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Tres Ríos, Cartago, Costa Rica, Centroamérica / Tel. (506) 2279-9911 / Fax. (506) 2518-0004/ www.inciensa.sa.cr
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Auditoría Interna
11 de julio 2017
AI-of-118-2017
Licenciada
Gabriela Chavarría Richmond
Coordinadora Unidad Proveeduría Institucional
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza
En Nutrición y Salud
Asunto: Informe de Auditoría de Carácter Especial por Registros de Activos conformados
por varios componentes
Estimado licenciada:
Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el “Informe de Auditoría de Carácter
Especial por Registros de Activos conformados por varios componentes” No. 02-2017
Como parte de la implementación de las recomendaciones giradas a la Unidad de Proveeduría Institucional,
las cuales fueron aceptadas en la discusión del informe en borrador, en nota UPI-of-287-2017 del 23 de
junio,2017, envía información por cada una de las recomendaciones emitidas a esa Unidad Administrativa,
solicitando criterio en la asignación del costo del Determinador Macro de Nitrógeno y el Analizador
Termogravimétrico, considerando la composición de los precios contenidos en las facturas suministrados
recientemente por el proveedor y la definición del momento en que se debe registrar el bien en el sistema
Sibinet, en atención al criterio emitido por la funcionaria del Ministerio de Hacienda, Patricia Rojas Mathieu,
respuesta que se está enviando en nota AI-of-116-2017 del 11 de julio, 2017.
Considerando lo indicado, agradecemos informar a esta Auditoría Interna las medidas adoptadas para la
implementación de las recomendaciones número 4.1.3. y 4.1.4 (citadas anteriormente), que al igual que las
otras que se están implementando, se rigen por lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control
Interno.
El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles
(contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implementación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de
auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que
objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de
recibo de la documentación remitida por la Unidad de Proveeduría Interna) y además ordenar la implantación
de las recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones propuestas por la Unidad de Proveeduría
Institucional o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer
tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad de Proveeduría Institucional.
Atentamente,
Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez
Auditora Interna
ATGS/gvs/Correspondencia AI 2017
Adjunto: Informe de Auditoría de Carácter Especial por Registros de Activos conformados
por varios componentes
C: Máster Germán Picado García-Director Administrativo
Señor Leonardo Gómez Araya, Encargado de Administración de Bienes del Inciensa
Archivo de Gestión, Auditoría Interna
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-02-2017
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AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN
Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD
INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL POR REGISTROS DE ACTIVOS
CONFORMADOS POR VARIOS COMPONENTES
Julio 2017
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-02-2017
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Tabla de contenido
Resumen Ejecutivo .................................................................................................... 4
1.1. Origen de la Auditoría ............................................................................................ 5
1.2. Objetivo de la Auditoría .......................................................................................... 5
1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría ...................................................................... 5
1.4. Metodología Aplicada ............................................................................................ 6
1.5. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría .................................... 8
2. Resultados ......................................................................................................... 9
2.1. La factura del proveedor indica un solo valor para activos con varios
componentes ......................................................................................................... 9
2.2. Comparación de los valores asignados a los activos en los diferentes sistemas
de registro .............................................................................................................. 9
3. Conclusiones ................................................................................................... 12
4. Recomendaciones ........................................................................................... 12
4.1. Unidad de Proveeduría Institucional (Sibinet y Módulo de Compras) .................. 12
4.2. Unidad Financiera Contable ................................................................................. 13
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Resumen Ejecutivo
¿Qué examinamos?
La Auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó para evaluar
los activos conformados por varios componentes, en los que el proveedor entrega una
factura con un único valor, sin detallar el valor de cada componente y en la ficha técnica
elaborada por del Encargado de Bienes Institucional, no se evidencia el respaldo del valor
asignado.
¿Porqué es importante?
