plan alumni aiesec málaga versión completa
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Programa Alumni de AIESEC en Málaga para el período 13-14TRANSCRIPT
PERIODO 13-14
AIESEC en Andalucía
Oficina de Málaga
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Este proyecto nace del trabajo y esfuerzo del comité de AIESEC en Málaga,
en concreto del área de Business Development que con ilusión ha
elaborado este plan, con el fin de tener presente en nuestra actividad a un
Stakeholder tan importante como es nuestro colectivo de Alumus.
Durante el período que dura esta planificación, esperamos que los
Alumnus de AIESEC en Málaga se sientan gratamente tratados por su
comité, y esperamos también, que este sea el primer paso de muchos otros
en esta misma dirección, para convertir al comité y a las relaciones con sus
Alumnus en algo grande y palpable en la realidad actual.
Queremos contar con el Feedback continuo, con la gran formación,
experiencia y ayuda que nos pueden ofrecer este sector tan importante,
para contribuir a la formación en líderes responsables, contribuir al
impacto social y ayudar a que nuestro entorno sea, cada día, un lugar
mejor donde desarrollarse.
Esta planificación es una realidad gracias a la labor de María José Segovia
de Dios, Alumni Managert, que con tesón y constancia ha sabido captar
todas las necesidades de los Alumnus y trabaja día a día para que se haga
realidad.
Esperando que sea de agrado y que todas las acciones que en él se
contemplan resulten a cabo con éxito y ofreciendo experiencias únicas.
Saludos
Daniel Escalona Sanz
Business Development Vicepresident
Term 13-14
SALUDOS
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Se consideran Alumni a aquellas personas que
salieron de AIESEC después de pasar a través de
las siguientes etapas:
Introducción a AIESEC
Asumir la responsabilidad
Trabajar en el extranjero y / o en un
papel de liderazgo
Son una de las mayores medidas de éxito para
nuestra organización ya que son capaces de
generar un gran impacto en la sociedad.
Los Alumni son un elemento clave para la
organización ya que nos pueden ayudar a
fortalecer nuestro comité realizando
distintas funciones:
¿QUÉ ES UN ALUMNI?
¿POR QUÉ SON TAN IMPORTANTES PARA AIESEC MÁLAGA?
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FUNCIONES DE UN ALUMNI
Board of Advisors (BoA)
Como agente externo a la organización, capaz de solucionar aquellos
problemas institucionales y de organización que puedan ocurrir,
dando un punto de vista distinto al de AIESEC Málaga.
Chair Responsable de la animación, gestión del tiempo y la supervisión de
toda la actividad de la conferencia o evento.
Discurso de reclutamiento
Presentando junto con los FACI el trabajo de AIESEC Málaga,
atrayendo a los candidatos al proceso de selección para más tarde
unirse a la organización. Los Alumni pueden hablar de su experiencia
en AIESEC Málaga y motivar a la gente a aplicar.
Evaluador en el proceso de selección
Evaluando y seleccionando a los posibles candidatos a formar parte
de AIESEC Málaga.
Comité electoral de la EB:
Ayuda para evaluar y seleccionar a los candidatos para la próxima EB,
junto con el LCP actual y electo y los miembros.
VP coach
Ayudando a la formación de la EB
Mentor Como es difícil para la EB encontrar mentores en el LC, los Alumni
puedes ser mentores tanto de un VP o LCP como de los miembros
activos.
Anfitrión de un aprendiz o un
CEEDer
Los Alumni pueden acoger en sus casas a personas implicadas en el
trabajo de AIESEC en Málaga.
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Review Board Entrevistando y seleccionando candidatos a convertirse en EPs.
Fiestas Alumni Organizando reuniones informales entre los Alumni de Málaga.
EP
Solicitar pasar un periodo de prácticas a través de AIESEC. Para
Alumnus que no tienen tiempo o la oportunidad de ir durante su
tiempo como miembro de LC, (No pueden pasar más de 2 años desde
que salieron de AIESEC Málaga).
Círculos de aprendizaje
Participar o coordinar un círculo de aprendizaje sobre temas de
interés.
Eventos generales del LC:
Participando en todos los eventos que se organizan por el LC de Málaga.
Los Alumni pueden proporcionarnos el
soporte necesario en las distintas áreas creando
un impacto positivo al comité de Málaga. Según
la especialidad del Alumni se destinará su labor
al área más indicada.
