phần 2 các giai đoạn của quản lý dự án

Phần 2 Các giai đoạn của Quản lý dự án

Quản lý dự án

2

Khung quản lý dự án

Bất kỳ vòng đời dự án

Lên kế hoạch

Khởi động dự án

Thực thi Kiểm soát Kết thúc

Bán dự án Chuyển giao

3


Tích hợp Tiếp nhận SOWĐiều lệKế hoạch dự án

Định hướng và Quản lý việc triển khai dự án (phân phối, điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết)Theo dõi và kiểm soát công việc (tập huấn, các mốc kiểm tra)Kiểm soát thay đổi tích hợp

Các văn bản kết thúc dự ánChuyển giao để hỗ trợSự chấp kí kết của khách hàng

4


Phạm vi Kế hoạch phạm viKế hoạch công việc

Xác định phạm vi (xem xét phạm vi liên tục)Kiểm soát phạm vi (yêu cầu thay đổi phạm vi)

Chốt lại các thay đổi về phạm vi

5


Thời gian

Kế hoạch ngân sáchLịch trình công việc

Theo dõi và kiểm soát ngân sáchQuản lý và kiểm tra tiến độ/nguồn lực

So sánh thực tế/ngân sách

6


Chi phí Dự toán Theo dõi

và quản lý chi phíQuản lý thanh toán và hóa đơn

Trình chi phí/hóa đơn cuối cùng

7


Chất lượng

Kế hoạch chất lượng

Thực hiện Bảo đảm chất lượng (Mô tả chính)

8


Nhân lực Nhóm chỉ đạo

Nhóm đào tạo

Nhóm xem xét lại

9


Thông tin liên lạc

•Kế hoạch thông tin liên lạc•Theo dõi các vấn đề và rủi ro

•Khởi động và duy trì dự án•Quản lý và cập nhật các bên liên quan•Tiến hành các cuộc họp hàng tuần

10


Rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro

Tài liệu, quản lý và giải quyết các

vấn đề/rủi ro

Giải quyết

vấn đề

11

Khởi động dự ánCác mục tiêu ban đầu

•Thiết lập dự án phù hợp•Xác định rõ ràng phạm vi và các kết quả dự kiến•Kết nối dự án với nhu cầu kinh doanh cơ bản•Phân tích và hiểu rõ các bên liên quan•Xây dựng tình huống doanh nghiệp•Xác định các giới hạn•Các tài liệu giả định

12

Các hoạt động và nhiệm vụ chính

•Đánh giá mục tiêu dự án và các yếu tố chính dẫn đến thành côngCủa khách hàngCủa Công ty (khả năng sinh lời, các rủi ro tương ứng)•Thiết lập mối quan hệ với khách hàng và các quan hệ khác•Xác định phạm vi và các kết quả dự kiến•Hoàn thiện các văn bản pháp lý (hợp đồng, danh sách công việc, v.v…)•Bắt đầu xác định các rủi ro của dự án•Thiết lập các kỳ vọng•Xác định nhóm kĩ năng cần thiết và các thành viên tiềm năng của nhóm dự án•Xác định phương pháp tiếp cận dự ánPhương pháp luận – kế hoạch dự án cấp độ cao

13

Xác định các kết quả dự kiếnCác chi tiết sau cần được thảo luận và đồng thuận với khách hàng để đảm bảo sự nhận thức rõ về các kết quả sẽ có giá trị cho khách hàng trong môi trường giải pháp của họ:•Các lợi ích dự kiến•Các thành phần phụ thuộc•Các yêu cầu rõ ràng

Chức năngTính khả dụngKết quả

•Đo chất lượng•Các hướng dẫn sử dụng•Sự tham gia của khách hàng trong các thử nghiệm•Sự kí kết chính thức và chấp thuận chu trình dự án

14

-Dự toán chi phí: hoàn thiện dự toán về các chi phí nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án•Đánh giá các dữ liệu đã có•Xác định tỷ lệ chi phí•Đạt được thỏa thuận từ nhà cung cấp thứ 3 bất kỳ

