phase Éducation et formation présentation aux cadres administratifs des services de ludem 17 mai...
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Phase Éducation et formationPrésentation aux cadres administratifsdes services de l’UdeM
17 Mai 2010
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• Communiquer les changements apportés par Synchro sur le plan
de la gestion des ressources humaines et financières
• Transmettre des informations sur la question des rapports,
requêtes et interrogations dans Synchro
• Présenter la démarche pour la validation des accès dans Synchro
• Présenter la stratégie de formation
• Répondre à vos questions et préoccupations
Objectifs de la rencontre
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Ordre du jour
Objectifs de la rencontre
Plan de communication
Volet Ressources Humaines et Paie
Volet Finances et Recherche
Volet Projet PGI
Prochaines étapes
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Juillet
Plan de communicationProjets RH/Paie et Finances/Recherche – Phase 1
JuinMai Août
Présentations
Groupes visés:
17-18 mai 2010• Cadres administratifs et
délégués
18 mai 2010• Directeurs généraux
20 mai 2010• Doyens
Présentations desgestionnaires à leursemployés• Trousse de communication
remis aux gestionnaires
Groupes visés:• Employés et gestionnaires
touchés par Synchro RH/Paie et Finances
Invitations aux sessions de
formation
Début de la
formation
Groupes visés:• Employés touchés par
Synchro
5e tournée - réseau de changement• Soutien à la communication• Validation des plans de
formation
25 mai au 18 juin17 au 21 mai 14-30 juin
Groupes visés:• Réseaux de changement
16 août
Volet Ressources humaines et paie
Sujets AnimateursIntroduction L. Martel
A. Flux électronique des transactions RH J. Veilleux
B. Gestion des contrats d’embauche J. Veilleux
C. Gestion du temps J. Veilleux
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A. Flux électronique des transactions RH• Saisie et approbation électronique des transactions RH suivantes dans Synchro :
1. Affectation temporaire
2. Assignation temporaire
3. Prolongation d’emploi
4. Mise-à-pied temporaire
5. Inscription ou modification du début/fin de mise-à-pied pour emploi cyclique
6. Correction de numéro de projet ou du % de distribution
7. Cessation d’emploi
Note: Une refonte des formulaires demeurant sera effectuée
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B. Gestion des contrats d’embauche• La gestion des contrats demeurera décentralisée
• Synchro permettra une première embauche ainsi qu’une réembauche des catégories d’employés suivantes:
1. Chargés de cours/clinique/superviseurs de stages2. Auxiliaires de recherche3. Auxiliaires d’enseignement4. Personnel enseignant à temps partiel 5. Emplois hors normes (PERD03 – fiche d’emploi abrégée)
• Les unités seront autonomes puisque le matricule sera généré automatiquement par Synchro
• L’employé pourra visualiser son contrat à partir de son libre-service
• Lors d’une fin d’emploi, les données relatives au relevé d’emploi seront automatiquement acheminées au gouvernement
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C. Gestion du temps• Plus d’un approbateur pour un même groupe d’employés
• Les employés seront responsables de saisir leur déclaration d’absences dans Synchro via leur libre-service
• Pour les absences pour congés prolongés, la saisie s’effectuera par l’unité pendant les 28 premiers jours de l’absence
• Les gestionnaires pourront assigner les horaires réels à leurs employés dans Synchro
• Calcul du 1/20 (à l’étude)
Les gestionnaires devront accéder à leur libre-service gestionnaire sur une base régulière pour approuver les
demandes d’absences
Volet Finances et RechercheSujets Présentateurs
A. Structure comptable M. Nowakowski
B. Règles d’affaires N. Doré / A. Sauvageau
C. Formulaires A. Sauvageau
D. Cyber-approvisionnement R. Pelletier
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A. Structure comptable
1. Rappel de la nouvelle structure comptable
2. Mise en place de la nouvelle structure comptable
3. Exemples d’utilisation:
• Direction des bibliothèques
• Direction des immeubles
• Services auxiliaires
4. Année financière 2011
5. Réalisations estimées 2010-11
