pertemuan 11. sistem informasi akuntansi
TRANSCRIPT
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
1/12
IMPLEMENTASI SISTEM , OPERASI, DAN PENGENDALIAN
1. GARIS BESAR
Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh oerhitungan,
tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanta hambatan yang berarti. Adalah
mustahil untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mungkin terjadi selama
tahap implementasi. Oleh karena itu, penundaan dan permasaahan yang terkait dengan
implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi. Sebagai contoh, sebuah rencana desain
mungkin membutuhkan instalasi sebuah sisrem komputer baru. Jika pengiriman sistem
baru tersebut terlambat melebihi eaktu pengiriman yang tela ditentukan dalam rencana
umum, maka seluruh implementasi proyek dapat tertunda.
Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana
formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus di buat. Ada tiga langkah utama
implementasi sistem beserta gambarnya yaitu :
a. Menetapkan rencana pengendalian
b. elaksanaan akti!itas seperti yang telah direncanakan
c. Menindaklanjuti dan menge!aluasi sistem yang baru
GAMBAR 11.1 "mplementasi Sistem
2. IMPLEMENTASI SISTEM2.1 Membuat Rencana dan Pengendalian untu Im!lementa"i
1
Analisis dan
perencanaan
sistem
Desain Sistem
#indak lanjut
dan e!aluasi
sistem baru
enjelasan
akti!itas
Menetapkan
rencana dan
pengendalian
engendalian
dan kaji ulang
sistem
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
2/12
Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam
mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana$rencana khusus
yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. %encana & rencana tersebut harus
menggaabungkan tiga komponen utama : '() menguraikan proyek dalam berbagai
tahapan '*) anggaran khusus yang dapat di aplikasikan di setiap tahap, '+) aktu
pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan disetiap tahap proyek.
Gantt c#a$tyaitu menggambarkan secara grafis akti!itas$akti!itas utama pada
sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagram ini menunjukkan
baik aktu aktual maupun yang direncanakan untuk suatu akti!itas tertentu. Diagram
ini masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan antar
berbagai akti!itas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutanakti!itas yang harus dilakukan.
Diag$am %a$inganyaitu menggambarkan urutan akti!itas$akti!itas yang harus
dilakukan. endekatan diagram jaringan kerja dapat dikembangkan dengan
memasukkan aktu yang diharapkan untuk setiap akti!itas. -erdasar perkiraan
tersebut, dengan menggunakan program e!aluation dan re!ie techniue '/%#) dan
critical path methode '0M), akan dapat diketahui estimasi jalur kritis sebuah proyek.
&alu$ $iti"adalah rangkaian akti!itas yang penting atau kritis dalam sebuah
proyek, dan bila salah satu dari akti!itas$akti!itas tersebut tertunda, seluruh proyek
akan tertunda.
2.2 Melauan Ati'ita" Im!lementa"i
Akti!itas$akti!itas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain menyeleksi
dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail desain
sistem, menulis dan menguji program$program komputer, mengembangkan standart,
dokumentasi dan kon!ersi file.
2.2.1 Pelati#an (a$)a*an
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekruitmen dan
pelatihan bagi karyaan baru. Sementara para karyaan yang sudah adapun harus
diajari bagaimana bekerja dengan format laporan dan prosedur yang baru. Dalam
banyak kasus ditemukan lebih baik untuk melatih kembali kayaan yang ada saat
ini. Ada beberapa alasan yang mendukung hal ini :
a. -iaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyaan baru sedapat
mungkin dihindari
b. ara karyaan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi
perusahaan
c. Moral para karyaan sering kali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya
promosi posisi$posisi baru bagi karyaan yang ada saat ini
2
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
3/12
2.2.2 Rincian De"ain Si"tem
Selama tahap implementsi, sering kali perlu untuk melakukan beberapa kerja
desain tambahan. -ukanlah suatu hal yang aneh bila dalam tahap implementasi
muncul beberapa bagian rencana desain yang tidak bekerja sebagaiman mestinya, oleh
karena itu kerap kali perlu untuk melakukan penyesuaian akhir pada rencana
sistem. Jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya ke sistem komputer baru,
maka program$program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga mereka dapat
mengopersikan sistem baru. rogram$program komputer haruslah diuji dengan
seksama sebelum dioperasikan. 0ara paling baik menguji program$program komputer
adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data.