•Tài liệu giả định và chi tiết chi phí hỗ trợ

Quản lý chi phí

15

-Lập ngân sách chi phí: phân bổ tổng chi phí dự kiến cho các hoạt động cá nhân cụ thể•Phân bổ tổng chi phí dự kiến cho các hoạt động với thời gian cụ thể •Tạo ra giá trị thu được và các báo cáo theo dõi ngân sách

Quản lý chi phí

16

-Kiểm soát chi phí: kiểm soát thay đổi trong ngân sách dành cho dự án•Quản lý chính thức tất cả các yêu cầu ảnh hưởng tới chi phí dự án•Xem xét tỷ lệ chi tiêu dự án•Xem xét độ chính xác thời gian ghi lại•Nhận thức tác động của sự thay đổi tới giá trị thu được (quản lý giá trị thu được)

Quản lý chi phí

17

Biên bản công việc (SOW)

•Đánh số các SOW (để giúp cho việc xác định)•Thời gian•Mục đích công việc•Các hoạt động của nhà cung cấp và kết quả thu được•Mốc thời gian cho SOW•Vai trò và trách nhiệm của khách hàng •Vai trò và trách nhiệm của chúng ta

18

Biên bản công việc (SOW)

•Các thuật ngữ đặc biệt/khác, các điều kiện, các giả định (mục này có thể bỏ qua nếu không có)•Các khoản phí chuyên môn, chi phí và hiệu suất•Tiến độ lập hóa đơn•Thỏa thuận dịch vụ tham khảo chuyên nghiệp/T&C•Chữ ký ủy quyền

19

Điều lệ dự án

Khi nào và cái gì…•Khi SOW được ký, Điều lệ dự án là tài liệu đầu tiên được lập•Cụ thể bao gồm:-Phạm vi (các yêu cầu) dự án-Tất cả giới hạn và giả định-Các mục tiêu chi phí và thời gian-Biện giải của dự án (chi phí/lợi ích và những tình huống kinh doanh khác)-Thẩm quyền của cán bộ quản lý dự án-Các bên liên quan và thông tin tổ chức khác

20

Điều lệ dự án Tại sao…• Được sử dụng như 1 tài liệu tham khảo để xác nhận và phê chuẩn phạm vi (SOW đã ký được giữ tại văn phòng)•Được giữ như một tài liệu lưu trữ chính ghi lại toàn bộ yêu cầu hợp đồng khách hàng•Nếu không có điều lệ sẽ không có dự án

21

Lập kế hoạch

Các mục tiêu lập kế hoạch

•Thiết lập kế hoạch công việc dự án và Cấu trúc phân chia công việc (WBS)•Lập kế hoạch, tìm kiếm được, và phân chia nguồn lực (con người hoặc vật chất)•Xác định đường hoặc những đường giới hạn•Xác định rõ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình•Thiết lập cơ cấu điều khiển và kiểm soát•Xác định các công cụ và nguồn lực hỗ trợ dự án

•Phác thảo kế hoạch giảm thiểu rủi ro•Thiết lập kế hoạch thông tin liên lạc

22

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch •Cung cấp cơ chế hỗ trợ chung cho quá trình ra quyết định và đánh đổi :Lịch trìnhCác nguồn lựcTác độngTài chính•Tăng cường các cơ hội thành công•Mang đến sự chặt chẽ cho các cam kết hợp đồng

23

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

•Cung cấp dữ liệu cho quá trình đo lường và tác động của sự thay đổi/các vấn đề•Tăng cường năng lực cho thay đổi•Đảm bảo việc cung ứng nguồn lực thích hợp•Xác định sớm các rào cản tiềm ẩn•Nâng cao chất lượng•Xây dựng quan hệ và nâng cao sự tín nhiệm với khách hàng

24


Hoàn thành Lịch trình/bản kế hoạch công việc nền(Baseline Work Plan/Schedule)•Có bản đồ họa của kế hoạch•In bản kế hoạch ra bởi mọi người hiếm khi nhìn vào bản kế hoạch trên máy tính•Cẩn trọng với việc sử dụng bản kế hoạch như một công cụ thông tin liên lạc

