pier andrea tosetto eventi aggregativi i congressi associativi i congressi associativi
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PIER ANDREA TOSETTO
EVENTI AGGREGATIVIEVENTI AGGREGATIVI
EVENTI AGGREGATIVIEVENTI AGGREGATIVII CONGRESSI ASSOCIATIVI
I CONGRESSI ASSOCIATIVI
PIER ANDREA TOSETTO
Scelta della sede, Scelta della sede, dei fornitori, dei fornitori, negoziazione negoziazione
e contrattualisticae contrattualistica
ANDROIDEA
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COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE
UNA SEDE
COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE
UNA SEDE
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C&VBInternetPubblicazioni di settoreCatene alberghiereAssociazioni
ProfessionaliReferenze da colleghiFIERE di settore
LE FONTILE FONTI
- Conoscere i diversi tipi di sedi e di strutture - Saper valutare pro e contro sull’utilizzo
di ciascuna struttura - Stilare una lista di domande utili
per la ricerca e selezione della sede- Essere in grado di preparare una RFP
“richiesta di proposta”- Conoscere gli elementi base di un contratto
OBIETTIVIOBIETTIVI
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Per organizzare bene un Congresso ….
BISOGNA DARE IN NUMERI BISOGNA DARE IN NUMERI
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7 W7 W
1. WHO2. WHAT3. WHEN4. WHERE5. WHY6. WHOOPS7. WOW
1. WHO2. WHAT3. WHEN4. WHERE5. WHY6. WHOOPS7. WOW
la pianificazione strategica è alla base
della pianificazione logistica
la pianificazione strategica è alla base
della pianificazione logistica
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9 Passi9 Passi1. Determinare gli obiettivi 2. Raccogliere dati storici3. Stabilire gli spazi utili4. Identificare interessi ed aspettative dei partecipanti5. Selezionare la destinazione6. Scegliere le sedi7. Valutare ed ispezionare di nuovo le sedi8. Creare una RFP 9. Prenotare la sede/struttura
Scopi del meeting Ascoltare le esigenze
degli stakeholderScegliere l’ambientazione
DETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVI
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Obiettivi del committenteObiettivi dell’evento
Obiettivi dei partecipanti
Obiettivi del committenteObiettivi dell’evento
Obiettivi dei partecipanti
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DETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVI
Obiettivi formativi
Obiettivi finanziari
Obiettivi di socializzazione
Obiettivi di riconoscimento
Obiettivi di motivazione
Obiettivi formativi
Obiettivi finanziari
Obiettivi di socializzazione
Obiettivi di riconoscimento
Obiettivi di motivazione
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RACCOGLIERE I DATI STORICIRACCOGLIERE I DATI STORICIlavoriamo sul passatolavoriamo sul passato
RACCOGLIERE I DATI STORICIRACCOGLIERE I DATI STORICIlavoriamo sul passatolavoriamo sul passato
Numero dei partecipantiInformazioni demograficheQuantità camere degli allotmentBudget e performance finanziariaSpazi necessari al CongressoNecessità per il F&BSpazi per l’area espositivaTempistica dei servizi
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STABILIRE GLI SPAZI UTILISTABILIRE GLI SPAZI UTILIlavoriamo sul futurolavoriamo sul futuro
STABILIRE GLI SPAZI UTILISTABILIRE GLI SPAZI UTILIlavoriamo sul futurolavoriamo sul futuro
Stabilire gli spazi utili vuol dire determinare lo SPAZIO FISICO ed elaborare il MEETING PROFILE
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MEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILE
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report dei dati degli eventi precedenti
relativi ai servizi utilizzati, al profilo dei partecipanti,
all’occupazione alberghiera
MEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILE
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quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile
quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile
Date da preferire
Partecipazione
Prenotazioni alberghiere
Spazi per le riunioni
Food & Beverage
Spazi espositivi
Area registrazione
Spazi accessori ed altro
IDENTIFICARE INTERESSI IDENTIFICARE INTERESSI
ED ASPETTATIVE PARTECIPANTIED ASPETTATIVE PARTECIPANTI
IDENTIFICARE INTERESSI IDENTIFICARE INTERESSI
ED ASPETTATIVE PARTECIPANTIED ASPETTATIVE PARTECIPANTI
Eventuali preferenze sulla destinazione o sulla strutturaEventuali regimi alimentariInteressi legati al profilo dei partecipanti:
età, sesso, accompagnatori, attività culturali
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Obiettivi del CongressoStabilità economica e politicaSpazi utiliSupporto delle Autorità LocaliSituazioni trasportoRotazione dei MeetingPossibile partecipazione in funzione della destinazione
1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE
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Stagionalità/periodoPrezzoOriginalità o unicità dell’offertaOfferta territorialeAppeal turisticoPrecedenti esperienze personali o di colleghi
2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE
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SCEGLIERE LA SEDESCEGLIERE LA SEDE
Urbana / Periferica
(Resort)Palazzo dei Congressi AlbergoFieraLocation insolita
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Centro Congressi Conference Center Convention Center
Residenziale / Non residenzialeUniversitario / AziendaleAnnesso o interno a struttura alberghiera o resort
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Centro Congressi Conference Center Convention Center
PRO E CONTROPRO E CONTRO
CENTRO CONGRESSI / ALBERGOCENTRO CONGRESSI / ALBERGO
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1. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI
1. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI
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Sala principale o sala plenariaSale per le sessioni paralleleSale per riunioni: break-out roomSale per workshop e/o per corsiSala per Poster SessionArea espositivaArea registrazione
2. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI
2. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI
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Aree per il tempo libero e per gli incontri informali
Sale e spazi per la ristorazioneArea guardaroba Area magazzinoGreen room/hospitality room Area riservata a segreteria e ufficiALTRO
FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE
FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE
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- Posizione della struttura prescelta rispetto ad altre e flussi di traffico- Configurazione delle sale : dimensioni, altezza dei soffitti, massima capienza- Vicinanza ai servizi, anche per disabili- Acustica, isolamento acustico o presenza di rumori di fondo- Visibilità da parte dei presenti in sala
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- Esigenze dei Relatori e degli Speaker- Facilità di movimento da una sala all’altra, da un’area all’altra- Vie di accesso e di fuga- Accessibilità per i disabili - Attrezzature di base presenti in ciascuna sala - Tecnologie presenti in loco
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- Areazione e/o climatizzazione - Illuminazione : se idonea alle esigenze dell’evento e di facile gestione - Voltaggio, cablaggio, allacci utenze- Controllare se sono previsti piani di ristrutturazione - Verificare se è disponibile in loco personale tecnico ed a quali condizioni- C’è un buon oscuramento ?
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VALUTAZIONIE PROCEDUREVALUTAZIONI
E PROCEDURE
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- Non dimenticare la prenotazione di Break-out Room o salette per Board Meeting - Chiedere, se necessario, l’autorizzazione a portare i propri fornitori- Chiedere alla struttura se ci sono fornitori In esclusiva e per quali servizi- Area parcheggio e se custodita- La struttura fornisce nelle sale riunioni blocchi, matite, acqua … a titolo gratuito? - Valutazione dei rischi / AssicurazioniANDROIDEA
- Richiedere area per il guardaroba ed eventualmente il servizio- Verificare se esiste uno spazio espositivo - Verificare spazio per immagazzinare o gestire il materiale per l’evento in sicurezza- Adottare una corretta segnaletica- Se possibile evitare sale con specchi posti dietro lo Speaker: distraggono il pubblico
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- Verificare che ci siano aree idonee per le pause caffè e per la ristorazione- Conoscere ed incontrare lo staff della sede : condividere tutti i dettagli dell’evento- Informarsi su orari di lavoro del personale in loco e di eventuali obblighi contrattuali - Obblighi SIAE- Verificare eventuali altre manifestazioni in contemporanea
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PREPARARE UNA RFPPREPARARE UNA RFP
Che cosa è una RFP ?
Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ?
Utili suggerimenti per non creare confusione
Che cosa è una RFP ?
Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ?
Utili suggerimenti per non creare confusione
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1. RFP cosa non dimenticare1. RFP cosa non dimenticare
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- Dettagli del Congresso: LUOGO, DATE, COMITATI/SPONSOR, STORIA- Partecipanti ed Espositori: PROFILO e NUMERI- Scopo del Congresso: COSA SI RICHIEDE AL FORNITORE- Contatti: CHI FA COSA, LINEE GUIDA- Data entro la quale bisogna ricevere la proposta e come- Indicazioni dei ns. tempi per la risposta
2. RFP cosa non dimenticare2. RFP cosa non dimenticare
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Numero, tipologie di camere, upgrading, gratuitàServizi congressuali: attrezzature tecnologicheEventuali spazi espositivi e per stoccaggio materialeDate allestimento e disallestimento e tempisticheArea accoglienza e registrazioneServizi ed aree F& B (tipologia e date)
SPEC
IFIC
AR
E N
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ETTA
GLI
SPEC
IFIC
AR
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EI D
ETTA
GLI
3. RFP cosa non dimenticare3. RFP cosa non dimenticare
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Eventuali aree per attività sociali Servizi speciali (inclusi accessi ai disabili o altro)Bozza di programmaEventuale indicazione tariffariaTariffe nette o commissionabiliProcedure e criteri di selezioneSP
ECIF
ICA
RE
NEI
DET
TAG
LISP
ECIF
ICA
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DET
TAG
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I FORNITORII FORNITORII FORNITORII FORNITORI
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Ciascun fornitore deve essere selezionato con attenzione:
potrà essere la chiave del vostro successo
Il miglior fornitore non è quello che offre il prezzo più basso, ma quello che ci garantisce
il servizio migliore al miglior prezzo
I FORNITORII FORNITORII FORNITORII FORNITORI
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Il Fornitore ideale deve essere coinvolto nel progetto,
partecipare al suo sviluppo, fidelizzato, così diventa
Partner
Sapere i propri bisogni
Conoscere le esigenze di controparte
Sapere i propri bisogni
Conoscere le esigenze di controparte
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TUTTO E’ NEGOZIABILETUTTO E’ NEGOZIABILETUTTO E’ NEGOZIABILETUTTO E’ NEGOZIABILE