Akhirnya, seluruh program komputer harus didokumentsikan dengan
memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi
beragam jenis komentar ' yang terkait dengan program) yang menjelaskan berbagai
sekmen kode program. Dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari sudut pandang
programer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat digunakan oleh programer
yang berbeda ditahun$tahun yang akan datang bilamana bermaksud memodifikasi
program tersebut. rogram$progam yang tidak memiliki dokumentasi yang memadai
akan menjadi tidak berharga ketika programer yang menuliskannya pergi
meninggalkan perusahaan.
Selain menguji program secara indi!idu, penting juga untuk menguji
progaram$program terkait yang ada dalam satu kelompok. Sebagai contoh sebuah
sistem mungkin memiliki empat program yang mengakses file data yang
sama. 1eempat program tersebut harus diuji bersama$sama. Jenis pengujian ini akan
mampu mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada. 1etika suatu program
membuat kesalahan asumsi yang berkaitan dengan tugas yang dilakukan oleh program
yang lainnya
2.2.+ Dumenta"i Si"tem Ba$u
Dokumentasi yang baik dapat memberikan manfaat seperti :
a. Melatih karyaan baru
b. Menyediakan bagi para programer dan analisis beragam informasi yang
bermanfaat untuk e!aluasi program dan modifikasi akti!itas dimasa yang akan
datang
c. Menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan e!aluasi
pengendalian internal
d. Membantu memastikan baha spesifikasi desain sistem telah terpenuhi
2.2.- (n'e$"i ile
3
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
4/12
Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah kon!ersi
data. 2ile$file yang disimpan secara manual harus dikon!ersi dalam format
komputer. roses kon!ersi dapat menjadi proses yang mahal dan makan aktu,
terutama dalam kasus mengon!ersi file manual kedalam file komputer. erlu untuk
menyaring data setelah memasukkan informasi kedalam komputer karena sering
terjadi kesalahan dalam proses input data.
2.2./ O!e$a"i Pengu%ian
Sebelum sebuah sistem betul$betul diimplementasikan, sistem tersebut harus
telah diuji secara cermat secara keseluruhan. #iga pendekatan dasar untuk menguji
sistem tersebut :
a. endekatan langsung
b. Operasi parallelc. 1on!ersi modular
d. endekatan langsung adalah proses berpindah kesistem yang baru dan
meninggalkan sistem yang lama pada suatu aktu tertentu. endekatan ini
memiliki kelemahan yaitu kemungkinan terjadinya masalah dalam sistem akibat
adanya perbedaan dalam operasi aktual perusahaan.
O!e$a"i !a$alel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang
lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses dikedua sistem, kemudian hasil yang
diperoleh dari masing$masing sistem dibandingkan. erbedaan hasil dari kedua sistem
mengindikasikan adanya masalah dalam sistem yang baru. Operasi paralel memiliki
keunggulan sebagai pendekatan yang paling aman namun ia sangat mahal dan
mungkin tidak efektif biaya. (n'en"i mdula$adalah proses pengujian bertahap
disetiap sekmen dalam sistem baru.
2.+ Menge'alua"i Si"tem Ba$u
Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya
telah selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. roses tindak
lanjut diperlukan untuk memastikan baha sistem baru beroperasi sesuai yangdirencanakan. -anyak pendekatan dalam proses tindak lanjut dan e!aluasi, seperti
obser!asi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap
impelmentasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu
perlu tindak lanjut yang memadai.
