pilotage économique d’un établissement du cneap

Rassemblement de la FFNEAP - Tours

5 & 6 mai 2011

Pilotage économique d’un établissement du CNEAP


5 & 6 mai 2011

Objectifs de l’atelier

Comment assurer le PILOTAGE SECURISEPILOTAGE SECURISE d’un établissement agricole ?

Informer sur les OUTILS COMMUNSOUTILS COMMUNS et les EXPERIENCES REUSSIESEXPERIENCES REUSSIES


5 & 6 mai 2011

Contenu de l’atelierI Axes pour une gestion saine

II Comptabilité analytique CREAP Midi Pyrénées et Languedoc Roussillon

III Tableaux de bord Etablissement de Coulogne


5 & 6 mai 2011

I - Axes pour une I - Axes pour une gestion sainegestion saine


5 & 6 mai 2011

Axes pour une gestion saine 4 grandes règles de gestion

• Gérer, c’est d’abord prévoir• Prévoir à partir des historiques et du contexte• Prévoir à partir de la comptabilité analytique• Des tableaux de bord simples, fiables et pertinents

Les outils communs mis en place par le CNEAP pour tous les établissements

• Un plan comptable• Des guides• Un Observatoire économique et financier• Des tableaux d’indicateurs : Tisec


5 & 6 mai 2011

Règle 1 : Gérer, c’est d’abord prévoir

Outils de prévision

• Budget de fonctionnement• Budget d’investissement• Trésorerie prévisionnelle mensuelle

Prévoir c’est AVANT, et pas APRES le début de l’exercice comptable


5 & 6 mai 2011

Règle 1 : Gérer, c’est d’abord prévoir

Approche gestion

AnticipativeEstimative

Approche comptable

RétrospectivePrécise

Elaboration budgets en novembre décembre pour l’année en cours

Elaboration budgets en mai juin juillet pour la rentrée suivante


5 & 6 mai 2011

Exemple de calendrier comptable et financier


5 & 6 mai 2011

Règle 2 : Prévoir à partir des historiques et du contexte

Pour les données clés• Fonder les hypothèses budgétaires à partir

constats passés et du contexte actuel

Exemple• Tableau des rendez vous de pré-inscription


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Règle 3 : Prévoir à partir de la comptabilité analytique

Pour une structure multi-activités

• Construction de chaque budget analytique à partir des balances analytiques

• Budget global de l’association = Somme des budgets analytiques


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Règle 4 : Des tableaux de bord simples, fiables et pertinents

Présentation des tableaux de bord

• Constante• En comparaison avec les états passés• Des commentaires écrits• Des graphes sur les évolutions des données clés


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Mise à disposition par le CNEAP d’outils communs

Plan comptable du CNEAP • actualisé (à paraître en juin-juillet)

Guides de comptabilité et de gestion• Comptabilité générale• Comptabilité analytique• Guide du contrôle interne

Observatoire économique et financierTISEC


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TISEC - Onglet financier


5 & 6 mai 2011

II - La comptabilité analytique

Un vrai outil d’aide à la décision


5 & 6 mai 2011

Témoignages sur l’expérience des CREAP Midi Pyrénées et Languedoc Roussillon

Pourquoi ou quel était le besoin ?

Comment, a-t-on procédé ?Formation IFEAP et Suivi du DREAP

Quels apports ?CREAP , Présidents, Administrateurs, Chefs d’établissement

Les conditions de réussitesUne réelle volonté, une formation, un suivi en CREAP par une

personne ressource


5 & 6 mai 2011

Pourquoi une comptabilité analytique ?

Les 5 bonnes raisons pour s’y mettre

La valorisation pour un lycée

Les principaux ratio partagés

Comment ça marche ?


5 & 6 mai 2011

.

5 bonnes raisons pour s’y mettre (1)

Raison 1 : réglementaireRaison 1 : réglementaire

Loi 84/185 du 31 décembre 1984 : contrat entre l’État et l’Association.

