phân tích thiết kế hệ thống - khách sạn

Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy

Mục lụcPHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY..................3

I. Đặt vấn đề................................................................................................................................3

II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin......................................................................5

1. Mục tiêu khảo sát..............................................................................................................5

2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn..............................................................................5

3. Phiếu phỏng vấn:..............................................................................................................8

4. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn....................................................12

5. Hiện trạng hệ thống cũ..................................................................................................13

6. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới..................................................................13

III. Phát biểu bài toán...........................................................................................................14

1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy:..............................................................14

2. Cơ cấu tổ chức và chức năng :......................................................................................19

3. Mô tả bài toán :.....................................................................................................................20

PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH SẠN CẦU GIẤY...................................21

I. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.......................................................................21

1. Các chức năng chính của hệ thống................................................................................21

2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy.................................21

II. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống....................................................26

1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh......................................................................................26

2. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0:.................................................................................28

3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1...........................................................................................30

III. Mô hình hóa dữ liệu thực thể..........................................................................................42

1. Biểu đồ quan hệ thực thể ERD.......................................................................................42

2. Thiết kế CSDL vật lí..........................................................................................................50

3. Thiết kế giao diện..............................................................................................................54

4. Thiết kế kiểm soát cho hệ thống.....................................................................................65

5. Thiết kế thực đơn..............................................................................................................67

PHẦN III. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY.................................................................................................68

1Đại học công nghiệp Hà Nội


Lời nói đầu

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không

thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính

năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin

học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô

hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác

quản lý tại khách sạn như : việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử

dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh

toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các

lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm

soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt

khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải

quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng.

Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được

chương trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho

việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính.

Nhóm thực hiện:

Nhóm 9



PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ

KHÁCH SẠN CẦU GIẤY

I. Đặt vấn đề

H1: Hình ảnh khách bên ngoài của khách sạn Cầu Giấy

H2 : Phòng đơn tại khách sạn



H3 : Phòng đôi tại khách sạn

H4 : Quầy lễ tân tại khách sạn

Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng. Chúng ta

đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của đời

sống xã hội.

Đặc biệt, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin làm cho việc quản lí

các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tự động hóa cao. Trong số

đómphair nói đến hệ thống quản lí khách sạn. Đó là một công việc khá phức tạp,



và có một lưu lượng thông tin quản lí lớn. Toàn bộ các hoạt động của khách sạn

như đặt trả phòng, quản lí phòng, quản lí nhân viên, quản lí khách, thống kê, kế

toán, các hoạt động dịch vụ khác…đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác chất

lượng phục vụ cao thì mới đáp ứng được nhu cầu của một khách sạn hiện đại,

phù hợp với sự phát triển chung hiện nay.

Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số khách sạn tại Hà Nội, em

nhận thấy việc quả lí khách sạn nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của

các nhà quản lí cũng như của khách hàng. Các khách sạn có số lượng phòng và

khách đến nhiều. Số phòng cho thuê có thể lên tới hàng trăm phòng. Có loại

phòng giành cho một người, có loại hai người hoặc hơn(phòng ở cho gia đình), do

đó số người thuê phòng tối đa có thể lên tới hàng trăm thậm chí hàng nghìn

người. Vì vậy cần phải cải tiến tích cực các quy trình nghiệp vụ với sự áp dụng

công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựng mô hình mới phù hợp, tiện lợi cho

khách sạn nhừm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.

II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin

1. Mục tiêu khảo sát

Tìm hiểu hiện trạng hệ thống quản lí khách sạn cũ.

Tìm hiểu các yêu cầu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò : Người quản lí, nhân

viên chuyên trách, khách hàng.

Tìm hiểu thông tin ở một số khách sạn hiện đại( đặc biệt là khách sạn nước ngoài)

thông qua nhiều hình thức như internet, phim ảnh, báo trí,…

So sánh đối chiếu để tìm ra mặt mạnh mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằm

đưa ra hướng xây dựng hệ thống mới cải tiến hơn so với cá hệ thống cũ.

Mục tiêu của khảo sát được thực hiện theo các quy trình sau :

2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Thị Mai Phương Người phỏng vấn:

Trần Văn Nam

Địa chỉ: 110- Đường Cầu Giấy-Quận

Cầu Giấy-Hà Nội

Thời gian hẹn: 40’

Thời điểm bắt đầu: 8h sáng

Thời điểm kết thúc: 8h40’ sáng

Ngày -----------------------------

Điện thoại: (04)38.322.951

Đối tượng: - Là quản lý khách sạn



- Cần thu thập thông tin về:

+ Công việc quản lý thông tin

phòng cho thuê và các dịch vụ

của khách sạn

+ Công việc quản lý nhân viên,

quản lý thông tin khách hàng

thuê phòng và sử dụng các

dịch vụ của khách sạn

+ Công việc cho thuê phòng

và nhận trả phòng hàng ngày.

+ Công việc tiếp nhận các

yêu cầu về dịch vụ của khách

hàng.

+ Việc thanh toán cho khách,

tổng hợp hàng ngày, hàng

tháng.

- Cần thoả thuận về:

+ Các hồ sơ liên quan đến

quá trình cho thuê hoặc nhận

trả phòng.

+ Các thông tin về các yêu

cầu dịch vụ của khách.

+ Thời gian rảnh

Yêu cầu đối với người phỏng vấn:

+ Vai trò:là người trực tiếp phỏng

vấn, ghi chép, thu thập dữ liệu.

+ Vị trí: Trưởng ban thu thập

thông tin và phân tích hệ thống,có

trách nhiệm cung cấp cho ban

thiết kế những dữ liệu cần thiết.

Chương

trình

- Giới thiệu tổng quan dự án:

Dự án xây dựng hệ thống

quản lý khách sạn Cầu Giấy tự

động nhằm xây dựng hệ thống

thuê trả phòng và quản lý

khách sạn một cách tự động

trên máy tính.

3’



- Xin phép được phỏng vấn,

ghi âm

30’

Kết thúc Thoả thuận:

Đọc lại bản phỏng vấn

Đưa phiếu thăm dò và danh

sách câu hỏi để người được

phỏng vấn tham khảo

5’

Tổng thời gian: 38’



3. Phiếu phỏng vấn:

PHIẾU PHỎNG VẤN

Người hỏi : Trần Văn Nam

Ngày : 2/5/2012

Dự án: Quản lý khách sạn Cầu Giấy

Người được hỏi: Nguyễn Đình Phong

Sđt: 0914349103

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1 Anh có thể cho biết khách

sạn mình có những loại

phòng và dịch vụ gì?

+ Trả lời:

- Khách sạn chúng tôi thuộc khách sạn

3 sao với hệ thống phòng được trang

bị đầy đủ tiện nghi. Chúng tôi có 4

loại phòng chính là: Suite, Deluxe,

Superio, Standard. Mỗi loại đều có

phòng đơn hoặc phòng đôi.

- Với tiện nghi trong phòng chúng tôi

đều được trang bị thiết bị hiện đại,

mỗi phòng đều được kết nối wifi và

được phục vụ đồ uống miễn phí như:

Trà, Café, nước suối.

- Chúng tôi phuc vụ khách hang

24/24h.

- Nhà hàng chúng tôi còn phục vụ tiệc

cưới hay hội họp, sinh nhật,

massage, sân golf…

- Dịch vụ an nhinh ở đây là tuyệt đối an

toàn, chúng tôi có bãi đỗ xe rộng

500m2


sạn có những qui định gì? + Trả lời:

Chúng tôi có một số qui định như sau:

- Thời gian nhận phòng từ 13:00

- Thời gian trả phòng: 12:00

- Trường hợp khách trả phòng muộn trước

17h00 tính thêm 50% giá phòng

- Trường hợp khách trả phòng sau 17h00



tính 100% giá phòng

- Trường hợp khách nhận phòng trước

12h00 tính thêm 50% giá phòng

- Miễn phí tiền phòng cho trẻ em dưới 08 tuổi

ở cùng giường với người lớn (tối đa 02 trẻ

em một phòng).

- Thẻ tín dụng thanh toán: American

Express, Visa, Master card, JCB card.


sạn mình quản lý nhân viên

thế nào ?

+Trả lời:

- Chúng tôi liên tục tuyển những nhân

viên có đủ kinh nghiệm và nhiệt tình

trong công viêc

- Về thông tin nhân viên chúng tôi yêu

cầu đầy đủ thông tin để đảm bảo tính

an toàn trong công việc và an toàn

đối với nhân viên chúng tôi

Câu 4 Khách sạn có quản lý lượng

khách đến và đi không ?