25


•Sử dụng phương pháp dự án đã được chứng minhXác định các giai đoạn (pha) của dự ánXác định nhiệm vụ dự ánXác định các mốc quan trọngThiết lập các mốc phân đoạn dự án trong và ngoài (khách hàng)

26

Kế hoạch công việc – Biểu đồ Gantt

Sử dụng biểu đồ Gantt để nhận biết và đo lường tiến độ so với cơ sở

27

•Hoạt động: Một yếu tố của dự án đòi hỏi thời gian•Các hoạt động song song (cùng lúc): các hoạt động xuất hiện độc lập, và nếu đã dự kiến, sẽ không xảy ra vào cùng lúc.•Lộ trình: một chuỗi các hoạt động liên kết và phụ thuộc•Lộ trình tới hạn: lộ trình dài nhất thông qua mạng lưới hoạt động cho phép hoàn thành mọi hoạt động liên quan tới dự án. Trì hoãn trong lộ trình tới hạn sẽ làm chậm lại việc hoàn thành toàn bộ dự án•Sự kiện: một mốc thời gian khi 1 hành động bắt đầu hoặc hoàn thành. Nó không tốn thời gian

Kế hoạch công việc dự án

28

Kế hoạch công việc dự án

Điều gì xảy ra khi C là 1 nhiệm vụ kéo dài 7 tuần trong khi

những nhiệm vụ khác là 1 tuần?

Dự án: Khởi động

A C E

B D F

G Kết thúc

29

Kế hoạch dự án

Quy trình…- Xây dựng Cấu trúc phân chia công việc (WBS)•Bắt đầu với các kết quả khách hàng (Kế hoạch dự án tiêu chuẩn với mỗi dạng dự án)•Thiết lập ngày tháng và các mốc quan trọng cần cóBao gồm các mốc phân đoạn khách hàngBao gồm các cuộc họp chủ chốt như Ban điều hành

30


•Chia các kết quả đầu ra thành các nhiệm vụ có thể quản lý đượcĐủ chi tiết để hoàn thành công việcĐơn giản để quản lý và đo lườngDễ gắn với các tiêu chí được công nhậnCác yếu tố phụ thuộc và rủi ro có thể được tách bạch

31


•Chỉ định các thành viên đội dự án (bao gồm các thành viên đội khách hàng) cho mỗi nhiệm vụ•Thiết lập số giờ cần thiết•Hiểu được các phần phụ thuộc – những việc có thể được làm song song

32


Chạy Kế hoạch- Các cuộc họp•Phát triển kế hoạch hợp tác•Sử dụng biểu đồ Gantt để chỉ dẫn mọi người theo suốt kế hoạch (1+số giờ)•Sử dụng danh mục các việc cần làm của cá nhân từ công cụ Lập kế hoạch dự án.•Tiến hành các cuộc họp và cập nhậttình hình hàng tuần

33

Ban điều hành cấp cao của hãng Kodak tài trợ cho dự án đầu tư marketing cho 1 gian hàng tại CPG, Bán lẻ, Khoa học đời sống, FS, và hội nghị thương mại chính phủ nhằm tăng mức độ hiểu biết về thương hiệu, định hướng nhu cầu sở thích, xây dựng hệ thống nguồn hàng và tăng doanh thu. Họ đã chọn bạn vào vị trí quản lý dự án cho giai đoạn đầu này và ngay lập tức muốn thấy cách bạn đưa vào kế hoạch cấp cao và lộ trình tới hạn.

Bài tập nhóm

34

Nhiệm vụ:•Cả lớp động não xem đâu là công việc cần được thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ•Với nhóm của mình, anh/chị hãy: - Tạo ra một WBS (cấu trúc phân tách công việc) cho dự án “Một gian hàng cho hội nghị” - Thảo luận những gì nên và không nên có trong lộ trình tới hạn.

