phƯƠng pháp phỎng vẤn - hravn. · pdf filecâu hỏi mẫu cho phỏng vấn...
TRANSCRIPT
Chương trình
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 2
Thời gian Chương trình
1:30pm – 1:45pm Giới thiệu: Bối cảnh và mục tiêu của hội thảo
1:45pm – 2:15pm Nội dung 1: Tầm quan trọng của phỏng vấn dựa trên khung năng lực:
Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?
Tại sao phải sử dụng phỏng vấn dựa trên khung năng lực?
2:15pm – 2:45pm Nhóm hoạt động nhóm 1:
Đóng vai với phương pháp phỏng vấn hiện tại
Thảo luận trong nhóm về hiệu quả của phương pháp này
2:45pm – 3:00pm Nghỉ giữa giờ
3:00pm – 3:45pm Nội dung 2: Các công cụ của phỏng vấn dựa trên khung năng lực
Nền tảng
Câu hỏi mẫu cho phỏng vấn dựa trên khung năng lực
Làm thế nào để sử dụng và làm cho phù hợp với doanh nghiệp
3:45pm – 4:15pm Nhóm hoạt động nhóm 2:
Đóng vai- phỏng vấn theo khung năng lực với cac công cụ được cung cấp
4:15pm – 4:30pm Thảo luận về hiệu quả của phỏng vấn và sự khác biệt giữa 2 phương pháp
Hỏi và trả lời
4:30pm – 4:45pm Chúng ta đã học được những gì sau hội thảo
Mục tiêu hội thảo
Kết thúc hội thảo, chúng ta có thể có được các:
Nhận biết được giá trị của phỏng vấn theo khung năng lực
và phương pháp đánh giá
Phát triển được kỹ năng đặt các câu hỏi để đi sâu đánh
giá câu trả lời của ứng viên
Hiểu được nền tảng cơ bản để thực hiện quá trình sử
dụng phương pháp phỏng vấn dựa trên khung năng lực để
áp dụng cho doanh nghiệp
Thu nhận và đánh giá trả lời của ứng viên
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 3
Phỏng vấn dựa trên
khung năng lực?
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 4
Phòng vấn dựa trên những câu
chuyện trải nghiệm thực tế
Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?
“Là kiểu phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đặt
câu hỏi để có được những câu chuyện/ví dụ cụ
thể và mới nhất về kết quả công việc đã qua của
ứng viên, qua đó có được các ví dụ gần đây về
hành vi của họ liên quan đến kỹ năng và năng
lực theo yêu cầu của vi trí cần tuyển”
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 5
Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 6
Hành vi trong các tình huống trong quá khứ liên quan đến công việc (đang tuyển)
Hành vi thể hiện trong công việc
Thành công trong công việc
Dự báo Dự báo
Ba mục tiêu lớn
cho kết quả tuyển dụng tốt nhất
• Chính xác
• Công bằng
• Kết nối / Gắn kết (Buy-in)
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 8
Chính xác
• Đây là khả năng quá trình tuyển chọn của
bạn dự đoán đúng được hiệu suất công
việc của ứng viên. Cần cân nhắc những
tình huống như:
– Máy tính lỗi, tính ra kết quả sai
– Hướng dẫn viên du lịch không quen địa bàn
– Quá trình tuyển chọn không thể dự đoán được
hiệu suất công việc của ứng viên
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 9
Công bằng
• Là sự đảm bảo rằng hệ thống tuyển chọn của
bạn trao cơ hội được lựa chọn công bằng và
bình đẳng tới tất cả các ứng viên có năng lực.
Một hệ thống lựa chọn công bằng:
– Được thiết lập dựa trên các tiêu chí lựa chọn hợp
lý và luôn được áp dụng một cách nhất quán
– Sử dụng cùng bộ tiêu chí tuyển dụng dựa trên
yêu cầu công việc cho tất cả các ứng viên
– Lọc ứng viên dựa trên yêu cầu công việc, không
vì đặc thù nào của ứng viên.