¿POR QUÉ CONTAR CON LOS ALUMNI EN NUESTRO LC?
LCP
BD (Tusisness development)
ICX (Incoming Exchange)
COMM (Comunication)
Talent Managment (TM)
OGX (Outgoing Exchange)
FZ&L(Finance & Legal)
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El colectivo Alumnus es de vital importancia para nuestro LC ya que
aportan la experiencia de haber pertenecido al comité y, además, la visión
del mundo profesional en el que se encuentran.
Además de todas las ya expresadas anteriormente, podemos desarrollar el
cómo puede un Alumni crear impacto en AIESEC Málaga:
TIPO DE IMPACTO GENERADO EN EL ÁREA
IMPACTO EN LOS INTERCAMBIOS
(área ICX)
Los Alumni son los que se han ido de intercambio o pertenecido a AIESEC Málaga en un puesto de liderazgo y en la actualidad son grandes empresarios, lo que hace más sencillo y eficaz acercarse a las empresas que no conocen AIESEC. Hablar con el acerca de la posibilidad de que su empresa sea TN taker, o ver si tiene sugerencias o contactos en otras empresas que podrían comprarnos prácticas.
IMPACTO FINANCIERO
(área FZ&L)
Los Alumni pueden ser una fuente de ingresos importante, a través de asociación financiera con las empresas que dirigen o trabajan. Son muy conscientes del valor de AIESEC, por lo que pueden proporcionar el acercamiento a una empresa y ayudar en un proceso de negociación. En muchos casos las contribuciones realizadas por Alumni permiten ahorrar muchos de los presupuestos de AIESEC.
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IMPACTO EN EL APRENDIZAJE (área TM)
Los Alumni son cruciales para el entorno de aprendizaje del LC. Es necesario hablar con el VPTM para ver la importancia de los Alumni como mentores para los miembros de nuestro LC.
Como nuestro comité no tiene un programa de mentores puede ser un buen momento para crear uno, proporcionando tutorías y coaching para nuestros miembros.
En el recruitment de los nuevos miembros, los Alumni también son muy importantes, pues pueden ser partícipes en el proceso de selección y en una posterior inducción proporcionarles a estos el conocimiento necesario sobre AIESEC y su experiencia en AIESEC Málaga.
Los Alumni tienen la experiencia para ofrecer una valiosa formación para miembros o para hablar en eventos o sesiones. Hay que conocer a que se dedica el Alumni para valorar cual es el área más indicada para que este actúe de soporte.
IMPACTO EN EL
POSICIONAMIENTO (área BD y área COMM)
Cada uno de nuestros Alumni tiene su propia carrera y entorno personal y profesional que puede ser muy ventajoso para el posicionamiento de AIESEC Málaga.
No sólo nos pueden ayudar en formación, sino también en procesos, en dar patrocinio a nuestra organización y a ofrecer ideas de las actividades que ya se hicieron.
Ayuda al área de COMM creando contenidos (contando sus historias) y definiendo qué canales usan, para poder promocionar AIESEC entre estudiantes, empresas e instituciones, para las que se pueden conseguir patrocinios, posicionamiento en la universidad, etc.
IMPACTO SOBRE LA GOBERNABILIDAD Y EL
FUNCIONAMIENTO DEL ÁREA (Todo LC)
Los Alumni son ideales para servir a AIESEC Málaga como estructura de gobierno, ya que tienen tanto el conocimiento necesario de la organización como experiencia profesional externa.
Ellos pueden estar involucrados como miembro de su BoA locales, comités de revisión o BoE.
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Responsable de la
gestión de Alumni
El primer paso para garantizar el
éxito de la gestión de Alumni en nuestro
LC es encontrar a una persona
responsable de ello. En el periodo 13.14
esta función la desempeñará María José
Segovia de Dios, miembro de BD
(Business Development). El responsable
Alumni garantizará el control del contacto con los mismos, la implicación activa y eficiente
de los resultados. Toda la información y los datos se actualizan en la hoja de cálculo de
Google Drive.
INVESTIGACIÓN Y PLANIFICACIÓN
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Especificaciones:
- Conseguir Alumnus en la base de datos: Queremos construir una gran
base de datos con todos los Alumnus de AIESEC en Málaga, por ello,
queremos que al cierre de esta planificación podamos contar con 150
Alumnus.