+Trả lời:

- Chúng tôi luôn cập nhật lượng khách đến

và đi hằng ngày, hằng tuần để đảm bảo tính

chính xác trong doanh thu của khách sạn và

để báo cáo với cấp trên

Câu 5 Quá trình cho thuê phòng

diễn ra như thế nào?

+ Trả lời:

- Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân

kiểm tra trên máy tính xem còn phòng trống

không. Nếu còn thì yều cầu khách xuất trình

CMTNN hoặc thẻ VISTA(đối với người ngoại

quốc), viết phiếu yêu cầu thuê phòng.

- Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thông tin

vào phiếu yêu cầu và bàn giao thuê phòng

cho khách.

Câu 6 Khi khách có yêu cầu sử

dụng dịch vụ thì chị xử lý

như thế nào?

+ Trả lời:

-Chúng tôi sẽ xem các yêu cầu của khách

có trong các loại hình dịch vụ mà chúng tôi

có không. Nếu có thì quản lý quầy lễ tân sẽ

viết phiếu dịch vụ và chuyển cho nhân viên



phục vụ. Nếu không thì thông báo cho

khách.

Câu 7 Khách sạn có thường xuyên

ưu đãi với khách hàng

không?

+Trả lời:

- Có, như đã đề cập thì chúng tôi miễm phí

cho trẻ em dưới 8 tuổi ở cùng người lớn

- Ngoài ra còn có nhiều ưu đãi cho khách

hàng

Câu 8 Anh tổng kết số phiếu yêu

cầu và phiếu thanh toán

hàng ngày hay hàng tuần,

tháng?

+ Trả lời:

- Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếu để

tính doanh thu mỗi ngày và hàng tháng phải

tổng hợp báo cáo để nắm bắt tình hình cho

thuê phòng của khách sạn

*Đánh giá chung:

- Người được hỏi nhiệt tình.

- Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời.

- Còn chủ đề chưa đề cập hết. Còn các tình huống sự cố như: Khách làm hư hại

các tiện nghi trong phòng.

Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc chúng em có xin phép quay ra và phỏng vấn nhân

viên khách sạn để thu thập thêm thông tin hệ thống.

PHIẾU PHỎNG VẤN(nhân viên lễ tân)

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1 Khi khách đến thuê phòng thì

anh ( chị) phải làm những gì?

Trả lời:

- Chúng tôi xem còn phòng trống không,

nếu còn thì yêu cầu khách hàng điền đầy

đủ vào phiếu thuê phòng, yêu cầu cấp

CMND (visa với người nước ngoài) và

giao phòng cho khách. Nếu không còn

phòng thì chúng tôi sẽ phải từ chối cho

thuê.

Câu 2 Khi khách trả phòng thì anh chị

làm những gì?

+ Trả lời

- Chúng tôi liên hệ với nhân

viên dọn phòng, đảm bảo

phòng không bị hư hại, yêu

cầu khách thanh toán phòng



và trả lại giấy tờ cho khách

- Nếu phòng có hư hại thì

chúng tôi báo cáo cho trưởng

lễ tân đến giải quyết.

Câu 3 Nếu khách hàng muốn sử dụng

dịch vụ của khách sạn thì anh

chị làm gì?

+ Trả lời:

- Chúng tôi sẽ miêu tả chi tiết dịch vụ đó

cho khách hàng được rõ, khi khách hàng

đồng ý thì chúng tôi sẽ liên hệ với bộ

phận dịch vụ mà khác yêu cầu để chuẩn

bị cho khách hàng.

Câu 4

Nếu khách hàng đăng ký nhưng

muốn hủy đăng ký thì phải làm

thế nào?

+ Trả lời:

- Khách hàng liên hệ với chúng tôi và

chúng tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ

hủy dịch vụ. Với các dich vụ như tour du

lịch hay hội họp khi khách hàng hủy thì

phải chịu phí hủy dịch vụ.

PHIẾU PHỎNG VẤN KHÁCH HÀNG

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1 Khi ông(bà) đến thuê phòng thì

làm những thủ tục gì và như thế

nào?

Khi tôi đến thuê phòng phải qua khu lễ

tân yêu cầu đặt phòng, khi đó lễ tân sẽ

kiểm tra xem xét xem còn phòng trống

hay không thì tôi mới được làm tiếp thủ

tục. khi có phòng trống tôi đưa ra các yêu

cầu về dịch vụ và khi khách sạn đáp ứng

được nhu cầu của tôi thì nhân viên lễ tân

sẽ làm hợp đồng bàn giao thuê phòng và

hóa đơn sử dụng dịch vụ trong khách

sạn và phải xuất trình CMTNN(hoặc hộ

chiếu), kí kết hợp đồng.



Câu 2 Trong quá trình ông(bà) sử dụng

dịch vụ của khách sạn mà muốn

yêu cầu thêm dịch vụ của khách

sạn thì ông(bà) phải làm gì?

Khi đó tôi đến khu vực nhân viên lễ tân

yêu cầu thêm dịch vụ và lê tân sẽ nhập

thêm dịch vụ sử dụng của tôi vào hóa

đơn sử dụng dịch vụ.

Câu 3 Khi ông(bà) không muốn thuê

hoặc sử dụng dịch vụ của khách

sạn mặc dù trong hợp đồng

chưa hết hạn thì phải làm những

thủ tục gì?

Khi đó tôi gặp nhân viên quản lí và yêu

cầu hủy hợp đồng và than toán các

khoản tiền khi sử dụng dịch vụ.

Câu 4 Khi hết hạn hợp đồng mà

ông(bà) muốn sử dụng thêm thì

phải làm thủ tục gì?

Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và làm thủ

tục ra hạn cho hợp đồng.

Câu 5 khi hợp đồng hết hạn thì ông(bà) có thủ tục trao trả phòng như thế nào?

Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và yêu cầu trả phòng như trong hợp đồng, nhân viên lễ tân hủy hợp đồng và thanh toán các khoản dịch vụ. Nếu tôi chưa đi gặp nhân viên lễ tân để trao trả phòng thì nhân viên lễ tân sẽ trực tiếp thông báo cho tôi yêu cầu trả phòng như hợp đồng đã nêu.

4. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn

Khi có một khách hàng đến đặt phòng. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu máy kiểm tra

trong cơ sở dữ liệu xem có còn phòng trống hay không. Nếu còn phòng trống phù hợp

với yêu cầu của khách thì sẽ cho phép đặt phòng. Thông tin đặt phòng bao gồm: các

thông tin cá nhân của khách hàng, số phòng thuê, thông tin về các phòng được thuê, các

dịch vụ yêu cầu nếu có, giá cả. Máy tự động lập một mẫu hóa đơn thống kê tất cả những

thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại chi nhân viên của khách sạn.

Nếu có gì thay đổi trong thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại cho nhân

viên của khách sạn để cập nhập các thông tin đó(ví dụ như tăng thời gian thuê phòng).

Máy tính sẽ kiểm tra và làm việc đó.

Khi có một người khách trả phòng, máy tính sẽ tìm thông tin về đặt phòng để đưa

ra tờ biên lai thanh toán cho khách hàng và khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thanh

toán. Tuy nhiên một khách hàng có thể thuê nhiều phòng và do đó một người có thể

đứng ra thanh toán cho nhiều biên lai.



Trên mỗi hóa đơn hay giấy thông báo đều ghi rõ : số phòng thuê, giá cả, tên

khách hàng, ngày thuê, trả, tổng tiền, mã phòng tên nhân viên lập hóa đơn.

Khi đã hết hạn trả phòng mà khách vẫn chưa trả phòng thì máy tính sẽ sinh ra biên

lai thông báo cho khách hàng.

Do việc đặt và trả phòng trong khách sạn là thường xuyên liên tục, nên hệ thống cần

phải thiết kế với độ tin cậy cao, để có thể cập nhật và thêm mới lien tục.

Ngoài ra hàng tháng hệ thống máy tính sẽ đưa ra những báo cáo thống kê, để đánh

giá quá trình hoạt động của khách sạn môt cách trung thực qua các giai đoạn. Công

việc này giúp công ty có những chiến lược kinh doanh thích hợp nhằm thu được lợi

nhuận cao nhất.

