personaliarvestuse loeng 11.09

11.4.2023 LVRKK H.Kirikal

PERSONALIARVESTUS

Heve Kirikal MSc

11.09.2007


TÖÖSUHETE POLIITIKA

seadustele ja õigusaktidele vastavate personalidokumentide koostamine, nende koostamiseks vajalike läbirääkimiste pidamine ning vahendajaks olemine töötaja ja tööandja vahel, töötajate teavitamine töösuhetega seotud õigustest ja kohustustest ning firma personalipoliitikast personaliarvestuse korraldamine ja -bürokraatia haldamine eeltoodu kirjeldamiseks


TÖÖSUHETE SISU (1)

Töösuhetest tulenevate toimingute korraldamineo töölepingute sõlmimise, muutmise, peatamise ja lõpetamise korraldamine ja vormistamine; materjalide ettevalmistamine ja pooltele allakirjutamiseks esitamineo töölepingute ja tööraamatute vormistamine, hooldamine ja arhiveerimineo personalialaste käskkirjade, korralduste jm dokumentide ettevalmistamise ning haldamine.



Tööandja ja töötaja kohustuste täitmist ja õiguste kasutamist kajastavate toimingute teostamine ja andmebaaside haldamise korraldamine

o personaliandmebaasi haldamine: töötajate nimekirjad, ametinimetused, ISCO koodid, töötajad organisatsiooni struktuuris jmso tööaja arvestuse korraldamine: tööaja norm, tööaja tabelid, load tööinspektsioonist jmso puhkuste vormistamine: puhkuse ajakava, puhkuste registreerimine jmso kindlustuste vormistamine: õnnetusjuhtumi-, tervise-, kodu-, reisi- jmso soodustuste vormistamine: tööriided, töövahendid, parkimiskaardid jms



o haiguslehtede registreerimine (koostöös raamatu-pidamisega) o töölähetuste vormistamise korraldamine (koostöös raamatupidamisega)o pensionikindlustuse, kodakondsuse jms sotsiaal-toimingutega kaasnevate tõendite vormistamine, väljastamine ja registreerimine (koostöös raamatu-pidamisega)



Töökorralduslike haldustoimingute korraldamineo ametikohtade ja koosseisude arvestuse pidamine, struktuurimuudatuste ettevalmistamineo töö tasustamise ja töötajate motiveerimisega seotud otsuste / käskkirjade ettevalmistamine/ vormistamine: palga muutused, premeerimiskäskkirjad, distsiplinaarkaristused jms


NÕUDED PERSONALIARVESTUSELE

Paljud personalidokumendid sisaldavad isikuandmeid, mida kaitseb isikuandmete kaitse seadus ja millest tulenevalt peab personaliandmetega töötaja tagama isikuandmete kaitse. Delikaatsete isikuandmete korral on personali-administraator kohustatud töötajalt võtma kirjaliku nõusoleku/avalduse, et mitte kahjustada andmete esitaja huve. Töötajate andmetega seotud dokumente hoitakse lukustatavates kappides ja dokumentides sisalduvate andmetega puutuvad kokku ainult selleks volitatud töötajad.


TÖÖLE VORMISTAMISE PROTSEDUUR (1)

Töötaja esitab tööle vormistamiseks alljärgnevad dokumendid: Isikut tõendav dokument (pass või ID kaart) Haridust tõendav dokument (diplom, kutsetunnistus) Tööraamat, selle puudumisel vormikohane avaldus 1 foto Avaldus (ei ole tööleasumisel kohustuslik) Autojuhiload (vajadusel) Tervisetõend (vajadusel) Muud kutsealased kvalifikatsioonitunnistused (vajadusel) – nt keeletunnistus, tunnistus arvutioskuse kohta Lapsevanema nõusolek (13-17 aastase tööleasumisel)



Koosneb järgmistest tegevustest: Tehakse dokumentidest koopiad Täidetakse dokumentide alusel isikukaart ja varustatakse fotoga Vormistatakse tööleping (2 eks), registreeritakse registris Vormistatakse ametijuhend (2 eks) Tehakse sissekanne tööraamatusse, registreeritakse registris, pannakse hoiule tulekindlasse kappi tähestikulises järjekorras Avatakse isiklik toimik (koosneb isikukaardist, töölepingust ja muudest töötajaga seotud dokumentidest – nt koolitusleping ja dokumentide koopiatest



Töötajat tutvustatakse organisatsioonisiseste dokumentidega: Ametijuhend Töösisekord Tööohutusalased juhendid, esmalt sissejuhatav juhend Personalipoliitikad (ärieetika nt) Materiaalse vastutuse leping Muud juhendmaterjalid


ISIKUKAART (1)

Isikukaartidele kantakse töötaja isikut ja töösuhte kulgemist puudutavad andmed. Isikukaarti võib pidada digitaalselt, kuid töölepingu lõpetamisel tuleb see ümber vormistada paberkandjale.