- La participación activa se medirá a través del feedback de cada una de
las actividades realizadas. Se crearán formularios de calidad. Nuestro
objetivo es poder contar con un total de 30 Alumnus que en algún
momento determinado haya participado en algunas de nuestras
acciones.
- Que Alumnus participen en los programas de AIESEC Málaga significa
que sean TN Taker o patrocinadores a través de BD.
OBJETIVOS
Objetivo Indicador Meta
Conseguir Alumnus en la base de datos
Alumni en Base de Datos 150
Que Alumnus participen activamente de la organización
Alumni que den feedback del mismo
30
Que Alumnus aporten valor o número a alguno de los programas de AIESEC Málaga
Alumni participantes de los programas
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OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN
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FECHA: 13 de Mayo a 9 de Junio
CAMPAÑA DE CIM A TRAVÉS DE REDES SOCIALES
BD EN REDES SOCIALES CONTACTO DIRECTO
Subir fotos antiguas y que los Alumnus se etiqueten por sí solos animándolos a ponerse en contacto con el Alumni Management.
Crear grupo de FB “Alumnus AIESEC Málaga”
“Spot” para anunciar el Plan Alumni 13-14 (Estilo MovieMaker).
Actualizaciones de estado en Twitter.
Hablar por el grupo de
Alumni AIESEC España (FB).
Campaña activa por
Linkedin.
Comentar fotos en los
que aparezcan Alumnus de
Málaga
Crear plataforma virtual
para los Alumnus.
Crear un foro de
discusión.
Campaña “Cadena de contactos” vía mail y teléfono.
RESEARCH
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LCM Welcome Summer
FECHA: 10 de Diciembre
ENCARGADO OE Welcome Summer
DEFINICIÓN
Una gran LC Meeting preparada para el inicio de verano. Queremos contar con los Alumnus en esta gran fiesta para el LC. Queremos conocernos, conectar con el grupo y comenzar aquí la relación.
ALUMNI Colaboración y asistencia al mismo.
CONTENIDO
Definido por el OE Welcome Summer.
ACCIONES
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LEARNING CIRCLE/FORO/DEBATE + SOCIALIZACIÓN
FECHA: 10 de Diciembre
ENCARGADO BD
DEFINICIÓN
El learning Circle es una sesión de aprendizaje e
intercambio de ideas en la que un experto (en este caso alumni)
presenta un tema específico, seguida de un foro o debate con
los asistentes sentados en círculo. Esta distribución más cercana
favorece el intercambio entre speaker y asistentes.
LOGÍSTICA
1 sala con sillas móviles
Proyector y sonido (si es necesario)
Materiales para el Speaker (if)
Definir el tema, relevante para el LC.
Invitar al alumni a que pueda darlo
Convocar al LC
ALUMNI En función del tema que se quiera tratar, invitar al alumni y
coordinar con él el learning Circle y prepara el contenido con él.
CONTENIDO
Definir el tema en función de las necesidades del LC
(motivación, ventas, situación actual del mercado, etc.).
Preparar el flow del debate/foro después, para ayudar al
alumni después de la charla y que los miembros participen.
(información de cómo preparar un foro/debate, aquí)
Presentación del 60 Aniversario
Presentación del Alumni: experiencia en AIESEC y
ocupación actual
Presentación del Learning Circle y de la dinámica,
animándoles a participar.
Presentación del tema por el alumni
Debate
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RELACIÓN DURANTE EL VERANO 2013 No queremos que se pierda la relación durante todo el verano. Por ello, mantendremos el contacto a través de Newsletter de la web que se hará pública y mediante reuniones durante los meses estivales. Esperamos durante los meses estivales incentivar las acciones que tendrán lugar con el nuevo curso.
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ALUMNI LOCAL TRAINING + SOCIALIZACIÓN
FECHA: 13 de Enero
ENCARGADO BD
DEFINICIÓN
Training de una temática relevante para el LC facilitado
por un alumni seguido de preguntas. Ideal para
intercambio de experiencias.
LOGÍSTICA
1 sala (proyector/sonido)
Definir tema
Invitar a alumni
Convocar al LC
ALUMNI Invitar a un alumni del comité para que dé el training. Si
hace mucho tiempo que no se tiene relación con Alumni,
hacer el approach con el 60 Aniversario para retomar
relaciones.