+. MEREN0ANA(AN DAN MENGORGANISASI(AN PROE( SISTEM
Manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan
dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi dan
peraatan proyek.+.1 Sele"i P$)e
4
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
5/12
Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya
pengembangan proyek harus dialokasikan pada proyek$proyek yang mampu
memberikan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan
tanggung jaab dari komite pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan
memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. erkiraan return
on investment'%O") atau pengembalian atas in!estasi yang dilakukan sering
merupakan kriteria pemilihan yang penting. Sekali sebuah proyek disetujui untuk
dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk mulai bekerja.
+.2 Tim P$)e
Salah satu tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan
membentuk sebuah tim proyek yang sesuai. 3ntuk sebuah proyek aplikasi sistem,
keberadaan para anals, para programmer, dan teknisi lainnya adalah penting, naming
adanya perakilan dari departemen$departemen pengguna tempat aplikasi ini akan
dikembangkan adalah sesuatu yang juga diperlukan.
+.2.1Tanggung &a*ab Pim!inan P$)e
impinan proyek memiliki tanggung jaab langsung pada komite pengarah
dalam hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Anggota$anggota tim proyek terdiri
dari pimpinan proyek, analisis, dan programer dari departemen sistem informasi serta
satu atau lebih partisipan yang berasal dari unit$unit dalam organisasi yang menjadi
target proyek. impinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer
departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jaab untuk proyek
tersebut. impinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi$teknisi
dengan keahlian khusus. #anggung jaab utama pimpinan proyek adalah
merencanakan, menyusun jadal, dan mengaasi proyek. erencanaan meliputi
penguraian proyek dan pengalokasian sumberdaya. engaturan jadal adalah
pengaturan kegiatan$kegiatan proyek sesuai rencana yang telah disusun, pengaturan
akti!itas secara krologis, serta rincian tanggung jaab bagi setiap anggota
proyek. engaturan jadal proyek biasanya dikejakan dengan menggunakan bantuan
gantt chart atau netork chart sepert /%# 04A%#. engaasan proyek meliputi
pelaporan aktu dan kemajuan proyek dan juga pelaporan status proyek secara
berkala pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi. Sistem akuntansi proyek adalah
salah satu alat yang digunakan oleh pimpinan proyek untuk mengetahui tanggung
jaabnya atas pengaasan proyek yang dipimpinnya.
+.2.2(etida Pa"tian P$)e
5
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
6/12
ermalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian
yang berkaitan dengan ketidakpastian proyek. ara pengguna sering kali tidak
menyadari baha permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi,
dan pada kenyataannya para pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang
mereka gunakan berkaitan dengan tanggung jaab pengambilan keputusan. #ugas tim
proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian, mengoordinasi berbagai akti!itas
yang dikerjakan oleh setiap bagian setiap proyek, dan menyelesaikan proyek dalam
aktu yang telah ditentukan dan pada biaya yang dapat diterima.