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 10
Kết nối / Gắn kết
• Là mức độ mà những người tham dự quá trình
tuyển chọn đánh giá là xứng đáng. Người phỏng
vấn và ứng viên “gắn kết” trong quá trình tuyển
chọn nếu:
– Thời gian của họ dành cho quá trình tuyển chọn
được sử dụng hiệu quả.
– Mọi người đều được lợi khi tham gia quá trình lựa
chọn, dù kết quả tuyển dụng như thế nào.
– Hình ảnh của tổ chức và phẩm chất của tất cả các
ứng viên được bảo toàn.
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 11
Các rủi ro khi tuyển dụng sai
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 14
Giá đắt của tuyển dụng tồi:
- 69% các công ty đã từng hứng chịu hậu
quả của việc tuyển dụng sai
05 hậu quả nghiêm trọng nhất
- Năng suất sụt giảm: 39%
- Tốn thời gian tuyển dụng và đào tạo
người thay thế: 39%
- Tốn chi phí tuyển dụng và đào tạo người
thay thế: 35%
- Ảnh hưởng xấu đến tinh thần của người
lao động: 33%
- Ảnh hưởng xấu đến các khách hàng:
19%
Phần 2
Các công cụ trong phỏng
vấn tuyển dụng trên cơ sở
năng lực
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 17
(Tình huống) Các cạm bẫy/lỗi thường gặp
• Người phỏng vấn bỏ qua các thông tin quan trọng
• Người phỏng vấn bỏ qua yếu tố phù hợp với công việc và phù hợp với tổ
chức
• Người phỏng vấn hỏi những câu hỏi không liên quan đến công việc
• Người phỏng vấn không xắp xếp các tiêu chí tuyển dụng theo một quá trình
• Ứng viên bị “khớp” vì quá trình tuyển dụng và không thể hiện được bản thân
• Sự cảm tính, thiên vị, khuôn mẫu làm ảnh hưởng đến việc xét đoán
• Người phỏng vấn không ghi chú đủ ý
• Người phỏng vấn hiểu sai thông tin ứng tuyển
• Người phỏng vấn đưa ra các quyết định có tính chụp mũ về ứng viên
• Nội dung phỏng vấn tuyển dụng thiếu tính hệ thống.
• Người phỏng vấn để một đặc điểm nào đó ảnh hưởng đến đánh giá của
mình
• Sức ép cần tuyển ảnh hưởng đến việc đánh giá
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 19
Yếu tố quyết định sự thành công
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 20
Phần I - Trình độ chuyên
môn và kinh nghiệm (bằng
cấp, chứng chỉ, số năm kinh
nghiệm, kiến thức, kỹ
năng); năng lực chuyên
môn
Bằng chứng / ví dụ Mức độ
(Cao – Trung bình – Thấp)
Phần II - Năng lực hành vi
về điều hành và quản lý
Bằng chứng Mức độ
(Cao – Trung bình – Thấp)
Phần III – Tính cách cá nhân
(giá trị, động lực, đặc điểm,
phong cách)
Bằng chứng Mức độ
(Cao – Trung bình – Thấp)
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 21
CompetenciesNăng lực
Skills, traits and characteristics managers identify in the best performers, what all employees do that can
be seen, heard or documentedNhững kỹ năng, cá tính và đặc điểm do các nhà quản lý nhận dạng đối với những nhân viên có thành tích
tốt, những điều tất cả nhân viên thực hiện có thể được nhìn, được nghe hoặc lưu lại
Corporate Team Player
Vai trò thành viên trong đội
Job specificCông việc cụ
thể
Ethical and reliable
Đạo đức và độ tin cậy
Personalised customer service
Dịch vụ khách hàng cá nhân
CommunicationGiao tiếp
Adaptable and flexible
Tính thích nghi và linh hoạt
For Managers, Supervisors and Team Leaders
Dành cho các nhà quản lý, giám sát và trưởng nhóm