Bài tập nhóm

35

Thiết lập mục tiêu:Thiết lập các mục tiêu có thể đo lường

được cho những mục đích về nhận thức, nhu cầu, nguồn hàng, và doanh thu

Tạo ra ngân sách và triển vọng cho MROI (Marketing Return on Investment)

Ví dụ

36

Thiết lập chiến lược marketing Thực hiện các sáng kiến marketing trước, trong và

sau khi kết nối với khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán

Phát triển thông tin liên lạc, thông điệp, nội dung, và các nhu cầu phụ thêm

Phân tích những lỗ hổng hiện tại trong phát triển thông tin liên lạc, thông điệp và nội dung

Đưa ra hành động để thu hẹp những lỗ hổng nhu cầu

Ví dụ

37

Thiết lập show giới thiệu:• Chọn phương pháp trình bày gian hàng hiệu quả

nhất đáp ứng được các nhu cầu marketing và các yêu cầu ngân sách của anh/chị.

• Đánh giá và quyết định dựa trên thiết kế gian hàng và hình dáng cần thiết để hỗ trợ xác định vị trí thương hiệu và đưa ra ảnh hưởng thông điệp mạnh mẽ nhất

• Sử dụng đồ họa, phụ kiện trưng bày, bảng ký hiệu, kỹ thuật ánh sáng để nâng cao khả năng trông thấy

• Lựa chọn bảng chiếu có tác động cao dễ di chuyển, các biểu ngữ và vật liệu gian hàng chất lượng tốt để hỗ trợ cho thương hiệu

• Kiểm tra các công việc hậu cần của việc chuẩn bị và giao hàng

Ví dụ

38

Phát triển các sản phẩm khuyến mại: Lựa chọn các sản phẩm khuyến mại tại buổi tiếp thị có

sức thu hút và các tặng phẩm có tính hỗ trợ cho hình ảnh công ty

Lựa chọn và chuẩn bị nhân lực: Lựa chọn thành viên nhóm gian hàng Đảm bảo các thành viên nhóm dự án có ngoại hình thật

chuyên nghiệp Đào tạo thành viên nhóm để đại diện cho công ty, chỉ đạo

và đảm bảo doanh số Đảm bảo thành viên nhóm hậu cần

Vậy những gì có và không có trong lộ trình tới hạn?

Ví dụ

39

Nguyên tắc Đánh đổi• Thời gian• Phạm vi• Chi phí• Chất lượng

Những lưu ý bổ sung

40

Những lưu ý bổ sung• Về hậu cầnChỉ đạo thời gian cho việc phân phối thiết bị,

xác nhận đơn đặt hàng, thời gian vận chuyển và trung chuyển.

Phối hợp các lịch trình cá nhânHọp nhóm, báo cáo tình trạng và thời gian

hành chínhDi chuyển

41

• Sử dụng các động từ định hướng hành động để xác định các nhiệm vụ

• Các nhiệm vụ nên có các điểm kết thúc rõ ràng


42

Suy nghĩ giống như khách hàng Khách hàng phải đối diện với thách thức

nào? Những điều quan trọng khiến khách hàng

cảm thấy an toàn hơn? Điều gì khiến khách hàng liên quan nhiều

hơn tới giải pháp đưa ra?


Tiến độ và Phân bổ nguồn lực

Thực tiễn tốt nhất: Bao gồm các công ty, khách hàng và thành viên đội cung cấp Nguồn lực cần được đưa vào hợp lý để tạo đòn bẩy cân bằng

giữa thành công và khả năng sinh lời của dự án Ghép những kĩ năng phù hợp với những nhiệm vụ phù hợp-

phân chia các công việc đòi hỏi sự thành thạo hoặc tính chuyên môn cao hơn.

Trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị và công cụ Sử dụng sự sẵn có của nguồn lực Lên kế hoạch cho sự dao động nhân lực tối thiểu Lên kế hoạch cho việc tăng giảm nhân công

Lên kế hoạch cho việc chuyển đổi nhân viên Lên kế hoạch chuyển giao cho khách hàng hoặc đội

ngũ nhân viên hỗ trợ Thông báo về độ dài của dự án cho nhóm dự án Thông báo về các nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cá nhân Vai trò và trách nhiệm Nhiệm vụ và chi tiết của nhiệm vụ (thời gian, các

phần phụ thuộc, khuôn mẫu) Thời gian tham gia vào dự án

Tiến độ và Phân bổ nguồn lực

Xem xét về nguồn lực

Đào tạo và trải nghiệm Miền giải pháp Công nghệ Công nghiệp Kiến thức đặc biệt của khách hàng

