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PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL DOCUMENTO DE POSICION

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EL PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL DOCUMENTO DE POSICION


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De manera genérica, cabe definirse un plan como un conjunto de medidas o actuaciones agrupadas dirigidas a un objetivo determinado. Según esta definición, el Plan Anual de la Asamblea Local lo forman todas aquellas propuestas que éste recoge y que van dirigidas a incidir de manera positiva en la situación y las perspectivas futuras del colectivo social de referencia donde se sitúa la Asamblea Local de Cruz Roja Española. Sin embargo, esto no es suficiente para comprender la importancia y la vocación del Plan Anual de la Asamblea Local Para comprenderlo es necesario entender sus antecedentes, su evolución, el proceso de su elaboración, los compromisos que ha sido capaz de aglutinar y los retos a los que debe hacer frente. En los siguientes apartados se hace un breve repaso a estos aspectos que contribuyen a entender la definición del el Plan Anual de la Asamblea Local, así como a utilizarlo como lo que es, una importante herramienta de trabajo. POR QUÉ EL PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL

El Plan Anual de la Asamblea Local responde a la necesidad de abordar la realidad social de los colectivos más desfavorecidos de nuestro entorno social desde una perspectiva global, es decir, considerando esa realidad desde las diferentes dimensiones que la integran: dimensión laboral, educativa-formativa, de vivienda, de salud y acción social, y de ocio y cultura. El acelerado ritmo al que acontecen los cambios en la sociedad actual aconseja prudencia a la hora de diseñar estrategias de trabajo que pretendan incidir en la mejora de la calidad de vida de los colectivos vulnerables en todos sus aspectos. En este sentido, será necesario ajustar el período de vigencia del plan a un año, lo que nos permitirá alinear herramientas de gestión y análisis así como los propios Acuerdos por la Solidaridad de una forma gradual y temporalizada. El plan debe asentarse en un riguroso diagnóstico compartido por las diferentes instituciones, y agentes sociales sobre la situación de los diferentes grupos vulnerables y en las diversas áreas o dimensiones que integran la realidad cotidiana de dichos colectivos, sin perder de vista las capacidad de gestión de la Institución, sus procesos, su estructura organizativa, sus recursos y su funcionamiento orgánico Sin pretender obviar que la realidad social, en general, y la de las personas vulnerables, en particular, es altamente compleja y, como tal, se muestra como un todo integrado por diferentes dimensiones que se entrecruzan, ningún diagnóstico podrá llegar a ser inteligible si antes no es capaz de separar estas dimensiones con un objetivo analítico claro como es el de identificar los diferentes núcleos problemáticos de cada área.

EL PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL


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De esta forma los Planes Anuales Locales podrían estructurarse en diferentes áreas de acción atendiendo a la propia estructura de los planes, programas y plan anual de Cruz Roja Española Tal diagnóstico debe pretender marcar las prioridades a subrayar en la vigencia del Plan. Así, se deberían marcar líneas de intervención y propuestas de acción (plan anual) acompañadas de elementos relacionados con la gestión de recursos, sean éstos económicos, humanos, o de infraestructura así como con la capacidad de generar elementos de mejora en el funcionamiento interno de la organización. Estas características de contemplarse en el documento de formulación del Plan Anual de la Asamblea Local

QUÉ ES EL PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL

El plan anual es el conjunto de acciones debidamente planificadas, presupuestadas y financiadas y acordes con las políticas de la Institución, su normativa y su estructura orgánica y organizativa dirigidas al mejorar las capacidades de la Asamblea Local con el objetivo de mejorar la eficacia, eficiencia y calidad de intervención con el colectivo de personas vulnerables del entorno local de referencia. Los elementos referenciales en el planteamiento de construcción del Plan Anual deben identificarse con los principios fundamentales de la Institución y, de modo operativo, con los niveles de planificación de Cruz Roja Española. Para ello debe contarse con diferentes fuentes de información:

El Plan de Acción de Cruz Roja Española,

Los documentos marco por programa y plan anual

El Reglamento General Orgánico así como el conjunto de dictámenes y decisión de los órganos de gobierno de la institución en sus diferentes niveles.