La auditoría realizada permite identificar puntos de mejora con el fin de mejorar la calidad
y la comparación entre los diferentes paquetes de cómputo de la información financiera,
específicamente en los que se refiere a bienes institucionales.
¿Qué encontramos?
Encontramos que no existe la documentación soporte suministrada por el proveedor que
establezca el valor de cada componente de los activos, disponiendo solamente del valor
total de cada grupo que se refleja en la factura, por tal razón los registros en el Módulo
de Activos Fijos se realizan asignando a un solo elemento el total facturado e indicando
en el detalle del registro que incluye otros activos. En el Sibinet se asigna el costo a cada
uno de los componentes, sobre los que no se obtuvo evidencia documental que respalde
la asignación del costo.
Respecto al uso del tipo de cambio para las facturas en dólares, para ingresar los datos
en los diferentes sistemas de registro se utilizó el tipo de cambio de venta, estableciendo
la normativa que lo correcto es el tipo de cambio de compra y los registros en el Sibinet
se realizan con el tipo de cambio que no corresponde al día del ingreso de los bienes a la
institución, situación que también es contraria a la normativa.
También los equipos de laboratorio incluidos en dos de los grupos analizados requirieron
de un acondicionamiento del espacio físico para utilizarlos y según la NICSP 17 se deben
incluir eso pagos dentro del valor del activo, práctica que debe considerarse para futuros
registros.
¿Qué sigue?
Con fundamento en los hallazgos identificados, se giraron recomendaciones a la
Proveeduría Institucional para incluir en los carteles de los procesos de contratación que
las facturas presenten el desglose del costo de cada uno de los componentes del equipo,
que en la valoración de los bienes facturados en colones, para los registros en el Sibinet
y el Módulo de Compra del Bos Ht, se utilice el tipo de cambio de compra del día en que
los bienes ingresan a la Institución. Además se recomendó solicitar a los proveedores el
valor real de los activos analizados en este informe con el fin de que se realicen las
correcciones que se requieran en los registros del Sibinet.
A la Unidad Financiera Contable se le recomendó que en los próximos registros que
realicen en Módulo de Activos Fijos del Bos Ht se registre de manera individual el bien y
cada uno de sus componentes, con los número de placas que los identifica y además
que al valorar en colones los activos facturados en dólares se utilice el tipo de cambio de
compra.
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1. Introducción
1.1. Origen de la Auditoría
En la discusión del Informe de carácter especial de la cuenta contable “Otros Servicios a
Devengar c/p” y al “Auxiliar de Activos Fijos”, las licenciada Grettel Pereira Rivera,
Coordinadora de la Unidad Financiero Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes,
Encargada del Proceso Contable, mencionaron que en los últimos años se han comprado
activos conformados por varios componentes, presentando el proveedor facturas que no
detallan el valor de cada componente, solamente expresan el monto total de la compra,
además manifestaron que para esos casos reciben la ficha técnica de cada componente,
por parte del Encargado de Bienes Institucional, sin un respaldo del valor asignado.
1.2. Objetivo de la Auditoría
Identificar las diferentes variables y responsabilidades de las unidades administrativas
involucradas en la asignación de los costos a los activos que tienen varios componentes,
con el fin de recomendar mejoras en el proceso.