Xem xét về nguồn lực

Mức độ chuyên nghiệp hóa Trưởng thành Khả năng ra quyết định Khả năng tự tạo động lực cho bản thân và

trách nhiệm cá nhân

Kỹ năng giao tiếp Bằng văn bản và bằng lời nói Giải quyết xung đột Sự hiệp lực của đội dự án Sự tương thích với đạo đức, tính cách và cách ứng xử trong

đội Sự tương thích với khách hàng và môi trường làm việc với

khách hàng Tập hợp kỹ năng và các mục tiêu bổ sung Sự đa đạng Tính linh hoạt

Kỹ năng nguồn lực (tiếp tục)

Ước tính – dữ liệu đòn bẩy

Sử dụng đòn bẩy các dữ liệu đã có và những hiểu biết trước đó về thực hiện các giải pháp thành công để làm cơ sở cho các quyết định dự báo

Văn phòng quản lý dự án Những dự án có cùng quy mô và độ phức tạp Những dự án trong cùng 1 miền giải quyết hoặc 1 khu vực

khách hàng Những thực tiễn ngang/dọc với kỹ năng giải pháp Các thành viên đội dự án hoặc các nhà cung cấp đang thực thi

các nhiệm vụ phê chuẩn các dự báo về công việc của mình khi có thể

Các hướng dẫn dự báo cụ thể cho khách hàng và tập đoàn

Giải thích về thời gian Sử dụng Giờ như 1 đơn vị đo lường thống nhất Kế hoạch sử dụng gói công việc 40 giờ Xem xét sự sẵn có của nguồn lực 8 giờ làm việc mỗi ngày – tập trung vào năng suất ngoài giờ ăn trưa 5 ngày/tuần – trừ những ngày nghỉ Cam kết làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian Việc đi lại & những người ở xa Thời gian hành chính

Thay đổi % của cá nhân tương ứng với tổng trách nhiệm PERT (Một phương pháp quản lý được Hải quân Hoa Kì phát triển

vào năm 1958 nhằm tính toán thời gian tối đa và tối thiểu hoàn thành dự án thích hợp nhất và thời gian ước tính thích hợp để hoàn thành từng phần của dự án, viết tắt của Kỹ thuật Nhận xét và Đánh giá chương trình – Program Evaluation and Review Technique.)(4M+O+P)/6

Dự báo theo chiều ngang

Dự kiến xa đến mức có thể dựa trên thực tế Bao gồm các giai đoạn (pha) chính, các mốc

quan trọng, các mốc phân đoạn trong và ngoài và điểm kiểm soát chất lượng ở mức tối thiểu.

Thông báo với khách hàng các khả năng liên quan đến những dự báo và thời điểm “sàng lọc” dự báo.

Các nhiệm vụ cần được thêm vào khi cần thiết để làm rõ quá trình sàng lọc các dự báo

Dự báo theo chiều ngang Các nhiệm vụ cần chỉ ra mức độ thu thập dữ liệu để hỗ

trợ sự điều chỉnh cho tôt hơn của dự báo Tiếp tục đánh giá lại rủi ro khi nhiệm vụ được xác định

và nhiều chi tiết hơn được biết đến Thông tin một cách thường xuyên, rõ ràng và trung thực

về mọi thứ tác động tới lịch trình hoặc dự báo. Không gây xửng sốt cho khách hàng.

Nắm bắt khoảng thời gian thực tế và các nỗ lực để đầu vào cho ra kết quả như dự định.

Ghi chép toàn bộ các giả thiết và biện pháp ứng phó liên quan tới dự báo.

