23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 1/8

Rutiner for behandling av personalmapper i ePhorte

Tema

Brukerveiledninger

Finn rutine

ePhorte

Logg inn

Husk!Allelønnsbestillingerskal være anvist avleder medbudsjettdisponerings­myndighet (BDM) føroversendelsetil Seksjon forlønn. Dette gjøresmed enkelgodkjenning.Disiplinærsaker,arbeids­plassvurderinger,AKAN­saker ognestenulykkeropprettes som egnesaker i saksarkivet.Kontakt lokaltarkiv.

KontaktHvem kontakter du?

Personalmapper

BrukerveiledningerAnsettelseUtenlandskearbeidstakereForlengelsePermisjon, fravær,ferieForeldrepermisjonSykefravær,uførepensjon

SvangerskapsrelatertsykefraværOpprykk, lønnstilleggFratredelseAvskjed i nådeSærskilt omstipendiater ogpostdoktorerLærlingerDiverse

ePhorteJournalposttyperTilgangsstyringOpprette personalmappe(pdf)Datoer i arbeidsavtalerog brevLønnsbestilling i ePhorte(pdf)

Søk

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 2/8

Ansettelse

 Sette ansattnummer ogtilgangsgruppe på sak ogjournalpost (pdf)Kontroll avlønnsbestillinger (pdf)Tilleggsinformasjonmellom personal og lønn(pdf)Hurtigtilgang ­ "Tilbaketil ePhorte" (pdf)Oppfølging avlønnsbestillinger nårpersonalkonsulenten erfraværende

SAPUiOGenerellbrukerveiledningInfotyper i SAPUiOSAP­koder permisjonVis organisasjon ogbemanning (PPOSE)Ufylling av informasjontil HR­portalLønningsseksjonensavvisningsgrunnerYrkeskoder  ITStandardtekster tilinnlasting i ePhorte (pdf)Tilpass Word til å hentestandard­tekster fraserver (pdf)

Anmodning ommidlertidig tilsetting utenkunngjøringForenklet innstillingAnsiennitetsberegningTilbud om midlertidigtilsetting

Fant du det dulette etter?

Ja, jeg fant det

Nei, jeg fant detikke

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 3/8

Utenlandske arbeidstakere

Forlengelse

Signert arbeidsavtaleSøknad og CVArbeidsplanEndring/ettersending avarbeidsplanEndring av førstetilsettingsdag

Korrigert arbeidsavtaleBekreftelse på tiltredelseAnmodning om økningav stillingsprosentTilleggsavtaler avpersonlig artAnmodning om endringav tjenestestedEndring av tjenestestedEndring av navnEndring i kontering/HR­portalSkjema forkommunikasjonsmidler

Tilbud om midlertidigtilsetting

Personnummer­ ogbankkontoinformasjonfor utenlandske tilsatte

Anmodning omforlengelse av midlertidigtilsettingForlenget midlertidigtilsetting

Forlenget midlertidigtilsetting med nyarbeidsavtaleSignert arbeidsavtale

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 4/8

Permisjon, fravær, ferie

Foreldrepermisjon

Søknad om (type)permisjonSvar på søknad om (type)permisjonBekreftelse pågjeninntredelse etterpermisjonBekreftelse pågjeninntredelse etterpermisjon ­ endretkontostrengMelding omforskuttering av ferie

Melding om redusertferieOverføring av overførtferieSøknad om støtte tiletter­ og videreutdanningSvar på søknad om støttetil etter­ ogvidereutdanning

Dokumentasjon iforbindelse medforeldrepermisjonBeregning avforeldrepermisjonForeldrepermisjonForeldrepermisjon fortimelønnetBekreftelse på fødselForeldrepermisjon ­korrigeringSøknad om endring avforeldrepermisjon

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 5/8

Sykefravær, uførepensjon

Svar på søknad omendring avforeldrepermisjonVedtak fra NAVBekreftelse pågjeninntredelse etterforeldrepermisjonBekreftelse pågjeninntredelse etterforeldrepermisjon ­endret kontostrengBekreftelse på amming

OppfølgingsplanRapportering dialogmøteog oppdatertoppfølgingsplanVarsler og innkallingerfra NAVMaksdato for sykepengerPåminnelse omtilbakemelding ­maksdatoTilbakemeldingmaksdatoFriskmeldingEndelig maksdato forsykepenger ved UiOSøknad om fritak fraarbeidsgiverperioden vedlangvarig/kronisksykdomVedtak om fritak fraarbeidsgiverperioden vedlangvarig/kronisksykdom

Vedtak om uførepensjonVedtak omarbeidsavklaringspengerSøknad om permisjoneller endring avpermisjonsgrad ved hel

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 6/8

Svangerskapsrelatert sykefravær

Opprykk, lønnstillegg

eller delvis uførepensjonPermisjon uten lønn vedmidlertidig uførepensjon­ SPK (< 50 % uføregrad)Permisjon uten lønn vedmidlertidig uførepensjon­ NAV (> 50 %uføregrad)Permisjon uten lønn pågrunn av variguførepensjonEndring avpermisjonsgrad veduførhetStopp av lønn iarbeidsavklaringsperiodenBekreftelse pågjeninntredelse etterendt uførepensjon

Søknad om fritak fraarbeidsgiverperioden vedsvangerskapsrelatertsykefravær

Vedtak om fritak fraarbeidsgiverperioden vedsvangerskapsrelatertsykefravær

Skjema for B­tillegg formidlertidigeledelsesoppdragInformasjon om B­tilleggStedfortredergodtgjøringKrav om 2.3.4­lønnsopprykk og/ellerstillingsomgjøringArbeidsgivers krav ved

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 7/8

Fratredelse

Avskjed i nåde

2.3.4­forhandlinger påsærlig grunnlag

Lønnsopprykk etter HTApkt. 2.3.4Stillingsomgjøring etterHTA pkt. 2.3.4Lønnsopprykk etter HTApkt. 2.3.8Søknad omdoktorgradsopprykkSvar på søknad omdoktorgradsopprykk 

AttestVarsel om fratredelse framidlertidig stillingOppsigelse / Melding omfratredelse / Melding omfratredelse ved oppnåddpensjonsalderFratredelse

Fratredelse ved oppnåddpensjonsalderFratredelsesskjemaMottatt melding omdødsfallBeregning avsluttoppgjør ved dødsfallYtelser ved dødsfall ­gruppelivsforsikring

Søknad om avskjed inådeOversender søknad omavskjed i nåde (til EIA)Oversender søknad om

23.1.2015 Personalmapper ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/ 8/8

Særskilt om stipendiater ogpostdoktorer

Lærlinger

Diverse

avskjed i nåde (til KD)

Svar på søknad omavskjed i nådeAvskjedsbrev

DobbeltbestillingSøknad om forlengelse avstipendperiodeForlenget midlertidigtilsetting

ForlengelsesskalkulatorSe forøvrig rutiner forpermisjoner

Søknad omlærlingstilling

Svar på søknad omlærlingsstilling

Referat frapersonaloppfølgingsmøtePedagogiskbasiskompetanse

Yrkesskademelding

23.1.2015 Anmodning om midlertidig tilsetting uten kunngjøring ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/anmodning­midlertidig­tilsetting­uten­kunngjoring.html 1/2

Anmodning om midlertidig tilsetting utenkunngjøring

Type N/X

Tittel i ePhorte Anmodning om midlertidig tilsetting uten kunngjøring

Avsender Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Fastsetter stillingsprosent i henhold til regel om 5 %­stillingsprosentintervaller, bruk kalkulator fordeltidsarbeidsplaner (excel)

Fyller ut skjema og oversender skjema, cv, attester, vitnemålog eventuelt forenklet innstilling til personalkonsulent

Godkjenner skjemaet i ePhorte når personalkonsulent harkvalitetssikret det

Regner eventuelt om stillingsprosent til timer/dager

Personalkonsulent Sjekker om vedkommende har personalmappe, oppretter vedbehov

Kvalitetssikrer og laster opp fil i ePhorte

Sender til KS for enkel godkjenning før igangsetting av videretilsettingsprosess

Gjennomfører saksbehandling

Standardtekst/annet Skjema (word)

Kalkulator for deltidsarbeidsplaner (excel)

Merknad tilsaksbehanding

Se brukerveiledning for utfylling av informasjon til HR­portalen iskjemaene.

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg

Type Tittel iePhorte

Merknad til saksbehandling

V CV CV skal i tillegg til arbeidserfaring inneholde fullt navn, riktig adresse,fødselsdato og høyeste fullført utdannelse.

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

23.1.2015 Anmodning om midlertidig tilsetting uten kunngjøring ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/anmodning­midlertidig­tilsetting­uten­kunngjoring.html 2/2

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

V Vitnemålog attester

 

 

Publisert 9. jul. 2012 10:54 ­ Sist endret 6. jan. 2015 13:20

23.1.2015 Forenklet innstilling ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

http://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forenklet­innstilling.html 1/1

Forenklet innstilling

Type N/X

Tittel i ePhorte Forenklet innstilling

Avsender Innstillingsråd

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 25 (lovdata.no)

Kontorsjef ­­­

Personalkonsulent ­­­

Standardtekst/annet Mal er foreslått utarbeidet

Merknad tilsaksbehanding

Forenklet innstilling lages med mindre tilsettingens omfang ermindre enn 6 måneder eller mindre enn 40 %­stilling, jf. Tml. §6 (lovdata.no).