1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría
La Auditoría comprendió el análisis de tres registros de activos, conformados por varios
componentes, los cuales se detallan a continuación:
Activos incluidos en el análisis
Detalle del equipo Número de
placa
Orden de
compra Factura
Fecha de
factura
Deteminardor Macro de Nitrógeno 0752002011
24361
1302
De Inbox
Technologies
and
Services,
S.A. por un
total de
$119,892.82
29/01/16
CPU del Determinador Macro de
Nitrógeno 0752002012
UPS del Determinador Macro de
Nitrógeno 0752002013
Monitor del Determinador Macro de
Nitrógeno 0752002014
Impresora del Determinador Macro de
Nitrógeno 0752002015
Analizador Termogravimétrico 0752002016
CPU del Analizador Termogravimétrico 0752002017
UPS del Analizador Termogravimétrico 0752002018
Monitor del Analizador
Termogravimétrico 0752002019
Impresora del Analizador
Termogravimétrico 0752002020
Veinte Microcomputadoras Dell, cada
una conformada por CPU, UPS y
monitor
De
0752001576
hasta
0752001635
24108
77524 de
Central de
Servicios PC
S.A. por un
total de
$ 20,480.00
19/06/15
Fuente: Oficio UFC-of-034-2017 de la Unidad Financiera Contable y los documentos adjuntos a ese oficio
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1.4. Metodología Aplicada
El estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, la Ley N°8292 General de Control Interno,
las Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público y la normativa que aplica
en los registros en el Sistema de Administración de Bienes (Sibinet) y en los registros
contables, que a continuación se expone:
1.4.1. En el Decreto N° 30720-H Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la
Administración Central se menciona el registro de bienes de la siguiente forma:
“Artículo 2º-Registro de bienes. Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional. Los materiales y suministros serán controlados de acuerdo con las normas de control interno aplicables y las que al respecto dicte la Institución.”
1.4.2. La Directriz CN-001-2009 “Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad
Planta y Equipo”, emitida por la Contabilidad Nacional, indica lo siguiente sobre la
valoración de activos:
“Serán registrados al valor razonable o valor de mercado, incluyendo todos los costos de la transacción. En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el estado y circunstancias existentes a la fecha del balance general o a la toma de la información, no con base a las condiciones pasadas o esperadas en el futuro:”
1.4.3. La circular CN-014-2009 “Criterios para el registro de las licencias de software”,
de la Contabilidad Nacional establece que:
“…respecto a las licencias de software señala que estas, se clasifican en la subpartida presupuestaria 5.01.05 Equipos y programas de cómputo, solo cuando se compran junto con el equipo nuevo y la misma no genera ningún pago periódico por derecho de uso. Por otra parte, cuando se adquieren licencias que obligan el pago periódico de las mismas o su renovación, estas deben clasificarse en la subpartida presupuestaria 5.99.03 Bienes Intangibles, en la que se registran las adquisiciones de licencias de diversa índole.” “Los gastos por concepto de equipo para el procesamiento electrónico de datos, tanto de la parte física como el conjunto de programas, es decir, aquellos casos en que la licencia de software se compra junto con el equipo nuevo y la misma no genera ningún pago periódico por derecho de uso, se clasifica en la subpartida presupuestaria 5.01.05 “Equipo y programas de cómputo”, por lo que el registro contable patrimonial será la afectación del activo dentro de la cuenta “Equipo y programas de cómputo”.”
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1.4.4. La directriz N°006-2013 “Registro de Transacciones en Moneda Extranjera”, de la
Contabilidad Nacional, se refiere de la siguiente forma al tipo de cambio que se
debe utilizar para valorar los activos:
“Articulo 4°- El tipo de cambio a utilizar para la conversión de las monedas a la moneda funcional será el siguiente: para las cuentas de activo, el tipo de cambio de compra y para las cuentas de pasivo, el tipo de cambio de venta, que emite el Banco Central de Costa Rica para las operaciones en el Sector Público no bancario. El ajuste por diferencial cambiario se deberá realizar el último día de cada mes.”
1.4.5. La Norma Internacional de Contabilidad para el Sector Público NICSP 17, dispone
lo siguiente con relación a la medición en el reconocimiento de un activo:
“Un elemento de propiedad, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo se medirá por su costo.”
“Cuando se adquiere un activo a través de una transacción sin contraprestación, su costo se medirá a su valor razonable en la fecha de adquisición”
“Componentes del costo / Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio. / Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. / La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal periodo.”