Initiative to drive changeChủ động trong việc tạo ra
sự thay đổi
LeadershipKhả năng lãnh
đạo
Problem solving and decision making
Giải quyết Vấn đề và đưa ra quyết định
HonestTrung thực
TrustworthyĐáng tin cậy
ConscientiousTận tâm
Respect & value all individualsTôn trọng & đề cao giá trị của
mỗi cá nhân
Work efficientlyLàm việc hiệu
quảProactive &
positive attitudeChủ động và thái
độ tích cực
EmpathiseCảm thông
SensitiveNhạy cảm
CourteousLịch sự
FriendlyThân thiện
ApproachableDễ tiếp cận
Communicates effectivelyGiao tiếp hiệu quả
ConfidentTự tin
CooperativeHợp tác
Proactive & positive attitudeChủ động và thái
độ tích cực
Work efficientlyLàm việc hiệu
quả
InnovativeSáng tạo
Continuous improvement &
excellenceLiên tục cải tiến và
vượt trội
EvaluateĐánh giá
SupportHỗ trợ
PlanKế hoạch
InformCung cấp tin tức
InfluenceẢnh hưởng
Respect & value all individuals
Tôn trọng & đề cao giá trị của mỗi cá
nhân
FairCông bằng
ThoroughKỹ lưỡng Humble
Khiêm tốn
ConfidentTự tin
Proactive & positive attitudeChủ động và thái
độ tích cực
TechnicalChuyên môn
PracticalThực tiễn
SkilledKỹ năng lành
nghề QualifiedĐạt trình độ chuyên môn
Work as a teamLàm việc theo
nhóm
HelpGiúp đỡ
CooperateHợp tácBe corporate
Hoạt động đoàn thể
Respect & value all individuals
Tôn trọng & đề cao giá trị của mỗi
cá nhân
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 22
CÁC NĂNG LỰC CƠ BẢN • Giao tiếp bằng miệng
• Giao tiếp bằng văn bản
• Giải quyết vấn đề
• Dịch vụ khách hàng
• Quan hệ đối tác
• Các kỹ năng tương tác
• Tự hướng
• Thường xuyên học hỏi
• Sự linh hoạt
• Sự quyết đoán
• Sự tín nhiệm trình độ chuyên môn
• Sự chính trực/Trung thực
CẤP GIÁM SÁT
Những năng lực mức cơ bản:
•Sự đa dạng của đòn bẩy
•Sức bật
•Quản trị xung đột
•Xây dựng đội ngũ
•Khả năng ảnh hưởng/thương
thuyết
•Quản trị nguồn nhân lực
•Năng lực thúc đẩy
•Trách nhiệm
Những năng lực mức trung:
•Suy nghĩ sáng tạo/Sự cải tiến
•Quản trị tài chính
•Quản trị công nghệ
•Khả năng làm chủ doanh nghiệp
Những năng lực mức cao hơn:
•Suy nghĩ chiến lược
•Tầm nhìn
•Nhân thức bên ngoài
•Sự hiểu biết về chính trị
NHỮNG NĂNG LỰC
MỨC CƠ BẢN
NHỮNG NĂNG LỰC
MỨC CƠ BẢN
NHỮNG NĂNG LỰC
MỨC TRUNG
KHUNG NĂNG LỰC QUẢN LÝ
CẤP QUẢN LÝ
CẤP ĐIỀU HÀNH
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 23
Yêu cầu Bằng chứng Tầm quan trọng (Rất quan trọng –
Quan trọng – Không thật quan trọng)
Phần I – Trình độ và kinh nghiệm
(bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh
nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ
năng); năng lực chuyên môn
Tốt nghiệp ngành kinh tế - marketing
hoặc Quản trị kinh doanh
Chứng chỉ về quản trị họat động
Tối thiểu 10 năm quản lý bán hàng Cần tìm người có kinh nghiệm quản lý
bán hàng trong ngành bán lẻ, hàng hóa
tiêu dùng, dược phẩm, chuỗi cung ứng
Kiến thức về thị trường bán lẻ Việt
Nam
Chứng minh kinh nghiệm trong thị
trường Việt Nam
Thành thạo tiếng Anh Kinh nghiệm giải trình cho những
người có quyền lợi liên quan bằng
tiếng Anh hoặc phải giao dịch với các
khách hàng nói tiếng Anh
Giám đốc bán hàng khu vực
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 24
Phần II: Kỹ năng lãnh đạo và Quản trị
hành vi
