phân tích hỆ thỐng vỀ thiẾt kẾ hỆ thỐng thông tin · pdf...

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

(✿◠‿◠) (◡‿◡✿) ❁◕‿◕❁ ❀◕‿◕❀ ✿◕‿◕✿

Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí siêu

thị

SIÊU THỊ COOPMART

Nhóm 9:

Lê Đình Thắng

Hồ Nguyễn Thanh Thảo

Nguyễn Văn Thuận

Huynh Phong Vũ

Trần Xuân Quý

Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Văn Danh

Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý Siêu thị - Nhóm 9 – Lớp 13CĐTP. 01

P a g e | 2

I/ bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế Hoạch Phỏng Vấn Tổng Quan Hệ Thống

Người lập: nhóm 13CD-TP1

Ngày Lập: 24/9/2014

STT CHỦ ĐỀ YÊU CẦU NGÀY BẮT

ĐẦU

NGÀY KẾT

THÚC

1 Quản lý nhập-

xuất hàng hóa

Tìm hiểu quá

trình nhập-

xuất hàng hóa.

26/9/2014 27/9/2014

2 Quản lý quá

trình bán hàng

Tìm hiểu về

thông về thông

tin khách hàng

, hóa đơn , giá

cả sản phẩm.

26/9/2014 27/9/2014

3 Quản lý thống

kê

Tìm hiểu quá

trình, kế

hoạch thống

kê hàng hóa.

26/9/2014 27/9/2014

4 Quản lý hệ

thống máy

móc.

Nắm rõ tài

nguyên máy

móc , hệ điều

hành và phần

mềm tương

thích.

26/9/2014 27/9/2014

5 Quản lý nhân

viên

Tìm hiểu trình

độ , kinh

nghiệm của

nhân viên.

26/9/2014 27/9/2014


P a g e | 3

II/ Các bản kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

A. Kế hoạch phỏng vấn và phỏng vấn lần 1:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN

Người được hỏi:

Trần Văn Dũng

Người đi phỏng vấn:

Lê Đình Thắng

Đia chỉ: Tại CoopMart

Số 48 Hoa sư,phường 7, Quận Phú

Nhuận TPHCM

Thời gian : 26/9/2014

Thời gian bắt đầu phỏng vấn:14h00

Thời gian kết thúc phỏng vấn:14h35

Đối tượng được hỏi:

Nhân Viên tư vấn

Các yêu cầu được hỏi:

- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh

nghiệm của người phỏng vấn.

Chương trình :

- Giới thiệu

- Tổng quan về dự án

- tổng quan phỏng vấn

- câu hỏi và trả lời

- ý kiến người được hỏi

- kết thúc

Ước lượng thời gian:

- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

- 14 phút

- 04 phút

- 05 phút

Tổng Cộng thời gian phỏng vấn: 30 phút


P a g e | 4

PHIẾU PHỎNG VẤN

Dự án :

Quản lí siêu thị

Tiểu dự án:

Quá trình nhập-xuất hàng hóa.

Người được phỏng vấn:

Trần văn Dũng

Thời gian:26/9/1014

Người phỏng vấn:

Lê Đình Thắng

Câu hỏi:

1.Siêu thị quản lý quá trình nhập hàng

như thế nào ?

2.Anh hãy cho biết quá trình xử lý

hàng hóacủa Siêu thị ra sao ?

Trả lời:

- Hàng ngày, căn cứ vào tình hình

bán hàng ở siêu thị, bộ phận kiểm kê

sẽ thống kê để biết mặt hàng nào đã

hết hay còn ít trong kho từ đó đưa ra

yêu cầu nhập hàng mới, hoặc xuất

hàng từ kho ra quầy đối với mặt hàng

còn ít.

- Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một

mã vạch. Mỗi một mặt hàng kinh

doanh đều có một mã số riêng để phân

biệt với những hàng khác. Một mã bán

hàng có độ dài theo cấu trúc của hệ

thống mã vạch barcode quốc tế đối với

những mặt hàng có in sẵn mã vạch của

nhà sản xuất. Mặt hàng mới nhập về

sẽ được nhân viên quản lý phụ trách

tin học lưu trữ các thông tin của hàng

vào hệ thống quản lý. Các thông tin

bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản

xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị

tính… Nguồn hàng được nhập dưới

hai hình thức:

+Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán

giữa siêu thị và nhà cung cấp.

+Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa siêu

thị với các doanh nghiệp khác.

- Hàng nhập về ,thủ kho cần ghi

thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho.


P a g e | 5

3.Trên phiếu kho có những thông tin gì

?

4.Quy trình xuất hàng hóa của Siêu thị

như thế nào?

Mỗi mặt hàng đều có thẻ kho riêng.

- Gồm có tên hàng , số lượng

nhập, xuất tồn, ngày nhập xuất , số thứ

tự,vv.....

- Nhân viên bán hàng chuyển

hàng từ kho ra quầy bán. Quầy bán là

nơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng

chủng loại để thuận tiện cho khách

hàng mua hàng và giúp cho nhân viên

bán hàng dễ kiểm soát hàng hóa, khi

hàng hóa hết hạn sử dụng để loại bỏ

hay bổ sung lên quầy khi hết hàng.

B. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 2:



Đỗ Thị Trúc Ly


Hồ Nguyễn thanh thảo

Địa chỉ: Tại CoopMart


Nhuận TPHCM

Thời gian : 26/09/2014


Thời gian kết thúc phỏng vấn:15h

Đối tượng phỏng vấn là:

Nhân viên quản lý bán hàng.


- Vai trò, vị trí, trìnhđộ, kinh



P a g e | 6

Chương trình :

Giới thiệu :

- Giới thiệu





- kết thúc

Thời gian của từng đợt phỏng vấn :

- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

- 14 phút

- 04 phút

- 05 phút

Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút


Dự án:


Tiểu dự án:

Quản lí quá trình bán hàng


Đỗ Thị Trúc Ly



Hồ Nguyễn Thanh Thảo

Câu hỏi :

1.Siêu thị thiết lập hóa đơn cho khách hàng

nhu thế nào ?

Trả lời

- Hằng ngày, các nhân viên

bánhàng phải tiếp nhận một số

lượng lớn các yêu cầu mua hàng

của khách hàng. Hệ thống phải


P a g e | 7

2.Quá trình thanh toáncủa Siêu thị hoạt

động ra sao ?

3.Siêu thị có hình thức thanh toán cho các

hóa đơn số lượng lớn không. Và chị cho em

biết rõ hơn về hình thức ấy ?

4.Trên hóa đơn gồm có những thông tin gì ?

cho phép nhân viên bán hàng lập

hoá đơn tính tiền cho khách hàng

một cách nhanh chóng. Đối với

các khách hàng mua lẻ thì hệ

thống không cần lưu thông tin

của khách hàng mà chỉ lưu lại

hoá đơn để bộ phận kế toán thống

kê. Đối với khách hàng thân thiết

thì nhân viên lưu lại thông tin của

khách hàng và cấp cho khách

hàng thẻ khách hàng thân thiết

với số điểm thưởng tương ứng

giá trị hoá đơn mua hàng.

- Đầu tiên sẽ cho quét mã đã

biếtgiá sản phẩm rồi lưu vào hóa

đơn, sau đó lưu vào hóa đơn ,

cuối cùng là in ra hóa đơn thanh

toán tiền với khách hàng.

- Có, Ngoài việc bán lẻ, siêu

thịtcònbán sỉ cho các đơn vị cần

mua với số lượng nhiều. Với các

đơn vị này thì hệ thống cần phải

lập hoá đơn chi tiết cho họ để

thanh toán tiền. Khi nhận được

đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận

đơn đặt hàng kiểm tra khả năng

đáp ứng đơn đặt hàng. Nếu đủ

khả năng đáp ứng đơn đặt hàng,

bộ phận này sẽ nhập thông tin

đơn đặt hàng vào hệ thống và in

hóa đơn. Bộ phận giao hàng sẽ

chuyển hàng và hóa đơn tới tận

nơi cho khách hàng.

- Gồm có tên ,mã và giá cả

củasản phẩm , số tiền cần thanh

toán và tiền dư, tên nhân viên

thực hiện thanh toán. Còn đối với


P a g e | 8

5.Vậy Siêu thị lưu thông tin của khách hàng

ra sao?

6.Chị hãy cho biết rõ hơn về dịch vụ giao

hàng của Siêu thị ?

