plan de regulación física y humana – componente simca
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Plan de Regulación Física y Humana – Componente SIMCA
Implementación de las TIC en el 2006
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja
“La especificidad de Internet constituye la base material y tecnológica de la sociedad
red, es la infraestructura tecnológica y el medio organizativo que permite el desarrollo
de una serie de nuevas formas de relación social que no tienen su origen en Internet, ya
que son fruto de una serie de cambios históricos, pero que no podrían desarrollarse
sin Internet”
Manuel Castells, 2001
Sociedad Red
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja
1. Infraestructuras tecnológicas
2. Herramientas para la gestión
3. Herramientas para el aprendizaje
4. Espacios de interacción
5. Espacios de práctica
TIC y Universidad
* (Uso de la marca ---> Maximizar el prestigio) = Rentabilidad** Plan de mediano y corto plazo Estatuto financiero Marco económico y financiero de mediano plazo Marco de gestión de mediano plazo Banco universitario de proyectos
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“La primera fase de cualquier proceso de diseño es el reconocimiento de una situación
problemática y la decisión de solucionarla. El diseño es, sobre todo, un acto volitivo, un
empeño intencional. En primer lugar, el diseñador debe informarse acerca de la situación
actual del problema, definir su contexto y los datos que merezcan ser tenidos en cuenta. Esta
es la fase crítica del proceso de diseño, puesto que la naturaleza de la solución estará
inevitablemente condicionada al modo de captar, definir y articular el problema.”[1]
Objetivo
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja
Dimensionar los esfuerzos de gobierno y de arquitectura
institucional que se deben realizar con el fin de construir el soporte
necesario para lograr las metas establecidas
Objetivo
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja
Usar diagramas para documentar procesos
Usar manuales para documentar procesos
Usar planes para documentar procesos
Usar calendarios para documentar procesos
Identificar los grupos de monitoreo de los procesos de planificación
Procesos
Mejora continua
Cumplimiento de la misiónMirar la historia Cruzar la misión con las metas
Efectividad Institucional - Tema transversal
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de cajaProceso de Planeación
La planeación es un proceso sistemático diseñado para alcanzar una meta u objetivo.
La planeación involucra tres preguntas básicas:
¿Para dónde vamos? Definido en el manifiesto de la visión y la misión
¿Cómo lo conseguimos? Definido por metas especificas
¿Cuál es nuestro plan a seguir ? Definido en la implementación de estrategias para
alcanzar metas
Planeación estratégica
Formular las metas o los resultados educativos esperados
Usar los resultados De la evaluación
EvaluarValoración
Implementación
Programa educativo
Servicios de apoyo
Funcionamiento administrativo Difusión
Ajustes a los programas propósitos , funcionamientos
y evaluación
Establecer el propósito
Integración de paquetes
Movilidad inteligente
Académica
Procesos de pregrado y posgrado
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SIMCA
Definir
Identificar
Sistema de Aseguramiento Continuo
Desarrollar
Implementar
Interpretar
Ajustar
Objetivos
Oportunidades de Medición
Medios de Evaluación y Guías
Evaluaciones directas e indirectas
Análisis de Resultados
Contenido, metodología y
evaluación
Complejidad organizada.
Composición geográfica de la Universidad
180.000
Zonas recreativas 22.696 mZonas verdes 52.027 mZonas sin patios ni 104.534 mRecreaciónTotal área construida 179.257 mEstudiantes 11.500
Total área Unicauca 776.460 m(sin el Naya)
2
2
2
2
2
La Población Estudiantil de la Universidad del Cauca durante las décadas de los 90`s tuvo un aumento significativo en los niveles de pregrado y postgrado.
Debido a lo anterior, en algunos casos, se dio de manera improvisada un crecimiento en las edificaciones existentes como respuesta al fenómeno de
masificación estudiantil.
Estu
dian
tes
en p
regr
ado
Planeación física
Infraestructura construida
6,5 m2 x estudiante
Área libre
9,1 m2 x estudiante
Número estudiantes
2009 – 77 hectáreas ???
