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Banco de México
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019
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CONTENIDO 1. Introducción…………………………………………………………………………………………………………………. 1
2. Antecedentes……………………………………………………………………………………………………………….. 1
3. Oportunidades de mejora…………………………………………………………………………………………….. 3
4. Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………. 4
5. Beneficios esperados…………………………………………………………………………………………………….. 4
6. Plan de trabajo……………………………………………………………………………………………………………… 5
7. Seguimiento……………..…………………………………………………………………………………………………… 7
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Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019
1. Introducción
El Banco de México (Banco) ha establecido como uno de sus ejes rectores “Procurar una gestión integral de la información, así como fortalecer su análisis y procesamiento”, entre cuyos objetivos se encuentra “Robustecer las prácticas de gestión de la información y las capacidades de análisis de la misma, para que esté disponible a quien la requiera”. Para la consecución del mismo, en términos de lo previsto por el artículo 12, fracciones I y VI, de la Ley Federal de Archivos (LFA), así como 18 bis, fracción XIII, del Reglamento Interior del Banco, la Dirección de Seguridad y Organización de la Información (DSOI) ha diseñado diversos proyectos, cuyas características generales se exponen en el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).
2. Antecedentes
Durante 2018 la DSOI, a través de la Gerencia de Organización de la Información (GOI), emprendió los proyectos y actividades que a continuación se reseñan:
PROYECTOS Y ACTIVIDADES 2018
Nombre ¿Continuidad
en 2019? Comentarios
Modelo de Gestión de la Información
Sí
El diseño y formalización del Modelo de Gestión de la Información se dieron por concluidos mediante la formalización de la Norma Administrativa Interna Gestión de la Información. Sin embargo, durante el primer trimestre de 2019 se tiene contemplado atender los últimos pendientes sobre este proyecto reportados en el Informe de cumplimiento del PADA 2018.
Gobernanza de la Información Sí
Se tiene considerado concluir en el primer trimestre de este año la prueba piloto de elaboración del Inventario de activos de información que se inició en 2018. Después de dicha prueba, se proseguirá con la elaboración del inventario hasta abarcar todos los procesos del Banco. Se espera concluir esta actividad en 2021.
Rescate de Acervo Documental de Deuda Pública
Sí
Se estima concluir en 2019 la valoración y catalogación de 337 cajas del total que componen el acervo, a fin de preparar su transferencia al archivo histórico institucional.
Construcción del Inmueble para el Archivo institucional
Sí Se efectuará la contratación de un consultor para apoyar en la elaboración del proyecto conceptual.
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PROYECTOS Y ACTIVIDADES 2018
Nombre ¿Continuidad
en 2019? Comentarios
Criterios para la identificación de valores documentales
Sí
La propuesta final presentada por la DSOI se denominó “Criterios para determinar valores documentales, plazos de conservación y, en su caso, plazos aplicables para el bloqueo y supresión de datos personales contenidos en documentos de archivo”, los cuales fueron aprobados por el Comité de Transparencia el 29 de enero de 2019. Su aplicación se verá reflejada en la actualización del Catálogo de disposición documental (Cadido) que se efectúe en el presente año.
Instrumentos de control y consulta archivísticos
Sí
Se prepararon versiones actualizadas del Cadido y de la Guía de archivo documental correspondientes a 2018, pero se elaborarán nuevas versiones tomando en cuenta la aplicación de los criterios señalados arriba.
Programa de capacitación archivística interna
Sí Se implementará un curso de capacitación en línea con lo cual se espera tener un mayor impacto.
Fortalecimiento de sinergias de trabajo con los archivos de trámite
No
No se tendrá considerado como un proyecto específico; sin embargo, se contará con personal especializado que apoyará en las tareas de asesoría a los enlaces de archivo y al personal operativo de los archivos de trámite.
Requerimientos funcionales para robustecer el Administrador Institucional de Documentos de Archivo (AIDA)
En pausa
Se tiene considerada su continuación; sin embargo, los trabajos al respecto dependerán de lo que determine el Consejo Nacional de Archivos, a través de los lineamientos correspondientes, derivado de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos.
Organización del Acervo Documental del Archivo Histórico
Sí
Se tiene considerado concluir el inventario general y el cuadro de clasificación este año. Así se podrá iniciar el proyecto para elaborar el catálogo para la consulta del Archivo Histórico, el cual se estima concluir en 2020.