5. Hiện trạng hệ thống cũ

Như đã nói ở trên vấn đề quản lí phòng, quản lí khách thuê phòng, các dịch vụ,

thống kê là một công việc khó khan phức tạp. Trong khi đó hiện nay khách sạn vẫn

còn hoạt động thủ công rời rạc, kém hiệu quả.

Ở những khách sạn nhỏ thì việc đặt trả phòng thương làm bằng phương pháp thủ

công trên giấy tờ. Và có một số khác đã ứng dụng một số trình tiện ích để tăng hiệu

quả làm việc như tinh toán, thống kê báo cáo bằng Word, Excel nên đọ tin cậy an

toàn không cao, khó khan trong việc quản lí và bảo quản thông tin. Công việc mạng

tính thủ công nên mất nhiều thời gian và công sức.

Ở khách sạn lớn thì đã áp dụng việc quản lí thông tin hoàn toàn bằng máy tính,

nhưng quy trình đặt trả phòng, các dịch vụ cung cấp vẫn còn thủ công, khả năng tự

động hóa chưa cao. Chưa đáp ứng được yêu cầu của một mô hình khách sạn hiện

đại.

Hơn nữa đối với những khách sạn lớn thì hệ thống thì hệ thống có thể nhiều

khách sạn khác nhau, việc quản lí đã có tầm mở rộng, vì vậy cần phải có một môi

trường quản lí tập trung thống nhất giữa các khách sạn. Nhiều khách sạn vẫn còn

khó khan trong việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin với nhau, trong việc thông

tin cho khách hàng, hay trao đổi dịch vụ…

Việc thống kê cập nhật đổi mới, áp dụng công nghệ mới ở nhiều khách sạn còn

khó khan. Do hệ thống quản lí khá cồng kềnh.

Tóm lại, hệ thống cũ còn gây khó khan trong khâu quản lí thống kê, độ bảo mật an

toàn thông tin chưa cao, một số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống.

6. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới

Hệ thống được thiết kế để đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu của khách hàng

trong thời đại công nghệ hiện nay.



Hệ thống quản lí chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn như việc nhận, đặt,

trả phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và ké toán.

Nhờ các thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác mà chất lượng phục

vụ và dịch vụ cho khách hàng tăng lên đáng kể.

Ngoài ra, hệ thông phân tích tái chính doanh thu, báo cáo thống kê nhanh nhạy

chính xác, rõ ràng nên thuận tiện cho nhà quản lí để ra các chiến lược quảng cáo,

đổi mới, cải tiến các dịch vụ một cách hợp lí.

Hệ thống mới có những ưu điểm sau:

Cập nhật thông tin chính xác, kịp thời giúp đẩy nhanh tiến độ cải tiến dịch vụ.

Bao quát toàn bộ các dịch vụ phục vụ của hệ thống.

Thiết kế giao diện dễ sử dụng, cho phép các nhân viên lễ tân cập nhật các thông

tin liên quan một cách tự động.

Hệ thống cho phép phân quyền người sử dụng để bảo mật và lựu lại thông tin

truy nhập để tiện cho việc kiểm soát quy trách nhiệm dễ dàng

Dễ dàng in các bảng biểu, thống kê báo cáo dưới dạng tệp tin trao đổi.

III. Phát biểu bài toán

1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy:

Khách sạn được thành lập ngày 11/12/1994 theo giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế

Hoạch và Đầu Tư. Đây là khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô khách sạn du lịch và

có tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên tại Hải Phòng cả về nguồn lực, tiện nghi và thiết kế.

Khách sạn được xây dựng trên khu đất 41000 m² với 6 tầng với 65 phòng nghỉ, ngoài ra

còn có phòng họp và tiệc sinh nhật…

Địa chỉ : 110- Cầu giấy – Quận Cầu Giấy – Hà Nội

Cơ sở vật chất bao gồm: 6 tầng chia thành các phòng để cho thuê gồm 65 phòng

khép kín. Các phòng có đầy đủ trang thiết bị của một gia đình nhỏ: máy giặt, tivi, tủ

lạnh, bếp ga, các dụng cụ là bếp, bát đĩa, điện thoại, bàn làm việc, bàn trang điểm, ấm

đun nước siêu tốc, bồn tắm, máy sấy tóc, wifi…

Nhân viên trong khách sạn bao gồm: 126 người. Trong đó:

Giám đốc :------------------------------------

Phó giám đốc :------------------------------

Kế toán : Nguyễn Hoàng Rộng

Trưởng lễ tân : Nguyễn Thị Mai Phương

………………..

Cơ sở vật chất của khách sạn bao gồm:



- Có 18 phòng Suite, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện

tích mỗi phòng là 36-40m2.

- Có 15 phòng loại Deluxe, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi.

Diện tích mỗi phòng là 30m2.

- Có 25 phòng loại Superior, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi.

Diện tích mỗi phòng là 25m² .

- Có 7 phòng loại Standard, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi.

Diện tích mỗi phòng là 20m² .

- Có một khu tập Gôn(Golf Driving Range) đạt tiêu chuẩn quốc tế gồm 20 bệ Gôn để phục

vụ khách luyện tập.

- Có một bể bơi du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế nằm trong khuôn viên tươi đẹp bao quanh với

bãi cỏ xanh và hàng dừa.

- Có một câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thể hình với đầy đủ trang thiết bị.

- Có một nhà hàng Âu sức chứa 150 người, thực đơn phong phú đa dạng đựơc chế biến

bởi đầu bếp chuyên nghiệp.

- Tổng số phòng họp 02 có sẵn không gian: phòng họp 200m2 với 200 chỗ ngồi, có thiết bị

bảng chiếu và màn hình wifi teabreak 24h an ninh. Đặt dịch vụ dịch tiếng Anh, Trung …

Các loại dịch vụ mà khách sạn gồm có :

1. Phòng nghi ngơi.

2. Dịch vụ ăn uống.

3. Dịch vụ giải trí.

4. Tổ chức các tour du lịch.

5. Hội họp, sinh nhật...

Đặc trưng của khách sạn là cung cấp các dịch vụ và tiện nghi lưu trú, các dịch vụ ăn

uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí.

Và đây là bảng giá phòng của các loại phòng :

Giá phòng : Suite

Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi

Suite 1.500.000 VNĐ 1.700.000 VNĐ

Hình ảnh



-Diện tích 35m2

-Sàn gỗ

-Diều hòa 2 chiều

-Truyền hình cáp

-Mini bar

-Nước nóng, lạnh

-Diện thoại

-Bàn trang điểm

-Ấm đun nước siêu tốc

-Bồn tắm

-Máy sấy tóc

-Wifi

Giá phòng : Deluxe


Deluxe 1.300.000 VNĐ 1.500.000 VNĐ



Hình ảnh

-Diện tích 30m2

-Sàn gỗ



-Mini bar


-Diện thoại

-Bàn trang điểm


-Bồn tắm

-Máy sấy tóc

-Wifi

Giá phòng : Superior


Superior 1.200.000 VNĐ 1.400.000 VNĐ



Hình ảnh

-Diện tích 25m2

-Sàn gỗ



-Mini bar


-Diện thoại

-Bàn trang điểm


-Bồn tắm

-Máy sấy tóc

-Wifi

Giá phòng : Standard


Standard 1.100.000 VNĐ 1.300.000 VNĐ



Hình ảnh

- Diện tích : 200m2.

- Sàn gỗ

- Điều hòa 2 chiều

- Truyền hình cáp

- Mini bar

- Nước nóng lạnh

- Điện thoại

- Bàn trang điểm

- Ấm đun nước siê tốc

- Bồn tắm

- Máy sấy tóc

- Wifi

2. Cơ cấu tổ chức và chức năng :

Trong khách sạn bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kinh

doanh, bộ phận lễ tân, quầy bar, bộ phân buồng bàn, bộ phận nhà bếp,… và được thu gọn

theo tổ chức chính như sau :

H5 : Sơ đồ tổ chức hoạt động chung.


Phòng phục vụ Phòng bảo vệPhòng lễ tân

Giám đốc


Trong đó :

Giám đốc : Điều hành mọi hoạt động của khách sạn. Mọi vấn đề của khách sạn đều phải

thông qua giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin sử lí trong khách sạn.

Phòng lễ tân : Tiếp nhận mọi yêu cầu dịch vụ từ khách hàng và báo cáo mọi tình hình cho

giám đốc điều hành khách sạn, trả lời mọi yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lí thông

tin về phòng và khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi

khách muốn sử dụng dịch vụ. lập nội dung chi tiết phiếu thanh toán khi khách hàng trả

phòng và lập hóa đơn thanh toán.