Plan de desarrollo – 77hectáreas
Infraestructura construida
Área libre
Número estudiantes
Decisión
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Proyecciones de crecimiento
Políticas académicas y estructura organizacional
Planta física
Diagnóstico
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja
Encuestas a Directivos
DiagnósticoRecopilación de información
2.2.1 Etapa I: Recopilación de información
Proceso y Metodología del Diagnóstico
Identificación de políticas y tasas de crecimiento
Fichas de inventario de edificaciones
Plano base del campus
1. Institucional
2. Técnica
3. Infraestructura
(1) Localización y entorno
(1.1) Coordenadas
(1.2)Topografía
(1.3)Hidrología
(1.4) Cobertura vegetal
(1.6) Manzanas
(1.7) Predios
(1.8) Área ocupada en primer piso
(1.9) Alturas
(1.10) Usos
(1.11) Transporte
(1.12) Textos
2.2.1 Etapa I: Recopilación de información. Plano base2
Encuestas a Directivos
DiagnósticoRecopilación de información
2.2.1 Etapa I: Recopilación de información
Proceso y Metodología del Diagnóstico
1. Institucional
2. Técnica
3. Infraestructura
Análisis de sistemas, redes
y relaciones
Percepción del campus
Hoja de cálculo Indicadores de estado
Indicadores de edificabilidad
Estándares
TALLER DE VISIONES
Presentación de diagnóstico
Sistema de información geográfica (SIG)
Y al final…todo es un problema de cómo integrar la Universidad a la ciudad…
DARCA
Modernización Administrativa
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PDI
MISIÓN VISIÓN
DESEMPEÑO
INDICADORES EVALUACIÓN
PRINCIPIOS
PROCESOSESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO
PLANES UNIDADES /ACCIÓN
MEJORAMIENTO
ENCUESTAS
ESTUDIOS
PLAN DE MEJORA
$
SEGUIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
TÁCTICA
OPERATIVA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACIÓN
FACULTAD
Medio ExternoCursos
ProgramasAsesorías
InvestigaciónBásica
Creación Artística
DocenciaPregradoMaestría
DoctoradoEspecializa
Estrategia
Relación con sus grupos de interés
Procesos
Organización Interna
Organización Institucional
Motivación del proyecto
UniversidadDocencia, Investigación, Medio externo
D E I
Oferta Demanda
PI
DDI
DMatriz Facultades
Relación directa e inmediata
Relación indirecta e
institucional
Servicios y soporte
Respuesta
Unidades académicasUnidades académicas
Unidades AdministrativasUnidades Administrativas
Procesos – Organización - Cargos Procesos – Organización - Cargos
Coherencia
Procesos – Organización - Cargos Procesos – Organización - Cargos
Arquitectura Institucional: diseño de procesos, relaciones, estructuras y cargos
Motivación del proyecto
Objetivo
Soportar la estrategia institucional y las estrategias asociadas (facultades) por medio del mejoramiento o diseño de la arquitectura institucional (procesos, estructura y cargos)
¿ La arquitectura institucional responde a las demandas de la(s) estrategia(s)?
¿ En donde pueden existir mejoras institucionales dado el entendimientosde la(s) estrategia(s)?
Corresponden los costos operativos al desarrollo de la(s) estrategia(s)?La estructura y los cargos son adecuados con las demandas de la Institución y de las unidades?
Preguntas
Procesos Estructuras Cargos
Definiciones propuestas
Procesos Una serie de actividades que están lógicamente relacionadas, se realizan de manera repetitiva y logran un resultado especifico :
Misionales
Apoyo
Salidas
Misionales: Son los procesos esenciales de una institución de educación superior (docencia, investigación y relación sector externo)
Estratégicos: Son aquellos que soportan la estrategia institucional (ej., Internacionalización, consecución de recursos) y que logran direccionar esfuerzos aislados
Apoyo: Son los procesos necesarios para gestionar los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y que soportan el desarrollo de la institución.