Documentos de análisis y diagnostico de la realidad local e institucional

Otros


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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN Fases para la elaboración del Plan Anual Fase 1: Dinámicas de acción. Mesas de trabajo o Grupos de Discusión para abordar el impulso del Plan Uno de los primeros pasos en la elaboración de un Plan debiera ser identificar todos aquellos déficit que caben definirse como estructurales o de planteamiento general y cuya consideración contribuye a una posición mas precisa y viable en relación a la calidad de vida de los colectivos vulnerables de su ámbito de referencia. Así, en una primera fase, se debería facilitar a través de la elaboración de materiales que pudieran ayudar y animar la reflexión entorno a temas que puedan considerarse como claves para el impulso del Plan. Esta primera fase se estructuraría en relación con Mesas de Trabajo o Grupos de Discusión por planes o áreas. Se trata de temas que atañen a cuestiones centrales para el Plan, y que abren las puertas a nuevas dinámicas de acción que el Plan debe afrontar. Fase 2: Trabajo en grupos. Elaboración de diagnósticos y propuestas En una segunda fase se materializa a nivel e diagnósticos generales y a su vez por concretar las actuaciones en los diferentes planes, programas y plan anual seleccionados por la Asamblea Local, que se materializa a través de tres líneas de trabajo:

ο Revisión crítica de los diagnósticos previamente elaborados con relación a los colectivos o áreas donde dirigiremos las actuaciones contempladas en el Plan Anual.

ο Analizar las valoraciones de las acciones realizadas en el marco de las acciones que

han o están realizando las instituciones publicas o privadas con relación al colectivo.

ο Reorientar las acciones sobre la base de los nuevos diagnósticos Para ello, sería necesario facilitar una serie de materiales de referencia, como, los documentos del Plan de Acción, los documento-programa por colectivo o área, los acuerdo o convenios suscritos con las Instituciones, tanto a escala local como provincial o autonómico, las normativas de funcionamiento interno, etc. -.


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Tras una primera fase de trabajo individual o en pequeños grupos se deben sintetizar las aportaciones en un documento único, que sirva de guión para el debate y reflexión en grupo. El resultado conjunto de las fases 1 y 2, es decir, impulso y propuestas, dará lugar a un documento con carácter de Borrador que recoja y ordene el trabajo de análisis realizado por la Asamblea Local y presente las acciones previstas en función de los diferentes planes de la Institución Una vez aprobados por el Comité Local el documento de Plan Anual pasa a ser definitivo PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL Para la Elaboración del Plan Anual de la Asamblea Local Cruz Roja Española utiliza el denominado método IFEE. Este método se corresponde con las siglas de Identificación-Formulación-Ejecución-Evaluación. Estructura el proceso de planificación definiendo un proceso a seguir, seleccionando determinadas herramientas, definiendo además los documentos que deberán producirse en cada fase. Cuando un Presidente Local conjuntamente con su equipo de trabajo decide preparar la actividad anual de la asamblea local, deberán seguir los siguientes pasos: 1. Identificación: Identificar las características de la realidad en la que se va a intervenir y los

sectores de población en los que se va actuar. 2. Formulación: Identificar y establecer unos objetivos concretos, las actividades a realizar, los

pasos a seguir, el calendario, los recursos y la organización requerida. 3. Ejecución: Poner en marcha todo lo programado, con los mecanismos necesarios de

coordinación, seguimiento y control. 4. Evaluación: Comprobar si se ha hecho lo que nos habíamos propuesto, si se lograron los

objetivos, en que medida y con qué costo. Este proceso de evaluación se desarrolla a lo largo de todo el proceso.

Será útil no obstante recordar antes los términos que se utilizan con más frecuencia en la planificación de Cruz Roja Española, escalonados desde lo mas general a lo más concreto, es lo que llamamos la cascada de la planificación. • Plan: Es el marco de referencia que se basa en los objetivos generales y el presupuesto

total disponible e incluye todos los programas y proyectos que harán posible la consecución de los fines prefijados. (Plan de intervención social)

• Programa. Es el conjunto de proyectos relacionados entre si basándose en la consecución

de un objetivo parcial o sectorial del plan. (Programa de atención a personas mayores)


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• Proyecto. Es el conjunto de actividades encadenadas y organizadas basándose en la consecución de un objetivo especifico, que forma parte del programa. (Proyecto de ayuda a domicilio complementaria)

• Actividad. Es la unidad mínima de planificación, engloban varias tareas para la

consecución de unos objetivos (Acompañamiento en gestiones) IDENTIFICACION Se trata de conocer adecuadamente el aspecto sobre el que se quiere actuar y nuestras posibilidades de acción. Es el primer paso que debe darse antes de realizar cualquier intervención. Esto nos ayudara a:

• Identificar los problemas más importantes e identificar sus causas. • Definir el camino a seguir en la solución de un problema. • Asegurar que las decisiones adoptadas actúen sobre las causas y no sobre los

síntomas más superficiales. • Definir cual será el área de nuestra intervención.