Implementación del archivo audiovisual y fotográfico del Banco de México
En pausa
Se entregó el proyecto en 2018, pero aún no ha sido aprobado. Dicha aprobación permanecerá en suspenso, puesto que se deberá evaluar el impacto que el proyecto de Requerimientos funcionales para robustecer el AIDA pueda tener en la administración de este acervo.
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Por otra parte, en adición a lo considerado en el PADA 2018, se llevó a cabo la valoración documental de acervos acumulados de unidades administrativas adscritas a la Dirección General de Emisión, la Dirección General de Administración y la Dirección de Educación Financiera y Fomento Cultural.
Así mismo, se gestionó la creación de dos plazas adicionales adscritas a la Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos (OAACOA), las cuales tendrán como una tarea primordial la asesoría cotidiana a los archivos de trámite.
3. Oportunidades de mejora
Para efectuar la planeación 2018 se llevó a cabo un ejercicio de diagnóstico en los archivos de concentración e histórico a fin de identificar las oportunidades de mejora que deben atenderse en el corto y mediano plazos en los siguientes niveles:
Estructural, el cual comprende los recursos materiales, tecnológicos y humanos disponibles;
Documental, referente a la existencia de instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, y
Normativo, relativo al conjunto de disposiciones que regulan los procedimientos archivísticos a nivel institucional.
Con base en el diagnóstico realizado, fueron identificadas las siguientes áreas de mejora:
El inmueble del Archivo Institucional mantiene las mismas limitaciones de operación que fueron
descritas en el PADA 2018.
Se ha trabajado en la adecuación del esquema de metadatos del Administrador Institucional de
Documentos de Archivo (AIDA) para mejorar el registro y gestión de documentos de acceso
restringido y que contengan datos personales; sin embargo, aún deben robustecerse otras
funcionalidades relacionadas con la adecuada organización y disposición documental.
La instrumentación del programa de capacitación se ha limitado a pocas unidades
administrativas, por lo que es necesario ejecutarlo al máximo alcance posible dentro de la
institución.
Se ha llevado a cabo una revisión parcial de los valores documentales, plazos de retención y
destino final de las series documentales consideradas en el Catálogo de disposición documental,
por lo que es necesario completar dicha actividad.
Los acervos históricos a cargo de la Oficina de Administración del Archivo Histórico (OAAH) aún
carecen, en su mayoría, de instrumentos de consulta completos y confiables.
Se requiere planear las adecuaciones normativas que sean necesarias ante la entrada en vigor
de la Ley General de Archivos.
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4. Objetivos
Con base en las oportunidades de mejora identificadas y con la finalidad de dar continuidad a los proyectos y actividades de 2018 que así lo requieran, la DSOI se ha fijado como meta lograr los siguientes objetivos:
Proporcionar a la Dirección de Recursos Materiales y a un consultor externo la información necesaria para el estudio del proyecto conceptual que se realizará para la construcción de un nuevo inmueble para el Archivo Institucional, con el fin de contar con infraestructura adecuada para los procesos técnicos, la conservación y la consulta de su acervo.
Coordinar la elaboración del inventario de los activos de información de los procesos del Banco considerados para este año, de acuerdo a la estrategia establecida para tal efecto.
Establecer una estrategia y plan de trabajo para la instrumentación de la Ley General de Archivos.
Actualizar los valores documentales y plazos de conservación de las series documentales del Banco de México, conforme al plan de trabajo establecido.
Elaborar un instrumento de consulta detallado y confiable del archivo histórico institucional.
5. Beneficios esperados
A partir de la ejecución de los proyectos y actividades que se describen más adelante en el presente PADA se espera, por una parte, contar con información pertinente para fundamentar la decisión que se tome sobre la construcción de un inmueble para el Archivo Institucional, a fin de disponer de una infraestructura material adecuada para la conservación de los acervos documentales del Banco.
Por otra parte, el avance en la elaboración del Inventario de activos de información permitirá categorizarlos, aplicar medidas de seguridad y usar infraestructura más acorde a su naturaleza, coadyuvando con el manejo seguro, eficiente y eficaz de la información que el Banco genera y recibe en el ejercicio de sus atribuciones.
Así mismo, se espera que con la estrategia y el plan de trabajo para la instrumentación de la nueva Ley General de Archivos la institución cumpla en tiempo y forma con lo establecido en las disposiciones que le son aplicables, llevando a cabo las adecuaciones que sean necesarias en la organización y funcionamiento de las áreas que conforman el sistema institucional de archivos, de acuerdo con la mencionada ley.