“Ejemplos de costos directamente atribuibles: / los costos de beneficios a los empleados (según se definen en la NICSP 25, Beneficios a los empleados); que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de propiedad, planta y equipo; / los costos de preparación del emplazamiento físico; / los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior; / los costos de instalación y montaje; / los costos de comprobación de que el activo funciona adecuadamente, después de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto del activo (tales como muestras producidas mientras se probaba el equipo); y los honorarios profesionales.”
La norma también establece con relación al valor a asignar lo siguiente:
“El reconocimiento de los costos en el importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo terminará cuando el elemento se encuentre en
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el lugar y condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la gerencia.”
1.4.6. Artículo 26 de Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N°3341, que
establece los siguiente:
“…Artículo 26 – Desglose de precio. El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Esta disposición será obligatoria para los contratos de servicios y de obra pública; además, para cualquier otro objeto contractual que lo amerite cuando así lo exija el cartel. La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario…”
1.5. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría
La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la
auditoría a que alude el presente informe, se realizó el 15 de junio, 2017, en la oficina de
la Auditoría Interna en presencia de la licenciada Gabriela Chavarría Richmond,
Proveedora Institucional y el señor Leonardo Gómez Araya, a quienes se convocó
mediante el oficio AI-of-99-2017 y AI-of-100-2017 del 13 de junio, 2017, manifestando
estar de acuerdo con el informe y las recomendaciones relacionadas con la Proveeduría
Institucional, quedando evidencia de su opinión en el acta por la discusión del informe.
También el 03 de julio, 2017 en la oficina de la Auditoría Interna se realizó una reunión de
comunicación en los mismos términos con la licenciada Grettel Pereira Rivera
Coordinadora de la Unidad Financiera Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes,
Encargada del Proceso Contable a quienes se convocó mediante el oficio AI-of-112-2017
y AI-of-113-2017 del 28 de junio, 2017. Además participó la señora Alejandra Umaña
Argüello, funcionaria de Unidad Financiera Contable, quienes manifestaron estar de
acuerdo con las recomendaciones planteadas a la Unidad Financiera Contable, haciendo
solamente la observación con relación a la recomendación 4.2.1. porque se dificulta su
aplicación en forma retroactiva e indicando que la aplicarían para próximos registros con
características similares a los analizados en este informe, observación que fue aceptada
por la Auditoría Interna y se cambió la redacción original para que se aplique en futuros
registros. En el acta firmada al final de la reunión se evidencia la opinión de las
funcionarias y los cambios realizados en la redacción de la recomendación.
En el borrador del informe se había incluido otra recomendación dirigida tanto a la
Proveeduría Institucional como a la Unidad Financiera Contable con relación a que
debían coordinar la capitalización de todos los pagos relacionados con la adquisición de
los activos, hasta que se encuentren listos para funcionar, pero en la discusión de
borrador la Auditora Interna determinó que le corresponde a la Dirección Administrativa el
coordinar con las diferentes unidades la capitalización de esos gastos, aspecto que
quedó evidenciado en las actas de discusión del borrador del informe con los
funcionarios de la Unidad de Proveeduría Institucional y la Unidad Financiera Contable.
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2. Resultados
Análisis de los tres registros de los activos, realizados por funcionarios del Inciensa, en el
sistema Sibinet del Ministerio de Hacienda, y en los módulo de Compras, Contabilidad y
Activos Fijos del sistema Bos Ht
2.1. La factura del proveedor indica un solo valor para activos con varios componentes
Los tres grupos de activos en estudio: el Determinador Macro de Nitrógeno, el Analizador
Termogravimétrico y las 20 computadoras, reflejan un único valor en las facturas del
proveedor, a pesar de que se constituyen de varios componentes a saber: un grupo está
conformado por el Determinador Macro de Nitrógeno, un CPU, una UPS, un monitor y
una impresora, otro grupo por el Analizador Termogravimétrico, un CPU, una UPS, un
monitor y una impresora y el otro grupo por veinte computadoras, conformadas cada una
por CPU, monitor y UPS.