Entradas
Estratégicos
DEFINICIONES PROPUESTAS
PROCESO
PROCESO
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
MISIÓN
VISIÓN
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
PLANEACIÓN
EVALUACIÓN
REPRESENTACIÓN DIRECCIÓN
JEFATURA
PROFESIONAL
APOYO - SOPORTE
CARGO
COMPETENCIAS
PERFIL
JEFATURA
PROFESIONAL
APOYO - SOPORTE
PROCESOS ESTRUCTURA CARGOS
PLANTA DE PERSONAL
MODELO DE GOBIERNO
TRABAJO COLABORATIVO
IMPLEMENTACIÓN
Inventario de cargos y
estructura
Ineficiencias
Requerimientos
Mejoras
M E A
Producto 1: Mejora en Apoyo
Producto 2: Ajustes
Misionales y Estratégicos
Validación cargos y estructura
Producto 4: Validación inventario Estructura
Producto 8: Propuesta estructura
DIAGNOSTICO VALORACIÓN
Producto 9: Propuesta cargos
Producto 3: Procesos documentados
Producto 7: Requerimien-
tos tecnológicos y documentales
Producto 5: Validación inventario Cargos
Producto 6: Matriz cargos y estructura
Metodología de trabajo
PDI 2010-2012
Direccionamiento Estratégico Facultades
Inventario de procesos
Mapeo de procesos
InstitucionalContribuir a la efectividad institucional que soporte el ciclo
de planeación – evaluación - mejoramiento
ProcesosDiseño de los procesos por medio del reconocimiento de las
estrategias institucionales y de las unidades. Levantamiento, documentación y ficha de actividades para
los procesos misionales, estratégicos y de apoyo.Diseño de procedimientos ajustados a la estructura
organizacional de cada unidad académica y administrativa que cumplan con la política de delegaciones institucionales y
funciones propias de los cargos.Validación institucional de los indicadores que permitan
realizar el seguimiento y el plan de mejora de los procesos
Productos
Estructura organizacional:Definición de políticas y procedimientos para la creación y
cambio de estructuras organizacionales.Articulación de procesos con estructura organizacional de
cada una de las unidades académicas y administrativas Organigrama aprobado por la Rectoría y el Consejo Superior para cada una de las unidades académicas y administrativas
de la Universidad
Cargos:Revisión de los grupos ocupacionales y los cargos asociados
con el fin de simplificar y estandarizar en lo posible las diferentes categorías.
Definición de una plantilla de cargos en la UniversidadDefinición de cargos administrativos (objetivos, perfiles y
competencias) de la Universidad.
Productos
Esquema de trabajo con las unidades
Decano
Director
Jefe de Depto.