Theo dõi ngân sách – Ví dụ

Đầu vào

Dự báo &Thực tế

Chi phí

Làm lạingân sách

Bài tập lập kế hoạch

1. Hình thành các nhóm nhỏ 3-4 người và đọc mô tả dự án dưới đây

2. Sử dụng Mẫu theo dõi ngân sách từ SharePoint

3. Điền vào sheet Đầu vào Ngân sách dự án và Dự báo– tạo ra và ghi chú những giả định cần thiết để hoàn thành bài tập

Bạn đang đề xuất 1 dự án “Đánh giá và tái thiết kế quy trình” cho Ban GE. Đây là dự án một giai đoạn để đánh giá 5 quy trình chính bao gồm 28 quy trình phụ. Trong quá khứ, thường là 2 người mất hàng tuần để phỏng vấn, làm hồ sơ và đề xuất những thay đổi “tương lai” cho mỗi quy trình nhưng chúng ta đang đánh giá 6 quy trình mà chúng ta chưa có kiến thức sâu về nó. Bạn có thể thuê khoảng 3 đến 6 chuyên gia tư vấn (tư vấn quản lý, tư vấn kinh doanh, tư vấn kỹ thuật) và bạn phải dành 10% thời gian cho Chủ nhiệm dự án và 1 cán bộ quản lý dự án toàn thời gian.

Tỷ lệ trả lương: Giám đốc - $375/giờ, Tư vấn quản lý -$225/giờ, Tư vấn kinh doanh - $175/giờ.

Bài tập lên kế hoạch

Trả lời mẫu

Giả định rằng quy trình chính được thực hiện thông qua các quy trình phụ, vậy phạm vi là 28 quy trình

Giả định rằng các quy trình không quen thuộc phải kéo dài 3 tuần: 22x2+6x3=624 tư vấn viên thực hiện công việc trong nhiều tuần

Giả định mỗi tháng có 160 giờ làm Giả định cán bộ quản lý dự án là người có số giờ làm tư

vấn dài nhất Giả định rằng Chủ nhiệm dự án chiếm 10% thời gian dự

án

Mẫu trả lời

Ngân sách (trên SOW)

Tên Cấp độ Vai trò SOW

Tỷ lệ trên giờ

Tuần Số giờ mỗi tuần

Tổng số giờ

Ngân sách

Đánh giá và Thiết kế

Tư vấn viên 1

Tư vấn Kinh doanh $175.00 16 40.00 640.00 $ 112,000

Tư vấn viên 2

Tư vấn Kinh doanh $175.00 16 40 640.00 $ 112,000

Tư vấn viên 3

Cao cấp Kinh doanh $175.00 15 40 600.00 $ 105,000

Tư vấn viên 4

Cao cấp Kinh doanh $175.00 15 40 600.00 $ 105,000

Cán bộ quản lý dự

án

Quản lý Quản lý dự án

$225.00 16 40 640.00 $ 144,000

Chủ nhiệm dự án

Chủ nhiệm Quản lý điều hành

$375.00 16 4 64.00 $ 24,000

0.00 $

0.00 $

Tổng giai đoạn (pha)

3,184.00 $ 602,000

Mẫu trả lời

Tháng 1 2 3 4 5 6

Tên Tháng 8 9 10 11

Thời gian làm việc/giai đoạn

Giai đoạn: Phạm vi và phát hiện Tư vấn viên 1 Dự báo

Thực tế 160.00 160.00 160.00 160.00 0.00

Tư vấn viên 2 Dự báo

Thực tế

160.00 160.00 160.00 160.00 0.00


Thực tế

160.00 160.00 160.00 120.00 0.00


Thực tế

160.00 160.00 160.00 120.00 0.00

Quản lý dự án Dự báo

Thực tế

160.00 160.00 160.00 160.00 0.00

Chủ nhiệm dự án

Dự báo

Thực tế

16/00 16/00 16/00 16/00 0.00

Tổng số giai đoạn (pha)

Dự báo

Thực tế

816.00 816.00 816.00 736.00 0.00

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Các hoạt động chính và nhiệm bổ sung

Tuyên bố dự án Xác định quá trình ra quyết định của đội dự án, thẩm quyền và

trách nhiệm giải trình Truyền đạt các nhiệm vụ dự án Mỗi cá nhân cụ thể là một người thực thi nhiệm vụ Nhiệm vụ của đội dự án được tạo ra bởi khách hàng, nhà cung

cấp và các thành viên đội dự án có trách nhiệm Kế hoạch chất lượng Thành lập kế hoạch quản lý rủi ro Lập kế hoạch cho việc quản lý vấn đề và thay đổi Tạo ra kế hoạch thông tin liên lạc