Con la identificación vamos a conocer el marco donde se desenvolverá la acción, cuáles son sus problemas, cuáles de las potencialidades de la comunidad se pueden utilizar en el proyecto, sus intereses, las causas que generan esa situación y a partir de estos elementos qué tipo de intervención se debe realizar Una vez realizado el análisis del entorno y el análisis institucional se deben plantear soluciones a los problemas detectados, estableciendo prioridades. Para ello se deben tener en cuenta criterios como: • Qué el coste sea asequible. • Que sea técnicamente viable. • Qué el marco temporal sea oportuno. • Que se tenga en cuenta la condición de los beneficiarios. • Qué los recursos sean los adecuados. • Qué coincida con los criterios u orientaciones estratégicas de Cruz Roja Española. • Que coincida con las demandas y necesidades percibidas por los beneficiarios. Debemos dar respuesta a preguntas como • ¿Es un programa propio de Cruz Roja Española o es prioritario en los planes de acción? • ¿Es función de otros? ¿De quién? • ¿Existe otro organismo o institución que ya este desarrollándolo?


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• ¿Podremos desarrollar adecuadamente el plan anual? • ¿Dispondremos de los recursos necesarios? Si se decide que es función de Cruz Roja Española y tenemos los recursos necesarios para hacerlo elaboraremos un perfil del Plan. El perfil del Plan es un documento que incluye la información inicial que se obtiene tras el Análisis; es una información que permite formase una idea general del contenido de plan anual con un presupuesto aproximado. La planificación de una Asamblea Local debe enmarcarse en los planes estratégicos de la Cruz Roja Española y en los del Comité Autonómico y Provincial, pero debe concretarse en función de la realidad específica de cada Asamblea Local y de la situación de la zona donde desarrolla su actividad. No será igual una Asamblea Local situada en uno de los municipios que rodean las grandes ciudades que en una localidad de 300 habitantes situada en una zona despoblada. El diseño del Plan Anual dentro de una Asamblea Local básicamente consiste en reunir al equipo de responsables de la Asamblea Local, analizar cómo se encuentra la situación actual, tanto interna cómo externamente, describir cómo pueden evolucionar las cosas en el futuro y plantear qué quiere lograr la Asamblea Local y qué caminos seguirá para esto. Los pasos para desarrollar una adecuada planificación podrían ser los siguientes:

1. Conocer adecuadamente el entorno y la organización. 2. Realizar una previsión sobre posibles situaciones que pueden darse en un

futuro. 3. Definir que resultados queremos lograr en ese periodo. 4. Definir como vamos a conseguir los resultados esperados. (que tipo de acciones

vamos a desarrollar) 5. Establecer los sistemas de control y seguimiento para que lo previsto se

desarrolle adecuadamente. Este tipo de planes orientará la misión que la Asamblea Local desarrollara en el próximo año: ¿reforzara el transporte sanitario o lo reducirá?, ¿Se ampliaran las actividades sociales? ¿Esta prevista la creación de Cruz Roja Juventud? ¿Se realizaran campañas de imagen? ¿Y de captación de voluntarios?, ¿Se deben incrementar los socios?, ¿Debemos ampliar nuestros colectivos de intervención? ¿Debemos mantener una línea de colaboración con otras entidades de la zona? etc.


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FORMULACIÓN Una vez terminada la fase de análisis institucional y del entorno local, se determinan los objetivos del plan, los resultados que queremos lograr y las necesidades en cuanto a recursos humanos, materiales y financieros así como las necesidades de tiempo para alcanzar los resultados, definiéndose un plan de ejecución con responsabilidades claramente definidas. Esta podría ser la información necesaria para elaborar el documento del Plan Anual ¿Qué? Se trata de fundamentar la necesidad y utilidad del plan anual elegido basándose en el

diagnóstico realizado, incluyendo algunas previsiones sobre los cambios que esperamos se produzcan en la situación estudiada y en el colectivo tras la aplicación del plan anual.

¿Por qué? Se debe fijar el origen y fundamentación, para ello se pueden se pueden tocar

aspectos como:

• Antecedentes: El origen y las motivaciones que indujeron a la Asamblea Local a plantear el plan anual.

• Identificación del problema: Indicar con toda claridad cuál es el problema y sus consecuencias.

• Justificación del plan anual: Explicar como el plan anual solucionara el problema planteado; en síntesis que busca el plan anual y cuál es su contribución

Debe permitirnos responder preguntas como ¿Porqué se está planificando este plan anual? ¿Lo desea la población? ¿Porqué? ¿Esta claro porqué debe desarrollarlo la Asamblea Local?

¿Para qué? Una vez fundamentado el plan anual, debemos formular los objetivos que

queremos alcanzar, tarea decisiva para el responsable local y su equipo de trabajo, ya que la correcta formulación e identificación de los objetivos constituye el elemento que da coherencia a la intervención y serán los que marcarán el desarrollo de todo el proceso de planificación y de su posterior ejecución y evaluación.


