pertemuan 13 manajemen pengadaan - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2014/740/740-p13.pdf• adalah deskripsi...
TRANSCRIPT
Tujuan
• Memahami pentingnya Manajemen Pengadaandalam Proyek Teknologi Informasi
• Memahami proses-proses yang dilakukan dalamManajemen Pengadaan
• Memahami alat dan teknik yang dapatdigunakan dalam melakukan ManajemenPengadaan
• Memahami gambaran isi dokumen yangdiperlukan dalam Manajeman Pengadaan
Manajemen Pengadaan
• Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupunjasa dari pihak di luar organisasi.
• Manajemen Pengadaan adalah proses–proses yangdilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasayang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasiyang “didukungnya”
4
Tahapan Manajemen Pengadaan
• Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan
bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harusdiputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak danmenggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
• Perencanaan kontrak kerja sama
Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang
diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi danSOW
5
Tahapan Manajemen Pengadaan (Cont.)
• Permintaan respon dari distributor
proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal
dari penjual.
• Memilih Distributor
proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis
suplier potensial dan negosiasi.
• Administrasi kontrak kerja sama
formalisasi pernyataan kerja sama.
• Penutupan Kontrak
7
Rencana Manajemen Pengadaan
Informasi yang terkandung di dalamnya :
• Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalamberbagai situasi.
• Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb).
• Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
• Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
Rencana Manajemen Pengadaan (Cont.)
• Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen.yang akan digunakan pada saat mengevaluasipenjual/distributor.
• Saran dalam mengelola multiple providers.
• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan.
• Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaandan perolehan.
• Waktu terawal untuk belanja.
Rencana Manajemen Pengadaan (Cont.)
• Strategi menghambat resiko dalampembelanjaan.
• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified
supplier.
• Parameter pengadaan untuk menilai penjual danpengelolaan kontrak
Alat dan Teknik dalam Perencanaan
Belanja dan Pengadaan
• Make or Buy Analysis
• Expert Judgement
• Types of Contract
• Procurement Management Plan
• Contract Statement of Work (SOW)
10
Make or Buy Analysis
• Adalah teknik untuk menentukan apakahproduk atau servis tertentu dibuat ataudilakukan dalam organisasi atau dibelisaja dari pihak ketiga. Seringkalimelibatkan analisis keuangan.
• Tools lainnya : expert judgement, tipekontrak, dsb.
Contoh Make-or Buy Analysis
• Misalkan anda dapat menyewa sbh benda$150/hari. Untuk membeli benda tsb,diperlukan investasi sebesar $1,000, dgn biayaharian $50/hari.
• Berapa anda dapat menyewa jikamengeluarkan dana sebesar biaya jika andamembeli ?
• Jk barang yang dimaksud hanya untuk 12 hariapakah memang perlu membeli atau cukupmenyewa?
13
Solusi Make-or Buy
• Mis d adalah jumlah hari penggunaan barang$150d = $1,000 + $50d
• Maka:– Kurangi $50d dari kedua sisi
$100d = $1,000
– Keduanya bagi dengan $100
d = 10 hari
• Biaya yang tersedia hanya cukup untuk menyewa selama 10hari
• Jk barang tsb diperlukan 12 hari maka lebih ekonomis jika barang tsb dibeli
Pentingnya Outsource
• Untuk mereduksi biaya.
• Agar organisasi dapat tetap fokus padabisnis utamanya.
• Mempermudah akses keterampilan danteknologi.
• Memberikan fleksibilitas.
• Meningkatkan akuntabilitas.
Tipe dari Kontrak
• Fixed Price (Lump-sum) contracts
• Cost-reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPCC)
• Time and material contracts
Cat :
dalam setiap kontrak sebaiknya ada termination clause
Statement of Work (SOW)• Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan
dalam proses pengadaan.
• SOW yang baik memberikan kesempatan bagipenawar untuk memahami dengan baik apaharapan dari pembeli (pelaku proyek), shgpenawar dapat menilai apakah dirinya mampumemenuhi kebutuhan pembeli/tidak.
