem die Skalierung gem. des Ampelsystems herangezogen wird.

Zusätzliche Hinweise für Vorgesetzte:

 Da die Qualifikationen ‘relativ’ sind, kann der angegebene Status nur für die jeweilige Abteilung gelten. Gute Kenntnisse im Bezug auf z.B. Excel-Fähigkeiten bedeuten nicht zwangsweise gute Excel-Fähigkeiten in anderen Abteilungen, da jede Abteilung andere Bedürfnisse an die Qualifikation hat.

 Sollte ein Mitarbeiter der Abteilung nicht die Qualifikationen benötigen, die aufgelistet sind, dann halten Sie die entsprechenden Felder weiß. Umgekehrt bedeutet dies: Wenn eine Zuordnung stattfindet, ist dies immer auch ein Indiz dafür, dass die Qualifikation benötigt wird.

 Es gibt verschiedene Wege um den Qualifikationsstatus für Ihre Mitarbeiter zu definieren:

Definieren Sie selbst und erklären es dem Mitarbeiter im nachhinein. Erarbeiten Sie im Gespräch mit dem Mitarbeiter eine Definition. Lassen Sie den Mitarbeiter selbst seinen Status definieren und sprechen Sie

mit ihm über die Selbst-Einschätzung danach.

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Umgang mit der Qualifikationsmatrix (3/3) •  Der Vorgesetzte spricht mit jedem Mitarbeiter über dessen aktuellen Qualifikationsstatus

und den zukünftigen Soll-Status und bespricht notwendige Qualifizierungsbedarfe sowie die weitere Entwicklung.

Zusätzliche Hinweise für Vorgesetzte:  Bei der Angabe der Qualifizierungsmaßnahmen in die QM, ist es wichtig zwischen den

verschiedenen Qualifizierungsbedarfen zu unterscheiden.

Man unterscheidet zwischen Qualifikationen, die sich auf die QM beziehen (Standards/ abteilungsbezogen) und auf Qualifikationen, die außerhalb der QM liegen (mehr dazu siehe unten stehend).

 Notieren Sie zusätzlich die Prioritäten der einzelnen Qualifizierungsbedarfe. Dies gibt Orientierung für Personalabteilung bzgl. der Organisation von Schulungen.

 Stimmen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter hinsichtlich Qualifizierungsmaßnahmen und -zeiträume ab. Es macht keinen Sinn, zu viele Maßnahmen innerhalb zu kurzer Zeit zu vereinbaren, da dies aufgrund von Kapazitätsengpässen meist nicht realistisch bzw. einhaltbar sind.

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Individuelle Qualifikation

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Individuelle Qualifikation Inhalte:

•  Individuelle Qualifizierungen werden auf Nachfrage durchgeführt und basieren nicht auf allgemeinen abteilungsbezogenen Qualifikationen, sondern auf speziellen und individuellen Bedürfnissen des Mitarbeiters; z.B. zusätzliche kaufmännische oder technische Kenntnisse.

•  Diese Maßnahmen können intern oder extern stattfinden und werden von der Personalabteilung auf Antrag organisiert.

•  Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Personalentwicklungsbroschüre.