Khả năng ảnh hưởng Ví dụ thực tế về khả năng lãnh đạo
nhóm hoặc tạo thay đổi bằng việc tạo
ảnh hưởng
Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết
định
Ví dụ thực tế về các tình huống phải ra
quyết định
Giao tiếp hiệu quả Ví dụ thực tế về việc truyền thông đến
đối tượng ở phạm vi toàn khu vực
Phần III – Tính cách cá nhân (giá trị,
động lực, đặc điểm, phong cách)
Xây dựng quan hệ Ví dụ thực tế về việc xây dựng quan hệ
tốt với khách hàng và cấp dưới
Liêm khiết Chứng minh tính liêm khiết qua các
mối giao dịch với cơ quan chính phủ
hoặc nhà cung ứng
Quy củ Chứng minh tính quy củ và kế hoạch
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 26
Yêu cầu Bằng chứng Tầm quan trọng (Rất quan trọng –
Quan trọng – Không thật quan trọng)
Criticalness (H-M-L)
Phần I – Trình độ và kinh nghiệm
(bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh
nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ
năng); năng lực chuyên môn
Tốt nghiệp ngành kinh tế - marketing
hoặc Quản trị kinh doanh
Rất quan trọng
Chứng chỉ về quản trị họat động Không thật quan trọng
Tối thiểu 10 năm quản lý bán hàng Cần tìm người có kinh nghiệm quản lý
bán hàng trong ngành bán lẻ, hàng
hóa tiêu dùng, dược phẩm, chuỗi
cung ứng
Rất quan trọng
Kiến thức về thị trường bán lẻ Việt
Nam
Chứng minh kinh nghiệm trong thị
trường Việt Nam
Quan trọng
Thành thạo tiếng Anh Kinh nghiệm giải trình cho những
người có quyền lợi liên quan bằng
tiếng Anh hoặc phải giao dịch với các
khách hàng nói tiếng Anh
Không thật quan trọng – Quan trọng
Giám đốc bán hàng khu vực
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 27
Phần II: Kỹ năng lãnh đạo và Quản trị
hành vi
Khả năng ảnh hưởng Ví dụ thực tế về khả năng lãnh đạo
nhóm hoặc tạo thay đổi bằng việc tạo
ảnh hưởng
Rất quan trọng
Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết
định
Ví dụ thực tế về các tình huống phải ra
quyết định
Rất quan trọng
Giao tiếp hiệu quả Ví dụ thực tế về việc truyền thông đến
đối tượng ở phạm vi toàn khu vực
Rất quan trọng
Phần III – Tính cách cá nhân (giá trị,
động lực, đặc điểm, phong cách)
Khả năng xây dựng quan hệ Ví dụ thực tế về việc xây dựng quan hệ
tốt với khách hàng và cấp dưới
Không thật quan trọng – Quan trọng
Tính liêm khiết Chứng minh tính liêm khiết qua các
mối giao dịch với cơ quan chính phủ
hoặc nhà cung ứng
Rất quan trọng
Tính quy củ Chứng minh tính quy củ và kế hoạch Rất quan trọng
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 28
Bài tập nhóm
Các yếu tố thành công thiết yếu cho
vị trí
Trưởng phòng đào tạo tại H&M
So sánh phỏng vấn truyền thống và phỏng vấn tình
huống với phỏng vấn dựa trên năng lực
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 29
so với
Hãy kể 1
dịp khi …
- Hãy kể cho
tôi nghe về
một lần,
khi…
-Hãy cho một
ví dụ anh/chị
làm thế nào…
- Anh/chị
giải quyết
thế nào
với…
Tôi yêu các
câu hỏi tình
huống
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 30
Câu hỏi phỏng vấn dựa trên năng lực – Vị trí Giám đốc kinh doanh khu vực
•Về Giao tiếp
– Đưa ra một ví dụ khi bạn phải truyền tải một thông tin phức tạp theo 1 cách đơn giản để giải thích
cho người khác
– Làm thế nào để giao tiếp tốt và có những luồng thông tin với người khác.