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QUALI SONO GLI ELEMENTI QUALI SONO GLI ELEMENTI DELLA NEGOZIAZIONEDELLA NEGOZIAZIONE
QUALI SONO GLI ELEMENTI QUALI SONO GLI ELEMENTI DELLA NEGOZIAZIONEDELLA NEGOZIAZIONE
1.1. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE1.1. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE
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Flessibilità delle date StagionalitàTariffe flat per le camere, per tipologia. UpgradingAmenity, frigobar, trattamento VIP, Wi-fiNumero dei ripassi giornalieri nelle camereServizi gratuiti
2.2. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE2.2. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE
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Meeting set up predefinitoOrganizzazione personalizzata IN e OUT (check-in e check-out)Politica depositi e pagamentiClausole riduzioni del contingente camere Cancellazioni e penali
3.3. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE3.3. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE
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Servizi offerti a titolo gratuito quali: piscina e centro benessere, campi sportivi Eventuali richieste di soggiorno post-evento Minimi garantiti per la ristorazione Gara tra più location o destinazioniNoleggio attrezzature o allestimenti
LA DECISIONE FINALELA DECISIONE FINALE
Riunione interna e presentazione delle sedi
Presentazione al cliente
Richiesta del contratto alla sede prescelta
Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore
Riunione interna e presentazione delle sedi
Presentazione al cliente
Richiesta del contratto alla sede prescelta
Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore
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1.1. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE1.1. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE
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Anticipare nel contratto con l’albergo le vostre esigenze in termini di sale: avrete modo di mantenere gli spazi fino al momento di doverne rilasciare qualcuno
Prenotare le sale per le quali è previsto allestimento e disallestimento complesso su base 24 ore
Nel contratto per gli spazi sarà previsto una scadenza (release date) entro il quale confermare alla struttura le nostre esigenze in via definitiva, rilasciando gli spazi che non utilizzeremo
2.2. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE2.2. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE
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Cercate di prevedere pochi cambi nel set-up delle sale prenotate
Mettete tutto per scritto, sempre, ed in particolare le vostre esigenze riguardanti le utenze (elettricità, collegamenti web, tipo di sedute, ecc ..)
Se durante le prime riunioni con la struttura non sarete ancora in grado di definire le vostre richieste di spazi, almeno indicate l’altezza minima dei soffitti e lo spazio minimo in mq/persona
3.3. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE3.3. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE
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Cercate di ottenere la planimetria degli spazi, ma VERIFICATE sempre di persona, potrebbero esserci state modifiche
Prestate giusta attenzione alle esigenze dei relatori: podio, piattaforme , leggìo o altro
VERIFICATE, VERIFICATE ED INSERITE OGNI DETTAGLIO NEL CONTRATTO
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IL CONTRATTO IL CONTRATTO
IL CONTRATTOIL CONTRATTO
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Deve essere sempre in forma scritta; non accettare accordi verbaliDeve essere stilato nei minimi dettagliDeve essere firmato dai Responsabili di tutte le parti in causa Per i Congressi Internazionali è meglio rivolgersi ad un Legale assicurandosi una corretta traduzione
IL CONTRATTOgli elementi di baseIL CONTRATTOgli elementi di base
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Status di eventuali opzioniDettagli del congressoObiettivi ed aspettative delle parti in causa Specifica delle tariffe e dei prezziTutti i termini delle scadenze e confermeObblighi contrattuali per le parti in causaEventuali modifiche contrattuali in caso di parziale modifica o cancellazione dei servizi
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REVISIONERECESSIONEREVISIONE
RECESSIONE
ALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLE
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Allotment e tipologia camere Tariffa vendita camera Prenotazione e acconti Clausole no-show Riduzione contingente camere Commissioni, concessioniProcedure pagamentiRichieste F&B e minimi garantitiEventuali lavori di allestimento in sede
ALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLE
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Richiesta spazi congressualiClausole per eventuali danniPenalità per riduzione contingenteCondizioni e penalità per rescissione contrattoCancellazioni di serviziCoperture assicurativeAccessibilitàForo competente
buon lavoro
PIER ANDREA TOSETTO
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LA RISPOSTA AI QUESITIDEL SOUL-SEARCHING
LA RISPOSTA AI QUESITIDEL SOUL-SEARCHING
MISSIONE DELL’AZIENDAMISSIONE DELL’AZIENDA
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I PRINCIPI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE
I PRINCIPI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE
OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE,
PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE
OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE,
PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE
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