Phân tích hệ thống quản lý bán hàng

A. Phân tích hệ thống về chức năng:

I. Biểu đồ phân cấp chức năng:

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng

II. Đặc tả chức năng của hệ thống:

1. Chức năng quản lý xuất nhập hàng:

Chức năng nhập hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc nhập hàng vào

kho với số lượng thực hàng nhập về từ công ty tổng.

Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau:

Lập phiếu nhập hàng: là thiết lập một phiếu nhập hàng

mới hoặc nhập lại hàng từ khách hàng.

Xem thông tin các phiếu nhập hàng trước.

Hủy việc nhập hàng.

Lưu thông tin phiếu nhập hàng.

Chức năng xuất hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc xuất hàng từ

kho.

Trong chức năng xuất hàng gồm các công việc sau:

Lập phiếu xuất hàng: thiết lập một phiếu xuất hàng cho

khách theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại.

Xem thông tin các phiếu xuất hàng.

Hủy việc xuất hàng.

In phiếu xuất hang.

Lưu lại thông tin phiếu xuất.

Chức năng thống kê:

Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng hàng xuất, hàng

nhập, trong tháng, trong năm.

Trong chức năng thống kê gồm những công việc sau:

Thống kê hàng nhập.

Thống kê hàng xuất.

Thống kê hàng tồn.

In báo cáo thống kê.

2. Chức năng quản lý thu chi:

Chức năng quản lý thu:

Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền: thu nợ

từ khách hàng.

Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau:

Lập phiếu thu:

Lưu phiếu thu vào cơ sở dữ liệu.

Xem phiếu thu.

In phiếu thu.

Hủy phiếu thu.

Chức năng quản lý chi:

Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiền: chi

tiêu các khản trong công ty (tiền điện, nước, điện thoại, tiếp

khách, …), trả tiền hàng, …

Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau:

Lập phiếu chi.

Lưu phiếu chi vào cơ sở dữ liệu.

Xem phiếu chi.

In phiếu chi.

Hủy phiếu chi

3. Chức năng bán hàng:

Chức năng quản lý hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng:

Thêm hàng: khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêm

hàng.

Sửa thông tin về hàng: khi có sự thay đổi thông tin về

sản phẩm.

Xóa hàng.

Xem danh sách các mặt hàng.

In danh sách các mặt hàng.

Quản lý hóa đơn:

Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận

đơn đặt hàng, phúc đáp lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng

theo đơn đặt hàng của khách hàng.

Trong chức năng này gồm những công việc sau:

Thêm hóa đơn: mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho

khách hàng.

Sửa thông tin về hóa đơn: khi có sự thay đổi về số

lượng hay mặt hàng từ phía khách hàng.

Xóa hóa đơn.

Xem danh sách các hóa đơn.

In hóa đơn bán hàng.

Chức năng quản lý khách hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý

khách hàng.

Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau:

Thêm khách hàng mới.

Sửa thông tin về khách hàng.

Xóa khách hàng.

Xem danh sách các khách hàng.

In danh sách khách hang

4. Chức năng tra cứu:

Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: mã

hàng, tên hàng, loại hàng, số hóa đơn bán hàng, số phiếu

nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, khách hàng, ...

5. Chức năng quản lý nhân viên và khách hàng:

Chức năng cập nhật nhân viên:

Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý

nhân viên trong công ty.

Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau:

Thêm nhân viên mới.

Sửa thông tin về nhân viên trong công ty.

Xóa nhân viên khỏi danh sách.

Xem danh sách nhân viên trong công ty.

III. Biểu đồ luồng dữ liệu:

Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý

và trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu

(BLD) được chia làm 3 mức:

Mức 0(Mức khung cảnh): là mức khái quát của hệ thống, mô

tả sự trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống.

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:

Nhà cung cấp sẽ gửi bản báo giá sản phẩm đến cho chi nhánh.

Chi nhánh có thể gọi điện thoại hoặc fax đến cho công ty để đặt

hàng. Chi nhánh nhập hàng về kho.

Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, làm hợp đồng mua bán

với khách hàng. Đồng thời, phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ

phía khách hàng, sau đó gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng hoặc

nếu có đủ lượng hàng và có thể giao hàng ngay thì gửi lại cho khách

hàng hóa đơn bán hàng cùng lượng hàng trong đơn.

Phòng kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng cho khách hàng.