Đưa mọi người vào cuộc Xác định những đào tạo cần thiết cho dự án Chất lượng, các công cụ, quy trình, dịch vụ khách hàng, phương

pháp luận, quản lý dự án… Cập nhật các mục tiêu dự án cụ thể trong kế hoạch thực hiện Thông tin về các nhiệm vụ và lịch trình cụ thể tới mỗi cá nhân Vai trò và trách nhiệm Mức độ liên quan trong dự án Khuôn mẫu, công cụ, tiêu chuẩn Quy trình chính (T&E, báo cáo tình trạng, Chi trả…) Cơ cấu hỗ trợ Người giám sát Kết nối với khách hàng Kho kiến thức

Sử dụng biểu đồ RASCI

Trách nhiệm (R): những người thực hiện công việc để hoàn thành nhiệm vụ, mỗi vai trò gắn với1 loại trách nhiệm, mặc dù có thể có thêm những thành viên hỗ trợ nếu công việc đòi hỏi.

Giải trình (A): (người phê chuẩn hoặc thẩm quyền phê chuẩn cuối cùng), những người có trách nhiệm cuối cùng trong việc chỉnh sửa và hoàn thiện kết quả hoặc nhiệm vụ, và là người có Trách nhiệm là giải trình. Nói 1 cách khác, 1 người Giải trình phải công nhận (phê chuẩn) công việc mà những người có Trách nhiệm cung cấp. Chỉ có 1 người Giải trình duy nhất cho mỗi nhiệm vụ hoặc kết quả.

Hỗ trợ (S): người cung cấp nguồn lực bổ sung cho nhiệm vụ Tư vấn (C) : là những người mà ta tìm kiếm quan điểm; và với

những người này, giao tiếp là 2 chiều Thông báo (I): những người cập nhật tiến độ của dự án, thường là

chỉ khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc kết quả; và với những người này giao tiếp là 1 chiều.

Cán bộ Quản lý dự án

Nhà tài trợ dự án

Đội cơ swo r Lãnh đạo quy trình kinh

doanh

Kế hoạch phản ứng với rủi ro

R A C C

Báo cáo tình trạng theo tuần

A I C C

Sử dụng biểu đồ RASCI

Quản lý chất lượng: Quy trình

Kế hoạch chất lượng Xác định các tiêu chuẩn chất lượng liên

quan Thực hiện các quy trình để đảm bảo và

kiểm soát tính liên quan chặt chẽ với tiêu chuẩn chất lượng

Tạo ra các khái niệm về hoạt động


Đảm bảo chất lượng Đánh giá thực hiện dự án Xem lại các kết quả công việc và sản

phẩm Sự tham gia của khách hàng; thu hút đầu

vào và phản hồi từ sự tham gia trong thử nghiệm và chu trình xem lại.


Kiểm soát chất lượng Thiết lập và tiến hành các quy trình giám

sát Nhận diện bất kì thay đổi nào với với các

tiêu chuẩn chất lượng hoặc sự phù hợp Và đưa ra hành động sửa sai kịp thời

Chuẩn đo đảm bảo chất lượng

Phương pháp đo lường rõ ràng, dễ hiểu đóng vai trò quan trọng trong quản lý và cải tiến chất lượng. Do đó, 1 kế hoạch dự án nên có những nhiệm vụ chỉ định cho việc đạt được chuẩn đo thành công với mỗi nguồn lực khách quan.

Chuẩn đo đảm bảo chất lượng

Các phương pháp đo lường bao cả một dự án và một giải pháp hoặc định hướng vào sản phẩm. Dưới đây là một số ví dụ chính về các thước đo khả thi:

Thời gian Chi phí Mức độ thay đổi và tác động Mức độ của các vấn đề và các ảnh hưởng Kiểm soát thay đổi và quản lý vấn đề Sự chấp nhận và hỗ trợ của khách hàng Tốc độ của tiến trình Tính rõ ràng của dữ liệu đầu vào và đầu ra. Tỷ lệ áp dụng giải pháp

Kế hoạch quản lý rủi ro Khi nào và Cái gì… Nguyên tắc áp dụng cho rủi ro vì nó liên quan tới dự án này–

một phương pháp chuẩn đã được ghi vào trong Nhật ký quản lý các vấn đề và rủi ro. Tuy nhiên, nó cần được xem xét và hiểu rõ.