Ce contrat : obligation de remettre au TPG (copie SRFD) des comptes spécifiquement associés à la Formation initiale (tableau CNEAP)

Identification claire des activités d’apprentissage et formation continue


5 & 6 mai 2011

5 bonnes raisons pour s’y mettre (1bis)

REELAnnée N

BUDGETAnnée N

REEL Année N - 1

CHARGESREEL

Année NBUDGETAnnée N

REELAnnée N - 1

BUDGETAnnée N

REELAnnée N - 1

60 ACHATS 7061 PARTICIPATION DES FAMILLES

61 AUTRES CHARGES EXTERNES 7065PARTICIPATION DE L'État ET DES COLLECTIVITES PUBLIQUES

62 AUTRES SERVICES EXTERIEURS 70 PRODUITS DIVERS63 IMPOTS ET TAXES 74 SUBVENTIONS D'EXPLOITATION

64 CHARGES DE PERSONNEL 75AUTRES PRODUITS DE GESTIONCOURANTE

65AUTRES CHARGES DE GESTIONCOURANTE

77 PRODUITS EXCEPTIONNELS

66 CHARGES FINANCIERES 78REPRISES AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS

68 AMORTISSEMENTS ET PROVISIONSA TOTAL DES CHARGES

(60+61+62+63+64+65+66+67+68)0 G TOTAL DES PRODUITS

(70+74+75+77+78+79)0

B CHARGES EXCEPTIONELLES H PRODUITS EXCEPTIONNELS (77) 0C TOTAL DES CHARGES (A+B) 0 I TOTAL DES PRODUITS (G+H) 0D REPRISE DEFICITS ANTERIEURS J REPRISE EXCEDENTS ANTERIEURSE TOTAL (C+D) 0 K TOTAL 0F EXCEDENTS CUMULES (K-E) 0 L DEFICITS CUMULES (E-K) 0

Demi-pension - Internes/externés

COMPTE DE RESULTAT pour la gestion de la FORMATION INITIALE SOUS CONTRAT

EXERCICESIdentification de l'Association Responsable

Externes

Durée de l'exercice : ………………mois

Internes …………………………………………………………………………………………………………………………………………….TOTAL ELEVESFORMATION INITIALE

0Etablissement

Exercice clos le ……………………………………..

PRODUITSREEL

Année N

79

Visa de l'Expert-Comptable Signature du Président de l'Association Signature du Directeur de l'Etablissement

TRANSFERT DE CHARGES


5 & 6 mai 2011


Raison 2 : clarificationRaison 2 : clarification

Une Association mène en général plusieurs activités. Sa comptabilité générale est comme un lac alimenté (comptes consolidés) par des ruisseaux (sections analytiques). Autant bien connaître comment ce lac est alimenté.


5 & 6 mai 2011


Raison 3 : simplificationRaison 3 : simplification

En l’absence de comptabilité analytique le comptable a tendance à créer des sous-comptes afin de commencer à distinguer les activités. Exercice inutile si la comptabilité analytique est en place.


5 & 6 mai 2011


Raison 4 : gestionRaison 4 : gestionLa comptabilité analytique permet d’identifier

des coûts unitaires :• formation initiale / élève (éventuellement / site)• repas • Nuitée• entretien des locaux/m²• etc.


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Raison 5 : comparaison (étalonnage)Raison 5 : comparaison (étalonnage)Les lycées qui le souhaitent peuvent se

comparer à d’autres en matière de coûts et engager selon les situations des actions en matière de : • Productivité• Qualité• Etc.


5 & 6 mai 2011

TARIFS et TARIFS et évolution :évolution : subventionssubventions

Contribution Contribution des famillesdes familles

La valorisation pour un Lycée

PRIX DE PRIX DE REVIENT :REVIENT :

charges charges affectéesaffectées

Charges Charges indirectesindirectes


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CHARGES CHARGES AFFECTÉES:AFFECTÉES:

• • matières 1airesmatières 1aires • • prestataireprestataire • • personnelpersonnel • • autres autres • • amortissementsamortissements

CHARGES CHARGES INDIRECTES:INDIRECTES:

• • entretien locauxentretien locaux • • loyer estiméloyer estimé • • admin généraleadmin générale

RECETTES :RECETTES : subventionssubventions

contribution contribution des famillesdes familles

La valorisation pour un LycéeExemple LE PRIX d’un REPAS - 1Exemple LE PRIX d’un REPAS - 1


5 & 6 mai 2011




CHARGES CHARGES AFFECTÉES:AFFECTÉES:

• • matières 1airesmatières 1aires • • prestataireprestataire • • personnelpersonnel • • autres autres • • amortissementsamortissements

CHARGES CHARGES INDIRECTES:INDIRECTES:

