phÂn tÍch vÀ thiẾt kẾ hỆ thỐng thÔng tin filephÂn tÍch vÀ thi ... hệ thống:...

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ

LỚP:14CĐ-TP2

NHÓM 2:

1. DƢƠNG TUẤN KIỆT.

2. HOÀNG THÁI XUÂN KHÔI.

3. DƢƠNG TRIỂN MINH

1.BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN HỆ THỐNG:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý quán cafe

Nhóm 2

Ngày lập:27/09/2015

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết

thúc

1 Quản lý bán hàng Hiểu rõ về việc bán các loại

nước uống và đồ ăn phụ.

27/09/2015 30/09/2015

2 Quản lý nhập hàng Hiểu rõ về việc nhập các nguyên

liệu pha chế.

27/09/2015 30/09/2015

3 Quản lý nhân viên Hiểu rõ về trình độ nhân viên và

cách phân chia việc làm.

1/10/2015 1/10/2015

4

5

6

Hệ thống thiết bị,

máy móc, phần mềm

Quản lý thu chi

Quản lý kho

Nắm rõ các máy móc,trang thiết

bị, hệ điều hành và các phần

mềm tương thích.

Nắm rõ cách thức chi tiêu và

doanh số của quán

Nắm rõ hàng hóa trong kho

2/10/2015

29/09/2015

30/09/2015

2/10/2015

29/09/2015

30/09/2015

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

a) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 1:

Ngƣời lập:Dƣơng Tuấn Kiệt

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi : Vũ Đức Tài

Người phỏng vấn : Dương Tuấn Kiệt

Địa chỉ: 18C Phan Văn Trị, P. 10, Quận Gò

Vấp, TP. HCM.

Thời gian : 27/09/2015

Bắt đầu lúc : 10h10

Kết Thúc lúc : 10h45

Đối tượng được hỏi là : nhân viên bán

hàng

Cần thu thập dữ liệu : Nắm rõ được

cách thức bán hàng.

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò:người phỏng vấn.

Vị trí: người thu thập thông tin.

Trình độ: Sinh viên cao đẳng.

Kinh nghiệm : Sinh viên năm 2.

Chương trình:

Giới thiệu bản thân

Sơ lược về dự án

Tổng quan về phỏng vấn

Chủ đề đề cập:

Chủ đề 1 : câu hỏi và trả lời


Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

Ước lượng thời gian:

2 phút.

1 phút.

2 phút.

10 phút.

8 phút.

6 phút.

5 phút.

1 phút.

(Dự kiến tổng cộng: 35 phút)

Phiếu phỏng vấn

http://www.foody.vn/ho-chi-minh/khu-vuc-quan-go-vap


Dự án: Quản lý quán cafe Tiểu dự án : Quản lý bán hàng

Người được hỏi : Vũ Đức Tài Người hỏi : Dương Tuấn Kiệt

Ngày : 27/09/2015

Câu hỏi: Câu trả lời:

Câu hỏi 1 : Quán anh có thường tổ chức

chương trình khuyến mãi gì không?

Trả lời : Vâng, có chứ. Ngoài bán

hàng thông thường , quán cũng

thường tổ chức các chương trình

khuyến mãi để thu hút khách hàng ,

ví dụ như giảm giá % trong giờ

vàng , …. Hoặc các dịp lễ ,tết .

Câu hỏi 2 : Ngoài bán café ra, quán anh còn

bổ sung các thức ăn(uống) gì vào menu

không?

Trả lời : Quán chúng tôi bổ sung 1

số thức uống như: nước ngọt, nước

suối ,… Ngoài ra còn có thêm một

số món ăn nhẹ , điểm tâm , ….

Câu hỏi 3 : Ngoài công việc bán hàng ra,

anh còn kiêm thêm công việc gì không?

Trả lời : Vâng ngoài việc bán hàng,

tôi còn kiêm thêm nhiệm vụ kiểm

hàng. Mỗi ngày tôi đều phải kiểm

kê hàng hóa bán ra và đến cuối ngày

kiểm tra lại lần nữa để ghi vào sổ

sách.

Câu hỏi 4: Trong trường hợp máy tính bị hư

bất chợt và anh không thể khởi động lại máy

thì anh có biện pháp nào để khắc phục ngay

không ?

Trả lời : Quán tôi luôn trữ những

cuốn bill tay , trong trường hợp máy

tính bị hư thì bên tôi sẽ sử dụng bill

tay để thanh toán cho khách , sau đó

sẽ giữ lại bill để khi sửa được máy

thì nhập dữ liệu vào hệ thống để

tính toán số lượng bán ra trong

ngày.