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 13. mar. 2012 14:04 ­ Sist endret 13. mar. 2012 14:11

23.1.2015 Ansiennitetsberegning ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/ansiennitetsberegning.html 1/1

Ansiennitetsberegning

Type X

Tittel i ePhorte Ansiennitetsberegning

Avsender N/A

Mottaker N/A

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Fyller inn og laster opp i ePhorte ved behov

Standardtekst/annet Kalkulator (excel)

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 9. jul. 2012 11:00 ­ Sist endret 15. aug. 2014 15:37

23.1.2015 Tilbud om midlertidig tilsetting ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/tilbud­om­midlertidig­tilsetting.html 1/2

Tilbud om midlertidig tilsetting

Type U

Tittel i ePhorte Tilbud om midlertidig tilsetting

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 25 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner. Signerer avtalen og vedlegg til arbeidsavtale førtilbudet sendes ut

Godkjennes/signeres ev. av instituttleder/dekan/direktør osv

Personalkonsulent Skriver tilbud og sender til BDM for enkel godkjenning

Sender ut tilbud til ansatt når dette er godkjent ogarbeidsavtalen er signert. Legger da ved vedlegg tilarbeidsavtale (skrives ut fra OPAs server, vedlegg­arbeidsavtale.docx, ev. engelsk og nynorsk versjon). Væroppmerksom på å fylle inn relevant informasjon for HR­portalen i vedlegget til arbeidsavtalen før tilbudet sendes ut.

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil1.1tilbudsbrev.docEv. engelsk/nynorsk versjon

Merknad tilsaksbehanding

Tilbudsbrevet skal bare ligge på personalmappen i de tilfelleneder det er tilsetting uten forutgående kunngjøring. Ved tilsettingetter kunngjøring ligger brevet på tilsettingssaken.

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg 

Type Tittel iePhorte

Merknad til saksbehandling

V Arbeidsavtale Ved tilsetting hvor stillingskode er i lønnsramme, vær oppmerksompå å påføre hvilken lønnsramme stillingen hører til, samtlønnsalternativ.

Ved midlertidig tilsetting der første tilsettingsdag ikke er avklart erdet viktig at det kommer klart frem av avtalen for hvor lang tid fra

23.1.2015 Tilbud om midlertidig tilsetting ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/tilbud­om­midlertidig­tilsetting.html 2/2

det viktig at det kommer klart frem av avtalen for hvor lang tid fraførste tilsettingsdag tilsettingen gjelder.

ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

1.2.1arbeidsavtale­tekn­adm.doc1.2.2arbeidsavtale­vit.doc1.2.3arbeidsavtale­rekrutteringsstilling.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

 

Publisert 9. jul. 2012 15:49 ­ Sist endret 15. jan. 2015 16:44

23.1.2015 Signert arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/signert­arbeidsavtale.html 1/2

Signert arbeidsavtale

Type I

Tittel i ePhorte Signert arbeidsavtale ­ dd.mm.åååå

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13, jf fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Kvalitetssikrer at dato er riktig i tittelfeltet. Dette skal væreførste tilsettingsdag

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Den ansatte sender inn undertegnet arbeidskontrakt + utfyltvedlegg til personalkonsulent (via arkivet).Hvis eksakt dato for første tilsettingsdag kun er påført i vedlegg tilarbeidsavtale, ansees dette som juridisk bindende og lønn foretarregistrering i SAPUiO.Lønn godkjenner at dato ikke står i arbeidsavtalen, men kun ivedlegget.  Ved midlertidige tilsettinger finner PK sistetilsettingsdag når tidsrom for tilsettingen er spesifisert iarbeidsavtalen, og setter inn fra­til dato i kommentarfeltet pådokumentflyten til OPA LØNN (pdf).

Arbeidsavtalen skal også bevares i original på papir i arkivet.For helt nytilsatte: Når PK har sjekket at arbeidsavtalen erregistrert i SAPUiO og ansattnummer foreligger, påfører PKansattnummer på personalmappen i ePhorte.

Se forøvrig informasjon som trengs til HR­portalen.

Merk! Ved utbetaling til utlandet må også skjema forBankopplysninger for utenlandsbetaling også legges ved.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001 (periode for tilsetting)Infotype 0007 (stillingsprosent og arbeidsplanregel)Infotype 0008 (lønnstrinn)Infotype 0027 (kontering)

Vedlegg

23.1.2015 Signert arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/signert­arbeidsavtale.html 2/2

Type Tittel i ePhorte Merknad til saksbehandling

V Vedlegg til arbeidsavtale  

Tillegg ved utbetaling av lønn til utlandet:

Type Tittel i ePhorte Merknad til saksbehandling

V Bankopplysninger for utenlandsbetaling Legges inn som vedlegg 2

Publisert 9. jul. 2012 14:44 ­ Sist endret 21. jan. 2015 10:27

23.1.2015 Søknad og CV i personalmappen ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soknad­cv.html 1/1

Søknad og CV i personalmappen

Type X

Tittel i ePhorte Søknad og CV

Avsender  

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13, jf fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Ved midlertidig tilsetting uten kunngjøring sender CV­en tilpersonalkonsulent sammen med anmodning, se rutinen.

Personalkonsulent Legger søknad og CV­en i personalmappen.

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Ved tilsetting etter kunngjøring.

Kontroll i SAPUiO  N/A

 

Publisert 18. sep. 2013 09:34 ­ Sist endret 12. jun. 2014 10:02

23.1.2015 Arbeidsplan ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/arbeidsplan.html 1/1

Arbeidsplan

Type Y

Tittel i ePhorte Arbeidsplan

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 25 (lovdata.no)

Kontorsjef Fyller ut skjema og sender det på e­post tilpersonalkonsulenten

Personalkonsulent Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet Skjema (excel)

Merknad tilsaksbehanding

Arbeidsplanregel fylles ut i vedlegg til arbeidsavtale ellerbekreftelse på tiltredelse, se arbeidsplaner.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0007

 

Publisert 9. jul. 2012 11:02 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:09

23.1.2015 Endring/ettersending av arbeidsplan ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endring­av­arbeidsplan.html 1/1

Endring/ettersending av arbeidsplan

Type Y

Tittel i ePhorte Endring av arbeidsplanev.Ettersending av arbeidsplan

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Avtaler planlagt arbeidstid med ansatt.

Personalkonsulent Fyller ut etter beskjed fra kontorsjef

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk1.5endring kontostreng_stedkode_HR­portalen.docx

Merknad tilsaksbehanding

Dersom arbeidsplannummeret ikke finnes iarbeidsplanoversiktene, må ny arbeidsplan sendes.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0007

 

Publisert 9. jul. 2012 11:16 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:09

23.1.2015 Endring av første tilsettingsdag ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endring­av­foerste­tilsettingsdag.html 1/1

Endring av første tilsettingsdag

Type I

Tittel i ePhorte Endring av første tilsettingsdag

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Importerer ev. e­post til ePhorte

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Ansatt må sende skriftlig beskjed om endring av førstetilsettingsdag.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 9. jul. 2012 13:54 ­ Sist endret 15. aug. 2014 15:38

23.1.2015 Korrigert arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/korrigert­arbeidsavtale.html 1/2

Korrigert arbeidsavtale

Type U

Tittel i ePhorte Korrigert arbeidsavtale ­ dd.mm.åååå ­ type endring

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13, jf fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner korrigert første side

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Dersom det er endring av første tilsettingsdag eller avlønnstrinn i forhold til tilbudet etter at det er sendt tillønnsgruppen, besørger PK skriftig melding fra den ansatteeller lederen

PK skriver så en korrigert førsteside av arbeidsavtalen

Sender til KS for enkel godkjenning

Sender korrigert førsteside av avtalen til den ansatte

Endring skal gå klart frem av tittelen i ePhorte

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk1.2.1arbeidsavtale­tekn­adm.doc1.2.2arbeidsavtale­vit.doc1.2.3arbeidsavtale­rekrutteringsstilling.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Slett alt utover første side av avtalen.ePhortefunksjon: Knytt til eksisterende dokument for å leggeopprinnelig arbeidsavtale til korrigert.

Merknad tilsaksbehanding

Den ansatte må bekrefte skriftlig at vedkommende er enig ieventuelle endringer, for eksempel e­post eller vedlegg til avtalen.

Eksempler på type endring:Endret første tilsettingsdagEndret lønnstrinn

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

23.1.2015 Korrigert arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/korrigert­arbeidsavtale.html 2/2

 

Publisert 9. jul. 2012 14:10 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:11

23.1.2015 Bekreftelse på tiltredelse ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/bekreftelse­paa­tiltredelse.html 1/1

Bekreftelse på tiltredelse

Type X

Tittel i ePhorte Bekreftelse på tiltredelse ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13, jf fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Bekrefter overfor personalkonsulenten at den ansatte har møttpå arbeid.