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Los objetivos de un plan anual son los logros que se quieren alcanzar con la realización de las actividades que integran el plan anual; estos al ser formulados deben ser:

• Claros y comprensibles: fácilmente identificables. • Realistas y realizables: Alcanzables con los medios disponibles y en el

plazo previsto. • Pertinentes: Tener una relación lógica con la situación que se pretende

resolver. • Flexibles. Adaptarse a las situaciones cambiantes e impredecibles. • Evaluables y medibles. La comparación de los resultados obtenidos

con los objetivos formulados nos darán la medida del éxito o fracaso del plan anual

Debemos tener en cuenta que los objetivos deben ser redactados en función de los resultados que se esperan obtener, no en términos de aquello que vamos a hacer para conseguirlos (El objetivo seria incrementar la integración de los discapacitados físicos de la zona, no hacer excursiones los fines de semana, esta seria una actividad para lograr el objetivo). Algunas breves indicaciones para una correcta formulación de objetivos pueden ser:

• Utilizar verbos de acción que solo admitan una interpretación (clarificar, indicar, ordenar,…)

• Que sean posibles de alcanzar. • Que se establezcan en términos de resultados finales. • Que estén orientados al futuro. • Que se establezcan de uno en uno. Se deben evitar varios objetivos en

una misma frase. • Que se establezcan en términos positivos.

Podemos tener dos niveles de objetivos: • Objetivos general: Formulan en términos globales el resultado que se

pretende alcanzar al final de la intervención. • Objetivos específico: Vienen a precisar los diferentes resultados que

deben haberse alcanzado a lo largo de la intervención, a fin de ir acercándose gradualmente al objetivo final.

Se deben responder preguntas como: ¿Cuál es el objetivo final del nuevo plan anual? ¿Cuáles son sus objetivos concretos? ¿Se lograran los objetivos con las actividades previstas? ¿Porqué no se ha hecho antes? ¿Qué inconvenientes puede tener realizar este plan anual?


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¿Cuanto? Se deben cuantificar los objetivos en metas. Las metas es el elemento

cuantificador de un objetivo. Las metas además nos permiten poder medir, por lo cual facilitan la evaluación

¿Dónde? Todo plan anual debe localizarse en un área determinada: el territorio, la comarca,

el barrio donde va a desarrollarse. Se deben indicar aspectos como:

• Localización de la Asamblea Local: Lugar donde se desarrollara la actividad.

• Infraestructura física: En caso que sea necesario se deben describir los recursos y equipamientos de que dispone la zona.

¿Cómo? Hay que determinar las actividades y tareas que vamos a llevar a cabo y la

metodología de trabajo que vamos a seguir para alcanzar los objetivos previstos. Debemos ser cuidadosos en definir ordenadamente el procedimiento que se sigue para garantizar la obtención de los objetivos. Debemos definir:

• Las actividades y tareas que vamos a desarrollar. • La metodología que vamos a utilizar para desarrollar esas actividades • La estructura organizativa, especificando las tareas de cada uno de los

miembros del equipo, sus responsabilidades y las relaciones que existirán entre ellos

Nos debe dar respuesta a preguntas como: ¿Cómo se alcanzaran los objetivos? ¿Qué método vamos a utilizar? ¿Qué estrategias y técnicas se han de utilizar? ¿Son adecuadas económicas y eficaces? ¿Son adecuadas las actividades para el cumplimiento de los objetivos?

¿Cuándo? Consiste simplemente en ubicar dentro de un período de tiempo preciso cada una

de las etapas, pasos, actividades, tareas, etc., que deben ser ejecutadas durante el desarrollo total del plan anual, es decir, el tiempo total de duración del plan anual y el tiempo que se requiere para llevar a cabo cada acción. Se pueden prever acciones en distintos plazos de tiempo: unas acciones bien diseñadas y articuladas en un corto plazo de tiempo (horas, días, semanas…) y que son más fáciles de prever. Unas acciones a medio plazo (meses, un año) que deben ser revisadas cuando se acerquen en el tiempo; unas acciones a largo plazo (a partir de un año) que serán más imprecisas, pero darán una visión de futuro a nuestro trabajo y sus objetivos.


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Debemos ser capaces de poder contestar preguntas como: ¿Cuándo comenzara la nueva actividad? ¿Estarán listos todos los recursos? ¿Es adecuado y realista el calendario? ¿Se podrá cumplir?

¿A quiénes?

Se trata de definir muy bien a quien dirigimos el plan anual. La descripción de los beneficiarios debe dar respuesta a preguntas como ¿Quiénes son? ¿Cuántos son? (tanto directos como indirectos), ¿Qué beneficios obtendrán?

¿Quiénes? Hay que precisar los recursos humanos, la formación que estos requieren y las

funciones que van a llevar a cabo ¿Con qué?

Hay un apartado que cobra especial relevancia: el de los recursos económicos; en este campo aludiremos al presupuesto y a las formas de financiación.