Phòng phục vụ : Nhân viên phục vụ trông coi và vận chuyển hành lí cho khách, có nhiệm vụ

dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt ủi khi khách yêu cầu, cung cấp các

dịch vụ cho khách. Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng.

Phòng bảo vệ : Bảo về có nhiêm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. theo dõi

các thiết bị trong khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống áng sáng cũng như các thiết bị

khác.

3. Mô tả bài toán :Trước khi khách vào khách sạn phải liên hệ qua bảo vệ để vào cổng hoặc có sự báo trước

của lễ tân.

Khi khách vào khách sạn, phải xuất trình chứng minh thư, giấy tờ tuỳ thân, hoặc Visa đối với

người nước ngoài. Khách hàng phải đăng ký với lễ tân dự kiến về việc lịch trình ăn nghỉ của

mình để lễ tân dự kiến và điều phối cho phù hợp.

Sau khi nhận được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng lễ tân kiểm tra lại các phòng xem số

lượng phòng trống trong khách sạn và sắp xếp cho khách. Nếu khách có nhu cầu tổ chức du

lịch thì lễ tân phải báo cho đội xe sắp xếp thuận tiện cho thời gian của khách hàng và đảm

bảo không để lỡ chuyến đi của khách.

Khách hàng có thể đặt trước qua điện thoại, fax, email…

Trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn, khách có thể đăng ký sử dụng các dịch theo mẫu.

Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngoại tệ, hoặc theo hình thức chuyển khoản.

Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về tình hình doanh thu trong ngày, tình hình

khách đến và khách đi, tình hình sử dụng các dịch vụ trong khách sạn, các sự cố xảy ra trong

ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý để lãnh đạo có phương hướng chỉ đạo tiếp theo. Cuối mỗi

tháng phải có báo cáo về tình hình doanh thu, hoạt động trong tháng hoặc cuối mỗi quý, mỗi

năm cũng thế.



PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH

SẠN CẦU GIẤY

Sau khi khảo sát hệ thống khách sạn, ta đi vào phân tích hệ thống.

Công việc phân tích bao gồm :

Phân cấp chức năng của hệ thống.

Tìm hiểu các luồng dữ liệu của hệ thống.

Tìm hiểu các từ điển dữ liệu của hệ thống.

Vẽ biểu đồ thực thể.

I. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.

1. Các chức năng chính của hệ thống.

Quản lí phòng.

Quản lí đặt phòng.

Quản lí nhân viên.

Quản lý khách hàng.

Quản lí dịch vụ.

Quản lí trả phòng.

Thống kê.

2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy



H6 : Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn.

1. Quản lí phòng.

Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phòng trong khách sạn

là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phòng nhằm cập

nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn :

khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có những thao tác quản lí như sau:


Hệ thống quản lí khách sạn Cầu Giấy

Quản lí phòng

Quản lí đặt phòng

Quản lí dịch vụ

Quản lí thanh toán

hợp đồng

Thống kê

Thêm mới

phòng

Thêm mới hợp đồng

Tạo mới hóa đơn DV

Tạo biên lai thanh

toán

Thống kê phòng trống

Cập nhật phòng

Cập nhật hợp đồng

Lập danh mục hóa

đơn

Tạo danh mục

thanh

Thống kê hợp đồng hết hạn

Tìm kiếm thong tin phòng

Tìm kiếm hợp đồng

Quản lí thông tin dịch vụ

Tính tổng thu

Thống kê danh sách

Thống kê tình trạng thu ngân

Quản lí nhân viên

Quản lí khách hàng

Thêm khách hàng

Thêm NV mới

Cập nhật thông tin

NV

Xóa thông tin NV

Cập nhật thông tin

khách hàng

Xóa khách hàng

Xóa hợp đồng

Tìm kiếm thông tin nhân viên

Tìm kiêm thông tin

khách


Thêm mới phòng : Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở rộng

quy mô cơ sở hạ tầng. Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệ thống

quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản lí những

phòng này. Thông tin về phòng mới phải được cập nhật trong danh mục phòng

để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng.

Cập nhật phòng : khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phòng

thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thông tin phòng: Hệ thống

cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhân của hệ thống.

Tìm kiếm phòng : Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép các

tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin, thống

kê phòng.

2. Quản lí đặt phòng :Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Công việc quản

lí đặ phòng bao gồm :

Thêm mới hợp đồng : Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu

đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một

mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng. Hợp đồng này

được quản lí bởi nhân viên của khách sạn. khách hàng chỉ được phép tìm kiếm

thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên,

chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.

Cập nhật hợp đồng : Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong

hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ

thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.

Tìm kiếm hợp đồng : Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin

hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.

Xóa hợp đồng : Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng

thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà

quản lí khách sạn.

3. Quản lí nhân viên :

Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do số

lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật thông tin

các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể

tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các thao tác quản lí

như sau :

Thêm nhân viên mới :



Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các

loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của

khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân

viên. Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục

vụ.

Tìm kiếm thông tin nhân viên :

Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có

thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.

Xóa thông tin nhân viên :

Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí

các thông tin của các nhân viên này.

4. Quản lí khách :

Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí.

Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được

quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ

khách sạn. Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào

khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm :

Thêm khách hàng :

Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình

sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của

khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.

Sửa thông tin khách hàng :

Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều

thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết,

đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”.

Xóa thông tin khách hàng :

Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì

những thông tin của khách hàng đó không cần thiết và có thể xóa đi để cập

nhật thêm các thông tincuar khách hàng khác.

5. Quản lí dịch vụ :

Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch

vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện

đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống. Cồn việc quản lí dịch

vụ gồm :

Tạo mới hóa đơn dịch vụ : Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một

dịch vụ của khách sạn. Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc

sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.



Lập danh mục hóa đơn dịch vụ : Để tính được tổng tiền thanh toán cho khách

hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập một danh mục hóa

đơn sử dụng dịch vụ.

Quản lí thông tin dịch vụ : Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ khác

nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin

các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm

thông tin dịch vụ một cách dễ dàng.

6. Quản lí thanh toán hợp đồng :

Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa

dạng về hình thức chi trả. Các công việc chính của chức năng này gồm :

Tạo biên lại thanh toán : Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễ tân

của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra

biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi

trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ.

Tạo danh mục hóa đơn : Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa đơn

thanh toán. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự động cập

nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn.

Tính tổng thu : Hệ thống thường xuyên cập nhật tính tổng tiền thu được để

cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí. Công việc

này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào.

7. Thống kê :

Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ

một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đôi khi còn được gọi là chức năng báo

cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật

nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác

làm việc một cách hiệu quả. Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất

của hệ thống :

Thống kê phòng trống : Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân

viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho khách hàng.

Thống kê hợp đồng hết hạn : Hệ thống thường xuyên thống kê những hợp

đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng.

Thống kê danh sách khách hàng : Khách sạn lưu thông tin khách hàng và

thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích : Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ

để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng

dịch vụ của khách sạn. Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc

kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.



Thống kê tình trạng thu ngân : Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí

đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn.

Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo

yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện

các công việc trong hệ thống.

II. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống

1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau :

Khách sạn gồm các tác nhân là:

Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phòng của khách sạn . Ta có thể

gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc khách đến đặt phòng của khách

sạn như là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt . Khách hàng là người đưa ra yêu cầu

thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ .

Khách hàng được xem là một tác nhân chính của hệ thống . Họ có quyền đưa ra yêu

cầu đặt phòng , yêu cầu làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong

hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng , hay không còn nhu

cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng . Và hệ thống

khách sạn đưa ra thông tin đáp trả cho khách hàng .

Nhân viên : Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những người tham gia chính vào việc

điều hành hệ thống : nhân viên tiếp tân , nhân viên thu ngân ,nhân viên quản dich vụ

dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin mà khách hàng đưa ra yêu cầu cho hệ thống

để yêu cầu hệ thống hoạt động . Và chính nhân viên là người cập nhật thông tin trên

máy tính .

Bộ phận quản lý . Bộ phận quản lý là người đưa ra các yêu cầu cập nhật thông tin về

phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu.