Jefatura Gestión humana: 3 personas de nivel jefatura.Empresa de consultoría: 3 personas (1 nivel jefatura, 2 nivel profesional)
División de Recursos Humanos
Lideres o responsables de los procesos
Apoyo en el levantamiento de los cargos
Diligencian entrevistas Validan cargas Documentación existente Conocimiento de actividades
que se realizan Se ajustan al cronograma
institucional propuesto
Plan de trabajo Asigna un responsable (s)Validación de resultados
Plan de trabajo Asigna un responsable (s)Validación de resultados
DirplanCoordinador de procesos3 profesionales
PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO
INVESTIGACIÓN
SELECCIÓN Y ADMISIÓN DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR
ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO A EGRESADOS
APOYO AL SECTOR EXTERNOPROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO
Consolidación
BIENESTARBIENESTARRETENCIÓN DE ESTUDIANTES RECURSOS
TALENTO HUMANO
SOSTENIBILIDAD SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES DE PROFESORES JURÍDICA
PROCESOS MISIONALESPROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
ENTRADAS SALIDAS
GESTIÓN - EFICIENCIA INSTITUCIONAL
RELACIONES EXTERNAS E
INTERNAS
INTER- NACIONALIZACIÓN
CONSECUCIÓN DE RECURSOS
RESPONSABILIDAD SOCIAL
PROCESOS ESTRATÉGICOS
CADENA DE VALOR DE LA UNIVERSIDAD (Aprobado Comité de Dirección)
Posicionamiento
PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO
Y EVALUACIÓN
BACHILLERESBACHILLERESBACHILLERESBACHILLERES
CAMBIOS CAMBIOS TECNOLÓGICOSTECNOLÓGICOS
CAMBIOS CAMBIOS TECNOLÓGICOSTECNOLÓGICOS
PROBLEMAS DE PROBLEMAS DE INTERÉSINTERÉS
PROBLEMAS DE PROBLEMAS DE INTERÉSINTERÉS
REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS SECTOR PUBLICO SECTOR PUBLICO
O PRIVADO O PRIVADO
REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS SECTOR PUBLICO SECTOR PUBLICO
O PRIVADO O PRIVADO
EXIGENCIAS DE EXIGENCIAS DE LA LA
GLOBALIZACIÓN GLOBALIZACIÓN
EXIGENCIAS DE EXIGENCIAS DE LA LA
GLOBALIZACIÓN GLOBALIZACIÓN
PROFESIONALESPROFESIONALESPROFESIONALESPROFESIONALES
PROFESIONALES PROFESIONALES ADAPTABLESADAPTABLES
PROFESIONALES PROFESIONALES ADAPTABLESADAPTABLES
MAGÍSTERES MAGÍSTERES MAGÍSTERES MAGÍSTERES
DOCTORADOSDOCTORADOSDOCTORADOSDOCTORADOS
PUBLICACIONES Y PUBLICACIONES Y PATENTESPATENTES
PUBLICACIONES Y PUBLICACIONES Y PATENTESPATENTES
PRODUCTOS DE PRODUCTOS DE ASESORÍA ASESORÍA
PRODUCTOS DE PRODUCTOS DE ASESORÍA ASESORÍA
PROFESIONALES PROFESIONALES ACTUALIZADOSACTUALIZADOS
PROFESIONALES PROFESIONALES ACTUALIZADOSACTUALIZADOS
CONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO VISIBILIDAD
PosicionamientoPROPUESTASOLUCIÓN -PRESENCIA
POSICIONAMIENTOCURSOS
RECURSOSTIC
INFRAESTRUCTURALABORATORIOS
BIBLIOTECAFINANCIEROS
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
IMPACTOBÁSICO APLICADO INNOVACIÓN
GOBIERNO Y GESTIÓN
# (%)# (%) # (%)# (%) #(%)#(%) #(%)#(%) #(%)#(%) #(%)#(%)
#(%)#(%)
# (%)# (%)
#(%)#(%)
#(%)#(%) #(%)#(%) #(%)#(%) #(%)#(%) #(%)#(%) #(%)#(%)
Total de Procesos #(%)
Proceso generalProceso general
Elementos generalesElementos generales Elementos internosElementos internos Componentes por
actividadComponentes por
actividad
Evaluación y mejoramientoEvaluación y mejoramiento
•Número•Descripción•Normatividad•Documentos Obligatorios
•Responsable•Procedimiento interno•Documentos internos
•Entrada•Salida•Proveedor•Clientes
Lo definido: procesos
El principal activo de la universidad son sus profesores y es
necesario garantizar su información académica y personal .
Premisas básicas
Archivar
“Snies” “Simca”
Recursos Humanos
Reportar Administrar Actualizar
Evaluación y mejoramientoRoster
Formato de títulos académicos
Título obtenido en
el idioma Español.
Nivel equivalente al título
Nombre de la institución o Universidad en la que obtuvo
el título.
País donde se obtuvo el título
Fecha de obtención del título.
Breve descripción de los criterios y áreas por las cuales estaría habilitado.