A pesar de esta información, en el Sistema de Sibinet se asigna el costo a cada uno de
los componentes citados, sobre los que no se obtuvo evidencia documental que
respalde la asignación del costo.
2.2. Comparación de los valores asignados a los activos en los diferentes sistemas de
registro
A continuación se presenta un cuadro comparativo con los valores asignados a los
activos analizados en los diferentes sistemas de registro: módulo de compras de Bodega
General, módulo de contabilidad y activos fijos del sistema Bos Ht y Sibinet del Ministerio
de Hacienda.
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Valores asignados a los activos analizados en el Sibinet y Módulos de Compras, Contabilidad y Activos Fijos
Descripción de activo Número de placa Sibinet Módulo Activos Fijos Módulo Contabilidad Módulo Compras
Fecha 1 Valor Fecha 1 Valor Fecha 1 Valor Fecha 1 Valor
Registros Determinador Macro de Nitrógeno. Ver nota 1
Deteminardor Macro de
Nitrógeno 0752002011 11/5/16 ¢39,028,971.15
29/2/16 ¢39,699,528.50 26/2/16 ¢39,699,570.76 29/2/16 ¢39,699,570.76
CPU del Determinador Macro
de Nitrógeno 0752002012 11/5/16 ¢536,775.00
UPS del Determinador Macro
de Nitrógeno 0752002013 11/5/16 ¢33,548.00
Monitor del Determinador
Macro de Nitrógeno 0752002014 11/5/16 ¢87,226.00
Impresora del Determinador
Macro de Nitrógeno 0752002015 11/5/16 ¢65,451.00
Total registros Determinador Macro de Nitrógeno ¢39,751,971.15 ¢39,699,528.50 ¢39,699,570.76 39,699,570.76
Registros Analizador Termogravimétrico. Ver nota 1
Analizador Termogravimétrico 0752002016 11/5/16 ¢24,101,898.70
29/2/16 ¢24,830,976.05 26/2/16 ¢24,791,976.05 29/2/16 ¢24,791,976.05
CPU del Analizador
Termogravimétrico 0752002017 11/5/16 ¢536,775.40
UPS del Analizador
Termogravimétrico 0752002018 11/5/16 ¢33,548.46
Monitor del Analizador
Termogravimétrico 0752002019 11/5/16 ¢87,226.00
Impresora del Analizador
Termogravimétrico 0752002020 11/5/16 ¢65,251.00
¢24,824,699.56 ¢24,830,976.05 ¢24,791,976.05 ¢24,791,976.05
Total registros equipo de laboratorio ¢64,576,670.71 ¢64,530,504.55 ¢64,491,546.81 ¢64,491,546.81
Registros de veinte computadoras. Ver nota 2
CPU 0752001633 18/6/15 ¢439,377.92
19/6/15 ¢549,222.40 19/6/15 ¢549,222.40 19/6/15 ¢549,222.40 Monitor Plasma 0752001634 18/6/15 ¢71,398.91
UPS 0752001635 18/6/15 ¢38,445.57
Total registro de una computadora ¢549,222.40 ¢549,222.40 ¢549,222.40 ¢549,222.40
Se repiten registros similares para 20 computadoras total ¢10,984,448.00 ¢10,984,448.00 ¢10,984,448.00 ¢10,984,448.00
Fuente: Sibinet y Módulos Activos Fijos, Contabilidad y Compras del sistema Bos Ht.
1 Detalle de fechas: Sibinet, “Fecha de adquisición”, Módulo Activo Fijo: “Fecha de compra”, Modulo Contabilidad: Fecha asiento contable, Modulo Compras:
Fecha de del registro del ingreso de los activos a la Bodega General.