+.+ Mengu$aian P$)e Men%adi Tuga" dan Ta#a!an
3ntuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif,
dibutuhkan uraian 'break-down) tugas$tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian
tugas dan tahapan agar mudah untuk dikendalikan dan dipahami oleh siapa
saja. 2ilosofi yang dapat digunakan sebagai pedoman adalah mendesain dengan
pendekatan atas$baah yang diikuti dengan penyesuaian$penyesuaian yang
diperlukan. rinsip dasar operasionalnya adalah setiap tugas atau tahapan tertentu
harus menyediakan sebuah deliverablehingga proyek tersebut diselesaikan. #ujuan
penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan pengaasan tenaga
kerja dan sumber daya proyek lainny
+.- E"tima"i atuMengestimasi dengan akurat aktu penyelesaian sebuah sistem merupakan
suatu hal yang sulit karena adanya ketidak pastian dalam pengembangan
sistem. /stimasi yang buruk akan membatasi efektifitas teknik$teknik menejemen
proyek yang digunakan akurasi. /stimasi penyelesaian proyek tergantung pada
pengalaman manajemen proyek terdahulu namun demikian, estimasi tidak selalu
tepat. Sikap yang tepat dalam mengestimasi aktu adalah menerima apapun hasil
estimasinya dan mempersiapkan diri untuk sering mere!isi sementara proyek tersebut
berjalan
+.-.1 Teni 3 Teni Penguu$an (e$%a
endekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak, yang berarti
itu tidak ada perhitungan resmi yang digunakan. 5#ebakan estimasi6 didasarkan pada
pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas sejenis. engukuran kerja meliputi
empat langkah dasar yaitu :
a. "dentifikasi tugas yang akan diestimasi
b. 3ntuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau !olume estimasi kedalam aktu
estimasi dengan tepat dan sesuai kebutuhan
6
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
7/12
c. Mengon!ersi ukuran atau !olume estimasi kedalam aktu estimasi dengan
mengalikannya 'ukuran atau !olume estimasi tadi) dengan standart atau tingkat
estimasi pemrosesan
d. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan$
pertimbangan tertentu seperti aktu menganggur 'idle time), komleksitas tugas,
atau tingkat kecanggihan tugas
+.-.2 Au$a"i E"tima"i
-eberapa poin yang terkait denga proses estimasi, yang pertama adalah
5estimasi adalah tetap estimasi6. oin yang ke dua adalah akurasi estimasi akan
meningkat seiring proyek tersebut memberikan hasil dari akti!itas yang dilakukan.
/stimasi yang dibuat pada tahap aal sebuah proyek biasanya dapat diperkirakan
sedikit tidak akurat, alaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan baik.
1emudian dire!isi seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui akti!itas
yang dilakukanya, yaitu menyisakan yang ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasar
semua yang telah diselesaikan dan yang berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih
dikendalikan. Alasan yang sering digunakan untuk mendukung tindakan estimasi
rendah ' under estimation) mengesampingkan faktor pengukuran kinerja kerja, adalah
hasrat alami untuk dianggap mampu, mengerjakan tugas dengan lebih efisien oleh
atasan atau orang lain. Output sehari seseorang mungkin merupakan output per
minggu orang lain. 4al inilah yang menjadi alasan pengukuran dasar kerja harus
disesuaikan dengan faktor yang mendukung kemampuan relatif tiap$tiap orang atau
kelompok yang berbeda. Strategi terbaik adalah senantiasa mere!isi estimasi secara
berkala berdasarkan kondisi aktual yang terjadi.
+./ Auntan"i P$)e
engendalian atau pengaasan proyek ditetapkan dengan menentukan
serangkaian tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan
proyek, membandingkan laporan kinerja aktual dengan tujuan tersebut, dan
menge!aluasi setiap penyimpangan signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek
yang telah disusun.
+./.1 O!e$a"i Si"tem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya
yang didalamnya biaya$biaya ditetapkan pada proyek$proyek indi!idual seiring proses
pengembangan proyek. 4al ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang
mampu menelusuri dan memantau biaya$biaya yang terjadi selama masa proyek dan
memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Data historis biaya dari
7
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
8/12
proyek$proyek terdahulu merupakan sumber informasi penting yang dapat digunakan
untuk mengestimasi komponen aaktu dan biaya proyek baru.
+./.2 Tingat Rincian
Jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka
biaya o!erhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya orang$
orang yang terlibat dalam proyek akan bersikap antagonis dengan data yang
dibutuhkan. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan
bersifat ambigu
-. PENGENDALIAN TER4ADAP S5MBER DAA SISTEM INORMASI
NONINANSIAL
Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi
management dari sisi pengaasan, namun tidak dapat diukur dengan satuan moneter. 4alini termasuk ukuran kinerja untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan personel.