- Gồm có tên ,mã và giá cả

củasản phẩm, số tiền cần thanh

toán và tiền dư, tên nhân

viênkhách hàng đã đăng ký khách

hàng thân thiết thì sẽ được quét

mã trên thẻ và cộng điểm tích

lũy.

- Khi thanh toán lần đầu

tiên, nhân viên siêu thị sẽ hướng

dẫn khách hàng đang ký thành

viên thân thiết. Thông tin của

khách hàng sẽ lưu vào thẻ và

được cung cấp 1 mã để quét khi

thanh toán.Những đợt mua hàng

tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ,

trước khi thanh toán hóa đơn,

khách hàng cần đưa thẻ khách

hàng thân thiết cho nhân viên bán

hàng, hệ thống sẽ tự động tính

toán và cập nhật điểm thưởng của

khách hàng.

- Khách hàng có lựa chọn

nhậnhàng trực tiếp hoặc giao

hàng tận nơi.Đối với giao hàng

tận nơi , siêu thị sẽ lập phiếu giao

hàng , khách hàng sẽ nhận được

sản phẩm vào đúng thời gian

được ghi trên phiếu giao hàng.

C. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 3:



Đặng Minh Thành.


Nguyễn Văn Thuận.


P a g e | 9



Nhuận TPHCM

Thời gian : 26/09/2014

Thời gian bắt đầu phỏng vấn:15h



Nhân viên bán hàng




Chương trình :

Giới thiệu :

- Giới thiệu





- kết thúc


- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

- 14 phút

- 04 phút

- 05 phút



Dự án:


Tiểu dự án:

Quản lý thống kê.






P a g e | 10

Nguyễn Văn Thuận.

Câu hỏi:

1. Siêu thị thống kê định kỳ như thế

nào ?

2. Siêu thị thống kê thông số bán

hàng của nhân viên ra sao ?

Trả lời:

- Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ

thống kê tình hình bán hàng của siêu

thị, tính toán xem lượng hàng tồn,

hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng

mới hay thanh lý hàng tồn. Hệ thống

phải cho phép bộ phận kế toán thống

kê chi tiết về tình hình của siêu thị.

-Vào cuối tháng hoặc khi được ban

giám đốc yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ

lập báo cáo thống kê về tình hình bán

hàng của siêu thị gửi lên ban giám đốc.

Hệ thống phải cho phép bộ phận kế

toán làm báo cáo thống kê về tình hình

bán hàng trong tháng hoặc trong

khoảng thời gian cho trước.

- Mỗi quý , bộ phận quản lý nhân

viên sẽ gửi báo cáo chi tiết về tình

trạng bán hàng của nhân viên, bộ phận

kế toán sẽ kiểm duyệt và thêm tiền

thưởng cho nhân viên tích cực.

D. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 4.



Nguyễn Văn Thành


Huỳnh Phong Vũ.



Thời gian : 26/09/2014



P a g e | 11

Nhuận TPHCM Thời gian kết thúc phỏng vấn:16h


Nhân viên bán hàng



nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình :

Giới thiệu :

- Giới thiệu





- kết thúc


- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

- 14 phút

- 04 phút

- 05 phút



Dự án:


Tiểu dự án:

Quản lý nhân viên





Huỳnh Phong Vũ.


P a g e | 12

Câu hỏi:

1. Siêu thị gồm có những phòng

ban nào? Và anh nêu rõ từng

chức năng của mỗi phòng ban

Trả lời:

- Siêu thị có 4 phòng ban là:

- Tổ văn phòng : gồm Giám

đốcđiềuhành, phó giám đốc điều hành

- Tổ thu ngân:Ghi nhận thông tin

bán hàng.

- Tổ mặt hàng:Kiểm tra chất

lượng hàng hóa , tình trạng hàng

hóa của siêu thị

- Tổ tin học:Thực hiện việc nhập

xuất dữ liệu.

- Tổ bảo vệ:kiểm tra , bảo vệ an

ninh siêu thị.

2. Đối với mỗi nhân viên thì Siêu

thị yêu cầu trình độ, kinh

nghiệm như thế nào ?

3. Anh hãy cho biết thời gian làm

việc va nghĩ phép của nhân viên

ra sao?