Xác suất của 1 sự kiện tiêu cực (thách thức) hoặc tích cực (cơ hội) – sự kiện không chắc chắn.

Một nỗ lực chủ động để nhận biết và quản lý những sự kiện nội bộ và các thách thức bên ngoài ảnh hưởng tới khả năng thành công của dự án.

Điều gì có thể không ổn (sự kiện rủi ro) Làm thế nào để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của rủi ro

(hậu quả) Điều gì có thể làm trước khi 1 sự kiện xảy ra (dự đoán) Cần làm gì khi 1 sự kiện xảy ra (kế hoạch ứng phó)

Tại sao… Có biện pháp chủ động hơn là phản ứng lại Giảm sự bất ngờ và hậu quả tiêu cực Có cán bộ quản lý dự án để tận dụng được cơ

hội trong những thử thách thích hợp Đưa ra việc kiểm soát tốt hơn cho tương lai Nâng cao cơ hội đạt được mục tiêu thực hiện

dự án trong phạm vi ngân sách và đúng thời hạn

Quản lý rủi ro

Kế hoạch truyền thông

Khi nào và Cái gì… Một kế hoạch truyền thông để ghi lại nhu

cầu và hành động cho dự án Bao gồm định dạng, chi tiết, tần suất,

những người tiếp nhận toàn bộ các dạng thông tin

Tạo ra thuật ngữ chung

Tại sao… Thất bại trong thông tin liên lạc không có gì là lạ

khi mà những người cần lại không nhận được thông tin cần thiết hay những người không cần lại nhận được quá nhiều

Cung cấp định dạng và quy trình để giải quyết các vấn đề truyền thông phát sinh trong dự án

Theo PMI, 90% công việc của 1 cán bộ quản lý dự án là thông tin giao tiếp

Kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông – Minh họaĐây là hướng dẫn truyền thông cho dự án KSB

Cái gì Người tham gia

Mục đích Tần suất Dạng/phương pháp

Ngườ thực hiện

Tình trạng

Tuyên bố dự án

Tất cả các bên liên quan và Kodak

Giới thiệu dự án và mục đích/lợi ích tới tất cả các bên liên quan trước khi

khởi động, tới cả khách hàng và trong nội bộ Kodak

1 lần trước khi khởi

động dự án

E mail Cán bộ quản lý dự

án

Khởi động dự

án

Tất cả bên liên quan

Giới thiệu dự án Ngày đầu tiên của dự

án

Thực địa và thông qua đt

hội nghị

Nhóm dự án

Họp tình trạng dự

án

Nhóm dự án

Cập nhật cho nhóm dự án về tiến độ, rủi ro và vấn đề liên quan

Hàng tuần vào thứ <?>


hội nghị

Cán bộ Quản lý dự

án

Báo cáo tình

trạng dự án


án

Cập nhật cho nhóm dự án và các bên liên quan chính về tiến độ, rủi ro

và vấn đề liên quan

Hàng tuần vào thứ <?>

Bản mềm và đăng trên

Sharepoint để tiện quan sát


án

Họp ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo

Cập nhật cho ban lãnh đạo về tình trạng và thảo luận các vấn đề quan.

Tìm kiếm sự chấp thuận cho những thay đổi trong kế hoạch dự án (nếu

cần thiết)

2 tuần 1 lần vào thứ <?>


hội nghị


án

Tập huấn khách hàng

Các doanh nghiệp vừa

và nhỏ (SME)

Để đạt được các yêu cầu kinh doanh và chia sẻ thực tiễn lãnh đạo với

khách hàng

Trong phạm vi và phát

hiện của dự án

Thực địa Cán bộ quản lý dự án và nhân viên tư vấn

kỹ thuật

phần 2 các giai đoạn của quản lý dự án

Documents