H7 : Biều đồ mức ngữ cảnh hệ thống quản lý khách sạn


Hệ thống quản lý khách sạn Cầu

Giấy

Khách hàng

Bộ phận quản lý

Nhân viên

Thông tin trả về

Biên lai thanh

Kết quả đăng ký

Yêu cầu sử dụng các dịch vụ

khác

Yêu cầu tim kiếm

yêu cầu cập nhật hợp đồng

yêu cầu thanh toán hợp đồng

Yêu cầu đặt phòng

Nhắc đến hạn trảphòng

Thông tin phản hôì

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu cập nhật phòng

Yêu cầu thêm mới phòng

Cập nhật thông tin hợp đồng

Yêu cầu thống kê

Nhập số liệu thanh toán

Yêu cầu tìm kiếm

Kết quả thanh toán

Kết quả cập nhật

Kết quả tìm kiếm

Thông tin nhân viên mới Thông

tin nhân viên bị xóa

Thông tin nhân viên thay đổi

Thông tin khách hàng thay đổi

Thông tin khách hàng bị xóa

Thông tin khách hàng mới


2. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0:

Hệ thống gồm có :

Chỉ các chức năng

Các tác nhân

Các kho dữ liệu

Mũi tên chỉ hướng đi của luồng dữ liệu



H8 : Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức không của hệ thống quản lý khách sạn


Quản lý đặt phòng

Khách hàng(KH)

Quản lý dịch vụ (DV)

Kết quả đăng ký

Yêu cầu cập nhật hợp đồng

Đăng ký đặt



Yêu cầu sử dụng dịch vụ

Tìm kiếm dịch vụ

Thông tin dịch vụ

Kết quả yêu cầu

Quản lý nhân viên

Nhân viên

Thông tin chi tiết hợp đồng



Thông tin nhân viên bị xóa

Thông tin nhân viên mới

Thông tin nhân viên thay đổi

Nhân viênHợp đồng

Thông tin chi tiết hợp đồng

Yêu cầu tìm kiếm hợp đồng

Quản lý khách hàng

Thông tin KH bị xóa

Thông tin KH mới

Thông tin KH thay đổi

Quản lý thanh toán hợp đồng

Yêu cầu thanh toánKhách hàng

Thông tin KH

Yêu cầu tìm kiếm KH

Khách hàng(KH)Yêu cầu thanh toán

Biên lai thanh toán

Hóa đơn DVYêu cầu tìm kiếm


Hợp đồng




Nhắc đến hạn trả phòng

Tính tổng thu

Thống kê



Kết quả trả về

Yêu cầu tìm kiếm thông tin hợp đồng

Khách hàng



Quản lý phòng

Bộ phận quản lýYêu cầu cập nhật phòng


Yêu cầu thêm mới

Thông tin phản hồi

Yêu cầu tìm kiếm thông tin phòng


Phòng

Khách hàng(KH)

Danh sách phòng trống

Doanh thu trong tháng

Yêu cầu

Danh sách phòng có khách


Bảy chức năng chính :

Quản lý phòng

Quản lý đặt phòng

Quản lý dịch vụ

Quản lý thanh toán hợp đồng

Thông kê

Quản lý khách hàng

Quản lý nhân viên

Có 3 tác nhân :

Khách hàng

Nhân viên

Bộ phận quản lí

Có 6 kho dữ liệu :

Hợp đồng

Nhân viên

Khách hàng

Hóa đơn dịch vụ


Phòng

Đi vào chi tiết từng chức năng của hệ thống ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

a) Quản lí phòng :

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí. bộ phận quản lí đưa

ra các yêu cầu như : Thêm mới phòng, cập nhật phòng, tìm kiếm thông tin phòng.

Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như : Chức năng

thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhật phòng, chức

năng tìm kiếm phòng. Các chức năng này cho phép thực hiện các công việc trên.

Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ phận quản lí và cùng với sự trợ

giúp của máy tính.

Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ được cập nhật vào kho dữ liệu phòng.

Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bnooj phận quản lí.

Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng.


Thêm mới phòng


H9 : DFD mức 1 chức năng quản lí phòng

b) Quản lí đặt phòng :


Cập nhật phòng

Tìm kiếm phòng

Bộ phận quản lí phòng

Hợp đồng

Phòng



Yêu cầu cập nhật phòng



Yêu cầu thêm mới phòng





Nội dung sau khi cập nhật

Dữ liệu cập nhật phòng

Nội dung sau khi thêm mới

Thông tin phòng mới

Nhân viên


H10: biểu đồ DFD mức một chức năng quản lý đặt phòng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng Khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống. Nhân viên lễ tân dựa vào

thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo ra một cái hợp đồng cho


Xóa hợp đồng

Cập nhật hợp đồng

Thêm mới hợp đồng

Tìm kiếm hợp đồng

Nhân viên

Hợp đồng

Khách hàng (KH)

Hợp đồng



KH Yêu cầu cập nhật hợp đồng

Dữ liệu cập nhật Kết quả trả về



Thông tin hợp đồng

Kết quả trả về cho hệ thống

Thông tin đã xóa

Nội dung hợp đồng mới



Yêu cầu xóa hợp đồng


Yêu cầu tạo mới hợp đồng

Kết quả yêu cầu Kết quả yêu cầu


KH Yêu cầu xóa hợp đồng




khách hàng. Người đại diện cho hệ thống nhập dữ liệu cho hợ đồng là nhân viên. Hợp

đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợp đồng.

Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng. Khách hàng đưa yêu cầu cập

nhật cho hệ thống. Nhân viên dựa vào đó cũng đưa ra yêu cầu hệ thống cập nhật. hệ

thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ liệu hợp đồng.

Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu hợp đồng nhưng không được

phép sửa đổi trực tiếp thông tin trong hợp đồng.

Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợp đồng, khách

hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên. Nhân viên tiếp nhận và hủy hợp đồng

theo yêu cầu của khách. Khi đó kết quả trả vê cho khách hàng và hợp đồng không còn

giá trị với khách hàng và nhân viên sẽ xóa hợp đồng.

c) Quản lý dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó. Hệ thống quản lí

dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách hàng có ở trong kho khách

hàng. Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì cho phép được sử dụng dịch vụ và

ngược lại. Khi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng thì hệ thống phát sinh một hóa

đơn dịch vụ. Ngoài ra khách hàng còn có thể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình

dịch của khách sạn.


Lập danh sách hóa đơn


H11: DFD mức 1 biểu diễn chức năng quản lý dịch vụ

d) Quản lý thanh toán


Quản lý thông tin dịch vụ

Tạo mới hóa đơn

Nhân viên

Khách hàng

Khách hàng


Yêu cầu tạo hóa đơn

hóa đơn

Danh sách hóa đơn

Yêu cầu lập danh sách



Tìm kiếm

Thông tin dịch vụ

Tìm kiếm dịch vụ

Thông tin trả lời

Yêu cầu sử dụng dịch vụ

Tạo danh mục thanh toán


H12 : DFD mức 1 chức năng thanh toán hợp đồng

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là :

Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán. Hệ thống sẽ kiểm

tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng và tiền dịch vụ nếu có để


Tạo biên lai thanh toán

Tính tổng thu ngân sách

Khách hàng


Nhân viên


Hợp đồng


Danh sách biên lai

Báo cáo thu ngân

Yêu cầu tính tổng thu ngân




Thông tin hóa đơn



Yêu cầu tạo biên lai


Yêu cầu thanh toán



Danh sách trả về

Yêu cầu tạo danh sách


đưa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng.

Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục thanh toán.

Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thu ngân.

e) Thống kê




H13 : Biểu đồ DFD mức1 chức năng thống kêCác luồng dữ liệu chính :

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê phòng trống. Hệ thống kiểm tra kho dữ

liệu duyệt để đưa ra danh sách phòng trống. Kết quả trả về cho bộ phận quản lí



Thống kê danh sách khách



Bộ phận quản lý

Nhân viên

Phòng


Khách hàng

Hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm

Thông tin khách

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo tài chính



Danh sách hợp đồng hết han


Kết quả thu ngân



Danh sách khách hàng







Thông tin phòng




thông qua hệ thống.

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn : Hệ thống kiểm tra

kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hết hạn thanh toán.

Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng : Hệ thống kiểm tra kho

dữ liệu khách hàng để đưa ra danh sách khách hàng của khach sạn.