• El presupuesto es el instrumento que permite prever la relación entre ingresos y gastos en la ejecución de un plan anual. Debe reflejar los diferentes tipos y fuentes de financiación así como la distribución de los recursos económicos. Existen muchos tipos de presupuestos pero sirva como ejemplo el siguiente:

• Gastos personal remunerado, material inventariable y fungible,

alquileres, transporte, locales y alojamiento, imprevistos. • Ingresos. Subvenciones o patrocinadores, financiación propia y

otras fuentes de financiación.

• Respecto a las fuentes de financiación, una Asamblea Local puede obtener financiación para el desarrollo de un plan anual a través de tres vías principalmente:

• Subvenciones a través de ayuntamientos, gobiernos

autonómicos, etc. • Patrocinadores: empresas o entidades privadas a las que les

puede interesar obtener algo de publicidad a cambio de patrocinar una obra social.

• Financiación propia, que se obtiene a través de actividades propias de la Asamblea Local.


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El resultado de esta fase es el documento de plan anual. Este documento contiene la información completa acerca del plan anual a emprender; debe incluir todos aquellos elementos que es necesario tener en cuenta para asegurar la coherencia interna, la viabilidad y la efectividad del plan anual, y poderlo así presentar a eventuales financiadores. EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL

Una vez cumplidos estos pasos, llega el momento de realizar la acción o actividades planificadas. La puesta en práctica de los planes de acción acordados debe seguir una lógica de intervención en la que participen tanto la organización, como los beneficiarios del plan anual, realizando los ajustes que se consideren necesarios. Será necesario realizar un seguimiento periódico de la puesta en marcha del plan anual que se reflejara en unos documentos llamados informes de seguimiento. La persona responsable de la gestión del plan anual deberá presentar puntualmente estos informes, explicando como avanza la ejecución del mismo, fundamentando si es necesario realizar modificaciones debidas a las condiciones cambiantes o a situaciones que se hayan modificado durante la puesta en marcha del mismo, o que no hubieran sido previstas. Estos informes es convenientes realizarlos con una periodicidad al menos trimestral. La ejecución del plan anual debe realizarse con la participación de los usuarios, estableciendo mecanismos para que estos adquieran cada vez un mayor protagonismo, con vistas a que puedan actuar por sí mismos cuando el programa desaparezca. También es conveniente para una adecuada ejecución ponerse en contacto con los líderes locales y otras organizaciones e instituciones públicas y privadas que trabajen en la zona para informales de los objetivos del plan anual y establecer si es necesario cauces de coordinación. Durante la ejecución se pondrán en marcha los mecanismos de control necesarios para de este modo poder evaluar las actividades desarrolladas y conocer periódicamente el grado de cumplimiento de los objetivos. EVALUACIÓN ,SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ANUAL

Ya en el momento de formular un Plan Anual debe preverse un sistema de seguimiento y evaluación.


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La evaluación debe realizarse básicamente en tres niveles:

• Antes de ejecutar lo programado para ver si la planificación del plan anual es adecuada.

• Durante la ejecución para controlar que las actividades se desarrollan conforme a lo previsto. Suele denominarse seguimiento.

• Al finalizar la ejecución para ver en que grado se han cumplido los objetivos previstos.

El seguimiento y control constituye una cierta evaluación permanente de lo que sé esta haciendo; se trata de asegurar que los objetivos sean alcanzados mediante el procedimiento de verificar si las realizaciones se ajustan a las previsiones, lo que puede controlarse en reuniones periódicas. Antes de dar por terminado el plan anual hay que examinar lo que ha ocurrido, considerando el valor de lo que se ha logrado, y utilizar la enseñanza derivada de la experiencia para mejorar la planificación de futuros plan anual. El resultado de la evaluación se plasma en un documento llamado Memoria final del plan anual. En cualquier caso, la evaluación debe incorporarse como algo continuo en todas las fases del proceso. Una vez finalizada la ejecución del plan anual se debeá realizar un examen de los resultados obtenidos y plasmarlo en una memoria completa, incluyendo la justificación total de los gastos efectuados. La evaluación consiste en "recoger y analizar sistemáticamente una información que nos permita determinar el valor y/o mérito del objeto a evaluar para facilitar la toma de decisiones y futuras intervenciones". Más centrados en la programación sería el proceso usado para averiguar si el trabajo que se está realizando, cumple con las metas trazadas previamente. Una evaluación efectiva y útil ha de realizarse a través de un sistema relativamente sencillo y práctico; sistemas de evaluación brillantemente diseñados sobre el papel fracasan al ser llevados a la práctica por la imposibilidad de recopilar la información que se solicita. Es necesario que la evaluación se inserte en el marco de la utilidad. Por tanto, en un plan anual será necesario medir y evaluar aquellos elementos que proporcionen información útil para la toma de decisiones en torno a la comunidad y a la modificación o supresión de ese plan anual. La evaluación es fundamental, pues nos permitirá conocer exactamente que estamos haciendo y como lo estamos haciendo con vistas a tomar decisiones sobre:

Inicio de plan anual. Continuar o terminar el plan anual. Mejorar los procedimientos. Añadir o eliminar técnicas.