CONTENIDO
Definir un tema relevante para el comité: ventas,
intercambio, capitalización de la experiencia de AIESEC, etc.
Incluir una parte para hablar de los alumni, y el 60
aniversario. Recomendación: aprovechar la presencia del
Alumni para crear contenido para vuestras redes sociales,
Newsletter, etc. Realizar una entrevista para contar su
historia y poder compartirlo con vuestros aliados. No sólo
motivareis a vuestros miembros, sino que daréis exposición
e importancia a vuestros alumni.
Presentación del 60 aniversario
Presentación del Alumni
Workshop/training
Preguntas
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ALUMNI TALK-SHOW
FECHA: 23-24 Septiembre
ENCARGADO BD
DEFINICIÓN Talk-show o “Sesión de entrevistas” con alumni para que
compartan su historia y sus experiencias con los miembros. Hay un
“entrevistador” y al menos 4 alumni. Después de las preguntas del
presentador, hay espacio para preguntas del “público”.
LOGÍSTICA
1 sala cómoda
Escenario ó espacio visible por todos los asistentes con 5 o 6 sillas/sillón
Sillas para los asistentes
Preparación del guión de preguntas y el tiempo.
Invitar a los Alumni (al menos 3 semanas de antelación)
Convocar al LC
Invitar a otros aliados, si se considera adecuado: universidad, empresas aliadas, etc.
ALUMNI
Lo ideal es que participen entre 4 y 8 alumni para tener diferentes
perspectivas. Se puede invitar a otros Alumnus para que participen en
la actividad aunque no estén en el escenario. Si hay espacio para
socializar después, dejar claro para que puedan reservar su tiempo.
CONTENIDO
Es muy importante preparar el contenido del Talk-show, las preguntas que se harán a los alumni en el escenario. El objetivo es dar un espacio a los alumni para que puedan compartir sus experiencias y dar perspectiva a los miembros.
Las preguntas deben ir enfocadas a resaltar el papel de alumni y el papel que AIESEC tuvo en su vida personal y profesional.
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ALUMNI FIRST THURSDAY
FECHA: Todos los jueves de cada mes a partir de
junio
ENCARGADO BD
DEFINICIÓN Espacio de encuentro entre Alumnus y miembros,
en un ambiente distendido, donde poder hablar de temas variados y de actualidad.
Permite interacción con el stakeholders.
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TRAININGS DE ALUMNUS ABIERTOS AL PÚBLICO
FECHA: 20 de Octubre
ENCARGADO BD
DEFINICIÓN
Charla/s abiertas al público con una temática concreta en forma de workshop, panel, foro dadas por alumni en la Universidad.
Se ofrece de esta forma a los alumni una oportunidad de
interactuar en la universidad y con los universitarios y de presentar
sus conocimientos y/o empresas. Esto ofrece valor a los Alumni como
profesionales.
LOGÍSTICA
Coordinación con la Universidad: propuesta de valor/Alianza. (negociación de créditos)
Sala/s para las sesiones
Definición de la temática: coordinación con Alumni.
Promoción en la Universidad: materiales promocionales
Material para charlas
Fuerza de ventas: Propuesta para Alumni, propuesta y venta para patrocinadores, coordinación de speakers y exposición de partners en las charlas y en los medios de promoción.
ALUMNI
Hay que tener mucha coordinación con los Alumni a la hora de proponer temas, y crear las sesiones, coordinando espacios, involucrándolos en el proyecto. No son INVITADOS, son parte del proyecto. Apoyarse en alumni recientes para que den inputs sobre proyectos anteriores con alumni en el LC puede ser una gran idea.
Dan valor a AIESEC local, crean impacto en la Universidad y se les
involucra en AIESEC. En contrapartida, les ofrecemos un espacio de
interacción profesional con la universidad. No hay que olvidar que
para las empresas/profesionales no es tan fácil entrar a las
universidades.
CONTENIDO
Definir una temática relevante para la realidad local. Hay que
crear valor para los estudiantes, relacionado con el core business de
AIESEC. Dependiendo de la realidad local, se puede enfocar en una
temática u otra: enfoque empresarial para atraer potenciales
partners, enfoque en el desarrollo de competencias para atraer
potenciales miembros, enfoque en internacionalización para atraer
potenciales EPs, etc.
Siempre, presentar el 60 Aniversario antes de comenzar las
charlas.
