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Plan de Plan de Mejoramiento y acciones de mejora

2019

¿Qué es un Plan de Mejoramiento?

Herramienta que recopila acciones de mejora que dan respuesta

a los hallazgos derivados de ejercicios de auditoría tanto interna

como externa.

¿Por qué levantamos un Plan de Mejoramiento?

A partir de la intervención del Ministerio de Educación Nacional,

se generaron una serie de informes en los que se establecieron

hallazgos administrativos, financieros, jurídicos, académicos

entre otros; igualmente se incluyeron otros identificados por las

diferentes dependencias.

1. Participación, apropiación y sentido de pertenencia.

2. Alcanzar el equilibrio financiero

3. Pasar de sacar a flote a corregir el rumbo

4. Mejorar la gobernabilidad, la comunicación y la estrategia.

5. Lograr una gestión ordenada y razonable

6. Corregir fallas significativas en lo Misional: Académico, investigativo y

proyección

7. Acondicionar la Universidad a su realidad actual

8.Tener procesos de apoyo eficientes y confiables.

9. Potenciar nuestras fortalezas.

¿Cuáles son las metas?

Procesos Misionales

22

Procesos Estratégicos

11

Procesos de apoyo

28

Hallazgos

PROCESOSEstratégicos

Misionales

De apoyo


• Direccionamiento Estatutos

PQR

Procesos judiciales

Prácticas internas contrarias al interés de la Universidad

Encargos y Reemplazos Administrativos

Contratación


• Planeación Estratégica Plan estratégico

Estudio entorno laboral

Tasas de deserción


• Aseguramiento de la calidad


• Comunicaciones y Mercadeo Plan de Mercadeo

Canales de Comunicación

Procesos Misionales

• Docencia, formación y aprendizaje Convenios

Estudiantes

Admisiones

Inclusión

Saber – PRO

Docentes

Autoevaluación

Reglamento

Carga de horas docente

Liquidación y nómina cátedra y planta

Incumplimiento carga académica

Procesos Misionales

• Investigación e Innovación Material Bibliográfico Investigación Colciencias ISP Centro de investigación

Procesos Misionales

• Extensión y Proyección Social Proyecto Universidad – Empresa – Estado

Políticas de Extensión y Proyección

Procesos Misionales

• Internacionalización y Movilidad Políticas de internacionalización

Doble Titulación

Programa Movilidad Académica

Procesos de Apoyo

• Financieros Bancos

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Situación Financiera

Propiedad, planta y equipos

Seguros

Reportes MEN

Seguridad social contratistas

Bienestar

Presupuesto

Procesos de Apoyo

• Gestión del Talento Humano Manuales funciones

Reglamento interno

Comité convivencia laboral

Nomina (liquidación – política de pago)

Relevo generacional

Archivo historias laborales

Remuneración por mérito y competencia

Pago seguridad social

Retefuente

Acuerdo 563 - 2014

Procesos de Apoyo

• Servicios Generales Infraestructura

Secretaría Distrital de Salud

Procesos de Apoyo

• Gestión y Tecnología Renuncias cargos OIS

Plan de contingencia

Nuestra misión como

comunidadAsumir responsabilidad en la ejecución de las

acciones de mejora que se desarrollan al interior de

la Universidad.

A trabajar por equipos en conocer cadaacción de mejora y trabajar por ello

Direccionamiento

1. Estatutos

2. PQRs

3. Procesos

Judiciales

9. Prácticas Internas Contrarias

al Interés de la Universidad

10. Encargos y Reemplazos

Administrativos

11. Contratación

Planeación Estratégica

6. Plan

Estratégico

7. Estudio Entorno Laboral

8. Tasas de Deserción

Comunicaciones y Mercadeo

4. Programa de

Mercadeo

5. Canales de Comunicaciones

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ACCIONES DE MEJORA - GOBIERNO