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1. Rappel de la nouvelle structure comptable
NOUVELLE STRUCTURE
Projet
Sous-projet
Activité
Activité
Ressource
Pour chaque transaction il faudra saisir:1. Projet2. Compte GL3. Activité4. Ressource5. Catégorie Catégorie
STRUCTURE ACTUELLE
GRAND LIVRE
CVCI
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2. Mise en place de la nouvelle structure comptable• Les CI actuels seront conservés dans Synchro avec la même numérotation
• Le Jour J vous retrouverez dans Synchro:
• Les mêmes numéros de projet qu’actuellement
• Des activités, ressources et catégories avec des valeurs assignées par défaut
• Les nouveaux projets et sous-projets créés après le déploiement se verront assignés un numéro non significatif. Exception: Fonds d’immobilisations
• Chaque faculté/service pourra développer une structure comptable qui répond à ses besoins:
• La formation donnera davantage de précisions sur comment travailler avec la nouvelle structure
• Cette nouvelle structure devra être en place pour la prochaine année financière
• C’est une occasion d’intégrer vos fichiers parallèles dans Synchro
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3. Exemples d’utilisation: Direction des bibliothèques
Université de Montréal
Fonds sans restrictions
Direction des bibliothèques
Soutien à l’enseignement
Cas particuliers (CPAR)
71598999
Direction des bibliothèquesDirection des bibliothèques
FDOCU001
Biblio. chimie
Documentation
Biblio. Droit
Audio
Projet
Sous-projet 1
Sous-projet 2
Activité 1
Ressources 1
Mono
Ressources 2
Réparations
Ressources 3
Documentation
CDROActivité 1
Ressources 1
Périodiques
Ressources 2
Audio
Ressources 3
A titre d’exemple seulement
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3. Exemples d’utilisation: Direction des immeubles
Université de Montréal
Fonds sans restrictions
Direction des immeubles
Service administratif –
Terrains et batiment
Gestion 71598999
Direction des immeublesDirection des immeubles
FSDI9832
Roger Gaudry
Gestion
Jean-Brillant
Salaires
Projet
Sous-projet 1
Sous-projet 2
Activité 1
Ressources 1
Dépenses
Ressources 2
Gestion
SalairesActivité 1
Ressources 1
Dépenses
Ressources 2
Entretien
Catégorie 1
Architecture
Catégorie 2
Électricité
Catégorie 1
Plomberie
Catégorie 2
A titre d’exemple seulement
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3. Exemples d’utilisation: Services auxiliaires
Université de Montréal
Fonds sans restrictions
Services auxiliaires
Services auxiliaires
Gestion 71598999
Services auxiliairesServices auxiliaires
FSEAU002
Librairies
Roger-Gaudry
Magasins
Dépenses
Projet
Sous-projet 1
Sous-projet 2
Activité 1
Ressources 1
Revenus
Ressources 2
Matériel
Catégorie 1
Salaires
Catégorie 2
Jean-Brillant
DépensesActivité 2
Ressources 1
Revenus
Ressources 2 Internes
Catégorie 1
Externes
Catégorie 2
Cafétérias
Sous-projet 3
A titre d’exemple seulement
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A. Structure comptable
5. Réalisations estimées 2010-11
4. Année financière 2011
1. Rappel de la nouvelle structure comptable
2. Mise en place de la nouvelle structure comptable
3. Exemples d’utilisation:
• Direction des bibliothèques
• Direction des immeubles
• Service auxiliaires
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B. Règles d’affaires
1. Traitement des factures sans bon de commande
2. Liste des transactions centralisées vs. décentralisées
3. Traitement des transactions
4. Transactions interdépartementales: Écritures de journal
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Un changement important:
• Pour ces raisons, contrairement à ce qui vous a été communiqué en réseau de changement, la décision a été prise le mois dernier de centraliser le traitement de factures sans bon de commande à la Direction des finances.
Tous les employés de l’Université auront un dossier dans le registre de fournisseurs de Synchro. Ceci permettra de
décentraliser et d’accélérer les remboursements de dépenses.
Dans le registre de fournisseurs, le nom de chaque employé est associé à son matricule. Cependant, le secrétariat général considère que le matricule d’un employé de l’Université est une donnée à caractère confidentiel.