RFP & RFQ
• Request for Proprosal
Dokumen yang digunakan untuk mencari/mendapatkanproposal dari supplier yang prospektif ( berbagai carauntuk melakukan pengadaan).
• Request for Quote
Dokumen yang digunakan untuk mendapatkanpenawaran dari supplier yang prospektif (ketetapanharga).
SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 18
SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 19
Figure 12-4. Outline for a Request for
Proposal (RFP)I. Purpose of RFP
II. Organization’s Background
III. Basic Requirements
IV. Hardware and Software Environment
V. Description of RFP Process
VI. Statement of Work and Schedule Information
VII. Possible Appendices
A. Current System Overview
B. System Requirements
C. Volume and Size Data
D. Required Contents of Vendor’s Response to RFP
E. Sample Contract
Administrasi Kontrak
• Administrasi Kontrak dilakukan dalam rangkapenjaminan bahwa kinerja distributor (penjual) akanmemenuhi kebutuhan kontrak yang disepakati.
• Kontrak adalah hubungan legal (formal) yang tertulis.
• Mengabaikan kontrak akan dapat menyebabkanmasalah besar kelak.
Penutupan Kotrak
• Yang harus dilakukan saat penutupan kontrak– Verifikasi produk untuk memeriksa apakah semua pekerjaan sudah
diselesaikan dengan baik, benar dan memuaskan.
– Aktivitas administratif intuk memperbaharui catatan yang ada sebagai
hasil akhir.
– Membuat arsip sebagai informasi untuk masa yang akan datang.
• Audit Pengadaan untuk mengidentifikasi
pengetahuan bagi proses pengadaan
selanjutnya.
Soal Latihan Pertemuan 13
1. Tahapan pada manajemen pengadaan yang melakukan kegiatanformalisasi pernyataan kerja sama adalah
a. permintaan respon dari distributor
b. memilih distributor
c. administrasi kontrak kerja sama
d. penutupan kontrak
e. lelang
2. Dibawah ini yang bukan merupakan tipe kontrak adalah, adalah :
a. fixed price contract
b. cost-reimbursable contract
c. time and material contract
d. cost plus percentage of costs
e. semua pilihan salah
Soal Latihan Pertemuan 13
2. Dibawah ini yang bukan merupakan tipe kontrak adalah, adalah :
a. fixed price contract
b. cost-reimbursable contract
c. time and material contract
d. cost plus percentage of costs
e. semua pilihan salah
3. Di bawah ini merupakan alat atau teknik yang digunakan dalamperencanaan belanjaan dan pengadaan , kecuali :
a. make or buy analysis
b. expert judgment
c. types of contract
d. procurrement management plan
e. software requirement specification
Soal Latihan Pertemuan 133. Di bawah ini merupakan alat atau teknik yang digunakan dalam
perencanaan belanjaan dan pengadaan , kecuali :
a. make or buy analysis
b. expert judgment
c. types of contract
d. procurrement management plan
e. software requirement specification
4. Di bawah ini yang merupakan alasan pentingnya outsourceadalah :
a. menambah biaya
b. fleksibilitas
c. kemudahan akses dan teknologi
d. a dan b benar
e. b dan c benar
Soal Latihan Pertemuan 134. Di bawah ini yang merupakan alasan pentingnya outsource
adalah :
a. menambah biaya
b. fleksibilitas
c. kemudahan akses dan teknologi
d. memberikan fleksibilitas.
e. meningkatkan akuntabilitas.
5. Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran darisupplier yang prospektif adalah :
a. request for proposal
b. request for quote
c. statement of work
d. request for customer
e. proposal for supplier
Soal Latihan Pertemuan 135. Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran dari
supplier yang prospektif adalah :
a. request for proposal
b. request for quote
c. statement of work
d. request for customer
e. proposal for supplier
1. Tahapan pada manajemen pengadaan yang melakukan kegiatanformalisasi pernyataan kerja sama adalah
a. permintaan respon dari distributor
b. memilih distributor
c. administrasi kontrak kerja sama
d. penutupan kontrak
e. lelang