Personalkonsulent Kontakter enheten den dagen den ansatte skal starte ogsjekker at vedkommende faktisk har møtt opp.

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk1.3tiltredelsebekr.docx

Merknad tilsaksbehanding

Dersom lønnsgruppen ikke mottar bekreftelse på tiltredelse,iverksettes ikke lønnsutbetaling.

Se forøvrig informasjon som trengs til HR­portalen. Dersomarbeidsplanregelen ikke finnes i arbeidsplanoversiktene, måskjema (word) sendes inn.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001 (se at "midl stopp lønn" er fjernet)

Infotype 0001 (hvis vedkommende er ny ved UiO og tilsettes fra 1.i måneden)

 

 

Publisert 9. jul. 2012 11:05 ­ Sist endret 6. jan. 2015 13:21

23.1.2015 Anmodning om økning av stillingsprosent ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/anmodning­oekning­stillingsprosent.html 1/1

Anmodning om økning av stillingsprosent

Type N

Tittel i ePhorte Anmodning om økning av stillingsprosent

Avsender Enhet

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Permanent økning av stillingsprosent krever nyarbeidsavtale

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 9. jul. 2012 10:56 ­ Sist endret 24. apr. 2014 13:48

23.1.2015 Tilleggsavtaler av personlig art ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/tilleggsavtaler.html 1/1

Tilleggsavtaler av personlig art

Type X

Tittel i ePhorte Avtale om (spesifisering)

Avsender Enhet

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Signerer for arbeidsgiver

Signeres ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Signeres av begge parter.

Omfatter tilleggsavtaler av personlig art.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 9. jul. 2012 15:51

23.1.2015 Anmodning om endring av tjenestested ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/anmodning­endring­tjenestested.html 1/1

Anmodning om endring av tjenestested

Type N

Tittel i ePhorte Anmodning om endring av tjenestested

Avsender Enhet

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Vurdere behov for informasjon til ansatte

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 9. jul. 2012 10:49 ­ Sist endret 24. sep. 2014 08:44

23.1.2015 Endring av tjenestested ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endring­tjenestested.html 1/1

Endring av tjenestested

Type X

Tittel i ePhorte Endring av tjenestested ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Personalkonsulent Sender til BDM for enkel godkjenning

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk1.5endring kontostreng_stedkode_HR­portalen.docx

Merknad tilsaksbehanding

Vurdere å sende brev til ansatt med informasjon. Dette arkiveressom brevtype U på personalmappen.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 9. jul. 2012 14:00 ­ Sist endret 25. sep. 2014 10:00

23.1.2015 Endring av navn ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endring­navn.html 1/1

Endring av navn

Type I

Tittel i ePhorte Endring av navn

Avsender Ansatt

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Ansatt sender inn melding om navneendring fraSkatteetaten

Kontroll i SAPUiO Infotype 0002

 

Publisert 9. jul. 2012 13:57 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:12

23.1.2015 Endring i kontering/HR­portal ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endring­kontering­fastloenn.html 1/1

Endring i kontering/HR­portal

Type X

Tittel i ePhorte Endring i kontering/HR­portal ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13, jf fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Blir oppmerksom på feil, eller bestemmer endringer ikontering. Gir beskjed til personalkonsulent

Godkjenner notat med korrekt kontostreng

Personalkonsulent Blir oppmerksom på feil, eller får informasjon om endringerfra kontorsjef

Fyller ut skjema med riktige opplysninger

Sender til BDM for enkel godkjenning

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk1.5endring kontostreng_stedkode_HR­portalen.docx

Merknad tilsaksbehanding

Brukes ved endringer i kontering som ikke innebærer endring iarbeidsavtalen eller brev til den ansatte.  Endring av konteringkan gjøres for inneværende år.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0027

 

Publisert 9. jul. 2012 13:55 ­ Sist endret 15. jan. 2015 16:25

23.1.2015 Skjema for kommunikasjonsmidler ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/skjema­for­kommunikasjonsmidler.html 1/1

Skjema for kommunikasjonsmidlerNB Rutine under utvikling

Type X

Tittel i ePhorte Skjema for kommunikasjonsmidler

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Personalkonsulent Sender til kontorsjef for enkel godkjenning

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet Regelverk og skjema

Merknad tilsaksbehanding

Saksbehandler/innkjøper fyller ut skjema og sender tilpersonalkonsulent på e­post

Kontroll i SAPUiO Infotype 0014

 

Publisert 9. jul. 2012 14:46 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:14

23.1.2015 Offer of temporary employment ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/offer­of­temporary­employment.html 1/2

Offer of temporary employment

Type U

Tittel i ePhorte Offer of temporary employment

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 25 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner. Signerer avtalen og vedlegg til arbeidsavtale førtilbudet sendes ut.

Godkjennes/signeres ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver tilbud og sender til BDM for enkel godkjenning.

Sender ut tilbud til ansatt når dette er godkjent ogarbeidsavtalen med vedlegg er signert. Legg ved vedlegg tilarbeidsavtale.

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

1.1tilbudsbrev.docEv. engelsk/nynorsk versjon

Merknad tilsaksbehanding

Tilbudsbrevet skal bare ligge på personalmappen i de tilfelleneder det er tilsetting uten forutgående kunngjøring. Ved tilsettingetter kunngjøring ligger brevet på tilsettingssaken. Se rutiner fortilsettingssaker.Tekst i grønt gjelder bare arbeidsavtale for Marie Curiekontrakter.

Se også informasjon om mottak av internasjonaleforskere.

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg

Type Tittel i ePhorte Merknad til saksbehandling

V Arbeidsavtale Ved tilsettting hvor stillingskode er i lønnsramme, væroppmerksom på å påføre hvilken lønnsramme stillingen hørertil, samt lønnsalternativ.

Ved midlertidig tilsetting der første tilsettingsdag ikke er

avklart er det viktig at det kommer klart frem av avtalen for

23.1.2015 Offer of temporary employment ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/offer­of­temporary­employment.html 2/2

avklart er det viktig at det kommer klart frem av avtalen forhvor lang tid fra første tilsettingsdag tilsettingen gjelder.

ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

1.2.1arbeidsavtale­tekn­adm.doc1.2.2arbeidsavtale­vit.doc1.2.3arbeidsavtale­rekrutteringsstilling.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

V Vedlegg tilarbeidsavtale

Vedlegg til arbeidsavtaleskjemaVær oppmerksom på å fylle inn relevant informasjon for HR­portalen i vedlegget til arbeidsavtalen før tilbudet sendes ut.

Dersom den ansatte ikke har norsk personnummer må deoppgi passnummer på vedlegget.

ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

vedlegg­arbeidsavtale.docx 

V Kontoopplysningerutland

Dersom den ansatte ønsker å få lønn utbetalt til utenlandskbankkonto før vedkommende har fått norsk bankkonto måskjemaet Account information ­ payments abroad legges ved.Det vil da trekkes 50 % skatt fram til de leverer skattekort.

V UDI Offer ofEmployment

Gjelder kun for ansatte uten arbeids­ og oppholdstillatelse ogmed statsborgerskap utenfor EU/EØSOffer of employmentskjema (udi.no, pdf) sendes ut nårstartdato er bestemt. Dokumentasjon (utskrift) av org.nr (971035 854 ) fra Brønnøysundregistrene (brreg.no) må legges ved.

 

Publisert 16. mai. 2012 14:36 ­ Sist endret 6. jan. 2015 13:23

23.1.2015 Personnummer­ og bankkontoinformasjon for utenlandske tilsatte ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/personnummer­og­bankkontoinformasjon­for­utenlan… 1/1

Personnummer­ og bankkontoinformasjon forutenlandske tilsatte

Type X

Tittel i ePhorte Personnummer­ og bankkontoinformasjon for utenlandsketilsatte

Avsender Personalkonsulent

Mottaker (uten mottaker)

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Henter inn informasjon om norsk personnummer ogbankkonto

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk1.6.2ettersend­norskinfo.docx

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO  

 

Publisert 9. jul. 2012 14:26 ­ Sist endret 11. des. 2014 16:23

23.1.2015 Anmodning om forlengelse av midlertidig tilsetting ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/anmodning­forlengelse.html 1/1

Anmodning om forlengelse av midlertidigtilsetting

Type N/X

Tittel i ePhorte Anmodning om forlengelse

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Fyller ut skjema og oversender skjema, cv, attester, vitnemålog eventuelt forenklet innstilling til personalkonsulent, se ogsårutine under Anmodning om midlertidig tilsetting utenkunngjøring

Personalkonsulent Kvalitetssikrer og laster opp fil i ePhorte

Gjennomfører saksbehandling

Standardtekst/annet Skjema (word)

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 11:00 ­ Sist endret 15. aug. 2014 15:40

23.1.2015 Forlenget midlertidig tilsetting ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forlenget­midlertidig­tilsetting.html 1/1

Forlenget midlertidig tilsetting

Type U

Tittel i ePhorte Forlenget midlertidig tilsetting ­ dd.mm.åååå­dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Dersom stillingen forlenges når den ansatte er iforeldrepermisjon eller er sykemeldt:

skal det også regnes ut forlengelse av ferie ihht.Retningslinjer for ansettelse i postdoktor­ ogstipenditastillinger ved UiO Pkt. 14.2, brukferieforlengelseskalkulator

skal forlengelsen også oversendes fraværsgruppen:Oversender til lønnsgruppe 5 (pdf) (5GR, Fraværsgruppen)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil1.4.1forlengelse.docEv. engelsk/nynorsk versjon