Câu hỏi 5: Quán mình có chức năng giao

hàng không anh ? Có khuyến mãi gì cho

khách hàng xa không ? Và dữ liệu giao hàng

được ben mình lưu trữ như thế nào ?

Trả lời : Với khách gọi sản phẩm

bên tôi trên 100k thì bên tôi sẽ giao

hàng cho khách miễn phí , trường

hợp khách ở quá xa thì bên tôi sẽ

chuyển đơn hàng sang các cửa hàng

gần với khách hoặc tính tiền phí

giao hàng.

- Về chương trình khuyến mãi thì

khi khách gọi trên 500k thì

chúng tôi sẽ giảm giá 15% cho

lần tiếp theo khách mua tại cửa

hàng.

- Dữ liệu giao hàng được bên tôi

lưu vào trong một mục với đầy

đủ thông tin khách hàng cũng

như sản phẩm mà khách sử dụng

, đến cuối ngày chúng tôi sẽ

thống kê lượng giao hàng trong

ngày và cộng vào trong doanh

thu.

b) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 2:

Ngƣời lập:Dƣơng Tuấn Kiệt


Người được hỏi : Lê Đức Toàn Người phỏng vấn : Dương Tuấn Kiệt


Vấp, TP. HCM.

Thời gian : 27/09/2015

Bắt đầu lúc : 14:30

Kết Thúc lúc : 15:20



Đối tượng được hỏi là : Chủ quán

Cần thu thập dữ liệu : Nắm rõ tổng thể

và cơ chế hoạt dộng của quán, đồng

thời là người trực tiếp đặt.






Chương trình:









Kết thúc


2 phút.

1 phút.

2 phút.

20 phút.

13 phút.

5 phút.

5 phút.

2 phút.



Dự án: Quản lý quán cafe Tiểu dự án : Quản lý nhập hàng

Người được hỏi : Lê Đức Toàn Người hỏi : Dương Tuấn Kiệt

Ngày: 27/09/2015


Câu hỏi 1 : Quán anh thường bao lâu

thì nhập hàng và quy trình nhập hàng

thế nào, trong bao lâu thì hàng được

giao đến.

Trả lời: Để tránh trường hợp hàng tồn quá

lâu và làm mất đi hương vị café thì bên tôi

nhập hàng 2 lần/1 tuần , thường vào ngày

thứ 2 và thứ 6 . Hàng đặt vào T6 sẽ nhận

vào T2 và ngược lại . Về kiểm tra hàng

đặt , chúng tôi có mẫu gọi là phiếu chuyển

kho , trên phiếu sẽ có đầy đủ thông tin về

sản phẩm chúng tôi đã đặt , nếu sản phẩm

nhận bị thiếu nhưng trong phiếu chuyển

vẫn có tên thì tôi sẽ gửi mail lên kho để

báo thiếu hàng , sau đó hàng thiếu sẽ được

cộng dồn vào lần nhận hàng tiếp theo.

Câu hỏi 2 : nh thường đặt hàng giao

đến các chi nhánh hay là về 1 lần tại

cửa hàng chính Trong trường hợp kho

hết hàng và các cửa hàng cần gấp sản

phẩm đó thì cửa hàng sẽ giải quyết thế

nào ?

Trả lời: Chúng tôi không tự đặt cho cửa

hàng mình được , do có nhiều chi nhánh

nên chúng tôi có một bộ phận quản lý kho

, khi muốn đặt hàng , các cửa hàng sẽ gửi

bảng đặt hàng về cho kho , sau đó kho sẽ

sắp xếp các mặt hàng và chuyển hàng về

cho cửa hàng , các mặt hàng hết sẽ được

kho thông báo.

- Trong trường hợp kho hết hàng mà

cửa hàng đang cần gấp thì chúng tôi sẽ

phải tự ra siêu thị và mua tạm một

lượng hàng nhất định , giống với hàng

nhận từ kho để sử dụng , sau đó số tiền

mua hàng sẽ được trừ vào trong doanh

thu.

Câu hỏi 3 : Đối với hàng được chuyển

từ kho nhưng bị hư thì cửa hàng sẽ

được giải quyết thế nào ?

Trả lời : Trong trường hợp có hàng bị hư

, chúng tôi sẽ phải báo cáo số lượng cụ thể

chính xác và nhanh nhất về kho , đồng

thời cũng phải chụp ảnh sản phẩm hư để

kho xác nhận .Sau đó cửa hàng sẽ được

kho chuyển lại sản phẩm mới khác.