engukuran kinerja perangkat keras meliputi utilasi sistem, sytem dontime, dan
responsi!itas sistem. Statistik utilasi merupakan hal yang sangat penting karena iya
mengindikasikan adanya sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Dan
laporan statistik utilasi pada berbagai aktu ' dalam satu hari ) dpat membantu pihak
management untuk mengatur jadal. Downtimeadalah persentase aktu yang dapat
digunakan oleh mesin. Sederhananya dontime adalah laporan total jumlah jam kerja
mesin tidak bekerja dalam suatu bulan. Dan rata$rata aktu antara kegagalan dan rata$rata
aktu untuk memperbaiki sistem juga termasuk di dalam laporan tersebut. Sebuah sistem
yang terlalu banyak mengalami dontime dapat menyebabkan banyak masalah serius
termasuk kerugian bisnis. 2aktor penting non kuantitatif lainnya adalah kinerja perangkat
lunak. endekatan paling baik adalah melakukan sur!ei sistem terhadap pengguna dengan
mengajukan sejummlah pertanyaan yang berkaitan dengan kemudahan penggunaan,
fungsionalitas dan pemudahan pengguna untuk mengakses sistem. 1inerja perangkat
lunak harus senantiasa dimonitor karena lingkungan senantiasa berubah, yang dapat
mengubah kepuasan pengguna. #erakhir, melakukan pengendalian yang terkat dengan
para personil. Jenis laporan yang dibutuhkan:
a. 7aporan kinerja sepesialis entri data. 7aporan ini meliputi beberapa laporan statistik
seperti jumlah data yang dimasukan per jamnya atau jumlah record data yang
dimasukkan per jamnya.
b. 7aporan yang mengefaluasi efisiensi para operator sistem. 7aporan ini meliputi
beberapa laporan statistik yang terkait dengan beberapa faktor seperti lama aktu
8
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
9/12
yang diperlukan untuk memproses sebuah pita data atau efektifitas mengoperasikan
pekerjaan yang telah dijadalkan dengan tepat aktu.
c. 7aporan$laporan yang terkait dengan mengefisiensi personel yang memperbaiki
perangkat keras. 7aporan tersebut meliputi beberapa laporan statistik tentang jumlah
pekerjaan perbaikan dan rata$rata lama aktu yang dibutuhkan, yang terurai dalam
beberapa kategori perbaikan.
-.1 Auditing Si"tem In6$ma"i
2okus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan !aliditas
serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat akuntandalam proses audit
sistem cenderung berfokus pada pengendalian internal. endekatan umum nya adalah
pertama$tama berusahalah mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal,
biasanya dengan menggunakan kuesioner pengendalian internal. 1emudian auditor
akan melakukan pengujian kelayakan
-.2 Memeli#a$a dan Memdi6ia"i Si"tem
Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. 1ondisi lingkungan dan
informasipun membutuhkan perubahan. Akhirnya, hampir semua program komputer
mengandung beberapa bugs. -ugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin
tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul$betul mulai beroperasi. erangkat
lunak ini, setelah dimodifikasi, harus dikaji ulang secara cermat dan kemudian
dipasang oleh seseorang yang independem. Seluruh modifikasi sistem tersebut harus
secara cermat pula didokumentasikan. Dokumentasi ini harus meliputi alasan
dilakukannya perubahan, perubahan yang dilakukan, dan orang yang menyetujui
perubahan. 4al ini berarti dokumentasi manual pengguna dan pemrograman sistem
harus pula diperbarui.
9
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
10/12
DATAR P5STA(A
-odnar, 8eorge 4., 4opood, 9illiam S.,*;. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Andi
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
11/12
SISTEM INORMASI A(5NTANSI
PERTEM5AN 11
Im!lementa"i Si"tem, O!e$a"i, dan Pengendalian
OLE4 7
I MADE B4AS(ARA SASTRA 81+1/+/11-9 : 2+ ;
PROGRAM E(STENSI
A(5LTAS E(ONOMI DAN BISNIS
11
-
7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi
12/12
5NI