Forlengelseskalkulator (krever pålogging)

Forlengelseskalkulator (krever pålogging) ­ med fra­ og til­dato på foreldrepermisjon, betaversjon

Merknad tilsaksbehanding

Standardteksten gir mulighet for endring av kontostreng

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 20. apr. 2011 10:58 ­ Sist endret 15. aug. 2014 15:40

23.1.2015 Forlenget midlertidig tilsetting med ny arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forlenget­midlertidig­tilsetting­ny­arbeidsavtale.html 1/2

Forlenget midlertidig tilsetting med nyarbeidsavtale

Type U

Tittel i ePhorte Forlenget midlertidig tilsetting med ny arbeidsavtale­dd.mm.åååå­dd.mm.åååå ­ (type endring (f.eks. endretstillingsprosent))

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner. Signerer avtalen før tilbudet sendes ut

Godkjennes/signeres ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev (endring som  gjør at ny arbeidsavtale er påkrevdskrives inn) og sender det på elektronisk godkjenning til BDM.Sender ut tilbud til ansatt når dette er godkjent ogarbeidsavtalen er signert

NB! Tittel i arbeidskontrakt skal være "Forlenget midlertidigtilsetting med ny arbeidsavtale"

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil1.4.3forlengelse­nyavtale.doc

Ev. engelsk/nynorsk versjon

Merknad tilsaksbehanding

Det legges ikke ved vedlegg til arbeidsavtale.

Dato forlengelsen gjelder for går frem av både brevet ogarbeidsavtalen. Ved å signere og returnere arbeidsavtalentakker den ansatte ja til forlengelsen.

Samtidig som brevet vedlagt arbeidsavtale sendes til denansatte oversendes det til lønnsgruppen. Lønnsgruppen leggerinn forlengelsen, men iverksetter ikke lønn før den signertearbeidsavtalen oversendes.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001 (plass i organisasjonen)

23.1.2015 Forlenget midlertidig tilsetting med ny arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forlenget­midlertidig­tilsetting­ny­arbeidsavtale.html 2/2

Infotype 0007 (stillingsprosent)Infotype 0008 (lønnstrinn)Infotype 0027 (kostnadsfordeling

Vedlegg 

Type Tittel i ePhorte Merknad til saksbehandling

V Arbeidsavtale ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

1.2.1arbeidsavtale­tekn­adm.doc1.2.2arbeidsavtale­vit.doc1.2.3arbeidsavtale­rekrutteringsstilling.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

 

Publisert 18. apr. 2011 11:07 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:16

23.1.2015 Forlenget midlertidig tilsetting med ny arbeidsavtale ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/signert­arbeidsavtale­forlenget­midlertidig­tilsetting.html 1/1

Forlenget midlertidig tilsetting med nyarbeidsavtale

Type I

Tittel i ePhorte Signert arbeidsavtale ­ dd.mm.åååå

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Ettersending av signert arbeidsavtale erstatter bekreftelse påtiltredelse da det er ikke en ny tiltredelse, kun en forlengelse.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001 (Fravær/midlertidig stopp av lønn) 

 

Publisert 9. jul. 2012 14:29 ­ Sist endret 15. aug. 2014 15:41

23.1.2015 Dokumentasjon i forbindelse med foreldrepermisjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/melding­om­foreldrepermisjon.html 1/1

Dokumentasjon i forbindelse medforeldrepermisjon

Type I

Tittel i ePhorte Dokumentasjon i forbindelse med foreldrepermisjon

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Skjema  NAV14­05.09 (ved fødsel) (nav.no) eller NAV14­05.06 (ved adopsjon) (nav.no).Se også informasjon om foreldrepermisjon.

Merknad tilsaksbehanding

Skjemaet den ansatte sender til NAV leveres i kopi til UiO. LØNNsettes som tilgangsgruppe på dokumentnivå.

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg 

Type Tittel iePhorte

Merknad til saksbehandling

V Gradertuttak

Hvis aktuelt, må egen avtale inngås mellom ansatt og enhet (NAV14­16.05). Se også informasjon om gradert uttak.

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

V Utsattpermisjon

Dersom far ønsker å utsette sin del av permisjonen, må han søke NAVom dette senest innen utgangen av mors permisjon.

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

 

Publisert 18. apr. 2011 13:21 ­ Sist endret 23. jun. 2014 12:54

23.1.2015 Beregning av foreldrepermisjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/beregning­foreldrepermisjon.html 1/1

Beregning av foreldrepermisjon

Type Y

Tittel i ePhorte Beregning av foreldrepermisjon

Avsender  

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Kalkulator (excel)

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 13:29 ­ Sist endret 23. sep. 2013 15:19

23.1.2015 Foreldrepermisjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/foreldrepermisjon.html 1/1

Foreldrepermisjon

Type U

Tittel i ePhorte Foreldrepermisjon ­ 80 %/100 % ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning tilBDM

Oversender til fraværssgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil2.2 foreldrepermisjon.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Merknad tilsaksbehanding

I tittelen oppgis om det er 100 eller 80 % dekning, samt startdatofor permisjonen.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 18. apr. 2011 13:58 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:27

23.1.2015 Foreldrepermisjon for timelønnede ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/foreldrepermisjon­bilagslonn.html 1/1

Foreldrepermisjon for timelønnede

Type U

Tittel i ePhorte Foreldrepermisjon ­ timelønnet ­ 80 %/100 % ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppe 5 (pdf) (5GR, Fraværsgruppen)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil2.2 foreldrepermisjon.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Merknad tilsaksbehanding

I tittelen oppgis om det er 100 eller 80 % dekning, samt startdatofor permisjonen.

Det skal fremkomme i brevet at dette gjelder en bilagslønnet. Islike saker skal det beregnes et gjennomsnittlig lønnsgrunnlagsom vil danne refusjonskravet til NAV og vise til opptjent rett tillønn. Fraværsgruppen sender epost til personalkonsulent forinnhenting av dokumentasjon for beregning av lønnsgrunnlag. Serutinebeskrivelse.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 19. mar. 2014 16:44 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:27

23.1.2015 Bekreftelse på fødsel ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/bekreftelse­paa­foedsel.html 1/1

Bekreftelse på fødsel

Type I

Tittel i ePhorte Bekreftelse på fødsel

Avsender Ansatt

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Importerer i ePhorte

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 14:00 ­ Sist endret 23. jun. 2011 15:05

23.1.2015 Foreldrepermisjon ­ korrigering ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/foreldrepermisjon­korrigering.html 1/1

Foreldrepermisjon ­ korrigering

Type U

Tittel i ePhorte Korrigert foreldrepermisjon ­ 80 %/100 %

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

2.3foreldrepermisjon­korrigert.doc

Ev. engelske versjoner

Merknad tilsaksbehanding

Permisjonen må kun korrigeres dersom mor føder før termin.Oppgi dekningsprosent i tittel

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 18. apr. 2011 14:03 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:26

23.1.2015 Søknad om endring av foreldrepermisjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­endring­foreldrepermisjon.html 1/1

Søknad om endring av foreldrepermisjon

Type I

Tittel i ePhorte Søknad om endring av foreldrepermisjon

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg

Type Tittel iePhorte

Merknad til saksbehandling

V Vedtakfra NAV

Forutsetter vedtak fra NAV på at de godkjenner endringen. Vedtak fraNAV må derfor vedlegges søknad om endring.

Hvordan lage vedlegg i ePhorte

 

Publisert 18. apr. 2011 14:05 ­ Sist endret 9. jul. 2012 14:47

23.1.2015 Svar på søknad om endring av foreldrepermisjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/svar­paa­soeknad­endring­foreldrepermisjon.html 1/1

Svar på søknad om endring av foreldrepermisjon

Type U

Tittel i ePhorte Svar på søknad om endring av foreldrepermisjon ­ 80 %/100%

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning tilBDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil2.3foreldrepermisjon­korrigert.doc

Ev. engelske/nynorske versjoner

Merknad tilsaksbehanding

Oppgi dekningsprosent i tittel

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 18. apr. 2011 14:08 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:26

23.1.2015 Vedtak fra NAV ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/vedtak%20fra%20nav.html 1/1

Vedtak fra NAV

Type I

Tittel i ePhorte Vedtak fra NAV + tittel på brevet

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding LØNN settes som tilgangsgruppe.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 12. feb. 2014 16:11 ­ Sist endret 28. mar. 2014 16:59

23.1.2015 Bekreftelse på gjeninntredelse etter foreldrepermisjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/bekreftelse­paa­gjeninntredelse­foreldrepermisjon.html 1/1

Bekreftelse på gjeninntredelse etterforeldrepermisjon

Type X

Tittel i ePhorte Bekreftelse på gjeninntredelse etter foreldrepermisjon ­dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker (uten mottaker)

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Bekrefter at den ansatte har møtt på arbeid

Personalkonsulent Kontakter enheten den dagen den ansatte skal starte ogsjekker at vedkommende faktisk har møtt opp

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Oversender til lønnsgruppen (pdf) (1­4GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

1.3tiltredelsebekr.docx

Merknad tilsaksbehanding

PK tar kontakt med KS i god tid før planlagt gjenninntredelse. Berspesielt om informasjon knyttet til endringer av stillingsprosentog kontering, samt omsorgspermisjon i forlengelse avforeldrepermisjonen. Dersom det er endringer gjøres nødvendigsaksbehandling.