Câu hỏi 4: Trong trường hợp hàng tồn

của anh còn khá nhiều và phải nhập

hàng mới để bán cho khách hàng thì

Trả lời : Đối với trường hợp này thì tôi sẽ

liên lạc với quản lý cao hơn để đề xuất

bán giảm giá một số món trong thời gian

bên anh sẽ xử lý như thế nào ?

nhất định , đảm bảo lượng hàng tồn giảm

xuống nhanh chóng , dưới mức chấp nhận

được , tránh tồn quá nhiều và sẽ hủy nếu

hàng quá hạn.

Câu hỏi 5 :Nhà cung cấp chủ lực của

quán là hãng nào Hãng có đảm bảo

chất lượng cũng như số lượng cho cửa

hàng hay không ?

Trả lời : Quán dùng mặt hàng chủ yếu

của hãng café Trung Nguyên , ngoài ra

cũng sử dụng một vài sản phẩm được

nhập từ nước ngoài (bột cream từ Ý để

pha cappuccino,…).Chất lượng thì luôn

được đảm bảo , số lượng thì được cung

cấp đầy đủ thông qua kho , trong trường

hợp không đủ thì quán sẽ mua ngoài siêu

thị như đã nói ở trên .

c) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 3:

Ngƣời lập:Dƣơng Triển Minh


Người được hỏi: Nguyễn Anh Tuấn Người phỏng vấn : Dương Triển Minh


Vấp, TP. HCM.

Thời gian hẹn: 1/10/2015

Thời điểm bắt đầu: 9h00

Thời điểm kết thúc: 9h40



Đối tượng được hỏi là: Quản lý quán cafe.

Cần thu thập dữ liệu: Hiểu rõ quá trình

phân chia công việc cho nhân viên.






Chương trình:

Giới thiệu.

Tổng quan về dự án.

Tổng quan về phỏng vấn.

Chủ đề sẽ đề cập:

Xin được phép ghi âm.

Chủ đề 1: Câu hỏi và câu trả lời.

Chủ đề 2: Câu hỏi và câu trả lời.

Tổng hợp các nội dung chính.

Ý kiến của người được hỏi.

Kết thúc.


2 phút.

2 phút.

2 phút.

10 phút.

12 phút.

6 phút.

5 phút.

1 phút.

(Dự kiến tổng cộng:40 phút)


Dự án: Quản lý quán cafe. Tiểu đề dự án:Quản lý nhân viên.

Người được hỏi: Nguyễn Anh Tuấn. Người hỏi: Dương Triển Minh

Ngày:1/10/2015


Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức nhân viên

của quán như thế nào,có theo khuôn

mẫu chung hay không?

Trả lời: Có.chúng tôi tổ chức quản

lý nhân viên theo một cơ cấu được chia

làm 4 bộ phận cụ thể bao gồm :bộ phận kế

toán hay còn gọi là thu ngân, bộ phận

phục vụ,bộ phận pha chế ,bộ phận bảo vệ.

Câu hỏi 2: Anh có quan tâm đến trình

độ học vấn và chuyên môn của từng

bộ phân nhân viên của mình không ?

Trả lời: Có.điều đó rất cần thiết,mỗi bộ

phận cần có một trình độ nhất định ví dụ

như bộ phận kế toán (thu ngân )khi được

tuyển dụng phải có bằng hoặc chứng chỉ

về ngành kế toán , các bộ phận khác

cũng có những quy định riêng .

Câu hỏi 3: Trong quá trình làm việc

nếu nhân viên có công việc nào đó xin

nghỉ đột xuất ,anh sẽ xử lý như thế nào

và người nhân viên đó có bị trừ lương

hay không?

Trả lời: Quán chúng tôi nhân viên làm

việc theo ca .Nếu xét thấy nhân viên

đó cần nghỉ và lý do chính đáng thì chúng

tôi sẽ cho nhân viên của mình được nghĩ

và sẽ liên hệ với ca làm việc khác đến bổ

sung.

Câu hỏi 4: Chế độ tiền lương và tiền

thưởng của quán và chế độ đãi ngộ cho

nhân viên như thế nào?

Trả lời: Đối với tưng bộ phận sẽ có một

mức lương khác nhau ,còn về tiền thưởng

và chế độ phụ thuộc vào doanh thu của

quán và về thái độ làm việc của nhân viên

mà chúng tôi sẽ đưa ra nhưng mức

lương và thưởng khác nhau.

Câu hỏi 5: Sự sắp xếp nhân viên trực

bàn ở quán anh thường xuyên thay đổi

hay là vẫn giữ nguyên ?