• • entretien locauxentretien locaux • • loyer estiméloyer estimé • • admin généraleadmin générale

COMPARATIF d’un exercice

à l’autre

La valorisation pour un LycéeExemple LE PRIX d’un REPAS - 2Exemple LE PRIX d’un REPAS - 2


5 & 6 mai 2011




FORMATIONFORMATIONINITIALEINITIALE

ENTRETIEN ENTRETIEN LOCAUXLOCAUX

REPASREPAS

NUITÉE NUITÉE INTERNATINTERNAT

Les principaux ratios partagés avec d’autres lycées


5 & 6 mai 2011

ATTENTION à BIEN COMPARER CE QUI EST COMPARABLE!ATTENTION à BIEN COMPARER CE QUI EST COMPARABLE!Les effectifs par classe, les plateaux techniques ne sont pas les mêmes!

EXEMPLE CHOISI sur des lycées « mixtes » :Ayant dans leur structure une ou plusieurs> Filière professionnelle> Filière générale ou technologique> Filière SERVICES

ATTENTION à veiller au mieux disant ATTENTION à veiller au mieux disant (rapport QUALITÉ/PRIX) et non toujours au moins disant


5 & 6 mai 2011

LES ACHATS : LES ACHATS : 348€348€

IMPOTS & IMPOTS & TAXES : TAXES :

27€27€

PERSONNEL PERSONNEL AFFECTÉ : AFFECTÉ :

689€689€

TOTAL TOTAL AFFECTÉ : AFFECTÉ :

1.205€1.205€


5 & 6 mai 2011

FORMATION INITIALE : CHARGES DU LYCÉE

ADMIN ADMIN Générale : Générale :

580€580€

ENTRETIEN ENTRETIEN LOCAUX : LOCAUX :

290€290€

LOYER LOYER GESTION GESTION PROPRE : PROPRE :

364€364€

TOTAL TOTAL AFFECTÈ : AFFECTÈ :

1.205€1.205€

9,0m²/élève32,3€ / m²

TOTAL TOTAL CHARGES / CHARGES /

élève : élève : 2.440€2.440€


5 & 6 mai 2011

FORMATION INITIALE : CHARGES D’ENSEMBLE

Valorisation Valorisation salariale salariale

enseignants enseignants droit public : droit public :

5.772€5.772€

TOTAL TOTAL CHARGES CHARGES LYCÉE : LYCÉE : 2.440€2.440€

LOLF 2009 : 44.000€/ETP

CONSOLIDÉ CONSOLIDÉ CHARGES / CHARGES /

élève : élève : 8.212€8.212€


5 & 6 mai 2011

COÛT D’UN REPAS

CHARGES CHARGES INDIRECTES : INDIRECTES :

0,84€0,84€

CHARGES CHARGES DIRECTES : DIRECTES :

3,78€3,78€

Calcul sur 335.000 repas

CONSOLIDÉ CONSOLIDÉ / REPAS : / REPAS :

4,62€4,62€


5 & 6 mai 2011

COÛT D’UNE NUITÉE

CHARGES CHARGES INDIRECTES : INDIRECTES :

7,21€7,21€

CHARGES CHARGES DIRECTES : DIRECTES :

6,06€6,06€

Calcul sur 111.000 nuitées

CONSOLIDÉ CONSOLIDÉ / NUITÉE : / NUITÉE :

13,27€13,27€


5 & 6 mai 2011

Comment ça marche ?

La comptabilité analytique va comporter 2 types de sections2 types de sections

• Les sections principalesLes sections principales• Celles qui correspondent aux métiers de l’association et qui

resteront après déversement des sections secondaires

• Les sections secondairesLes sections secondaires• Ce sont les sections de MOYENSMOYENS et de SERVICESSERVICES qui

accompagnent la réalisation du cœur des métiers de l’association


5 & 6 mai 2011

C’est la section de l’ASSOCIATION - Comme propriétaire ou se comportant comme tel (LOYER)(LOYER)- Comme communauté d’engagements partagés.C’est donc la section du Présidentdu Président

C’est la section liée au CONTRAT - FORMATION INITIALE dontFORMATION INITIALE dont½ pensionnaires et internes pour ce qui est des recettes (subventions et contribution des familles)

Les sections principales

FI sous contrat

Appren-tissage

Formation Continue

Accueil Groupes

Production ex : ferme

Gestion propre


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Installations et entretien des locaux