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GALA ALUMNI
FECHA: Finales de noviembre
ENCARGADO BD
DEFINICION Espacio formal abierto a los aliados del LC donde se reconoce el
papel de los alumni y se repasan los 60 años de historia celebrando el aniversario con todos nuestros stakeholders. Es muy importante que se haga en la universidad, invitando a todos los aliados: empresas, universidad, etc. dándoles un espacio para inaugurarlo y resaltar la relación de AIESEC en esa universidad.
Se reconoce a los alumni con diplomas/placas (a decidir por el LC).
Posibilidad de dar algún reconocimiento especial a uno o varios alumni
que hayan contribuido especialmente al LC. Suele estar seguido de un
cocktail, ya sea dentro de la propia universidad, o fuera.
LOGÍSTICA
Sala de actos de la Universidad (importante que sea en la universidad)
Invitaciones formales a los aliados: empresas, universidad, trainees, etc.
Invitaciones a los alumni.
Fuerza de ventas: posicionamiento y networking para patrocinadores de la gala, propuesta a alumni y aliados, etc.
Preparación del guión de la gala
PRODUCTO Las galas se pueden VENDER. El nombre en el diploma, el cartel en
la sala/cocktail, networking, etc.
ALUMNI
Invitar a todos los Alumnus del comité posibles para que puedan celebrar los 60 años de historia de AIESEC en España, de la que ellos forman parte.
Es importante avisarles con al menos 1 mes de antelación.
Preparar una serie de preguntas para luego poder publicar sus
historias, si ellos aceptan. (casi siempre aceptan) Esto dará contenido
relevante en vuestras redes sociales, y dará exposición al impacto de
los alumni.
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GALA ALUMNI
CONTENIDO
Apertura formal por parte de la Universidad (a ser posible)
Presentación del acto por parte del LCP actual
Recorrido por la historia de AIESEC a nivel nacional y local.
Palabras de algún alumni.
Entrega de diplomas.
Socialización /networking.
Para darle más contenido, la gala puede incluir el
tratamiento de alguna temática relevante, en forma de Alumni
Talk-show, foro, presentación, debate, etc.
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¿Cómo?
A través de Newsletter cada mes y medio enfocada a Alumnus.
Creando dinamismo en Facebook.
Contestando a los e-mails que nos envíen.
A través de cuestionarios/feedbacks para evaluar el plan y los
servicios
Ser activos en el foro.
Contacto personal y contínuo
Podemos dividir a los Alumnus en 4 campos para así atender mejor a
sus necesidades:
ALUMNUS TLP: Han pertenecido a un puesto de liderazgo durante un tiempo.
ALUMNUS iGIP / iGCDP: Se han ido de prácticas o voluntariado a través de AIESEC.
Alumnus Inicios-2006: Son los Alumnus más antiguos y puede que sean grandes empresarios en la actualidad.
Alumnus 2006-Actual: Se han ido recientemente del comité y puede que estén más receptivos a las posibles propuestas.
CREAR Y MANTENER RELACION
SEGMENTACIÓN DE LOS ALUMNUS
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BD: Business Development (Desarrollo del negocio, Relaciones Externas y Alumnus) CEEDer: Miembro de un LC exterior que durante un tiempo ofrece entrenamiento y educación a los miembros propios COMM: Communications (Comunicaciones) EB: Executive Board (Cuerpo Directivo) EPs: Aquellas personas que salen de un LC en prácticas FACI: Personas que realizan las sesiones en las conferencias FZ&L: Finanze and legal (Finanzas y Legalidad) ICX: Incoming Exchanges (Intercambios entrantes) LC: Local Comité LCP: Local Comite President (Presidente del Comité Local) OGX: Outgoing Exchanges (Intercambios salientes) TM: Talent Management (Gestión del Talento, Recursos Humanos) TN: Prácticas en empresas VP: Vicepresidente
GLOSARIO
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Documento realizado para la
perfecta planificación de la
relación de AIESEC Málaga con
sus Alumnus. Da las pautas
generales de trabajo y permite
la comprensión de los miembros,
así como de todos los
interesados.
Es un documento orientativo
que puede ser modificado en
cualquier momento debido a
cambios en el trabajo del área.
Contacto:
María José Segovia de Dios
ALUMNI MANAGEMENT
MÁLAGA
Daniel Escalona Sanz
VP BD AIESEC MÁLAGA
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