Hallazgo No. 1 - ESTATUTOS


Hallazgo No. 2 PQRs

ACCIÓN DE MEJORA - GOBIERNO

Hallazgo No. 3 Procesos Judiciales


Hallazgo No. 9 Prácticas Internas Contrarias al Interés de

la Universidad


Hallazgo No. 10 Encargos y Reemplazos Administrativos


Hallazgo No. 11 Contratación

ACCIÓN DE MEJORA – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Hallazgo No. 6 Plan Estratégico

ACCIONES DE MEJORA – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Hallazgo No. 7 Estudio Entorno Laboral

ACCIONES DE MEJORA – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Hallazgo No. 8 Tasas de Deserción

ACCIÓN DE MEJORA – COMUNICACIONES Y MERCADEO

Hallazgo No. 4 Plan de Mercadeo

ACCIONES DE MEJORA – COMUNICACIONES Y MERCADEO

Hallazgo No. 5 Canales de Comunicaciones

Procesos Misionales

• Investigación e Innovación Material Bibliográfico Investigación Colciencias ISP Centro de investigación

Procesos Misionales

• Extensión y Proyección Social Proyecto Universidad – Empresa – Estado

Políticas de Extensión y Proyección

Procesos Misionales

• Internacionalización y Movilidad Políticas de internacionalización

Doble Titulación

Programa Movilidad Académica

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DOCENCIA, FORMACIÓN y APRENDIZAJE

1. Convenios

2. Estudiantes

3. Admisiones

4. Inclusión

5. Saber -PRO

6. Estrategias Docentes

11. Plan de Trabajo Docente

13. Instrumento de

Autoevaluación

14. Reglamento Estudiantil

15. Horas de Trabajo Docente

16. Admisiones Nuevos

Estudiantes

17. Liquidación y Nómina Cátedra

y Planta

19. Incumplimiento asignación académica

INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN

7. Material Bibliográfico

18. Investigación COLCIENCIAS

21. ISP -Investigaciones

22. Centro de Investigación

EXTENSIÓN Y PROYECCÍÓN SOCIAL

9. Proyecto Universidad- Empresa -

Estado

10. Políticas de Extensión y Proyección

INTERNACIONALIZACIÓN Y MOVILIDAD

8. Políticas de Internacionalización

12. Doble Titulación

20. Programa Movilidad

Académica

ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE

Hallazgo No.1 - Convenios

ACCIÓN DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE

Hallazgo No. 2 - Estudiantes: Pregrado y Postgrado


Hallazgo No. 3 - Admisiones


Hallazgo No. 4 - Inclusiones


Hallazgo No. 5 - Pruebas Saber-PRO


Hallazgo No. 6 - Estrategias Docentes


Hallazgo No. 11 - Plan de Trabajo Docente


Hallazgo No. 13 - Instrumento de Autoevaluación


Hallazgo No. 14 - Reglamento Estudiantil


Hallazgo No. 15 - Horas de Trabajo Docente


Hallazgo No. 16 - Admisiones Nuevos Estudiantes


Hallazgo No. 17 - Liquidación Nómina Cátedra y Planta (TC y MT)


Hallazgo No. 19 - Incumplimiento Carga Académica

ACCIONES DE MEJORA - INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN

Hallazgo No. 7 - Materiales Bibliográficos


Hallazgo No. 18 - Investigación COLCIENCIA


Hallazgo No. 21 - ISP – Número de Estudiantes e Investigación


Hallazgo No. 22 - Centro de Investigación

ACCIONES DE MEJORA - EXTENSIÓN PROYECCIÓN SOCIAL

Hallazgo No. 9 - Proyecto Universidad - Empresa - Estado

ACCIONES DE MEJORA - EXTENSIÓN PROYECCIÓN SOCIAL

Hallazgo No. 10 Políticas de Extensión y Proyección

ACCIONES DE MEJORA - INTERNACIONALIZACIÓN Y MOVILIDAD

Hallazgo No. 8 - Ausencia de Políticas de Internacionalización


Hallazgo No. 12 - Doble Titulación


Hallazgo No. 20 - Programa de Movilidad Académico

Procesos de Apoyo

• Financieros Bancos

Cuentas por cobrar Estudiantes

Cuentas por cobrar Investigaciones

Cuentas por pagar

Situación Financiera

Propiedad, planta y equipos (Avalúos)

Propiedad, planta y equipos (Matriculas)

Seguros

Reportes MEN

Seguridad Social Contratistas

Seguridad Social Empleados

Bienestar

Presupuesto

ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS

Hallazgo No. 1 - Bancos

1. Trasladar funciones de recaudo a Pagaduría y constituirla como Tesorería.

2. Crear un procedimiento de registro de partidas por identificar ytransferencias de Icetex y Digitalización de las resoluciones a cuentas porcobrar.