Merk: Dersom lønnsgruppen ikke mottar bekreftelse påtiltredelse, stanses lønn den første i påfølgende måned.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 18. apr. 2011 13:06 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:25

23.1.2015 Bekreftelse på gjeninntredelse etter foreldrepermisjon ­ endret kontostreng ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/bekreftelse­paa­gjeninntredelse­foreldrepermisjon­en… 1/1

Bekreftelse på gjeninntredelse etterforeldrepermisjon ­ endret kontostreng

Type X

Tittel i ePhorte Bekreftelse på gjeninntredelse etter foreldrepermisjon ­dd.mm.åååå ­ endret kontostreng

Avsender Personalkonsulent

Mottaker (uten mottaker)

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Personalkonsulent Kontakter enheten den dagen den ansatte skal starte ogsjekker at vedkommende faktisk har møtt opp

Fyller ut bekreftelsesskjemaet med ny kontostreng

Sender til kontorsjef for enkel godkjenning

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

1.3tiltredelsebekr.docx

Merknad tilsaksbehanding

Dersom lønnsgruppen ikke mottar bekreftelse på tiltredelseiverksettes ikke lønnsutbetaling.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0027

 

Publisert 18. apr. 2011 13:09 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:25

23.1.2015 Bekreftelse på amming ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/bekreftelse­amming.html 1/1

Bekreftelse på amming

Type Y

Tittel i ePhorte Bekreftelse på amming

Avsender  

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Se Intern personalhåndbok om foreldre­ og omsorgspermisjon,pkt. 4.4.1.

Kontroll i SAPUiO  

 

Publisert 18. apr. 2011 14:12 ­ Sist endret 28. feb. 2014 20:54

23.1.2015 Oppfølgingsplan ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/oppfoelgingsplan.html 1/1

Oppfølgingsplan

Type U

Tittel i ePhorte Oppfølgingsplan

Avsender Enhet

Mottaker Sykmelder (uke 4 og 9)

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Leders ansvar for oppfølging av sykefravær

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Oppfølgingsplan ved sykemelding ­ NAV 25­02.01(nav.no)

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 14:39 ­ Sist endret 23. jun. 2014 13:05

23.1.2015 Rapportering dialogmøte og oppdatert oppfølgingsplan ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/referat­dialogmoete.html 1/1

Rapportering dialogmøte og oppdatertoppfølgingsplan

Type U

Tittel i ePhorte Rapportering dialogmøte og oppdatert oppfølgingsplan

Avsender Enhet

Mottaker NAV

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Leders ansvar for oppfølging av sykefravær

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Oppfølgingsplan ved sykmelding ­ NAV 25­02.01 (nav.no)

Merknad til saksbehanding Oppdatert oppfølgingsplan sendes sykmelder

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 15:19 ­ Sist endret 14. jul. 2014 09:06

23.1.2015 Varsler og innkallinger fra NAV ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/purring­oppfoelging.html 1/1

Varsler og innkallinger fra NAV

Type I

Tittel i ePhorte (I henhold til overskrift i brevet)

Avsender NAV

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Leders ansvar for oppfølging av sykefravær

Personalsjef  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehandling

Fra 1. juli 2014 skal NAV ikke lenger sanksjonere arbeidsgivereog sykmeldere.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 15:26 ­ Sist endret 30. jun. 2014 13:50

23.1.2015 Maksdato for sykepenger ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/maksdato­sykepenger.html 1/1

Maksdato for sykepenger

Type U

Tittel i ePhorte Maksdato for sykepenger

Avsender Fraværsgruppen

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

6.2maksdato­sykepenger.docx

Merknad til saksbehanding Enhet og personalkonsulent settes som kopimottakere

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 15:46 ­ Sist endret 10. feb. 2012 15:15

23.1.2015 Påminnelse om tilbakemelding ­ maksdato ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/paaminnelse­tilbakemelding­maksdato.html 1/1

Påminnelse om tilbakemelding ­ maksdato

Type N

Tittel i ePhorte Påminnelse om tilbakemelding ­ maksdato

Avsender Fraværsgruppen

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Tar kontakt med den ansattes personalleder for å hente innnødvendige opplysninger

Avskriver med X­notat (tilbakemelding maksdato)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk6.3paaminnelse­maksdato.docx

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 10:17 ­ Sist endret 11. sep. 2013 14:26

23.1.2015 Tilbakemelding ­ maksdato ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/tilbakemelding­maksdato.html 1/1

Tilbakemelding ­ maksdato

Type X

Tittel i ePhorte Tilbakemelding ­ maksdato

Avsender Personalkonsulent

Mottaker ADS SL

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Gir PK nødvendig informasjon fra HR­portalen, harsamtale med den ansatte for å avklare ferie frem motmaksdato

Godkjenner skjema

Personalkonsulent Fyller ut skjema på bakgrunn av innhentet informasjon,sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk5.9tilbakemeld­maksdato.docx

 

Merknad tilsaksbehanding

Det kan variere hvem som har oversikt over uavviklet ferie. IHR­portalen skal nærmeste leder ha oversikt over dette.  Det erviktig at man har en samtale med den ansatte og får avklartavviklet og planlagt avviklet ferie med tanke på maksdato.Nærmeste leder kan pålegge ansatte med under 100%uføregrad å ta ut ferie.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 10:18 ­ Sist endret 14. okt. 2014 15:59

23.1.2015 Friskmelding ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/friskmelding.html 1/1

Friskmelding

Type X

Tittel i ePhorte Friskmelding

Avsender Enhet

Mottaker LØNN

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Leders ansvar for oppfølging av sykefravær

Personalkonsulent Oversender til fraværssgruppe 5 (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk5.8friskmelding.doc

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 4. mai. 2011 13:13 ­ Sist endret 4. jun. 2014 16:03

23.1.2015 Endelig maksdato for sykepenger ved UiO ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endelig­maksdato­sykepenger.html 1/1

Endelig maksdato for sykepenger ved UiO

Type U

Tittel i ePhorte Endelig maksdato for sykepenger ved UiO

Avsender Fraværsgruppen

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil6.4endelig­maksdato.docx

Merknad til saksbehanding Enhet og personalkonsulent settes som kopimottakere

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 18. apr. 2011 15:46 ­ Sist endret 10. feb. 2012 19:00

23.1.2015 Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden ved langvarig/kronisk sykdom ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­fritak­sykdom.html 1/1

Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden vedlangvarig/kronisk sykdom

Type U

Tittel i ePhorte Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden vedlangvarig/kronisk sykdom

Avsender Personalkonsulent

Mottaker NAV

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Fyller ut skjema om fritak i arbeidsgiverperioden isamarbeid med ansatt

Sender til personalkonsulent via arkiv

Personalkonsulent Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet Skjema (nav.no)

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO Infotype 0028

 

Publisert 19. apr. 2011 10:24 ­ Sist endret 3. okt. 2014 16:24

23.1.2015 Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperioden ved langvarig/kronisk sykdom ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/svar­paa­soeknad­fritak­sykdom.html 1/1

Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperioden vedlangvarig/kronisk sykdom

Type I

Tittel i ePhorte Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperioden vedlangvarig/kronisk sykdom

Avsender NAV

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Oversender til lønnsgruppe 5 (pdf) (5GR, Fraværsgruppen)

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO Infotype 0028

 

Publisert 19. apr. 2011 10:25 ­ Sist endret 3. okt. 2014 15:54

23.1.2015 Vedtak om uførepensjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/vedtak­ufoerepensjon.html 1/1

Vedtak om uførepensjon

Type I

Tittel i ePhorte Vedtak om uførepensjon

Avsender SPK

Mottaker ADS SL (kopi til enhet/personalkonsulent)

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 11:02 ­ Sist endret 22. okt. 2014 11:22

23.1.2015 Vedtak om arbeidsavklaringspenger ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/vedtak­aap.html 1/1

Vedtak om arbeidsavklaringspenger

Type I

Tittel i ePhorte Vedtak om arbeidsavklaringspenger

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Oversender til lønnsgruppen (pdf) (5GR,Fraværsgruppen)

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 12:47 ­ Sist endret 24. sep. 2013 09:44

23.1.2015 Søknad om permisjon eller endring av permisjonsgrad ved hel eller delvis uførepensjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­permisjon­ufoerepensjon.html 1/1

Søknad om permisjon eller endring avpermisjonsgrad ved hel eller delvis uførepensjon

Type I

Tittel i ePhorte Søknad om permisjon eller endring av permisjonsgrad ved heleller delvis uførepensjon

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Tittel i ePhorte tilpasses i forhold til søknaden.