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Establecer plan anual semejantes en realidades similares. Asignar recursos escasos entre plan anual que compiten entre sí. La interrupción del plan anual antes de lo previsto

Para llevar a cabo esta tarea se establecen diferentes variables, que deben ser medidas a través de indicadores. Un indicador es la unidad que sirve para medir el grado de obtención de una meta. Son por tanto evidencias que demuestran los logros obtenidos. Los indicadores son predominantemente cuantitativos, pero no se deben olvidar los cualitativos que requieren una aplicación más cuidadosa. Los dos tipos de indicadores tienen que ir equilibrados ya que se complementan mutuamente. Las variables o criterios de evaluación son los siguientes

• Eficiencia: valorar el costo económico y humano que suponen los resultados obtenidos. Los indicadores más adecuados pueden ser: recursos económicos/usuarios, número de voluntarios/usuarios, número de técnicos/usuarios.

• Eficacia: medir en qué grado se cumplen los objetivos marcados. Los indicadores a utilizar

pueden ser: número de usuarios, actividades realizadas, indicadores sobre la calidad de la intervención, etc.

• Impacto: valora los cambios que ha supuesto un determinado programa para el colectivo al

que se dirige y para la institución que lo desarrolla. Los tipos de indicadores a utilizar pueden ser: usuarios reales/usuarios potenciales, diferencias entre la situación de los usuarios y otros miembros del colectivo que no han seguido el programa, aumento del numero de voluntarios, reforzamiento de la estructura de la organización , etc.

• Pertinencia: Expresa el grado en que el plan anual es realmente útil para el sector de

población al que va dirigido. Se pueden utilizar indicadores como satisfacción de los usuarios, valoración de la población sobre la necesidad del plan anual, en que medida las áreas de intervención son prioritarias para la población, etc.

• Viabilidad: Intenta valorar si continuaran los cambios positivos logrados por el plan anual

una vez desaparecido este. Se utilizan criterios como, podrá asumir el plan anual otro financiador, participa la población activamente en el plan anual, la comunidad valora el plan anual lo suficiente como para dedicar recursos a su mantenimiento

• Proceso: valorar el desarrollo completo de un plan o programa detectando los problemas

que se han ido suscitando para rectificarlos en el futuro. Se deben estudiar aspectos como análisis de la realidad, diseño del programa, ejecución, organización y funcionamiento, gestión económica, tipo de participación y sistema de evaluación empleado.


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La evaluación no solo debe realizarse al final de un plan anual, sino que debe ser una proceso continuo que debe realizarse en diferentes momentos:

• Previamente a la formulación se debe realizar un diagnostico o evaluación de necesidades.

• Una vez definido el plan anual es necesario evaluar su diseño. • Durante la ejecución del plan anual se debe evaluar como se esta desarrollando. • Una vez concluida la ejecución, debe medirse que resultado ha tenido en la población

beneficiaria. Una evaluación congruente requiere medir y valorar tanto aspectos cuantitativos como cualitativos:

• Evaluación cuantitativa: consiste en la recogida de datos en función de los indicadores seleccionados: número de usuarios, costos, número de actividades realizadas, etc.

• Evaluación cualitativa: Resulta más complicada de llevar a cabo, porque no se traduce

en formulaciones numéricas, sino que se refiere a la calidad de la acción, niveles de participación, dinámicas de trabajo y otros aspectos que pueden presentarse teñidos de subjetividad, y en todo caso más difícilmente mensurables. Tendríamos indicadores del tipo de: grado de satisfacción de los usuarios, incremento de la participación, nivel de colaboración de otras instituciones.

A nivel orientativo se pueden establecer los siguientes pasos para realizar la evaluación: 1.- Identificar los indicadores adecuados. 2.- Determinar la forma en que se medirá cada uno de los indicadores. 3.- Aplicar el sistema de medición. 4.- Analizar el indicador para ver hasta que grado se han cumplido los objetivos. 5.- Realizar un informe de evaluación.


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RECORDATORIO Con esta metodología podemos cerrar la definición del documento del plan anual. De todos modos será preciso recordar

Comunicar la decisión de diseñar el plan al Comité Provincial para que te asesoren técnicamente y comprueben que se adecua a las estrategias generales de Cruz Roja Española

Reunir al equipo técnico y órganos de gobierno de la Asamblea Local.

Reflexionar sobre el papel que debe desempeñar la Asamblea Local (¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos

actualmente?)

Analizar la situación del ámbito donde se encuentra la Asamblea Local. (¿Quiénes son los colectivos vulnerables de nuestra localidad? ¿Qué demanda la población de nosotros? ¿Qué cambios pueden producirse en un futuro? ¿Existen otras organizaciones en la zona?)

