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TRANSCRIPT
Plan de la présentation
Objectifs
Cahier des charges
Choix de l’outil EFM
Calendrier de mise en œuvre
Définition du classement
Scannage initial
Impact sur les processus RH
Bilan
Objectifs du projet eDossier
Dynamiser la gestion RH en simplifiant les processus
Partager les informations de base RH avec les partenaires
Sécuriser et protéger les données dans le cadre de la Loi sur la protection des données
Fondations pour un déploiement dans le portail
Cahier des charges
Numériser l’ensemble des dossiers du personnel actif de l’EPFL
Permettre le déménagement des RH
Répondre aux demandes des audits pour un archivage efficient et moderne des dossiers du personnel
Garantir la sécurité des dossiers du personnel
Offrir une meilleure efficience pour l’ensemble des partenaires des RH
Choix de l’outil EFM
IXOS utilisé depuis 2004 à l’EPFL
Infrastructure à disposition
Intégration dans SAP (ArchiveLink, utilisateurs, autorisations, paramétrage,…)
Licence en partie acquise
Calendrier
Concept
• Groupe de travail
• Blueprint
• Autorisations
• Planification
Installation
• Composants techniques
• Interfaces
• Scanner
Implémentation
• Paramétrage
• Processus
Tests et validation
• Validation par RH
Go live
• Support
• Accompagnement
• Documentation
• formation
Décembre 2011 – septembre 2012
Dates clés
- Concept √ Mars-Avril
- Structure du dossier personnel √ Mars-Avril
- Prototype √ Avril
- Travaux préparatoires pour le scannage √ Mai-Juin
- Mise à disposition de l’outil aux RH √ fin Juin
- Dossiers actifs numérisés √ Juillet-Août
- Formation √ Juin-Septembre
- GO LIVE √ Septembre
Documents partagés
• Propositions d’engagement, dossiers de candidature
• Contrats signés
• Modifications de contrat signées
• Mutations
• Descriptions de fonction
• Congés, absences
• Salaires, promotions, primes, indemnités
• Entretiens annuels, DPPO
• Formation
Documents protégés
• Demandes de permis
• Cas juridiques
• Occupations accessoires
• Notes, correspondance, e-mails
• Famille, santé, sphère privée
• AVS / AI / 2e pilier
• Archives du personnel sorti
Scannage initial
Numérisation de l’ensemble des dossiers personnels:
136 tiroirs 5’200 dossiers 350’000 pages
1ère étape: Travaux préparatoires RH durée: 2 mois
- Préparation de 4 sous-dossiers par personne
- Reclassement de certains documents
- Vérification du contenu
Exemples d’impact sur les processus
La numérisation des dossiers personnels implique des modifications:
• des processus de classement des documents
Exemple: le formulaire de demande d’allocations familiales • édité avec un code-barres, envoyé à l’employé
• retour aux RH: scanné et automatiquement classé
grâce à la reconnaissance du code-barres
Exemples d’impact sur les processus
La numérisation des dossiers personnels implique des modifications:
• des processus du métier
Exemple: l’embauche
Avant
- Collecte de documents à différents moments
du processus
- A la fin de l’embauche: constitution du
dossier papier
Après
- Collecte de documents ( avec ou sans code-
barres)
- A la fin de l’embauche: scannage
eDossier
Amélioration de l’accessibilité aux dossiers RH
Insertion des e-mail directement dans le dossier
Transmission par voie électronique facilitée
Accès facilité et simultané aux documents
Mode de travail moderne et motivant
Conformité et sécurité
Gain d’efficience pour les RH (absorption de la croissance, 1 poste de travail et 25 m2)
eDossier
Interface utilisateur perfectible
Trous de sécurité corrigés par OpenText (audit)
Utilisation de Java pour l’envoi par email
Bugs dans l’archivage depuis Outlook