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

LØNN settes som tilgangsgruppe på dokumentnivå.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 11:13 ­ Sist endret 28. mar. 2014 16:57

23.1.2015 Permisjon uten lønn ved midlertidig uførepensjon i SPK ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/permisjon­ufoerepensjon­spk.html 1/1

Permisjon uten lønn ved midlertidiguførepensjon i SPK

Type U

Tittel i ePhorte Permisjon uten lønn ved midlertidig uførepensjon i SPK

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil5.2midlufor­spk.doc

Merknad tilsaksbehanding

Uføregrad 49% eller lavere gir normalt kun ytelser fra SPK.  Inoen tilfeller kan den ansatte motta ytelser fra NAV selv veduføregrad under 50%.  Brevmalen opplyser derfor også om atdersom den ansatte mottar ytelser fra NAV må kopi av vedtaketsendes til PK slik at korrigert permisjonsbrev kan skrives.

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 19. apr. 2011 11:13 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:33

23.1.2015 Permisjon uten lønn ved midlertidig uførepensjon i NAV ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/permisjon­ufoerepensjon­nav.html 1/1

Permisjon uten lønn ved midlertidiguførepensjon i NAV

Type U

Tittel i ePhorte Permisjon uten lønn ved midlertidig uførepensjon i NAV

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil5.3midlufor­nav.doc

Merknad tilsaksbehanding

Uføregrad 50% eller høyere samordnet med arbeids­ ogavklaringspenger fra NAV.

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

NB: Dersom den ansatte mottar arbeidsavklaringspenger fra NAVhar vedkommende ikke rettigheter til lønn ved sykdom utoveruføregraden. Ved sykemelding utover uføregrad stoppes lønn (seStopp av lønn i arbeidsavklaringsperioden).

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 19. apr. 2011 11:15 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:32

23.1.2015 Permisjon uten lønn ved varig uførepensjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/permisjon­ufoerepensjon­varig.html 1/1

Permisjon uten lønn ved varig uførepensjon

Type U

Tittel i ePhorte Permisjon uten lønn ved varig uførepensjon

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil5.4varigufor.doc

Merknad tilsaksbehanding

Det er praksis at syk arbeidstaker får innvilget permisjon utenlønn fra sin stilling i et år, eller unntaksvis lenger (se Internpersonalhåndbok pkt. 3.1.15). Når uførepensjon, varig ellermidlertidig, er tilstått skal leder avklare med vedkommendemedarbeider hvorvidt hun/han ønsker permisjon eller å fratretilsettingsforholdet. Tanken er at den ansatte skal ha mulighet tilå komme tilbake i jobb i denne perioden dersom vedkommendeblir bedre.

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 19. apr. 2011 11:31 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:32

23.1.2015 Endring/forlengelse av permisjon ved uførhet ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/endring­permisjonsgrad­ufoerepensjon.html 1/1

Endring/forlengelse av permisjon ved uførhet

Type U

Tittel i ePhorte Endring/forlengelse av permisjon ved uførehet ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

5.1endring­forlengelse­uforeperm­nav.doc

5.1endring­forlengelse­uforeperm­spk.doc

Merknad tilsaksbehanding

Fraværsgruppen sender melding til SPK om endring av uføregrad.

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 19. apr. 2011 12:35 ­ Sist endret 2. des. 2014 19:21

23.1.2015 Stopp av lønn i arbeidsavklaringsperioden ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/stopp­loenn­aap.html 1/1

Stopp av lønn i arbeidsavklaringsperioden

Type U

Tittel i ePhorte Stopp av lønn i arbeidsavklaringsperioden

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til fraværsgruppen (pdf) (5GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil5.5stopp­lonn­nav.doc

Merknad tilsaksbehanding

Dersom den ansatte mottar arbeidsavklaringspenger fra NAV harvedkommende ikke rettigheter til lønn ved sykdom utoveruføregraden.  Ved sykemelding utover uføregrad stoppes lønn.

Kontroll i SAPUiO Infotype 2001

 

Publisert 19. apr. 2011 11:17 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:31

23.1.2015 Bekreftelse på gjeninntredelse etter endt uførepensjon ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/bekreftelse­paa­gjeninntredelse­ufoerepensjon.html 1/1

Bekreftelse på gjeninntredelse etter endtuførepensjon

Type X

Tittel i ePhorte Bekreftelse på gjeninntredelse etter endt uførepensjon ­dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker (uten mottaker)

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Bekrefter at den ansatte har møtt på arbeid

Personalkonsulent Kontakter enheten den dagen den ansatte skal starte ogsjekker at vedkommende faktisk har møtt opp

Oversender til lønnsgruppe 5 (pdf) (5GR, Fraværsgruppen)

Oversender til lønnsgruppen (pdf) (1­4GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Hent fil fra disk

1.3tiltredelsebekr.docx

Merknad tilsaksbehanding

Personalkonsulent tar kontakt med kontorsjef i god tid førplanlagt gjenninntredelse. Ber spesielt om informasjon knyttet tilendringer av stillingsprosent og kontering. Dersom det erendringer gjøres nødvendig saksbehandling.

NB: begrepet uførepensjon er å betrakte som sensitivt og skjermesi tittelen på journalposten.

Dersom lønnsgruppen ikke mottar bekreftelse på tiltredelseiverksettes ikke lønnsutbetaling.

Videre vil LØNN (5GR, Fraværsgruppen) sende PT­7 skjema tilSPK ved gjeninntredelse

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 19. apr. 2011 13:05 ­ Sist endret 18. nov. 2014 09:50

23.1.2015 Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden ved svangerskapsrelatert sykefravær ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­fritak­arbeidsgiverperiode­svangerskap.html 1/1

Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden vedsvangerskapsrelatert sykefravær

Type U

Tittel i ePhorte Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden vedsvangerskapsrelatert sykefravær

Avsender Personalkonsulent

Mottaker NAV

PV + hjemmel  Ofl. § 13 jf. fvl. § 13  (lovdata.no)

Kontorsjef Fyller ut søknadsskjema i samarbeid med ansatt og sender tilpersonalkonsulent

Personalkonsulent Originalen sendes til NAV, kopi av dokumentet legges ipersonalmappe

Oversender til Fraværsgruppen (5 GR)   (pdf)

Standardtekst/annet Skjema NAV 08­20.20

Merknad tilsaksbehanding

For ytterligere informasjon se hele rutinen

Kontroll i SAPUiO N/A

 Publisert 3. okt. 2014 16:32

23.1.2015 Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode ved svangerskapsrelatert sykefravær ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/vedtak­fritak­arbeidsgiverperiode­svangerskap.html 1/1

Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode vedsvangerskapsrelatert sykefravær

Type I

Tittel i ePhorte Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode vedsvangerskapsrelatert sykefravær

Avsender NAV

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13  (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  Oversender til Fraværsgruppen (5 GR) (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 3. okt. 2014 16:33 ­ Sist endret 3. okt. 2014 17:00

23.1.2015 Skjema for B­tillegg for midlertidige tillegggsoppdrag ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/skjema­for­btillegg.html 1/1

Skjema for B­tillegg for midlertidigetillegggsoppdrag

Type N

Tittel i ePhorte Skjema for B­tillegg for midlertidige tilleggsoppdrag

Avsender Personalkonsulent

Mottaker AP

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Fyller ut skjema og sender det på elektronisk godkjenningtil BDM

Standardtekst/annet Skjema (word)

Merknad tilsaksbehanding

B­tabellen (pdf) (regjeringen.no)

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 16:28 ­ Sist endret 20. jan. 2015 18:30

23.1.2015 Informasjon om B­tillegg for midlertidige ledelsesoppdrag ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/info­om­btillegg.html 1/1

Informasjon om B­tillegg for midlertidigeledelsesoppdrag

Type U

Tittel i ePhorte Informasjon om B­tillegg ­ dd.mm.åååå­dd.mm.åååå

Avsender AP

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent AP oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Enhet settes som kopimottaker.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0008

 

Publisert 20. apr. 2011 09:53 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:38

23.1.2015 Stedfortredergodtgjøring ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/stedfortredergodtgjoering.html 1/1

StedfortredergodtgjøringNB Rutine under utvikling.

Type X

Tittel i ePhorte Stedfortredergodtgjøring

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Anviser

Personalkonsulent Fyller ut skjema og attesterer. Sender til lokalt arkiv forinnskanning når KS har anvist

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet Skjema (word)

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO Infotype 0014

 

Publisert 20. apr. 2011 09:59 ­ Sist endret 17. nov. 2014 09:12

23.1.2015 Krav om 2.3.4­lønnsopprykk/­stillingsomgjøring ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/krav­234­org.html 1/1

Krav om 2.3.4­lønnsopprykk/­stillingsomgjøring

Type I

Tittel i ePhorte Krav om 2.3.4­lønnsopprykk og/eller ­stillingsomgjøring

Avsender Tjenestemannsorganisasjon

Mottaker AP

PV + hjemmel Ofl. § 23 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Se også merknadene.