Reflexionar sobre las potencialidades y debilidades de la Asamblea Local. (¿Dónde estamos? ¿Qué medios

tenemos? ¿Cuál es la formación de nuestro personal? ¿Qué imagen tenemos ante la población? ¿Con qué apoyos podemos contar? ¿Qué medios puedo necesitar?).

Teniendo en cuenta la situación del entorno y de la Asamblea Local identificar cuales deben ser las prioridades

para los próximos años. (¿Adónde queremos llegar? ¿Cuáles serán nuestros colectivos prioritarios? ¿Cómo queremos que sea nuestra Asamblea Local?)

Definir cuáles serán las acciones que debe desarrollar la Asamblea Local, tanto en el ámbito interno como

externo, para cumplir las prioridades establecidas. (¿Qué tenemos que hacer para conseguirlo? ¿Qué haremos para lograr los recursos necesarios? ¿Cómo potenciaremos el papel de la Asamblea Local? ¿Cómo atenderemos a los colectivos vulnerables?)

Definir las responsabilidades de los miembros de la Asamblea Local . (¿Qué área será responsable de cada

una de las acciones? ¿Cómo distribuiremos los recursos disponibles? ¿Cómo formaremos los equipos de trabajo y qué funciones tendrán? )

Definir los mecanismos de seguimiento y control que se emplearan para ver el estado en que se encuentran los

objetivos (¿Qué sistemas de seguimiento estableceremos? ¿Cada cuanto tiempo se aplicaran? ¿Cómo aloraremos los resultados obtenidos? ¿Quién será responsable de la evaluación?)

Redacción del Plan Anual de la Asamblea Local.

Aprobación del Plan por el Comité Local de la Asamblea Local

Definición de objetivos para centra el Acuerdo por la Solidaridad con el Comité Provincial

Firma de del acuerdo de por la solidaridad

Difusión del Plan


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ESTRUCTURA DEL PLAN ANUAL DE LA ASAMBLEA LOCAL DETERMINACIÓN Y DESCRIPCIÓN Datos básicos de la zona Definición del problema Causas del problema Esfuerzos ya en curso para resolver el problema Explicación resumida de por qué es necesario un nuevo plan anual PLAN ANUAL PROPUESTO Breve descripción del plan anual Exposición de los objetivos generales y específicos ¿Por qué es adecuada la solución propuesta? Consideración y rechazo de otras alternativas. Beneficios que aportara el plan anual a la Asamblea Local PLAN DE ACCION Descripción de los proyectos a desarrollar Calendario, informes de evaluación ADMINISTRACIÓN Y RECURSOS HUMANOS Organigrama del plan anual Funciones y responsabilidades de los recursos humanos Planes de formación de los recursos humanos PRESUPUESTO Resumen de los gastos presupuestados Determinación de los costes de los recursos necesarios FUENTES DE FINANCIACIÓN PREVISTAS Fuentes propuestas Otras posibles fuentes


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EJEMPLOS DE PREGUNTAS A RESPONDER EN LA EVALUACIÓN DEPENDIENDO DE LA FASE EN LA QUE SE ENCUENTRE EL PLAN ANUAL Evaluación del análisis de la realidad ¿Se definió y delimitó adecuadamente el análisis de la realidad? ¿Fue claramente delimitada la población o universo a estudiar? ¿Se ha establecido con claridad la magnitud de los problemas y necesidades? ¿Se han jerarquizado las necesidades? ¿Se ha realizado un pronostico realista? Evaluación del diseño ¿Esta diseñado el plan anual para lograr los objetivos propuestos?. ¿Los objetivos son conocidos por todos los participantes?. ¿Responden los objetivos a las necesidades y problemas detectados? Evaluación de la ejecución ¿Llega el programa a la población objetivo del mismo? ¿Se han creado los canales de participación adecuados y son usados por la población?

¿Cuál es el grado de utilización de los servicios y perfil del usuario? ¿Cuál es el grado de satisfacción de los usuarios del programa? ¿Se están llevando a cabo los esfuerzos de intervención en la forma indicada en el diseño del programa? ¿Se realizan las actividades del modo previsto?

¿Se han realizado las tareas de preparación y motivación necesarios para crear un clima favorable a la implantación del programa?

¿Hay una continua información para el seguimiento del programa? ¿Cuál es el nivel de satisfacción del personal del programa? ¿La estructura organizativa de la institución contribuye o perjudica el desarrollo del programa?

¿El estilo de dirección y los mecanismos de toma de decisiones son coherentes con los objetivos del programa? ¿Son los más adecuados?

¿Cómo es la comunicación interna? ¿Hay suficientes canales de comunicación y participación? ¿Y clima de confianza?