Trả lời: Quán chúng tôi tổ chức quản lí

nhân viên trực bàn rất đa dạng.Nên hàng

tuần chúng tôi có thay đổi vị trí nhân viên

theo vòng xoay.

d) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 4:

Ngƣời lập:Dƣơng Triển Minh


Dự án: Quản lý quán cafe. Tiểu dự án: Hệ thống máy móc , thiết bị , phần

mềm

Người được hỏi : Trần Như Hậu Người hỏi : Dương Triển Minh

Ngày:2/10/2015

Kế Hoạch Phỏng Vấn

Người được hỏi : Trần Như Hậu Người phỏng vấn : Dương Triển Minh


Vấp, TP. HCM.

Thời gian :2/10/2015



Đối tượng được hỏi là : Nhân viên kỹ thuật

của quán

Cần thu thập dữ liệu : Nắm rõ được tài

nguyên của quán , trang thiết bị , và các

phần mềm tương thích.

Các yêu cầu đòi hỏi :

Vai trò : Người phỏng vấn đi thu

thập thông tin

Trình độ : sinh viên

Kinh nghiệm : sinh viên năm 2

Chương trình:









Kết thúc


1 phút.

1 phút.

3 phút.

5 phút.

15 phút.

2 phút.

2 phút.

1 phút





Câu hỏi 1 : Quán mình có dùng phần

mềm để quản lý không ?

Trả lời: Tất nhiên là quán của tôi có dùng

phần mềm để quản lý , do đặc thù về kinh

doanh và cũng phải kiểm tra thường xuyên

hoạt động của quán. Đồng thời chúng tôi

cũng có nhiều chi nhánh khác nhau nên

không thể thiếu phần mềm để quản lý được.

Câu hỏi 2 : Quán mình sử dụng phần

mềm chung hay sử dụng phần mềm

được lập trình riêng cho quán và các

chi nhánh khác ?

Trả lời: Quán tôi dùng phần mềm riêng ,

do có nhiều chi nhánh nên phải dùng riêng

để đồng bộ tất cả cửa hàng với nhau. Quán

dùng phần mềm hơi phức tạp chút do vừa

phải lưu dữ liệu bán hàng , vừa phải có tính

năng cập nhật và đồng nhất trong hệ thống.

Câu hỏi 3 : Quán có thường xuyên

cập nhật phần mềm hay không ?

Trả lời: Do quán thường xuyên sáng tạo ra

các sản phẩm mới để phục vụ khách hàng ,

nên chúng tôi phải thường xuyên cập nhật

phần mềm để đảm bảo mỗi khi chúng tôi

tạo ra một món mới thì trên phần mềm

cũng phải có để có thể bán và phục vụ

khách .

Câu hỏi 4: Ngoài phần mềm, quán

mình còn có những máy móc thiết bị

nào khác ?

Trả lời: Các quán đều có rất nhiều máy pha

cà phê, sinh tố và hệ thống máy quay để đề

phòng trường hợp xấu.

Câu hỏi 5:Việc bảo trì máy móc được

diễn ra thường xuyên hay không ?

Trả lời: Tất cả thiết bị pha chế sẽ được bảo

dưỡng mỗi ngày và có đội ngũ nhân viên

được phân công để thực hiện.

e) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 5:

Ngƣời lập: Hoàng Thái Xuân Khôi


Người được hỏi : Nguyễn Thị Hạnh

Người phỏng vấn : Hoàng Thái Xuân Khôi


Vấp, TP. HCM.

Thời gian : 29.9.2015



Đối tượng được hỏi là : nhân viên thu ngân

Cần thu thập dữ liệu : Nắm rõ cách thức

thu chi trong quán

Các yêu cầu đòi hỏi

Vai trò : Người phỏng vấn đi thu thập

thông tin



Chương trình:









Kết thúc

Ước lượng thời gian :

2’

2’

1’

8’

5’

4’

2’

1’

Dự kiến : 25 phút


Dự án quản lý quán cafe Tiểu dự án : quản lý thu chi



Người được hỏi : Nguyễn Thị Hạnh Người hỏi : Hoàng Thái Xuân Khôi

Ngày 29.9.2015

Câu hỏi 1 : Tất cả các hóa đơn thanh

toán của khách hàng có được lưu trữ lại

hay không?

Câu hỏi 2 : Quán có nhu cầu quản lý

thu chi bằng sổ sách hay bằng phần

mềm?

Câu hỏi 3: Quán có hay chi ra để nâng

cấp hệ thống máy móc hay trang thiết

bị hay không?

Câu hỏi 4: Nếu có những ngày doanh

số tăng hoặc giảm bất thường thì quán

sẽ xử trí như thế nào?