•Về Lãnh đạo
– Mô tả về thời gian bạn cải thiện hiệu suất làm việc của một nhóm. Điều gì là thách thức với bạn và
bạn đã làm thế nào để giải quyết chúng?
– Đưa ra 1 ví dụ về rủi ro mà bạn gặp phải. Tại sao bạn lại quyết định chấp nhận rủi ro đó?
•Về Ra Quyết Định
– Đưa 1 tình huống mà bạn phải ra quyết định khi bạn không có tất cả các thông tin thực tế?
– Bạn có thể đưa ra một tình huống mà bạn phải ra quyết định ngay lập tức?
•Về Quản Lý Thời Gian
– Bạn có thể kể về 1 tình huống bạn phải thay đổi quyết định và phút cuối cùng cho kế hoạch kinh
doanh của bạn và bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào. Kết quả là gì?
– Kể cho tôi nghe tình huống khi bạn phải đánh đổi điều gì đó để hoàn thành đúng thời hạn công việc.
Điều gì được bạn lựa chọn và quyết định cũng như tác động đến quyết định của bạn?
•Về tạo ảnh hưởng
– Mô tả tình huống mà bạn có thể tạo ảnh hưởng tới người khác trong 1 vấn đề quan trọng. Bạn đã
sử dụng phương pháp hay chiến thuật nào trong tình huống đó?
– Mô tả tình huống bạn cần phải tạo ảnh hưởng tới các đối tác khác nhau – những người có các
chương trình khác nhau.
•Toàn vẹn
– Khi bạn phải nói dối để đạt được mục tiêu, tại sao bạn làm điều đó? Bạn cảm thấy thế nào nếu bạn
có thể đạt được vẫn mục tiêu đó nhưng theo một cách khác?
– Đã bao giờ bạn được yêu cầu phải làm một việc bất hợp pháp, trái đạo đức hoặc trái với các
nguyên tắc của bạn? Bạn đã làm gì vào lúc đó?
Khái Quát
Cụ Thể
Chứng minh ro ràng
Ưng viên xuất săc
KỸ THUẬT STAR
31
MÔ HINH STAR KY THUÂT PHONG VÂN THEO MÔ
HINH PHÊU
TINH HUÔNG - Mô tả thời gian xảy ra tình huống . . .
- Có những ai tham gia vào tình huống ấy
NHIÊM VU - Bạn được mong đợi se thể hiện như thế nào
?
- Vai trò của bạn là gì ?
HANH ĐÔNG
- Việc đầu tiên bạn làm là gì ?
- Sau đó bạn làm những gì ?
- Bạn đã làm như thế nào ? Tại sao bạn quyết
định làm như vậy ?
KÊT QUA
- Kết quả như thế nào ?
- Phản hồi từ những người khác trong tình
huống ấy như thế nào ?
- Bạn rút ra bài học gì từ tình huống ấy ?
CÂU HỎI MẪU KIỂM TRA NĂNG LỰC
Khả năng thích ứng
•Hãy cho chúng tôi biết về sự thay đổi lớn nhất mà bạn đã trải qua trong công việc trước đây của bạn. Bạn đã giải
quyết nó như thế nào?