Cantidad de filas por
cantidad de títulos
obtenidos
Firma y datos del Director de Departamento o Decano
Ejemplo:
Formato de títulos académicos
Proceso
Ficha técnica
Proceso
Proceso
Estudios universitarios
Otras calificaciones
Proceso
MEDIR PARA APRENDERMEDIR PARA DECIDIR
NO MEDIR POR MEDIR
Las medidas de cambio deben basarse en la definición de indicadores, dando cuenta
a su vez del desempeño de las unidades académicas y administrativas de la
Universidad
2012Debe Existir un paquete
GESTIÓN
Toma de Decisiones
Gestión
En la medida de las áreas que demuestran el comportamiento critico
(indicadores denominados como “signos vitales”, ej. Escolaridad) de los
cambios que demuestran éxito o cumplimiento de la visión. Por lo tanto
la evaluación es en este contexto misión-visión
Cambio
Atributo que demuestra que tiene unas condiciones adicionales a lasnormales o promedio; esta se analizará a la luz de:
Calidad en la organización del liderazgo medida de la calidad de ladirección y el soporte que se provee en la revisión de las unidades.
Calidad en la estructura organizacional, medida de cómo el diseñoorganizacional y la gobernabilidad evidencian la transformación mejora organizacional.
Calidad en la relación con terceros, asegurando que la cadena de seaefectiva y entregue los productos esperados.
Calidad en la vida laboral, es la medida que mide la aptitud y percepción de la calidad en la experiencia de trabajo y en el espacio de trabajo.
Calidad en los procesos medida del tiempo del ciclo, de los costos, delos desperdicios , reproceso, y las actividades que conforman los procesos
Calidad
Innovación en la organizacional que es la medida de la cultura del aprendizaje y medida de cambios creativos que potencian y proveen un cambio organizacional
Efectividad, demuestra que los resultados obtenidos son losresultados esperados por los grupos de interés.
Productividad, en a relación entre los resultados (productos,servicios e información con los insumos consumidos.
Eficiencia es la medida de cómo usa los recursos y se llama lamedida de costos y beneficios de la calidad de la gestión
Satisfacción de los grupos de interés
Sostenibilidad financiera
Perspectivas de evaluación
Sostenibilidad Financiera: Valora el desempeño financiero para examinar lasostenibilidad económica de la Universidad.
Responsabilidad Social: Evalúa el cumplimiento de las responsabilidades frente a laSociedad.
Capital Organizacional y Competitividad: Analiza variables que determinan lapermanencia, crecimiento y sostenibilidad del negocio, creatividad e innovación en larespuesta al entorno y crecimiento de la organización.
Interna: Mide la eficiencia y eficacia de los procesos internos que facilitan elfuncionamiento de la Universidad.
Grupos de Interés: Permiten a la Universidad visualizar el impacto y la aceptación de losprocesos desde el punto de vista del cliente tanto interno como externo.
Referenciarían: Permite a la Universidad medirse y evaluarse con respecto a los“competidores” y ante instituciones con sus mismos intereses (benchmarking).
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De acuerdo a las seis clases de perspectivas de evaluación se asociaron cuatro tipos de indicadores con los cuales se medirán y se hará el seguimiento de los planes y medirán los procesos para facilitar el mejoramiento continuo de la Universidad.
Tipos de indicadores
Monitorean y miden el desempeño de los macroprocesos. Hacen un
seguimiento a las estrategias utilizadas por cada una de las
Unidades y como estas repercuten en el resultado final del
macroproceso.
Siguiendo la estructura actual, los indicadores de
productividad muestran el valor que se agrega en
el desarrollo de un proceso.
Monitorean y regulan el resultado y desempeño de los procesos, desde la perspectiva del cliente.
Monitorean y controlan los procesos y actividades compartidas entre las diferentes Unidades (indicadores transaccionales).