Enhet settes som kopimottaker.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 20. apr. 2011 10:04 ­ Sist endret 13. aug. 2014 16:05

23.1.2015 Arbeidsgivers krav ved 2.3.4­forhandlinger på særlig grunnlag ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/krav­234­arbeidsgiver.html 1/1

Arbeidsgivers krav ved 2.3.4­forhandlinger påsærlig grunnlag

Type N

Tittel i ePhorte Arbeidsgivers krav ved 2.3.4­forhandlinger på særlig grunnlag

Avsender Enhet

Mottaker AP

PV + hjemmel Ofl. § 23 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Fyller ut skjema og sender det på elektronisk godkjenning tilBDM

Standardtekst/annet Skjema (word) (vesentlige endringer)

Skjema (word) (rekruttere og beholde spesielt kvalifisertarbeidskraft, ekstraordinær innsats)

Merknad tilsaksbehanding

Godkjennes av BDM på fakultetsnivå.

Hovedtariffavtalen (sph.dep.no)

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 20. apr. 2011 10:05 ­ Sist endret 13. aug. 2014 16:04

23.1.2015 Lønnsopprykk etter HTA pkt 2.3.4 ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/234­lonnsopprykk.html 1/1

Lønnsopprykk etter HTA pkt 2.3.4

Type U

Tittel i ePhorte Lønnsopprykk etter HTA pkt. 2.3.4 ­dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 23 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Sender på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

4.1lonnsopprykk­2.3.4.docx

Merknad til saksbehanding Hovedtariffavtalen (lovdata.no)

Enheten settes som kopimottager.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0008

 

Publisert 20. apr. 2011 10:13 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:36

23.1.2015 Stillingsomgjøring etter HTA pkt 2.3.4 ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/234­stillingsomgjoring.html 1/1

Stillingsomgjøring etter HTA pkt 2.3.4

Type U

Tittel i ePhorte Stillingsomgjøring (og evt. lønnsopprykk) etter HTA pkt. 2.3.4 ­dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 23 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Sender på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

4.2stillingsomgjoring­2.3.4.docx

Merknad tilsaksbehanding

Hovedtariffavtalen (lovdata.no)

Enheten settes som kopimottager.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0008

 

Publisert 24. jun. 2014 10:07 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:36

23.1.2015 Lønnsopprykk etter HTA pkt. 2.3.8 ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/238­lonnsopprykk.html 1/1

Lønnsopprykk etter HTA pkt. 2.3.8

Type U

Tittel i ePhorte Lønnsopprykk etter HTA pkt. 2.3.8 ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 23 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning tilBDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

4.3lonnsopprykk­2.3.8.docx

Merknad tilsaksbehandling

Hovedtariffavtalen (lovdata.no)

Enheten settes som kopimottager.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0008

 

Publisert 20. apr. 2011 10:16 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:35

23.1.2015 Søknad om doktorgradsopprykk ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­om­doktorgradsopprykk.html 1/1

Søknad om doktorgradsopprykk

Type I

Tittel i ePhorte Søknad om doktorgradsopprykk

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13  (lovdata.no)

Kontorsjef Oversender til arkiv

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Den ansatte søker etter at hun/han har fått melding om atgraden er oppnådd.

Merknad tilsaksbehanding

Se kompetanseopprykk for vitenskapelig personale

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 14. nov. 2011 13:34 ­ Sist endret 14. nov. 2011 13:35

23.1.2015 Opprykk etter avlagt doktorgrad ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/doktorgradsopprykk.html 1/1

Opprykk etter avlagt doktorgrad

Type U

Tittel i ePhorte Opprykk (ev. til stillingsbetegnelse) etter avlagt doktorgrad

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13  (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil7.7doktorgradsopprykk.docx

Merknad tilsaksbehanding

Det gis minimum ytterligere to lønnstrinn, og opprykket harvirkningsdato den første i måneden etter atdoktorgradsavhandlingen er levert til bedømmelse.Se:

Kompetanseopprykk for vitenskapelig personale

Reglement for lønnsopprykk for doktorgrad

Personalhåndboken: Kompetanseopprykk

NB: selv om den ansatte får opprykk til en stilling som normalthar en annen arbeidspliktfordeling, beholder den ansatte sineksisterende arbeidsplikt, jf. Forskrift om ansettelse og opprykk iundervisnings­ og forskerstillinger, § 2­3 første ledd.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001 (ved stillingskodeendring)Infotype 0008 (lønnstrinn)

 Publisert 14. nov. 2011 13:37 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:34

23.1.2015 Attest ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/attest.html 1/1

Attest

Type U

Tittel i ePhorte Attest

Avsender Enhet

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Skriver og signerer

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Skannes inn av arkiv

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 13:40 ­ Sist endret 23. jun. 2011 15:04

23.1.2015 Varsel om fratredelse fra midlertidig stilling ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/varsel­fratredelse.html 1/1

Varsel om fratredelse fra midlertidig stilling

Type U

Tittel i ePhorte Varsel om fratredelse fra midlertidig stilling

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent Skriver brev og egengodkjenner (ferdigstiller journalposten)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil3.3fratredelse­varsel.doc

Ev. engelsk/nynorsk versjon

Merknad tilsaksbehanding

Sendes den ansatte senest en måned i forkant av sistetilsettingsdag.

Når stipendiat­ eller postdoktorperioden forskyves fortløpendeforskyves den dag for dag uavhengige av hvilken ukedag sistetilsettingsdag faller på. Ved utsending av varsel om fratredelsesørger personalkonsulent for at siste tilsettingsdag settes til endag som etterfølges av en vanlig arbeidsdag dersom sistetilsettingsdag ikke er siste dag i måneden.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 14:13 ­ Sist endret 17. okt. 2013 15:47

23.1.2015 Oppsigelse/melding om fratredelse ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/melding­om­fratredelse.html 1/1

Oppsigelse/melding om fratredelse

Type I

Tittel i ePhorte Oppsigelse/Melding om fratredelse/melding om fratredelse vedoppnådd pensjonsalder

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Se også merknadene.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 14:13 ­ Sist endret 18. mai. 2012 12:47

23.1.2015 Fratredelse ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/fratredelse.html 1/1

Fratredelse

Type U

Tittel i ePhorte Fratredelse ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning tilBDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil3.1fratredelse.doc3.2fratredelse­pensjon­afp.doc

Ev. engelsk/nynorsk versjon

Merknad tilsaksbehanding

Dato skal være siste tilsettingsdag.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 19. apr. 2011 14:13 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:39

23.1.2015 Fratredelse ved oppnådd pensjonsalder ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/fratredelse­pensjonsalder.html 1/1

Fratredelse ved oppnådd pensjonsalder

Type U

Tittel i ePhorte Fratredelse ved oppnådd pensjonsalder ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Godkjennes ev. av instituttleder/dekan/direktør osv.

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil

3.2fratredelse­pensjon­afp.doc

Ev. engelsk/nynorsk versjon

Skjema for Uniforum og Apollon (Word)

Merknad tilsaksbehanding

Ved søknad om AFP skal skjemaet fra den ansatte sendes ioriginal til Lønningsseksjonen.

Siste arbeidsdag skal være siste dag i den måneden de går av. SPKbegynner utbetalingen fra første dag i måneden etter.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 19. apr. 2011 14:12 ­ Sist endret 8. des. 2014 11:45

23.1.2015 Fratredelsesskjema ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/fratredelsesskjema.html 1/1

Fratredelsesskjema

Type X/N

Tittel i ePhorte Fratredelsesskjema ­ dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Signerer utfylt skjema og sender til lokalt arkiv forinnskanning

Personalkonsulent Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet Skjema (word)

Nynorsk (Word)

Engelsk (word)

Merknad tilsaksbehanding

Dersom det ikke er mulig å innhente den ansattes signatur villønningsseksjonen godkjenne skjemaer som kun er signert avBDM.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 19. apr. 2011 14:28 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:39

23.1.2015 Mottatt melding om dødsfall ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/mottatt­melding­doedsfall.html 1/1

Mottatt melding om dødsfallNB Rutine under utvikling.

Type I

Tittel i ePhorte Mottatt melding om dødsfall

Avsender SPK

Mottaker LØNN

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 15:40 ­ Sist endret 28. mar. 2014 16:55

23.1.2015 Beregning av sluttoppgjør ved dødsfall ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/beregning­sluttoppgjoer­doedsfall.html 1/1

Beregning av sluttoppgjør ved dødsfallNB Rutine under utvikling.

Type N

Tittel i ePhorte Beregning av sluttoppgjør ved dødsfall

Avsender LØNN

Mottaker EIA

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 15:41 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:26

23.1.2015 Ytelser ved dødsfall ­ gruppelivsforsikring ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/ytelser­doedsfall.html 1/1

Ytelser ved dødsfall ­ gruppelivsforsikringNB Rutine under utvikling.