Mức 1(Mức đỉnh): là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin

của những chức năng chính với nhau và đối tác.

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:

Phòng kinh doanh gửi yêu cầu nhập hàng với nhà cung cấp.

Nhà cung cấp gửi bảng báo giá sản phẩm đến cho phòng kinh doanh

và xuất hàng cho chi nhánh. Kế toán kho kiểm kê hàng hóa và nhập

vào kho hàng.

Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng thì có thể gọi điện trực

tiếp đến công ty cho nhân viên phụ trách kinh doanh hoặc fax cho

công ty, hoặc gửi đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, lập

hóa đơn và kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng.

Khách hàng có thể thanh toán với công ty theo một trong hai

hình thức sau: chuyển khoản vào tài khoản của công ty, hoặc trả

tiền trực tiếp cho nhân viên bán hàng. Kế toán tài chính có nhiệm

vụ, theo dõi việc thanh toán của khách hàng và các khoản chi cho

công ty.

Mức 2(Mức dưới đỉnh): mô tả quá trình trao đổi thông tin

một cách chi tiết của chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.

BLD chức năng 1: Chức năng quản lý xuất nhập hàng.

Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng xuất

nhập hàng

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng xuất nhập

hàng:

Công ty chuyển hàng đến cho chi nhánh, kế toán kho kiểm kê số

lượng hàng trong phiếu xuất của công ty rồi nhập vào kho. Khi sản

phẩm bị lỗi, khách hàng sẽ yêu cầu chi nhánh nhập lại hàng và xuất

trả sản phẩm khác cho khách hàng (nhập-xuất bảo hành).

Phòng kinh doanh sẽ chuyển số lượng hàng cần xuất đến cho

phòng kế toán, kế toán kho kiểm kê và xuất hàng.

Cuối tháng, lập báo cáo thống kê lượng hàng xuất, hàng nhập, và

thống kê tồn kho.

BLD chức năng 2: Chức năng quản lý thu chi

Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng quản lý

thu chi

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng quản lý

thu chi:

Khách hàng khi nhận được hàng sẽ thanh toán với công ty

bằng một trong hai cách: thanh toán trực tiếp cho nhân viên giao

hàng hoặc thanh toán qua tài khoản. Kế toán tài chính có trách

nhiệm cập nhật việc thanh toán của khách hàng.

Kế toán tài chính cũng phụ trách việc chi tiền cho các công

việc, hoạt động của công ty.

Cuối tháng, tổng hợp, làm báo cáo thống kê về việc thu chi

của công ty, công nợ của khách hàng.

BLD chức năng 3: Chức năng bán hàng

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng bán

hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng bán

hàng:

Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, sau đó làm hợp

đồng. Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì gọi điện trực tiếp

cho nhân viên kinh doanh hoặc gửi đơn đặt hàng hoặc fax đến

cho công ty. Nhân viên kinh doanh tổng hợp lượng hàng đặt của

khách hàng và chuyển đến kho để đề nghị xuất hàng. Đồng thời,

phòng kinh doanh sẽ gửi cho khách hàng phúc đáp lại đơn đặt

hàng. Đồng thời đặt hàng với tổng công ty.

Sau khi có báo giá sản phẩm, nếu có thay đổi giá thì tiến hành

cập nhật thông tin sản phẩm.

Ngoài ra phòng kinh doanh quản lý thông tin về khách hàng,

và những chương trình quản lý khuyến mại.

Cuối tháng, tổng hợp báo cáo thống kê để nộp cho lãnh đạo.

Chức năng 4 tra cứu:

Khi khách hàng, nhân viên hoặc lãnh đạo cần tìm kiếm về hóa

đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoặc hàng hóa,

… người dung sẽ nhập từ khóa cần tìm kiếm, kết quả sẽ trả về

kết quả cần tìm.

Chức năng 5 quản lý nhân viên:

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2 của chức năng quản lý

nhân viên:

Khi công ty tuyển dụng thêm nhân viên mới, tiến hành cập nhật

thêm thông tin về nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu.

Khi có nhân viên nghỉ việc hoặc sa thải thì tiến hành xóa nhân

viên đó ra khỏi cơ sở dữ liệu.

Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo, nộp thống kê nhân viên trong

công ty.

B. Phân tích hệ thống về dữ liệu:

Mục đích của quá trình phân tích về dữ liệu là xác định các thực

thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực

thể. Một hệ thống thông tin phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh

dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu.