SISTEMA DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO
ACADEMICA FINANCIERA GESTIÓN
S.PL
ANEA
CIÓ
N PDI
TACTICA
OPERACIÓN
“Accountability”
COBERTURA
SERVICIO
CALIDAD
Sistema de monitoreo y seguimiento
COMPONENTES VARIABLES
Académica
Programas
TIPO # de programas por tipoDuración # DE SEMESTRESTítulos # DE GRADOS
InvestigaciónBásica
# DE ARTÍCULOS INDEXADOS
Aplicada $ INGRESOS
Profesores
Composición # DE PROFESORES DE TCE
Escolaridad# PROFESORES CON TÍTULOS DE POSGRADO
Carga # DE CURSOSEvaluación y compensación criterios
Estudiantes
Cantidad # DE ESTUDIANTESIngreso criterios Desarrollo currículoEvaluación criterios
FinancieraIngresos
Fuentes composiciónEndeudamiento % DE DEUDA
EgresosOperación % DE COSTOSInersión % DE INVERSIÓN
Gestión
Desarrollo organizacionalEstructura # DE EMPLEADOS
Cargos # DE SERVICIOS
Capacidad instalada
Infraestructura y planta física# DE METROS CUADRADOS
Tecnología # DE EQUIPOSRecursos bibliográficos # DE TÍTULOSBienestar # DE PROGRAMAS
Variables
Programas Investigación Profesores Estudiantes Ingresos Egresos Desarrollo organiza
Capacidad instalada
Efectividad
Eficacia
Eficiencia
Participación
Competencia
Oportunidad
Productividad Composición
ProductividadRetención
Elección gobierno
Reconocimiento
Sistema de monitoreo y seguimiento
I I I I I I I I I
EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
INFORMACIÓN
COBERTURA CALIDAD
POLÍTICAS
PERTINENCIA RECONOCIMIENTO
SANCIONES INCENTIVOS
RESPONSABILIDAD TRANSPARENCIA
ARQUITECTURA INSTITUCIONAL
ESTRUCTURA DE DECISIONES
SISTEMA DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO
Conocimiento Avanzado
Tarjeta Inteligente
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{tab=Tecnología} Tarjeta inteligente sin contacto (TISC): es una tarjeta que en su interior se compone de un chip, en donde se almacenan datos (información del usuario, etc.) y una antena que permite la comunicación con los lectores instalados en los torniquetes. Al paso de una tarjeta por el lector, este realiza una lectura y confirmación de los datos y permite el paso por el torniquete
{tab=Beneficios} Mayor rapidez en la entrada por torniquetes. Mayor rapidez en el tiempo de la carga de la tarjeta. Posibles convenios comerciales para acceso a servicios, productos y a otros medios de transporte. Todo con la misma tarjeta.
{tab=Perfiles} Una tarjeta inteligente sin contacto (TISC), que tiene la posibilidad de almacenar dinero para realizar el pago de las tarifas de transporte, se definieron los siguientes grupos tarifarios:Personalizado: Usuario que registra sus datos personales en Cívica y recibe una tarjeta personalizada (con foto, nombre y número de identificación). No tendrá ningún valor en la primera emisión.
Sistemas de pagos electrónicosUnidad de cajaMovilidad inteligente
Universidad InteligenteParqueadero Inteligente
Acceso Inteligente Salud Inteligente
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Universidad Inteligente
Monedero ElectrónicoAutomatización de recaudo en los parqueaderosHistorias clínicas dentro de la TarjetaControles de AccesoPrestamos de equipos audiovisuales y de laboratorios, entre otros.
Salud InteligenteDatos Personales: Nombre, cédula, etc.Dirección de residencia, teléfonoEdadSexoTipo de sangreAlergias que sufreEnfermedades y operaciones sufridasMedicinas permanentesCondiciones médicas previasHistoria de las últimas consultasHistoria de las últimas prescripcionesMédico que lo atendióHora de atenciónInformación de contactos de emergenciaInformación de póliza de seguroEstatus como donante de órganos, entre otros.
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¡El mejor académico noes el mejor gestor Universitario!