Type U

Tittel i ePhorte Ytelser ved dødsfall ­ gruppelivsforsikring

Avsender EIA

Mottaker Ansattes dødsbo

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent EIA oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Enhet settes som kopimottaker.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 15:43 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:25

23.1.2015 Søknad om avskjed i nåde ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­avskjed­i­naade.html 1/1

Søknad om avskjed i nåde

Type I

Tittel i ePhorte Søknad om avskjed i nåde

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Søknaden følger saken til KD, og bør derfor sendes someget dokument (ikke e­post som også inneholder flere andretemaer)

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 14:44 ­ Sist endret 7. okt. 2013 17:01

23.1.2015 Oversender søknad om avskjed i nåde (til EIA) ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/oversender­soeknad­avskjed­i­naade­opa.html 1/1

Oversender søknad om avskjed i nåde (til EIA)

Type N

Tittel i ePhorte Oversender søknad om avskjed i nåde

Avsender Personalkonsulent

Mottaker EIA

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding EIA sender dokumentflyt til LØNN

Gjelder for de som er oppnevnt til professor før juli 1991

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg

Type Tittel i ePhorte Merknad til saksbehandling

V Søknad om avskjed i nåde Hvordan lage vedlegg i ePhorte

 

Publisert 19. apr. 2011 14:47 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:28

23.1.2015 Oversender søknad om avskjed i nåde (til KD) ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/oversender­soeknad­avskjed­i­naade­kd.html 1/1

Oversender søknad om avskjed i nåde (til KD)

Type U

Tittel i ePhorte Oversender søknad om avskjed i nåde

Avsender EIA v/rektor

Mottaker KD

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

Vedlegg

Type Tittel i ePhorte Merknad til saksbehandling

V Søknad fra ansatt til Kongen Hvordan lage vedlegg i ePhorte

 

Publisert 19. apr. 2011 15:16 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:29

23.1.2015 Svar på søknad om avskjed i nåde ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/svar­paa­soeknad­avskjed­i­naade.html 1/1

Svar på søknad om avskjed i nåde

Type I

Tittel i ePhorte Svar på søknad om avskjed i nåde

Avsender KD

Mottaker EIA

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 15:18 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:30

23.1.2015 Avskjedsbrev ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/avskjedsbrev.html 1/1

AvskjedsbrevNB Rutine under utvikling.

Type U

Tittel i ePhorte Avskjedsbrev ­ dd.mm.åååå

Avsender OPA v/rektor

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent EIA oversender til lønnsgruppen (pdf)

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Enhet settes som kopimottaker.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 19. apr. 2011 15:45 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:40

23.1.2015 Dobbeltbestilling ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/dobbeltbestilling.html 1/1

Dobbeltbestilling

Type U

Tittel i ePhorte Dobbeltbestilling: tittel skal inneholde begge bestillingene. Eks.:Foreldrepermisjon dd.mm.åååå­dd.mm.åååå + forlengettilsetting dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning tilBDM

Oversender til lønnsgruppe 5 (pdf) (5GR, Fraværsgruppen)

Oversender til lønnsgruppen (pdf) (1­4GR)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn filKombinasjon av standardtekstene for de to bestillingene

Merknad tilsaksbehanding

Rutine for dobbeltbestilling

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

Infotype 2001

 

Publisert 19. apr. 2011 15:49 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:42

23.1.2015 Søknad om forlengelse av stipendperiode ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­forlengelse­stipendperiode.html 1/1

Søknad om forlengelse av stipendperiode

Type I

Tittel i ePhorte Søknad om forlengelse av stipendperiode

Avsender Ansatt

Mottaker Enhet

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Gir personalkonsulent beskjed om søknaden anbefales avslåtteller innvilget

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Gjelder permisjoner som ikke er lov­ og avtalefestet, f.eks. vedr.forsinkelse i framdriften som stipendiaten ikke selv rår over.

Merknad tilsaksbehanding

 

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 15:53 ­ Sist endret 23. jun. 2011 15:37

23.1.2015 Forlenget midlertidig tilsetting ­ stipendiater ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forlenget­midlertidig­tilsetting­stipendiater.html 1/2

Forlenget midlertidig tilsetting ­ stipendiater

Type U

Tittel i ePhorte Forlenget midlertidig tilsetting ­ dd.mm.åååå­dd.mm.åååå

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Ansatt

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Godkjenner

Personalkonsulent Skriver brev og sender det på elektronisk godkjenning til BDM

Oversender til lønnsgruppen (pdf)

Dersom stillingen forlenges når den ansatte er iforeldrepermisjon eller er sykemeldt skal forlengelsen ogsåoversendes fraværsgruppen:

Oversender til lønnsgruppe 5 (pdf) (5GR, Fraværsgruppen)

Standardtekst/annet ePhortefunksjon: Brevmal + sett inn fil1.4.2forskyving­stip.docx

Ev. engelsk/nynorsk versjon

Forlengelseskalkulator (krever pålogging)

Forlengelseskalkulator (krever pålogging) ­ med fra­ og til­dato på foreldrepermisjon, betaversjon

Merknad tilsaksbehanding

Gjelder både ved svar på søknad fra stipendiaten, ved lov­ ogavtalefestede permisjoner og ved tillegg i stipendperiode pga.styreverv ved fakultetet osv.

Når stipendiat­ eller postdoktorperioden forskyves fortløpendeforskyves den dag for dag uavhengige av hvilken ukedag sistetilsettingsdag faller på. Ved utsending av varsel om fratredelsesørger personalkonsulent for at siste tilsettingsdag settes til endag som etterfølges av en vanlig arbeidsdag dersom sistetilsettingsdag ikke er siste dag i måneden.

Kontroll i SAPUiO Infotype 0001

 

Publisert 19. apr. 2011 15:56 ­ Sist endret 28. okt. 2014 10:41

23.1.2015 Forlenget midlertidig tilsetting ­ stipendiater ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forlenget­midlertidig­tilsetting­stipendiater.html 2/2

23.1.2015 Forlengelseskalkulator ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/forlengelseskalkulator.html 1/1

Forlengelseskalkulator

Type Y

Tittel i ePhorte Forlengelseskalkulator

Avsender  

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet Forlengelseskalkulator (krever pålogging)

Forlengelseskalkulator (krever pålogging) ­ med fra­ og til­dato på foreldrepermisjon, betaversjon

Merknad tilsaksbehanding

Forskyvningskalkuatoren (Excel) kan eventuelt være ethjelpemiddel i utregningen. NB: Denne kalkulatoren legger ikketil ferieforlengelse. Se også rutinen for forlenget midlertidigtilsetting.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 19. apr. 2011 15:59 ­ Sist endret 20. okt. 2014 16:02

23.1.2015 Søknad om lærlingstilling ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/soeknad­om­laerlingstilling.html 1/1

Søknad om lærlingstillingNB Rutine under utvikling.

Type N

Tittel i ePhorte Søknad om lærlingstilling

Avsender Enhet

Mottaker EIA

PV + hjemmel Ofl. § 25 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 20. apr. 2011 10:50 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:48

23.1.2015 Svar på søknad om lærlingstilling ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/svar­paa­soeknad­om­laerlingstilling.html 1/1

Svar på søknad om lærlingstillingNB Rutine under utvikling.

Type N

Tittel i ePhorte Svar på søknad om lærlingstilling

Avsender EIA

Mottaker Søker

PV + hjemmel Ofl. § 25 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding Personalmappen må overføres til lokalt delarkiv

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 20. apr. 2011 10:50 ­ Sist endret 27. mar. 2014 14:49

23.1.2015 Referat fra personaloppfølgingsmøte ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/referat­personaloppfoelgingsmoete.html 1/1

Referat fra personaloppfølgingsmøte

Type X

Tittel i ePhorte Referat fra personaloppfølgingsmøte

Avsender  

Mottaker  

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Referatet bør være signert av både leder og ansatt. Referater somskal ligge i personalmapper kan for eksempel være omsykefraværsoppfølging eller fordeling av arbeidsoppgaver.Referater knyttet til oppfølging av arbeidskonflikter skal ikkelegges i personalmappen, men arkiveres i egne disiplinærsaker. Takontakt med lokalt arkiv i tvilstilfeller.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 20. apr. 2011 10:53 ­ Sist endret 24. apr. 2014 14:36

23.1.2015 Pedagogisk basiskompetanse ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/pedagogisk­basiskompetanse.html 1/1

Pedagogisk basiskompetanse

Type N/X

Tittel i ePhorte Kursbevis for pedagogisk basiskompetanse

Avsender Personalkonsulent

Mottaker Personalkonsulent

PV + hjemmel Ofl. § 13, jf fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef Kopi til orientering

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad tilsaksbehanding

Kursbeviset blir oversendt fra FUP (Fagområde foruniversitetspedagogikk) til enheten som vedlegg til et ufordeltnotat. Enhetene sørger for at kursbeviset legges inn ipersonalmappen etter ovenstående rutine.

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 9. apr. 2014 14:38 ­ Sist endret 9. apr. 2014 14:40

23.1.2015 Yrkesskademelding ­ For ansatte ­ Universitetet i Oslo

https://www.uio.no/for­ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner­personalarbeid/personalmapper/rutiner/yrkesskademelding.html 1/1

YrkesskademeldingNB Rutine under utvikling.

Type N

Tittel i ePhorte Yrkesskademelding

Avsender Enhet

Mottaker HMS

PV + hjemmel Ofl. § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)

Kontorsjef  

Personalkonsulent  

Standardtekst/annet  

Merknad til saksbehanding  

Kontroll i SAPUiO N/A

 

Publisert 20. apr. 2011 10:53 ­ Sist endret 22. feb. 2012 15:14