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê tình trang thu ngân. Hệ thống kiểm tra

kho dữ liệu biên lai thanh toán để đưa ra báo cáo cho tình traqng thu ngân cho

khách sạn.



f) Quản lý khách hàng:

H14 : Biểu đồ DFD mức 1 chức năng quản lý khách hàng


Xóa khách hàng

Cập nhật thông tin khách hàng

Thêm mới khách hàng

Tìm kiếm thông tin khách hàng

Nhân viên

Khách hàng

Khách hàng (KH)

Nhân viên

Khách hàng



KH Yêu cầu cập nhật thông tin

Dữ liệu cập nhật Kết quả trả về



Thông tin khách hàng

Kết quả trả về cho hệ thống


Thông tin khách hàng mơi



Yêu cầu xóa khách hàng


Yêu cầu thêm mới thông tin khách hàng




KH Yêu cầu xóa thông tin mình


Tìm kiếm khách hàng

Phòng

Yêu cầu tìm kiếm thông tin phong


Phòng Kết quả trả về

Yêu cầu tìm kiếm thông tin phong


Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng :

Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạn thì bộ

phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về khách hàng, qua đó thông tin

khách hàng sẽ được cung cấp cho nhân viên.

Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, các nhân viên quản lí

có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng khi đã nắm rõ về thông tin

Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của khách sạn thì thông

tin mới sẽ được cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợp đồng sẽ được thay đổi

mới.

Khi hết hạn hợp đồng hoăc khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng và ngừng sử dụng

dịch vụ của khách sạn thì nhân viên sẽ xóa tên thông tin khách hàng và các dịch vụ

khách hàng đã sử dụng.

g) Quản lý nhân viên

Các luồng dữ liệu chính trong quản lí nhân viên :

Khi nhân viên được tuyển vào làm việc tại khách sạn thì bộ phạn quản lí nhân viên

sẽ yêu cầu về thông tin nhân viên của nhân viên mới, qua đó tiếp nhận các thồn tin

nhân viên và cập nhận trong bộ phận quản lí nhân viên của khách sạn.

Khi nhân viên có sự thay đổi về vị trí làm việc thì bộ phận quản lí nhân viên sẽ cập

nhật mới và có thông tin phản hồi về cho nhân viên.

Bộ phận quản lí nhân viên sẽ điều khiển nhân viên làm việc dựa trên truy cập tìm

kiếm thông tin nhân viên kết quả trả về cho nhân viên và thông tin phản hồi lại cho

bộ phận quản lí.

Khi nhân viên thôi việc hoặc buộc bị thôi việc, bộ phận quản lí sẽ xóa phần thông tin

nhân viên đó và cập nhật thêm thông tin mới khác.



H15 : Biểu đồ DFD mức 1 chức năng quản lý nhân viên


Thêm mới nhân viên

Cập nhật thông tin nhân

viên

Tìm kiếm thông tin nhân viên

Bộ phận quản lí nhân viên

Nhân viên

Yêu cầu xóa


Yêu cầu cập nhật nhân viên



Yêu cầu thêm mới nhân viên






Dữ liệu cập nhật

Nội dung sau khi thêm mới

Thông tin nhân viên mới

Xóa thông tin nhân viên


III. Mô hình hóa dữ liệu thực thể

1. Biểu đồ quan hệ thực thể ERD

Sau quá trình khảo sát ta thu được một số các biểu mẫu chứa các thuộc tính

của các thực thể dưới dạng vật lí như sau :

a) Hợp đồng thuê phòng :

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNGMã số HĐ ……………

Khách sạn : ………………………………………………

Khách hàng : …………………………………………….

Tuổi :……………………….

Địa chỉ : ……………………………………………………

SĐT : …………………………………

Chứng minh thư nhân dân /Số hộ chiếu : …………………….

Số phòng thuê : ………….

Phòng 1 :

Mã phòng ……………..

Kiểu phòng : đơn/đôi

Loại phòng : …………

Đơn giá ……………….

Phòng 2 : …………………..

Thời gian thuê…………………………….

Hình thức trả…………………………..

Yêu cầu đặc biệt……………………….

Ngày….tháng….năm….

Chữ ký



b) Hóa đơn dịch vụ

Khách sạn Cầu Giấy

HÓA ĐƠN

Số………………………………

Ngày …………………………..

Mã số thuế …………………….

Khách hàng : ………………………………………………………………

Địa chỉ : …………………………………………………………………….

Ngày đến : ………………….Giờ đến : …………………………………..

Ngày đi : …………………….Giờ đi : ………………………………….....

Phòng : ………………………Giá tiền : …………………………………..

Dịch vụ :

STT Tên dịch vụ Số lượng Đơn giá

Tổng tiền dịch vụ :

Tiền phát sinh : …………………………..Lí do : ………………………………

Thuế VAT : ………………………………………

Tổng tiền : …………………………………………….

Ngày ……..tháng……….năm……….

Khách hàng Giám đốc Người lập hóa đơn

(kí tên) (kí tên) (kí tên)



c) Báo cáo tổng thu :


BÁO CÁO TỔNG THU HÀNG THÁNG

Tháng …………Năm………..

STT Mã hóa

đơn

Ngày lập NV lập Số tiền

Tổng thu: …………………

Số tiền bằng chữ : …………………….

Ngày …….tháng ……năm……..

Người báo cáo

(kí tên)

d) Báo cáo thu thuế khách hàng


BÁO CÁO TIỀN THU THUẾ KHÁCH HÀNG

Tháng ……Năm……

STT Mã hoá đơn Ngày lập NV lập Tiền thuế

Tổng thuế : ………………….

Số tiền thuế bằng chữ : ……………………………

Ngày……tháng …..năm……..

Người báo cáo

(kí tên)



e) Báo cáo tổng chi :


BÁO CÁO TỔNG CHI HÀNG THÁNG

Tháng ……Năm……..

STT Mã phiếu chi Ngày lập NV lập Số tiền chi

Tổng chi : ………………..

Số tiền bằng chữ : ………………………………….

Ngày …….tháng……năm…….

Người báo cáo

(kí tên)

f) Báo cáo kiểm kê thu chi :


BÁO CÁO THU CHI HÀNG THÁNG

Tháng ………Năm………..

Tổng thu………………………………………………………..

Tổng chi ……………………………………………………….

Lợi nhuận ………………………………………………………

Tiền thuế ……………………………………………………….

Ngày ……tháng …..năm………..

Người báo cáo

(kí tên)



Quan sát các biểu mẫu trên ta thấy một số danh từ xuất hiện trong việc quản

lí thông tin trong hệ thống. Số thể hiện của nó nhiều. Và nó được hệ thống

lưu trữ. Đó chính là các thực thể của hệ thống, các thực thể gồm có :

KHÁCH HÀNG: MaKH

DANH MỤC PHÒNG : MaP

NHÂN VIÊN : MaNV

HỢP ĐỒNG : MaHD

HÓA ĐƠN DV : MaHDDV

BIÊN LẠI : MaBL

DỊCH VỤ : MaDV

CHI TIẾT TRẢ PHÒNG : MaBL, MaP

CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG : MaHD, MaP

H16 : Sơ đồ thực liên kết thực thể hệ thống quản lí khách sạn.



H17 : các thuộc tính trong liên kết thực thể.



Đặc tả : Bất cứ khách hàng nào cũng có 1 hoặc nhiều hợp đồng được áp dụng, hợp

đồng đó chỉ được áp dụng ch 1 khách hàng. Do vậy giữa khách hàng và hợp

đồng được liên kết 1-n.

Trong chi tiết đặt phòng thì được áp dụng cho 1 phòng và 1 phòng được áp

dụng với nhiều chi tiết đặt phòng khác nhau. Do vậy chi tiết đặt phòng và

phòng được liên kết n-1.

Tronh 1 hợp đồng thì được áp dụng cho nhiều biên lai, nhiều biên lai sẽ có

trong 1 hoạp đồng và được áp dụng cho một chủ thể khách hàng. Do vậy

hợp đồng với biên lai được liên kết 1-n.

Nhân viên và hóa đơn được liên kết 1-n. Một nhân viên thì lập nhiều hóa đơn

dịch vụ và những hóa đơn dịch vụ có thể 1 nhân viên lập ra.

Biên lai thì có nhiều hóa đơn, những hóa đơn chỉ có thỉ áp dụng cho một biên

lai, do vậy giữa biên lai và hóa đơn dịch vụ thì được liên kết n-1.

Hóa đơn dịch vụ được áp dụng cho nhiều dịch vụ và dịch vụ cũng được áp

dụng cho nhiều hóa đơn, do vậy giữa hóa đơn dịch vụ và dịch vụ được liên

kết n-n.