Adicionalmente, la actualización de los valores documentales y los plazos de conservación de las series, con base en los criterios aprobados para tal efecto, propiciará una gestión más eficiente del ciclo vital de los documentos y un uso más eficiente de los espacios físicos y virtuales utilizados para el resguardo de los documentos de archivo en formato físico y digital.
Finalmente, se espera generar las condiciones para propiciar una consulta más ágil del archivo histórico, así como del archivo fotográfico y audiovisual del Banco.
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6. Plan de trabajo
A continuación se describen las principales actividades que se planean desarrollar durante 2019 para cumplir con los objetivos planteados, incluyendo sus entregables, fechas estimadas de entrega y responsables.
PROYECTOS
Actividad principal Entregables
Fecha estimada de entrega en
2019
Responsable
Gobernanza de la Información
Elaboración del Inventario de activos de información para los procesos considerados para este año
31 de diciembre
SAI
Recuperación de Acervos de Exdirectores, Exgobernadores y Funcionaros Distinguidos del Banco
Copia digital del acervo de Eduardo Villaseñor
31 de diciembre
OAAH
Copia digital del acervo de Gonzalo Robles
31 de diciembre
OAAH
Rescate de Acervo Documental de Deuda Pública
Inventarios documentales de baja o transferencia al archivo histórico
31 de diciembre
OAACOA
Construcción del Inmueble para el Archivo institucional
Estudio del proyecto conceptual para la construcción del inmueble
31 de diciembre
GOI
Instrumentación de la nueva Ley General de Archivos
Diseño e instrumentación de estrategia y plan de trabajo
15 de junio GOI
Dictámenes, actas e inventarios documentales correspondientes a 8,643 expedientes que han cumplido con su plazo de conservación en el Archivo de Concentración
31 de octubre OAACOA
Elaboración del Catálogo Documental del Archivo Histórico
Catálogo documental. (Meta: 8,000 unidades documentales catalogadas)
31 de diciembre
OAAH
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OTRAS ACTIVIDADES
Actividad principal Entregables Fecha estimada de entrega en
2019 Responsable
Instrumentos de control y consulta archivísticos
Fichas técnicas de series con plazos de conservación revisados y/o actualizados
31 de agosto GOI
Cadido 2019 31 de agosto GOI
Guía de archivo documental 2019
31 de diciembre GOI
Programa de capacitación archivística interna
Reporte de instrumentación del curso en línea para trabajadores del Banco de México
31 de diciembre GOI
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7. Seguimiento 7.1 Actividades y roles
En el siguiente cuadro se describen las principales actividades de seguimiento del plan de trabajo, incluyendo a los responsables (R), participantes (P), autorizadores (A) y a quienes deben ser informados (C).
Abreviaturas:
CT – Comité de Transparencia. DSOI – Dirección de Seguridad y Organización de la Información. GOI – Gerencia de Organización de la Información. EA – Enlaces de archivo. OAACOA – Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos. OAAH – Oficina de Administración del Archivo Histórico.
Actividades Actores
CT DSOI GOI EA OAACOA OAAH
1. Elaboración del PADA C A R C P P
2. Coordinación de actividades --- C R P P P
3. Cambios al PADA C A R C P P
4. Reportes de avances --- C A C R R
5. Informe anual de cumplimiento
C A R C P P
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7.2 Requerimientos de información
Requerimiento Periodicidad Medio de entrega
Solicita Genera Autoriza Difunde Evidencia Plazo de entrega
Informe anual de cumplimiento
Anual Correo
electrónico GOI
OAACOA OAAH
GOI GOI Informe anual de
cumplimiento
31 de enero 2020
Solicitud de cambio De acuerdo a necesidades
Correo electrónico
OAACOA OAAH
Responsable de la
solicitud de cambio
DSOI GOI
Solicitud de cambio/Bitác
ora de cambios
De acuerdo a necesidades
Recepción de entregables
Conforme al Plan de trabajo
Correo electrónico
GOI OAACOA
OAAH GOI GOI
Lista de verificación
Conforme al Plan de trabajo
Riesgos e incidentes De acuerdo al
desarrollo del Plan de trabajo
Correo electrónico
GOI OAACOA
OAAH GOI DSOI GOI Bitácora
A la brevedad posible
después de la detección del
incidente o riesgo
7.3 Reuniones
Reunión Periodicidad Audiencia Lugar Responsable de la
convocatoria
Reunión de seguimiento Quincenal
Jefes de Oficina, Subgerente de
Coordinación de Archivos y/o Gerente de
Organización de la Información
Sala de Juntas GOI
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Fecha Fecha
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