4. Vậy nhân viên có được hưởng

quyền lời gì không?

- Cần tốt nghiệp trung cấp quản lý

bản hàng siêu thị , đối với nam cần , độ

tuổi từ 18-55 , đối với nữ từ 18-50. Tùy

thuộc vào chức vụ cần phải có trình tin

học và ngoại ngữ , kinh nghiệm,kỹ

chuyên môn hơp với vị trí.

- Thời gian làm việc chia làm 2 ca

sáng tối cố định và nhân viên

nghĩ phép phải báo trước cho

phòng quản lý nhân viên để

phòng quản lý sắp xếp người vào

thay chỗ cho người được nghĩ.

- Nhân viên được tham gia đầy đủ

chế độ như : BHYT,BHXH,BH

thất nghiệp..... và mỗi nhân viên

có quyền được ứng cử và bổ

nhiệm vào các vị trí trong ba

quản lý.


P a g e | 13

E.Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 5.



Hồ Thị Diễm My


Trần Xuân Quý

Địa chỉ: : Tại CoopMart


Nhuận TPHCM

Thời gian : 26/09/2014

Thời gian bắt đầu phỏng vấn:16h



Quản lý nhân viên.



nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình :

Giới thiệu :

- Giới thiệu





- kết thúc


- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

- 14 phút

- 04 phút

- 05 phút


P a g e | 14



Dự án:


Tiểu dự án:

Quản lý hệ thống máy móc.


Hồ Thị Diễm My



Trần Xuân Quý

Câu hỏi:

1. Siêu thị có thường nâng cấp và

bảo trì hệ thống không?

2. Vậy công việc của bộ phận kỹ

thuật là gì ?

Trả lời:

-Có, siêu thị chúng tôi thường xuyên

nâng cấp và bảo trì hệ thống để đảm

bảo phục vụ cho việc kinh doanh của

siêu thị 1 cách tốt nhất.

- Phụ trách kỹ thuật của siêu thị

đảm bảo các công việc bảo trì, kiểm

tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật hàng

ngày, bao gồm điện, nước, camera, hệ

thống báo động, vv... Bộ phận còn hỗ

trợ kỹ sự cố vượt ngoài khả năng xử

lý.

III/ Mô tả chi tiết hệ thống và một số biễu mẫu:

1. Mô tả chi tiết hệ thống:

a) Quá trình nhập – xuất hàng hóa.

Đầu tiên để nhập hàng thì Siêu thị phải dựa vào bảng báo giá của nhà cung

cấp và thống kê lại hàng tồn. Khi nhập hàng về , nhân viên quản lí phải kiểm tra

hàng, kí nhận , thanh toán , rồi cập nhật vào cơ sỡ dữ liệu, nhân viên phân loại

hàng , dán giá bán và đưa vào từng gian hàng theo chủng loại hàng. Sau đó nhân

viên sẽ chuyển mặc hàng đến khu vực được phân công. Trước khi các mặt hàng

xuất được kho, thì nhân viên sẽ kiểm tra mặt hàng, lập phiếu xuất kho.

b) Quá trình bán hàng hóa


P a g e | 15

Siêu thị gồm nhiều loại mặt hàng khác nhau(ví dụ: Mặt hàng thực phẩm,

quần áo, điện máy, mặt hàng gia dụng, mặt hàng đồ chơi trẻ em, dụng cụ học

tập và các mặt hàng làm đẹp,.v.v...Mỗi loại mặt hàng sẽ được dán báo giá khác

nhau trên mỗi sản phẩm để cho khách hàng biết rõ giá cả sản phẩm trước khi

mua hàng và nhân viên sẽ kiểm tra số lượng hàng, giá cả các mặt hàng ( quét

mã vạch ), Lập hóa đơn thanh toán. Sau đó nhân viên lưu hóa đơn thanh toán

vào cơ sở dữ liệu để thống kê. Từ đó bộ phận thống kê kiểm tra được các mặt

hàng của siêu thị và trình lên ban giám đốc.