3. Establecer instructivo de registro de operaciones discontinuas o portransferencia de recursos.

4. Crear como política de recaudo en código de barras por los módulosfinanzas del campus, Cuentas por Cobrar.

5. Compra y desarrollo del modulo de Bancos para la IES.

6. Depuración de las partidas conciliatorias.

7. Creación del comité Técnico de Información Financiera


Hallazgo No.2 - Cuentas por Cobrar Estudiantes

1. Gestionar la cartera con empresas reconocidas de cobranzas por prima deéxito.

2. Diseñar el procedimiento de seguimiento a la política de Cuentas porCobrar.

3. Establecer Controles de seguimiento constante y trazabilidad a las cuentaspor cobrar.

4. Otorgar créditos a través del Icetex y Operadores de Crédito.

5. Depuración de las partidas conciliatorias de cartera y su respectivo Castigo oAjuste.

6. Crear comité Técnico de Información Financiera.

1. Gestionar la cartera de los investigadores y las respectivas legalizaciones.

2. Diseñar el procedimiento de seguimiento a la política de Cuentas porCobrar.

3. Establecer Controles de seguimiento constante y trazabilidad a las cuentaspor cobrar: valor del proyecto, cronograma de ejecución y la posteriorlegalización de los dineros entregados a la finalización y entrega delproyecto.

4. Depuración de las partidas conciliatorias de cartera y su respectivo Castigo oAjuste.

5. Implementar un procedimiento de seguimiento al otorgamiento de créditos yal respaldo financiero de los mismos.

5. Crear comité Técnico de Información Financiera


Hallazgo No. 3 - Cuentas por Cobrar Investigaciones

1. Migración del software PeopleSoft con la ultima versión quepermite la generación de informes por edades de las cuentas porpagar.

2. Establecer controles de seguimiento, depuración y ajustes.

3. Contratar un calculo actuarial para evaluar las pretensiones delas demandas.

4. Establecer un procedimiento para el reconocimiento de lasestimaciones.

5. Crear el Comité Técnico de conciliación

Acciones de Mejora - Financieros

Hallazgo No. 4 - Cuentas por Pagar


Hallazgo No. 5 – Situación Financiera

Plan de Salvamento Financiero:

1. Optimización del uso de la Planta Física.

2. Disminución del tamaño de la planta de personal y estructura de gastosen general.

3. Venta de activos fijos.

4. Plan de retiro.

5. Fondeo Estructurado.

6. renegociación convención colectiva administrativa y docentes.

7. Ajuste a las normas de becas, Descuentos entre otros.

.

1. Elaboración de inventarios físicos semestralmente.

2. Actualizar política contable y financiera de Propiedad Planta y equipo.

3. Contratar Avalúos de Activos Fijos.

4. Elaborar Actas de Baja.

5. Depurar y ajustar partidas conciliatorias.

6. Establecer procedimientos administrativos de control de activos.


Hallazgo No. 6 - Propiedad Planta y Equipo (avalúos-inventarios físicos)

1. Establecer procedimientos administrativos de control de loscertificados y sus efectos legales.

2. Revisar el proceso en contra de la universidad por la SHD(plusvalía).

3. Revisar jurídicamente las anotaciones de los certificados de libertady tradición.

Acciones de Mejora Procesos Financieros

Hallazgo No.7 - Propiedad Planta y Equipo (matricula inmobiliaria)