1. Traitement des factures sans bon de commande
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2. Liste de transactions centralisées vs. décentralisées
Traitement actuel Traitement dans SynchroFormulaires
éliminésType de transaction Centralisée/
Décentralisée Type de transaction Centralisée/ Décentralisée
Transactions financières
Transactions interdépartementales C Écriture de journal D Réquisition interne C DA ou facturation (phase 2) D
Feuille de remise C Encaissement D Demande d’approvisionnement C/D DA dans Synchro D
Remboursements aux employés
Réquisition de paiement - employés C/D
Remboursement de dépenses aux employés
D
Frais de voyage/déplacement C/D Frais de représentation/réception C/D Rapport de petite caisse C Avances C Avances et finalisation d’avances CPaiements aux entreprises
Réquisition de paiement – entreprises
Factures sans bon de commande
C/D Réquisition de paiement – entreprises Factures sans bon de commande
C
Honoraires aux entreprises C/D Honoraires aux entreprises C
Honoraires et droits d’auteur C Statu quo C
Factures avec bon de commande C Factures avec bon de commande C
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Unités décentralisées
Unités centralisées
Unités
3. Traitement des transactionsDF
Préparation du formulaire
Contrôle des pièces
justificatives
Approbation du formulaire
avec signature
Envoi des pièces
justificatives à la DF
Saisie des pièces
justificatives-CFApprobation et paiement
SaisieContrôle
C
Préparation du formulaire
Approbation du formulaire
avec signature
Envoi des pièces
justificatives à la DF
Saisie des pièces
justificatives-CF
Contrôle, approbation et paiement
Saisie et contrôle
AApprobation électronique
des transactions
Envoi des pièces
justificatives à la DF
Contrôle, approbation et
paiement
Saisie Contrôle
B Saisie des transactions dans Synchro
Tout sauf remboursements auxemployés
Tout sauf remboursements auxemployés
Remboursements aux employés
Remboursements aux employés
Tout sauf remboursements auxemployés
Tout sauf remboursements auxemployés
Saisie des transactions dans Synchro
Contrôle, approbation et paiement
Conservation des pièces
Saisie et contrôle
E• Les transactions saisies dans Synchro sont
acheminées aux approbateurs par flux de travail.
• Le contrôle budgétaire est fait par Synchro.
Remboursements aux employés
Remboursements aux employés
Remboursements aux employés
Remboursements aux employés
Saisie des transactions dans Synchro
Contrôle, des pièces
justificatives
Envoi des pièces
justificatives à la DF
Saisie et contrôle
DApprobation du formulaire
avec signature
Approbation et paiement
Contrôle
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4. Écritures de journal• Dans Synchro, les transactions interdépartementales s’appelleront des écritures de
journal.
• Rappel: Les écritures de journal visent à corriger des erreurs d’imputation au mauvais Compte GL (CV) ou au mauvais projet (CI).
Quand ne pas faire une écriture de journal?• Lorsqu’une unité vend des biens et services à une autre unité. Dans ce cas, il
faudra compléter une réquisition interne ou une demande d’achat dans le cyber-approvisionnement.
Quand faire une écriture de journal?• Lorsqu’il y a transfert de dépenses entre 2 unités qui ont des approbateurs
différents (ex. partage de matériel de laboratoire).
Saisir la transaction
dans Synchro
Direction des finances
Approuver par le
responsable budgétaire
Valider/ modifier la transaction
dans Synchro
Approuver par le
responsable budgétaire
Valider la transaction
Effectuer l’écriture au
GL
Unité 1Débiteur
Unité 2Créditeur
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C. FormulairesFinances
Éliminés Maintenus
• Transaction interdépartementale
• Feuille de remise
• Réquisition de paiement - employés
• Rapport de petite caisse
• Frais de représentation/réception
• Frais de voyage
• Avance sujette à rapport
• Bordereau de dépôt
• Réquisition interne
• Demande d’approvisionnement (cas exceptionnels)
• Réquisition de paiement aux entreprises (cas exceptionnels)
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D. Cyber-approvisionnement
1. Carte d’achat vs. Demande d’achat
2. Demande d’achat
3. Contrats et commandes ouvertes
4. Réceptions et inspections
5. Retours et crédits
Flux de travail tel qu’il apparait dans Synchro
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1. Carte d’achat vs. Demande d’achat
Carte d’achat Demande d’achat dans Synchro
• Limite de $2000 par transaction
• Le budget (projet) n’est pas pré-engagé
• Les dépenses ne sont pas ventilées au
moment de la transaction
• Contrôle qualitatif décentralisé
• Archivage décentralisé
• Le budget (projet) est pré-engagé au moment
de l’approbation de la demande d’achat
• Le requérant bénéficie de prix négociés pour