Trong biên lai sẽ áp dụng cho một chi tiết khi trả phòng, một chi tiết trả phõng

sẽ đưa ra một biên lai thanh toán.

Tách liên kết n-n trong hệ thống :

H18 : Tách liên kết n-n giữa hóa HÓA ĐƠN DỊCH VỤ và DỊCH VỤ



H19 : Mô hình liên kết thực thể của hệ thống

Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic :

KHÁCH HÀNG(Mã KH, Tên KH, Tuổi, Địa chỉ, Số CM/HC).

HỢP ĐỒNG(Mã HĐ, Mã KH, Số P, Hình thức trả, Ngày lập).

BIÊN LAI(Mã BL, Mã HDDV, Mã HĐ, Mã NV).

CHI TIẾT TRẢ PHÒNG(Mã BL, Mã P).

NHÂN VIÊN(Mã NV, Tên NV, Giới tính, SĐT, Địa chỉ).

HÓA ĐƠN DV(Mã HDDV, Mã KH, Tên DV, Mã NV).

CHI TIẾT DỊCH VỤ(Mã DV, Thời gian sử dụng, Mã HDDV, Số lượng).

DỊCH VỤ(Mã DV, Tên DV, Đơn giá).

CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG(Mã P, Mã HĐ).

PHÒNG(MÃ P, Loại P, Kiểu P, Đơn giá, Tình trạng).



2. Thiết kế CSDL vật lí

a) Lập từ điển dữ liệu :

Bảng Khách Hàng

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc

Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK)

Mô tả

1 MaKH Text(10) Not null PkMã khách

hàng

2 TenKH Text(30) Not nullTên khách

hàng

3 DiaChi Text(50) Not null Địa chỉ

4 Tuoi Number Tuổi

5 SDT Text(15) Số điện thoại

6 SoCM/HC Text(15)Số chứng minh/hộ

chiếu

7 GioiTinh Yes/No Giới tính

Bảng phòng

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaP Text(10) Pk Mã phòng

2 Loai Text(20) Loại phòng

3 DonGia Number Giá phòng

4 TinhTrang Text Tình trạng



Bảng Nhân Viên

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaNV Text(10) PkMã nhân

viên

2 TenNV Text(50)Tên nhân

viên

3 DiaChi Text(50) Địa chỉ

4 SDT Text(15) Số điện thoại

5 GioiTinh Yes/No Giới tính

Bảng DichVu

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaDV Text(10) Pk Mã dịch vụ

2 TenDV Text(30) Tên dịch vụ

3 DonGia Number Giá

Bảng Hóa Đơn Dịch Vụ

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaHDDV Text(10) PkMã hóa đơn

dịch vụ

2 MaKH Text(10) Fk Mã khách

3 TienDV Number Tiền dịch vụ

4 MaNV Text(10) FkMã nhân

viên



Bảng Chi Tiết Đặt Phòng

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaHD Text(10) Pk Mã hóa đơn

2 MaP Text(10) Fk Mã phòng

Bảng Hợp Đồng

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaHD Text(10) Pk Mã hóa đơn

2 MaKH Text(10) FkMã khách

hàng

3 SoPhong Text(10) Số phòng

4 HinhThucTra Text(15)

5 YeuCauDB Text(225)

6 NgayLap Date/Time

7 NgayTra Date/Time

Bảng Biên Lai

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaBL Text(10) Pk Mã biên lai

2 MaHDDV Text(10) FkMã hóa đơn

dịch vụ

3 MaHD Text(10) Fk Mã hóa đơn

4 MaNV Text(10) FkMã nhân

viên



Bảng Chi Tiết Trả Phòng

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaBL Text(10) Pk Mã biên lai

2 MaP Text(10) Fk Mã phòng

Bảng Chi Tiết Dịch Vụ

TTTên thuộc

tínhKiểu (độ

rộng)Ràng buộc


Mô tả

1 MaDV Text(10) Pk Mã dịch vụ

2 ThoiGianSD Text(10)Thời gian sử

dụng

3 MaHDDV Text(10) FkMã hóa đơn

dịch vụ

4 SoLuong Number Số lượng

b) Mô hình dữ liệu vật lí

H20 : Mô hình dữ liệu vật lí



3. Thiết kế giao diện

a) Các biểu mẫu điền dung cho nhập dữ liệu

Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng

- Tên biểu mẫu : Thông tin khách hàng

- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện : khi có khách hàng đến thuê và sử dụng dịch vụ khách

sạn

Mô tả cho biểu mẫu : Thông tin khách hàng

Người dung kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng. Khi nhập phải

đầy đủ các ô Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Số CM/HC. Khi

nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “ Lưu trữ”. Nút “ Sửa” được sử

dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hay khi thay đổi thồn tin khách hàng.

Muốn tìm kiếm thông tin khách hàng thì người dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu

“tìm kiếm khách hàng được kích hoạt”. Khi khách hàng không còn sử dụng thuê

phòng và dịch vụ của khách sạn thì thông tin của họ sẽ được xóa bỏ với thao tác

“xóa”. Nút thoát được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật



thông tin khách hàng.

Biểu mẫu hóa đơn phòng

- Tên biểu mẫu : Hóa đơn phòng

- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện :Khi có khách hàng đến yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê phòng tại

khách sạn.

- CSDL liên quan : bảng phong/qlks.mdb

Mô tả cho biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin, và nhập

đầy đủ vào các ô Mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, mã khách hàng, tên khách,

số CM/HC, mã phòng, kiểu phòng, số ngày thuê, khi đó máy sẽ tự động điền vào

các mục loại phòng, đơn giá, thành tiền. Sau khi nhập xong muốn sửa lại thì kích

nút “sửa”,muốn xóa hóa đơn thì kích nút “xóa”, in ra thì kích nút “in ra”, muốn tìm

kiếm khách đã thuê thì kích nút “tìm kiếm”, nút “đóng” được dùng khi muốn thoát

khỏi lập hóa đơn phòng.



Biểu mẫu hóa đơn dịch vụ

- Tên biểu mẫu : Hóa đơn dịch vụ

- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện : Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ trong khách sạn.

- CSDL liên quan : bảng hóa đơn dịch vụ/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “Thêm” thì Mã HDDV tự động

đánh mã theo thứ tự số hóa đơn đã nhập, khi đó ta lựa chọn Mã khách hàng yêu

cầu sử dụng, ta nhập mã đơn vị dịch vụ, tên đơn vị dịch vụ, số lượng, máy sẽ tự

động hoàn thành các mục số lượng, thành tiền, noài ra còn nhập nhân viên nhập

và ngày lập tronmg hóa đơn dịch vụ. Nút “ sửa” được dùng khi có sự thay đổi về sử

dụng dịch vụ của khách hàng, nút “ xóa” dùng để xóa hóa đơn dịch vụ khi khách

hàng đã sử dụng xong và trả phí dịch vụ, nút “lưu” dùng để lưu trữ vào CSDL của

hệ thống, nút “in ra” dùng để in kê khai các mục dịch vụ của khách hàng ra giấy, nút



“tìm kiếm” khi muốn biết thông tin về hóa đơn dịch vụ. Nút “thoát” được dùng khi

người dùng thoát khỏi chức năng cập nhật.

Biểu mẫu danh sách phòng :

- Tên biểu mẫu : Danh sách phòng

- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống.

- Thời gian thực hiện : Khi có khách hàng đến yêu cầu đặt phòng.

- CSDL liên quan : bảng phòng/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để biết thông tin phòng có

con trông hay đã được đăng ký, nếu trống thì người dùng sẽ nhập mã phòng, loại

phòng, rồi chọn kiểu phòng đơn/đôi, khi đó máy sẽ tự động đưa ra đơn giá cho

phòng. Nút “ sửa” được dùng khi khách sạn thêm phòng mới.Kích vào nút “ lưu trữ”

khi muốn lưu trữ thông tin về phòng. Nút “sửa” được dùng khi thông tin phòng thay

đổi, nút “xóa” khi phòng không được sử dụng, nút “tìm kiếm “ được dùng để biết

thêm chi tiết về phòng đó. Nút “ thoát’ khi nhiệm vụ đã hoàn tất.



Biểu mẫu thông tin nhân viên

- Tên biểu mẫu : Thông tin nhân viên

- Người thực hiện : Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người

quản trị hệ thống.

- Thời gian thực hiện : khi có nhân viên mới được nhận vào công ty, hoạc

thông tin nhân viên được thay đổi.