1. Levantar la base de datos de los inmuebles con su valor razonabley sus contenidos.

2. Establecer procedimiento para el reporte y aseguramiento deltotal estudiantes y los bienes de la Institución.


Hallazgo No. 8 - Seguros

1. Revisar todos los archivos que conforman la informaciónestadística del SNIES.

2. Dar cumplimiento a la Resolución No. 20434 del 28/10/2016reporte SNIES.

3. Generar desarrollos que permitan generar información en línea conentes de control..


Hallazgo No. 9 - Reportes MEN

1. Ajustar el manual de contratación de bienes y servicios de laUniversidad, según Acuerdos No. 441 del 21/08/2003 aprobadoen Acta No. 1399 del Consejo Directivo en sesión del 21 deagosto de 2003; y, No. 553 de 25/02/2014 aprobado en Acta No.1789 del Consejo Directivo.

2. Establecer Procedimiento de SST de acuerdo a la normatividadvigente.


Hallazgo No.10 - Seguridad Social Contratistas

1. Plan de Salvamento Financiero de la Universidad.

ACCIONES DE MEJORA PROCESOS FINANCIEROS

Hallazgo No.11 - Seguridad Social Empleados

1. Establecer el 2 % del presupuesto de funcionamiento de lainstitución para ser destinado a programas de Bienestar.

2. Revisar el informe de ejecuciones y sus respectivospresupuestos.

3. Establecer centros de costos a fin de evitar destinacionesinapropiadas.


Hallazgo No.12 - Bienestar

1. Establecer fondos en el presupuestos exclusivos parainvestigación y extensión.


Hallazgo No. 13 - Presupuesto

Procesos de Apoyo

• Gestión del Talento Humano Manuales funciones

Reglamento interno

Comité convivencia laboral

Nomina (liquidación – política de pago)

Relevo generacional

Archivo historias laborales

Remuneración por mérito y competencia

Pago seguridad social

Retefuente

Acuerdo 563 - 2014

1. Establecer una planta de cargos acorde con las circunstanciasde la Universidad.

2. Actualizar el Manual de funciones y competencias y manuales deprocedimientos delas áreas acordes al Sistema Integrado deInformación de la Universidad.

3. Dar cumplimiento por parte del Gobierno Universitario de lasnormas de la estructura.

ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO

Hallazgo No.1 - Manual de Funciones

1. Rehacer conjuntamente y liderado por la Vicerrectoría Administrativa elReglamento Interno de Trabajo involucrando en una mesa de trabajo alas partes interesadas para lograr un consenso.

1.1. Convocar la mesa de trabajo de discusión sobre el nuevo RIT con todaslas partes interesadas: UTH, Jurídica, Sindicatos, SST entre otros.

1.2. Elaborar el proyecto de Reglamento Interno de Trabajo.

1.3. Tramitar el RIT ante el Ministerio para su aprobación.

1.4. Socializar el nuevo RIT.


Hallazgo No. 2 - Reglamento Interno

1. Acompañamiento permanente del Área de SST y de la SecretariaGeneral de la Universidad en materia legal, para propender por elbuen desempeño y conformación del Comité de ConvivenciaLaboral.

2. Negociar y reformar la Convención Colectiva en cuanto al númerode delegados al Comité de Convivencia Laboral, por cargosexistentes.


Hallazgo No. 3 - Comité Convivencia Laboral

1. Implementar un control efectivo (talento Humano y pagaduría) en elcual se evidencie la trazabilidad de los pagos a cada empleado enlas fechas correspondientes.

2. Actualizar el sistema de información PEOPLESOFT,determinando los roles de cada módulo y los controles duales.


Hallazgo No. 4 - Liquidación de Nómina

1. Crear una política de pago de acuerdo a la función financiera yeconómica de la universidad.

2. Plan de Salvamento Financiero


Hallazgo No. 5 - Política Pago de Nómina

1. Fortalecer la gestión de la base de datos de Historias Laborales.

2. Designar personal competente para liderar el proceso.


Hallazgo No. 6 - Archivo Historias Laborales

Establecer , implementar y mantener un plan de relevo generacional quecubra la totalidad de la planta del personal en los términos de capacidadinstalada y capacidad financiera

Acción de Mejora - Talento Humano

Hallazgo No. 7 - Relevo Generacional

Establecer una política de remuneración por méritos y competenciaspara su implementación en la Universidad como consecuencia de unarestructuración.