les achats par catalogues
• Possibilité de suivre l’évolution de la demande
d’achat tout au long de la chaîne
d’approvisionnement
• Contrôle qualitatif centralisé
• Archivage centralisé
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2. Demandes d’achat (DA)
Demande d’achat
Catalogues externes: site Internet du fournisseur
Cod
es d
e pr
odui
t
Catalogues internes: dans Synchro sur serveur UdeM
Commandes ouvertes: DA rattachée à un contrat
DA ad hoc: DA sans rattachement à un contrat
Création de la DA par le requérantCréation du bon de
commande
Synchro Acheteur
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2. Demandes d’achat (DA)
Aujourd’hui
• Téléphonique
• Régulier
• Contrats
• Contrats de service
• Commandes ouvertes
• Soumissions
• Appels d’offre
• DA R@V
• DA papier
• DA par téléphone
• Réquisition interne
• Magasin virtuel
Bon de commandeDemande d’achats
Cyber-approvisionnement dans Synchro
• Catalogue interne
• Catalogue externe (punch out)
• Biens et services sans contrat
• Biens et services avec contrat
• Commande ouverte
• Soumission
• Appel d’offre
• DA catalogue
• DA ad hoc
• DA commande ouverte
• DA par téléphone
Bon de commandeDemande d’achats
Dans Synchro, une demande d’achat n’est pas rattachée à un fournisseur. Le requérant pourra créer une DA pour des articles provenant de différents fournisseurs.
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3. Contrats et commandes ouvertes
• Les commandes ouvertes offrent peu de possibilité de gestion et de suivi aux fins de la loi sur les contrats des organismes publics, surtout pour les besoins de reddition de comptes.
• Synchro nous offre plusieurs possibilités de contrats pour gérer ce que l’on retrouve aujourd’hui dans les commandes ouvertes.
• Les commandes ouvertes demeureront pour des cas d’exception seulement.
Les contrats ne crée pas de pré-engagement du montant total. C’est la demande d’achat qui initie le processus de pré-engagement.
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Contrats
Demande d’achat
Bon de commande
Pas d’engagement
Pré-engagement
Engagement
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4. Réceptions et inspections
Réceptions:• Les réceptions seront faites soit aux quais de réception ou dans l’unité même selon
les instructions spécifiées sur le bon de commande.
• Le commis aux réceptions ou le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise ou le service a été reçu.
• Règle générale: Le paiement au fournisseur ne peut être complété si la réception n’est pas confirmée dans Synchro.
Inspections:• Les inspections seront faites par le requérant lors de la réception de marchandise;
le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise a été inspectée.
• Règle générale: Lorsque la mention « inspection obligatoire » est inscrite sur le bon de commande, le paiement au fournisseur ne peut être complété si l’inspection n’est pas confirmée dans Synchro.
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5. Retours et crédits
Retours:• Le processus de retours sera lié à Synchro. Le requérant obtiendra le numéro de
retour du fournisseur et l’indiquera dans Synchro.
• La marchandise sera ensuite retournée au fournisseur.
Crédits:• Les crédits demeureront centralisés à la division Approvisionnements.
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Volet PGI
Sujets Animateurs
A. Rapports, requêtes et interrogations J.C. Lebrun
B. Validation des accès et des plans de formation J.C. Lebrun
C. Formation I. Brasseur
D. Prochaines étapes et conclusion J. Veilleux
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• REC
• REC_SIM
• PROPHECY
• REPGEN
• BUSINESS OBJECT
• Pirel
1. Interrogation en ligne
2. Requêtes
3. « Report Manager »:
• Rapports livrés par PeopleSoft
• Rapports développés par UdeM
1. Rapports, requêtes et interrogationsOutils de requêtes remplacés
Aujourd’hui Synchro
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A. Rapports, requêtes et interrogationsOutil Description Exécuter par
Interrogations en ligne
• Plusieurs critères de recherche sur plusieurs champs
• Résultats affichés à l’écran
• Possibilité de les transférer dans un chiffrier Excel
Tous les utilisateurs
Requêtes (« queries »)
• Sont préprogrammées par l’équipe fonctionnelle Utilisateurs
selon leurs accès
Rapports • Les rapports produits sont déposés en format PDF sur un serveur de rapports et peuvent être livrés directement par courriel
• Le «Report Manager» est un outil central qui permet de visualiser ou d’imprimer les rapports
• Les utilisateurs ne peuvent accéder qu’aux rapports qui leurs sont destinés
Note: Les rapports financiers seront développés en format Excel dans « NVision ». Ceci permettra le forage vers un niveau plus détaillé d’informations par transaction.