I. Xác định các thực thể và các thuộc tính cho thực thể:

Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ở trên ta thấy hệ

thống cần lưu trữ nhưng thực thể sau:

Khách hàng: gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách

hàng, địa chỉ, điện thoại, tài khoản (nếu có), fax (nếu có).

Hàng: gồm các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, đơn vị, thời

gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, số lượng.

Hóa đơn bán hàng: gồm các thuộc tính: hóa đơn số, ngày

lập, số lượng, đơn giá, mã hàng, mã khách, nhân viên bán hàng.

Phiếu nhập hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập, người

nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng.

Phiếu xuất hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất, người

xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng.

Phiếu thu: gồm các thuộc tính: số phiếu thu, ngày thu, lý do

thu, người thu, số tiền, người nộp.

Phiếu chi: gồm các thuộc tính: số phiếu chi, ngày chi, lý do

chi, số tiền, người nhận, người chi.

Kho: gồm các thuộc tính: kho số, địa chỉ.

Hình thức thanh toán: gồm các thuộc tính: mã hình thức

thanh toán, tên hình thức thanh toán.

Nhân viên: gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên,

địa chỉ, số điện thoại.

II. Xác định các liên kết và các mối quan hệ của thực thể:

Dựa vào việc phân tích và tìm hiểu ta nhận thấy mối quan hệ và

liên kết giữa các thực thể được xác định ở trên là:

Hình 8: Liên kết giữa các thực thể

III. Mô hình thực thể/ liên kết (Mô hình E-R):

Dựa vào việc xác định các thực thể và mối quan hệ của các thực

thể ta có mô hình thực thể liên kết sau:

Hình 9: Mô hình thực thể liên kết E-R

Chú thích:

Ở mô hình với mỗi bảng ta biểu diễn như sau (Hình vẽ bên dưới)

- Một khung thể hiện một bảng

- Dòng trên cùng là tên của bảng

- Các thuộc tính của một bảng ở phía dưới được ngăn cách bởi

dấu gạch ngang.

Các thuộc tính là khóa chính được ký hiệu bằng cách gạch chân

và viết in nghiêng thuộc tính đó.

Hình 10. Hình chú thích

IV. Chuẩn hóa các quan hệ:

Từ mô hình thực thể E\ R ở trên ta thấy để chuyển về mô hình

quan hệ ta phải chuẩn hóa các quan hệ.

Ta chuyển về dạng chuẩn 3NF. Ta tiến hành tách ở các bảng

chưa ở chuẩn 3NF về dạng chuẩn 3NF sau:

Bảng Hàng được tách thành hai bảng:

- Bảng Hàng: gồm các thuộc tính: mã hàng (Khóa chính), tên

hàng, đơn vị, thời gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, mã loại

hàng, số lượng.

- Bảng Loại hàng: gồm các thuộc tính: mã loại hang (Khóa

chính), tên loại hàng, ghi chú.

Bảng Phiếu nhâp được tách thành hai bảng:

- Bảng Phiếu nhập: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập (Khóa

chính), ngày nhập, mã hàng, mã kho, lý do nhập, đối tượng,

người nhập.

- Bảng Hàng nhập: gồm các thuộc tính: mã hàng nhập, số

phiếu nhập, mã hàng, số lượng. Trong đó khóa chính gồm: mã

hàng nhập.

Bảng phiếu xuất được tách làm hai bảng:

- Bảng Phiếu xuất: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất (Khóa

chính), ngày xuất, mã hàng, mã kho, lý do xuất, người nhận,

người xuất, hóa đơn số.

- Bảng Hàng xuất: gồm các thuộc tính: mã hàng xuất, số

phiếu xuất, mã hàng, số lượng. Trong đó khóa chính gồm: mã

hàng xuất.

Bảng hóa đơn được tách làm hai bảng:

- Bảng Hóa đơn: gồm các thuộc tính: hóa đơn số , ngày lập,

mã hàng, mã khách, mã nhân viên, hình thức thanh toán.

- Bảng Hàng bán: : gồm các thuộc tính: mã hàng bán, hóa

đơn số, mã hàng, số lượng, giá bán. Trong đó khóa chính gồm:

mã hàng bán.

V. Mô hình thực thể quan hệ:

Hình 11: Mô hình quan hệ