Nota N°1: El Determinador Macro de Nitrógeno y el Analizador Termogravimétrico y sus componentes fueron valorados en Sibinet al tipo de cambio de venta del
día 11/05/16 (¢538.62), que se indica como fecha de adquisición en ese sistema y en contabilidad y compras por los montos registrados coincide con el tipo de
cambio de venta del día 25/02/16 (¢537.91). (Monto total en dólares: Determinador y sus componentes $73,803.37 y Analizador y sus componentes $46,089.45).
Nota N°2: El equipo de cómputo fue valorado en todos los sistemas de registro a un tipo de cambio de ¢536.35, que corresponde al tipo de cambio de venta del
19 de junio del 2015. (Monto total en dólares por la compra de las veinte computadoras $20,480.00).
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2.2.1. Según lo que establece el artículo 2° del Reglamento para el Registro y Control de
Bienes de la Administración Central, mencionado en el apartado 1.4.1. de este
documento, el Encargado de Bienes Institucional debe valorar cada uno de los
bienes con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas
que al respecto dicte la Contabilidad Nacional.
En los bienes analizados se observa que para las 20 computadores el valor
asignado en los diferentes sistemas de registro es el mismo, pero con respecto al
equipo de laboratorio los valores en el Sibinet son diferentes al del Módulo de
Contabilidad debido a que se utilizaron tipos de cambio de diferentes días, lo que
generó una diferencia de más en los registros del Sibinet por un total de ¢85,123.90
También con respecto a la valoración del equipo llamado Analizador
Termogravimétrico existe una diferencia de ¢39,000.00 entre el registro del Módulo
de Contabilidad y el Módulo de Activos Fijos, diferencia para la que no se logró
ubicar su origen.
2.2.2. El Determinador Macro de Nitrógeno, el Analizador Termogravimétrico y las 20
computadoras fueron facturadas en dólares y en los Módulos de Compras,
Contabilidad y el Sibinet fueron valoradas en colones utilizando el tipo de cambio
de venta, siendo lo correcto el tipo de cambio de compra, tal como lo establece la
directriz DCN-006-2013 “Registro Transacciones en Moneda Extranjera”. (Apartado
1.4.4, de este documento)
2.2.3. En información suministrada por el licenciado Miguel Ángel Rodríguez Solís de la
Unidad de Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional menciona lo
siguiente con relación a los auxiliares contables:
“…los auxiliares contables permiten el registro y presentación detallada de las transacciones de las cuentas, facilitando la administración eficiente de la cuenta y asegurando información fiable e integra, por ello, resulta fundamental conciliar los auxiliares con los registros contables, la exactitud de los registros sobre activos debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas precedentes, el fortalecimiento del control de los activos permite asegurar de manera razonable la protección y custodia de los activos institucionales.”
Sin embargo en el Módulo de Activos fijos se registran como un solo activo, sin
detallar todos los componentes con su costo y placa respectiva, tal como se detalla
a continuación:
En el Módulo de Activos Fijos del Bos Ht registran solo el Determinador Macro de
Nitrógeno y el Analizador Termogravimétrico y en el espacio de observaciones, de
esos registros, anotan que incluye otros activos, como son el CPU, UPS, monitor e
impresora, los cuales se identifican por el número de placa. Al valor del activo
registrado le suman los valores de los no registrados, de tal forma que se refleja un
solo valor. Para el caso de las 20 computadoras registraron solo los CPU, anotando
en la descripción que corresponde a una “Microcomputadora” y en el espacio de
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observaciones incluyen los números de placa del monitor y UPS y al activo
registrado (CPU) le suman el valor asignado al monitor y UPS.
3. Conclusiones
Para los tres grupos de activos analizados se determinó que el valor asignado a cada
componente, no cuenta con el respaldo documental suministrado por el proveedor solo
se dispone de los valores totales que se reportan en las facturas.
Los activos analizados fueron facturados en dólares y en la conversión a colones tanto en
el Módulo de Compras, Contabilidad y el Sibinet utilizaron el tipo de cambio de venta,
siendo lo correcto el tipo de cambio de compra, según lo establece la normativa.