- CSDL liên quan : bảng nhanvien/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin nhân

viên. Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa

chỉ, SĐT, Ngày sinh. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút

“lưu”. Nút “sửa” được dùng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có

thay đổi. Muốn tìm kiếm thông tin nhân viên thì dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu

mẫu tìm kiếm thông tin nhân viên được kích hoạt. Khi nhân viên bị sa thải hay

xin nghỉ làm thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “xóa” . Nút “ thoát”

được sử dụng khi hết nhiệm vụ cập nhật thông tin nhân viên.



Biểu mẫu biên lai

- Tên biểu mẫu : Biên lai thanh toán


- Thời gian thực hiện : Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn.

- CSDL liên quan : Bảng bienlai/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập nội dung biên

lai mới. Khi nhập phải nhập đầy đủ các ô Mã biên lai, tên dịch vụ, mã

khách hàng, khi đó máy sẽ tự động đánh vào các ô Mã HDDV, Mã HĐ,

Tiền dịch vụ, Tên khách hàng, Mã phòng, Tiền phòng, nhân viên lập,

ngày lập và đưa ra kết quả tổng tiền sử dụng của khách hàng. Nút “sửa”

được dùng khi biên lai có sự thay đổi, nút “xóa” được dùng khi biên lai

hết hạn sử dụng, nút “ lưu” để lưu trữ vào CSDL trong hệ thống, nút “tìm

kiếm” để tìm kiếm thông tin biên lai của khách hàng, nút “in” dùng để xuất

dữ liệu ra giấy cho khách hàng, nút “ thoát” được thực hiện khi người

dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên.



Tìm kiếm nhân viên

- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin nhân viên

- Người thực hiện : Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người

quản trị hệ thống.

- CSDL liên quan : bảng nhanvien/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : trong biểu mẫu tìm kiếm nhân viên, tại mã nhân viên người

dùng nhập mà nhân và biểu mẫu cho ra kết quả tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại,

giới tính và ngày sinh.



Tìm kiếm thông tin hợp đồng

- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin hợp đồng.


- Thời gian thực hiện : Khi nhân viên hay người quản lí muốn tìm thông tin hợp

đồng

- CSDL liên quan : bảng hopdong/qlks.md

Biểu mẫu tìm kiếm biên lai



- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm biên lai

- Người thực hiện : nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện : khi nhân viên lễ tân, hay quản lí hệ thống mốn tìm hiểu về

thông tin biên lai

- CSDL liên quan : bảng bienlai/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập mã biên lai vào ô và muốn tìm kiếm thì kích vào

nút “tìm”, muốn in hóa đơn thì kích nút “in”, và nút “thoát” khi người dùng ngừng truy

cập chức năng của hệ thống

Biểu mẫu thông tin phòng

- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin phòng

- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện : khi khách đến yêu cầu đặt phòng

- CSDL liên quan : bảng phong/qlks.mdb

Mô tả biểu mẫu : khi người dùng muốn tìm kiếm thông tin phòng, thì sẽ nhập mã

phòng, máy sẽ tự động kiểm tra tình trạng phòng còn trống hay đã được dăng ký đặt.

nút tìm kiếm cho phép người dùng biết được thông tin về phòng, và nút “ thoát’ khi

người dùng đã tìm hiểu xong thông tin phòng.



Biểu mẫu báo cáo thu hàng tháng

- Tên biểu mẫu : Báo cáo thu hàng tháng

- Người thực hiện : nhân viên lễ tân.

- Thời gian thực hiện : Cuối tháng nhân viên tổng hợp tổng thu rồi báo cáo cho

quản lí hệ thống

Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập tháng năm trên báo báo tổng thu và kích nút

“Tìm’ máy sẽ tự động xuấ ra dữ liệu bao gồm Mã biên lai, ngày lập, người lập, số tiền.

nút “in” để xuất dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” khi người dùng không tiếp tục sử dụng

chức năng.



Biểu mẫu báo cáo tổng chi hàng tháng.

- Tên biểu mẫu : báo cáo tổng chi hàng tháng

- Người thực hiện : nhân viên lễ tân, quản lí dịch cụ khách sạn

- Thời gian thực hiện : khi cuối tháng tổng hợp chi tiêu cho dịch vụ của khách

sạn

Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập tháng năm trong bảng và xuất dữ liệu bằng nút

“tìm”. Nút “in” khi muốn in dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” được dùng thoát khỏi chức

năng của hệ thống

.



Biểu mẫu báo cáo thu chi hàng tháng

- Tên biểu mẫu : báo cáo thu chi hàng tháng

- Người dùng : quản lí khách sạn, hệ thống

- Thời gian : khi quản lí báo cáo cho giám đốc về thu chi trong tháng

Mô tả biểu mẫu : Người dùng nhập tháng, năm trong biểu mẫu và kích nút “tìm

kiếm”, máy sẽ tự động đánh váo các ô tổng chi, tổng thu, lợi nhuận(tổng thu-tổng chi),

tiền thuế. Nút “in” được dùng khi quản lí in thành văn bản ra giấy, vầ nút “thoát” khi

người dùng thoát khỏi chức năng hệ thống.




Sau khi khách hang sử dụng xong dịch vụ trong khách sạn và được thanh toán các

dịch vụ, khách hang sẽ có 1 bản biên lai để thanh toán các dịch vụ trong khách sạn đã

dung.

4. Thiết kế kiểm soát cho hệ thống

Để kiểm soát hệ thống khi sử dụng nên phân quyền người dùng theo các

chức năng nhất định. Mức cao nhất là 1 cho người quản trị hệ thống, được sử

dụng tất cả các chức năng trong hệ thống. Mức 2 giành cho các lãnh đạo để thực

hiện các chức năng báo cáo thống kê, tìm kiếm trợ giúp. Mức 3 giành cho nhân

viên bán hàng, thực hiện được các chức năng : cập nhật dữ liệu, khách hàng,

hóa đơn, dịch vụ, tìm kiếm, trợ giúp.

CSDL phân quyền sử dụng chương trình :

STT Tên thuộc tính Kiểu(độ

rộng)

Ràng buộc Khóa

chính/khóa

phụ(PK/FK)

Mô tả

1 Muc number Not null PK Mức độ



2 Ten NSD Text(30) Not null Tên người

dùng

3 MK Text(10) Not null Tên người

dùng

Ngoài ra còn thiết kế thêm các biểu mẫu điền :Đăng nhập hệ thống, cập nhật người sử

dụng, thay đổi mật khẩu.



5. Thiết kế thực đơn

Hệ thống Cập nhật

dữ liệu

Dịch vụ Tìm kiếm Báo cáo

thống kê

Trợ giúp

Đăng nhập

Sửa mật khẩu

Thêm người

dùng

Xóa người

dùng

Thoát chương

trinh

Thông tin

phòng

Thông tin

khách hàng

Thông tin

nhân viên

Thông tin

dịch vụ

Lập hợp

đồng

Lập hóa đơn

Lập biên lai

Tìm kiếm

khách hàng

Tìm kiếm

hợp đồng

Tìm kiếm

hóa đơn

Tìm kiếm

biên lai

Tìm kiếm

dịch vụ

Tìm kiếm

phòng

Tìm kiếm

nhân viên

Báo cáo tổng

thu hàng

tháng

Báo cáo thu

thuế khách

hàng

Báo cáo tổng

chi hàng

tháng

Báo cáo thu

chi hàng

tháng

Thông tin tác giả

Hướng dẫn sử dụng



PHẦN III. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH PHÂN TÍCH

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH

SẠN CẦU GIẤY

Qua việc nghiên cứu, thực hiện đề tài này, nhóm em đã biết vân dụng kiến

thức học được và thực tế cuộc sống vừa để giúp đỡ mọi người, giúp đỡ việc quản lý

khách sạn một cách hiệu quả, vừa giúp củng cố kiến thức học được. Tuy nhiên do

thời gian có hạn và kiến thức còn hạn hẹp nên trong quá trình thực hiện đề tài của

bọn e còn nhiều thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp của thầy giáo và các

bạn. Cuối cùng nhóm e xin chân thành cảm ơn thầy giáo đã giảng dạy và tạo điều

kiện cho nhóm cũng như cả lớp hoàn thành đồ án một cách thuận lợi nhất. chũng e

xin chân thành cảm ơn!

Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 9.

The end!


phân tích thiết kế hệ thống - khách sạn

Documents