Utilisateurs
ou
Fréquence prédéfinie
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B. Validation des accès et des plans de formation• Les employés auront accès aux pages et données auxquelles ils ont
droit en fonction du travail qu’il auront à faire dans Synchro.
• Les équipes fonctionnelles et technologiques du PGI ont élaboré une liste des accès qui devront être attribués aux employés selon leur fonction actuelle.
• Pendant la prochaine tournée du réseau de changement (mai-juin), vous serez appelés à valider:
1. La liste des employés et leurs accès
2. Le curriculum de formation proposé pour chaque employé
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C. Contexte de la formation
• Près de 800 utilisateurs « transactionnels » sont visés par une ou plusieurs des formations prévues au calendrier.
• Tous les utilisateurs, principalement les gestionnaires administratifs et le personnel technique, doivent être formés avant le démarrage (8 octobre)
• La formation débutera le 16 août et se poursuivra jusqu’au démarrage
• Laboratoires informatiques situés au Pavillon J-A de Sève
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Curriculum de formation
Fac
ult
és e
t se
rvic
es
Survol Synchro• Navigation PGI• Survol RH/ Finances (6 hrs)
6 hrs
16 août 201016 août 2010 Octobre 2010Octobre 2010
Finances/RechercheFinances/Recherche
RH/PaieRH/Paie
Grand livreGrand livreProjetProjet BudgetBudget Comptes fournisseursComptes fournisseurs
Comptes clientsComptes clients
Cyber-approvision-nementPour gestionnaires
Cyber-approvision-nementPour gestionnaires
Cyber-approvision-nementPour requérants
Cyber-approvision-nementPour requérants
7 hrs7 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs
7 hrs
Réception des marchandises
Réception des marchandises
3 hrs
7 hrs3 hrs 3 hrs
2 hrs
RH Transaction-nel
RH Transaction-nel
Contrats d’embauche des chargés de cours
Gestion du temps
Libre-serviceEmployés
2 hrs
Formation pour les chercheurs
3636
Formateurs du projet
Formateurs PGI Stéphane BoivinNathalie ChamlianChristiane LampronHélène LeblancMarie-Claude LussierMicheline PaquetteVéronique PerezAntoine Richer
Pro
jet P
GI
Cou
rs
• Survol Synchro• Libre-service employés• RH Transactionnels• Gestion du temps• Grand Livre• Projet• Comptes fournisseurs• Approvisionnements
3737
Diffuseurs du projet
Diffuseurs
Louise VanasseLyne BélairD
F
• Grand Livre
Joanne Tucci
MÉ
D
Patrice BenoitJean-François AlainD
F • Comptes fournisseurs
Renée PelletierMarielle RicherD
F
Lynda D’Astous
MÉ
D
• Approvisionnements
Manon Dufresne TurkSylvie Beauvais
André GuindonDR
H
• Gestion des contrats d’embauche
Yolaine BeaulieuLise PerreaultD
F
• ProjetMichèle Filion
MÉ
D
• RH Transactionnel
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Prochaines étapes
JuilletJuinMai Août
Présentations
Groupes visés:
17-18 mai 2010• Cadres administratifs et
délégués
18 mai 2010• Directeurs généraux
20 mai 2010• Doyens
Présentations desgestionnaires à leursemployés• Trousse de communication
remis aux gestionnaires
Groupes visés:• Employés et gestionnaires
touchés par Synchro RH/Paie et Finances
Invitations aux sessions de
formation
Début de la
formation
Groupes visés:• Employés touchés par
Synchro
5e tournée - réseau de changement• Soutien à la communication• Validation des plans de
formation et des accès
25 mai au 18 juin17 au 21 mai 14-30 juin
Groupes visés:• Réseaux de changement
16 août
3939
momentum.umontreal.ca