Existen diferencias en los valores asignados a los equipos de laboratorio en los diferentes
sistemas de registro, los montos en el Sibinet difieren de los registrados en Módulo de
Compras y Contabilidad, diferencias que se presentan por la utilización de tipos de
cambio de diferentes días y para el Analizador Termogravimétrico también existen
diferencias entre lo registrado en el Módulo de contabilidad y el de Activos Fijos,
diferencia en la que no se logró determinar su origen.
En el módulo de activos fijos los activos analizados no se registran en su totalidad, para
el caso de los equipos de laboratorio aparece el registro del activo principal y en el
detalle de cada uno se indica que incluyen cuatro activos más, como son monitor,
impresora, CPU y UPS, adicionando al valor asignado del activo principal el de los cuatro
componentes mencionados. Un procedimiento similar utilizan para el registro de las
computadoras.
4. Recomendaciones
4.1. Unidad de Proveeduría Institucional (Sibinet y Módulo de Compras)
4.1.1. Incluir en los carteles que las facturas deben expresar el desglose del costo de
cada activo y todos sus componentes, como los casos analizados, en que un
conjunto de activos realizan una función específica, pero que individualmente se
les asigna placa patrimonial. (Resultado 2.1.)
4.1.2. Enviar a la Unidad Financiera Contable, adjunto a la ficha técnica de cada activo,
el respaldo documental del valor asignado, el cual debe consistir en la
documentación que remitan los proveedores como son las facturas o documentos
que detallen el valor del activo. (Resultado 2.1.)
4.1.3. Solicitar al proveedor Inbox Technologies and Services, S.A., el costo de cada
uno de los componentes de los equipos Determinador Macro de Nitrógeno y
Analizador Termogravimétrico, incluidos en la factura 1302 y solicitar el mismo
detalle para la factura 77524 del proveedor Central de Servicios PC, S.A. por la
compra de 20 microcomputadoras, esto con el fin de tener un respaldo del valor
asignado a cada activo o realizar las correcciones en los registros que sean
necesarias. (Resultado 2.1.)
4.1.4. Valorar tanto en Sibinet como en el Módulo de Compras, los activos facturados en
dólares por los proveedores, al tipo de cambio de compra para las operaciones
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-02-2017
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con el sector público no bancario, del día en que el activo ingresa a la Bodega
General, conforme lo establece la directriz CN-001-2009, de la Contabilidad
Nacional y para cumplir con lo que establece el artículo 2° del Reglamento para el
Registro y Control de Bienes de la Administración Central y de esa forma evitar las
diferencias que surgen por la utilización de tipos de cambio de diferentes fechas.
(Resultado 2.2.1 y 2.2.2)
4.2. Unidad Financiera Contable
4.2.1. Registrar en el Módulo de Activos Fijos del sistema Bos Ht, cada uno de los
componentes que juntos forman un bien, detallando en cada uno el costo y
número de placa. Aplicar esa forma de registro para todos los activos con
características similares a los mencionados en este documento a partir de la
comunicación de este Informe y en los términos dispuestos por el artículo 36 de la
Ley Genera de Control Interno, que se detalla en la nota de remisión del informe.
(Resultado 2.2.3)
4.2.2. Valorar los activos, facturados en dólares por los proveedores, al tipo de cambio
de compra para las operaciones con el sector público no bancario del día que
ingresan a la Bodega General, conforme lo establece la directriz CN-001-2009, de
la Contabilidad Nacional. Los valores asignados deben ser los mismos en el
Módulo de Contabilidad y Activos Fijos. (Resultado 2.2.1. y 2.2.2.)
Se tiene previsto una reunión con el Director Administrativo con el fin de que se
implemente el procedimiento para que se incluyan en el valor de los activos todos los
costos adicionales para que el Inciensa pueda poner en operación el activo, tal como lo
dispone la Norma Internacional de Contabilidad N°17.