ACCIÓN DE MEJORA - TALENTO HUMANO

Hallazgo No. 8 - Remuneración por Mérito y Competencia

1. Establecer comunicación con las EPS para poder generar escenarios de acuerdos de pago yactivación de los empleados en los servicios de salud.

1.1. Generar acuerdos de pago en materia de seguridad social adeudada.

1.2. Búsqueda de fuentes de financiación que permitan abonar a la seguridad social que se debey ponerse al día.

2. Negociar, reformar y ajustar la Convección Colectiva de Trabajo.

2.1. Realizar los estudios de cargas laborales al interior de cada unidad organizacional, quepermitan establecer el número de colaboradores necesarios para funcionar en lascondiciones actuales.

2.2. Implementar en la medida de las capacidades de la Universidad un Plan de Retiro Voluntariode funcionarios.

2.3. Continuar con los procesos conducentes a desvincular personas que estén incluidas ennómina de pensionados, conforme a la Ley 797.

3. Replantear el funcionamiento de la Universidad mediante una gestión por procesos quepermita la reasignación de actividades y la optimización del uso de los recursos para cumplirlos objetivos.

4. Dar cumplimiento con el Plan de Salvamento Financiero de la Universidad

ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANOHallazgo No. 9 - Pago aporte Seguridad Social y Salud

1. Crear un cronograma de entrega de información para elaseguramiento del proceso.

2. Actualizar el sistema de información de la Universidad (PEOPLESOFT)


Hallazgo No. 10 - Retefuente

1. Implementar nueva política de planta de cargo y administración depersonal que permeé toda la Universidad y se derogue toda la normaanterior, que es contraria a la nueva política

2. Crear un cronograma de entrega de información para elaseguramiento del proceso.


Hallazgo No.11 - Acuerdo No. 563 de 2014

Procesos de Apoyo

• Servicios Generales Infraestructura

Secretaría Distrital de Salud

1. Crear un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.

2. Crear un inventario físico de los elementos de deterioro, en malestado y priorizar su arreglo.

3. Contratación de personal calificados para realizar trabajospreventivos Internos.

4. Se adelantaran esfuerzos y convenios con entidades externas, paralograr acceso a espacios deportivos y culturales, propios delbienestar universitario.

5. Crear el espacio adecuado para la custodia y archivos de laInstitución (Ley General de archivos 594 /2000.)

ACCIONES DE MEJORA - SERVICIOS GENERALES

Hallazgo No. 12 - Infraestructura

1. Revisar la planta física Bloque 2 segundo piso, realizar elmantenimiento respectivo de acuerdo a las normas aplicables a laIPS.

2. Revisar el presupuesto de bienestar para el mantenimiento deequipos médicos y dotación de medicamentos.

3. Tramitar la actualización de la nomenclatura del bloque 2.

ACCIONES DE MEJORA - SERVICIOS GENERALES

Hallazgo No.13 - Secretaria Distrital de Salud SDS

Procesos de Apoyo

• Gestión y Tecnología Renuncias cargos OIS

Plan de contingencia

1. Plan de salvamento Financiero.

2. Contratar personal competente para ejecutar las actividades.

ACCIONES DE MEJORA - INFORMÁTICA OIS

Hallazgo No.14 - Renuncias Cargos OIS

1. Diseñar y desarrollar el PETI (Plan estratégico de tecnologías einformación).

2. Contratar un soporte técnico para la normalización de losservidores.

3. Diseñar e implementar los manuales de procesos yprocedimientos que contemplen todos los sistemas de información.

Acciones de Mejora Informática OIS

Hallazgo No.15 - Plan de Contingencia

Nuestra misión como

comunidadAsumir responsabilidad en la ejecución de las

acciones de mejora que se desarrollan al interior de

la Universidad.

A trabajar por equipos en conocercada acción de mejora y trabajarpor ello

¡GRACIAS!

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