Khả năng giao tiếp
•Bạn có thể kể cho chúng tôi một trường hợp nào đó bạn đã không thể giao tiếp hay ứng xử hợp lý được không?
Nếu được làm lại, bạn nghĩ mình se làm gì để thay đổi điều đó?
•Hãy mô tả 1 tình huống khi bạn phải giải thích một việc rất phức tạp với đồng nghiệp của mình. Vấn đề gì đã xảy
ra và bạn đối phó với nó như thế nào?
Khả năng sáng tạo
•Đã có khi nào bạn xử lí một tình huống với một cách tiếp cận độc đáo của riêng bạn khác với những gì mọi người
vẫn hay làm chưa? Có thử thách nào không? Bạn đã đối mặt và xử lí nó như thế nào?
Tính quyết đoán
•Hãy nói cho chúng tôi biết về 1 quyết định của bạn dù biết rằng nó không đi theo lối suy nghĩ của đa số mọi
người. Bạn đã giải quyết quá trình ra quyết định đó như thế nào? Bạn xử lí ra sao với những phản hồi không tích
cực từ những người khác?
Sự linh hoạt
•Hãy mô tả 1 tình huống mà bạn đột ngột thay đổi cách tiếp cận của mình giữa chừng. Điều gì đã khiến cho bạn
quyết định thay đổi như vậy? Bạn đã làm những gì để sự thay đổi ấy diễn ra suôn sẻ?
•Hãy mô tả 1 nhiệm vụ bạn được yêu cầu thực hiện mà bạn chưa bao giờ thử làm trước đây.
Tính chính trực
•Bạn đã bao giờ ở trong trường hợp một người nào đó yêu cầu bạn phải làm một việc mà bạn vẫn luôn phản đối
chưa? Bạn đã xử lí tình huống ấy như thế nào?
35
CÂU HỎI MẪU KIỂM TRA NĂNG LỰC
• Khả năng lãnh đạo
Hãy mô tả tình huống khi bạn được giao nhiệm vụ lãnh đạo và cải thiện khả năng làm việc của một
nhóm nào đó. Bạn có gặp thử thách nào không? Nếu có, bạn đã giải quyết chúng như thế nào?
• Sự bền bỉ
Bạn đối mặt với áp lực như thế nào?
Hãy mô tả tình huống khi bạn nhận được phản hồi không tích cực từ phía cấp trên, đồng nghiệp hoặc
khách hàng. Bạn đã đối mặt với nó như thế nào? Và kết quả ra sao?
• Khả năng làm việc nhóm
Hãy mô tả tình huống khi thành viên trong team của bạn không đồng ý phối hợp với bạn. Bạn đã giải
quyết tình huống đó như thế nào?
Hãy mô tả tình huống bạn là thành viên của một nhóm nào đó. Bạn đã làm như thế nào để có những
đóng góp tích cực cho kết quả chung của nhóm?
• Những khả năng khác
Nhà tuyển dụng có thể đặt những câu hỏi liên quan đến các kĩ năng khác như:
Kế toán, tham vọng, khả năng tiếp cận, tuân thủ quy định, giải quyết xung đột, tư duy phê phán, ủy
thác, linh hoạt, tính toàn diện, khả năng gây ảnh hưởng, khả năng ra sáng kiến, khả năng xoay sở,
chấp nhận mạo hiểm, …
36
BÀI HOC RUT RA
• Thế nào là phỏng vấn năng lực hành vi?
• Tại sao nó lại quan trọng?
• Những yếu tố tư duy phê phán làm nên thành công
• Những điều “Phải có” và những điều “Muốn có”
• Cách xây dựng cấu trúc câu hỏi phỏng vấn năng lực
hành vi
• Phương pháp STAR
• Cách áp dụng những bài học này vào tổ chức của
mình
39
RGF
Presented by:
Venna Tan
Regional Talent Director
+65 9028 0875
Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 40