Reguleerivad õigusaktid:

EV Sotsiaalministeeriumi määrus nr.23 07.02.2001 (RTL 2001,22,313)

Isikukaartide täitmise täpsuse ja kannete õigeaegsuse eest vastutab tööandja.

Isikukaardi näidis.xls


ISIKUKAART (2)

Isikukaardile märgitakse:Töötaja ees- ja perekonnanimi

Isikukood

Sünniaeg

Haridus

Lõpetatud õppeasutuse või õppeasutuste nimetus, eriala ja selle kood (ISCED)

Diplomi, tunnistuse väljaandmise aeg

Ülalpeetavad

Elamis- või tööloa kehtivuse aeg

Kodune aadress, telefon, e-mail


ISIKUKAART (3)

Isikukaardile märgitakse:

Tööleasumise kuupäev, alus

Osakond, struktuuriüksuse nimetus

Ametinimetus

Ameti kood (ISCO)

Töölepingu lõpetamise kuupäev

Töölepingu lõpetamise alus

Puhkuse arvestus (puhkuse periood, puhkuse liik, puhkuse kasutamine, puhkusepäevade arv)


TÖÖLEPING (1)

Töösuhe töötaja ja tööandja vahel saab alguse juba esimesest päevast, mil töötaja tööd alustab, vaatamata sellele, kas tööleasumise kokkulepe on kirjalikult vormistatud või mitte.

Hilisemate vaidluste ja segaduste ärahoidmiseks vormistavad tööandja ja töötaja lepingu kohe esimesel päeval. Allkirjastada lepingu iga leht.

Kui tööd teostatakse ilma juhtimise ja kontrollita – võib vormistada töövõtulepingu (tsiviilõiguslik leping).


TÖÖLEPING (2)

Töölepingu kohustuslikud tingimused:

1. poolte andmed (nimi, isikukood või registreerimis-number, elu- või asukoht)

2. töölepingu sõlmimise ja töötaja tööle asumise aeg

3. töölepingu kestvus ja alus (tähtajalise lepingu korral)

4. ameti- või kutsenimetus

5. tehtava töö sisu, selle keerukuse aste (soovitav määrata tööpere ja keerukuse tase)

6. töö tegemise koht: asula, linn või piirkond


TÖÖLEPING (3)

Töölepingu kohustuslikud tingimused:

7. tööaja norm: tundi nädalas; algus ja lõpp, tööaja liik (summeeritud aja korral selle arvestamise alused)

8. 8. palgatingimused: põhipalk ning viited palgasüsteemile ja premeerimisjuhendeile

9. põhi- ja lisapuhkuse kestvus, alused lisapuhkuseks

. 10. TL lõpetamise etteteatamistähtajad või nende määramise alused

11. viide kollektiivlepingu rakendatavuse kohta


TÖÖLEPING (4)

Eritingimused ja soodustused: Tööalased lähetused Välislähetuse korral üle 1 kuu lisasoodustused,

hüvitised, kolimisrahad jne Lisapuhkus, puhkuselt tuleku hüvitis Öötöö ja õhtune töö Koolitused, õnnetusjuhtumi ja varakindlustused,

tervisekindlustused Hüvitus isikliku sõiduauto kasutamise eest


AMETIJUHEND

Töökirjeldus + Ametinõuded = Ametijuhend

Ametijuhend on personalijuhtimise põhidokument, mis koostatakse töö analüüsi käigus ning mis on aluseks personali planeerimisel, kujundamisel, hindamisel, tasustamisel, koolitamisel ja arendamisel.

Sarnastel ametikohtadel – üks tüüpametijuhend

AJ – peab olema osapooltega läbiarutatud ning see vormistatakse kahes eksemplaris.


TÖÖKIRJELDUS

Töökirjeldus sisaldab:Töö funktsioone; Kohustusi, õigusi ja vastutust; Töötingimusi; Alluvusvahekordi


AMETINÕUDED

Ametinõuded esitavad nõudmised antud ametikohal töötajale: Hariduse; Töökogemuse; Keelteoskuse; Arvuti kasutamise oskuse; Auto juhtimise oskuse; Isiksuseomaduste osas; Kuupäev ja allkiri.


TÖÖOHUTUSE KOOLITUSE KAART

Töötaja kinnitab oma allkirjaga , et teda on juhendatud ohutustehniliselt ja ta on võimeline iseseisvalt tööle asuma. Esmalt tutvustatakse teda sissejuhatava juhendiga, töökohal aga otseselt tema tööd puudutavate juhenditega, mille kohta annab töötaja allkirja.

Rikkumise, reeglite eiramise korral tuleb töötajale neid juhendeid uuesti allkirja vastu tutvustada.


KÄSKKIRI

Haldusdokument – töötaja tööleasumisel pole kohustuslik – meil on lepinguline suhe töötajaga.

See on informatsiooniline sisult ja vormilt.

Väga hea vahend suhtlemiseks personalispetsialisti ja raamatupidaja – palgaarvestaja vahel. Hoiab häid suhteid, väldib arusaamatusi.

personaliarvestuse loeng 11.09

Documents