Câu hỏi 5 : Tất cả mọi dữ liệu về thu

chi của quán sẽ được lưu trữ ở đâu

Trả lời: Tất nhiên là có. Chúng tôi sẽ giữ

lại toàn bộ hóa đơn thanh toán để hằng

ngày có thể kiểm tra lại doanh thu cũng

như sai sót có thể xảy ra

Trả lời : Quán chúng tôi quản lý thu chi

bằng phần mềm vì độ chính xác cũng như

tiết kiệm thời gian mà nó mang lại.

Trả lời : Quán sẽ chi ra để quảng cáo bằng

nhiều cách như : bảng hiệu, internet,…

Ngoài ra khi bộ phận quản lý máy móc

thông báo máy hư hỏng hay cần sửa chửa

thì chúng tôi sẽ hỏi chủ quán có cần thiết

phải sửa chữa hay nâng cấp không. Nếu

chủ quán đồng ý chúng tôi sẽ ngay lập tức

đáp ứng yêu cầu của bộ phận quản lý máy

móc.

Trả lời: Khi đó quán sẽ kiểm tra lại ngay

lập tức để đề phòng những trường hợp thất

thoát.

Trả lời: Mọi dữ liệu về thu chi sẽ được lưu

trữ trên một máy tính riêng biệt và hằng

tháng chủ quán sẽ kiểm tra trên máy tính

đó và yêu cầu tôi tổng kết lại.

f) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 6:

Ngƣời lập: Hoàng Thái Xuân Khôi


Người được hỏi : Nguyễn Đức Hậu

Người phỏng vấn : Hoàng Thái Xuân Khôi


Vấp, TP. HCM.

Thời gian : 30.9.2015



Đối tượng được hỏi là quản lý kho

Cần thu thập dữ liệu : Nắm rõ cách quản lý

hàng trong kho


Vai trò : Người phỏng vấn đi thu thập

thông tin





Chương trình:









Kết thúc

Ước lượng thời gian :

2’

2’

1’

5’

5’

2’

2’

1’

Dự kiến : 20 phút


Dự án quản lý quán cafe Tiểu dự án : quản lý kho

Người được hỏi : Nguyễn Đức Hậu Người hỏi : Hoàng Thái Xuân Khôi

Ngày 30.9.2015

Câu hỏi 1 : Hoạt động quản lý kho của

quán dựa trên cách thủ công hay sử

dụng các phần mềm quản lý?

Câu hỏi 2: Định mức tồn kho của quán

có được duy trì ở mức tối ưu hay

không?

Câu hỏi 3 : Các thông số về quản lý

Trả lời: Quán chúng tôi hiện nay đang sử

dụng phần mềm để quản lý lượng hàng tồn

kho.

Trả lời : Chúng tôi luôn xác định quản lý

định mức tồn kho là một việc cực kỳ quan

trọng vì nó sẽ đảm bảo quán có thể cung

ứng kịp thời khi có nhu cầu cũng như việc

hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Do vậy chúng tôi luôn hướng tới định mức

tồn kho tối ưu.

Trả lời : Tất cả dữ liệu liên quan đến kho

kho sẽ được lưu trữ ở đâu?

Câu hỏi 4 : Hàng hóa trong kho được

sắp xếp và quản lý ra sao?

Câu hỏi 5: Nếu lượng hàng tồn trong

kho ứ đọng quá lâu thì quán giải quyết

ra sao?

sẽ được lưu trữ trên một máy tính riêng và

sẽ được kiểm tra một cách liên tục để đảm

bảo hàng hóa trong kho và trên máy có

chính xác hay không.

Trả lời: Hàng hóa được bố trí một cách

khoa học để có thể dễ dàng tìm kiếm cũng

như kiểm tra, vận chuyển. Hầu như mỗi

một mặt hàng đều sẽ có một thẻ kho riêng

biệt gồm có các thông tin cơ bản như: Tên,

số lượng, mã hàng, … Điều này càng làm

cho việc quản lý các mặt hàng trong kho

càng thuận tiện hơn.

Trả lời: Nếu gặp phải tình trạng này

chúng tôi bắt buộc phải giảm giá các mặt

hàng tồn để thanh lý chúng nhanh hơn.

Ngoài ra,quán sẽ cố tránh tình trạng này

bằng cách quay vòng tồn kho một cách

hợp lý nhất và tránh nhập các mặt hàng

tiêu thụ chậm với số lượng quá nhiều.

phÂn tÍch vÀ thiẾt kẾ hỆ thỐng thÔng tin filephÂn tÍch vÀ thi ... hệ thống:...

Documents