Administration générale

RESTAURATION INTERNATAtelier

pédagogique & autres

Déversées par étapes successives dans les autres sections secondaires et Déversées par étapes successives dans les autres sections secondaires et les sections principales les sections principales

poids poids économiqueéconomique

nombre nombre repasrepas

nombre nombre nuitéesnuitées

Les sections secondaires (1)

M²M²


5 & 6 mai 2011

C’est ce qu’il restera après déversement des sections secondairesC’est ce qu’il restera après déversement des sections secondaires

TABLEAU TABLEAU CNEAPCNEAP

FI sous contrat

Appren-tissage

Formation Continue

Accueil Groupes

Production ex : ferme

Gestion propre

Les sections secondaires (2)


5 & 6 mai 2011

Tout au long de l’annéeTout au long de l’année

• Les factures (dépenses et recettes) sont affectées à une ou plusieurs sections analytiques lors de la saisie comptable

En fin d’exerciceEn fin d’exercice

• Extraction des données comptables dans un tableur (maquette comptabilité analytique) puis déversements progressifs après saisie des unités d’œuvre


5 & 6 mai 2011

III - Tableaux de bordIII - Tableaux de bord

Cas concret : LEAP de Coulogne


5 & 6 mai 2011

Présentation du lycée (1)

400 élèves de la 4ème au Bac + 3120 apprentis du CAPA au BTSA30 000 heures en formations continue70 personnes1 internat de 210 lits


5 & 6 mai 2011

Présentation du lycée (2)

Des ateliers pédagogiques taxables (horticulture, aquaculture) et non taxables (aménagement de l’espace, jardinerie, animalerie)

Une équipe de direction de 6 personnesDes responsables de filièresUn conseil d’administration composé pour

partie de professionnels


5 & 6 mai 2011

La base : le budget prévisionnel (1)

Incontournable

Voté en juillet, si possible équilibré

Le fil rouge de l’année

de lui découle …


5 & 6 mai 2011


5 & 6 mai 2011

La base : le budget prévisionnel (2)

Répartition des charges

Impôts et taxes(4%)

Achats de fournitures(23%)

Amortissements & Provisions(13%)

Frais financiers(2%)

Salaires et charges(46%)

Autres achats et charges externes

(12%)

de lui découle …


5 & 6 mai 2011

Les indicateurs de gestion « comptables »

&« incontournables »


5 & 6 mai 2011

Trésorerie

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1 000

1 100

1 200

1 300

1 400

1 500

1 600

1 700

1 800

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8

EVOLUTION TRESORERIE DEPUIS SEPT 2007 EN K Euros

Total 2007-2008

Total 2008-2009

Total 2009-2010

Total 2010-2011


5 & 6 mai 2011

Salaires

0

200

400

600

800

1 000

1 200

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8

Prévisions Salaires Cumulés 2010-2011

Prev

Réél

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8

Prévisions Salaires 2010-2011

Prev

Réél


5 & 6 mai 2011

Repas

0

50

100

150

200

250

300

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8

Prévisions Repas Cumulées 2010-2011

Prev

Réél

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8

Prévisions Repas 2010-2011

Prev

Réél


5 & 6 mai 2011

Ateliers (1)


5 & 6 mai 2011

Ateliers (2) - Budgets prévisionnels


5 & 6 mai 2011

Comptes 60 - 61 - 62


5 & 6 mai 2011

Mais aussi d’autres indicateurs Mais aussi d’autres indicateurs (non comptables)(non comptables)

Les effectifs


5 & 6 mai 2011

Les effectifs prévisionnels


5 & 6 mai 2011

Rendez-vous d’inscription


5 & 6 mai 2011

Et encore …Le cash-flow (en décembre)L’endettement (pour l’investissement)L’évolution du chiffre d’affaires (surtout en

formation continue)L’évolution de la taxe d’apprentissage (en

juillet)Le taux de fuite par trimestre et par an…


5 & 6 mai 2011

Conclusion

Rassurant pour un conseil d’administration

Outil d’aide à la décision

Possibilité de comparer une année sur l’autre et de pouvoir prospecter

Simple mais efficace


5 & 6 mai 2011

Pilotage économique d’un établissement du CNEAPMerci de votre attention

pilotage économique d’un établissement du cneap

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