Evaluación de resultados ¿Se están consiguiendo los objetivos marcados? ¿En que medida? ¿Cómo se ha modificado la situación de los usuarios? ¿Las acciones realizadas han sido útiles y necesarias?


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¿Hay un grado de aceptación y participación aceptable? ¿Cuál es la opinión de los usuarios a cerca de programa? ¿Qué costos se proyectaron y cuáles han sido realmente?.

¿Qué costos han llegado realmente a los beneficiarios de programa?

¿Qué costos se hubieran podido evitar y por que? ¿Se cuenta con suficientes recursos? ¿Cuál es la relación calidad-precio? ¿Podrían alcanzarse estos resultados de forma más económica?


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MEMORIA O INFORME FINAL DEL PLAN ANUAL Una vez planificado, ejecutado y evaluado un plan anual, todo este proceso ha de recogerse en una memoria o informe final que reflejará todo el trabajo realizado y sus resultados. Existen muchos modelos de cómo realizar una memoria, pero todas ellas deben reunir las siguientes características: • Redactados en pasado • Utilizar un vocabulario claro y sencillo • Incluir tres fases fundamentales:

• Descripción del proceso de la puesta en marcha de la planificación • Conclusiones y sus consecuencias. • Anexos, donde se incluirán documentos, listados, gráficos, etc..., que se considere de

interés para dar una mejor información y más detallada del proceso de intervención. ESQUEMA MEMORIA O INFORME FINAL OBJETIVO: Establecer unas pautas comunes y genéricas para la realización de la memoria final del programa y/o actividad. ESQUEMA: 1. HISTORIA Y ENCUADRE DEL PLAN ANUAL 2. EQUIPO DE TRABAJO 3. DESTINATARIOS DEL PLAN ANUAL 4. INSTALACIONES Y MEDIOS 5. ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA 6. RELACIONES 7. EVALUACIÓN DE RESULTADOS 8. CONCLUSIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA 9. ANEXOS.

1. HISTORIA Y ENCUADRE DEL PLAN ANUAL. Hay que reflejar las necesidades que provocaron la intervención, el análisis de la realidad, las características y circunstancias pertinentes para la consecución de los objetivos.


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2. EQUIPO DE TRABAJO. En esta fase debe aparecer reflejado todo lo relacionado con las tareas de los miembros del equipo de trabajo (datos, funciones, relaciones, etc.)

2.1. Composición: 2.2. Coordinación del equipo:

3. DESTINATARIOS DEL PLAN ANUAL. 3.1. Difusión y selección: 3.2. Evolución de los destinatarios:

Es necesario reflejar las personas con las que se empezó el plan anual y las que continuaron hasta la financiación del mismo, al igual que aquellos que se incorporaron más adelante y su evolución.

4. INSTALACIONES Y MEDIOS.

4.1. Descripción:

Esta debe ser de todos los centros, locales, instalaciones, etc. que se han utilizado en mayor o menor medida. Debe constar de:

• Constatar si las instalaciones han sido adecuadas para el cumplimiento del objetivo

prefijado. • Ventajas y desventajas de las mismas. • Es conveniente que se reflejen los cambios realizados. .

4.2. Maquinarias, herramientas...:

Hacer una relación del mismo, en la que se especifique: • El grado de idoneidad. • Si son suficientes para llevar a acabo el plan anual.

5. ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA. Esta fase de la memoria pretende que se reflejen las actividades que se realizaron, los métodos utilizados para las mismas (técnicas) así como de su organización en el tiempo. Del mismo modo se debe incluir las evaluaciones realizadas, su contenido, su distribución, y el método empleado.


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Podemos utilizar los instrumentos de calendarización que mencionamos en los pasos para la realización de plan anual: Diagrama de Gantt, Cronograma, Diagrama de PERT, ..

6. RELACIONES.

Recoger las relaciones que se produjeron:

• Con el entorno, donde se desarrolló. • Con las demás entidades existentes, ayuntamiento, etc. • Con los otras Asambleas Locales, etc.

7. EVALUACIÓN DE RESULTADOS. En esta fase reflejaremos la medida en que los objetivos formulados en el plan anual se han cumplido, así como las vías utilizadas para ello.

Debe establecerse, también, la relación entre los recursos (materiales, humanos, institucionales) la infraestructura y su adecuación para la realización de las actividades

8. CONCLUSIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA. Consiste en la realización de un análisis global del proceso llevado a cabo, como de las consecuencias que éste ha tenido, de esta forma es conveniente que se planteen las alternativas pertinentes para aquellos aspectos no satisfactorios. 9. ANEXOS. En este apartado, como se apuntaba en la introducción, se incluirán los documentos, listados, gráficos, etc.., que se considere de interés para dar una mejor información y más detallada del proceso de todo el proceso.

plan anual de la asamblea local - cruz roja anual de la asamblea... · pudieran ayudar y animar la...

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