c) Quản lí thống kê

Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của siêu thị,

tính toán xem lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay

thanh lý hàng tồn. Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống kê chi tiết về

tình hình của siêu thị.Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, bộ

phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê về tình hình bán hàng của siêu thị gửi lên

ban giám đốc. Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về

tình hình bán hàng trong tháng hoặc trong khoảng thời gian cho trước.Mỗi quý,

bộ phận quản lý nhân viên sẽ gửi báo cáo chi tiết về tình trạng bán hàng của

nhân viên, bộ phận kế toán sẽ kiểm duyệt và thêm tiền thưởng cho nhân viên

tích cực.

d) Quản lý nhân viên

Siêu thị gồm 4 phòng ban và chức năng của mỗi phòng gồm có Tổ văn

phòng : Giám đốc điều hành. Tổ thu ngân: ghi nhận thông tin bán hàng. Tổ mặt

hàng: kiểm tra chất lượng hàng hóa , tình trạng hàng hóa của siêu thị. Tổ tin

học: thực hiện việc nhập xuất dữ liệu và cuối cùng Tổ bảo vệ: kiểm tra, bảo vệ

an ninh siêu thị.Mỗi nhân viên phòng Cần tốt nghiệp trung cấp quản lý bản hàng

siêu thị , đối với nam cần , độ tuổi từ 18-55 , đối với nữ từ 18-50. Tùy thuộc vào

chức vụ cần phải có trình tin học và ngoại ngữ , kinh nghiệm,kỹchuyên môn

hơp với vị trí.

Nhân viên trong siêu thị được chia làm nhiều chức vụ khác nhau như: nhân

viên bán hàng, thu ngân, nhân viên văn phòng, nhân viên dịch vụ khách hàng-

marketing, nhân viên bảo an, nhân viên vi tính, nhân viên nhận hàng và nhân

viên xếp hàng. Mỗi nhân viên sẽ làm việc theo ca tùy theo chức vụ trong Siêu

thị. Đối với nhân viên bán hàng thì sẽ được cung cấp 1 thẻ nhân viên và có mã

vạch để quét, và lương bổng sẽ được tính theo doanh thu bán hàng của từng

quấy bán, còn nhân viên văn phòng tự đánh giá và cho điểm theo năng lực làm


P a g e | 16

việc của mình theo những tiêu chí có sẵn (thang điểm tự đánh giá từ 1 đến 5 tùy

theo khả năng làm việc của mỗi). Quá trình tính lương của mỗi nhân viên sẽ do

bộ phận thống kê quản lý.

e) Quản lý hệ thống máy móc.

Siêu thị thường nâng cấp và bảo trì hệ thống máy móc để đảm bảo phục vụ

cho việc kinh doanh của siêu thị 1 cách tốt nhất. Và bộ phận phụ trách kỹ thuật

của siêu thị sẻ đảm bảo các công việc bảo trì, kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật

hàng ngày , bao gồm điện , nước , camera , hệ thống báo động , vv... Sau đó

nhân viên xử lý sự cố sẽ viết báo cáo về thiết bị máy móc của Siêu thị và trình

lên bộ phận kỹ thuật. Bộ phận sẽ kiểm tra, xem xét tình huống và xữ lý, sửa

chữa những hư hỏng của máy móc. Bộ phận còn hỗ trợ kỹ sự cố vượt ngoài khả

năng xử lý.

Một số biểu mẫu:

1.Hóa Đơn giá trị gia tăng

2.Phiếu chi


P a g e | 17

3.Ủy Nhiệm chi


P a g e | 18

4. Phiếu Thu


P a g e | 19

Biều Đồ Phân Rã Chức Năng BFD

Quản lý siêu thị

Quản lý nhập xuất

Lập đơn đặt hàng

Kiểm tra hàng

Lập phiếu giao hàng

Xuất hàng

Lập phiếu xuất kho

Quản lý bán hàng

Kiểm tra hàng

Lập hóa đơn

Thanh toán

Cập nhật thông tin khách hàng

Thống kê

Thống kê hàng nhập

Thống kê hàng xuất

Thống kê hàng tồn

Thống kê chi tiêu

Báo cáo

Quản lý máy móc

Theo dõi thiết bị

Bảo trì thiết bị

Nâng cấp thiết bị

Quản lý nhân viên

Kiểm tra thông tin nhân viên

Cập nhật thông tin nhân viên

Quản lý tiền lương

phân tích hỆ thỐng vỀ thiẾt kẾ hỆ thỐng thông tin · pdf...

Documents